Rutin Regionservice Organisatoriska Brandskydd 1. Allmänt Riktlinjer Brandskydd för Region Skåne fastställd av Regionstyrelsen 2005-02-03, 19 gällande från 2005-03-01 ska tillämpas i Regionservices brandskyddsarbete. Riktlinjerna för brandskydd omfattar verksamheter där Regionservice utgör arbetsgivare eller där Regionservice i egenskap av förvaltare ansvarar för fastigheter som ägs av Region Skåne. Dessa gemensamma riktlinjer för brandskydd avser att redovisa hur det systematiska brandskyddsarbetet ska bedrivas inom Regionservice avseende organisation, drift och underhåll samt utbildning i enlighet med gällande regelverk och föreskrifter. Vidare utgör de en grund för redovisning av brandskyddsfrågor vid myndighetsbesiktningar, kvalitetsrevision och andra externa kontroller. Brandskyddsarbetet inom Regionservice ska präglas av enhetlighet och kontinuitet samt vara tekniskt både robust och flexibelt, vilket säkerställer en hög brandskyddsnivå inom de fastigheter och anläggningar som förvaltas av Regionservice. En god kunskap inom brandskyddsområdet för Regionservices personal och entreprenörer ska skapa handlingsförmåga och trygghet vid frågor och händelser som berör brand- och utrymningssäkerhet. Hyresgästernas ansvar berörs inte direkt, men då lagstiftningen gällande räddningstjänst och brandskydd i fastigheter ålägger såväl fastighetsägare som innehavare av verksamhetens ansvar, är det naturligt att det sker ett samarbete kring brandskyddsfrågor som rör båda parter. För att brandskyddsarbetet ska få avsedd effekt erfordras även att brandskyddet förstås och accepteras av medarbetare inom Regionservice, hyresgäster, verksamheter, entreprenörer och leverantörer samt berörda myndigheter. Det är viktigt att det förebyggande brandskyddet så lång som möjligt planeras i samråd med berörda så att utformning och funktion blir ändamålsenlig. Avstämning ska regelbundet ske inom de områden där Regionservices systematiska brandskyddsarbete tangerar de arbete som utförs genom hyresgästernas brandskyddsorganisation. 2. Regelverk och kravnivåer Aktuella lagar och regelverk kopplat till det systematiska brandskyddsarbetet anges i Regionservice laglista, Regionservice huvudkontor och administrativ division. Sida 1(9)
3. Brandskyddsorganisation Brandskyddsarbetet kräver en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. I syfte att tydliggöra Regionservice ansvar för brandskyddet som fastighetsägare och ansvaret som arbetsgivare och hyresgäst har Regionservice två organisationer för brandskydd. en organisation som beskriver roller och ansvar som fastighetsägare en organisation för Regionservice brandskyddsarbete som arbetsgivare och hyresgäst. Grundinriktningen i båda organisationerna är att kontrollen av det systematiska brandskyddsarbetet, registrering och uppföljning av utbildning mm så långt som möjligt är integrerat i verksamhetens befintliga ledningssystem, personaladministration och drift- & underhållsrutiner. 3.1 Brandskyddsorganisation Regionservice som fastighetsägare Figur 1. Brandskyddsorganisation, Regionservice som fastighetsägare Servicedirektör (förvaltningschef) Huvudansvar för brandskyddsfrågor enlig gällande policy för brandskydd samt Region Skånes Chefsinstruktion (Regionstyrelsen 2010-02-11, 29, 091116) Ansvar för att upprätta en organisation för systematiskt brandskydd och säkerställa att policy och riktlinjer för säkerhetsarbetet följs samt tillsyn över att förvaltningens olika verksamheter har anpassade och nödvändiga regler, instruktioner och checklistor och tillräcklig information om säkerhet och riskhantering. Sida 2(9)
