Regeringskansliet Justitiedepartementet Enheten för fastighetsrätt och associationsrätt 103 33 STOCKHOLM Stockholm den 29 september 2004 REMISSYTTRANDE Förtroendekommissionens Kodgrupps förslag (SOU 2004:46) Svensk kod för bolagsstyrning Sammanfattning Allmän inställning till koden Svenskt Näringsliv ser positivt på förslaget. Det bör kunna bidra till en bättre ordning och reda och ökad öppenhet i aktiemarknadsbolagen. Den positiva inställningen till koden förutsätter: att koden baseras på följ eller förklara -principen att de föreslagna kodreglerna därmed inte tillåts bli lagstiftning, att Stockholmsbörsen tar in endast ett fåtal av de föreslagna kodreglerna som obligatoriska i noteringsavtalet, samt att representanter för aktieägare, andra marknadsaktörer och näringslivet i övrigt blir huvudägare till koden. En allmän minskning av detaljnivån i reglerna måste ske. Kodgruppen, Stockholmsbörsen, den framtida ägaren till koden samt företrädare för statsmakterna måste göra stora insatser för att förklara principen följ eller förklara, som är ny för Sverige, och att ett bolag som lämnar en förklaring inte bryter mot koden. Det måste tydliggöras att koden inte i alla delar är avsedd att passa för samtliga börsbolag - inte ens i fråga om de största bolagen - utan att sättet att ordna bolagsstyrningen måste inom vissa ramar kunna anpassas efter de förutsättningar som råder i bolagen. Målgrupp och tidpunkt för när koden skall börja tillämpas Koden kan vålla särskilda problem för mindre aktiemarknadsbolag. Detta måste beaktas.
2 Svenskt Näringsliv föreslår att koden från 2005-07-01 under en testperiod enbart gäller för de större aktiemarknadsbolagen, förslagsvis bolag med ett högre börsvärde än en miljard kronor. Inom förslagsvis två år bör en utvärdering göras av dessa bolags erfarenheter av att tillämpa koden, såväl vad gäller kodens innehåll som om principen följ eller förklara fungerat på avsett sätt. Resultatet av denna utvärdering bör vara avgörande för hur koden fortsättningsvis skall hanteras och om de mindre aktiemarknadsbolagen också skall börja tillämpa koden. I den sammanslutning som skall äga, förvalta och utveckla koden måste ingå representanter även för mindre aktiemarknadsbolag. Inställning till kodens innehåll Valberedning (punkt 2.1 i avsnitt III i förslaget) Ingen invändning mot att bolag skall ha en valberedning men valberedningen får inte bli ett nytt bolagsorgan och skall därför inte lagregleras. I kommentaren till koden bör anges att styrelsen noga skall överväga om och i vilken utsträckning information kan lämnas till valberedningen och att sådant övervägande kan leda till att av valberedningen begärd information inte överlämnas. Bolagsstämman måste fritt få bestämma vilka som skall ingå i valberedningen. Aktieägare i ett bolag som sitter i bolagets styrelse måste rimligen också kunna ingå i bolagets valberedning. Koden bör ändras så att det klart framgår att valberedningens uppgift är att kontrollera och utvärdera processen för att föreslå revisorer och revisorsarvoden samt utvärdera revisionsinsatsen, medan själva arbetet med att ta fram förslagen/göra utvärderingen bör ligga på revisionsutskottet. Ansvaret för att utvärdera styrelsens arbete bör inte ligga på valberedningen utan på styrelsens ordförande, som därefter har att redovisa utvärderingen för valberedningen. Ansvarsfrågorna - styrelsens respektive finansdirektörens försäkran om den finansiella rapporteringen (punkterna 3.6.2 och 3.6.3 i avsnitt III) Punkterna med krav på försäkran från styrelse respektive finansdirektör om att gällande regelverk har efterlevts mm bör utgå. Ansvarskonsekvenserna är inte klarlagda. I koden bör tydligt anges att den inte syftar till att förändra nuvarande ansvarsfördelning mellan olika bolagsorgan. Ersättning till bolagsledningen beslut av bolagsstämman (punkt 4.3.2 i avsnitt III) Svenskt Näringsliv motsätter sig kodförslaget och vidhåller vad som sägs i Vägledning avseende ersättningar till VD och ledande befattningshavare ; det är tillräckligt att bolagsstämman informeras (och inte beslutar) om den policy i ersättningsfrågor rörande VD och ledande befattningshavare som bolaget tillämpar för nästa räkenskapsår.
