Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun

Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun

Bilden på omslaget är en vy över Trossö och Borgmästarkajen. Foto: Matz Arnström

Innehållsförteckning 1. Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun 4 1.1. Inledning 4 2. Riktlinjer 5 2.1. Syfte 5 2.2. Kommunstyrelsen 5 2.3. Styrelser och nämnder 5 2.4. Förvaltningschef/VD 5 2.5. Verksamhetsansvariga 6 2.6. Övriga anställda 6 2.7. Styrning och uppföljning av intern kontroll 6 2.8. Intern kontrollplan 6 2.9. Uppföljning av intern kontrollplan 7 2.10. Styrelse och nämnders rapportskyldighet 7 2.11. Kommunstyrelsens skyldigheter 7 3. Tillämpningsanvisningar 7 3.1. Syfte 7 3.2. Kommunstyrelsen 8 3.3. Styrelser och nämnder 8 3.4. Förvaltningschef / VD 8 3.5. Verksamhetsansvariga 9 3.6. Styrning och uppföljning av intern kontroll 9 3.7. Intern kontrollplan 9 3.8. Uppföljning av intern kontrollplan 9 3.9. Styrelse och nämnders rapportskyldighet 10 3.10. Kommunstyrelsens skyldigheter 10 4. Förändringar 10 Bilaga Exempel på kontrollpunkter 11

1. Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona kommun 1.1. Inledning I dokumentet Ekonomi- och verksamhetsstyrning i Karlskrona kommun som beslutades av kommunfullmäktige 081218 framgår följande beträffande intern kontroll: Intern kontroll definieras som en process, där såväl politisk och professionell ledning som all personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll. Nämnderna och styrelserna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamheter (Kommunallagen respektive Aktiebolagslagen). Nämnder och styrelser ska senast i februari varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Planen ska överlämnas till kommunstyrelsen senast under mars. Rapportering av uppföljning på nämnds- eller styrelsenivå till kommunstyrelsen ska ske i samband med årsbokslutet. Rapportering ska också ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas rapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana. Med Karlskrona kommun och kommunkoncern avses i detta dokument kommunstyrelse, nämnder och bolagskoncern. 4

2. Riktlinjer 2.1. Syfte Dessa riktlinjer syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen, nämnder och styrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d v s de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm 2.2. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunens samlade verksamhet samt att se till att denna utvecklas utifrån kommunens behov. Förvaltningsövergripande samt bolagsspecifika anvisningar och regler ska upprättas. 2.3. Styrelser och nämnder Styrelser och nämnder har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Styrelser och nämnder ska därför se till att: En organisation upprättas för den interna kontrollen Regler och anvisningar antas för den interna kontrollen 2.4. Förvaltningschef / VD Förvaltningschefen respektive Vd har det yttersta verksamhets- och resultatansvaret inför nämnden, styrelsen och uppgiften att tydliggöra mål och ansvar i organisationen. I detta ingår även ansvar för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. I detta ansvar ligger att vederbörande ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Reglerna ska antas av respektive nämnd eller styrelse. 5

Förvaltningschefen, Vd har ansvaret att rapportera till nämnden eller styrelsen om hur den interna kontrollen fungerar. Eventuella avvikelser ska snarast rapporteras till nämnd eller styrelse. Det är förvaltningschefens eller Vd:s ansvar att omgående ta initiativ till åtgärder vid konstaterade brister. 2.5. Verksamhetsansvariga De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt ska informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. De ska också verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnder eller styrelser utsett. 2.6. Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnd eller styrelse utsett. 2.7. Styrning och uppföljning av intern kontroll Nämnder och styrelser har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt verksamhetsområde. Nämnder och styrelser ska som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. 2.8. Intern kontrollplan Nämnder och styrelser ska senast i februari varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Planen ska överlämnas till kommunstyrelsen senast under mars. 6

