Delegationsordning för kommunstyrelsen Antagen av kommunstyrelsen 2015-04-09
Delegationsordning för kommunstyrelsen Reviderad enl beslut KS 137/150409 A. Allmänt 1. Allmänt om verkställighet, beredning och beslut samt delegering av beslutanderätt Beslut i kommunallagens mening kan bara fattas av den som är behörig enligt kommunallagen. Beslut kan överklagas i vissa fall genom förvaltningsbesvär av den som berörs av beslutet (part) och i övrigt av den som är kommunmedlem, genom begäran om laglighetsprövning enligt kommunallagen. Från beslut måste man skilja rent verkställande åtgärder, t ex utredningar (ärendeberedning) som underlag för ett beslut och vad som brukar kallas faktiskt handlande. Vem som skall bereda eller genomföra rena verkställighetsåtgärder följer normalt av den arbetsfördelning som gäller inom förvaltningen. Sådana åtgärder kan inte överklagas. Det är alltså av stor betydelse var gränsen dras mellan vad som är beslut och vad som är ren verkställighet eller beredning. 1.1 Vad är beslut Kännetecknande för ett beslut i kommunallagens mening är i första hand att det finns möjlighet till alternativa lösningar. Beslutsfattaren måste alltså göra egna överväganden och bedömningar. 1.2 Vad är ren verkställighet och beredning Vad som avses med beredning är tämligen enkelt att avgränsa. Här avses naturligtvis utredningar och undersökningar av större och mindre omfattning som syftar till att skapa ett underlag för att kunna fatta ett beslut. Att avgränsa vad som kan hänföras till ren verkställighet är betydligt svårare. I första hand avses med ren verkställighet rutinmässigt handlande i den löpande förvaltningen, t ex utfärdande av räkningar, lämna råd och upplysningar, omsätta ett beslut till praktiskt handlande t ex göra inköp eller anlita konsult efter upphandling. Här finns knappast utrymme för egna överväganden eller beslutsalternativ. Denna typ av osjälvständiga åtgärder kallas ofta också för faktiskt handlande och faller klart utanför vad som anses vara beslut i kommunallagens mening. Härutöver förekommer dock en mängd åtgärder i den löpande förvaltningen, som visserligen kan innefatta ett visst mått av övervägande men ändå kan kategoriseras som rent verkställande. Det är naturligtvis också så att ju klarare målsättningar och direktiv som sätts upp för en verksamhet dess fler åtgärder kan hänföras till ren verkställighet även om de definitionsmässigt är att anses som beslut. Torbjörn Strömer 2 (11)
Att i detta gränsområde klart ange vad som är ren verkställighet och vad som är att anse som beslut i lagens mening är betydligt svårare. 1.3 Var går gränsen mellan beslut och ren verkställighet När gränsen skall dras mellan beslut i kommunallagens mening och de verkställighetsåtgärder som tangerar beslutsområdet är den enskildes intresse av att få saken prövad genom överklagande av stort intresse, alltså frågans allmänintresse. Med den utgångspunkten kan en gräns dras mellan sådana beslut som riktar sig utåt mot medborgarna och beslut som avser frågor inom den kommunala förvaltningen ( t ex beslut i den löpande driften som inköpsfrågor, fastighetsförvaltning, personaladministration etc). Självfallet räcker det inte med att göra en delning mellan vad som riktar sig utåt och vad som riktar sig inåt. Att en fråga riktar sig in mot förvaltningen utesluter naturligtvis inte att frågan har ett stort allmänintresse. Här får naturligtvis frågans dignitet och karaktär avgöra. Man bör dock kunna slå fast att i princip alla frågor som innefattar ett självständigt övervägande av beslutsfattaren och som inte utgör ett mekaniskt tillämpande av givna riktlinjer och normer bör anses vara beslut i lagens mening. Rutinmässiga åtgärder däremot, som rör förvaltningens inre angelägenheter, i första hand personaladministration, löpande anskaffning av material och inventarier inom ramen för fastlagda ekonomiska ramar och avtal etc bör kunna ses som ren verkställighet. 