Föreningspärm för föreningar anslutna till Villaägarnas Riksförbund 2012-12-18 nu med reviderade normalstadgar. Uppdatering och utveckling av pärmen via www.villaagarna.se / Min Sida Postadress Besöksdress Telefon Fax E-post Hemsida Box 7118, 192 07 Sollentuna Johan Berndes väg 8-10 010-750 01 00 010-750 02 50 foreningsparm@villaagarna.se www.villaagarna.se
Välkommen till Föreningspärmen Tanken med Föreningspärmen är att den ska vara ett hjälpmedel i styrelsearbetet. Våren och sommaren 2012 uppdaterades pärmen och fick ett nytt utseende. Vårt namn på detta hjälpmedel är fortfarande Föreningspärmen. Pärmen innehåller basfakta, mallar, lathundar, information m.m. allt för att underlätta det praktiska arbete en styrelse i en lokal villaägarförening har att utföra. Du är dessutom alltid välkommen att ringa ditt regionkontor för hjälp och råd. Utöver det häfte som har överlämnats i ett exemplar till varje förening kommer innehållet att finnas tillgängligt på Villaägarnas portal, www.villaagarna.se, Min sida och För förtroendevalda. Här görs även uppdateringar av materialet. Du som är förtroendevald kommer åt materialet efter inloggning. Ny information aviseras via e-post eller i de regionala nyhetsbreven. Har du synpunkter på pärmen och dess innehåll skicka gärna e-post till foreningsparm@villaagarna.se Vi hoppas att den nya skriften kommer till praktisk användning i styrelsearbetet. Lycka till! Villaägarnas Riksförbund Lena Rönngren Røssing Lars Lindegren Lennart Svensson Staffan Peterson 2012-09-20 1 (88)
Innehåll Välkommen till Villaägarnas Föreningspärm 2 1. Om oss inom Villaägarna 3 Förteckning över mallar m.m. på webbportalen 6 2. Styrelsearbetet 7 2.1 Stadgar, årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse 7 2.2 Innevarande års verksamhetsplan 15 2.3 Arbetsordning för styrelsen och styrelseprotokoll 20 2.4 Ekonomi, års- och aktivitetsbudgetar 26 2.5 Skatter, moms, avgifter och kontrolluppgifter 31 2.6 Valberedningens arbete 32 2.7 Revisorn 35 2.8 Medlemsavgift 36 2.9 Styrelserådgivning 39 2.10 Checklista för uppgifter under året 40 3. Föreningsarbetet 41 3.1 Aktiviteter 41 3.2 Min sida, webbportalen 43 3.3 Föreningshemsidan 45 3.4 Lokalt medlemsregister 46 3.5 Värvning 48 3.6 Annonsering 51 3.7 Villaägarnytt 52 3.8 Släpvagnskonceptet 53 3.9 Praktisk hjälp från Villaägarna 54 3.10 Studieförbundet Vuxenskolan 58 4. Medlemskort och förmåner 59 4.1 Allmänt 59 4.2 Nytt medlemskort 60 4.3 Medlemsförmåner 61 4.4 Avtal och förmåner i närområdet 64 4.5 Avtalsexempel 65 5. Intressepolitik 73 5.1 Intressepolitik och opinionsbildning 73 5.2 Lokal intressepolitik 74 5.3 Lokala massmedier 76 5.4 Kommunal remissinstans 77 6. Rådgivning 79 6.1 Medlemsrådgivning 79 7. Information från Villaägarnas Riksförbund 81 7.1 Allmänt 81 7.2 Föreningsförsäkring 82 7.3 Policyer 84 7.4 Boktips 86 7.5 Serviceavtal för samfälligheter 87 2 (88) 2012-09-20
Avsnitt 1 1. Om oss inom Villaägarna Inledning Här beskriver vi hur Villaägarnas Riksförbund hänger ihop. När du har läst detta hoppas vi att du känner ökad delaktighet i organisationen. Villaägarnas Riksförbund Att vara förtroendevald inom Villaägarnas Riksförbund innebär att man är en viktig del i en större organisation. Villaägarna har i dag cirka 322 000 medlemmar. En stor del av dem är anslutna genom villaägarföreningar runt om i landet. Övriga medlemmar bor i områden där det inte finns någon ansluten villaägarförening. Dessa kallar vi för direktanslutna medlemmar. Våra tre ben Förmåner Vi erbjuder förmåner, bland annat i form av rabatter som påverkar boendekostnaderna. Läs mer i avsnitt 5, sidan 73. Intressepolitik Vi granskar, analyserar och skapar opinion kring politiska beslut och andra frågor som berör boende i villa- och fritidshus. I avsnitt 6, sidan 79, kan du läsa mer om intressepolitiken. Rådgivning Vi erbjuder våra medlemmar kostnadsfri rådgivning via telefon och e-post inom juridik, boendeekonomi, byggnadsteknik, energi m.fl. områden. Mer information om rådgivningen hittar du i avsnitt 