3 Ordförande vid bolagsstämman (punkt 1.4.1 i avsnitt III) Bolagsstämman måste fritt få bestämma vem som skall vara ordförande vid bolagsstämman. Regeln om att styrelsens ordförande inte skall vara ordförande vid bolagsstämman bör utgå. Styrelseledamöter med långvarig erfarenhet av bolaget (punkt 3.2 i avsnitt III) Koden bör balanseras, så att också behovet av kompetenta styrelser med ledamöter som har långvarig erfarenhet av bolaget eller av för bolaget viktiga frågor lyfts fram. Punkten 3.2.7 - att förslag till omval av en styrelseledamot skall särskilt motiveras när ledamoten har ingått i styrelsen i åtta år eller mer och när ledamoten fyllt 70 år - bör utgå. Juridiska eller tekniska frågor I en bilaga till remissyttrandet tas upp ett flertal synpunkter av främst juridiskteknisk karaktär. --------------------------------------------------- Svenskt Näringslivs allmänna inställning till koden Kodgruppens ambition är att koden skall kunna bidra till en förbättrad bolagsstyrning och ett ökat förtroende för näringslivet och därmed öka möjligheterna för företagen att attrahera svenskt och internationellt riskkapital. Den föreslagna koden är ett led i självregleringen på aktiemarknadsområdet. Svenskt Näringsliv anser det värdefullt att bevara och utveckla denna självreglering. Svenskt Näringsliv ser positivt på förslaget och anser att det bör kunna bidra till en bättre ordning och reda och ökad öppenhet i aktiemarknadsbolagen. Svenskt Näringslivs positiva inställning till koden förutsätter att koden baseras på följ eller förklara -principen, att de föreslagna kodreglerna inte blir lagstiftning, att Stockholmsbörsen tar in endast ett fåtal av de föreslagna kodreglerna som obligatoriska i noteringsavtalet, samt att representanter för aktieägare, andra marknadsaktörer och näringslivet i övrigt blir huvudägare till koden. Förslaget innehåller många detaljerade regler och är mer detaljrikt än motsvarande utländska koder (exempelvis ifråga om bolagsstämman samt styrelsens roll). Svenskt Näringsliv vill peka på detta och framhålla att det inte får bli så att formella bolagsstyrningsfrågor tar för mycket tid från styrelsernas egentliga arbete med att bl a diskutera strategi och utveckling av bolagets verksamhet. En allmän minskning av detaljnivån i reglerna är därför önskvärd, och detta av flera skäl. Vissa av dessa frågor behandlas i detta yttrande.
4 Avsikten är att Kodgruppen skall återsamlas för att ta del av de inkomna remissyttrandena och genomföra de förändringar av kodförslaget som bedöms erforderliga. Svenskt Näringsliv uppmanar Kodgruppen att då ha inriktningen att minska detaljrikedomen i reglerna till förmån för förtydliganden av och kommentarer till mer principiellt viktiga kodregler. Den föreslagna principen följ eller förklara är nödvändig för att ge den flexibilitet som krävs när förutsättningarna skiljer mellan olika bolag och gäller på de flesta håll utomlands. Denna princip ger också den yttersta beslutanderätten till ägarna, vilket är grundläggande. Det finns inte en storlek passar alla -modell som passar alla företag. Bolag måste tillåtas att anpassa sin struktur och sin organisation efter vad deras respektive affärsverksamhet och ekonomiska situation kräver, givetvis inom de lagar som gäller. Flexibilitet är nödvändigt för att bolag skall kunna finna den lösning som passar dem bäst beroende på bolagets storlek, utvecklingsstadium, aktieägarstruktur, ledningsorganisation och de risker som följer med dess affärsverksamhet. Den engelska bolagsstyrningskoden Cadburyrapporten från 1992 sammanfattar detta på ett bra sätt: en tillämpning av följ eller förklara -principen måste tillåta bolag att strike the right balance between meeting the standards of corporate governance expected of them and retaining the essential spirit of enterprise Raising standards of corporate governance cannot be achieved by structures and rules alone. Svenskt Näringslivs positiva inställning till kodförslaget är därför villkorad av att koden baseras på följ eller förklara -principen. Eftersom följ eller förklara -principen är av grundläggande betydelse för kodens tillämpning, anser Svenskt Näringsliv att detta bör komma till tydligare uttryck än i kodförslaget. Kodreglerna (avsnitt III i förslaget) bör således inledas med att målgruppen beskrivs och därefter anges att följ eller förklara -principen gäller och vad den innebär (avsnitt I.1.4 i förslaget). För att koden skall bli framgångsrik och vinna förståelse och acceptans hos bolagen, media och investerare är det av största vikt att Kodgruppen, Stockholmsbörsen, den framtida ägaren till koden och företrädare för statsmakterna gör stora insatser för att för dessa förklara principen följ eller förklara - som är ny för Sverige. Därvid är det viktigt att framhålla att ett bolag som lämnar en förklaring inte bryter mot koden. Det är ytterst betydelsefullt med en god pedagogik i denna fråga. Det gäller särskilt som Kodgruppen själv anger (sid 10) att man i enskilda frågor har satt ambitionen högre än vad som är rimligt att kräva att alla bolag vid varje tillfälle skall nå upp till. Bolag som har många förklaringar får alltså inte per automatik uppfattas vara dåliga eller oetiska. Värt att notera i detta sammanhang är att en viktig förklaring till framgången för den engelska bolagsstyrningskoden, Cadburyrapporten och dess efterföljare, är att bolag förstår och accepterar filosofin bakom koden och att investerare och andra tar sig tid att analysera bolagens förklaringar till avvikelser.