Chef AM Har på delegation det övergripande samordningsansvaret för brandskyddet inom Regionservice. Övergripande ansvar för att upprättade riktlinjer, planer och rutiner kopplat till det systematiska brandskyddsarbetet efterlevs. Fastighetschef/enhetschef Ansvarar för att upprättade riktlinjer, planer och rutiner kopplade till det systematiska brandskyddsarbetet efterlevs. Ansvarar för prioritering och genomförande av förebyggande brandskyddsåtgärder. Ansvarar för att ett fastighetsområde vid behov innehar godkända funktioner för: Anläggningsskötare av brand- och släcksystem Föreståndare för hantering av brandfarlig vara Heta arbeten, enligt Svenska Brandskyddsföreningens underlag för egenstyrd personal samt samordning vid externa heta arbeten. Ansvarar för att rutiner följs för registrering och sammanställning av genomförda utbildningar. Ansvarar för att avvikelserapportering genomförs enlig gällande rutiner. Säkerhetsstrateg Regionservice Bistår förvaltningschef i brand- och säkerhetsarbetet. Arbetar med utveckling och samordning av det övergripande systematiska brandskyddsarbetet för hela Regionservice. Bistår med specialistkompetens och stödjande underlag inom frågor som generellt berör brand- och utrymningssäkerhet. Utför kvalitetsrevisioner av det systematiska brandskyddsarbetet. Sammankallande till nätverksmöten med samtliga Brand- och säkerhetssamordnare. Brand- och säkerhetssamordnare Samordna det operativa brandskyddsarbetet inom ett fastighetsområde/enhet och det fastighetsansvar Region Skåne har gentemot lokala myndigheter (Räddningstjänster). Ta fram underlag, prioritera, och föreslå genomförande av förebyggande brandskyddsåtgärder I uppdraget ingår att samordna instruktioner och bestämmelser med hyresgästerna och uppdragsgivare. Samordningsansvarig för den tillsyn som Räddningstjänsten utför. Följa upp att Driftentreprenörers brandskyddsansvariga genomför egenkontroll av brandskyddet enligt rutin. Delta på Brand- och säkerhetssamordnarnas nätverksmöten fyra gånger per år. Sida 3(9)
Brandskyddsfunktioner Fastighetsdriftsentreprenörer För fastigheter där Regionservice har avtal med entreprenör för fastighetsdrift och fastighetsanknutna servicetjänster ska entreprenör ha utsedd brandskyddsansvarig. Intern samt extern driftentreprenör (ansvarig för drift- och service) Ska ha utsett brandskyddsombud och brandskyddsorganisation Ansvarar för att av Regionservice upprättade riktlinjer, planer och rutiner kopplade till det systematiska brandskyddsarbetet efterlevs Ansvarar för att driftområdet vid behov innehar godkända funktioner för: anläggningsskötare av brand- och släcksystem, brandlarm. föreståndare för hantering av brandfarlig vara heta arbeten, enligt Brandskyddsföreningens underlag för egenstyrd personal samt samordning vid externa heta arbeten Ansvarar för att avvikelserapportering genomförs enlig gällande rutiner Ansvarar för att utföra egenkontroller av byggnadstekniskt brandskydd enligt rutin samt avrapportera utförd kontroll samt åtgärder i Regionservice fastighetssystem Samordnar det operativa brandskyddsarbetet inom ett driftområde Ansvar för att utfärda tillstånd för heta arbeten för samtliga heta arbeten som utförs inom driftområdet med undantag från byggentreprenader Ansvarar för avställning av brandteknisk funktion enligt instruktion Avrapporterar det systematiska brandskyddsarbetet till Regionservice brandskyddssamordnare vid driftmöten kvartalsvis Sammanställer årsredovisning av brandskyddsarbetet Medverka vid myndighetsbesiktningar gällande brandskydd och säkerhet Externa fastighetsförvaltares roll Vid förhyrningar i externt ägda fastigheter är Regionservice förstahandshyresgäst och hyr i sin tur ut lokalerna till Region Skånes övriga förvaltningar samt i förekommande fall till externa hyresgäster. I de fall Regionservice är förstahandshyresgäst är det i första hand den externa fastighetsförvaltaren som ansvarar för kontakten med fastighetsägaren gällande hyresavtalsrelaterade brandskyddsfrågor och eventuella investeringar. Den externa fastighetsförvaltaren ansvarar för att Regionservice gränsdragningslista för brandskydd (se Ansvar och uppföljning Hyresgäst i Regionservice dokumentation för systematiskt brandskyddsarbete) beaktas vid avtalsskrivningen och följs i möjligaste mån. Den externa fastighetsförvaltaren sammankallar, på fastighetsägarens eller Regionservice hyresgästs anmodan, representanter från hyresgäst, Regionservice och extern fastighetsägare till avstämningsmöten gällande brandskyddsfrågor. Sida 4(9)