7, sidan 81. Samfälligheter Parallellt med förenings- och medlemsverksamheten bedriver Villaägarnas Riksförbund även en service för samfällighetsföreningar. Läs mer i avsnitt 7.5, sidan 87. Organisation En demokratisk organisation Villaägarna är en demokratisk organisation. Medlemmarna i en villaägarförening väljer sin föreningsstyrelse. Det är villaägarföreningarna (d.v.s. ytterst deras medlemmar) som väljer representanterna till regionstyrelsen och förbundsstyrelsen. På kongressen, som äger rum vart fjärde år, väljer villaägarföreningarna ledamöter till förbundsstyrelsen och bestämmer vilken riktning Villaägarna ska ha de närmaste fyra åren. Förbundsdirektören är utsedd av förbundsstyrelsen. Alla anställda centralt och regionalt är underställda förbundsdirektören. Medlemsavgiften Medlemsavgiften består av två eller tre delar förbundsavgiften som bestäms av kongressen föreningsavgiften som bestäms av medlemmarna i föreningen föreningar kan samverka i en krets och då kan en särskild kretsavgift tas ut. 2012-09-20 3 (88)
Avsnitt 1 Medlemskap Det finns två olika former av medlemskap föreningsansluten när det finns en lokalförening på orten eller i området man bor direktansluten om det inte finns någon förening på den ort eller i det område där man bor. Direktanslutna medlemmar har samma rättigheter och medlemsförmåner, men de har inte möjlighet att påverka val av ledamot vid regionmöte eller kongress. Villaägarnas olika delar Villaägarföreningar. Totalt är cirka 250 villaägarföreningar samlade inom Villaägarna. Varje förening är en egen juridiska person. En villaägarförening arbetar lokalt inom sitt verksamhetsområde och har till syfte att främja sina medlemmars intressen. Föreningarna arbetar bland annat med att ta fram lokala medlemsförmåner (till exempel rabatter och maskinpooler) ordna lokala medlemsaktiviteter värva nya medlemmar vara remissinstans i kommunala ärenden såsom detaljplaner bevaka trafikmiljön, gatuunderhåll, buller och avgasfrågor etc. sprida kunskap om Villaägarnas verksamhet verka för att förbundets intressepolitiska ställningstaganden genomförs på lokal nivå företräda medlemmarna vid regionmöten och kongresser. Regionstyrelsen väljs av föreningarna vid ett regionmöte som hålls vartannat år. Regionstyrelsen består av förtroendevalda representanter och bedriver sin verksamhet på uppdrag av förbundsstyrelsen. Regionstyrelsen och regionkontoret upprättar tillsammans förslag till en regional verksamhetsplan och budget. Den regionala verksamhetsplanen ingår därefter i förbundets gemensamma verksamhetsplan. Regionstyrelsens ekonomihantering sköts av förbundskontoret. Regionmötet är regionstyrelsens årsmöte och hålls vartannat år. De två gångna årens verksamhet presenteras tillsammans med verksamhetsplanen för det kommande året. På regionmötet väljs ledamöter till regionstyrelsen för en period av två år. Regionmötet utser även delegater till förbundets årsstämma som hålls varje år mellan ordinarie kongressår. Förbundskontoret består av ett centralt kontor och ett antal regionala kontor. På det centrala kontoret finns gemensamma funktioner som den intressepolitiska avdelningen, medlemsförmåner, rådgivningsavdelningen, medlemsregistret, samfällighetsservice m.m. Regionkontoret verkställer den regionala verksamhetsplanen och är underställd förbundsdirektören i sin dagliga verksamhet. Den regionala verksamhetsplanen är framtagen gemensamt av regionkontoret och regionstyrelsen och harmonierar med den av kongressen fastställda verksamhetsinriktningen. Regionkontoret koordinerar sitt arbete med de lokala föreningarna och samråder med regionstyrelsen. Regionkontoret ger service och rådgivning till regionens medlemmar och föreningarnas styrelser. Förbundsstyrelsen har det övergripande ansvaret för verksamheten mellan kongresserna. Styrelsen svarar för förvaltningen av förbundets angelägenheter och fastställer verksamhetsplan samt budget för respektive verksamhetsår. 4 (88) 2012-09-20
