Sid 1 (7) Förslag till process för rekrytering av rektor Föredragande Ordförande Lennart Evrell Bakgrund Föreliggande dokument utgör handläggningsordning och tidsplan för processen att rekrytera rektor för kommande sexårsperiod, den 1 juli 2016 till och med den 30 juni 2022, med anledning av att rektor Lena Gustafsson förordnande som rektor löper ut den 30 juni 2016 (Dnr: Pers 316-520-09). De rättsliga grunderna för anställningen som rektor anges i Högskoleförordningen (SFS 1993:100) samt i Umeå universitets arbetsordning (FS 1.1.2-20-14). (Bilaga 1). Universitetsstyrelsen beslutar att processen att rekrytera och utse rektor ska innehålla följande delar och tidsplan: Rekryteringskommitté Universitetsstyrelsen utser inom sig en rekryteringskommitté som under ordförandens ledning ges det operativa ansvaret för processen. Rekryteringskommittén föreslås bestå av sex (6) ledamöter enligt följande: - VD Lennart Evrell, representant för ledamöter utsedda av regeringen - VD Peter Kopelman, representant för ledamöter utsedda av regeringen - professor Barbara Cannon, representant för ledamöter utsedda av regeringen - professor Mari Norgren, lärarrepresentant - student Nils Gustafsson, representant för studenterna - universitetsadjunkt Barbro Biström, företrädare för personalorganisationerna Kommittén utser ordförande inom sig. Universitetsdirektören och n fungerar som rekryteringskommitténs administrativa stöd och sekreterare. Hörandeförsamling En representativt sammansatt samrådsgrupp benämnd Hörandeförsamlingen inrättas av universitetsstyrelsen med sammansättning och uppgift i enlighet med bilagan, Förslag till Instruktion till hörandeförsamlingen (Bilaga 2). Kravprofil och annonsunderlag Universitetsstyrelsen fastställer kravprofil efter förslag från rekryteringskommittén. Preliminär tidsplan 2015 Datum 16 april Universitetsstyrelsen beslutar om rekryteringskommitté och preliminär process 10 maj Rekryteringskommittén enas om kravprofil och rekryteringsfirma 18 maj De fackliga huvudorganisationerna samt studentkårerna lämnar besked om sina utsedda representanter i Hörandeförsamlingen till n - Hörandeförsamlingen fastställd 22 maj Fakultetsnämnderna meddelar n namn på ordförande, vice ordförande och sekreterare i hörandeförsamlingen 3-4 juni Universitetsstyrelsen fastställer kravprofil
Sid 2 (7) 10 juni Inledande diskussion med representanter för hörandeförsamling angående kravprofil augusti Annonsering 3 september Hörandeförsamlingens första sammanträde 24 september Lägesrapport vid universitetsstyrelsen 30 september Sista dag för att lämna in intresseanmälan. Sökprocessen avslutas 5 oktober Kandidatlista till rekryteringskommittén 1 december Rekryteringskommittén sammanträder för att föreslå slutkandidater 17 december vid universitetsstyrelsen om vilka kandidater som går till hörandeförsamlingen 21-22 december Hörandeförsamlingens sammanträde hörande av kandidater 2016 15 januari Rekryteringskommittén lämnar förslag om rektor till universitetsstyrelsen universitetsstyrelsens februarisammanträde Universitetsstyrelsen fattar beslut om förslag till regeringen samt om former och process för att utse prorektor mars-april Regeringen fattar formellt beslut universitetsstyrelsens Utvärdering av processen vid universitetsstyrelsen junisammanträde Bilagor 1. Den rättsliga grunden för anställning som rektor 2. Instruktion till hörandeförsamlingen vid rekrytering av ny rektor vid Umeå universitet 2015-2016
Sid 3 (7) Bilaga 1 Den rättsliga grunden för anställning som rektor Högskoleförordningen (SFS 1993:100) anger att rektor skall anställas genom beslut av regeringen för högst sex år efter förslag av styrelsen för högskolan. Anställningen får förnyas, dock högst två gånger om vardera högst tre år. Innan styrelsen lämnar sitt förslag skall den höra lärarna, övriga anställda och studenterna på det sätt som styrelsen har bestämt. I sitt arbete med att föreslå rektor, skall styrelsen så långt möjligt ta fram såväl kvinnliga som manliga kandidater. Styrelsen skall för regeringen redovisa hur jämställdhetsaspekten har beaktats (2 kap 8 HF). Behörig att vara rektor eller ställföreträdare för rektor är den som uppfyller behörighetskraven för anställning som professor eller lektor (2 kap 11 HF). Umeå universitets arbetsordning, universitetets övergripande interna styrdokument fastställd av universitetsstyrelsen den 4 juni 2014, återger ovanstående lagstiftning under avsnittet Utseende av rektor med tillägget att inför de tillfällen då universitetet ska rekrytera en ny rektor fastställer universitetsstyrelsen kravprofil, handläggningsordning och tidsplan (FS 1.1.2-20-14). Sammanfattningsvis gäller därmed följande ramvillkor vid utseende av rektor: för att vara behörig att utses till rektor ska vederbörande vara behörig för anställning som professor eller lektor, universitetsstyrelsen lämnar förslag till regeringen på den kandidat som förordas, regeringen fattar det formella beslutet att utse rektor, universitetsstyrelsen ska höra lärarna, övriga anställda och studenter på det sätt den själv bestämt, såväl kvinnliga som manliga kandidater ska så långt som möjligt tas fram, samt styrelsen ska redovisa till regeringen hur jämställdhetsaspekten beaktats i rekryteringsarbetet universitetsstyrelsen har att i övrig fatta beslut om närmare former och tidsplan vid rekryteringsprocessen
