www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Granskning av Intern kontroll Vingåkers kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3 2.1. Uppdrag och bakgrund...3 2.2. Revisionsfråga...3 2.3. Metod...4 3. Intern kontroll...5 4. Resultatet av granskningen av den interna kontrollen 2011...6 4.1. Revisorernas synpunkter...6 5. Intern kontroll i Vingåkers kommun...8 5.1. Styrande dokument...8 5.2. Organisation...8 5.3. Utvecklingsarbetet...8 6. Nämndernas arbete med intern kontroll 2012...9 6.1. Kommunstyrelsen...9 6.2. Barn- och utbildningsnämnden...10 6.3. Kultur- och fritidsnämnden...11 6.4. Utvecklingsnämnden...11 6.5. Socialnämnden... 12 7. Kommunstyrelsens uppföljningsarbete... 14 Bilaga... 16 Vingåkers kommun
1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Fullmäktige reviderade under 2010 reglementet för intern kontroll. Vi bedömer att reglementet är ändamålsenligt. Under 2011 beslutade fullmäktige om en ny styrmodell för kommunen. I styrmodellen tydliggörs den interna kontrollen i ett särskilt avsnitt. Vår bedömning är att kommunens rutiner, som framgår av reglemente och kommunens styrmodell, för den interna kontrollen i allt väsentligt är tillräckliga. En bättre uppföljning och efterlevnad av beslutade internkontrollplaner bör dock eftersträvas. Resultatet utifrån insamlade dokument och de svar vi erhållit från förvaltningarna redovisas nedan: Har kommunstyrelsen och nämnderna fattat beslut om internkontrollplaner för år 2012? Samtliga 4 nämnder och kommunstyrelsen har upprättat internkontrollplaner för 2012. Det är endast kommunstyrelsen som har beslutat om en plan senast under januari månad som framgår av anvisningarna till reglementet. Övriga nämnder i februari eller mars månad. Har nämnderna valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Delvis, enligt styrmodellen ska internkontrollplanen ingå som en del i nämndplanen och som bilagor till nämndplanen ska riskbedömningen samt en förteckning över inbyggda kontroller finnas. Det är endast socialnämnden som angett en förteckning av inbyggda kontroller. Ingen nämnd inkl. kommunstyrelsen, med undantag av utvecklingsnämnden, har uppvisat några dokumenterade riskbedömningar. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Genomförda aktiviteter/kontroller har helt alternativt delvis utförts i nämnderna. I flera av nämnderna har inte kontrollerna utförts enligt den tidplan som framgår av beslutad internkontrollplan. Genomförda aktiviteter har redovisats till berörd nämnd. Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Nämnderna har vid behov fattat beslut om åtgärder och i flera fall även att fortsatta kontroller ska ske nästkommande år. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Vingåkers kommun 1 av 17
Nämnderna har i allt väsentligt rapporterat resultatet av genomförda kontroller till kommunstyrelsen och revisorerna. Det är positivt att samtliga nämnder har beslutat om en internkontrollplan för 2012. Samtliga nämnder har skapat bra förutsättningar för att upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll. I kommunens årsredovisning har i år en översiktlig redovisning skett av nämndernas genomförda internkontroller. Kommunstyrelsen har inte med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärderat kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, vidtagit åtgärder. Det framgår även av reglementet att kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen. Någon återrapportering av hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen har inte skett. Dokumentationen av genomförda kontroller uppvisar fortfarande brister. Flera nämnder har inte redovisat dokumentation av genomförda kontroller. Kommunstyrelsen har inte redovisat underlag för hur den interna kontrollen har utförts under 2012. Våra förslag till åtgärder är. Samtliga nämnder ska utföra de aktiviteter/kontroller som beslutats av nämnden och på ett tydligare sätt dokumentera genomförda kontroller Samtliga nämnder ska dokumentera sina riskbedömningar inför val av internkontroller samt upprätta förteckningar över inbyggda kontroller Kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen Kommunstyrelsen ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. Vår sammanfattande bedömning är att samma brister kvarstår 2012 som tidigare år. Vingåkers kommun 2 av 17
