Contents 1 INLEDNING... 3 1.1 REGELVERK... 3 1.2 SYFTE MED RISKHANTERINGSPLANEN... 3 2 RISKER DEFINITIONER OCH MÄTMETODER... 3 2.1 RELATIV OCH ABSOLUT RISK... 3 2.2 MARKNADSRISK... 4 2.3 TOTAL EXPONERING... 4 2.4 MÄTNING AV RELATIV RISK... 4 2.5 VALUTAKURSRISK... 4 2.6 KREDITRISK... 4 2.6.1 Emittentrisk... 5 2.6.2 Motpartsrisk... 5 2.6.3 Avvecklingsrisk... 5 2.7 LIKVIDITETSRISK OCH FINANSIERINGSRISK... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2.8 OPERATIV RISK... 5 3 RISKSTRATEGI... 6 4 RISKBEGRÄNSNINGAR... 6 4.1 MARKNADSRISK... 6 4.2 EMITTENTRISK... 6 4.3 LIKVIDITETSRISK... 6 4.4 FINANSIERINGSRISK... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 4.5 MOTPARTSRISK... 7 4.5.1 Allmänna krav... 7 4.5.2 Derivathandel... 7 4.5.3 Återköpstransaktioner (repor)... 7 4.6 OPERATIV RISK... 7 4.7 DELEGRING AV RISKMANDAT... 8 4.8 NYA INSTRUMENT... 8 5 INTERN KONTROLL, UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING... 8 5.1 INLEDNING... 8 5.2 ORGANISATION... 9 5.2.1 Riskhanteringskommitté... 9 5.2.2 Riskansvarig... 9 5.3 INTERN KONTROLL... 10 5.4 UPPFÖLJNING... 11 5.4.1 Intern förvaltning... 11 5.4.2 Aggregerad förvaltning... 11 5.5 LIMITÖVERTRÄDELSER... 11 5.5.1 Passiv limitöverträdelse... 11 5.5.2 Aktiv limitöverträdelse... 11 5.6 INCIDENTRAPPORTERING... 12 5.7 RAPPORTERING... 12 5.7.1 Till styrelsen... 12 5.7.2 Till placeringskommittén... 13 5.7.3 Till riskhanteringskommittén... 13 5.7.4 Till regelverksansvarig... 13 5.7.5 Övrig rapportering... 13 6 RUTINER FÖR ATT SÄKERSTÄLLA ATT FONDVERKSAMHETEN KAN BEDRIVAS UTAN AVBROTT... 14 2 (14)
1 Inledning 1.1 Regelverk AP7:s placeringsverksamhet styrs av ett regelverk som beslutas på olika nivåer. På den högsta nivån finns bestämmelser som riksdagen beslutat om i socialförsäkringsbalken (2010:110) och lagen (2000:192) om allmänna pensionsfonder (AP-fonder). I lagen om AP-fonder anges också vilka bestämmelser i lagen (2004:46) om investeringsfonder som ska tillämpas för de fonder som förvaltas av AP7. Med stöd av lag och förordning har Finansinspektionen utfärdat föreskrifter om investeringsfonder (FFFS 2008:11, med ändringar enligt FFFS 2011:42). Dessa föreskrifter gäller i tillämpliga delar för AP7 och de fonder som förvaltas av AP7. Inom ramen för lagens bestämmelser och Finansinspektionens föreskrifter har AP7:s styrelse beslutat att inrätta AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond och fastställt fondbestämmelser för dessa fonder. Fondbestämmelserna har godkänts av Finansinspektionen. Inom ramen för fondbestämmelserna beslutar styrelsen i en särskild placeringspolicy och denna riskhanteringsplan om ytterligare regler för placeringsverksamheten. 1.2 Syfte med riskhanteringsplanen Denna riskhanteringsplan gäller för AP7:s förvaltning enligt lagen om AP-fonder. Syftet med detta dokument är att beskriva de risker som fonden exponeras mot i förvaltningen av fonderna, fastställa riktlinjer och riskmandat för förvaltningen samt fastställa organisation och riktlinjer för uppföljning, kontroll och rapportering av risker och de riskbegränsningar som följer av lag och interna regler. Riskhanteringsplanen fastställs av styrelsen. Dokumentet ska årligen revideras och ingå som en del av verksamhetsplanen för varje år. Vid behov kan styrelsen under löpande år besluta om förändringar i eller tillfälliga avsteg från riskhanteringsplanen. 