Avsnitt 1 Villaägarnas övergripande mål/inriktning är att i samverkan med till förbundet anslutna lokalföreningar maximera den av medlemmar och icke medlemmar upplevda medlemsnyttan i förhållande till nivån på medlemsavgiften, fortsatt upprätthålla en god kännedom om Villaägarnas roll som Sveriges största och kraftfullaste intresse- och konsumentorganisation i omvärlden och för landets småhusägare inkluderande att skapa en ökad lokal närvaro med goda möjligheter för småhusägarna att påverka sin lokala boendemiljö, öka antalet medlemshushåll till minst 340 000 år 2015, uppnå förbättringar för landets småhusägare i enlighet med det bostadspolitiska programmet, öka samverkansgraden inom hela organisationen såväl horisontellt som vertikalt i syfte att öka effektivitet och verkningsgrad i resursinsatsen. Sammanfattning av verksamhetsinriktning Verksamhetsinriktningen för den kommande kongressperioden kan sammanfattas enligt följande: Bedriva en verksamhet som leder till att målen för Vision 2025 uppnås. Utifrån en stabil plattform skapa tillväxt till gagn för en successivt ökad medlemsnytta. Skapa kompletterande intäkter och på sikt öka det egna kapitalet. Upprätthålla en god varumärkeskännedom och tydliggöra nyttan med medlemskapet. Maximera medlemsnyttan i förhållande till nivån på medlemsavgiften. Uppnå 340 000 medlemshushåll 2015. Öka samverkansgraden i organisationen. Ökad lokal närvaro i samverkan med lokalföreningar och regioner. Vidareutveckla pågående investeringar i webbplats, förmåns- och lojalitetsprogram. Förbättra möjligheterna till demokratiskt inflytande för alla medlemmar. Prioritera områdena energi, beskattning, avgifter och den lokala boendemiljön i den intressepolitiska verksamheten Ökad servicegrad, effektivisering samt marknadsföring av rådgivningsverksamheten. Utveckla förutsättningarna för bevakning och påverkan i EU frågor. 2012-09-20 5 (88)
Avsnitt 1 För att underlätta arbetet för styrelser i lokalföreningar finns nedanstående dokument på Villaägarnas hemsida. Logga in på Min sida och gå vidare till rubriken För förtroendevalda. Under rubriken Föreningens A - Ö hittar du nedanstående länkar. Det kommer att förändras över tiden, nyheter kommer till och gammalt tas bort. Aktivitetsplanering, checklista Annonsering, mallar Arbetsordning föreningsstyrelse, exempel Bildbank, fria bilder Budget, exempel Förenings lokala avgift, uppgift Förenings styrelse, ändring Förenings styrelse, ändring on line Föreningsförsäkring, produktblad Föreningspärmen Grafisk profil, Villaägarnas Riksförbund Hedersmedlem Hyresavtal, exempel Kontorstryck, mallar Logotyp Medföljare, Villaägaren Medlemsregister, lokalt (länk) Medlemsregister, lokalt (manual) Medlemsregister, e-postutskick (manual) Medlemsstatistik Personuppgifter, avtal (PUL) Policy Presentation, Rådgivningsavdelningen Presentation, Villaägarnas Riksförbund Profilprodukter, beställa Protokoll, exempel Regionkonferens, syfte m m Remissinstans, brevmall Remissyttrande detaljplan, mall Resor, representation Revisionsberättele, exempel Samarbetsavtal, mallar Släpvagnskonceptet Stadgar, förening Stadgar, krets Studieförbundet Vuxenskolan, avtal Styrande dokument Styrelseutbildning Undersökningar Valberedning Verksamhetsplan Verktygspool, avtal Villaägarnytt Värvningsbrev, exempel Webbredaktörer Ändring av förenings styrelse 6 (88) 2012-09-20
Avsnitt 2.1 2. Styrelsearbetet 2.1 Stadgar, årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelse För lokalförening som är ansluten till Villaägarnas Riksförbund tillhandahåller förbundet rekommenderade normalstadgar. Genom att anta normalstadgarna verkar alla anslutna lokalföreningar utifrån en gemensam plattform. Notera att dagordningen på ett årsmöte ska följa motsvarande punkter i aktuell paragraf i föreningens stadgar. Bilagor I detta avsnitt finner du Villaägarnas Riksförbunds rekommenderade normalstadgar för en lokalförening exempelmall för årsmötesprotokoll exempelmall för verksamhetsberättelse. Samtliga dokument finns att hämta på www.villaagarna.se, Min sida under För förtroendevalda, Blanketter, mallar, manualer. På första sidan av normalstadgarna görs lämpligen följande ändringar ersätt Normalstadgar för förening med Stadgar för (föreningens namn) ersätt Normalstadgar för föreningar fastställda 2004-11-05 med Stadgarna fastställda (datum då stadgarna fastställdes) ersätt logotypen med föreningens logotyp. 2012-09-20 7 (88)
