Grafisk handbok för Köpings kommun

Grafisk handbok för Köpings kommun Riktlinjer för extern och intern kommunikation Antagen av kommunstyrelsen 2013-11-14 sid 1

sid 2

Innehåll 1. Inledning 5 2. Vapnet 5 3. Logotyper och andra grafiska element 6 4. Profilfärger 9 5. Typsnitt - stilval 10 6. Trycksaker och informationsblad 11 7. Kontorstrycksaker 11 8. Annonser 12 9. Presentartiklar, flaggor, standar 14 10. Profilkläder och arbetskläder 14 11. Fordon 15 12. Skrivmallar och presentationer 16 13. Blanketter 16 14. E-post 17 15. Webbplats och sociala media 18 sid 3

sid 4

1. Inledning Kommunen sänder information på olika plan och i olika former. Det är då viktigt att vi visar upp en enhetlig och tydlig profil som avsändare. Kommunfullmäktige antog 2013-xx-xx en reviderad grafisk profil för Köpings kommun som nu gäller. Den viktigaste regeln I all kommunikation ska det alltid klart framgå att Köpings kommun är avsändaren. En korrekt kommunlogotyp placeras på synlig plats i den kanal eller den form som man valt för sin kommunikation. Profilhandboken är ett stöd vid kommunikationsinsatser. Här finns vägledning kring bland annat kommunlogotypens användning, annonsutformning och val av typsnitt. Kommunikationsenheten har uppdraget att se till att den grafiska profilen följs och att bistå användare och svara på frågor kring den grafiska profilen. Vi hoppas att handboken blir ett verkligt stöd i ert fortsatta arbete. 2. Vapnet Köpingskorset härstammar från den tid då engelska munkar missionerade i Mälardalen på 1100-talet. Troligen hade Köping då någon form av överordnad kyrklig värdighet som gjorde att korset blev platsens symbol. Köpings stads äldsta bevarade sigillavtryck är från den 15 oktober 1378. Stadssigillet finns även på en äldre handling från 7 juni 1349. Vapnet har en lång historia och är kommunens naturliga symbol. Kommunvapnets utseende fastställdes av Kung Maj:t den 8 november 1940 efter en ansökan från dåvarande stadsfullmäktige. Vapnet har moderniserats och renritats vid olika tillfällen för att bli tydligare och för att fungera bättre med dagens trycktekniker. Användning Kommunstyrelsen avgör om någon annan än kommunen ska få använda kommunvapnet för kommersiella ändamål eller för att marknadsföra varor och tjänster. Vapnet får alltså inte utan kommunens tillstånd användas för detta. Privatpersoner och ideella föreningar kan använda vapnet till exempel för att ange geografisk tillhörighet. Frågor kring original, användning och färgalternativ besvaras av kommunikationsenheten. Vapnets heraldiska beskrivning: I fält av guld ett blått latinskt kors med de tre armarna korsade. sid 5

3. Logotyper och andra grafiska element Köpings kommuns logotyp Köpings kommuns logotyp består av symbolen, kommunvapnet och namnet. Den finns i tre olika utföranden, i färg och i svart/vitt. Kommunens logotyp får inte byggas på egen hand, beskäras eller förändras i färg. Original finns att få från kommunikationsenheten och inom organisationen kan original laddas ned från intranätet. Användning All kommunikation ska innehålla Köpings kommuns logotyp (1 eller 2). Kommunlogotyp med texten under vapnet (emblem) (3) används i första hand för fordon och skyltar. Förvaltningens namn skrivs vid behov i adressraden, ex. Kultur & Fritid, Social & Arbetsmarknad. I löpande text skrivs förvaltningar och nämnder på följande sätt, ex. kultur- och fritidsförvaltningen, social- och arbetsmarknadsnämnden. sid 6