2 Risker definitioner och mätmetoder Med risk avses i detta dokument osäkerhet om framtida utfall, ofta mätt som avvikelser från det som förväntats (till skillnad från i dagligt tal där risk ofta är värdeladdat och synonymt med en fara). De medel som AP7 förvaltar i sina fonder ska placeras i olika finansiella instrument och fördelas mellan olika geografiska marknader. Fonderna är således exponerade för placeringsrisker. Med placeringsrisk avses risken för att instrumenten och marknaderna utvecklas på ett sätt som avviker från det förväntade, vilket får direkt effekt på fondernas avkastning. Eftersom AP7:s verksamhet sker på de finansiella marknaderna utgörs placeringsriskerna i huvudsak av finansiella risker, såsom aktiekursrisk, ränterisk, kreditrisk etc. 2.1 Relativ och absolut risk De finansiella riskerna kan mätas på två sätt. Ett sätt är att mäta den relativa risken. Då utgår man från den av styrelsen bestämda riskpreferensen och utifrån denna konstrueras en replikerbar strategisk portfölj, den s.k. normportföljen. Normportföljen representerar därmed förvaltarens riskfria placering. Varje avvikelse från normportföljen innebär därför att förvaltaren per definition tar en risk. Normportföljen replikeras i största möjliga utsträckning av valda jämförelseindex. Ett annat sätt är att mäta den absoluta risken i 3 (14)
placeringarna räknat i kronor. AP7 använder båda metoderna för riskmätning och riskbegränsning. 2.2 Marknadsrisk Marknadsrisk definieras som risken för en förlust på grund av förändringar i marknadsvärdet på positioner i fonden till följd av ändrade marknadsvariabler, t.ex. räntor, växelkurser, aktiepriser eller en emittents kreditvärdighet. Med ränterisk avses risken att marknadsvärdet på ränterelaterade finansiella instrument förändras vid rörelser i det allmänna ränteläget. Relativ ränterisk uppstår bl.a. som ett resultat av att den genomsnittliga räntebindningstiden i portföljen inte stämmer överens med räntebindningstiden i jämförelseindex. Med aktiekursrisk avses risken för att värdet på fondens aktieportfölj förändras vid rörelser i aktiekurserna. 2.3 Total exponering AP7 använder åtagandemetoden för att beräkna och begränsa fondernas sammanlagda exponeringar genom användandet av derivatinstrument. Beräkning av sammanlagd exponering sker i enlighet med riktlinjer utfärdade av CESR 1. 2.4 Mätning av relativ risk Genom att mäta ränte- och aktieportföljernas avvikelser från deras respektive jämförelseindex, erhålls deras risknivåer. Mätningen sker med en kombination av mått: Sammansättning Tracking error För aktieportföljer: Respektive akties vikt i fonden relativt dess vikt i jämförelseindex. För ränteportföljer: Respektive obligationslåns vikt i fonden relativt dess vikt i jämförelseindex. Visar hur mycket portföljens avkastning varierat i förhållande till jämförelseindexets avkastning. 2.5 Valutakursrisk Med valutakursrisk avses risken att värdet på tillgångar i utländsk valuta förändras vid rörelse i växelkurserna. Valutakursrisk uppstår i fonden då valutaexponeringen i placeringarna avviker från det jämförelseindex som bestäms i placeringspolicyn. Valutaexponeringen utgörs av det totala marknadsvärdet för samtliga tillgångar denominerade i utländsk valuta. Vid beräkning av valutaexponeringen ska utestående valutaderivatinstrument inkluderas. 2.6 Kreditrisk Kreditrisk definieras som risken för förlust på grund av att en motpart eller emittent inte kan fullgöra sina finansiella förpliktelser. Kreditrisken delas upp i emittentrisk, motpartsoch avvecklingsrisk. 1 CESR (COMMITTEE OF EUROPEAN SECURITIES REGULATORS) CESR s Guidelines on Risk Measurement and the Calculation of Global Exposure and Counterparty Risk for UCITS ; Date: 28 July 2010; Ref.: CESR/10-788. 4 (14)