3.2 Brandskyddsorganisation Regionservice som arbetsgivare och hyresgäst Ansvaret för Regionservice brandskyddsarbete som arbetsgivare och hyresgäst i egna och i inhyrda lokaler följer linjeansvaret och är formellt delegerat enligt Regionservice delegationsordning. Delegationsordningen beskriver ansvaret på chefsnivå. Nedan beskrivna roller utgör, tillsammans med organisationens chefer, Regionservice brandskyddsorganisation som arbetsgivare och hyresgäst. Figur 2. Brandskyddsorganisation, Regionservice som arbetsgivare Säkerhetsstrateg Regionservice Bistår förvaltningschef i brand- och säkerhetsarbetet. Brand- och säkerhetshandläggare Bistår divisionschef/verksamhetsområdeschef i brand- och säkerhetsarbetet Samordna det operativa brandskyddsarbetet På uppdrag arbeta för att alla medarbetare inom divisionen/verksamheten/enheten utbildas så att erforderlig säkerhetsnivå uppnås, ansvarar för att utbildningsregister är aktuella På uppdrag följa upp att brandskyddsombuden genomför egenkontroll av brandskyddet enligt Regionservice checklista, samt sammanställer underlagen för egen eller vidare handläggning. Brand- och säkerhetshandläggare utses av divisions-/affärsområdeschefen. Behovet av antalet brand- och säkerhetshandläggare är beroende av divisionens storlek Sida 5(9)
Brand- och säkerhetsombud Bistår enhetschef i brand- och säkerhetsarbetet Ska kontinuerligt samarbeta med brand- och säkerhetshandläggaren samt få den tid som erfordras för att kunna genomföra sina uppgifter. Delge sina kolleger information och utbildning i brandfrågor som berör egna arbetsplatsen. Genomför egenkontroll av brandskyddet enligt Regionservice checklista. Ett brand- och säkerhetsombud ska utses per arbetsställe av enhetschefen. I det fall flera enheter är placerade i samma byggnad kan samordning mellan enheterna, avseende rollen brand- och säkerhetshandläggare samt brand- och säkerhetsombud, ske. Detta utan att ansvaret fråntas linjen och delegationsordningen. Alla anställda Alla anställda har ett ansvar att ta del av den brand- och säkerhetsinformation som finns tillgänglig samt att genomgå de utbildningar som tillhandahålls. Alla ska, där man normalt arbetar, känna till utrymningsvägar och uppsamlingsplatser, kunna hantera brandredskapen samt veta var de är placerade. Sida 6(9)
4. Generella anvisningar 4.1 Administrativa system Som verktyg för planering, registrering och samordning av kontrollen för brandskyddsarbetet som fastighetsägare, används som huvudinriktning Landlordsystemet. Genom kodning i installationsdatabasen av olika brandskyddskontroller möjliggörs redovisning och analys av utförda åtgärder inom respektive byggnad. 4.2 Kontrollintervaller brandtekniska system Gällande lagar och föreskrifter anger i allmänhet inte direkta tidskrav för hur frekvent kontroll- och underhållsinsatser ska vidtas. Krav anges generellt för att uppnå funktionsnivå under en byggnads brukstid eller att drift/skötsel sker med viss normal regelbundenhet. I de fall där kontrollintervall anges är de att betrakta som miniminivåer. Generellt gäller dock att om kontroller påvisar att installationer inom vissa miljöer har en hög felfrekvens ska tätare kontrollintervaller tillämpas inom dessa delar. Motsvarande kan låga felfrekvenser medge längre kontrollintervall. Återkoppling från det systematiska brandskyddsarbetet och från statistiken i de administrativa systemen samt den allmänna erfarenheten utgör bedömningsunderlag. 4.3 Egenkontroll genom egen verksamhet och genom hyresgäster Krav på systematiskt brandskyddsarbete och egenkontroll av brand- och utrymningsskyddet är aktuellt både för den egna verksamheten som Regionservice svarar för, samt den verksamhet som hyresgäster driver. För Regionservice egna verksamhet ska samtliga avdelningar, i egenskap av hyresgäst och arbetsgivare, utföra egenkontroll minst 4 gånger per år enligt checklista för egenkontroll som återfinns i Regionservice dokumentation för systematiskt brandskyddsarbete. Original förvaras hos brandskyddsombud. Omfattningen på hyresgästers egenkontroll ska utarbetas i samråd med fastighetsområdena. 