Funktionärsutbildning

En vecka. En stad. Massor av mästare. Funktionärsutbildning SM-veckan i Piteå 2016 blir tidernas största idrottsfest när ett 20-tal idrotter ska kora sina mästare under en och samma vecka. 2016-01-25 2016-01-31

Innehåll: Område 1 Introduktion SM-veckan Grundläggande kunskaper om SM-veckan och hur vi vill att SM-veckan ska uppfattas av deltagare och publik. Område 2 Funktionärsrollen och miljömärkt event Fördjupning i funktionärsrollen, bemötande av deltagare och gäster och en genomgång av SM-veckans miljöprogram. Område 3 Kriser och extraordinära händelser En inblick i vilka situationer som en funktionär kan hamna i. Krishantering, första hjälpen och tankar kring hur vi ska agerar vid extraordinära händelser. Område 4 Planering av uppgifter före under och efter tävlingen Planera och prata om era specifika funktionärsuppgifter. 7 14 19 24 2

SM-veckan är Sveriges största idrottsliga folkfest Piteå är utsedd till värdstad för SM-veckan den 25 till 31 januari 2016. Piteå får genomföra SM-veckan eftersom vi har den erfarenhet, kapacitet/infrastruktur och värdskap som krävs för denna typ av stora arrangemang. SM-veckan arrangeras och ägs av Riksidrottsförbundet (RF) och Sveriges Television (SVT) och tillsammans med ca 20 idrotter och 3000 idrottsutövare är SM-veckan en av Sveriges största idrottsfester. SM-veckan blev utsedd till årets idrottsarrangemang 2014. Aldrig tidigare har en så liten stad som Piteå fått förtroendet att vara värdstad för SM-veckan. SM-veckan i Piteå ska uppfattas som ett innovativt och professionellt genomfört arrangemang med många upplevelser och mycket glädje. Det ska bli tidernas största idrottsfest i Piteå och vi ska locka man ur huse. Du som funktionär är avgörande för ett lyckat arrangemang och för hur Piteå kommer att upplevas av uppdragsgivarna, idrottsutövarna och för alla besökare. SM-veckan är ett unikt tillfälle för Piteå att synas på ett positivt sätt över hela Sverige. Under mottot attraktiv, hållbar, innovativ, kontrastrik och stolt, ska vi erbjuda våra gäster ett evenemang som de kommer att minnas med glädje. Målet är att stärka varumärket Piteå för framtiden, samt att stimulera deltagare och besökare att återvända till Norrbotten. Detta ställer stora krav på oss som arrangörer. Organisationen måste fungera i alla delar och vi som jobbar i den ska trivas och ha roligt. Men ytterst handlar det om hur vi som funktionärer fungerar och agerar i våra olika funktioner. Som ett led i att öka kompetensen inom organisationen är vår ambition att genomföra utbildningar inom olika ämnen och för olika funktioner. SISU Idrottsutbildarna planerar och ser till att vi nu kan erbjuda denna kompetenshöjning till deltagande idrotter och funktionärer. Vi ser detta som ett viktigt led i att säkerställa att vi kan genomföra SM-veckan 2016 i Piteå och överträffa de förväntningar våra gäster har. PER LENNDIN Projektledare SM-veckan Piteå MATS BERG Kommunchef Piteå kommun Styrgruppens ordförande SM-veckan Piteå

Funktionärsutbildning är grunden för bra arrangemang Alla som är engagerade i SM-veckan i Piteå ska ha genomgått en grundläggande funktionärsutbildning. Vi vill att du ska vara trygg i uppdraget, kunna svara på frågor och veta hur du ska agera i olika situationer. Vi är övertygade om att deltagare och publik uppskattar trevliga, kunniga och servicevänliga funktionärer. Utbildningen sker i samverkan med SISU Idrottsutbildarna, idrottens eget studieförbund och går igenom det som är bra för dig som funktionär att känna till. Innehåll: Område 1 - Introduktion SM-veckan Grundläggande kunskaper om SM-veckan och hur vi vill att SM-veckan ska uppfattas av deltagare och publik. Område 2 - Funktionärsrollen och miljömärkt event Fördjupning i funktionärsrollen, bemötande av deltagare och gäster och en genomgång av SM-veckans miljöprogram. Område 3 Kriser och extraordinära händelser En inblick i vilka situationer som en funktionär kan hamna i. Krishantering, första hjälpen och tankar kring hur vi ska agerar vid extraordinära händelser. Område 4 - Planering av uppgifter före under och efter tävlingen Planera och prata om era specifika funktionärsuppgifter. 4