2.6.1 Emittentrisk Med emittentrisk avses risken för värdeförändringar i det enskilda instrumentet till följd av faktorer hänförliga till emittenten av instrumentet eller, i fråga om derivatinstrument, den som emitterat det underliggande instrumentet. Exponering för emittentrisk beräknas genom att summera marknadsvärdet av innehavet i aktier, räntebärande värdepapper, derivat etc. som är utgivna av samma emittent eller grupp av emittenter med inbördes anknytning. 2.6.2 Motpartsrisk Med motpartsrisk avses risken att motparten i en affär inte kan fullgöra sina åtaganden att betala för eller leverera avtalat värdepapper eller finansiellt instrument. Exponering för motpartsrisk ska mätas såsom värdet av de finansiella instrument eller kontanta medel fonderna har att fordra från motparter i värdepappersaffärer och vid derivathandel. För OTC-derivat beräknas exponeringen för motpartsrisk såsom det positiva marknadsvärdet på positionen. En derivattransaktion anses sakna motpartsrisk om den genomförs på en marknad där clearingorganisationen säkerställer att deltagarna i clearingen dagligen ställer säkerheter för aktuell och eventuell framtida exponering. 2.6.3 Avvecklingsrisk Med avvecklingsrisk avses risken att en motpart fallerar före avräkning av en affär och att priset på värdepapperet har förändrats när affären måste göras om med en ny motpart till ett nytt pris. Denna risk är ett resultat av att leverans och betalning av finansiella instrument inte alltid är synkroniserade. Avvecklingsrisken beräknas för utestående ej avräknade affärer såsom skillnaden mellan marknadspris och avslutspris. 2.7 Likviditetsrisk Likviditetsrisk utgörs av risken för att en position i en investeringsfond inte kan säljas, lösas in eller avslutas till en begränsad kostnad inom en rimlig tid och att fondens villkor för inlösen av fondandelar därför riskerar att inte kunna följas vid varje tidpunkt. Likviditetsrisken påverkas bl. a. av instrumentets art, förekomsten av marknads- och clearingfunktioner, utestående handlad volym och antal aktörer på marknaden. 2.8 Operativ risk Med operativ risk avses risken för förlust på grund av dels bristande interna rutiner när det gäller personal och system i bolaget som driver fondverksamheten eller yttre faktorer, dels rättsliga och dokumentationsrelaterade risker, dels risker till följd av handels-, avvecklingsoch värderingsrutiner. Den ekonomiska skadan kan bestå i en förlust eller utebliven förtjänst, anseendeförlust och/eller skadat förtroende för verksamheten. Dessa risker ska minimeras genom att intern organisation, rutiner, arbetsbeskrivningar och uppföljningssystem är tydligt utformade och dokumenterade. De operativa riskerna kan indelas i följande underkategorier Riskkultur medvetenhet, insikt och inställning inför hantering av risk inom organisationen. Processrisk ansvarsfördelning, tydliga flöden, relevanta kontroller och dokumentation. Personalrisk nyckelpersonsberoenden, kompetens, lojalitet, hög etik och moral samt möjlighet att behålla och attrahera rätt personal. 5 (14)
Systemrisk ändamålsenliga och tillförlitliga system, behörighetsstrukturer som stödjer kontrollstruktur och ansvarsfördelning samt beredskapsplanering. Instrumentrisk förståelse och kompetens, hantering av flöden, positionsuppföljning, värdering och riskmätning. Compliancerisk regelverkstolkning och regelverksefterlevnad. Legal risk avtalsskrivningar, förändringar i lagar och regelverk inklusive skatteregler. 3 Riskstrategi AP7:s övergripande riskstrategi bygger på en kontinuerlig analys av de olika riskfaktorer som fonden är utsatt för i sin verksamhet. Dessa riskfaktorer kan grovt indelas i risker som AP7 är villig att acceptera, eftersom de kan förväntas bidra till en högre avkastning/måluppfyllelse risker som AP7 söker minimera, eftersom de inte på motsvarande sätt kan förväntas bidra till en högre avkastning/måluppfyllelse. Marknadsrisker, emittentrisker och likviditetsrisk tillhör den förstnämnda kategorin och ska optimeras inom den av styrelsen och VD fastställda riskprofilen för att möjliggöra bästa avkastning i de fonder AP7 förvaltar. Mot denna bakgrund anges riskbegränsningar för denna typ av risker i anslutning till avkastningsmålen i dokumentet Placeringspolicy 2013. Hänvisning till relevant avsnitt i placeringspolicyn görs nedan i denna riskhanteringsplan Motparts-, leverans- och operativa risker tillhör den senare kategorin och ska minimeras. Mot denna bakgrund anges riskbegränsningar och hantering i övrigt av dessa risker i det följande i denna riskhanteringsplan. 