Effekter och erfarenheter av övergången till beslut om bostadstillägg som gäller tillsvidare

Wimi FK90005_012_G REGERINGSUPPDRAG 1 (9) Socialdepartementet 103 33 Stockholm Effekter och erfarenheter av övergången till beslut om bostadstillägg som gäller tillsvidare Enligt regleringsbrevet för 2013 ska Försäkringskassan redovisa effekter och erfarenheter av övergången av beslut om bostadstillägg som gäller tillsvidare. En detaljerad beskrivning av den nya hanteringen ska göras i vilken bl.a. ska framgå: hur övergången har skett och antal nya beslut som gjorts i samband med denna, antal omräkningar till följd av maskinella aviseringar av ändrad tjänstepension samt hur stor andel av tjänstepensionerna som täcks, hur aviseringarna från Skatteverket har påverkat bostadstilläggen, utformning och resultat av efterkontrollen, handläggningstiderna samt mängden felaktiga utbetalningar respektive återkrav. Försäkringskassan ska även göra en övergripande bedömning av hur kvaliteten har påverkats, dvs. i vilken grad målet om rätt beslut och rätt belopp har påverkats. Hur övergången har skett och antal beslut som gjorts i samband med övergången Den 1 november 2012 trädde regler ikraft som gör det möjligt för Försäkringskassan att bevilja bostadstillägg (BT) utan tidsbegränsning. Förberedelser för genomförandet gjordes i ett IT-projekt tillsammans med Pensionsmyndigheten. Projektet fortsätter under 2013 när det gäller arbetet med hur efterkontrollerna ska bedrivas, se avsnitt Efterkontroller. Övriga förberedelser gjordes i verksamhetsprojekt på respektive myndighet. Försäkringskassans projekt pågick under tiden 15 april 2012 15 januari 2013. IT-förändringar Vid registrering av beslut är det nu möjligt att välja om beslutet gäller till och med en viss tidpunkt eller tillsvidare. Beroende på vilket alternativ som handläggaren väljer anpassas texten i det maskinella beslutsbrevet till den försäkrade. Postadress Besöksadress Telefon 103 51 Stockholm Klara västra kyrkogata 11 08-786 90 00 E-post Internetadress Telefax Org.nr huvudkontoret@forsakringskassan.se www.forsakringskassan.se 08-411 27 89 202100-5521

2 (9) Successiv utfasning av tidsbegränsade beslut Försäkringskassan har valt att inte maskinellt omvandla de tidsbegränsade beslut, som idag finns i vårt system, till beslut som gäller tillsvidare. Försäkringskassan har, efter riskbedömning, tagit ställning till förslag om när BT kan beviljas tills vidare och när BT ska tidsbegränsas samt vilka handläggarstyrda efterkontroller som ska göras. Förslagen ligger till grund för revidering av den produktionsprocess som beskriver handläggning av BT, Processen för att utreda och besluta om bostadstillägg. Revideringen innebär att ett ändrat arbetsätt införs successivt i handläggningen under en treårsperiod. Under perioden fasas de tidsbegränsade besluten ut och efterkontroller fasas in enligt följande. BT som beslutats före den 1 november 2012 betalas ut under den period som beslutet gäller. Vid nästa ansökan kontrolleras kundens uppgifter mot underlag som styrker uppgifterna. Därefter beviljas BT tills vidare om det inte finns skäl för att tidsbegränsa beslutet. Skäl för att tidsbegränsa BT är: - Huvudförmånen är tidsbegränsad. - Kunden eller dennes make eller sambo fyller 65 år under de närmaste tre åren. - Annan anledning i speciella situationer. Exempel på sådan situation är att kunden inte vet hur boendet kommer att se ut efter en viss period. För samtliga ärenden med tillsvidarebeslut, och vid behov även i ärenden med tidsbegränsade beslut, registrerar handläggaren en bevakning för efterkontroll, se avsnitt Efterkontroller. Ansökningsblanketter Det finns två blanketter för ansökan om BT, FK 5199 för hyrd bostad samt FK 5200 för bostadsrätt och egen fastighet. I blanketterna lämnar kunden uppgifter om bostadskostnad, antal boende i bostaden, inkomster och tillgångar. Efter lagändringen behöver kunderna mer sällan än tidigare lämna in en sådan fullständig ansökan. Det ska göras när kunden inte har BT sedan tidigare. har tidsbegränsat BT eller har haft BT som upphört och ansöker om BT på nytt. har haft BT som ensamstående och gifter sig eller blir sambo. I övriga fall kan en ny blankett för ändringsansökan användas. Blanketten innebär en förenkling jämfört med FK 5199 och FK 5200. Bara de uppgifter som ändras behöver fylls i och istället för att ange belopp för t.ex. hyres- eller inkomständring bifogas handlingar som visar ändringen. En följd av detta är också att handläggarna mer sällan behöver begära komplettering av ansökan. Information till kunderna Kunden är skyldig att anmäla förändringar som leder till att ett lägre BT eller att BT inte längre ska betalas ut. För att förhindra felaktiga utbetalningar gör Försäkringskassan dessutom efterkontroller av beviljade ärenden. Kunden kan också gå miste om ersättning om han eller hon inte lämnar in ansökan när något förhållande ändras som kan ge högre BT.

