Riktlinjer för inpassering i stationer där Svenska kraftnät är huvudman

SvK4005, v4.0, 2016-04-27 ENHET, VERKSAMHETSOMRÅDE AF VÅR BETECKNING TR12-03, Bilaga 2a DATUM SAMRÅD 2017-05-10 NS, DCNO, DCSY, ST TEKNISK RIKTLINJE UTGÅVA FASTSTÄLLD 2.0 2017-05-09 Riktlinjer för inpassering i stationer där Svenska kraftnät är huvudman TEKNISK RIKTLINJE 2017-05-10 TR 12-03 Bilaga 2a

2 (14) Innehåll 1 Bakgrund... 3 2 Tillträde... 3 2.1 Krav på säkerhetsprövning för eget tillträde till anläggningar där Svenska kraftnät är huvudman.... 3 2.2 Inför besöket... 4 2.3 Under/efter besöket... 5 2.4 Kriterier för tillfällig tillträdesrätt... 6 2.5 Personalkategorier som har tillträderätt till stationsanläggningarna... 7 2.6 Utbildningskrav för tillträdesrätt... 7 3 Besökare utan eget tillträde (UET-besökare)... 8 3.1 Anmälan av besökare... 8 3.2 Säkerhetsregler vid besök av personer Utan Eget Tillträde (UETbesökare)... 9 4 Administration av kort... 10 4.1 Tappat eller förkommet kort... 10 4.2 Förnyad behörighet/återlämning av kort... 10 5 Hantering av lånekort... 11 5.1 Övergripande... 11 5.2 Ansökan om lånekort... 11 5.3 Ut- och återlämning av kort... 12 5.4 Begränsningar & Säkerhet... 12 6 Samordningsansvarigs ansvar gällande inpassering och tillträde... 13

3 (14) 1 Bakgrund Beställaren har installerat ett låssystem i de anläggningar där Beställaren är huvudman som är en kombination av passersystem och mekaniskt låssystem. I stationer är normalt passersystemet installerat på huvudgånggrind, motoriserad körgrind samt entrédörr till manöverbyggnaden. I teknikbodar finns passersystemet installerat på entrédörr och i förekommande fall på grind. För inpassering i Beställarens anläggningar gäller kort och kod. För utpassering gäller enbart kort. Denna bilaga beskriver endast de rutiner för inpassering som gäller för anläggningar där Beställaren är huvudman. För information om vilka regler som gäller för andra anläggningar där Svenska kraftnät inte är huvudman, måste kontakt med respektive huvudman för de andra anläggningarna tas. 2 Tillträde 2.1 Krav på säkerhetsprövning för eget tillträde till anläggningar där Svenska kraftnät är huvudman. För att få ett eget inpasseringskort till Svenska kraftnäts anläggningar krävs säkerhetsprövning enligt tabell nedan. De flesta anläggningarna är klassade som skyddsobjektenligt 4 4 p. Skyddslag (2010:305), vilka särskilt behöver skyddas mot terrorism. Detta innebär att sökande måste säkerhetsprövas enligt 14 Säkerhetsskyddslag (1996:627). Som myndighet är vi även ansvariga att enligt Säkerhetsskyddslag (1996:627) förebygga att obehöriga får tillträde till platser där de kan få tillgång till uppgifter som omfattas av sekretess och rör rikets säkerhet eller där verksamhet som har betydelse för rikets säkerhet bedrivs. Dessa personer ska säkerhetsprövas enligt 11 Säkerhetsskyddslag (1996:627) och inplaceras i lämplig säkerhetsklass. Svenska kraftnät har valt att dela upp sina anläggningar i två olika behörighetszoner; zon 1 innebär tillträde till endast stationsområdet och zon 2 innebär tillträde även till manöverbyggnaden. De olika zonerna kräver olika nivåer av säkerhetsprövning och kan sökas individuellt eller gemensamt i samma behörighetsansökan. Tabellen nedan beskriver vilka krav som gäller för tillträde till olika zoner och olika