Avsnitt 2.1 Bilaga Normalstadgar Normalstadgar för förening ansluten till Villaägarnas Riksförbund Normalstadgar för föreningar fastställda 2012-12-05 8 (88) 2012-09-20
Avsnitt 2.1 Bilaga Normalstadgar 1 Ändamål och verksamhetsområde 1.... är en partipolitiskt obunden sammanslutning, ideell förening, av medlemmar i Villaägarnas Riksförbund, nedan kallat förbundet. 2. Föreningen är en självständig juridisk person. 3. Föreningens geografiska verksamhetsområde är 4. Föreningen är ansluten till förbundet och företräder medlemmarna lokalt. 5. Föreningens uppgift är att tillvarata medlemmarnas intressen i enlighet med dessa stadgar, de stadgar som gäller för förbundet och de riktlinjer som fastställs av förbundet. Föreningen skall verka för att förbundets mål uppnås. 2 Medlemskap 1. Medlemmar i föreningen är villa- eller fritidshusägare inom föreningens verksamhetsområde. Även andra som är intresserade av föreningens verksamhet kan vara medlemmar. För medlemskap i föreningen fordras medlemskap i förbundet. 2. Medlemskapets rättigheter och skyldigheter gäller alla i hushållet. Rösträtt vid årsmöte gäller dock endast för en person per hushåll. 3. Styrelsen får utesluta medlem som motverkar föreningens intressen. 3 Medlemsavgifter 1. Medlemsavgift utgörs av en avgift till föreningen och en avgift till förbundet. Medlemsavgift till föreningen fastställs vid föreningens årsmöte. Därutöver tillkommer avgift till förbundet som fastställs av förbundets kongress. 2. Medlemsavgift uppbärs av förbundet. 4 Årsmöte 1. Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Årsmöte skall hållas före april månads utgång. Extra möte sammankallas av styrelsen antingen på eget initiativ eller när det för att behandla viss angiven fråga begärs av medlemmar, som tillsammans utgör minst 20 % av föreningens medlemsantal per den 31 december föregående år. 2. Extra möte skall hållas inom 2 månader från det begäran inkommit till styrelsen. I nämnda tidsperiod skall i förekommande fall inte inräknas månaderna juli och augusti. 3. Styrelsen kallar till årsmöte eller extra möte och bestämmer tid och plats för mötet. Kallelse skall utsändas, annonseras eller på annat sätt nå medlemmarna minst 30 dagar före mötet. 4. Medlemmar får till årsmöte inkomma med motioner, som skall vara styrelsen tillhanda senast 20 dagar före mötet. 5. Styrelsen ska avge yttrande över de motioner som kommit in. Inkomna motioner och styrelsens yttrande skall bifogas förslaget till dagordning. 6. Förslag till dagordning jämte övriga erforderliga handlingar skall utsändas eller hållas tillgängliga hos styrelsen minst 7 dagar före mötet. En kopia av möteshandlingarna skall inom samma tid även tillställas förbundets regionkontor. 2012-09-20 9 (88)
Avsnitt 2.1 Bilaga Normalstadgar 5 Vid årsmöte skall följande ärenden behandlas. 1. Öppnande av mötet genom styrelsens ordförande. 2. Anteckning av närvarande och upprättande av röstlängd. 3. Val av ordförande, sekreterare och justerare, tillika rösträknare, för mötet. 4. Fråga om mötet blivit stadgeenligt kallat. 5. Fastställande av dagordning. 6. Behandling av verksamhetsberättelse. 7. Behandling av revisionsberättelse. 8. Fastställande av resultaträkning och balansräkning. 9. Disposition av resultatet enligt fastställd balansräkning. 10. Fråga om ansvarsfrihet. 11. Behandling av förslag från styrelsen. 12. Behandling av inkomna motioner. 13. Beslut om avgift till föreningen för nästkommande verksamhetsår. 14. Beslut om arvoden. 15. Behandling av verksamhetsplan och budget. 16. Fastställande av antal ledamöter i styrelsen. 17. Val av ordförande i styrelsen. 18. Val av övriga ledamöter i styrelsen. 