Felaktig användning Logotypen får aldrig förvanskas eller förändras i proportionerna. Här visas exempel på när logotypen har blivit storleksförändrad på ett felaktigt sätt. Placering Huvudregeln är att kommunlogotypen placeras i nedre, högra hörnet på ensidiga dokument, och på sista sidan i flersidiga dokument. Ibland är det inte möjligt, och då är det tydligheten som avgör placeringen. Bakgrunden ska vara vit eller annan ljus färg som inte stör logotypen. I annat fall ska logotypen friläggas på vit bakgrund. Logotypen får inte negativvändas. Undantaget är kläder eller fordon med mörk färg, där det kan bli nödvändigt att använda negativ logotyp. För brev och skrivelser ska skrivmallarna användas där logotypen har sin fasta placering. Friyta Text, bilder och andra element får inte placeras för nära logotypen. En fri yta ska alltid finnas runt hela logotypen. Friytan ska vara minst textens höjd (A). Köpingslogotyp Köpingslogotypen (4) är en symbol för Köping som plats, och som alla, privatpersoner, företag och organisationer som vill marknadsföra Köping har möjlighet att använda. Original kan rekvireras från kommunikationsenheten eller hämtas på kommunens webbplats. Logotypen kan användas på svart botten eller friläggas med positiv text. Användning Kommunen använder Köpingslogotypen för att marknadsföra Köping som ort till exempel via turistbyrå, företagsbyrå, vid rekrytering och i allmän marknadsföring. Köpingslogotypen med positiv text Köpingslogotypen negativ på svart botten sid 7

Andra grafiska element, märken och symboler Vissa enheter har egna symboler eller logotyper, i första hand verksamheter som har ett kommunikationsbehov mot en avgränsad målgrupp, till exempel skolor. Om enhetssymboler används ska det klart framgå att kommunen är huvudman för verksamheten, till exempel genom att kommunens logotyp finns med som avsändare. Kommunikationsenheten svarar på frågor om eventuell användning av enhetssymboler. Planerar en enhet att ta fram en egen symbol ska kontakt tas med kommunikationsenheten som ska godkänna framtagning, utformning och användning av symbolen. Köpingssiluetter Det finns två siluetter framtagna att användas vid speciella produktioner. Siluetten får inte ersätta logotypen, utan ska användas som ett komplement. Svart siluett Den svarta siluetten används på kommunens olika webbplatser och på större skyltar och affischer. Annan användning kan förekomma. Blå siluett Den blåa siluetten används i kommunens powerpoint-mall, på diplom och andra liknande produkter. Utropstecknet I vissa produktioner kan utropstecknet från Köpingslogotypen användas som en Köpingssymbol och ett grafiskt element. Utropstecknet ska då ha exakt samma utformning och färg som i logotypen. Kommunikationsenheten beslutar om sådan användning. Ullvigymnasiets logotyp Ett exempel på en enhetslogotyp som är framtagen tillsammans med kommunikationsenheten. sid 8

4. Profilfärger Färgerna som ingår i våra logotyper Guld PMS 873 CMYK 30-37-59-4 RGB 186-157-110 WEBB #ba9c6e Blå PMS 293 CMYK 100-56-0-0 RGB 0-98-172 WEBB #0062ac Svart CMYK 0-0-0-100 Röd PMS 185 CMYK 0-100-81-4 RGB 220-0-46 WEBB #dc002e sid 9

5. Typsnitt - stilval Som rubrikstil används Arial fet (bold, black). Underrubriker sätts med Arial normal (regular) eller fet, rak eller kursiv. Brödtext skrivs alltid med Times New Roman. Arial används även i blanketter i mindre storlek, regleras via blankettmallen. Meta och Optima används endast vid specialproduktioner. Användning måste alltid godkännas av kommunikationsenheten. Arial Arial Regular ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ 1234567890 Arial Bold ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ 1234567890 Arial Black ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ 1234567890 Times New Roman Times New Roman Regular ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ 1234567890 Times New Roman Bold ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ 1234567890 abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö Meta Meta Normal ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö 1234567890 Meta Bold ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö 1234567890 Optima Typsnitten Meta och Optima är inte standardtypsnitt och används endast vid speciella produktioner som godkänts av kommunikationsenheten. Optima Roman ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö 1234567890 Optima Bold ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö 1234567890 sid 10