1.4 Vem får fatta beslut Beslut i kommunallagens mening kan bara fattas av kommunfullmäktige, styrelsen och nämnderna med den kompetensfördelning som anges i 3 kap 9 15 kommunallagen Om kommunfullmäktige för över delar av sin kompetens genom delegering till styrelsen eller till en viss nämnd (3 kap 10 kommunallagen) ska sådan delegering från fullmäktige till en nämnd anges i nämndens reglemente. Den grundläggande ordningen är alltså att beslut i kommunallagens mening bara kan fattas av de förtroendevalda kollektivt i fullmäktige, styrelsen eller nämnderna. Härutöver finns enligt 6 kap 33-38 kommunallagen möjligheter att föra beslutanderätten vidare utanför de egentliga kommunala organen. Detta innebär enligt lagtexten att den som fattar beslut på styrelsens eller nämndens vägnar delegaten träder helt i styrelsens eller nämndens ställe. Beslutet är juridiskt sett det delegerande organets beslut och kan i princip inte ändras av det delegerande organet. Revisionsansvaret för beslutet ligger helt och hållet kvar hos den som delegerat d v s styrelsen eller nämnden. Delegering av styrelsens eller nämnds beslutanderätt kan dock bara ske till förtroendevalda i förening (t ex utskott i nämnden) eller till enskild förtroendevald eller enskild anställd hos kommunen. Torbjörn Strömer 3 (11)
Huvudregeln att delegering bara får ske till förtroendevalda eller till enskild anställd hos kommunen innebär att det inte är tillåtet med s k extern delegering. Beslutanderätten får alltså inte delegeras till någon person, fysisk eller juridisk, utanför kommunen. Delegaten behöver dock inte vara anställd eller förtroendevald inom den egna nämnden utan kan tillhöra en annan nämnd hos kommunen, men däremot inte ett av kommunen ägt företag eller liknande. Delegering får heller inte ske till ett kollektiv av anställda eller till anställda och förtroendevalda i förening. En grupp bestående av tjänstemän, tjänstemän tillsammans med förtroendevalda eller där företrädare för andra intressenter än kommunen ingår, kan således inte vara delegat. Från denna huvudregel finns vissa undantag enligt speciallagstiftning. Lagen om vissa kommunala befogenheter, ger t ex kommunen rätt att delegera frågor om anställningsvillkor till kommunala arbetsgivarorganisationer och lagen om skydd mot olyckor och miljölagstiftningen ger kommunen rätt att delegera viss myndighetsutövning till någon som inte är anställd i kommunen. En annan form av överlåtelse av beslutanderätt, som inte får förväxlas med delegering, är när kommunen som medlem i ett kommunalförbund, överlåter sina befogenheter inom förbundets verksamhetsområde. Detta regleras särskilt i kommunallagen och innebär till skillnad från delegering att kommunen överlämnar en viss verksamhet till förbundet som därmed tar över alla kommunens uppgifter samt alla kommunens befogenheter och ansvar inom verksamhetsområdet. 1.5 Delegationsbesluten skall vara skriftliga och anmälas till den nämnd som delegerat beslutanderätten Beslut som har fattats med stöd av delegation från styrelse eller nämnd skall enl 6 kap 35 kommunallagen anmälas till styrelsen eller nämnden. Ett skäl till detta är sambandet med möjligheten att överklaga beslutet. I och med att beslutet anmäls och protokollförs kommer det att offentliggöras på samma sätt som de beslut som fattas i sammanträde. Genom protokollet kan alltså allmänheten se vilka beslut som fattas och härigenom har man möjlighet att begära att få ta del av och möjlighet att överklaga beslutet. Härav följer naturligtvis att ett beslut alltid måste vara dokumenterat i skriftlig form. 1.6 Fullmakt, särskild behörighet för vissa åtgärder Av det föregående följer att behörigheten att fatta beslut enligt kommunallagen endast kan grundas på lagens bestämmelser eller på delegering från ett behörigt organ och att behörigheten att vidta åtgärder som är att anse som ren verkställighet, följer av arbetsfördelningen inom förvaltningen. När det gäller ren verkställighet har alltså den som är anställd eller förtroendevald i kommunen, mot bakgrund av sin ställning och sina arbetsuppgifter, s k ställningsfullmakt att handla på kommunens vägnar. I vissa specifika situationer, som t ex att företräda Torbjörn Strömer 4 (11)