19. Val av revisor och ersättare. 20. Val av valberedning. 21. Information och diskussion i aktuella frågor 22. Övriga frågor 23. Mötet avslutas. Vid extra möte får förutom punkterna 1-5 ovan endast behandlas den eller de frågor, som upptagits på dagordningen. Beslut vid årsmöte eller extra möte fattas genom öppen omröstning om mötet inte beslutar annorlunda för visst fall. Som mötets beslut gäller den mening som får högsta antal avgivna röster, om det inte i dessa stadgar krävs kvalificerad majoritet för att beslut skall gälla. Vid lika röstetal har mötesordföranden utslagsröst utom vid val, då lotten avgör. Varje medlem har en röst. Styrelsens ledamöter har inte rösträtt i frågor som rör styrelsens egen förvaltning. Fullmaktsröstning är tillåten. Ingen får företräda fler än två röster. 6 Styrelse 1. Styrelsen skall bestå av ordförande och ytterligare minst 2 ledamöter. Årsmötet fastställer antalet styrelseledamöter. Mandatperioden är tiden mellan två årsmöten. Avgående ordförande samt övriga ledamöter kan omväljas. För att kunna ingå i föreningens styrelse erfordras medlemskap i föreningen. Den som är anställd inom förbundet eller dess dotterbolag får inte inneha förtroendeuppdrag i föreningen Styrelsen får inom sig utse vice ordförande, sekreterare, kassör och eventuella övriga erforderliga funktionärer. 2. Styrelsen skall handha föreningens angelägenheter, förvalta dess tillgångar och föra protokoll över sina sammanträden. Föreningens firma tecknas av styrelsen eller på det sätt styrelsen beslutar. 7 10 (88) 2012-09-20
Avsnitt 2.1 Bilaga Normalstadgar 3. Styrelsen skall föra noggranna räkenskaper över inkomster och utgifter och vid årets slut, upprätta resultaträkning och balansräkning samt avge verksamhetsberättelse. Styrelsen skall också upprätta verksamhetsplan och budget. Dessa handlingar skall föreläggas nästkommande årsmöte. 4. Kallelse till styrelsemöte utfärdas av ordföranden och utsänds senast 7 dagar före sammanträdet. 5. Styrelsen är beslutsmässig om minst hälften av dess ledamöter är närvarande. Beslut inom styrelsen fattas med enkel majoritet och genom öppen omröstning. Vid lika röstetal i omröstning har ordföranden utslagsröst utom vid val då lotten avgör. Ledamot i styrelsen får inte delta i behandling och beslut av ärende som rör denne personligen. Denne får inte heller delta när han eller hon är jävig av annan orsak. 7 Verksamhetsår och revision Föreningens verksamhetsår sammanfaller med kalenderår. Styrelsens förvaltning granskas av en revisor utsedd av årsmötet. Styrelsen skall senast 30 dagar före årsmötet lämna erforderliga handlingar till revisorn för granskning. Revisionsberättelse skall avges till styrelsen senast 14 dagar före årsmötet och därefter föreläggas årsmötet. 8 Valberedning Valberedningen väljs vid föreningens årsmöte. Mandatperioden är tiden mellan två årsmöten. Valberedningen skall ge förslag till val av styrelse och övriga funktionärer och tillställa styrelsen detta förslag senast 14 dagar före det möte vid vilket val skall hållas. 9 Stadgeändring och upplösning 1. Beslut om ändring av dessa stadgar kan fattas vid årsmöte förutsatt att minst 3/4 av samtliga avgivna röster biträder ändringsförslaget. Beslut om ändring av dessa stadgar kan också fattas av två på varandra följande möten med minst två månaders mellanrum om det vid båda mötena är minst enkel majoritet för ändringsförslaget. Ett av dessa möten skall vara årsmöte. Beslut om ändring av bestämmelserna om upplösning av föreningen kan endast fattas av två på varandra följande möten. Ett av dessa möten skall vara årsmöte. Båda besluten skall fattas med minst 3/4 av samtliga avgivna röster. 2. Beslut om upplösning av föreningen kan fattas endast av två på varandra följande möten. Ett av dessa möten skall vara årsmöte. Båda besluten skall fattas med minst 3/4 av samtliga avgivna röster. 3. Vid föreningens upplösning skall, såvida inte annat beslutats, dess tillgångar överlämnas till Villaägarnas Riksförbund, som har att använda medlen för ändamål enligt förbundets syften i första hand inom den upplösta föreningens verksamhetsområde. ------------- Dessa stadgar har antagits vid årsmöte 201.- - 2012-09-20 11 (88)