6. Trycksaker och informationsblad Mindre trycksaker, informationsblad och liknande kan produceras internt medan mera omfattande produktioner som trycks i större upplagor läggs ut på extern leverantör. Kommunikationsenheten bistår med beställarstöd, kontakter med tryckerier, fotografer och med textbearbetning. Det finns också möjlighet att få hjälp med bilder från bildarkivet. Alla trycksaker som produceras för externt bruk ska godkännas av kommunikationsenheten. Enklare informationsblad kan produceras internt. En mall för vikt A4 finns under fliken Mallar i Word. Det finns också möjlighet att få hjälp med produktionen av din kommunikatör eller av kommunikationsenheten. Exempel på trycksak, externt producerad Exempel på informationsblad, internt producerad 7. Kontorstrycksaker Visitkort och korrespondenskort Visitkort beställs hos tryckeriet som monterar efter en förutbestämd mall. På intranätet finns information om vilket tryckeri som ska anlitas liksom exempel på utförande. Kuvert Kuverten trycks med tvåradig kommunlogotyp i färg, adressrad och streckkod i svartvitt. Administratören på respektive förvaltning beställer kuverten direkt från leverantören. sid 11

8. Annonser Våra annonser ska bidra till att skapa en gemensam bild av Köpings kommun, oavsett vilken typ av annons det är. Det ska tydligt framgå att det är Köpings kommun som är avsändare. Platsannonser Förutom de tidningar och sajter som väljs för publicering ska alla externa platsannonser även publiceras på vår webbplats www.koping.se. För publicering i tidning räcker det oftast med en så kallad pluggannons, som hänvisar till hela annonsen på webben. Alla platsannonser i tidningen ska innehålla både Köpings kommuns logotyp och Köpingslogotypen. De lokala tidningarna i Köping har en mall för hur våra platsannonser ska se ut. Vid oklarheter kontakta kommunikationsenheten. Vid annonsering utanför kommunen används en ingresstext som finns i två versioner, en längre och en kortare. Texterna finns att hämta på kommunens intranät. sid 12

Övriga annonser Utformningen av en annons varierar beroende på vilken typ av budskap som ska annonseras. Annonser som informerar om eller bjuder in till evenemang kan innehålla både Köpings kommuns logotyp och Köpingslogotypen. Vid kungörelser och annan kommuninformation ska endast Köpings kommuns logotyp finnas med. Då rubriker sätts i färg används profilfärgerna eller 80 % svart. Frågor om utformning av annonser besvaras av kommunikationsenheten. sid 13

9. Presentartiklar, flaggor, standar Presentartiklar Kommunikationsenheten ansvar för centrala inköp av presentartiklar för kommunen. Presentartiklarna kan sedan köpas av förvaltningarna till nettopris och kostnaderna interndebiteras. Kommunikationsenheten bistår också förvaltningar som vill köpa in egna produkter och ser då till att de har korrekt grafisk profil. Försäljning till privatpersoner sker endast via turistbyrån. Flaggor och standar Kommunens flaggor och standar följer vapnets blasonering (beskrivning i text), det vill säga det blå latinska korset på gul bakgrund utan sköld. 10. Profilkläder och arbetskläder Profilkläder Profilkläder trycks med Köpingslogotypen som symbol och kommunikationsenheten tar fram olika modeller. Logotypen trycks eller broderas beroende på typ av textilier. sid 14