4 Riskbegränsningar 4.1 Marknadsrisk Begränsning av marknadsriskerna i AP7Aktiefond anges i avsnitt 6.5 i Placeringspolicy 2013. Begränsning av marknadsriskerna i AP7 Räntefond anges i avsnitt 7.3 i Placeringspolicy 2013. 4.2 Emittentrisk Begränsning av emittentriskerna i AP7 Aktiefond anges i avsnitt 6.7.1 i Placeringspolicy 2013. Begränsning av emittentriskerna i AP7 Räntefond anges i avsnitt7.5.1 i placeringspolicy 2013. 4.3 Likviditetsrisk Likviditetsrisken hanteras främst genom sammansättningen av den strategiska tillgångsfördelningen och vilka instrument som är tillåtna för placeringar i AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond. Minst två gånger per år, eller vid förändring av den strategiska portföljen, ska en fördjupad analys av fondernas likviditetsrisk under extraordinära omständigheter göras. 6 (14)
Ytterligare riktlinjer för hantering av likviditetsrisk beslutas av VD efter samråd med riskhanteringskommittén. 4.4 Motpartsrisk 4.4.1 Allmänna krav Värdepapperstransaktioner får i normalfallet endast ske med motparter som uppfyller nedanstående kriterier: Värdepappersinstitut som har Finansinspektionens tillstånd enligt lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden att utföra order avseende finansiella instrument för kunders räkning. Utländska institutioner som har tillstånd liknande det som anges i ovanstående punkt och som står under tillsyn av myndighet eller annat behörigt organ i respektive land. Förutom att motparten ska uppfylla något av ovanstående kriterier, ska motparten också vara specificerad på en förteckning över godkända motparter, som beslutas av VD efter samråd med riskhanteringskommittén. 4.4.2 Derivathandel AP7 får enbart ingå bilaterala derivatavtal med motparter som fonden tecknat ISDA-avtal och tillhörande CSA-avtal med. ISDA-avtalet är en juridiskt bindande överenskommelse om nettoberäkning av utestående bilaterala avtal med motparten ifråga. CSA-avtalet innebär säkerställande av utestående fordringar i form av orealiserade resultat på utestående bilaterala avtal med en och samma motpart enligt i avtalet fastställda nivåer baserade på motpartens kreditvärdighet. Det ankommer på VD att efter samråd med riskhanteringskommittén fastställa lämpliga limiter för motpartsrisk vid derivathandel. Rapportering till styrelsen om aktuella limiter och utestående motpartsrisker ska ske vid varje styrelsesammanträde. 4.4.3 Återköpstransaktioner (repor) Tillåtna motparter vid återköpstransaktioner ska ha en kreditrating på lägst A enligt Standard & Poors klassificering eller motsvarande enligt Moodys. Det är en fördel om det finns rating från båda instituten. Om det finns rating från båda instituten tillämpas den lägsta ratingnivån. VD beslutar efter samråd med riskhanteringskommittén om limiter för begränsning av hur länge en återköpstransaktion får vara utestående och av den totala risken i utestående återköpstransaktioner med en och samma motpart. Med risken avses i detta sammanhang det belopp som fonden riskerar att förlora i det fall motparten inte kan fullfölja sitt åtagande i utestående repotransaktioner. 4.5 Operativ risk AP7 tillämpar dualitetsprincipen i hanteringen av samtliga transaktioner. Detta innebär att ingen anställd ensam får handlägga en transaktion genom hela behandlingskedjan. Som en del i det kontinuerliga arbetet med att identifiera och hantera fondens operativa risker ska en årlig kartläggning av de operativa riskerna göras. I riskkartläggningen ska varje risk värderas utifrån sannolikhet att den kan komma att inträffa och vad det skulle ha för konsekvens för AP7. Resultatet av riskkartläggningen återrapporteras till styrelsen på årsbasis. 7 (14)