kommunen och föra kommunens talan t ex vid domstolsförhandlingar och hos andra myndigheter etc, att för kommunen underteckna handlingar som t ex att underteckna avtal och andra dokument eller kvittera försändelser etc är detta emellertid inte tillräckligt. Här krävs att en viss befattningshavare särskilt utpekas som behörig, dvs en form av fullmakt att kvittera eller på annat sätt underteckna handlingar på kommunens vägnar. Det är närmast att betrakta som en behörighet att teckna kommunens firma dock med den begränsningen att den som tecknar kommunens firma inte genom tecknandet i sig binder kommunen vid något utan det är snarare att se som en bekräftelse på att handlingen grundas på ett behörigt beslut, d.v.s. den som undertecknar t.ex. ett avtal för kommunen binder inte kommunen till avtalet bara genom undertecknandet utan det måste finnas ett beslut från ett behörigt organ som godkänner avtalet. I vissa fall kan det vara så att avtalet innehåller ett villkor att det gäller bara under förutsättning att det godkänns av behörigt organ. Det kan ju också vara så att den som undertecknar avtalet på grund av delegering är behörig att fatta beslutet och i det fallet blir naturligtvis undertecknandet i sig är ett beslut att godkänna och därmed binda kommunen vid avtalet. Denna typ av behörighet redovisas i delegationsordningen under en särskild rubrik, B Allmänna behörigheter Torbjörn Strömer 5 (11)
B Allmänna behörigheter 1 Undertecknande av handlingar Att för kommunen underteckna en handling (teckna kommunens firma) innefattar inte en beslutanderätt. Den som på det sättet tecknar kommunens firma kan inte enbart på den grunden ingå t.ex. ett för kommunen bindande avtal eller liknande. Om den som undertecknar t.ex. ett avtal genom delegering har befogenhet att ingå avtalet är det naturligtvis så att undertecknandet är att se som ett för kommunen bindande beslut men i annat fall krävs ett bakomliggande beslut från behörigt organ och undertecknandet är så att anse som en bekräftelse på att ett sådant beslut finns. Undertecknande av alla typer av handlingar för kommunen (att teckna kommunens firma generellt) Kommunstyrelsens ordförande och kommunstyrelsens vice ordförande var för sig Mottagningskvittens av försändelser till kommunstyrelsen Undertecknande av skuldebrev i samband med upplåning som beslutats av kommunstyrelsen eller med stöd av delegering Behörighet att i övrigt underteckna handlingar för kommunen Kommunchef, enhetschef vid verksamhetsledningsenheten, kommunsekreterare och registrator vid kommunstyrelsen var för sig Ekonomen Erik Sunnert Sådana behörigheter framgår av särskilda beslut som fattas av kommunstyrelsen och som lägges som bilaga till denna delegationsordning. Torbjörn Strömer 6 (11)
2 Föra kommunens talan Befogenheten att föra kommunens talan innefattar ej rätt att avge yttrande vid överklagande eller när laglighetsprövning begärts såvida det inte rör ett av delegaten fattat beslut (jmfr C pkt 1.3 nedan). Väcka talan vid domstol och överklaga dom eller beslut samt föra kommunens talan och befogenhet att utse ombud att föra kommunens talan i alla förekommande mål och ärenden såvida inte någon annan skall göra det på grund av lag eller beslut av kommunfullmäktige Kommunstyrelsens ordförande och kommunstyrelsens vice ordförande var för sig Rättidsprövning av och avvisning av för sent inkommet överklagande av kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges beslut Kommunjurist Enhetschefen vid verksamhetsledningsenheten Kommunsekreterare Föra kommunens talan och företräda kommunen i lokala tvisteförhandlingar Personalchef Föra kommunens talan och befogenhet att utse ombud att föra kommunens talan i mål och ärenden rörande betalningsförelägganden och i taxeringsmål Enhetschefen vid ekonomienheten Torbjörn Strömer 7 (11)
