1 Intern kontroll 2012 Den interna kontrollen är ett instrument för att säkerställa att mål, policys och rutiner efterlevs när det gäller verksamhetsstyrning, finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Intern kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: Att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv Att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig Att de regler och riktlinjer som finns följs Att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. Internkontrollen i Malmö stad bygger på den s k COSO-modellen (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission). Modellen identifierar ett antal för den interna kontrollen väsentliga beståndsdelar. Kontrollmiljö den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i eller påverkas av. Riskanalys de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Kontrollåtgärder de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Information och kommunikation grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Tillsyn uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Kontrollmiljö Den interna kontrollen ska sättas in i rätt sammanhang, d v s den omgivning som den interna kontrollen verkar i och påverkas av. Kontrollmiljön påverkas av såväl formella som informella faktorer. Exempel på formella faktorer är lagar, förordningar och delegationsordning. Exempel på informella är intern kultur, värdegrund och ledarskap. Utbildningsnämnden fullgör de uppgifter som enligt skollagen och andra författningar ankommer på skolstyrelsen och som avser gymnasieskola och vuxenutbildning samt övriga frivilliga utbildningsformer. Utbildningsnämnden har även ansvar för frågor som rör sambandet mellan de obligatoriska skolformerna, vilka handhas av de tio stadsdelsfullmäktigena, och de frivilliga skolformerna.
2 Nämnden ska handha bidrag till fristående skolor inom de frivilliga skolformerna. Övergripande riskbedömning Till grund för arbetet ligger riskanalysen. Genom denna identifieras och värderas riskerna som kan ha en signifikant negativ påverkan på organisationens mål, finansiella ställning eller varumärke. Beroende på vad som ingår i verksamheten och hur den är strukturerad kan flera riskanalyser behöva genomföras i olika delar av verksamheten. Den riskbedömning som ligger till grund för föreliggande förslag bygger på erfarenheter och resultat inom kvalitetsarbetet, arbetsmiljöarbetet samt arbetet med intern kontroll. Kvalitetsarbetet under år 2012 kommer skolorna att påbörja användandet av ett kvalitetsverktyg med både kvalitativa och kvantitativa utvärderingsmetoder. De olika processerna som behandlas delas in i huvud- och stödprocess. Huvudprocess Trygghet och trivsel Elevernas ansvar för eget lärande Arbetssätt och lärarroll Kunskaper och färdigheter Delaktighet Stödprocess Organisation Styrning och ledarskap Kommunikation Kompetens Resursutnyttjande Image Syftet är att på ett strukturerat sätt ta fram väl underbyggt material för resursprioriteringar och andra utvecklingsinsatser. Kvalitetsarbetet kräver delaktighet av alla på en enhet, vilket kommer att skapa förutsättningar för en bred förankring. Det nya arbetssättet innebär också möjligheter till extern utvärdering samt samarbete med andra kommuner. Arbetsmiljöarbetet arbetsmiljöpolicyn anger utbildningsförvaltningens övergripande mål för arbetsmiljöarbetet samt beskriver grundläggande principer och arbetsformer för hela organisationens systematiska arbetsmiljöarbete. Detta gäller såväl personal som elever/studerande. Intern kontroll övriga delar som inte täcks inom kvalitetsarbetet och arbetsmiljöarbetet. För att gradera risk och väsentligheten används följande modell: Konsekvens 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 -Försumbar 1 2 3 4 1- Osannolik 2-Mindre osannolik 3-Möjlig 4-Sannolik Sannolikhet
3 Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och konsekvens. 1 Försumbar är obetydlig för såväl intressenterna och kommunen 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska Kontrollåtgärder Intern kontroll består i praktiken av många olika rutiner och kontrollaktiviteter. Det är både sådana som är inbyggda i det löpande arbetet och särskilda uppföljande kontrollinsatser vid bestämda tidpunkter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och brister. HR-system (gemensamt kontrollmål för Malmö stad 2012) Säkerställa rutiner för uppföljning av att överensstämmelse föreligger mellan utbetalda löner och beslut om nya löner i samband med lönerevision. HR-system (gemensamt kontrollmål för Malmö stad 2012) Säkerställa att beslutsattester avseende anställning och frånvaro följer fastställd rutin. HR-system (gemensamt kontrollmål för Malmö stad 2012) Säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning.