4.6 Delegring av riskmandat Som framgår av Placeringspolicy 2013 (avsnitt 6.4) kan VD för den aktiva förvaltningen inom ramen för av styrelsen fastställd riskbegränsning välja att delegera vidare hela eller delar av det delegerade mandatet. VD beslutar efter samråd med placeringskommittén och riskhanteringskommittén om förvaltningsmandat, avkastningsmål och riskbegränsningar för dessa. Återrapportering ska ske till styrelsen vid nästkommande styrelsemöte. Vid fastställande av förvaltningsmandat, avkastningsmål och riskbegränsningar skall särskilt beaktas strategi och förutsättningar erfarenhet och kompetens hos beslutsansvarig betydelsen för fondens totala resultat överrensstämmelse med övriga förvaltningsmandat och strategisk portfölj administrativa kostnader och komplexitet 4.7 Nya instrument Inom ramen för vad som framgår av lagen om investeringsfonder (2004:46) och Finansinspektionens föreskrifter om investeringsfonder (FFFS 2008:11) beslutar VD efter samråd med riskhanteringskommittén om godkännande av nya instrument för användning i placeringsverksamheten. För att ett nytt instrument ska godkännas krävs att instrumentet kan hanteras på ett tillfredställande sätt ur ett affärsmässigt, administrativt och riskkontrollmässigt perspektiv. Beslut av VD ska inhämtas innan handel påbörjas. Underlag för beslut i riskhanteringskommittén ska innefatta en dokumenterad beskrivning av nedanstående områden. Affärsmässiga motiv Värderingsprinciper Rutiner för att mäta hantera och kontrollera risker Beskrivning av transaktionsflöde inklusive betalningar och bekräftelser Redovisning Legal riskanalys Systemkrav Likviditetsaspekter En aktuell lista över instrument som är tillåtna för placeringar i AP7 Aktiefond respektive AP7 Räntefond ska finnas tillgänglig. 5 Intern kontroll, uppföljning och rapportering 5.1 Inledning Kontroll, uppföljning och rapportering av AP7:s verksamhet syftar till att säkerställa att de oavsiktliga, eller avsiktliga, fel som kan uppkomma i AP7:s verksamhet inte leder till fel i förvaltning och redovisning. 8 (14)
5.2 Organisation 5.2.1 Riskhanteringskommitté För frågor som rör risker i placeringsverksamheten finns en särskild riskhanteringskommitté som består av VD, chef för Administration, regelverksansvarig och riskansvarig. VD kan utse ytterligare ledamöter bland fondens anställda. Kommittén är ett samrådsorgan där VD beslutar efter samråd med kommitténs övriga ledamöter. Riskansvarig är sammankallande och föredragande i kommittén. I riskhanteringskommittén behandlas främst följande frågor: Utveckling av riskhanteringen och riskramverket Årligt förslag till styrelsen om riskhanteringsplan Beredning av styrelsefrågor inom området riskhantering och regelefterlevnad samt genomförande av styrelsebeslut Uppföljning av storlek, hantering och kontroll av finansiella och operationella risker Uppföljning och analys av riskexponering och risklimiter samt säkerställande av att avvikelserapportering hanteras enligt denna riskhanteringsplan Analys av olika förvaltningsmandat ur ett riskperspektiv Delegering av riskmandat och förändring av limiter inom av styrelsen fastställda ramar, Godkännande av nya instrument inom de ramar som följer av lag, fondbestämmelser och styrelsebeslut Godkännande av nya motparter inom av styrelsen