Avsnitt 2.1 Bilaga Exempel Årsmötesprotokoll Årsmötesprotokoll 2xxx Protokoll fört vid Villaägarna i Villastad årsmöte, lördagen den xx mars 2xxx. Lokal: Folkets Hus 1 Mötets öppnande Styrelsens ordförande, NN, hälsade välkommen och förklarade årsmötet öppnat. 2 Anteckning av närvarande och upprättande av röstlängd Det konstaterades att de närvarande medlemmarna har undertecknat närvarolista. Årsmötet beslöt att upprättad närvaroförteckning också utgör röstlängd. 3 Val av ordförande, sekreterare och protokolljusterare, tillika rösträknare, för mötet Årsmötet valde NN till ordförande samt NN till sekreterare. Till protokollsjusterare, tillika rösträknare, valde årsmötet NN och NN. 4 Fråga om mötets behöriga utlysning Ordförande NN redogjorde för hur kallelsen till årsmötet skickats ut. Årsmötet beslöt att kallelse skickats i behörig ordning. 5 Fastställande av dagordning Förslag till dagordning är utskickad med kallelsen. Årsmötet beslöt att fastställa den utskickade dagordningen. 6 Behandling av verksamhetsberättelse Ordförande NN föredrog utdelad verksamhetsberättelse för tiden.. Årsmötet beslöt att godkänna verksamhetsberättelsen. 7 Behandling av revisionsberättelse Revisor NN föredrog revisionsberättelse för tiden.. 8 Fastställande av resultat- och balansräkning Ordförande NN föredrog den utdelade resultat- och balansräkningen. Årsmötet beslöt fastställa resultat- och balansräkningen för år 2xxx. 12 (88) 2012-09-20
Avsnitt 2.1 Bilaga Exempel Årsmötesprotokoll 9 Fråga om styrelsens ansvarsfrihet Årsmötet beslöt bevilja styrelsen ansvarsfrihet för tiden... -... Behandling av förslag från styrelsen Årsmötet beslöt. 10 Behandling av inkomna motioner Årsmötet beslöt. 11 12 Beslut om medlemsavgift till föreningen för nästkommande verksamhetsår Ordförande NN föredrog styrelsens förslag om medlemsavgift. Årsmötet beslöt att den lokala medlemsavgiften för år 2xxx ska vara xx kronor. 13 Beslut om arvoden Ordförande NN föredrog styrelsens nuvarande arvoden. Årsmötet beslöt att 14 Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen Valberedningen föreslog att... Årsmötet beslöt att fastställa antalet ledamöter i styrelsen till xx. Val av ordförande Valberedningen föreslog att... Årsmötet valde NN till ordförande. 15 16 Val av övriga ledamöter Valberedningen föreslog att... Årsmötet valde NN, NN och NN till övriga ledamöter. 17 Val av revisor och ersättare Valberedningen föreslog att... Årsmötet valde NN till revisor och NN till ersättare.. 2012-09-20 13 (88)
Avsnitt 2.1 Bilaga Exempel Årsmötesprotokoll 18 Val av valberedning XX föreslog att NN och NN ska ingå i valberedningen och att NN är sammankallande. Årsmötet valde NN (sammankallande) och NN till ledamöter i valdberedningen. 19 Övriga beslutsärenden som mötet med minst ¾ majoritet beslutar ta upp till behandling Årsmötet beslöt 20 Information och diskussion i aktuella frågor Övriga frågor 21 22 Mötets avslutande Ordförande NN tackade de närvarande för dagens årsmöte och avslutade detsamma. Vid protokollet NN Mötessekreterare NN Mötesordförande Justerat den / 2xxx NN Justerare NN Justerare 14 (88) 2012-09-20
Avsnitt 2.2 2.2 Innevarande års verksamhetsplan I detta avsnitt återfinns ett förslag på verksamhetsplan som ansluter till den av kongressen beslutade verksamhetsinriktningen. Mallen finns också på www.villaagarna.se under Min sida, För förtroendevalda, Blanketter, mallar och manualer. 2012-09-20 15 (88)
Avsnitt 2.2 Bilaga Exempel Verksamhetsplan Verksamhetsplan 2xxx Villaägarna i Villastad Antagen av styrelsen Reviderad senast 2xxx-xx-xx 2xxx-xx-xx 16 (88) 2012-09-20
