Beskrivning Sida 1 (9) Översikt Lift
Beskrivning Sida 2 (9) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Bildförteckning... 3 2 ÖVERSIKT... 4 2.1 Syfte... 5 2.2 Behovet av ordning och reda... 5 2.3 Full kontroll på läget... 6 2.4 Stöd i verksamheten... 6 2.5 Exempel på användningsområden... 8 2.6 Från nyanskaffning till avveckling... 8 2.7 Att alltid veta var allt finns... 8 2.8 Arbete med säkerhet... 8 2.9 Informationsutbyte med andra system... 8 2.10 Lift anpassas efter Försvarets behov... 8 2.11 Systemkarta... 9 2.12 Applikationer i Lift... 10 2.12.1 Applikationen för centrala funktioner... 10 2.12.2 Applikationen för grunddata... 10 2.12.3 Applikationer för lokala funktioner... 10 2.12.4 Applikationen för informationsutbyte... 10 2.13 Fakta om Lift... 11 Inledning Lift är ett IT-system där namnet är en förkortning för Lednings- och Informationssystem för Förnödenhetsförsörjning och Teknisk tjänst. Namnet illustrerar grundtanken med Lift, nämligen att tillgångsredovisning av er och materielunderhåll finns i ett och samma system. Lift är ett system utvecklat för Försvarsmakten för att ge ett effektivt stöd vid hantering av Försvarsmaktens er. I begreppet ingår allt från materiel, livsmedel, drivmedel och läkemedel, till publikationer och kartor. Lift är utvecklat för hela Försvarsmakten och stödjer verksamheten både inom och utanför landets gränser. I systemet kan er inom Försvaret, exklusive centralt lagrad reservmateriel, sammanställas och redovisas på antingen lokal eller central nivå. Eftersom Lift även inkluderar teknisk tjänst, dvs. materielunderhåll, så kan man även säkerställa kvalitén på materielen över tiden vilket i sin tur bidrar till Försvarsmaktens uppdrag att säkerställa insatsförbandens anbefallda krigsduglighet, beredskap och uthållighet. Syfte Syftet med detta dokument är att övergripande beskriva uppbyggnaden av Lift-system och applikationer i Lift.
Beskrivning Sida 3 (9) Bildförteckning Bild nr Bildnamn 1 B10010 Rubrikbild 2 B10011 1.1 Lifts stöd med Försvarets tillgångar 3 B10012 1.1 Materielens lokalitet 4 B10006 Processkarta 5 B10005 Basal systemstruktur Lift Översikt Lift hanterar information med olika säkerhetsklass, allt från information utan någon typ av sekretess till hemlig information i fyra olika nivåer. Alla som arbetar i systemet har bara tillgång till den för verksamheten nödvändiga informationen för sin tjänst, för att minimera tillgång till för mycket information vilket kan utgöra ett hot mot rikets säkerhet. Det innebär att civila verkstäder och leverantörer kan komma åt nödvändig information samtidigt som militära enheter kan utföra sitt dagliga arbete. Säkerheten är högst där den militära ledningen utför sin strategiska och organisatoriska planering och styrning. I Lift finns data om Försvarets stillgångar och systemet ger underlag för analyser av det framtida behovet av materiel. Bild 2: Lift stödjer arbetet med Försvarets tillgångar centralt och lokalt inom Försvarsmakten.
Beskrivning Sida 4 (9) Syfte Syftet med Lift är bland annat att optimera fördelningen av Försvarets materiel, tillhandahålla metoder att styra och redovisa utnyttjandet samt stödja kontrollerat och planerat materielunderhåll. Lift innehåller också tilläggstjänster som t ex garantihantering av ny materiel. Lift ger kostnadseffektivitet och kontroll över Försvarsmaktens er med alla de krav på informationssäkerhet som erfordras. Leverantör Förråd Nyttja Verkstad Bild 3: Lift kan hela tiden visa var materielen befinner sig och vilken status den har. Lift ger: Ett gemensamt IT-stöd för sförsörjning och teknisk tjänst inom hela Försvarsmakten, både i Sverige och på utlandsmissioner Ett säkert system med väl anpassade säkerhetsnivåer för alla användare Kunskap om var erna finns, antal och skick Underlag för lägesrapportering till OP-ledning Hög informationskvalitet rapportering nära källan och bara en gång Ett stöd för styrning, redovisning och planering av sresurser Ett stöd för logistikkrav vid lagerhållning Ett stöd att följa de norm- och regelverk som gäller för materielunderhåll Ett kostnadseffektivt utnyttjande av materiel Förbanden, inklusive fartyg, ett IT-stöd som hanterar materielunderhållet och logistiken Kontroll av erna och spårbarhet i hela livscykeln Möjlighet att hämta och skicka information till andra system som t.ex. MIFOR och VDLIV. Behovet av ordning och reda Lift är användbart överallt inom Försvaret där er hanteras och administreras. Det innehåller uppgifter om fordon, fartyg och flygplan, men även om bränsle, vapen, ammunition, kläder, verktyg m.m. På lokal nivå visar Lift var alla lokala er finns, kvantiteter och vilken status materielen har. Här används det också för planering och uppföljning av underhåll. Centralt är den information som produceras lokalt viktig och användbar bland annat för planering och för styrningen av den sammantagna verksamheten. Märkning med streckkoder och på sikt med RFID-taggar underlättar arbetet att följa var och hur materielen används.