fastställda ramar Säkerställande av att fonden har relevanta risksystem och metoder för riskbedömning Löpande utvärdering av relevanta jämförelseindex att utvärdera förvaltningen mot Löpande utvärdering av metoder för att mäta avkastning, risk och avkastning i förhållande till risk, samt vid behov utveckling av nya metoder Analys av risknivå i AP7:s produkter med beaktande av den totala risken i den allmänna pensionen 5.2.2 Riskansvarig VD ska utse en tjänsteman att vara riskansvarig. Den riskansvarige kan vara organisatoriskt underställd någon annan än VD, men ska i sin roll som riskansvarig arbeta oberoende av de operativa enheterna inom AP7. Den riskansvarige ansvarar för att införa AP7:s interna regler och rutiner för riskhantering enligt denna riskhanteringsplan och övriga beslut av styrelse och VD säkerställa att riskbegränsningssystemet, inklusive begränsningar för sammanlagda exponeringar och motpartsrisk, följs för AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond ge råd till styrelsen vid identifiering av riskprofilen för AP7:s produkter tillhandahålla styrelsen regelbundna rapporter om - hur den aktuella riskvivån för AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond förhåller sig till 9 (14)
respektive fonds riskprofil - hur riskbegränsningssystemet följs för AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond - systemet för riskhantering är lämpligt och effektivt samt om lämpliga korrigeringsåtgärder vidtagits vid brister rapportera till VD om aktuell risknivå för AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond samt alla faktiska eller förutsebara överskridanden av de placeringsbegränsningar som ingår i riskbegränsningssystemet för att säkerställa att lämpliga åtgärder kan vidtas omgående granska och ge stöd i AP7:s arbete med att värdera OTC-derivat Den riskansvarige ska för utlagd verksamhet regelbundet kontrollera att inga avvikelser från det regelverk och de limiter som förvaltaren har att efterleva i enlighet med förvaltningsavtalet och särskilda instruktioner föreligger. samtliga aktuella och relevanta placeringsinstruktioner och limiter som externa förvaltare ska följa finns sammanställda i ett särskilt dokument. 5.3 Intern kontroll Grunden för den interna kontrollen är denna riskhanteringsplan. Det åligger VD att se till att de olika operativa funktionerna har arbets- och rutinbeskrivningar som på ett adekvat sätt hanterar de risker verksamheten är förknippade med. AP7:s organisation och rutiner ska vara uppbyggda för att säkerställa att limiter,instruktioner och lagar efterlevs i verksamheten säkerställa en riktig och fullständig värdering av fondens tillgångar skydda fondens tillgångar För att uppnå dessa syften ska fonden ha rutiner som säkerställer att samtliga affärshändelser omgående registreras och kontrolleras av oberoende funktion / person samtliga transaktioner är verkliga affärshändelser registreras med rätt värde och att värdering sker löpande enligt av styrelsen och lag fastställda riktlinjer eventuella omvärderingar görs på ett korrekt sätt portföljtransaktioner och order om teckning och inlösen av fondandelar dokumenteras i enligt med Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2011:42, 6 kap. 15-18 ) betalningar och betalningsinstruktioner genomfös av två personer i förening affärshändelser bokförs i enlighet med fondens redovisningsprinciper uppföljning och kontroll av utlagd verksamhet sker löpande oberoende (från den operativa verksamheten skild) kontroll av efterlevnad av limiter, instruktioner och lagar sker och att eventuella avvikelser rapporteras till VD och styrelse AP7:s organisation, rutiner och interna kontroll granskas och utvärderas löpande av fondens externa revisorer. Vidare sker internrevision enligt särskilda riktlinjer för internrevision. Revisorerna avger årlig rapport till VD och styrelse. 10 (14)