Så här genomför ni funktionärsutbildningen i föreningen: En av SISU Idrottsutbildarnas utbildningsmetoder är lärgruppen. Det här häftet bygger på den pedagogiken. I en lärgrupp sker utvecklingen i samtalet och mötet mellan människor. Man söker svar på frågor tillsammans, lyfter idéer och gör en gemensam planering av vad gruppen behöver utveckla, hitta lösningar kring eller lära sig mer om. Samla föreningens funktionärer, gärna gruppvis utifrån funktion/uppdrag vid ett eller flera tillfällen och gå igenom innehållet i det här häftet. Gruppen kan själva påverka utbildningen så att den passar just era funktionärsuppgifter. Lägg till områden och gå djupare in på det som känns extra angeläget för just er. Troligtvis behöver ni prata om, planlägga och lära er mer om era specifika funktionärsuppgifter. Under arbetets gång kommer ni att stöta på diskussionsfrågor. Ta er tid att diskutera frågorna ordentligt och se till att ALLA kommer till tals. Vad tycker ni i gruppen om upplägget? Är det något som saknas? Varje lärgrupp leds av en person som utses av gruppen. Lärgruppsledarens uppgift är att göra alla deltagare delaktiga i diskussionerna - att se till att hela gruppens kompetens tas till vara. Ledaren inspirerar, strukturerar arbetet och ansvarar också för att en rapportering av närvaron görs till SISU Idrottsutbildarna. Rapporteringen kan ske digitalt i IdrottOnlines utbildningsmodul eller via pappersblankett. Hör med din SISU-kontakt vilket rapporteringssätt som passar just din grupp bäst. Diskutera: 1. Vem tycker ni ska vara ledare i er lärgrupp? Utse en person. 2. Vad tycker ni i gruppen om utbildningens upplägg? Är det något som saknas? Det här är SISU Idrottsutbildarna SISU Idrottsutbildarna är idrottens eget studieförbund. Vi jobbar med bildning, lärande och utbildning inom idrotten. Vi består av tre delar; studieförbundet SISU Idrottsutbildarna, förlaget SISU Idrottsböcker och Bosön Idrottsfolkhögskola. Tillsammans och var för sig driver vi på och stöder utvecklingen inom idrotten. SISU Idrottsutbildarna finns över hela landet. Våra medarbetare har unik erfarenhet och kunskap om idrottsrörelsen. Det är glädjande att SM-veckan har valt att samarbeta med oss när det gäller arrangemangs- och funktionärsutbildningar. Vi är mer än gärna en resurs och stöd till er. Läs mer om oss på www.sisuidrottsutbildarna.se/norrbotten 5

Till dig som gruppledare/lärgruppsledare Varför ska ni rapportera era träffar till SISU Idrottsutbildarna? Genom att rapportera era genomförda lärgruppsträffar till SISU Idrottsutbildarna sänker ni kostnaderna för SM-veckan i Piteå. Varje träff genererar ett ekonomiskt bidrag. Stödet hjälper till att hålla nere kostnaderna för de utbildningsinsatser som behövs för att genomföra ett bra arrangemang. Kom ihåg att rapportera alla era träffar, inte bara när ni jobbar med det här utbildningsmaterialet. Möten där ni idéarbetar och planerar för hur ni ska genomföra era funktionärsuppdrag ska också noteras. Så här går rapporteringen till: Rapporteringen görs digitalt via utbildningsmodulen i IdrottOnline eller via pappersblankett. Blanketten hittar du längst bak i detta häfte. Rapportera varje gång ni träffas Ange datum för sammankomsten Ange antal studietimmar för varje träff (45 minuter = 1 studietimme) Notera samtliga deltagares namn, fullständiga personnummer (12 siffror), adress och telefonnummer När utbildningen är genomförd, skriver du som ledare under pappersblanketten och skickar in den till SISU Idrottsutbildarna, Kronan A3, 974 42 Luleå. Alternativt gör du rapporteringen i IdrottOnlines utbildningsmodul. OBS! Det är viktigt att alla i gruppen vet att de deltar i en utbildning som anordnas i samarbete mellan föreningen, SM-veckan i Piteå och SISU Idrottsutbildarna! Kontakta SISU Idrottsutbildarna om du har frågor! Petra Mörtsjö, 070-686 80 92 petra.mortsjo@sisuidrottsutbildarna.se 6

Område 1 Introduktion om SM-veckan I det här avsnittet får du grundläggande kunskaper om SM-veckan och hur vi vill att SM-veckan ska uppfattas av deltagare och publik. Läs igenom texterna och gå igenom diskussionsfrågorna tillsammans. Men innan ni startar, kör en presentationsrunda om ni inte redan känner varandra. Diskutera: Varför har du anmält dig som funktionär till SM-veckan? Vilka förväntningar har du på funktionärsutbildningen?