Beskrivning Sida 5 (9) Full kontroll på läget Lift kan ses som en loggbok över allt innehav både i bruk och i förråd där minsta del är listad i systemet. Genom att fortlöpande registrera de händelser som sker finns hela tiden kontroll över materielen. Systemet vet var sakerna finns i realtid. För mer avancerad utrustning visar Lift även dess status och man kan se när det är dags för underhåll eller avveckling. Lift innehåller aktuell information om er på: Lokal nivå för redovisning och fysisk hantering Central nivå för översikt, värdering och styrning Stöd i verksamheten Det dagliga arbetet med Försvarets tillgångar rör stora ekonomiska värden och det är ett stort antal er som hanteras. Verksamheten bedrivs dessutom på ett flertal platser inom och utanför landets gränser. Förnödenhetsförsörjningen och den tekniska tjänsten omfattar många olika arbetsuppgifter som kan delas in i processer. Processerna i sig kan innehålla planering, genomförande och uppföljning. Planeringen innehåller arbetsuppgifter för att täcka sbehov på lång och kort sikt. Planeringsarbetet innehåller ofta många och kvalificerade beslut för att uppnå maximalt sutnyttjande inom den aktuella verksamheten. Med Lift som stöd går det att väga in många olika logistikaspekter vid planeringen. Generella Leda och styra Följa upp och utvärdera Anskaffa Underhålla förrådsställt (inkl modifiera) Underhålla i bruk (inkl modifiera) Underhålla ur bruk (inkl modifiera) Anmäla behov Täcka behov Förvara (inkl inventera) Tillhandahålla Nyttja Återlämna Avveckla Hantera sdata Hantera sindividdata Hantera organisationsdata Gods och transport Inköp av tjänst Applikationsstöd Bild 4: Processkarta som visar var Lift erbjuder systemstöd
Beskrivning Sida 6 (9) Genomförandet syftar till att styra, kontrollera och utföra de åtgärder som krävs för att er hela tiden skall finnas på rätt plats och med rätt status. I Lift kan man styra och kontrollera srörelser, registrera och bevaka underhållsåtgärder samt ge service till förband som nyttjar materielen. Till materiel finns flera olika inbyggda tidgivare som bland annat talar om när och vem som ska utföra underhåll och de tar även hänsyn till om materielen står i förråd eller nyttjas. Inom samtliga processer måste ledningspersonalen följa upp och bevaka att planerade händelser bli genomförda. Ledningspersonalen kan utföra sitt uppföljningsarbete med hjälp av historik och statisk som lagras i Lift. För varje process i verksamheten finns funktioner för de olika arbets-uppgifterna i Lifts användarapplikationer. Exempel på funktionaliteten för sförsörjningen är: Täcka behov av er Dirigera er ur ett riksperspektiv Anskaffa Administrera gods Planera användning av materiel Styra användning och lån Tillgångsredovisa Lagra i förråd, flytta om Kontrollera underhåll och status Rapportera åtgärder Redovisa avvecklade er Sälja er i serviceförråd Lagervärdera Exempel på funktionaliteten för teknisk tjänst/materielunderhåll är: Planera och genomföra avhjälpande underhåll Planera och genomföra förebyggande underhåll Planera och genomföra teknisk order Bygga materielkonfiguration för att förenkla drift och underhåll Registrera de åtgärder som normverken beskriver Rapportera fel Rapportera åtgärder Rapportera mätarvärden Bevaka garantier och avtal Följa upp händelser och åtgärder Följa upp materielens användning, underhåll och kostnader Beställa underhåll på verkstad/varv Funktionerna i Lift presenteras i olika typer av förteckningar beroende på användningsområde och den tekniska miljön. Det är alltid användarens behov som avgör vilka funktioner som är tillgängliga.
