2014-12-23 KS-2014/1679.109 1 (5) HANDLÄGGARE Björkbacka, Per-Erik Kommunstyrelsen Per-Erik.Bjorkbacka@huddinge.se Huddinge kommuns ombud på 2015 års bolagsstämmor i SRV återvinning AB innefattande direktiv till ombudet Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Daniel Dronjak Nordqvist (M) utses till ombud för Huddinge kommun vid SRV återvinning AB:s bolagsstämmor under år 2015. Vid dennes förhinder inträder i första hand Karl Henriksson (KD) som kommunens ombud och i andra hand Vesna Jovic. 2. Ombudet får i uppdrag att vid SRV återvinning AB:s årsstämma år 2015 rösta i enlighet med av bolagets revisor tillstyrkt förslag beträffande fastställelse av resultat- och balansräkning, disposition av bolagets fria kapital enligt fastställd balansräk- ning, ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören för 2014 års förvaltning. 3. När det gäller förslag om ändring av SRV återvinning AB:s bolagsordning liksom förslag till ägardirektiv för bolaget får ombudet i uppdrag att vid bolagsstämma rösta i enlighet med av kommunfullmäktige den 9 juni 2014, 36, fattat beslut rörande innehållet i dessa handlingar. 4. Ombudet får i uppdrag att vid årsstämman 2015 rösta för de arvoden och sammanträdesersättningar till sysslomän i bolaget som föreslås av bolagets styrelse. 5. I ärende om val av revisor vid årsstämma 2015 i SRV återvinning AB får ombudet i uppdrag att i förekommande fall rösta för att Mazar SET revisionsbyrå AB ska vara ansvarigt revisionsbolag för SRV återvinning AB. 6. Det uppdras åt ombudet att rösta för följande uppdrag vid bolagsstämma: Styrelsen i SRV återvinning AB ska i varje årsredovisning på bolagets vägnar uttala sig om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna, som i förekommande fall är tillämpliga för bolaget. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 301 70 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se 141 85 HUDDINGE
2014-12-23 KS-2014/1679.109 2 (5) 7. Det uppdras åt ombudet att vid bolagsstämma rösta för att de av ägarkommunerna utsedda lekmannarevisorerna i SRV återvinning AB får i särskilt uppdrag att göra en kontroll av om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de för bolaget i förekommande fall gällande kommunala befogenheterna. 8. Beträffande utseende av ordförande och vice ordföranden i styrelsen för SRV återvinning AB för tiden från årsstämman år 2015 till och med ordinarie bolagsstämma år 2016 uppdras åt ombudet att rösta för att representant i styrelsen för Botkyrka kommun utses som ordförande, att en representant i styrelsen för Haninge kommun utses som 1:e vice ordförande och att Bengt Säberg (M) representerande Huddinge kommun ska utses som 2:e vice ordförande i styrelsen. Sammanfattning Aktieägares rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Som aktieägare i ett bolag måste kommunen företrädas av ett ombud. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. De beslut som ska förekomma på SRV återvinning AB:s årsstämma framgår av bolagsordningen. Härutöver behöver ombudet rösta i övriga ärenden som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen eller av annat skäl. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att kommunstyrelsen dels fattar beslut om vem som ska företräda Huddinge kommun som ombud vid bolagsstämma i SRV återvinning AB, dels beslutar ge ombudet uppdrag att på årsstämman rösta i enlighet med punkterna 2 8 i ovanstående förslag. Punkterna 6 och 7 har tagits med för att kommunen ska få ett underlag för ett beslut enligt 6 kap. 1 a kommunallagen (beslut huruvida den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna). Beskrivning av ärendet Huddinge kommun äger 31,53 % av samtliga aktier i SRV återvinning AB (nedan benämnt bolaget). Inför ordinarie bolagsstämma måste kommunen ha ett ombud. Ordinarie bolagsstämma hålls en gång om året senast under juni månad. På ordinarie bolagsstämma i SRV återvinning AB ska enligt bolagsordningen för bolaget följande ärenden förekomma till behandling:
2014-12-23 KS-2014/1679.109 3 (5) Beslut om a) fastställande av resultaträkning och balansräkning, b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör, d) fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna, e) redovisning av kommunfullmäktige valda styrelseledamöter och revisorer samt ersättare för dessa, f) val av revisor och revisorsersättare, g) val av ordförande och vice ordförande i styrelsen, h) annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen (1975:1385) eller bolagsordningen. Förvaltningens synpunkter Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen får en aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman utöva sin rätt vid stämman genom ett ombud med skriftlig, av aktieägaren undertecknad och daterad fullmakt. Val av ombud på en bolagsstämma i ett bolag, som kommunen äger aktier i, sker enligt kommunallagens regler. Ombudet har ingen egen beslutanderätt utan ska utöva rösträtten på det sätt som aktieägaren bestämt. Vilket organ i kommunen (kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen) som ska fylla fullmakten beror på frågans art. Kommunfullmäktige ska enligt 3 kap. 9 kommunallagen fatta beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. När det gäller följande beslut får lämpligen det som bolagets revisor föreslår utgöra tillräckligt underlag för ombudets ställningstagande: beslut om fastställelse av resultat- och balansräkningen, beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, samt beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören. SRV återvinning AB:s bolagsordning ändrades på bolagets eget förslag vid årsstämman år 2013. Ändringarna registrerades inte hos bolagsverket. Ett nytt beslut om ändring av 5 bolagsordningen togs av bolagsstämman den 11 november 2014. Kommunfullmäktige beslöt den 9 juni 2014, 36, om ett aktieägaravtal, en ny bolagsordning samt om ägardirektiv för SRV återvinning AB. Kommunen ombud föreslås få i uppdrag att rösta för att bolagsordningen respektive ägardirektiven antas av bolagsstämman. En förutsättning för att beslut om dessa dokument ska kunna tas av bolagsstämman är dock att ägarkommunerna är eniga om innehållet i nämnda dokument.
2014-12-23 KS-2014/1679.109 4 (5) Beträffande frågan om arvoden till styrelse, till revisor och till lekmannarevisorerna med suppleanter har kommunfullmäktige inte fattat något vägledande beslut i kommunens arvodesreglemente. År 2011 beslöts att följande arvoden skulle gälla till ordinarie bolagsstämma år 2015: Ordförande 55 000 kr 1:e vice ordförande 55 000 kr 2:e vice ordförande 55 000 kr Övrig ledamot 22 000 kr Suppleant 11 000 kr Lekmannarevisor 5 500 kr. Dessutom beslöt bolagsstämman om följande sammanträdesersättningar till sysslomän i SRV återvinning AB: För de första 2 timmarna 630 kr Därefter påbörjad timme 250 kr Vid kurser och konferenser förlagda utanför kommunen 2 200 kr Ledamot har rätt till ersättning motsvarande styrkt löneavdrag om det överstiger sammanträdes- och konferensersättningar ovan Samma beslut togs av bolagsstämman den 27 maj 2014. Enligt det förslag som kommunstyrelsens förvaltning fått från SRV återvinning AB ska ovan nämnda arvoden räknas upp med 10 % för tiden från årsstämman 2015. Kommunens ombud vid SRV återvinning AB:s årsstämma bör få i uppdrag att rösta för att ovan angivna arvoden inklusive föreslagen uppräkning fastställs. Enligt bolagsordningen förutsätts även att val av revisor och revisorssuppleant ska tas upp på den ordinarie bolagsstämman. Enligt protokollet från årsstämman 2014 antecknas, att Mazars SET Revisionsbyrå valts som ansvarigt revisionsbolag. Uppdraget grundas på en upphandling. Uppdraget gäller till och med räkenskapsår 2014. SRV återvinning AB:s styrelse föreslår att årsstämman att förlänga befintligt avtal med revisionsfirman Mazars att omfatta även räkenskapsår 2015. Förslaget enligt punkterna 6 och 7 i förslaget till beslut motiveras med att kommunen ska få underlag för ett beslut enligt 6 kap. 1 a kommunallagen (beslut huruvida den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna). Uppdragen som ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i styrelsen ska enligt gällande bolagsordning växla mellan Huddinge, Haninge och Botkyrka kommuner. Ordförande i styrelsen är för närvarande Bengt Sä-
2014-12-23 KS-2014/1679.109 5 (5) berg representerande Huddinge kommun. Förste vice ordförande är Birgitta Mörk, som representerar Botkyrka kommun, och andre vice ordförande är Sven Gustafsson som representerar Haninge kommun. Mot denna bakgrund föreslås att kommunens ombud röstar för att representant i styrelsen för Botkyrka kommun utses som ordförande, att en representant i styrelsen för Haninge kommun utses som 1:e vice ordförande och att en representant i styrelsen för Huddinge kommun ska utses som 2:e vice ordförande. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Per-Erik Björkbacka Kommunjurist Beslutet delges Huddinge kommuns ombud på SRV återvinning AB: sbolagsstämmor SRV återvinning AB Botkyrka kommun Haninge kommun Nynäshamns kommun Salems kommun