Riksidrottsförbundet ligger bakom SM-veckan SM-veckan arrangeras av Riksidrottsförbundet (RF) i samarbete med berörda specialidrottsförbund (SF) och den värdstad som utsetts. Sveriges Television (SVT) är sändande bolag. Den allra första sammanhållna SM-veckan genomfördes i Sundsvall vintern 2009. Syftet med SM-veckan är att under en veckas tid genomföra svenska mästerskap i olika idrotter i en och samma stad. SM-veckan genomförs vanligtvis varje år, vinter respektive sommar, och ska genomföras på olika orter i Sverige. S M-veckan är öppen för RF:s medlemmar, 70 specialidrottsförbund (SF) vilka representerar upp emot 250 olika idrotter (grenar). Genom SM-veckan vill vi få ett ökat intresset för svenska mästerskapen och samlar större och mindre idrotter i ett gemensamt evenemang. Många människor ska kunna ta del av Sveriges bästa idrottsutövare på plats, i media och framför TV:n. SM-veckans ambition är att vara en idrottslig folkfest i värdstaden under en vecka. SM-veckans värdstäder genom åren: 2009: Sundsvall (vinter, 5 idrotter) Malmö (sommar, 11 idrotter) 2014: Umeå (vinter, 16 idrotter) Borås (sommar, 41 idrotter) 2010: Ingen vintervecka pga OS i Vancouver Malmö (sommar, 14 idrotter) 2015: Örebro (vinter, 26 idrotter) Sundsvall (sommar, 38 idrotter) 2011: Sundsvall (vinter, 14 idrotter) Halmstad (sommar 20 idrotter) 2016: Piteå (vinter) Norrköping (sommar) 2012: Östersund (vinter, 15 idrotter) Ingen sommarvecka pga OS i London 2017: Söderhamn (vinter) Borås (sommar) 2013: Falun (vinter, 16 idrotter) Halmstad (sommar, 31 idrotter) 2018: Skellefteå (vinter) 8

SM i 17 olika idrotter Under SM-veckan i Piteå finns de här idrotterna med, men dagar och tider för tävlingarna är inte fastställd i skrivandets stund. Programmet kommer att publiceras på SM-veckans hemsida och finnas med i Funktionärsguiden. Curling Cykeltrial Dans (Tiodans och Bugg & Rock n roll) Draghund Jujutsu Längdskidor Rallycrossprint Rallysprint Rullstolscurling Rullstolsinnebandy Skicross Skidorientering Sportrodel Stadioncross (skoter) Styrkelyft Taekwondo X-trial 9

En mästerlig folkfest och SM-veckan i Piteå Under SM-veckan 2016 i Piteå arrangeras en Mästerlig Folkfest som komplement till idrottstävlingarna. Syftet med Folkfesten är att locka även de som inte är idrottsintresserade till Piteå under veckan och detta genom att erbjuda kultur, marknad, serveringstält, lekland i snö, utomhuscafé m.m. Folkfesten med fokus på centrala Piteå, kommer att följa en röd tråd, tema Mästerligt genom tävlingar och världsrekordförsök inom andra grenar än de idrotter som arrangeras under veckan. Ett världsrekordförsök som kommer genomföras är att bygga världens största snögumma på Acusticum-området. Ribban är högt lagd, bokstavligt talat, då det stående rekordet mäter hela 37,21 meter och beräknas ha vägt över 4000 ton. Folkfesten syftar också till att visa upp det unika med Norrbotten. Visionen är att arrangemanget ska bli årligt återkommande, med en kickstart under SM-veckan 2016. En annan nyhet är Piteås alldeles nya maskot Rejne. Den vita renen som är en glad, entusiastisk och stolt ambassadör och en sann supporter som kommer att dyka upp i olika sammanhang under SM-veckan och sprida glädje och värme för såväl deltagare som besökare. En vit ren symboliserar lycka enligt den samiska sägnen. Aldrig tidigare har en så liten stad som Piteå, sett till befolkning, fått förtroendet att vara värdstad och det är ett förtroende vi kommer att göra allt för att vårda och göra det bästa av. 10