2.9. Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden eller styrelsen i den omfattning som fastställts i interna kontrollplanen. 2.10. Styrelse och nämnders rapportskyldighet Nämnder och styrelser ska i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämndens eller styrelsens verksamhetsområde till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. 2.11. Kommunstyrelsens skyldigheter Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämnders och styrelsers uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs ta initiativ till sådana. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i såväl de kommunala förvaltningarna som de kommunala bolagen. 3. Tillämpningsanvisningar 3.1. Syfte Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att nämnder och styrelser vid utformningen av rutiner ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Målet ändamålsenligt och kostnadseffektiv verksamhet innebär bl a att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål. Målet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten innebär att nämnder och styrelser samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång 7

till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Målet efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. 3.2. Kommunstyrelsen Styrelsen har enligt KL 6:1 och 6:3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders och bolags verksamhet. Denna uppsikt innebär en rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till fullmäktige om förändringar. 3.3. Nämnder och styrelser Nämndernas och bolagens ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och aktiebolagslagen. Det är alltid nämnderna och styrelserna som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnder och styrelser. Nämnder och styrelser ska minst ha en fastställd rutin för: Hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till Introduktion av nyanställda om vad intern kontroll innebär 3.4. Förvaltningschef / VD Förvaltningschef eller Vd svarar för att minst årligen skriftligt rapportera till nämnd eller styrelse och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Allvarligare brister i den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsen. 8

3.5. Verksamhetsansvariga Avsikten med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna undanröjas eller stoppas. Syftet med rapporteringen är att man inom förvaltningen eller bolaget omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Fel eller brister som noteras ska genast bli föremål för utredning och dokumenteras. 3.6. Styrning och uppföljning av intern kontroll Nämnder och styrelser ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnder och styrelser ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras 3.7. Intern kontrollplan Intern kontrollplan för innevarande år ska antas senast under februari månad. Interna kontrollplanen ska minst innehålla: Vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen (frekvensen) Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske Genomförd riskbedömning 3.8. Uppföljning av intern kontrollplan Genomförd uppföljning rapporteras till nämnder och styrelser oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att förbättra processen. 9

3.9. Styrelser och nämnders rapportskyldighet Kommunstyrelsen fastställer senast vid utfärdande av uppföljningsanvisningarna när rapport senast ska avlämnas. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag för förbättring av kommungemensamma rutiner. Allvarligare brister i den interna kontrollen ska rapporteras till kommunstyrelsen. 3.10. Kommunstyrelsens skyldigheter Allvarligare brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunfullmäktige. 4. Förändringar Kommunledningsförvaltningen ansvarar för och initierar förändringar av detta dokument. Kommunfullmäktige har i samband med att detta dokument fastställts, delegerat till kommunstyrelsen att besluta om alla nödvändiga förändringar av dessa riktlinjer. Detta dokument är fastställt av kommunfullmäktige 2009-05-28, 103 10

Bilaga Exempel på kontroller Som en vägledning för nämnder och styrelser exemplifieras här nedan ett antal lämpliga kontrollpunkter som kan vara till vägledning vid upprättandet av en intern kontrollplan. Efterlevnad av god redovisningssed Måluppfyllelsegrad av kvalitetsmålen inom äldreomsorgen Efterlevnad av skolplanen Sårbarhet i organisationen gällande ersättning vid sjukdom eller anna frånvaro Ekonomisystemets in- och utdatarapporteringssystem Fakturahantering och attestrutiner Intäktsredovisning Vattenprovtagning Inventarieredovisning Lönerapportering och personalredovisning Inkassorutiner Betalkortsanvändning Medelshantering Hantering och redovisning av bidrag Reglementen Delegationsordningar Avtalsvillkor Funktionsbeskrivningar med dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning Rutin- och systembeskrivningar Styr- och uppföljningssystem (policydokument etc) Posthantering och diarieföring Arkivering Gåvor till anställda och förtroendevalda Kompetens i organisationen Efterlevnad av lagar och regler 11

Kontakt Olle Karlsson Controller olle.karlsson@karlskrona.se