3 (9) Försäkringskassan har därför tagit fram ett informationsblad som beskriver vilka förändringar som påverkar BT och hur anmälan respektive ansökan görs. Informationsbladet - bifogas alla beslut när BT har beviljats eller räknats om. Eftersom majoriteten av kunderna får beslut efter varje årsomräkning får de informationen minst en gång per år. - skickas med de kompletterings- och kommuniceringsbrev som används vid efterkontroller. - finns på Försäkringskassans webbplats. Också nya mallbrev har tagits fram för efterkontroller och för information till kunderna om möjligheten att ansöka om högre BT. På Försäkringskassans webbplats finns ett faktablad som har uppdaterats samt frågor och svar om lagändringen. Utbildning och information till personalen Försäkringskassan har genomfört utbildningar under en halv dag i oktober 2012, för handläggare, specialister och enhetschefer på de Nationella försäkringscenter (NFC) som handlägger BT, för specialister och handläggare på Kundcenter samt för representanter för omprövning, kontrollutredning, kvalitetskontroll och återkrav. I utbildningen ingick också Pensionsmyndighetens förslag till ändrade föreskrifter (PFS 2012:4) om beräkning av bostadskostnad i ärenden om bostadstillägg och äldreförsörjningsstöd. Personalen på NFC fick därefter en dags ytterligare utbildning som främst gällde den reviderade produktionsprocessen. Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten tog fram ett gemensamt informationspaket till servicekontoren och informerade representanter för kontoren. Inför lagändringen publicerades det, på Försäkringskassans intranät, ett informationsmeddelande som riktade sig till all personal som kommer i kontakt med BT. I februari 2013 publicerades nya versioner av Försäkringskassans interaktiva webb-utbildningar för bostadstillägg. Handläggning av ansökningar under 2013 För att kunna bedöma resursåtgången till handläggning av BT har Försäkringskassan tagit fram nya volymuppskattningar för 2013. Utifrån antalet handlagda ansökningar 2013 och framtida behov av efterkontroller kommer dock Försäkringskassan att behöva göra nya beräkningar för de närmaste åren. Enligt volymuppskattningarna kommer 70 procent av alla med sjukersättning och BT ha fått beslut utan tidsbegränsning vid utgången av 2013. Andelen kan bli högre om en del av de som har tidsbegränsat beslut till en tidpunkt efter december 2013 lämnar in en fullständig ansökan (FK 5199 och FK 5200). Utfasningen av tidsbegränsade beslut kräver en större arbetsinsats än vid tidigare handläggning av fortsättningsansökningar eftersom det tar längre tid

4 (9) att handlägga en fullständig ansökan. Även om efterkontrollerna till en början inte har samma omfattning som de kommer att få på sikt, har antalet ökat redan under första halvan av 2013. Sammantaget innebär det en hög arbetsbelastning för handläggarna och ett ökat resursbehov. Fler handläggare har anställts, men vårens inflöde av ansökningar (som är högre än under resterande del av året) hann ändå inte handläggas inom målsatt tid. Försäkringskassan beslutade därför att jämna ut inflödet av ansökningar under 2013 genom att förlänga beslutsperioderna med sex månader i vissa ärenden. Beslutet gällde försäkrade med beslut till och med mars, april, maj, juni och augusti 2013 med vissa begränsningar för att minska risken för felaktiga utbetalningar. Begränsningen innebar att ca cirka 36 procent av de som hade beslut till och med maj fick BT för ytterligare sex månader utan ny ansökan. Av den grupp som aktuella för tillsvidarebeslut, dvs. personer med sjukersättning som har mer än tre år kvar till 65 år, har 40 procent fått sådana beslut i juni 