Beskrivning Sida 7 (9) Exempel på användningsområden Med hjälp av Lift går innehållet att använda på olika sätt och i skilda delar av Försvaret. Ett viktigt område i Lift är materielunderhåll. Planering av materiel för kommande utbildningar kan göras flera år i förväg och länkas till budgetarbetet. I Lift administrerar man gods och transporter samt stödjer verksamheten i serviceförråden med utlämning, försäljning och lån, både till interna och externa användare. Från nyanskaffning till avveckling Lift ger stöd i inom hela logistikområdet samt den tekniska tjänsten, materielunderhållet. Varje central anskaffning registreras innan den levereras till Försvaret av FMV. Vid materiel-överlämningen (MÖL) överförs den till Försvarsmakten som ny ägandeföreträdare. Därefter håller Lift reda på dess plats och beskaffenhet. För materiel som hanteras styckevis, t ex ett fordon, förs dessutom en elektronisk loggbok som följer med vid "ägarbyte" och utlåning. I Lift finns instrument för kvalitetskontroll och garantifrågor som underlättar hanteringen av både enstaka brister i materielen och återkommande fel som kräver insatser av leverantören. För er som inte längre behövs inom Försvarsmakten finns register som visar vad som är avvecklat. Att alltid veta var allt finns I Lift har man överblick av alla registrerade er och deras lokalitet. Förnödenheter som är kopplade till ett visst förband måste till exempel inte stanna i förråd utan de kan lånas ut eller användas i verksamheten på annat håll utan att materielen så att säga förloras ur sikte. Arbete med säkerhet Eftersom Lift behandlar hemlig information är Lift indelat i olika säkerhetszoner. I dessa säkerhetszoner finns olika Lift-system som är uppdelade efter applikationer beroende på funktioner samt efter vilken säkerhetszon man befinner sig i. När en användare ska utföra en uppgift loggar man in på Lift-systemets applikationsserver via en klient (arbetsdator). Ett antal klienter kan vara inloggade på en och samma server. Både klienter och servrar bevakas av ett säkerhetssystem som ser till att inget oförutsett kan hända. Varje användare i Lift får via ett behörighetskontroll-system (BKS) tillgång till de uppgifter som han eller hon behöver för sitt arbete, sin tjänst. Informationsutbyte med andra system I den totala hanteringen av information som beskriver er inom Försvaret är Lift en viktig del. Löpande utbyte av data med andra system rör bland annat materielunderhåll, ekonomi-uppföljning, garantiuppgifter, insatsorganisation, feluppföljning samt omfördelning av er mellan lokala, regionala och centrala verksamheter. Lift anpassas efter Försvarets behov När Försvarsmaktens villkor förändras utvecklas Lift för att möta den nya situationen. Vad vi redan kan se är att informationen måste bli mer lättillgänglig både för lokala och centrala användare. Det ska gå snabbare att hitta de uppgifter som man behöver. Exempel på förändringar: Förenklat användargränssnitt vilket gör att systemet blir enklare att använda för alla Snabbare uppdatering av informationen i takt med verksamhetens ökade krav Vidareutveckling av Lift som stöd för arbetet med avancerat materielunderhåll Införande av nya säkerhetssystem som uppfyller Försvarets förändrade krav Kontinuerlig förbättring av hårdvara som ger bästa möjliga prestanda Nya former av utbildning för de som arbetar med systemet
Beskrivning Sida 8 (9) Möjligheten att bearbeta den centrala och lokala information utifrån de unika behov som finns inom varje del av organisationen Nya användargrupper (t.ex industrin) som kan uppdatera informationen Ökad tillgänglighet Lift anpassas hela tiden för att möta de behov, nationellt och internationellt, som insatsstyrkorna kommer att ha i framtiden. Systemkarta Lift finns både lokalt och centralt i verksamheten som hanterar Försvarets er. Grunddata Centrala funktioner Externa system Lokala funktioner Bild 5: Systemstruktur som visar en förenklad bild över hur Lift är uppbyggd I Lift-systemen för lokala funktioner hanteras dagliga händelser av uppgifter kring er som till exempel leverans, antal, lokalisering, redovisning, omflyttning, lån, organisation och underhållsinformation. Varje instans av lokala funktioner kan bara se sina egna er. Instanser för lokala funktioner finns i flera olika säkerhetszoner och informationen kan därför vara belagd