4 (14) anläggningstyper. Stationsanläggning Teknikbod Antal Zon 1* Zon 1+2* Ej skyddsobjekt Enskild anläggning 14 Säkerhetsklass 3 Inget Fler anläggningar 14 Säkerhetsklass 2 Inget *Zon 1 gäller endast tillträde till stationsområdet, Zon 2 innefattar både stationsområdet samt manöverbyggnad. För att kunna inplaceras i säkerhetsklass 2 eller 3 då ett uppdrag utförs åt Svenska kraftnät, krävs det att ett säkerhetsskyddsavtal tecknas mellan Svenska kraftnät och leverantören där personen som begär tillträde är anställd. Detta avtal reglerar de krav Svenska kraftnät ställer på leverantören med avseende på säkerhetsskydd. För hyresgäster i Svenska kraftnäts anläggningar och deras leverantör skall säkerhetsprövning genomföras av hyresgästen och inplacering i säkerhetsklass ske enligt Affärverkets svenska kraftnäts författningssamling (SvKFS 2013:1). Enligt Anläggningsavtalet är alla hyresgäster skyldiga att följa de tillträdesbestämmelser som huvudmannen utfärdar, vilket innebär de riktlinjer som står beskrivna i denna bilaga. 2.2 Inför besöket Samtliga besök med eget passerkort ska föranmälas till respektive samordningsansvarig för aktuell anläggning. Kontaktuppgifter till ansvarig samordningsansvarig (ansvarig entreprenör) finns angivet i beställarens underhållssystem. För att besöket ska kunna genomföras krävs ett godkännande av samordningsansvarig, antingen via: Sms mail muntligen. Anmälan ska göras senast 24 timmar innan planerat besök och tidigast 1 vecka innan det planerade besöket. Varje besökare ansvarar själv för att säkerställa att de har nödvändig behörighet för

5 (14) tillträde till anläggningen, d.v.s. att anläggningen ingår i deras tillträdeslista och att det inte finns några tids- eller områdesbegränsningar kopplat till behörigheten. 2.3 Under/efter besöket Vid in/utpassering till anläggningen ska in- och utringning till berörd driftcentral (Svk-DC) göras. Det är viktigt att ange följande: namn bolag telefonnummer orsak till besök AO-nr eller referens till planerat besök i Beställarens underhållssystem Vid flera samtida besökare, ska samtliga anmäla sig till driftcentralen. Var och en som innehar ett passerkort ska sedan registrera det i kortläsaren vid grinden. Vid utpassering, ska samtliga besökare också anmäla sitt utträde till driftcentralen och registrera sitt passerkort i kortläsaren. Har besökaren med sig besökare utan egen tillträdesrätt som t.ex. vid studiebesök, gäller speciella besöksregler. Se avsnitt 3 Besökare Utan Eget Tillträde. I de fall en besökare får problem vid inträde, kan Svk-DC i undantagsfall välja att öppna grinden med hjälp av fjärrstyrning. Detta är endast tillåtet om driftcentralen kan fastställa identiteten på besökaren och om besöket finns registrerat i beställarens underhållssystem sedan tidigare. I de fall Svk-DC EJ kan fastställa identiteten på en besökare vars passerkort inte fungerar (eller av annan orsak inte kan ta sig in på stationsanläggningen), ska Samordningsansvarig för stationen kontaktas. Det är sedan upp till Samordningsansvarig att i samråd med Svk-DC besluta om situationen är så pass akut att en B-vakt behöver kallas ut och öppna åt besökaren. Den övergripande processen för inpassering till Svenska kraftnäts stationsanläggningar visas nedan:

6 (14) Process för inpassering - övergripande Fas Behörig personal Gör föranmälan till SA Ring och avisera inträde till berörd DC Problem vid inträde? Ja Kontakta DC Nej Gå in mha passerkort och kod Utför planerad aktivitet och fyll i loggboken Ring DC och avisera utträde Samordningsansvarig (SA) Godkänn besök via tel/mail/sms Besluta om B-vakt ska skickas ut för att öppna upp Nej Svk driftcentral Logga inträde Kan identitet fastställas? Ja Öppna grinden mha fjärrstyrning Logga avvikelse Logga utträde 2.4 Kriterier för tillfällig tillträdesrätt För att en ansökan om tillfällig tillträdesrätt till Svenska kraftnäts stationsanläggning ska godkännas, ska följande kriterier uppfyllas: Att ett behov av återkommande besök i anläggningen/anläggningarna kan påvisas. Att omfattningen av antalet stationer och behörighetsområden i ansökan är rimlig i förhållande till planerad aktivitet Att tillträdesperioden är begränsad till den tidsperiod då arbetet planeras utföras Att sökande har rätt utbildning och erfarenhet för att utföra planerad aktivitet Att sökande har rätt och giltigt ESA14 intyg enligt kraven beskrivna under rubrik 2.6 Utbildningskrav för tillträdesrätt Att sökande är registerkontrollerade eller inplacerade i säkerhetsklass. (Inplacering i säkerhetsklass krävs då personen antas ta del av sekretessklassade uppgifter som är av betydelse för rikets säkerhet.) Att besökaren får en genomgång av allmänna och lokala regler som finns för varje station Att besökaren får ta del av Svenska kraftnäts kompletterande elsäkerhetsanvisningar (TR 13-03-02).

7 (14) 2.5 Personalkategorier som har tillträderätt till stationsanläggningarna Nedanstående personalkategorier har tillträdesrätt till Svenska kraftnäts anläggningar om de uppfyller kraven enligt 2.4. Personal hos Leverantör som utför drift- och underhållsuppdrag i stationerna, inklusive Leverantörens underentreprenörer Personal som utför säkerhetsrondering Personal hos Leverantörer som utför nybyggnation via projekt Svenska kraftnäts underhållsingenjörer för stationer Andra nätägare och dess Leverantörer (inklusive deras underentreprenörer) som innehar anläggningsdelar i stationer, om behov finns Intern personal (anställda och konsulter) utan eget tillträde från Svenska kraftnät, dock endast under närvaro av behörig person med egen tillträdesrätt. Övrig extern personal utan eget tillträde, t.ex. vid leverantörsvisning kan ges tillträde vid specifika fall dock under närvarade av behörig personal från Svenska kraftnät eller Svenska kraftnäts Leverantörer av drift och underhållstjänster. Polis och räddningstjänst i sällskap av behörig personal utsedd av Beställare eller Svenska kraftnäts Leverantörer av drift och underhållstjänster. Beställaren utfärdar passerkort som gäller under max 1 år. För information om hur ansökningsprocessen för att söka tillträde till Svenska kraftnäts stationsanläggningar, se bilaga 2b Rutin för ansökan om tillträde till stationer där Svenska kraftnät är huvudman. Obs! Visningar av stationer (för utomstående) ska alltid genomföras i samråd med samordningsansvarig. Se kapitel 3 Hantering av besökare utan Arbetsorder och utan eget tillträde 2.6 Utbildningskrav för tillträdesrätt 1 För tillträde till Svenska kraftnäts stationsanläggningar gäller följande utbildningskrav: För fackkunniga som ska utföra någon form av elektriskt arbete på station krävs ESA14 Fackkunnig (Grund + Arbete)