2013. Maskinella aviseringar om ändrad tjänstepension Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten har skapat en maskinell frågefunktion till vissa tjänstepensionsbolag. I samband med handläggning av BT ställs en maskinell förfrågan till tjänstebolaget. I januari varje år ställs dessutom en maskinell fråga till respektive bolag som är anslutet till tjänsten. För närvarande är AFA, Alecta, KPA och SPV anslutna till funktionen. AMF är ännu inte ansluten till funktionen, men lämnar aktuella belopp varje år i januari och kommer troligen att ansluta till tjänsten i november 2013. I januari 2013 fanns uppgift om tjänstepension registrerat för 32 980 BT-tagare som är yngre än 65 år. Antalet personer med tjänstepension från de anslutna bolagen och AMF fördelades enligt följande. AFA: 27 577 Alecta: 1 196 KPA: 274 SPV: 1 126 Summa: 32 068 I januari 2013 lämnades uppgift från de anslutna bolagen och AMF. - 14 214 räknades om maskinellt. - 2 276 räknades om manuellt med anledning av att bolaget redovisat engångsbelopp eller skattefritt belopp. Merparten bestod av skattefri ersättning från AFA för sjukdomsfall som inträffat före 1991. - 92 utreddes med anledning av att uppgift om belopp inte kunde lämnas. - 19 760 bevakas för omräkning med anledning om kommande ändring under 2013. Det gäller främst för AFA som räknar om pensionerna en gång per år utifrån tidpunkten när den försäkrade beviljades pension första gången. Siffrorna att visar att majoriten av tjänstepensionsbolagen är ansluta till tjänsten. Försäkringskassan arbetar vidare med att undersöka på vilket sätt fråga och svar kan hanteras för att få uppgift om årliga omräkningar från de

5 (9) bolag som ännu inte är anslutna till den maskinella frågefunktionen. Avsikten är att det ska bli möjligt till 2014. Aviseringar från Skatteverket Försäkringskassan får uppgifter om folkbokföring från Skatteverket. Införandet av lägenhetsnummer, och Skatteverkets uppgifter om detta, har ökat Försäkringskassans möjligheter att kontrollera vilka personer som är folkbokförda på en specifik bostad. Sedan hösten 2011 gör Försäkringskassan en sådan kontroll i samband med handläggning av ansökningar. Om uppgifter i ansökan inte stämmer med vilka som är folkbokförda på sökandes adress, kontaktar handläggaren kunden och utreder förhållandet. På så sätt kan uppgift om kunden är sambo fångas, vilket påverkar beräkning och fördelning av bostadskostnad och inkomster. Uppgift om annan boende på adressen påverkar fördelningen av bostadskostnaden. Om kunden och/eller dennes make eller sambo flyttar, får Försäkringskassan en impuls från Skatteverket om det till BT-ärendet. Vid handläggning av ärendet kontrollerar handläggaren då också om det skett någon förändring av andra boende på adressen. Men om kunden bor kvar i bostaden fångas inte nytt samboförhållande i nuläget och inte heller om annan person flyttar in eller ut. Ändringar av folkbokförda på adressen kommer att aviseras efter IT-release i november 2013. I avvaktan på maskinell avisering om ändringar av folkbokförda görs manuell kontroll i samband med andra efterkontroller, se avsnitt Efterkontroller. Utformningen och resultatet av efterkontrollen Med hänsyn till den korta tid som gått sedan regeländringen kan Försäkringskassan inte lämna en fullständig beskrivning av utformning och resultat av efterkontrollerna. Försäkringskassans fokus är ännu på att klara av det stora inflödet av ansökningar under 2013. Vid handläggning av ansökningarna kontrollerar handläggarna uppgifter om bostadskostnad, inkomster och tillgångar. Kontroll görs också av vilka som är folkbokförda på sökandes adress för att fånga uppgift om sambo eller annan