4 Elevadministrativt system Säkerställa rutiner för intagning till vuxenutbildning. Ansvarig: Planerings- och antagningsavdelningen Kommunalt informations- och uppföljningsansvar Säkerställande av elever mellan 16-19 år, som ej har slutbetyg från gymnasieskolan, kontaktas/följs upp enligt fastställda rutiner. Fortsatt utveckling av arbetet med kommunalt informations- och uppföljningsansvar. Antalet elever inom kategorin är fortfarande stort, vilket kräver fortsatta insatser. Väsentlighets- och riskbedömning: 12 Ansvarig: Planerings- och antagningsavdelningen Delegationsordning Beslut som fattas enligt delegationsordningen återrapporteras i beslutad ordning. Under 2011 infördes en ny delegationsordning. Det är av största vikt att beslut fattas i enlighet med delegationsordningen. Ansvarig: Nämnds- och kansliservice Utbytesplan avseende datorer Kontroll att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan. Under de senaste åren har det genomförts en betydande IT-satsning avseende elevdatorer. Under 2012 kommer premium plattform att införas avseende administrativa datorer. Väsentlighets- och riskbedömning: 8 Ansvarig: Nämnds- och kansliservice Hälsosamtal Kontroll av att hälsosamtal genomförs enligt uppdrag. Hälsosamtalet är en individuell hälsoundersökning som syftar till att få eleven att se sambanden mellan hur man mår och hur man lever. Väsentlighets- och riskbedömning: 8 Ansvarig: Avdelningen för Elevhälsa
5 Inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter Rutiner kring inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter följs i enlighet med kommunens ramavtal. Under 2012 kommer en inventering att genomföras av de rutiner/aktiviteter som finns inom förvaltningen för att säkerställa inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter. Väsentlighets- och riskbedömning: 6 Ansvarig: Avdelningen för fysisk miljö Redovisning av förskott och utlägg Säkerställa att rutiner följs avseende förskott och utlägg. Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när behovet är av mindre omfattning. Ersättning för utlägg i samband med resor ska numera sökas i HRutan/Travel. Kvitton i original ska tillsammans med utskriven reseräkning lämnas till chefen innan denne kan attestera reseräkningen och ersättningen betalas ut. Ansvarig: Avdelning för ekonomi och kvalitet Inköp>1 basbelopp inom driftsbudgeten Kontroll att inköp inom driftbudgeten över ett basbelopp inte faller inom ramen för vad som är investeringar. Definition på en anläggningstillgång är enligt Lagen om kommunal redovisning en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Anläggningstillgången ska tas upp till det belopp som motsvarar utgifterna för tillgångens förvärv eller tillverkning. Ansvarig: Avdelning för ekonomi och kvalitet Representation, resor och konferenser Kontroll att gällande regler för representation, resor och konferenser följs. Representation, resor och konferenser är ett komplext område som berörs av många olika lagar och förordningar. Det behandlas också i olika administrativa system med olika rutiner som följd. Ansvarig: Avdelning för ekonomi och kvalitet
6 Elevskyddsombud Uppföljning av skolornas elevskyddsombud. Elevskyddsombuden är representanter för elever och ska tillsammans med andra på skolan arbeta för bättre arbetsmiljö ur ett elevperspektiv. Elevskyddsombuden väljs av eleverna för att på bästa sätt representera dem i skolans arbete för att förbättra arbetsmiljön. Väsentlighets- och riskbedömning: 8 Information och kommunikation Ett system för intern kontroll behöver tydlig och löpande information och kommunikation mellan medarbetare och ledning. Förtroendevalda behöver information för att kunna besluta, följa upp, och vid behov omprioritera. Medarbetare behöver information om uppdrag, ansvar, förutsättningar, rutiner m m. Ledningen behöver informationen för att kunna styra. Tillsyn Det är viktigt med en kontinuerlig uppföljning och utvärdering som säkrar att systemet hålls aktivt och förbättras. Regelbunden rapportering behövs för att ledningen ska kunna anpassa styrningen till uppkomna situationer. Uppföljning bör ske kontinuerligt, som ett naturligt led i den dagliga verksamheten och vid behov genom särskilda utvärderingar eller granskningar. I de fall brister av väsentlig karaktär upptäcks ska dessa rapporteras med omedelbar verkan så att åtgärder kan sättas in för att komma till rätta med de uppkomna problemen. Rapportering sker halvårsvis till respektive avdelningschef och utbildningsnämnd.