2. Inledning 2.1. Uppdrag och bakgrund Revisorerna i Vingåkers kommun har uppdragit till att granska kommunens nämnder och styrelsens arbete med upprättade handlingsplaner för intern kontroll. För år 2011 bedömde vi att kommunens rutiner för den interna kontrollen i allt väsentligt var tillräckliga, men att efterlevnaden av upprättade regler bör förbättras. En bättre uppföljning och efterlevnad av beslutade internkontrollplaner bör eftersträvas. Dokumentationen av genomförda kontroller visade fortfarande på brister. Flera nämnder hade inte redovisat dokumentation av genomförda kontroller. Vår sammanfattande bedömning var att samma brister kvarstod 2011 som tidigare år. Av kommunallagens 9 kap 9 framgår bl.a. att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av kommunallagen 6 kap 7 i vilken det stadgas att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunfullmäktige beslutade under 2011 om en ny styrmodell för där det anges hur kommunen ska styras. I styrmodellen beskrivs även hur den interna kontrollen ska utövas av kommunstyrelsen och nämnderna, se bilaga 1. 2.2. Revisionsfråga Granskningen syftar till att utifrån i huvudsak dokumentstudier översiktligt bedöma styrningen av den interna kontrollen samt ge underlag för eventuellt fortsatta granskningsinsatser avseende den interna kontrollen. Granskningen ska ge svar på följande kontrollmål: Har nämnden fattat beslut om internkontrollplaner för år 2012? Har nämnderna valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen? Vingåkers kommun 3 av 17
2.3. Metod Insamling av nämndernas internkontrollplaner för 2012, samt nämndernas utvärdering av internkontrollplanerna för 2012. Avstämning av innehåll, omfattning och rapportering av kontrollinsatser enligt planerna och tillförlitligheten i rutinerna för rapportering till kommunstyrelsen. Genomgång av nämndernas protokoll för studium av nämndernas handläggning av den interna kontrollen. Kontakter har tagits med ansvariga inom respektive förvaltning. Granskningen har kompletterats med en enkel enkätundersökning till berörda förvaltningar. Vingåkers kommun 4 av 17
3. Intern kontroll Som nämndes ovan ställer kommunallagen krav på att nämnderna har en tillräcklig intern kontroll. Denna skrivning tillkom vid den revidering av kommunallagen som trädde ikraft år 2000. Skälen till denna skärpning av lagstiftningen var att de ändrade styrformerna som under åren införts ställer krav på ett större ansvarstagande hos nämnderna och ökade krav på kommunfullmäktiges uppföljning av verksamheterna. Kommunallagen har kompletterats med ytterligare några bestämmelser som började gälla 2005 1. De handlar i hög grad om att skapa goda förutsättningar för styrning och därmed intern kontroll. Ett viktigt syfte för den interna kontrollen är att säkerställa att ambitionen om en god ekonomisk hushållning upprätthålls. Syftet med det interna kontrollarbetet blir, mot bakgrund av ovanstående, att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls. En väl fungerande intern kontroll fungerar också som ett skydd för såväl förtroendevalda som anställda mot oberättigade misstankar. Vidare syftar det interna kontrollarbetet till att skapa ändamålsenliga och dokumenterade system och rutiner, att säkra en rättvisande och tillförlitlig redovisning, att säkerställa att lagar och policys m.m. följs, att kommunens tillgångar skyddas och att allvarliga fel kan upptäckas och elimineras. Intern kontroll är ett verktyg med väsentlig betydelse för såväl den politiska ledningen som förvaltningen. Kontrollsystemen bidrar till att säkra att beslut vilar på korrekta underlag. De bidrar också till skyddet mot förlust eller förstörelse av kommunens tillgångar. Därigenom kan konstateras att intern kontroll både säkrar en effektiv förvaltning och minimerar risken för allvarliga fel. Intern kontroll handlar om styrning och dess effektivitet. Styrning utövas i olika processer såsom planering, samordning/genomförande, och rapportering i form av uppföljning/utvärdering. Dessa processer består i sin tur av en mängd delprocesser. Intern kontroll innebär ytterst att dessa processer fungerar på ett sådant sätt att förutsättningar ges för en ändamålsenlig verksamhet. Intern kontroll är en del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen och kan definieras som en målmedveten styrningsprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat, effektivitet och ekonomisk ställning. Med styrning vill man påverka organisationen så att verksamheten bedrivs effektivt. Styrning kan ske på många olika sätt. Vanligtvis sker styrning via olika dokument/policys (IT-policy, inköpspolicy etc.), reglementen, riktlinjer, ekonomistyrningsprinciper och via styrdialog. Om ingen kontroll sker av denna styrning skapas förmodligen heller ingen styreffekt. 1 Proposition 2003/04:1059, God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting Vingåkers kommun 5 av 17