Här hittar du information om SM-veckan i Piteå (webb, sociala medier) Webb Riksidrottsförbundet (RF): www.smveckan.se Detta är SM-veckans officiella sida som vänder sig till de aktiva, media/press och publik. Här är fokus framför allt på den idrottsliga delen av SM-veckan. Piteå kommun (Piteå): www.smveckanpitea.se Här kan man hitta mer om boendemöjligheter, En mästerlig Folkfest och annat som händer under denna vecka i Piteå. Facebook RF: Piteå: Twitter RF: facebook.com/smveckan facebook.com/pitea.se https://twitter.com/smveckan Instagram RF: RF: YouTube Piteå kommun: instagram.com/smveckan #smveckan https://www.youtube.com/piteinfo MyNewsdesk pressrum Piteå kommun: www.mynewsdesk.com/se/pitea Mobilapp Sök och ladda ner Appen Piteå i både AppStore och Google Play Diskutera: 1. Vad kan vara bra för dig som funktionär att känna till om SM-veckan? 2. Vilka erfarenheter har ni i gruppen av tidigare SM-veckor? 3. Vilka tre ord förknippar du med SM-veckan? Varför? 4. Hur vill du att deltagare och övriga besökare ska uppleva SM-veckan i Piteå? 5. Om du är funktionär i bara en idrott, hur mycket behöver du känna till om SM-veckan som helhet? 11

Du är viktig! För att kunna genomföra ett arrangemang av den här storleken krävs det cirka 1000 funktionärer. Uppgifterna är många och det är mycket som ska fungera: värdskap, information, SVT/media trafik, transporter, parkeringar, arenorna och inte minst alla SM-tävlingar. Oavsett vilken arbetsuppgift du har under SM-veckan i Piteå, stor eller liten, är du en viktig kugge för att det totala arrangemanget ska bli lyckat, så att deltagarna får med sig ett positivt minne hem. Vi är tacksamma för att du ställer upp som funktionär, tillsammans ska vi göra arrangemanget till ett minne för livet för oss alla. SM-veckan är ett stort arrangemang med runt 3000 tävlande och tiotusentals åskådare/besökare. För att ett så stort arrangemang ska bli så lyckat som möjligt, har du en viktig roll. Du kommer att med ditt bemötande och uppträdande ha möjlighet att påverka besökarens uppfattning om arrangemanget. Det är därför viktigt att du agerar så bra som möjligt i varje enskild situation, för att ge besökaren ett positivt minne för livet. Ett arrangemang av den här storleken kräver en enorm arbetsinsats med vitt skilda innehåll. Det finns dock en del som är gemensamt för alla funktionärer - var och en av er representerar SM-veckan i Piteå, och det är av största vikt att vi är enade om vilket ansikte vi vill visa utåt. Vi vill kunna erbjuda bästa tänkbara värdskap och service och där är varje enskild funktionär en viktig kugge för hela arrangemanget. Som funktionär är du också en viktig ambassadör för Piteå, idrotterna och för Norrbotten. Ett av målen i vårt arrangemang, SM-veckan i Piteå, är därför att ALLA funktionärer ska få den kunskap de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt. Vi har skapat den här utbildningen för att du ska få den kunskap som behövs om SM-veckan och för att du ska känna dig trygg i din roll som funktionär. Piteå som SM-stad Under SM-veckan har Piteå chansen att visa upp sig från sin bästa sida. Förhoppningsvis ska intrycket bli så bra att gästerna vill återvända, antingen på semester eller till framtida tävlingar. Eller varför inte flytta till Piteå? De ska uppleva en känsla av att: Det är hit man kommer när man kommer hem Diskutera: 1. Vad tycker du att ni ska lyfta fram som det bästa med Piteå? 2. En deltagare kommer fram till dig och vill ha råd och tips av dig om vad Piteå och Norrbotten har att erbjuda familjen som nu vill turista några dagar. Vad svarar du? 3. Räcker det med att ha tillgång till kontaktuppgifter till olika turistbyråer som ni hänvisar till? Eller är det bra att kunna ge egna tips? Vad tror du ger bäst intryck? 4. Lista tillsammans attraktiva och sevärda platser och/eller event som ni tillsammans kan rekommendera 12

Kontaktuppgifter till ansvariga i organisationer hittar ni på www.smveckanpitea.se Diskutera: 1. Studera organisationsbilden och listan med kontaktpersoner 2. Var i organisationen befinner ni er? 3. Vilka kontaktpersoner kommer att vara extra viktiga för din roll i funktionärsarbetet? Varför? 4. Är det någon särskild person ni bör kontakta och träffa i SM-organisationen? 5. Är det någon annan förening som har funktionärer inom samma arena som er? 6. Ni kanske i så fall skulle ha en gemensam träff? 7. Vem ansvarar för att boka in träffar? Diskutera: 1. Sammanfatta det ni har pratat om som hör till Område 1 - Introduktion till SM-veckan. 2. Saknar ni någon information? Om ja, vem ansvarar för att ta reda på svaren? 3. När träffas vi nästa gång? 13

Område 2 Funktionärsrollen och miljömärkt event Under den här träffen kommer ni att fördjupa er i: Funktionärsrollen Bemötande av deltagare och gäster SM-veckans miljöprogram Börja med att göra en laget runt - vända där ni reflekterar över vad ni pratade om vid förra träffen. Lufta nya tankar och idéer och red ut eventuella oklarheter.