5.4 Uppföljning 5.4.1 Intern förvaltning Riskansvarig ska regelbundet kontrollera att inga avvikelser från det regelverk och de limiter som förvaltaren har att efterleva i enlighet med interna instruktioner föreligger. samtliga aktuella och relevanta placeringsinstruktioner och limiter som interna förvaltare ska följa finns sammanställda i ett särskilt dokument. 5.4.2 Aggregerad förvaltning VD ska utse ansvarig för att utföra kontroller av att affärsavslut är korrekta och stämmer överens med den information som erhållits, dagligen kontrollera att priser, kurser etc. är korrekta i det interna portföljförvaltningssystemet, dagligen kontrollera att innehavet enligt det interna rapportsystemet stämmer överens med innehavet enligt depåbankens noteringar, Riskansvarig ska 5.5 Limitöverträdelser dagligen kontrollera att fondens tillgångsstruktur stämmer överens med den struktur och de avvikelsemandat som styrelsen beslutat om. 5.5.1 Passiv limitöverträdelse Med passiv limitöverträdelse avses en överträdelse som uppstått på grund av marknadsrörelser. Passiva limitöverträdelser ska handläggas enligt följande: Placeringskommittén och riskhanteringskommittén ska omedelbart informeras om överträdelsen. Inom 5 dagar ska VD efter samråd med placeringskommittén och riskhanteringskommittén besluta om åtgärder för att återställa positionen inom givna limiter. Styrelsen ska informeras omdelbart vid väsentliga överträdelser och vid nästa styrelsemöte informeras om övriga passiva överträdelser samt vidtagna åtgärder. 5.5.2 Aktiv limitöverträdelse Aktiva limitöverträdelser är samtliga limitöverträdelser som inte klassificeras som passiva. Aktiva limitöverträdelser ska handläggas enligt följande: Samma dag som överträdelsen upptäcks ska förvaltaren kontaktas och uppmanas att lämna en skriftlig redogörelse över anledningen till överträdelsen samt vilken åtgärd som vidtagits för att återställa positionen inom givna limiter. Positionen ska åtgärdas samma dag som överträdelsen uppmärksammats. Placeringskommittén och riskhanteringskommittén ska omedelbart informeras om överträdelsen. Styrelsen ska informeras omedelbart om väsentliga överträdelser och vid nästa styrelsemöte om övriga aktiva limitöverträdelser. 11 (14)
Samtliga rapporter som visar aktiva limitöverträdelser ska attesteras av VD. Den attesterade rapporten ska arkiveras tillsammans med en kortfattad beskrivning av orsaken till överträdelsen samt vidtagen åtgärd. 5.6 Incidentrapportering Vid väsentlig överträdelse av fastställda limiter skall styrelsen informeras. Detsamma gäller avseende en inträffad incident av annat slag än limitöverträdelse. Fondens regelverksansvarige ansvarar för denna rapportering, vilken sker till styrelsens ordförande och ordförande för revisionsutskottet så snart en händelse konstaterats. Resterande del av styrelsen informeras i samband med närmast följande styrelsemöte, eller omedelbart efter beslut av VD, styrelsens eller revisionsutskottets ordförande. Rapporteringen ska inkludera en förklaring av händelsen samt beskrivning av vidtagna åtgärder. Väsentlig överträdelse/incident definieras som en överträdelse/incident som har eller skulle kunna ha medfört större ekonomisk skada och/eller förtroendeskada för fonden. Ett riktmärke för definitionen större ekonomisk skada är en påverkan på fondkapitalet på 0,1%. Det åligger samtliga anställda att tillse att samtliga kända incidenter som rör placeringsverksamheten skyndsamt rapporteras till regelverksansvarig. Detta inkluderar incidenter som rör avtalsvillkor med depåbank och externa förvaltare. Incidentrapporteringsskyldigheten gäller även för det fall incidenter varit nära att materialiseras. Av incidentrapporten ska tydligt framgå vad som hänt och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av incidenten. 