p.2014.1214 2014-04-11 Dnr.2014/153 Ägardirektiv för Fastigheter i Linde AB 1
Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: 2014-05-13 89 För revidering ansvarar: Kommunledningsstaben För eventuell uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Kommunledningsstaben Dokumentet gäller för: Fastigheter i Linde AB Dokumentet gäller till och med: tillsvidare 2
Ägardirektiv för Fastigheter i Linde AB 1. Allmänt Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet, i följande prioritetsordning, av Bolagsordning Kommunens strategi för ägarstyrning Ägardirektiv För bolaget gällande kommunala strategier, riktlinjer, etc. Eventuella avtal mellan kommunen och bolaget 2. Inriktning av bolagets verksamhet Utöver vad som framgår av bolagsordningen ska bolaget ha följande inriktning: Bolaget ska vara ett strategiskt instrument för effektivt drift, underhåll och förvaltning av lokaler för den kommunala förvaltningen och kommunens primära verksamheter samt därmed förenlig verksamhet. Bolaget ska genom rationell drift bidra till låga lokal- och förvaltningskostnader för kommunen samt för det helägda dotterbolaget Lindesbergsbostäder AB. Bolaget ska även ansvara för och förvalta kommunkoncernens samlade skogstillgångar. Förvaltningen ska ske enligt de krav som ställs på ett FSC-certifierat skogsbruk. Bolagets verksamhet ska vila på en affärsmässig och långsiktigt hållbar grund. 3. Samverkan Bolaget ska vara en aktiv part i utvecklingen av kommunen och samverka med kommunen, övriga kommunala bolag, näringslivet och övriga intressenter lokalt och regionalt där bolaget kan tänkas spela en roll för att uppnå syftet med största möjliga kommunnytta. 4. Demokratifrågor Bolagets arbetssätt ska präglas av öppenhet. Information till medborgarna och media ska vara en naturlig del av verksamheten. I anslutning till Linde Stadshus AB årsstämma ska bolaget informera allmänheten om bolagets verksamhet och resultat. Vid detta möte ska allmänheten ges möjlighet att ställa frågor. 5. Ekonomi Avkastningskrav och övriga finansiella mål Efter förslag från Linde Stadshus AB beslutar kommunstyrelsen om mål för bolagets avkastning, eventuella koncernbidrag och soliditet. Kommunstyrelsens beslut ska läggas fast som ägardirektiv. 3
Fastigheternas långsiktiga värde ska bibehållas genom ett väl avpassat underhåll samt, i samverkan med hyresgästerna, ett utvecklat skadeförebyggande säkerhetsarbete. Finansiering Bolagets lånebehov tillgodoses i samråd med moderbolaget Linde Stadshus AB eller på annat sätt som kommunfullmäktige beslutar om. Ekonomisk rapportering Verksamhetsplan och budget Bolaget ska årligen anta dels en verksamhetsplan för de närmaste tre åren, varav det första ska detaljplaneras och budgeteras, dels en affärsplan. Bolagets affärsplan ska lämnas till Linde Stadshus AB senast under december månad årligen. Uppföljning, bokslut och årsredovisning Bolaget ska följa av kommunen utfärdade anvisningar för ekonomisk uppföljning, bokslut och årsredovisning som delges företaget av Linde Stadshus AB. Effektivisering Bolaget ska fortlöpande undersöka möjligheterna att effektivisera sin verksamhet. Detta omfattar också att utvärdera omfattningen av verksamheten och vid behov föreslå att rörelsegrenar avvecklas eller tillförs. Bolaget ska göra regelbundna kvalitetsmätningar. Dessutom ska kostnadsjämförelser göras med företag av motsvarande slag och storlek. Riskanalys Bolaget ska regelbundet göra analyser avseende bl.a. finansiella, operativa och legala risker. 6. Kapitalförvaltning Kommunens finansstrategi ska utgöra grund för bolagets finanspolicy. Bolaget ska vara med i kommunens koncernkonto. 7. Underställningsskyldighet Bolaget ska se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut inom verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. Sådana beslut kan bl.a. avse ärenden som rör Investeringar överstigande 10 000 000 kr avseende lokaler som ska förhyras av kommunen Förvärv eller bildande av dotterbolag Övriga förvärv av aktier Frivillig likvidation Fusion mellan dotterbolag 4
Försäljning av företag eller del av företag Start eller avveckling av rörelsegren Ändring av aktiekapital Om ärendet är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska bolaget överlämna ärendet till Linde Stadshus AB som därefter, med eget yttrande, vidarebefordrar ärendet till kommunfullmäktige. Vad som, utöver ovan angivna exempel, avses med principiell beskaffenhet eller större vikt ska bolaget bedöma i samråd med Linde Stadshus AB. 8. Informationsskyldighet Det åligger bolaget att till Linde Stadshus AB överlämna kopior av Styrelseprotokoll Årsredovisning Revisionsberättelse Underlag till den sammanställda redovisningen för kommunen 9. Personalpolitik Kommunens personal- och lönestrategi ska i tillämpliga delar gälla för bolaget. Samråd ska ske med Linde Stadshus AB innan beslut om nyanställning av och anställningsvillkor för VD. 5