Tips till funktionärer Som funktionär har du rätt att kräva tydliga besked om din uppgift och vilka tider som gäller. Funktionärströjan/mössa (mer info kring funktionärskläder kommer under hösten) ska bäras för att gäster och deltagare ska se att du är funktionär och förhoppningsvis kan svara på deras eventuella frågor. Förbered dig genom att tänka på vad du som funktionär vill kunna/veta för att känna dig trygg i din uppgift. Alla funktionärer kommer att tilldelas en funktionärsguide Guiden är gjord med tanke på att du ska svara på frågor från gäster. Piteå kartan, faktablad och program är andra bra hjälpmedel. Svara aldrig, Nej eller Vet inte om du inte kan svaret. Kan du inte ta reda på svaret på stående fot ska du naturligtvis inte ljuga eller hitta på ett svar. Hänvisa istället till din överordnade eller till Tävlingsexpeditionen eller turistbyrån. En lösning är att ge den som undrar ett telefonnummer att ringa i särskilt nödvändiga fall. Även om gästen är väldigt påstridig, behåll fattningen och var saklig i din information tillbaka. Var bestämd och resolut när det behövs. Ta noga reda på vad som gäller för ditt arbetspass: Var ska jag vara? När startar arbetspasset? När är det slut? Vad behöver jag för utrustning/klädsel m.m. Ska någon avlösa dig? Vem är det? Se till att avbytaren kommer på plats innan du går. SM mössan = inträdesbiljett på alla arenor Entrébiljetten, i form av en mössa, för alla SM-tävlingarna, under SM-veckan finns att köpa i Piteås butiker och på Turistbyrån. Mössan kostar 295 kr (förköp) och ger inträde till alla de17 idrotter som kommer att genomföra sina SM-tävlingar under SM-veckan 25-31/1 2016. Målet är att sälja 10 000 mössor och 200 kr per mössa går direkt tillbaka till de arrangerande föreningarna. Intäkterna fördelas så att idrotter med flest antal åskådare får en större andel jämfört med idrotter med färre besökare. Köper man mössan/biljetten på plats under SM-veckan kostar den 350 kr. Passa på att köpa mössan som present till släkt och vänner som bor utanför Piteå och bjud dem på en riktig folkfest! Fri entré för dig som är upp till 17 år. Vem ska svara på frågor? Information till press och media ges av pressansvariga. Hänvisa alltid till presscentrum. Placering av presscentrum och öppettider hittar du i funktionärsguiden. Vid händelser som kanske innebär att någon är skadad eller sjuk ska alltid sjukvårdsansvarig besvara alla frågor. Detta gäller alltid under alla omständigheter! Hjälp till att inte starta ryktesspridning - ge klart besked enligt ovan. 15

Tillgänglighet Att tänka på SM-veckan jobbar tillsammans med Frösunda för att göra Folkfesten så tillgänglig som möjlig för alla. Ta reda på vem du kan kontakta om problem uppstår. Det kan handla om att det saknas ramper, sittplatser (stolar), möjlighet till vila osv. Undersök vilka tillgänglighetsanpassningar som finns på anläggningen innan du får frågor. Det kan t ex handla om toaletter för rörelsehindrad, åskådarplatser som är särskilt anpassade för personer med funktionsnedsättning och deras sällskap, placering av parkeringsplatser för rörelsehindrad mm. Färdtjänstbilar eller annan transport av rörelsehindrade ska kunna köra in i nära anslutning till arrangemangen. I möjligast mån tillgodose behov och ledsagning. Serviceinriktat bemötande och problemlösningsfokuserad inställning. Att tänka på när du möter en person med funktionsnedsättning Alla människor är unika. Alla människor har individuella önskemål och situationer upplevs olika. Våga fråga om du inte vet hur du ska agera i olika situationer. Försäljare på arenorna Endast försäljare med avtal får finnas på SM arenorna och på Stadsfesten. Bemötande av deltagare och gäster Som funktionär är du Piteås och SM-veckans ansikte utåt och ditt bemötande av deltagare och gäster är av största vikt. Vårt sätt att vara mot varandra, kroppsspråk, ordval - ALLT påverkar din omgivning. Hur vill du uppleva en funktionär? Jo, säkert vill du: Möta en serviceinriktad person som tycker om att hjälpa andra tillrätta och skapa en positiv atmosfär. Möta en ärlig och vänlig attityd även om det lätt uppstår stressmoment i möte med krävande deltagare. Möta en kunnig person som kan sin uppgift, eller tar reda på saker om man inte kan svara direkt. Ingen kan alla svar direkt. Möta en person som handlar istället för lovar. Möta en person som inte släpper en sak innan den är löst. Ditt bemötande av människor är viktigt, för att ge SM-veckan i Piteå 2016 ett positivt helhetsintryck. Fundera över hur kroppsspråk, tonfall och ordval påverkar attityden. 16

