ANM rapporter 8/2014 Samarbetsombudsmannens byrån verksamhetsberättelse 2013 Samarbetsombudsmannens byrå 5.2.2014
Samarbetsombudsmannen Verksamhetsberättelse 2013 Samarbetsombudsmannens tillsyn över efterlevnaden av lagarna om samarbete och personalrepresentation Behörighet och området för tillsyn i korthet Samarbetsombudsmannen är en förvaltningsmyndighet som bl.a. ger råd och anvisningar om tillämpningen av de lagar som samarbetsombudsmannen utövar tillsyn över. Råden och anvisningarna har karaktären av sakkunnigutlåtanden. Samarbetsombudsmannen fattar inga bindande beslut om tolkning av lagen och bestämmer inga påföljder för lagbrott, utan tolkningsfrågorna och tilldelandet av påföljder är domstolarnas uppgift. Samarbetsombudsmannen kan bl.a. utföra kontroller i företag eller ge företag en uppmaning för att rätta till det lagstridiga förfarandet eller i syfte att förhindra att det upprepas. Samarbetsombudsmannen kan begära arbetsrådets utlåtande om huruvida lagen om samarbete inom företag (nedan samarbetslagen) eller lagen om samarbete inom finska företagsgrupper och grupper av gemenskapsföretag ska tillämpas på ett visst företag. Samarbetsombudsmannen har skyldighet att göra en förundersökningsanmälan till polisen om ombudsmannen misstänker sannolikt brott mot samarbetsskyldigheten och rätt att bli hörd i samband med polisundersökning, åtalsprövning och domstolsbehandling. Cirka 8 300 privatföretag och 900 000 arbetstagare omfattas av tillsynen enligt samarbetslagen. Europeiska företagsråd finns i cirka 60 företagsgrupper i Finland. I slutet av 2013 uppgick antalet sådana personalfonder som omfattas av samarbetsombudsmannens tillsyn till 55, och dessa hade 113 503 personmedlemmar. För personalfondernas del omfattar tillsynen också den offentliga sektorn. Personalen vid samarbetsombudsmannens byrå samarbetsombudsmannen Helena Lamponen jurist Silja Vainio jurist Katri Pöllänen jurist Viivi Mäkinen 15.3.2013 14.11.2013 Minja Merk, inspektör fr.o.m. 1.6.2013, assistent t.o.m. 31.5.2013 Allmänt om verksamheten 2013 I samarbetsombudsmannens verksamhet ligger tyngdpunkten på förebyggande rådgivning. I fråga om samarbetslagen låg tyngdpunkten på frågor som rörde förhandlingarna om minskning av arbetskraften. När det gäller personalfondslagen låg tyngdpunkten i ändring av fondernas stadgar så att de överensstämmer med den nya personalfondslagen. I intervjuerna, föreläsningarna och inledningsanförandena låg huvudvikten på presentation av samarbetsombudsmannens byrå och genomgången av det centrala innehållet i de lagar vars efterlevnad ombudsmannens byrå utövar tillsyn över. 1
Verksamheten vid byrån var ännu livligare än under den föregående perioden. Under året uppgick antalet kundkontakter till 1 440 och de fördelade sig enligt följande: 1.1.2013-31.12.2013 st. Telefonsamtal från kunder* 608 e-postmeddelanden* 336 Diarieförda samarbetsärenden 68 Diarieförda personalfondsärenden 351 Särskilda åtgärder i anslutning till personalfonder 3 Intervjuer 22 Utbildningar, inledningsanföranden och föreläsningar 19 Företagsbesök och möten 19 Myndighetssamarbete 14 Alla sammanlagt 1 440 *Telefonsamtal från kunderna och e-postmeddelanden statistikförs bara en gång, trots att vart och ett av dem kan inbegripa flera samtal och meddelanden i de olika skedena av behandlingen av ärendet. De kunder som kontaktar samarbetsombudsmannens byrå är arbetsgivare, arbetstagare och personalrepresentanter. Av de ärenden som inleddes handlade 41 om misstänkta brott mot den lagstiftning som omfattas av tillsynen, vilka behandlas i enlighet med förvaltningslagen och är sekretessbelagda. År 2013 utfärdade samarbetsombudsmannen 49 utlåtanden, av vilka 13 handlade om personalfondsärenden. Förberedelserna inför konkurrensutsättningen av IT-systemet för personalfondsärenden fortsatte. Tillsynen över efterlevnaden av samarbetslagstiftningen Samarbetsombudsmannens byrå kontaktades för rådgivning särskilt i sådana situationer som gällde minskning av arbetskraften. När samarbetsombudsmannen får en anmälan om ett misstänkt