8 (14) 2 För instruerade som vill få tillträdesrätt och personligt passerkort till en stationsanläggning men INTE ska utföra elektriskt arbete, krävs ESA 14 Instruerad. Detta gäller för allt övrigt arbete som t.ex. städning, markarbete, målning etc. 3 För både fackkunniga och instruerade, krävs även att kraven i TR13-03-02 följs: Kompletteringar, förtydliganden och speciella tillämpningar av ESA14, utgåva 1. 4 För personal som kortvarigt behöver utföra ett icke elektriskt arbete eller vid t.ex. studiebesök, krävs övervakning av fackkunnig med egen tillträdesrätt samt vid behov en genomgång av allmänna och lokala tillträdesregler som gäller för stationen. 3 Besökare utan eget tillträde (UET-besökare) Besökare Utan Eget Tillträde (s.k. UET besökare) är personer som ej har behov av egen tillträdesrätt till Svenska kraftnäts stationsanläggningar och därmed inget personligt passerkort. Detta medför att de är beroende av fackkunnig personal med egen tillträdesrätt som kan närvara och övervaka besöket. Sammanfattning > Alla besökare utan formell arbetsorder, t.ex. vid studiebesök, måste fylla i en besöksblankett > Om besöket ska faktureras, måste en arbetsorder för besöket skapas där besöksblanketten bifogas. Annars räcker det att någon med rätt behörighet lägger in besöket som planerat besök i Beställarens underhållssystem och bifogar Besöksblanketten (Svk-underhållingenjör, Samordningsansvarig eller Svk-DC). Ange arbetsordernumret eller referera till det planerade besöket till Svk-DC vid ankomst > Uppdatera besöksblanketten om antalet besökare förändras 3.1 Anmälan av besökare Vid behov att ta med personer Utan Eget Tillträde till en stationsanläggning för t.ex. visning av stationen, måste en speciell besöksblankett fyllas i (Besöksanmälan till Svk stationsanläggning). Detta gäller endast UET besökare som vill besöka en station i informations- alternativt utbildningssyfte. Besöksblanketten behöver inte

9 (14) fyllas i om någon form av arbete ska utföras på station (d.v.s. att det finns en godkänd Arbetsorder kopplat till besöket) Ansvarig för att besöksblanketten fylls i, är den som initierar besöket. I de fall besöket ska faktureras, måste en Arbetsorder (AO) skapas i Beställarens Underhållssystem där Besöksblanketten ska bifogas. Vid övriga besök, räcker det att besöksansvarig lägger in besöket som ett planerat besök under Stationsbesök i Beställarens underhållssystem och bifogar besöksblanketten. Anmälan av besöket sker som vanligt till Beställarens driftcentral (Svk-DC) vid grinden. Besöksansvarig måste ange Arbetsordernummer eller refererar till det inplanerade besöket till driftcentralen innan inpassering till station sker. Om faktiska besökare skiljer sig från anmälda besökare, ska Besöksblanketten uppdateras med vilka som faktiskt närvarade vid besöket. T.ex. om en anmäld besökare inte deltog på besöket p.g.a. sjukdom ligger ansvaret för att uppdatera besöksblanketten ligger hos den som är besöksansvarig. 3.2 Säkerhetsregler vid besök av personer Utan Eget Tillträde (UET-besökare) Den som initierar besöket är ansvarig för att besökare Utan Eget Tillträde (UETbesökare) är inplacerad i säkerhetsklass om detta anses nödvändigt. Avgörande för om inplacering i säkerhetsklass behövs är om besökaren kommer att ta del av information som är av betydelse för rikets säkerhet eller inte. Vid osäkerhet om vilken säkerhetsklass som gäller vid ett specifikt besök, skall Beställarens säkerhetsskyddschef rådfrågas. Besöksmottagaren ska vara någon med egen tillträdesrätt till anläggningen och som är införstådd med Svenska kraftnäts besökshanteringsregler t.ex. att besöket måste föranmälas samt att besökaren måste ledsagas under hela besöket. Det finns inga restriktioner för hur många samtidiga UET-besökare som får besöka en stationsanläggning. Detta beror på hur många behöriga besökare med egen tillträdesrätt som är närvarande och hur många som de anser att de kan hantera. Rekommenderat maxantal UET-besökare är 6 personer per besöksmottagare. Besöksansvarig ansvarar för att besökarna endast tar del av den information som är kopplat till syftet med besöket. Vid behov att ta med UET-besökare utan befintlig arbetsorder till en anläggning