Diskutera: Vi har listat några tänkbara situationer som kan uppstå. Kom med förslag på vad du ska göra för att lösa problemet. 1. På morgonen när du står på plats för att lösa din uppgift upptäcker du att det saknas några funktionärer! Vad gör du? 2. Snön har vräkt ned under natten, det är snösörja på parkeringen utanför anläggningen och flera fordon har kört fast. Hur agerar du? 3. En besökare har glömt sin entrébiljett/sm-mössa hemma, är arg och upprörd och insisterar på att få komma in på arenan. Lista fler tänkbara situationer som kan uppstå kopplat till din funktionärsuppgift och kom med lösningsförslag. 17

SM-veckan och miljön Miljömärkningen Miljömärkt event skapades av Stiftelsen Håll Sverige Rent. Sedan starten 1999 har de miljömärkt stads- och musikfestivaler, idrottstävlingar, konferenser och andra event. De kriterier som Håll Sverige Rent satt upp för miljömärkningen Miljömärkt Event kan liknas vid ett förenklat miljöledningssystem. Det ger stöd till ett strukturerat miljöarbete som täcker in de områden där ett event har en påverkan på miljön. De 40 kriterierna omfattar bland annat avfallshantering, inköp, transporter, energi och klimatpåverkan. Kriterierna hjälper event att minska miljöpåverkan och reducera resursförbrukningen. SM-veckan har tagit hjälp av Nolia AB för att hjälpa oss att skapa ett Miljömärkt event Varför ska man miljömärka ett event? Miljömärkningen fungerar som ett bra verktyg för att få en god struktur på miljöarbetet och höja kvaliteten på eventet. Med en miljömärkning visar vi upp vårt miljöarbete för besökaren. Genom att göra det med en organisation som Håll Sverige Rent, som många känner till, stärker det bilden av oss som en ansvarstagande arrangör. I ett tidigt skede är det också fördelaktigt att visa upp vårt miljöarbete för partners och sponsorer. Den största vinnaren är dock naturligtvis miljön! För att miljöarbetet ska blir så bra som möjligt är det viktigt att vi alla som jobbar med SM-veckan i Piteå: vet vad som menas med miljömärkningen vet varför det är viktigt med miljöfrågorna har kunskap om hur SM-veckan påverkar miljön Under SM-veckan kommer vi bla att: Ha ett samarbete med Pireva som hjälper oss med struktur för att sopsortera i fraktioner på de olika arenorna. Värma upp de stora restaurangtälten med modern och miljövänlig teknik. Erbjuda transporter i from av transferbussar. Erbjuda vegetarisk, lokalproducerad och kravmärkt mat och dryck Utbilda alla idrotter i Miljömärkt event Slutligen: Diskutera: 1. Sammanfatta det ni har pratat om som hör till Område 2 funktionärsrollen och miljömärkt event 2. Vad lärde ni er som var speciellt intressant och viktigt? 3. Saknar ni någon information? Om ja, vem ansvarar för att ta reda på svaren? 4. Vilka förberedelser bör ni göra till nästa träff? Var och när träffas vi? 18

Område 3 Kriser och extraordinär händelser Under den här träffen kommer ni att få inblick i vilka situationer ni som funktionärer kan hamna i. Ni kommer att fördjupa er i ämnena: Krishantering och att eliminera risker Om det händer Första hjälpen Precis som tidigare stämmer ni i gruppen av frågor och funderingar som har dykt upp efter tidigare träffar innan ni kör igång.