med olika typer av sekretess, allt från Ej sekretess till informationssäkerhetsklassen Hemlig/Secret. I Lift-systemet för centrala funktioner samlas informationsförändringar som skapas i Lift-systemen för lokala funktioner och i Lift-systemet för centrala funktioner får man då ett aktuellt riksperspektiv på erna. Lift-systemet för centrala funktioner hanterar styrning, överblick, värdering och dirigering av er. På grund av det översiktliga perspektivet på Försvarsmaktens er så är informationen i Lift-systemet för centrala funktioner har informations-säkerhetsklassen Hemlig/Top Secret. Alla Lift-system styrs av stödsystemet för grunddata, där gemensamma koder, klartexter och regelverk finns för logistik, sförsörjning och teknisk tjänst. Informationen i stödsystemet för grunddata är till vissa delar hämtad från andra system som till exempel Frej, PMF, PRIO och VDLIV. Genom stödsystemet för grunddata kommer alla delar av Lift att arbeta med samma grundvärden samtidigt. Lift
Beskrivning Sida 9 (9) informationsutbyte är en administrativ funktion som sköter transporten av information mellan Lift-systemen samt kontakten med externa system när Lift har ett behov att utbyta information. Exempel på flöde: Grunddata som skapas och förändrads i stödsystemet för grunddata distribueras till Lift-systemen för centrala och lokala funktioner Dirigeringsorder som skapas i Lift-systemet för centrala funktioner skickas till respektive Liftsystem för lokala funktioner för verkställande Händelser i verksamheten som medför förändringar i Lift-systemen för lokala funktioner överförs till Lift-systemet för centrala funktioner. Applikationer i Lift Applikationen för centrala funktioner Applikationen för centrala funktioner används för till exempel tillgångsredovisning, dirigering, lagervärde, tilldelning, behov-tillgång-differens-analys med kvalité (BTDQ), individplanering m.m. Genom applikationen får man en rikstäckande bild av landets tillgångar på er med tillhörande underhållsstatus. Informationen används som underlag för att fatta centrala beslut i eller utanför systemet. Informationen i applikationen för centrala funktioner byggs i huvudsak upp av den information som skapas i applikationerna för lokala funktioner. Applikationen för centrala funktioner heter Lift-C och har ett grafiskt användargränssnitt. Applikationen för grunddata Applikationen i stödsystemet för gemensamma grunddata ger en central informationsbank som innehåller alla gemensamma grundvärden som används av de olika Lift-systemen. Framförallt hanteras grund- och förvaltningsdata för materiel men databasen innehåller även systemtabeller med godkända värden och regelverk. Informationen sammanställs och distribueras ut till omgivningen. Applikationen för grunddata heter Lift-G och har ett grafiskt användargränssnitt. Applikationer för lokala funktioner Applikationerna för lokala funktioner används för t.ex. tillgångsredovisning, omflyttning, utlåning, försäljning och hantering av materielunderhåll. Applikationerna finns på de lokala försörjnings-enheterna, centralt för förband, skolor, centran, FMV och industrin och på autonoma enheter som t.ex. på fartyg. Applikationerna för lokala funktioner heter Lift-LG och Lift-LT beroende på om de har grafiskt eller teckenbaserat användargränssnitt. Applikationen för informationsutbyte Applikationen för informationsutbyte stödjer informationsutbytet både inom Lift och med externa system. Viktiga delar av det interna informationsutbytet är spridning av grunddata, ledning och styrning av materielrörelser som skall ske inom FM samt återrapportering till de centrala Lift-systemen av händelser som har skett lokalt. Lift samverkar med externa system för att ta emot och sprida information om de er som hanteras. Applikationen för informationsutbyte heter Lift-IU. Fakta om Lift Lift är ett omfattande system inte bara till användning utan även till innehåll. I Lift finns ca 150 000 olika typer av er och totalt finns mer än 3,5 miljoner enheter (sposter) registrerade varav 40 000 av dem är militära fordon. I Lift finns ca 3000 lokala användare och de genomför ca 75 000 förändringar av register per arbetsdag. Lift innehåller mycket information och det gäller speciellt kring den mer avancerade materielen. En framträdande egenskap för Lift är den goda säkerheten och höga driftsäkerheten.