C Delegerad beslutanderätt 1. Allmänna ärenden 1.1 Utlämnande av allmän handling Beslut att avslå en begäran om utlämnande av allmän handling eller uppställande av förbehåll vid utlämnande av allmän handling Kommunchef Kommunjurist Kommunsekreterare 1.2 Kommunens vapen Tillstånd att använda kommunens vapen Kommunjurist Kommunsekreterare 1.3 Remissyttranden Yttranden i ärenden av stort principiellt intresse för kommunen skall avges av kommunfull mäktige. Yttranden i övrigt skall avges av kommunstyrelsen om ärendet är av stort allmänt intresse eller avser övergripande strategiska frågor eller annars på ett betydande sätt påverkar den kommunala verksamheten eller på annat sätt är av större betydelse för kommunen. Yttrande i ett ärende där kommunens beslut överklagats avges av den som fattat beslutet. Yttrande i ärenden om kameraövervakning Yttrande i ärende som endast berör ett enskilt sakområde hos kommunstyrelsen Kommunjurist För sakområdet ansvarig handläggare 1.4 Representation och uppvaktning Representation och uppvaktningar inom ramen för de medel som budgeterats för ändamålet är rena verkställighetsåtgärder. Behörig att representera och uppvakta på kommunens vägnar är endast den som utsetts att ansvara för konto vari upptagits medel för ändamålet. 1.5 Bidrag Marknadsföring genom elitidrott (sponsorsbidrag) inom ramen för avsatta medel Enhetschefen vid information- och markandsenheten 1.6 Brådskande ärenden Ärenden som är så brådskande att kommunstyrelsens sammanträde inte kan avvaktas (jmfr. 6 kap 36 kommunalagen) Kommunstyrelsens ordförande eller vid dennes frånvaro kommunstyrelsens vice ordförande Torbjörn Strömer 8 (11)
2 HR-ärenden Kommunstyrelsen är kommunens centrala personalmyndighet. Som central personalmyndighet har kommunstyrelsen att behandla alla kommunövergripande HR-ärenden, personalpolicys och andra personalpolitiska frågor. Inom kommunstyrelsen finns ett personalutskott vars uppgift är att för kommunstyrelsen bereda ärenden inom detta område. Personalutskottets uppgift är också att bevaka och ta initiativ i HRfrågor samt att inom ramen för vad som anges i denna delegationsordning fatta beslut i sådana ärenden. 2.1 Organisation Frågor som rör den övergripande nämndsorganisationen ankommer på kommunfullmäktige medan det ingår i respektive nämnds förvaltningsuppgift att besluta om den egna förvaltningsorganisationen. Den yttersta gränsen för organisationsförändringar tangerar frågor om arbetsfördelning och arbetsrutiner och dessa frågor är att anse som ren verkställighet som ankommer på respektive enhetschef. Förvaltningsorganisation Organisation inom enhet Förvaltningschef Respektive enhetschef 2.2 Anställning, uppsägning och avveckling mm av personal Anställning av förvaltningschef ankommer på kommunstyrelsen som central personalmyndighet. Beslut om anställning av personal upp till ett års anställning samt förkortad uppsägningstid, entledigande på egen begäran, ledigkungörande av tjänst, utfärdande av anställningsbevis eller betyg och liknande är att anse som rena verkställighetsåtgärder som ankommer på ansvarig befattningshavare. 2.2.1 Kommunövergripande Anställning av förvaltningschef Tillfälligt förordnande av förvaltningschef Tillfälligt förordnande av kommunchef Uppsägning och avskedande av förvaltningschef Avstängning/disciplinåtgärd rörande förvaltningschef Personalutskottet Kommunchef Kommunstyrelsens ordförande Personalutskottet Personalutskottet 2.2.2 Inom kommunstyrelseförvaltningen Anställning av personal Uppsägning och avskedande av personal Avstängning/disciplinåtgärd Beslut om förbud mot bisyssla Förvaltningschef Enhetschef inom egen enhet Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef 2.3 Kompetensförsörjning Att bevilja deltagande i enstaka dagars utbildning, konferens etc. inom landet och inom ramen för i budget upptagna medel och i övrigt vad som kan anses som normalt med Torbjörn Strömer 9 (11)