Krishantering Allt kan hända och det gör det också... SM-veckan i Piteå är ett mycket stort idrottsarrangemang. Det kommer att samlas tusentals människor inberäknat tävlande, anhöriga, funktionärer mm. Oavsett hur välorganiserat ett arrangemang är kan det hända saker som man inte räknat med. Men ju bättre förberedelserna är desto mindre är risken för oväntade situationer. Med kris menar vi en händelse som inte faller inom ramen för det normala, där händelsen kan få allvarliga följder för den enskilde eller för arrangemanget och där det krävs särskild organisation, kompetens eller samverkan med externa resurser för att hantera situationen. Att hantera en krissituation kräver ofta professionella insatser. Det du som funktionär kan göra är att snabbt se till att rätt kontakter tas, samt naturligtvis vara en medmänniska. I funktionärsguiden, som ALLA funktionärer skall ha tillgång till, finns kontaktpersoner och telefonnummer som kan vara bra att ha tillgång till om en krissituation uppstår. Att kommunicera i kris Information är alltid viktig och i krissituationer är den extra viktig, den ska vara snabb och korrekt, enkel och lättillgänglig och upprepas ofta. Informationen ska vara samordnad och tydlig för att undvika onödig oro och att förhindra ryktesspridning. Varje arrangör har en egen beredskapsplan och som funktionär är det viktigt att du kontaktar den som är ansvarig på plats vid en olycka eller kris. Skulle det uppstå en kris under SM-veckan är det kommunens informationschef som går in som kriskommunikationsansvarig och har då som ansvar att samordna all kommunikation för kommunen. Diskutera: 1. Ge exempel på kriser som kan uppstå i samband med SM-veckan? 2. Vilka risker tror du finns i den situation du kommer att befinna dig i? 3. Vad kan du som enskild funktionär göra för att eliminera dessa risker? 4. Vad menas med att vara medmänniska i en krissituation. Vad kan du rent konkret göra? 5. Är det något du bör undvika att göra i en krissituation? Om en större kris uppstår Kommunens krisledningsstab SM-stab Om det uppstår en större kris kallas kommunens krisledningsstab in. Beroende av händelse kallas ytterligare funktioner in som är nödvändiga för att lösa problemet. Kommunens krisledningsstab (hela eller delar) larmas av kommunens Tjänsteman i Beredskap eller av någon medlem i SM-organisationen. Under SM-veckan kommer kommunens krisledningsstab att utökas med representanter från Riksidrottsförbundet, Sveriges Television och kommunens projektorganisation för SM-veckan. Hur larmar du vid olycka/kris Vid akut behov av räddningstjänst, polis och/eller ambulans ringer du alltid 112. I samband med övriga olyckor, allvarliga störningar och kriser larmar du enligt punkterna nedan. Alla organisationer som är arrangörer under SM-veckan kommer med hjälp av kommunens säkerhetsgrupp att ta fram en egen beredskapsplan för att hantera det som kan hända på plats när deras tävlingar genomförs. 20

Larmning vid olycka/kris Om det händer... Du och dina medfunktionärer ska kunna påbörja livräddande eller skadebegränsande åtgärder och ska kunna larma rätt resurser (se Funktionärsguiden). Behövs extern hjälp larmas dessa alltid via 112 i brådskande fall. ABC-utbildning för funktionärer Det är bra om så många funktionärer som möjligt har en ABC-utbildning (= andning, blödning, chock). Om klubben saknar instruktörskompetens för att leda en ABC-utbildning så hjälper vi er att hitta en instruktör. Kontakta SISU Idrottsutbildarna. Vem ska svara på frågor? Information till press och media ges av pressansvariga, hänvisa alltid till presscentrum. Placering av presscentrum och öppettider hittar du i funktionärsguiden. Vid händelser som innebär att någon är skadad eller sjuk, ska du hänvisa till arrangören som upprättat en beredskapsplan för hur de ska hantera olika händelser. Det gäller alltid under alla omständigheter! Hjälp till att inte starta ryktesspridning - ge klart besked enligt ovan. (se sidan 17, angående kriskommunikation). Vid allvarliga olyckor eller dödsfall kontaktar ni den särskilda krisledningsgruppen Arrangören är ansvarig på arenorna. I övrigt är ordinarie Vårdcentral/Sjukhus ansvariga. Samverkan har i förväg skett med bland annat landstinget, räddningstjänsten och polisen. En särskild krisledningsgrupp finns utsedd, den ska underlätta hantering och ledning av allvarliga händelser. Diskutera: Har ni i er grupp behov av ytterligare utbildning? I så fall vad? Vem kontaktar SISU Idrottsutbildarna? 21