boende. Försäkringskassan bedömer att beslutsunderlagen, i de ärenden som beslutas från och med november 2012, innehåller aktuella och kontrollerade uppgifter. I merparten av ärendena är det därför inte aktuellt med efterkontroller redan under 2013. Kontroll mot taxerad inkomst Kontroll av skattepliktiga inkomster görs genom att uppgift om taxerad inkomst hämtas maskinellt från Skatteverket. Maskinellt görs en jämförelse mellan taxerad inkomst och inkomst enligt det beslut som ligger till grund för utbetalning av BT i december året före. När den taxerade inkomsten överstiger BT-inkomsten med ett visst belopp, som årligen fastställs av Försäkringskassan, skapas utredningsärenden. Att ett utredningsärende har skapats behöver inte innebära att för högt BT har betalats ut. Inkomst av tjänst och näringsverksamhet består för BT av aktuell

6 (9) framtida inkomst beräknad på årsbasis fr.o.m. den månad beslutet gäller. Taxerad inkomst avser den sammanlagda inkomsten för ett helt kalenderår. För inkomst av kapital kan avstämning inte göras för det inkomstår taxeringen avser eftersom inkomst av kapital består av inkomst året före bidragsåret. De inkomster som låg till grund för utbetalning av BT under hela inkomståret måste utredas och jämföras mot taxerad inkomst. Utredning kan också behöva göras av BT som betalas ut före och efter det aktuella inkomståret. Det finns ännu för få underlag för att redovisa resultat av kontrollen. För inkomståret 2010 skapades 8 816 ärenden i januari 2012 där avvikelse mellan bidragsgrundande och taxerad inkomst översteg 8 840 kronor för inkomst av tjänst och näringsverksamhet samt 4 420 kronor för inkomst av kapital. Av dessa ärenden har ca 800 handlagts där avvikelsen var minst 100 000 kronor. För inkomståret 2011 skapades ca 4 100 ärenden där avvikelsen för samtliga inkomstslag var minst 20 000 kronor. Handläggningen av dessa ärenden påbörjas i september 2013. Kontrollen har hittills gällt ärenden med tidsbegränsade beslut där kunderna lämnat uppgifter i ansökningar, vanligen en gång per år. Kontrollen får i fortsättningen större betydelse eftersom BT betalas ut utan tidsbegränsning. Inom Försäkringskassan kommer därför handläggningen av dessa kontrollärenden att få betydligt högre prioritet i fortsättningen. För inkomståret 2012 hämtas uppgifter i augusti och december 2013 och ärenden för utredning skapas i november 2013 om taxerad inkomst - av tjänst och näringsverksamhet överstiger inkomster i BT-ärendet med visst belopp. - tjänst och näringsverksamhet understiger inkomster i BT-ärendet med visst belopp. - inkomst av kapital överstiger inkomst i BT-ärendet med visst belopp. - inkomst av kapital understiger inkomst i BT-ärendet med visst belopp. Arbete med att fastställa de olika beloppsgränserna som ska gälla för nästa kontroll pågår. Efter IT-releasen i november 2013 blir det möjligt att stämma av kapitalinkomst mot rätt år samt att maskinellt skapa utredningsärenden när kunden kan ha möjlighet att få mer BT. För att kunderna ska hanteras enhetligt skapas därför alla kontrollärenden i december. Handläggarstyrda och övriga efterkontroller För kontroll av de bidragsgrundande faktorer som inte består av skattepliktiga inkomster registerar handläggarna någon form av bevakning i ärendena. Kontrollernas syfte är att säkerställa att BT betalas ut med rätt belopp, varken för lite eller för mycket. Enligt produktionsprocessen gäller följande. Vid beviljande av BT tillsvidare tar handläggaren alltid ställning till när en efterkontroll av ärendet ska göras. Vid beviljande av BT för en viss tid tar handläggaren ställning till om det finns behov av efterkontroll innan tidsperiodens slut.