Arbetskläder Arbetskläder trycks eller broderas med kommunlogotyp nr. 2. Förvaltnings- eller enhetsnamn skrivs i typsnittet Arial. Logotypen placeras om möjligt på vänster ärm och namnet på förvaltning eller enhet där det passar bäst beroende på klädesplagg. 11. Fordon Person- och lastbilar ska alltid ha kommunemblemet på framdörrarna. På annan plats på fordonet kan enhets- eller förvaltningsnamn placeras friare beroende på fordonets utseende. Övriga fordon märks på lämplig plats om dekalen inte kan placeras på dörren. Enhets- eller förvaltningsnamnet skrivs med typsnittet Arial. Fordonsavdelningen ansvarar för märkning av fordon i samverkan med kommunikationsenheten. Nya fordon beställs med blå (köpingsblå) eller vit lackering. sid 15

12. Skrivmallar och presentationer Skrivmallar Kommunens skrivmallar ska alltid användas för skrivelser, brev och rapporter. Fördelen med att använda mallar är att användaren kan koncentrera sin uppmärksamhet på innehållet i dokumentet. Mallen genererar korrekta uppgifter för sidhuvud och sidfot, rätt logotyp och rätt typsnitt i brödtext och rubriker. Vägledning finns att få via intranätet och på varje förvaltning finns personer som fått utbildning i hur mallarna fungerar, mallansvariga. Det bör påpekas att klarspråk alltid ska eftersträvas i skrivelser och övrig text, språklagens krav i 11, är enkelt, vårdat och begripligt språk Presentationer Kommunens presentationsmall ska alltid användas för presentationer. Mallen med olika alternativa bilder finns tillgänglig i programmet Power Point då man skapar en ny presentation. 13. Blanketter Varje nämnd/förvaltning är ansvarig för att ha blanketter som följer kommunens grafiska profil och att de uppfyller kraven på tillgänglighet. Förvaltningens webbredaktör är även ansvarig för uppdatering av sina blanketter på webbplatsen. Blanketterna presenteras på webbplatsen i första hand i pdf-format. Varje förvaltning har personer som utbildats för att tillverka blanketter i kommunens system för skrivmallar. sid 16

14. E-post Regler för användning av e-post finns på intranätet och i IT-handboken. E-post-signaturen följer en bestämd mall för kontaktuppgifter och skrivs med typsnittet Tahoma i storlek 10. Tydliga kontaktuppgifter ger möjligheter för den som söker kommunen att återkoppla till rätt avsändare. Exempel 1 Med vänlig hälsning Anne Tjernberg Enhetschef, Nygården Namnet skrivs med fet stil. Ofta räcker det med titeln under namnet, men ibland kan det finnas behov av att ange arbetsplats, som då skrivs efter titeln. Köpings kommun, Vård & Omsorg, 731 85 Köping Besöksadress: Nibblesbackevägen 29 Telefon: 0221-253 60, 073-699 51 40 E-post: anne.tjernberg@koping.se Webbplats: www.koping.se Facebook: www.facebook.com/kopingskommun Exempel 2 Med vänlig hälsning Johanna Stewart Bibliotekarie, Stadsbiblioteket Köpings kommun, Kultur & Fritid, 731 85 Köping Besöksadress: Västeråsvägen 9, Folkets Hus Telefon: 0221-251 84 E-post: johanna.stewart@koping.se Webbplats: www.koping.se Facebook: www.facebook.com/kopingsstadsbibliotek På kommunens intranät hittar du mer information om hur du lägger in din signatur. Där finns också en logotyp i rätt storlek att hämta. sid 17

15. Webbplats och sociala media Kommunens officiella webbsidor och närvaro i sociala media ska följa kommunens grafiska profil. Logotypen ska finnas på sidan så att det tydligt framgår att det är en officiell sida från Köpings kommun. Kommunikationsenheten ska godkänna utformningen innan sidan publiceras. www.koping.se www.facebook.com/ Kopingskommun På intranätet hittar du regler och riktlinjer för användning av sociala media i arbetet. sid 18

sid 19

Stadskansliet, kommunikationsenheten Telefon: 0221-250 00 E-post: stadskansliet@koping.se sid 20