Oväntade saker kan inträffa För att du och dina medfunktionärer mentalt ska kunna förbereda er på oväntade situationer följer ett antal scenarier som ni kan fundera över. Materialet har inte en slutgiltig lösning, situationer kan lösas på olika sätt. Alla händelser är inte att anse som kris utan kan istället ses som en extraordinär händelse, men de ska trots allt hanteras. Diskutera och föreslå lösningar: 1. En markägare på Vallsberget kommer till dig med vissa klagomål dagen före första skidtävlingen. Det är egentligen inte din uppgift, men som en i organisationen känner du ditt ansvar. Hur agerar du? 2. En deltagare i Draghund hittas livlös cirka fem kilometer från stadion och en tävlande kommer fram och talar om detta för dig. Vilka åtgärder vidtar du? 3. Du upptäcker att det kommit upp en reklamskylt på ett ställe där det inte bör vara en sådan. Hur agerar du? 4. På fredagskvällen, uppträder ett flertal ungdomar berusade och störande på campingen på Pite Havsbad. Vilka åtgärder bör vidtas? 5. Du befinner dig på Lindbäcksstadion under kvällstid och upptäcker ett par personer, som går omkring bland vallabodarna och uppträder misstänksamt. Hur agerar du? 6. Du står vid målfållan och tittar. Plötsligt faller en av åskådarna omkull bredvid dig. Vad gör du? Hur ska situationen redas ut? Vem har ansvaret? 7. En kollision mellan en buss och en tankbil inträffar då bussen är på väg med skolbarn till Lindbäcksstadion. Olycksplatsen är blockerad och inga bussar eller bilar kommer fram. Du åker i din bil bakom bussen. Vad gör du? 8. I bussen är fem personer skadade, varav en svårt. Dessa fem transporteras till sjukhus. Vems är ansvaret att informationen hamnar rätt? Hur agerar du? 9. Du är på väg med bil till Pite Havsbad där du skall vara funktionär, då bilen framför dig helt plötsligt fattar eld. Föraren av bilen hoppar ut oskadd. Bilen brinner och du tillkallar brandkår. Föraren uppger att han är startchef för stadioncrosstävlingen för skoter och att han i bilen har startlistorna för denna start. Vad gör du? 10. En åskådare vid entrén har fel entrémössa och härjar med funktionären som är på väg att bryta ihop. Åskådaren är hotfull och verkar inte vara frisk. Du är bara där och tittar, men ser samtidigt att funktionärerna har fullt upp eftersom de av någon anledning är underbemannade. Vad gör du? 11. Du har till uppgift att bevaka campingområdet på Lindbäcksstadion när du upptäcker att det brinner i en husvagn. Vad gör du? 12. Det är kaos vid bussarna som ska köra besökarna hem efter skidstafetten ingen vet vilken buss som går vart och det finns inga skyltar. Tusentals personer väntar och stämningen blir mer och mer irriterad Ingen funktionär syns till. Vad gör du? 13. Det har snöat 30 cm på natten till söndag då sista skidtävlingen ska avgöras på Lindbäcksstadion. Då du tidigt på morgonen kommer fram till stora besöksparkeringen inser du att den inte är upplogad och att bilar kommer att köra fast eller inte komma fram. De första bilarna har redan börjat komma. Vad gör du? 22

Summering: Innan ni slutar kan det vara bra att göra en kortare tillbakablick. Vad har ni lärt er som är nytt? Vad har varit speciellt intressant? Har ni fått svar på det ni behöver? Vad har varit bra i ert sätt att arbeta och vad skulle ni kunna göra annorlunda? Under tillfällen som den här gruppen har träffats så har ni fått en generell bild av SM-veckan i Piteå och era roller som funktionärer. Kanske har en del av er uppgifter under SM-veckan som kräver mer specifika utbildningar. Har ni behov av ytterligare utbildning? Vad i så fall? Finns det någon i gruppen eller någon annan i föreningen med fackkunskaper som ni kan dra nytta av? Finns det annat studiematerial som gruppen kan ha nytta av? Kontrollera att utbildningen närvarorapporteras till SISU Idrottsutbildarna. Kontakta SISU Idrottsutbildarna för tips och råd! Kontaktperson är Petra Mörtsjö, 070-686 80 92 eller petra.mortsjo@sisuidrottsutbildarna.se 23

Område 4 Planering av funktionärsuppgifter En liten påminnelse! Möten där ni idéarbetar och planerar för hur ni ska genomföra era funktionärsuppdrag ingår i också i lärgruppen. Kom ihåg att rapportera alla era träffar, inte bara när ni jobbar med det här utbildningsmaterialet. Det är gruppen själv som styr innehållet i utbildningen och behovet att träffas.

Närvarolista www.smveckanpitea.se DATUM STUDIE- TIMMAR DELTAGARE (namn, adress samt personnummer med 12 siffror) Blanketten skickas till: SISU Idrottsutbildarna Kronan A3 974 42 Luleå Eller lämna digital rapportering via IdrottOnlines utbildningsmodul. Underskrift handledare 25

Svensk idrott är alla idrottsförbund och alla idrottsföreningar, med sina tre miljoner medlemmar. Svensk idrott är glädje, gemenskap, demokrati, delaktighet, allas rätt att vara med och rent spel. Svensk idrott är idrott, utbildning och gemenskap i förening. SM - veckan är en del av Svensk idrott. Du som funktionär är en del av Svensk idrott. Lycka till med ditt uppdrag och passa på att dela med dig av dina positiva idrottserfarenheter, före, under och efter SM-veckan. Tillsammans gör vi Sverige starkare! 26

27