7 (9) När det kommer en impuls till omräkning tar handläggaren ställning till om det finns behov av efterkontroll eller om en redan registrerad tidpunkt för efterkontroll kan flyttas fram. I samband med en efterkontroll tar handläggaren ställning till när nästa efterkontroll ska göras. Om det finns flera förhållanden som ska kontrolleras bevakas ärendet till den tidpunkt som infaller först. Handläggarna registrerar bevakningstidpunkt för kontroll av kända framtida förändringar som till exempel tidsbegränsat hyreskontrakt, hyresfria månader, arv, vinster, föräldrapenning. Dessutom registreras tidpunkter för kontroll av - tidsbegränsat uppehållstillstånd. - utländsk förmån som ger rätt till BT och/eller ingår i inkomstberäkningen. - utlandsvistelse som påverkar rätten till BT. - gifta som likställs med ogifta (gäller inte vid flytt till särskilt boende). - hemmavarande barn som blir 20 år eller är självförsörjande. - hemmavarande barn över 20 år som har förlängt barnbidrag eller studiehjälp. - försäljning av bostad. - tillgångar som överstiger 100 000 kronor per år för ensamstående och 200 000 kronor per för makar. - flytt till särskilt boende när bostadskostnaden beräknas för den tidigare bostaden. - bostadslån om bidragsgrundande bostadskostnaden överstiger beloppet för max BT för ogift med 1 000 kronor per månad. - sjukfall som från början inte bedöms pågå under sex månader. När kontrollerna ska göras är beskrivet i produktionsprocessen. Vid en sådan kontroll ska handläggaren kontrollera den uppgift som är anledning till bevakningen, försäkringstillhörighet och de som är folkbokförda på adressen. Det senare gäller i avvaktan på IT-releasen i november 2013, då ändringar i folkbokföringen kommer att aviseras maskinellt. Kontrollerna ska i första hand göras mot interna register och med andra än kunderna, till exempel hyresvärdar, utbetalare och banker. I de fall handläggaren behöver kontakta kunden, ska olika kontroller så långt som möjligt samordnas. Visar kontrollen att kunden kan få mer BT, informeras han eller hon om möjligheten att ansöka om det. Visar kontrollen att kunden kan ha för högt BT kommuniceras de uppgifter som hämtas från interna system eller andra än kunden, innan handläggaren fattar beslut om omräkning av BT och eventuellt beslut om återbetalningsskyldighet. Om BT beviljas tills vidare och anledning till bevakning inte finns enligt ovan registreras en tidpunkt tre år från och med den månad BT beviljas eller räknas om. Det innebär att det dröjer till slutet av 2015 innan de första tidpunkterna infaller. Registreringen görs för att alla ärenden ska kontrolleras. Omfattning, tidsintervaller och på vilket sätt de kan göras behöver närmare analyseras. För det fortsatta kontrollarbetet behöver de handläggarstyrda kontrollerna kompletteras och, så långt som möjligt, ersättas med maskinella kontroller, både riktade och slumpmässiga. En arbetsgrupp inom Försäkringskassan

8 (9) arbetar med att ta fram en kontrollstruktur som bygger på de risker som finns för att BT betalas ut med fel belopp. Försäkringskassan behöver ytterligare kunskap för att rikta insatserna rätt och säkerställa resultatet av riskanalyserna. För att bygga upp kunskapen kommer olika slumpmässiga och riktade kontroller att göras framöver. Under hösten kommer Försäkringskassan att besluta om omfattningen och inriktningen av kontrollerna under 2014. Arbetet med att utveckla kontrollerna och lära av det som kommer fram vid de kontroller som görs, kommer även efter 2014 vara ständigt pågående. Handläggningstider Målet är att 75 procent av alla ärenden ska handläggas inom 30 dagar från det att ansökan kommer in. Att en kund får vänta längre än 30 dagar på beslut behöver inte betyda att han eller hon får sin utbetalning för sent. För den som ansöker om BT mer än en månad före den månad ansökan gäller måste bryttidpunkt för beviljandemånaden passeras innan beslut kan fattas. I många ärenden hinner det då gå mer 30 dagar. Det rör sig