5.7 Rapportering Rapportering ska ske i enlighet med följande rapporteringsplan. 5.7.1 Till styrelsen Omgående Regelverksansvarig ska omdelbart informera styrelsen vid väsentlig överträdelse av placeringsregler i lagen om investeringsfonder eller av någon limit som styrelsen fastställt. Regelverksansvarig ska så snart en händelse konstaterats rapportera allvarligare incidenter till styrelsens ordförande och ordförande för revisionsutskottet. Resterande del av styrelsen informeras i samband med närmast följande styrelsemöte. Till ordinarie styrelsemöten Årligen VD-rapport om aktuella frågor Rapport om den interna kontrollen av - risker i förvaltningen av AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond - risker i övrigt i AP7:s verksamhet Rapport om utvecklingen av AP7 Aktiefond, AP7 Räntefond, AP7 Såfa, AP7 Försiktig, AP7 Balanserad och AP7 Offensiv i fråga om avkastning, risk etc. Rapport om utvecklingen av den interna förvaltningen Compliancerapport Riskrapport 12 (14)
Verksamhetsplan Rapport från externrevisorer Rapport från internrevisorer Halvårsredogörelse Årsredovisning 5.7.2 Till placeringskommittén För att VD och förvaltningsansvariga ska kunna bevaka och utvärdera förvaltningen och kunna fatta vägrundade beslut avseende kapitalförvaltningen ska följande rapporter finnas tillgängliga: Omgående Veckovis Överträdelse av någon i lag eller av styrelse eller VD faställd limit. Ansvarig förvaltare ska avge en förklaring och redovisa vidtagna åtgärder. Avkastnings- och riskrapport per senast möjliga datum. 5.7.3 Till riskhanteringskommittén Inför varje sammanräde Riskrapport per senast möjliga datum Uppföljning av kredit- och motpartsexponering Uppföljning av limiter och incidenter Uppföljning av total exponering 5.7.4 Till regelverksansvarig Incidentrapporter enligt vad som anges i avsnitt 5.6. 5.7.5 Övrig rapportering Dagligen Pensionsmyndigheten (NAV-kurser) Månadsvis Statistiska centralbyrån (Riksbanksrapport, svenska värdepapper i utländsk depå samt handel med aktier i utlandet.) Kvartalsvis Finansinspektionen (innehavs- och kvartalsrapport för investeringsfonder) Årligen Statistiska centralbyrån (Undersökning: Portföljinvesteringar i utlandet och resultaträkningsuppgifter för investeringsfonder.) Årsredovisning till regeringen (Finansdepartementet) och Finansinspektionen Ad hoc Rapportering till Finansinspektionen vid sådana extraordinära händelser som innebär att skyddet av andelsägarnas tillgångar äventyras, eller som innebär att AP7 inte kan uppfylla 13 (14)
sina åtaganden gentemot fondandelsägarna. Rapporten ska innehålla den information som anges i FFFS 2008:11, bilaga 5. Finansinspektionen ska också informeras om händelser inträffar som kan medföra betydande ekonomisk skada för andelsägarna. Vid beslut om senareläggning av inlösen av fondandelar ska Finansinspektionen och Pensionsmyndigheten omedelbart underrättas. Då AP7:s fonder är mycket likvida är det osannolikt att en sådan situation inträffar, men situationen kan uppkomma vid mycket stora utflöden ur fonderna då värdepapper först måste avyttras för att inlösen ska kunna göras. Sedan orsakerna till senareläggningen upphört ska Finansinspektionen och Pensionsmyndigheten omedelbart underättas. 6 Rutiner för att säkerställa att fondverksamheten kan bedrivas utan avbrott Styrelsen har fastställt AP7:s IT- policy. Av denna framgår att styrelsen har delegerat till VD att besluta om riktlinjer för avbrottsfri verksamhet. Sådana riktlinjer har beslutats av VD senast i november 2011. 14 (14)