Sid 4 (7) Bilaga 2 Förslag till Instruktion till hörandeförsamlingen vid rekrytering av ny rektor vid Umeå universitet 2015-2016 Enligt Högskoleförordningen (SFS 1993:100) ska styrelsen, innan förslag på anställningen som rektor lämnas till regeringen, höra lärarna, övriga anställda och studenterna på det sätt som styrelsen har bestämt (2 kap 8 HF). Vid Umeå universitets sker detta hörande genom den av universitetetsstyrelsen inrättade hörandeförsamlingen. Föreliggande dokument utgör universitetsstyrelsens instruktion till denna hörandeförsamling. 1. Hörandeförsamlingens uppdrag Hörandeförsamlingens uppdrag är att yttra sig till universitetsstyrelsen avseende förslag till innehavare av befattningen som rektor. 2. Hörandeförsamlingens sammansättning Hörandeförsamlingen består av 89 ledamöter varav 45 lärare (15), 22 övriga anställda (7) och 22 studenter (7) (antal gruppsuppleanter i parantes). Gruppsuppleanterna äger ej närvarorätt vid församlingens sammanträden utan träder in vid ordinarie ledamots frånvaro. 3. Hörandeförsamlingens ordförande, vice ordförande och sekreterare Universitetsstyrelsen föreslår åt fakultetsnämnderna att gemensamt utse hörandeförsamlingens ordförande, vice ordförande och sekreterare bland de 89 ledamöterna. Hörandeförsamlingens ordförande har utslagsröst vid lika röstetal i andra frågor än omröstning om förslag till innehavare av befattning som rektor. 4. Hörandeförsamlingens sammanträdesformer Hörandeförsamlingen sammanträder prel. den 3 september och den 21 december och ev. därutöver om församlingen finner det behövligt. Hörandeförsamlingen sammanträder slutet. Protokoll förs vid samtliga sammanträden. Kallelse till hörandeförsamlingens första sammanträde skickas ut genom Planeringsenhetens försorg. Därefter kan Planeringsenheten fortsätta att administrera kallelser och lokalbokningar om hörandeförsamlingen så önskar. 5. Presentation av kandidater för hörandeförsamlingen Rekryteringskommitténs ordförande, eller den person han utser, presenterar förslagen på kandidater till befattningen som rektor vid ett i laga ordning utannonserat sammanträde med hörandeförsamlingen. Rekryteringskommittén bör har för avsikt att presentera minst två kandidater för hörandeförsamlingen.
Sid 5 (7) 6. Röstningsförfarande Förslag på modell för omröstning ska beslutas av församlingen vid församlingens första sammanträde och därefter meddelas till rekryteringskommitténs ordförande. Hörandeförsamlingen överlämnar till rekryteringskommittén en rangordnad förteckning över kandidaterna. 7. Administrativt stöd till hörandeförsamlingen Hörandeförsamlingen erbjuds administrativt stöd från Planeringsenheten i den utsträckning hörandeförsamlingen önskar. Kontaktperson för detta är. 8. Arvode och traktamente För sammanträden med hörandeförsamlingen utgår inte rese- och traktamentsersättning eller arvode. Bilaga A. Hörandeförsamlingens sammansättning
Sid 6 (7) Bilaga Hörandeförsamlingens sammansättning Församlingen består av 89 ledamöter varav 45 lärare (15), 22 övriga anställda (7) och 22 studenter (7) (antal gruppsuppleanter i parantes). Lärarrepresentanterna Elektorsförsamlingen vid Umeå universitet utgör kategorin lärare i hörandeförsamlingen med följande proportionella fördelning efter antalet vetenskapligt kompetenta lärare per den 30 april 2012: Fakultet Antalet ledamöter Antalet gruppsuppleanter Humanistiska fakulteten 6 2 Medicinska fakulteten 13 4 Samhällsvetenskapliga fakulteten Tekniska- naturvetenskapliga fakulteten 14 5 12 4 Summa 45 15 Representanter för övriga anställda Företrädarna för övrig anställda fördelas proportionellt mellan de tre fackliga organisationerna i enlighet med följande fördelning: Personalorganisationerna Antalet ledamöter Antalet gruppsuppleanter OFR/S 8 3 Saco- S 12 4 SEKO 2 0 Summa 22 7 Studentrepresentanter De tre studentkårerna vid Umeå universitet Medicinska studentkåren i Umeå (MSU), Umeå naturvetar- och teknologkår (NTK) och Umeå studentkår (US) utser de 22 studentrepresentanterna, inklusive de sju (7) gruppsuppleanterna, på det sätt de själva kommer överens. Studentkårerna Antalet ledamöter Antalet gruppsuppleanter Summa 22 7 De fackliga huvudorganisationerna samt studentkårerna lämnar besked om sina utsedda representanter till, senast den 18 maj 2015.
Sid 7 (7) Ordförande, vice ordförande och sekreterare Fakultetsnämnderna utser gemensamt hörandeförsamlingens ordförande, vice ordförande och sekreterare i hörandeförsamlingen bland de 89 ledamöterna och meddelar detta till, senast den 8 juni 2015. Jämställdhetsaspekten Var och en av de tre kategorierna lärare, övriga anställda och studenter ska ha en jämställd sammansättning.