hänsyn till kostnad, omfattning etc. är att anse som ren verkställighet och ankommer för anställda på resp. enhetschef och för förtroendevalda på kommunstyrelsens ordförande. Bevilja deltagande i utbildning, konferens etc, som är av annan karaktär än sådan som är att anse som ren verkställighet Kommunchef för direkt underställd personal Kommunchef för direkt underställd personal Enhetschef inom egen enhet Kommunstyrelsens ordförande med kommunstyrelsens vice ordförande som ersättare för kommunchef och förtoendevalda i kommunstyrelsen 2.4 Ledighet Att bevilja uttag av lag- och avtalsenlig semester enligt den anställdes eget önskemål är att anse som ren verkställighet som ankommer på berör befattningshavare. Avslag på begäran om semester och tvångsförläggning av semester Avslag på begäran om semester och tvångsförläggning av av semester Kommunchef för direkt underställd personal Förvaltningschef för direkt underställd personal Enhetschef för personal inom egen enhet Kommunchef för direkt underställd personal Förvaltningschef för direkt underställd personal Enhetschef för personal inom egen enhet 2.5 Allmänna kommunövergripande HR-ärenden Fördelning av löneutrymme vid lokala revisonsförhandlingar. Tecknande av lokala kollektivavtal och därmed jämförbara ärenden avseende frågor som är löpande och av icke principiell karaktär rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Beslut om särskild avtalspension 3 Ekonomiärenden Personalutskott HR-chef Kommunchef 3.1 Finansförvaltning Placering av kommunens likvida medel enligt vad som anges i finanspolicy för Söderhamns kommun och dess bolag Upptagande av externa lån inom den totalram som kommunfullmäktige beslutat för internbanken Ekonomen Erik Sunnert med ekomomichefen som ersättare Ekonomen Erik Sunnert med ekomomichefen som ersättare Torbjörn Strömer 10 (11)
Konvertering och omläggning av tidigare upptagna lån Tecknande av kommunens samtliga leasingavtal eller leasingliknande arrangemang med annan benämning Avskrivning av fordran intill ett belopp motsvarande högst ett basbelopp i varje särskilt fall. Placering av Söderhamns kommuns samförvaltade Stiftelsers medel enligt vad som anges i finanspolicy För Söderhamns kommun och dess bolag samt till- Kommande placeringsregler för förvaltade stiftelser Ekonomen Erik Sunnert med ekomomichefen som ersättare Ekonomen Erik Sunnert med ekomomichefen som ersättare Ekonomichef Ekonomen Erik Sunnert med ekonomichefen som ersättare 4 Upphandlings- och inköpsärenden mm Löpande inköp av inventarier och kontorsmaterial etc inom ramen för de medel som budgeterats för ändamålet är rena verkställighetsåtgärder i de fall de kan ske utan upphandling (t.ex. vid avrop på slutna ramavtal) 4.1 Upphandling och inköp av varor och tjänster samt försäljning av inventarier och överskottsmateriel Upphandling och beslut om inköp av varor och tjänster upp till det belopp som utgör gränsen för direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling och inom ramen för de medel som budgeterats för ändamålet Upphandling och beslut om inköp av varor och tjänster vid förenklad upphandling upp till det s.k. tröskelvärdet enligt lag om offentlig upphandling och inom ramen för de medel som budgeterats för ändamålet Försäljning av inventarier och överskottsmateriel budgetansvarig Kommunchef Kommunchef Fastställd av kommunstyrelsen 2012-01-12, 1 Fastställd av kommunstyrelsen 2015-04-09, 137 Torbjörn Strömer 11 (11)