4. Resultatet av granskningen av den interna kontrollen 2011 4.1. Revisorernas synpunkter Fullmäktige reviderade under 2010 reglementet för intern kontroll. Vi bedömer att reglementet är ändamålsenligt. Vår bedömning är att kommunens rutiner för den interna kontrollen i allt väsentligt är tillräckliga. En bättre uppföljning och efterlevnad av beslutade internkontrollplaner bör dock eftersträvas. Resultatet utifrån insamlade dokument och de svar vi erhållit från förvaltningarna redovisas nedan: Har kommunstyrelsen och nämnderna fattat beslut om internkontrollplaner för år 2011? Samtliga 5 nämnder har upprättat internkontrollplaner för 2011. Det är endast kommunstyrelsen som har beslutat om en plan senast under januari månad som framgår av anvisningarna till reglementet. Övriga nämnder i februari eller mars månad. Har nämnderna valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Ja, nämnderna har i allt väsentligt valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk. Dock kan både dokumentationen av riskbedömningen förtydligas och en nämnd anser även att riskbedömningen bör omprövas och utgå från hur medborgare kan drabbas genom brister i de administrativa systemen. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Genomförda aktiviteter/kontroller har helt alternativt delvis utförts i nämnderna. I flera av nämnderna har inte kontrollerna utförts enligt den tidplan som framgår av beslutad internkontrollplan. Genomförda aktiviteter har redovisats till berörd nämnd. Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Nämnderna har vid behov fattat beslut om åtgärder och i flera fall även att fortsatta kontroller ska ske nästkommande år. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Nämnderna har i allt väsentligt rapporterat resultatet av genomförda kontroller till kommunstyrelsen och revisorerna. Vingåkers kommun 6 av 17
Det är positivt att samtliga nämnder har beslutat om en internkontrollplan för 2011. Samtliga nämnder har skapat bra förutsättningar för att upprätthålla en tillfredsställande intern kontroll. I år har ingen sammanställning av den interna kontrollen redovisats i kommunens årsredovisning. Någon rapportering av hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen har inte heller skett. Dokumentationen av genomförda kontroller uppvisar fortfarande brister. Flera nämnder har inte redovisat dokumentation av genomförda kontroller. Kontroller genomförda under kommunstyrelsens förvaltning ska ske via intranätet, vilket endast förekommer i mindre omfattning. Våra förslag till åtgärder är. Samtliga nämnder ska utföra de aktiviteter/kontroller som beslutats av nämnden och på ett tydligare sätt dokumentera genomförda kontroller Samtliga nämnder ska senast i januari månad besluta om en internkontrollplan Kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen Kommunstyrelsen ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. Vår sammanfattande bedömning är att samma brister kvarstår 2011 som föregående år. Vingåkers kommun 7 av 17
5. Intern kontroll i Vingåkers kommun 5.1. Styrande dokument Kommunfullmäktige antog 2004-03-24, 13, ett reglemente för intern kontroll. Av reglementet beskrivs organisation med uttalade ansvarsnivåer och rollfördelning. Vidare anges krav på innehåll i internkontrollplanerna samt nämndens rapporteringsskyldighet. Fullmäktige beslutade 2010-10-18 86 om ett reviderat reglemente för intern kontroll. Av reglementet framgår följande: - Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. - Kommunstyrelsen skall utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. - Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen. - Rapport angående genomförd intern kontroll enligt plan skall lämnas av förvaltningschefen till respektive nämnd, kommunstyrelsen och revisorerna. - Utsedd kontrollansvarig skall genomföra granskning av kontrollmoment för respektive rutin/system enligt den fastställda interna kontrollplanen. - Nämnden skall varje år, senast under januari månad, antaga en särskild plan för innevarande års granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Under 2011 beslutade fullmäktige om en ny styrmodell för kommunen. I styrmodellen tydliggörs den interna kontrollen i ett särskilt avsnitt. 5.2. Organisation Kommunstyrelsen ansvarar för att det upprättas en organisation kring intern kontroll med regler och anvisningar inom kommunen. Den enskilde nämnden har därvid att tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Respektive förvaltningschef och verksamhetschefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar. 5.3. Utvecklingsarbetet Under de senaste åren har kommunledningen skapat nya rutiner för att få igång arbetet med den interna kontrollen. Genomförda kontroller ska redovisas på särskild rapportmall och rapportering skall ske via intranätet. I november 2010 arrangerades en utbildning om intern kontroll för att tydliggöra syftet med den interna kontrollen och hur den ska fungera i praktiken. I kommunens reviderade styrmodell ingår även information om hur den interna kontrollen ska utövas. Se bilaga. Vingåkers kommun 8 av 17