Avsnitt 2.2 Bilaga Exempel Verksamhetsplan Bakgrund Förbundets vision Alla ska kunna förverkliga sina småhusdrömmar och kunna påverka den lokala boendemiljön. Verksamhetsidé Förbundet Villaägarnas Riksförbund har idag ca 322 000 medlemmar. Förbundets uppdrag är att leverera nytta till våra medlemmar, förbättra villkoren för Sveriges småhusägare och stödja lokala föreningar i lokala frågor, inte minst beträffande den lokala boendemiljön. Föreningen Villaägarna i X-stad är en förening ansluten till Villaägarnas Riksförbund. Genom att samla alla villaägare i X kommun i en stark och partipolitiskt obunden organisation som driver medlemmarnas intressen som villaägare, uppnår vi bättre villkor för villaägandet. Föreningen kan påverka alla väsentliga plan- och byggärenden, taxefrågor och andra frågor som har betydelse för villaägarna. Mål Förbundet Villaägarnas övergripande mål är att bidra till att fler människor kan förverkliga sina småhusdrömmar genom lokala och centrala insatser öka det upplevda värdet på medlemsnyttan i förhållande till medlemsavgiften öka småhusägarnas och omvärldens kännedom om Villaägarnas Riksförbunds roll som Sveriges största konsumentföreträdare för småhusägarna upprätthålla ett stabilt medlemsantal och uppnå successiv tillväxt uppnå förbättringar för landets småhusägare i enlighet med det bostadspolitiska programmet fortsatt fokusera på ett effektivt resursutnyttjande i syfte att öka medlemsnyttan. Föreningen Föreningens övergripande mål för år 2xxx är att, genom lokalt engagemang och lokala aktiviteter, bidra till och stödja Villaägarnas Riksförbunds mål. Föreningens kvantitativa mål är 1. Medlemsantalet ska öka från nuvarande xxx till xxx, vilket motsvarar en marknadsandel på xx,x %. 2. Vår förnyelsegrad, d.v.s. hur många av våra befintliga medlemmar som förnyar sitt medlemskap, ska öka från xx,x % år 2xxx till xx % år 2xxx. 2012-09-20 17 (88)
Avsnitt 2.2 Bilaga Exempel Verksamhetsplan Verksamhetsplan Intressepolitik och opinionsbildning Föreningen ska bidra till Villaägarnas Riksförbunds och Region X:s arbete att etablera Villaägarna som en viktig energipolitisk aktör och opinionsbildare. Detta sker genom aktiviteter som föreningen anordnar antingen på egen hand eller genom samordning med förbundet eller regionen. Föreningen bidrar till förbundets intressepolitik genom att skriva insändare och debattartiklar. Vidare ska föreningen arbeta med lokala aktiviteter som är av vikt för de egna medlemmarna. Föreningen bevakar och besvarar medieinslag samt kommunala förslag som berör villaägandet i verksamhetsområdet. Rådgivning Föreningen ska upprätthålla en god servicegrad och kompetensnivå för allmän rådgivning till medlemmarna. Detta avser områden som inte kräver specifika expertkunskaper. Övriga rådgivningsärenden hänvisas till förbundets centrala rådgivning. Medlemsförmåner Föreningen ska erbjuda attraktiva medlemsförmåner på den lokala marknaden utöver de förmåner som erbjuds från centralt och regionalt håll. Vi kommer under 2xxx arbeta för att utöka de lokala medlemsförmånerna inom följande områden byggmaterial trädgård. Ekonomi och administration Föreningen svarar genom sin styrelse för att få en stabil ekonomi, väl ekonomiskt avvägd medlemsnytta och en väl fungerande administration såväl gentemot medlemmarna som internt inom förbundet. Medlemsservice och medlemsvård Föreningen ska öka den upplevda medlemsnyttan. Det kan ske genom ökad skriftlig kontakt med information till medlemmarna och ett ökat antal aktiviteter inom speciellt intressanta områden, t.ex. energi trädgård fukt och mögel. I samband med årsmötet anordnas något program, t.ex. föreläsning, minimässa, underhållning eller lätt förtäring. Föreningen ska upprätthålla en god tillgänglighet med bra serviceanda i kontakten med sina medlemmar medlemmar ska minst x gånger under året få information om föreningen och dess verksamhet hemskickad medlemmar ska genom föreningens hemsida kunna få aktuell information om kommande aktiviteter samt om föreningens stadgar, styrelse, årsmöte, m.m. alla nya medlemmar ska få ett välkomstbrev inom en månad. 18 (88) 2012-09-20