brott mot en lag som hör till de lagar vars efterlevnad samarbetsombudsmannen utövar tillsyn över är anmälarens identitet och en eventuell tillsynsåtgärd som vidtagits med anledning av anmälan sekretessbelagda uppgifter. Av de ärenden som inleddes år 2013 gällde 40 ärenden misstänkta brott mot samarbetslagstiftningen. Samarbetsombudsmannen har hörts i en rättegång. Fallet handlade om ett misstänkt brott mot samarbetsskyldigheten. Samarbetsombudsmannen begärde förundersökning vid fyra fall av misstänkt brott mot samarbetsskyldigheten. Höranden i riksdagen Samarbetsombudsmannen hördes av riksdagens arbetslivs- och jämställdhetsutskott när utskottet behandlade regeringens proposition med förslag till lag om ekonomiskt understödd utveckling av yrkeskompetensen och till vissa andra lagar som har samband med den (RP 99/2013 rd). 2
Samarbetsombudsmannen hördes av riksdagens arbetslivs- och jämställdhetsutskott när utskottet behandlade regeringens proposition till riksdagen med förslag till lag om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar och till vissa lagar som har samband med den (RP 152/2013 rd). Utlåtande som samarbetsombudsmannen begärt av arbetsrådet Samarbetsombudsmannen begärde utlåtande av arbetsrådet angående A Ab. De centrala frågorna i begäran om utlåtande handlade om huruvida bolaget A Ab regelbundet har minst 20 arbetstagare anställda i arbetsavtalsförhållande, och huruvida A Ab således enligt arbetsrådets uppfattning är ett företag som avses i 2 kap. 1 i samarbetslagen och som samarbetslagen ska tillämpas på. A Ab är ett aktiebolag som har sitt säte i Helsingfors och vars huvudsakliga verksamhetsområde enligt handelsregistret är annan konsultering av företagsledningen. A Ab:s verksamhetsområde enligt anteckningen i handelsregistret är produktion och försäljning av olika slags tjänster, innehav av immateriella rättigheter samt ägande och besittning av fastigheter. I regeringspropositionen om samarbetslagen konstateras att enligt vedertagen tolkning avses med företag bl.a. aktiebolag som bedriver industriell, serviceinriktad eller annan ekonomisk verksamhet. Eftersom A Ab enligt vad som sagts ovan är ett aktiebolag som bedriver serviceverksamhet och annan ekonomisk verksamhet, är det enligt samarbetsombudsmannens åsikt ett företag som avses i 3 i samarbetslagen. Ett ytterligare villkor för att samarbetslagen ska tillämpas är dock att företaget regelbundet har minst 20 arbetstagare i anställningsförhållande (2 kap. 1 ). Utgående från de detaljerade uppgifter som lämnats i begäran om utlåtande går det inte med hjälp av samarbetslagen, regeringspropositionen om samarbetslagen eller rättspraxisen att få något entydigt svar på frågan huruvida antalet arbetstagare i anställningsförhållande vid A Ab regelbundet är minst 20. Arbetsrådet har inte gett något utlåtande med anledning av samarbetsombudsmannens begäran under 2013. Tillämpningsanvisningar I april 2013 utfärdades en anvisning om samordning av iakttagandet av sekretessbestämmelserna i den lagstiftning som samarbetsombudsmannen utövar tillsyn över och värdepappersmarknadslagens insiderbestämmelser. Insiderinformation är enligt värdepappersmarknadslagen sekretessbelagd information. Enligt samarbetsombudsmannens åsikt berättigar inte endast det att man i samband med information, hörande, förhandlingsförfarande eller deltagande röjer insiderinformation ett företag till att låta bli att följa lagstiftningen om samarbete och personalens delaktighet. Anvisningen innehåller samarbetsombudsmannens syn på röjande av insiderinformation, sekretessplikt, tillämpningen av undantagsbestämmelser samt insidernotering vid tillämpning av samarbetslagstiftningen och lagstiftningen om personalens delaktighet. En anvisning om språket i samarbetsmaterialen, vid samarbetsförfarandena och -förhandlingarna utfärdades i december 2013. Enligt anvisningen är språket vid samarbetsförfarandena och -förhandlingarna samt i samarbetsmaterialen finska eller svenska eller båda, och utöver dessa kan andra s.k. tredje språk användas då det är fråga om ett företag som omfattas av samarbetslagen. Företag ska också vid annan information enligt 3