6. Nämndernas arbete med intern kontroll 2012 Vi har skickat 5 frågor till samtliga förvaltningschefer och begärt att få ta del av den dokumentation som upprättats för den interna kontrollen för resp. nämnd för 2012. Avser upprättad internkontrollplan, val av kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk, genomförda kontroller, beslut om eventuella åtgärder med anledning av resultatet, samt rapportering till nämnd, kommunstyrelsen och revisionen. I styrmodellen framgår bl. a. följande om den interna kontrollen: För att säkerställa en god intern kontroll ansvarar respektive nämnd för att årligen genomföra riskkartläggningar och riskbedömningar. Internkontrollplanen ska innehålla Vilka rutiner som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske Hur rapportering ska ske Internkontrollplanen ingår som en del i nämndplanen och som bilagor till nämndplanen ska riskbedömningen samt en förteckning över inbyggda kontroller finnas. Nämnden ska sedan i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt också ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, vidta åtgärder. Kommunstyrelsen ska även, i samband med årsbokslut, informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen. 6.1. Kommunstyrelsen Begärda uppgifter har inte lämnats till revisorerna. Efter granskningen av den interna kontrollen 2011 fattade kommunstyrelsen följande beslut (KS 2012-08-31 127). Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att formulera förslag på åtgärder med anledning av revisorernas synpunkter och önskemål om åtgärder. Inga förslag på åtgärder har delgetts revisorerna. Har kommunstyrelsen fattat beslut om granskningsplaner för 2012? Vingåkers kommun 9 av 17
Ja, kommunstyrelsen beslutade om en internkontrollplan för 2012 den 2012-04-02. Har styrelsen valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till kommunstyrelsen? Har kommunstyrelsen fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? När och på vilket sätt har kommunstyrelsen rapporterat till revisionen? Bedömning och iakttagelser Vi kan inte bedöma kommunstyrelsens arbete med den interna kontrollen då vi inte erhållit efterfrågat underlag. 6.2. Barn- och utbildningsnämnden Har nämnden fattat beslut om granskningsplan för 2012? Ja, nämnden beslutade om en internkontrollplan (ingår i nämndplanen för 2012) och de ytterligare kompletteringar som gjordes den 2012-03-07. Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighets och risk? Går ej att utläsa utifrån beslutat internkontrollplan. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Aktiviteterna enligt internkontrollplanen är genomförda och rapporterade till nämnden 2013-03-06. Se verksamhetsberättelsen för 2012. Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Nämnden beslutade om fortsatta kontroller under 2013 inom flera områden där årets resultat visade på brister. Avser ekonomikedjan, handlingsplaner och kvalitetssäkring, samt lärarnas tid för undervisning. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Barn- och utbildningsnämnden beslutade 2013-03-06 att årets resultat av gjorda kontroller ska delges kommunstyrelsen. Bedömning och iakttagelser Vår bedömning är att nämnden har bra rutiner för den interna kontrollen. Vingåkers kommun 10 av 17
6.3. Kultur- och fritidsnämnden Har nämnden fattat beslut om granskningsplan för 2012? Ja, nämnden beslutade om en internkontrollplan för 2012 den 2012-01-31. Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Ja, nämnden har valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Samtliga aktiviteter är genomförda och har rapporterats till nämnden löpande under året. Genomförda kontroller framgår även i nämndens verksamhetsberättelse för 2012. Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Vid rapporteringen framkom inga förslag till åtgärder. Rapporten godkändes. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Kommunstyrelsen och revisorerna har delgivits nämndens protokoll efter att rapportering skett av genomförda kontroller. Bedömning och iakttagelser Vår bedömning är att nämnden har bra rutiner för den interna kontrollen. 6.4. Utvecklingsnämnden Har nämnden fattat beslut om granskningsplan för 2012? Ja, nämnden beslutade om en internkontrollplan för 2012 (ingår i nämndplanen) den 2012-02-28. Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Ja, nämnden har valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Samtliga aktiviteter är genomförda och har rapporterats till nämnden löpande under året. Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Ja i de fall det varit tillämpligt. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Vingåkers kommun 11 av 17
Kommunstyrelsen och revisorerna har delgivits nämndens protokoll efter att rapportering skett av genomförda kontroller. Bedömning och iakttagelser Vår bedömning är att nämnden har bra rutiner för den interna kontrollen. 6.5. Socialnämnden Har nämnden fattat beslut om granskningsplan för 2012? Ja, nämnden beslutade om en internkontrollplan för 2012 den 2011-12-12. Internkontrollplanen är mycket omfattande och ingår i nämndens verksamhetsplan. Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Någon systematisk riskinventering har inte gjorts innan internkontrollplanen fastställdes. Däremot utgår aktiviteterna delvis från bedömningar om vad som är väsentligt och riskabelt, dock utan att vara dokumenterat. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? I verksamhetsberättelsen för 2012, som behandlades av nämnden 2013-03-04, redovisas vilka kontroller som genomförts utifrån internkontrollplanen. Resultatet av genomförda kontroller och vilka åtgärder som vidtagits framgår inte av verksamhetsberättelsen. I verksamhetsberättelsen för 2012 framgår att av internkontrollplanens 19 riktade kontroller är 6 genomförda. Av 41 inbyggda kontroller är ca hälften genomförda och redovisade. En övergripande återrapportering av de kontroller som genomförts har redovisats i nämndens verksamhetsberättelse. Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Av de redovisade kontrollerna har vi valt att göra några särskilda stickprov för att se resultatet av dessa. Resultatet av våra stickprov visar att gjorda kontroller redovisas löpande till nämnden under året och då redovisas även resultatet av kontrollen och vid behov lämnas förslag på åtgärder. Nämnden har efter revisorernas granskning av nämndens hantering och ansökan av statsbidrag inom flyktingmottagandet utökat internkontrollplanen för 2013 med att kontrollera om rätt ersättning erhålls från migrationsverket. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? De kontroller som genomförs under året delges löpande kommunstyrelsen och revisorerna, gäller även verksamhetsberättelsen för 2012. Bedömning och iakttagelser Flera av de kontroller som skulle genomföras 2012 har inte genomförts. Vingåkers kommun 12 av 17
Vår bedömning är att rutinerna för den interna kontrollen uppvisar brister, då internkontrollplanen inte följs och vid val av kontroller har ingen riskbedömning skett. Vi noterar dock att nämndens arbete med den interna kontrollen har förbättrats i jämförelser med tidigare år. Vingåkers kommun 13 av 17
7. Kommunstyrelsens uppföljningsarbete Enligt reglementet och styrmodellen skall nämnd, inför varje nytt verksamhetsår, upprätta en plan för hur den interna kontrollen ska bedrivas. Kommunstyrelsen har ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. Kommunstyrelsen skall med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. I kommunens årsredovisning har i år en översiktlig redovisning skett av nämndernas genomförda internkontroller. Kommunstyrelsen har inte med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärderat kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, vidtagit åtgärder. Det framgår även av reglementet för den interna kontrollen att kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen. Någon återrapportering av hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen har inte skett. Vingåkers kommun 14 av 17
2013-04-04 Lars Wigström Projektledare Kerstin Svensson Uppdragsledare Vingåkers kommun 15 av 17
Bilaga Utdrag ur styrmodellen om intern kontroll Intern kontroll Ansvaret för den interna kontrollen ligger enligt kommunallagen på kommunstyrelsen samt på övriga nämnder. Intern kontroll är rutiner och system för att med en rimlig grad av säkerhet minimera risker och säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Den interna kontrollen skall också se till att beslut, bestämmelser och rutiner efterlevs. I området ingår allt från övergripande system för styrning av den kommunala verksamheten till att säkra rutiner för till exempel hantering av nycklar på ett äldreboende. Intern kontroll syftar till att med rimlig grad av säkerhet: Trygga kommunens tillgångar och förhindra förluster genom en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Säkerställa att lagar, bestämmelser samt interna styrdokument och policys efterlevs Säkra system, rutiner och minimera risker Säkra en rättvis och tillförlitlig redovisning samt information om verksamheten Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar För att säkerställa en god intern kontroll ansvarar respektive nämnd för att årligen genomföra riskkartläggningar och riskbedömningar. Vid riskbedömningen kan den så kallade väsentlighets- och riskmatrisen (VOR-matrisen) användas: Om nämnden väljer att använda en annan modell för riskbedömningen ska den valda riskbedömningen dokumenteras. I riskbedömningen ska även anges hur respektive risk ska hanteras: Finns tillräckliga inbyggda kontroller som minskar risken? Kan risken accepteras och hållas under uppsikt? Kan en kontrollaktivitet tas med i internkontrollplanen för att kontrollera hur väl befintliga rutiner fungerar? Kan någon åtgärd vidtas (exempelvis utbildning av personal, upprättande av riktlinjer, skapande av nya inbyggda kontroller) för att minska risken? Internkontrollplanen ska sedan innehålla: Vilka rutiner som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen Vingåkers kommun 16 av 17
Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske Hur rapportering ska ske Internkontrollplanen ingår som en del i nämndplanen och som bilagor till nämndplanen ska riskbedömningen samt en förteckning över inbyggda kontroller finnas. Nämnden ska sedan i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt också ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs, vidta åtgärder. Kommunstyrelsen ska även, i samband med årsbokslut, informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen. Vingåkers kommun 17 av 17