Avsnitt 2.2 Bilaga Exempel Verksamhetsplan Extern kommunikation Vi vill öka kunskapen om Villaägarnas Riksförbund och nyttan med medlemskapet för såväl medlemmar som övriga villaägare i kommunen. Detta kan ske både med centralt eller regionalt framtaget material, men också genom egna utskick samt muntligt vid olika aktiviteter. Vidare kommer hemsidan att vara en viktig kanal till medlemmar och andra intresserade. Intern kommunikation Föreningen upprätthåller den interna kommunikationen genom samverkan med andra villaägarföreningar i regionen och med Regionkontoret, bl.a. genom att delta i centralt anordnade aktiviteter, utbildningar och föreningsträffar som anordnas av regionkontoret. Medlemsvärvning Medlemsvärvning sker kontinuerligt genom förbundet. Huvuddelen av våra medlemmar är värvade via de kanaler som är upprättade av förbundet. Föreningen har som mål att få xx nya föreningsvärvade medlemmar under år 2xxx genom egna aktiviteter. Det sker genom värvning via grannar föreningsutskick inom speciella bostadsområden annonser aktiviteter föreningens hemsida. Medlemsaktiviteter, plan för 2xxx Aktivitet Innehåll Årsmöte Besök av Trädgårdsspecialisten Trädgårdsträff Samarrangemang med trädgårdsföreningen Energi Studiecirkel om sparande och olika uppvärmningsalternativ Företagsbesök Studiebesök på Husfabriken Fukt och mögel Temakväll Budget 2xxx Föreningen erhåller xxx kr för varje egen värvad medlem. Aktivitet Intäkt Kostnad Saldo Balanserade medel från 2xxx xx xxx Medlemsavgifter x xxx stycken à xx kronor xx xxx Egen värvning xx stycken á xxx kronor x xxx Bankränta x Arvoden, sammanträdeskostnader m.m. x xxx Medlemsvård, utskick m.m. xx xxx Medlemsaktiviteter xx xxx Överskott/Reserv xx xxx xx xxx xx xxx 2012-09-20 19 (88)
Avsnitt 2.3 2.3 Arbetsordning för styrelsen och styrelseprotokoll Arbetsordning En arbetsordning kan ses som ett avtal mellan styrelseledamöterna, som enkelt och lättfattligt reglerar hur arbetet ska läggas upp under året och vem som ska göra vad. Man kan också se arbetsordningen lite som en populärversion av stadgarna. Det finns ingen skyldighet att ha en arbetsordning men arbetet går lättare om en sådan finns. Det bästa är att upprätta en arbetsordning som en direkt följd av styrelsens konstituerande möte, alltså det första styrelsemötet direkt efter årsmötet. Innehåll En arbetsordning behöver inte vara längre än en dryg A4-sida och kan förslagsvis innehålla följande delar. Ledamöter Vad har årsmötet valt och vad har styrelsen själv utsett för funktionärer? Kallelse, dagordning och underlag till styrelseledamöter Hur ska det praktiska arbetet läggas upp och vem ska göra vad? Protokoll Vem ansvarar för protokollen? Ska det skrivas besluts- eller referatprotokoll? Vad ska protokollen innehålla och vilka praktiska rutiner ska gälla? Tid och plats för sammanträde När ska styrelsen sammanträda? Styrelsens arbete och närvaro vid sammanträde Hur ska arbetsuppgifterna fördelas och vad ska gälla om man inte kan delta? Övrigt deltagande vid styrelsens sammanträden Vilka utomstående kan vara med och när ska valberedningen bjudas in? Arvoden och övriga ersättningar Vad gäller för utbetalning av arvoden och ersättningar? Se även avsnitt 2.5, sidan 31. Bilaga Ett exempel på arbetsordning för en villaägarförening ansluten till Villaägarnas Riksförbund finns som bilaga på sidan 22. Bilagan finns också på www.villaagarna.se under Förbundsinfo för förtroendevalda, Blanketter, mallar och manualer. Styrelseprotokoll Styrelseprotokollet är ett viktigt dokument och syftar till att bekräfta vilka beslut som fattats påminna om vad man beslutat informera dem som inte deltog på mötet dokumentera fattade beslut för eftervärlden. Normalt skiljer man mellan tre typer av protokoll 1. Beslutsprotokoll i dessa redovisas endast förslag, förslagsställare och beslut samt eventuell omröstning. 2. Referatprotokoll i dessa redovisas förutom förslag och beslut även kortare referat av debattinläggen. 3. Fullständiga protokoll i dessa redovisas i detalj allt som förevarit på mötet. På styrelsemöten i villaägarföreningar kan man med fördel använda sig av beslutsprotokoll. 20 (88) 2012-09-20