samarbetslagen använda finska eller svenska eller båda, och utöver dessa kan andra s.k. tredje språk användas då det är fråga om företag som omfattas av samarbetslagen. Anvisningarna finns tillgängliga på samarbetsombudsmannens webbplats (www.tem.fi/ytasiamies). Myndighetssamarbete Samarbetsombudsmannens byrå samarbetar vid behov med andra myndigheter. Närings-, trafik- och miljöcentralernas (NTM-centralernas) beredskap att ge råd i samarbetsfrågor av allmän natur förbättrades. Samarbetsombudsmannen redogjorde för företrädaren för Turkiets arbetsministerium hur efterlevnaden av samarbetslagen övervakas och för innehållet i samarbetslagen. Samarbetslöfte angående projektet Arbetsliv 2020 Samarbetsombudsmannens byrå gav ett samarbetslöfte till projektet Arbetsliv 2020. Samarbetsmannens byrå ska främja uppnåendet av målen för projektet Arbetsliv 2020 bl.a. genom råd, anvisningar och andra åtgärder. Personal- och utbildningsplanen enligt samarbetslagen förhandlas fram årligen vid samarbetsförhandlingar. Ekonomiska data, såsom boksluts- och resultatuppgifter och en redogörelse för företagets ekonomiska ställning lämnas regelbundet. När ett företag planerar beslut som rör affärsverksamheten, t.ex. omorganisationer, som har konsekvenser för personalen, ska samarbetsförhandlingar föras om dessa. Ökad kännedom om personalfonderna bedöms kunna påverka antalet personalfonder. Inledningsanföranden och kontakter med medier År 2013 höll företrädarna för samarbetsombudsmannens byrå sammanlagt 19 inledningsanföranden eller föreläsningar. År 2013 gavs sammanlagt 22 intervjuer till medierna. Samarbetsombudsmannen skrev en kolumn om samarbetets betydelse som främjare av företags produktivitet och resultat och som upprätthållare och främjare av personalens hälsa för tidskriften Elintae. I december skrev samarbetsombudsmannen en utmaningsblogg med tanke på projektet Arbetsliv 2020. Temat var de goda sidorna med samarbetet som är bättre än sitt rykte. I bloggen, som publicerades den 16 december 2013, framfördes en utmaning att man vid varje företag som omfattas av samarbetslagen årligen ska förhandla fram en personal- och utbildningsplan i samarbete, och att var och en av de anställda, oberoende av personalgrupp, åtminstone en gång om året skulle få ett tillfälle att med sin chef diskutera sitt arbete vid ett utvecklings- eller målsamtal, och att man vid det tillfället också ska behandla utvecklingsbehoven. 4
Tillsynen över personalfondernas verksamhet Vid utgången av år 2013 fanns det sammanlagt 55 personalfonder. Tre av dessa var s.k. passiva fonder, vilket betyder att ingen aktivitet sker i dem. Under 2013 grundades tre nya fonder och tre fonder upplöstes. Under 2013 fattade dessutom en fond beslut om upplösning av fonden. Sammanlagt 113 503 personmedlemmar omfattades av fonderna. Personalfonderna fick ta emot sammanlagt 65,9 miljoner euro i personalfondsposter år 2013. Det kumulativa belopp som samlats i fonderna sedan 1990 är 1 077 miljoner euro. Personalfondernas medlemsandelskapital uppgick till sammanlagt cirka 502 miljoner euro. Överskottet i personalfonderna från det senast avslutade räkenskapsåret var sammanlagt cirka 18 miljoner euro. Enligt den reviderade personalfondslagen, som trädde i kraft vid ingången av 2011, ska fonderna ändra sina stadgar så att de överensstämmer med den nya lagen under en övergångsperiod på tre år (2011-2013). Tyngdpunkten i skötseln av personalfondsärendena år 2013 låg fortfarande delvis på de stadgeändringar som skulle genomföras under övergångsperioden. År 2013 gavs 13 utlåtanden om personalfondsärenden. I fråga om personalfondsärenden har samarbetsombudsmannen utarbetat anvisningar för fonder intensifierat samarbetet med föreningen Suomen Henkilöstörahastojen yhdistys r.y. deltagit i revideringen av anvisningen om bokföring och bokslut för personalfonderna, som bokföringsnämnden utfärdade år 2013 förberett konkurrensutsättningen av IT-system. 5