10 (14) med särskild säkerhetsklassning, ska ansvarig underhållsingenjör godkänna besöket. 4 Administration av kort Ansvarig för behörighet till stationer är Beställarens avdelning A, Anläggningsförvaltning. Vid byte av Leverantörer av drift och underhållstjänster administreras kortutlämning av Svk kortadministratör enligt bilaga 2b i samråd med avdelning Anläggningsförvaltning. Kopia på lista över vilka som har behörighet för tillträde ska finnas hos kortutlämnaren. 4.1 Tappat eller förkommet kort Ordinarie passerkort eller lånekort som har tappats eller förkommit ska anmälas direkt till Beställarens kortadministratör eller till Beställarens säkerhetsskyddschef. Kortet spärras och kan därefter ej användas för inpassering. Om besökaren behöver beställa ett nytt passerkort i samband med förlust, görs detta enligt rutin i Bilaga 2b. 4.2 Förnyad behörighet/återlämning av kort Om behörigheten ska förlängas måste en ny ansökan göras. Om inte behörigheten på kortet förlängs, spärras de automatiskt och blir obrukbara Om behörigheten inte ska förlängas ansvarar samordningsansvarig, senast två (2) veckor efter behörigheten löpt ut, för att skicka tillbaka de spärrade korten till Beställarens kortadministratör. Om aktiverat kort inte längre behövs, ska Beställarens kortadministratör meddelas så att kortet kan spärras samt återlämnas till Beställaren så fort behovet är tillgodosett (enligt bilaga 2b).

11 (14) 5 Hantering av lånekort Sammanfattning: Varje Samordningsansvarig har rätt att kvittera ut 5 stycken lånekort Lånekorten är personliga och ska kvitteras ut vid varje enskilt tillfälle Lånekorten ska användas mycket restriktivt, främst för egen personal Lånekortens giltighetstid är begränsad till max 2 veckor och för tillträde till max 3 stationer 5.1 Övergripande Den som har Samordningsansvar (SA) för stationen har möjlighet att kvittera ut ett antal lånekort att användas främst för egen personal eller för andra tillfälliga besökare. Denna användning ska göras mycket restriktivt. Lånekorten ska främst användas i följande syfte: För tillträde till station för att utföra tillfälliga och/eller mindre arbeten (mindre än en vecka) Akuta och/eller brådskande ärende som ej kan utföras av personal med egen behörighet Vid upptäckten av trasigt eller borttappat passerkort i väntan på nytt ordinarie kort. Samtliga utkvitterade lånekort saknar all form av behörighet vid utlämning till Samordningsansvarig. Korten aktiveras först efter att en ansökan om behörighet skickats in och godkänts av Svenska kraftnät. 5.2 Ansökan om lånekort Ansökan om att aktivera ett lånekort med nödvändig behörighet görs på samma sätt som tillträdesansökan för ett ordinarie passerkort (se bilaga 2b) Samordningsansvarig är ansvarig för att fylla i och skicka in ansökan till Svenska kraftnät. I ansökan ska det tydligt framgå att det rör som om ett lånekort och ej utökad behörighet av ett ordinarie passerkort

12 (14) Ansökan ska (om möjligt) göras i god tid för att säkerställa att behörigheterna hinner aktiveras innan det planerade stationsbesöket För alla ansökningar där Samordningsansvarig uppskattar att behovet av inpassering är längre än ca: två veckor, ska en formell behörighetsansökan för hela perioden som arbetet ska utföras göras. 5.3 Ut- och återlämning av kort Lånekorten är personliga och ska kvitteras ut vid varje enskilt utlämningstillfälle av den som avser att nyttja det. De påskrivna kvittenserna arkiveras hos Beställarens kortadministratör För att behörigheten på korten ska kunna aktiveras, krävs det att de är knutna till den person som avser att nyttja kortet. Samma säkerhetsnivå gäller för lånekorten som för ordinarie passerkort t.ex. att sökande måste vara registerkontrollerad. Samordningsansvarig är ansvarig för att den som kvitterar ut ett lånekort är införstådd och informerad om de regler och begränsningar som gäller för användning av lånekortet Korten ska direkt efter låneperiodens slut återlämnas till Samordningsansvarig och avkvitteras. 5.4 Begränsningar & Säkerhet Lånekorten är personliga och får ej användas av annan person än den som kvitterat ut kortet Korten förvaras oåtkomligt för obehöriga, normalt i säkerhetsskåp hos Samordningsansvarig Varje Samordningsansvarig har rätt att kvittera ut max 5 lånekort. För personer med befintlig tillträdesrätt som använder ett lånekort i väntan på sitt nya (vid trasigt eller borttappat kort) kopplas samtliga behörigheter från det gamla kortet på det tillfälliga lånekortet. Lånekortet får användas för att söka inträde till max 3 stationer (gäller ej för personer med befintlig tillträdesrätt) Samordningsansvarig är ansvarig för att alla som ansöker om ett lånekort är registerkontrollerade och att de har rätt ESA utbildning i förhållande till syftet med besöket. All form av elektriskt arbete på stationsanläggningen kräver ESA14 Grund + Arbete. För övrig tillträdesrätt räcker det med ESA14 Instrue-