4.4 Om-, till- och nybyggnadsarbeten Brand- och utrymningssäkerheten i en byggnad ska vara uppfylld vid såväl ombyggnationer (ROT-arbeten) som vid normalt utnyttjande. Kontroller avseende brandskyddet ska göras under hela byggtiden gentemot de förutsättningar som är aktuella. Vägledning finns i instruktion och checklistor för Brandskydd på byggarbetsplats. 4.5 Bortkoppling av brandteknisk funktion Vid olika tillfällen, t.ex. ombyggnationer, tillfälliga brandfarliga heta arbeten eller vid utbildning kan det vara aktuellt med bortkoppling/avställning av brandskyddsteknisk funktion. Vägledning för åtgärder och åtagande i dessa fall erhålls genom instruktion och checklistor i Regionservice dokumentation för systematiskt brandskyddsarbete. Sida 7(9)
4.6 Tillfälliga brandfarliga heta arbeten I de fall då tillfälliga brandfarliga heta arbeten ska utföras ska Rutin för Heta Arbeten med tillhörande säkerhetsregler följas, se Regionservice dokumentation för systematiskt brandskyddsarbete. 4.7 Hantering av brandfarlig vara Som en del i organisationen för verksamhetens systematiska brandskyddsarbete tillkommer organisationens hantering av brandfarlig vara. 4.8 Avvikelsehantering, brand och utrymning Avvikelserapportering kopplat till brand- och utrymningstekniskt skydd avser händelser där personal har befunnit sig i, iakttagit eller blivit informerad om en situation där risk för uppkomst av brand och/eller behov av personutrymning varit aktuellt. Såväl hyresgäst som fastighetsägare samt driftorganisation ska bevaka och rapportera avvikelser och vidta åtgärder. 4.9 Tillsyn Genomgång av det brand- och utrymningstekniska skyddet i samband med tillsyn från arbetsmiljöverket, räddningstjänst eller annat kontrollorgan behandlas genom fastighetschefen och dennes organisation som: Utgör kontaktfunktion för tillsynsmyndighet eller annat kontrollorgan Ansvarar för sammanställning av brandtekniskt byggnadsinformation Samordnar och redovisar underlag för utförda brandskyddskontroller Samordnar och redovisar sammanställning av avvikelserapportering Ansvarar för att eventuella åtgärdskrav från tillsynsmyndighet handläggs, åtgärdas och återrapporteras. Redovisar organisationsförändringar i den egna brandskyddsorganisationen och genomförda utbildningar Vid tillsyner och skriftliga redogörelser sker så långt som möjligt samordnad redovisning genom Regionservice där hyresgäst redovisar en sammanställning av brandskyddet motsvarande: Beskrivning av den egna brandskyddsorganisationen Genomförda löpande egenkontroller och åtgärder vid avvikelser Genomförd utbildning av personalen Större avvikelser som har medfört eller komma att kräva direkta förbättrande åtgärder Sida 8(9)
5. Brandskyddsutbildning För att det systematiskt brandskyddsarbete ska fungera fullt ut krävs en regelbunden utbildning av all personal. All utbildning ska följas upp via gällande personalsystem. Eventuell utbildning och information om brandskydd till entreprenörer och leverantörer ska följas upp genom respektive beställare/uppdragsgivare. Följande utbildningar är aktuella: Utbildning av alla anställda (webbutbildning) Utbildning för nyanställda, vikarier/elever samt vid byte av arbetsplats Utbildning av brand- och säkerhetsombud Utbildning av brand- och säkerhetssamordnare Grundläggande första hjälpen HLR Utbildning av chefer Följande utbildningar är aktuella för fastighetsägaransvaret: Utbildning av föreståndare för hantering av brandfarlig vara Utbildning för certifiering i heta arbeten Utbildning för anläggningsskötare för brandlarm samt sprinkler Se utförlig information i Utbildningsplan i Regionservice dokumentation för systematiskt brandskyddsarbete. 6. Styrande dokument Riktlinjer Brandskydd för Region Skåne fastställd av Regionstyrelsen 2005-02-03, 19 gällande från 2005-03-01 Regionservice laglista, Regionservice huvudkontor och administrativ division Chefsinstruktion, Regionstyrelsen 2010-02-11 Regionservice dokumentation för systematiskt brandskyddsarbete (finns på VGI och i VLS) Sida 9(9)