främst om fall där kunden fått hem ansökningsblankett för ny tidsperiod. Det tar också längre tid än 30 dagar när beslut om sjuk- eller aktivitetsersättning måste inväntas, eftersom dessa förmåner är ett villkor för att få BT. Övergången till beslut om BT tillsvidare har hittills krävt en större arbetsinsats än vid tidigare handläggning. Detta har påverkat handläggningstiderna. Under perioden november 2011 april 2012 hade 76 procent av ansökningarna handlagts inom 30 dagar efter att ansökan lämnats in till Försäkringskassan. Motsvarande siffra för perioden november 2012 - april 2013 är 51 procent. Först efter 50 dagar har 76 procent handlagts. Försäkringskassan kan hittills inte se någon förändring i de antal beslut som den försäkrade begär omprövning av eller överklagar. Under perioden 1 januari 15 maj 2013 var antalet omprövningar 492 och antalet överklaganden 60. Antalet under motsvarande period 2012 var 484 resp. 60. Felaktiga utbetalningar Under perioden december 2012 maj 2013 har ca 20, 5 miljoner kronor betalats ut felaktigt i ca 2 200 ärenden. Efter prövning av återbetalningsskyldighet och eftergift återkrävs ca 16 miljoner kronor i drygt 1 600 ärenden. Under tiden december 2011 maj 2012 betalades ca 37 miljoner kronor ut felaktigt i ca 8 200 ärenden. Ca 22,5 miljoner kronor återkrävdes i knappt 7 100 ärenden. Det går inte att se av siffrorna om den kvalitetssäkring som görs före beslut påverkar antalet återkrav på grund av att Försäkringskassan under 2012 har höjt tröskelvärdet för utredning av återkrav. Det är också för tidigt att säga hur mängden felaktiga utbetalningar och återkrav kommer att påverkas av att möjligheten att bevilja BT tillsvidare eftersom det i merparten av ärenden inte är aktuellt med efterkontroller under 2013.

9 (9) Bedömning av kvaliteten Försäkringskassan bedömer att det finns ökade förutsättningar för rätt beslut och rätt ersättning betalas ut. Detta grundas på: - Det utökade kravet på att handlingar vid ansökan ska bifogas som styrker uppgifterna i ansökningsblanketten. - Kontrollen av vilka som är folkbokförda på adressen och maskinella aviseringar vid förändringar. - Förtydligad information i samband med beslutsbrev om vilka ändringar som påverkar BT och om ansökan eller anmälan ska göras. - Maskinell omräkning i januari varje år med uppgifter om ändrad tjänstepension. - Uppgift om taxerad inkomst för ett inkomstår hämtas och redovisas för alla som hade BT under föregående inkomstår. För majoriteten hämtas uppgifterna i augusti och för resten i december. Om den taxerade inkomsten överstiger den bidragsgrundande inkomsten över en nivå som fastställs årligen skapas särskilda utredningsärenden. - Efterkontroller som kommer att göras i allt större utsträckning allteftersom de tidsbegränsade besluten fasas ut. - Sammanhållen handläggning för de försäkrade som har rätt till både BT och bostadsbidrag. Det införs under 2013 och innebär att vi ser till kundens hela situation och snabbare kan fånga impulser i den ena förmånen som har betydelse även för den andra förmånen. Övrigt Arbetsbelastningen är mycket hög under införandet av tillsvidarebesluten eftersom ett ändrat arbetssätt skapar en tillfällig arbetsanhopning. Om Försäkringskassan kommer att ställas inför en liknande situation framöver så önskar vi en mer gradvis övergång, som gör det lättare att anpassa verksamheten efter nya förhållanden. Reglerna för bostadsbidrag och bostadstillägg bör samordnas, för att nå så stor kundnytta som möjligt. Detta innebär att begrepp och regelverk bör vara samstämmiga. Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Dan Eliasson i närvaro av försäkringsdirektör Birgitta Målsäter, försäkringsdirektör Bengt Stjärnsten, försäkringsdirektör Ann Persson Grivas, rättschef Eva Nordqvist, försäkringsdirektör Laura Hartman, verksamhetsområdeschef Joakim Jarnryd, enhetschef Birgitta Rosengren och verksamhetsutvecklare Carina Arnesson, den senare som föredragande. Dan Eliasson Carina Arnesson