13 (14) rad Personal (f.d. ESA Tillträde). Utlåning av lånekort till personer som inte är anställda av Samordningsansvarig är endast tillåtet om företaget de tillhör har ett giltigt SUA-avtal med Svenska kraftnät samt att personerna är inplacerade i säkerhetsklass. Lånekortets giltighetstid är begränsat till max 2 veckor, därefter avaktiveras behörigheterna automatiskt och en ny ansökan måste göras. Kort som har tappats eller förekommits ska anmälas direkt till Svk kortadministratör enligt bilaga 2b eller till Svenska kraftnäts säkerhetsskyddschef. Kortet spärras och kan därefter ej användas för inpassering Användare av lånekort får EJ ta med sig besökare utan eget tillträde (gäller ej för personer med befintlig tillträdesrätt) 6 Samordningsansvarigs ansvar gällande inpassering och tillträde Samordningsansvarig har i uppdrag att självständigt ansvara för samordning av arbetsmiljön samt säkerställa att kraven i TR13-02-06 efterlevs på hela det gemensamma arbetsstället. Samordningsansvarigs ansvarsuppgifter innefattar att säkerställa att Svenska kraftnäts utfärdade rutiner inom området tillträde efterlevs av besökare. Detta område kan delas upp i fyra delområden: Inpassering Ansökan om tillträde, Förvaltning av lånekort Besökare utan eget tillträde. Samordningsansvarig har följande ansvar per område: 1. Inpassering Bekräfta planerat besök via mail eller telefon Säkerställa att nya besökare får en genomgång av allmänna och lokala regler som finns för varje station Kontrollera att nya besökare har tagit del av Svenska kraftnäts kompletterande

14 (14) elsäkerhetsanvisningar (TR13-03-02). Besluta om det finns behov att kalla ut B-vakt för insläpp (vid nödsituationer för personer utan giltigt passerkort) 2. Ansökan om tillträde Samordna och utföra ansökningar för egen personal samt för deras egna godkända underleverantörer Säkerställa att egen personal är registerkontrollerade eller inplacerade i säkerhetsklass Säkerställa att sökande har rätt utbildning och erfarenhet för att utföra planerad aktivitet Säkerställa att sökande har erfarenhet av anläggningstypen Kontrollera att sökande har rätt och giltigt ESA 14 intyg 3. Förvaltning av lånekort Skicka in ansökan om att aktivera behörigheter på lånekorten för egen- och extern personal Genom skriftlig kvittens, säkerställa att lånekortet endast används av den som kvitterat ut kortet Säkerställa att lånekorten: 1 Kvitteras ut av behörig besökare 2 Återlämnas efter låneperiodens slut 3 Förvaras enligt Svenska kraftnäts säkerhetskrav 4 Används restriktivt och enligt Svenska kraftnäts regler 4. Besökare Utan Eget Tillträde (UET-besökare) Fylla i besöksblankett och skapa arbetsorder (AO) för besökare Utan Eget Tillträde (om ingen befintlig AO finns) Vara guide/övervakare för besökare utan eget tillträde Säkerställa att besökare utan eget tillträde endast tar del av information som är kopplat till syftet med besöket