5 Kodgruppens nyssnämnda ambition - att koden i enskilda frågor kräver mer än vad som är rimligt att kräva att alla bolag skall nå upp till - är i och för sig en rimlig ansats. Emellertid har Kodgruppen också uppfattningen att koden skall ge en samlad bild av god svensk praxis på området (sid 8). Svenskt Näringsliv anser att de båda ståndpunkterna är oförenliga och delar inte uppfattningen att koden i alla delar kan anses ge uttryck för god svensk praxis på bolagsstyrningsområdet. Några exempel på att så inte är fallet kommenteras nedan (punkterna 1.4.1, 2.1.2 och 5.1.3 i förslaget). Nödvändigheten av flexibilitet för bolagen har betonats. Flexibiliteten försvinner om hela eller stora delar av koden blir föremål för lagstiftning. Den föreslagna kodens detaljrikedom gör också att den än mindre lämpar sig för lagstiftning. Svenskt Näringsliv motsätter sig därför bestämt att mer än ett litet fåtal av de föreslagna kodreglerna blir lagstiftning. Som framgår av Svenskt Näringslivs remissyttrande över Förtroendekommissionens huvudbetänkande (SOU 2004:47) accepteras att följande föreslagna kodregler blir reglerade i aktiebolagslagen begränsade till att gälla enbart för publika bolag: 3.4.1. att styrelsens ordförande skall väljas av bolagsstämman, 2.2.4 att bolagsstämman skall besluta om styrelsearvoden, samt 4.3.4 och 2.2.5 att bolagsstämman skall besluta om alla former av aktie- eller aktiekursrelaterade incitamentsprogram till VD och övrig bolagsledning respektive till styrelsen. Vidare tillstyrks att rätten för suppleanter till arbetstagarledamöter att närvara vid styrelsens sammanträden begränsas till att ersätta ordinarie ledamot vid förfall, vilket bland annat påverkar kodförslagets regler 3.5.4 och 4.3.1. Utöver detta bör inte några kodregler lagfästas. Av samma skäl - minskad flexibilitet - kan Svenskt Näringsliv inte heller acceptera att mer än ett litet fåtal av de föreslagna kodreglerna tas in som obligatoriska i Stockholmsbörsens noteringsavtal. Ju fler regler som tas in i noteringsavtalet såsom obligatoriska för varje börsbolag att följa, ju mindre flexibilitet för bolagen att kunna utveckla den bolags-styrningsmodell som bäst passar dem eftersom följ eller förklara -principen då inte gäller. En sådan överreglering riskerar också att verka hämmande för bolags intresse att ta till sig best practice på bolagsstyrningsområdet. Kodgruppens syfte att koden skall vara mer morot än piska skulle således förfelas om reglerna blir obligatoriska i noteringsavtalet och Stockholmsbörsens sedvanliga sanktioner kan tillämpas på sådana börsbolag som inte följer koden. Någon enstaka regel i koden kan kanske föras in i noteringsavtalet som obligatorisk men i övrigt skall principen följ eller förklara gälla. En fjärde förutsättning för Svenskt Näringslivs positiva inställning till kodförslaget, är att representanter för aktieägare, andra marknadsaktörer och näringslivet i övrigt blir huvudägare till koden. För att säkra en bred acceptans av koden är det viktigt att koden ses som en del i en självreglering, där en bred sammansättning av marknadsaktörerna står bakom den fortsatta utvecklingen. Detta utvecklas närmare i Svenskt Näringslivs remissyttrande över huvudbetänkandet.
6 Målgrupp och tidpunkt för när koden skall börja tillämpas Kodgruppen har föreslagit att koden skall tillämpas från och med 2005. Koden kommer att innehålla ett stort antal regler vars slutliga utformning sannolikt blir klar mycket kort tid före årsskiftet. Därtill kommer att aktiemarknadsbolagen redan har kommit så långt i arbetet med planering och förberedelser för nästa år att de skulle få stora problem att kunna anpassa 2005 års bolagsstämma, styrelsearbetet, inrättandet av utskott med mera efter vad koden föreskriver. Lämpligare är, enligt Svenskt Näringsliv, att koden börjar gälla den 1 juli 2005 för större aktiemarknadsbolag. Då bör tillräcklig förberedelsetid finnas för bolagen mellan reglernas fastställande och den dag de börjar tillämpas. I förslaget anges att koden primärt är skriven för svenska aktiebolag noterade på svensk börs eller auktoriserad marknadsplats (sid 9). Bland de bolag som är noterade på börsen finns ju förutom stora multinationella bolag också många relativt mindre ägarledda företag. Även om vissa överflödiga regler skulle tas bort befarar Svenskt Näringsliv att mindre aktiemarknadsbolag kan få problem att tillämpa koden. Det gäller särskilt ägarstyrda aktiemarknadsbolag. Företrädare för de mindre aktiemarknadsbolagen anser exempelvis att de inte kan tillämpa koden utan att det blir fråga om en mängd olika förklaringar till avvikelser från koden. Något som självfallet är betungande och resurskrävande. Om ägare till mindre aktiemarknadsbolag inte ser något mervärde i att uppfylla kodens regler, utan bara upplever detta som krångligt och kostnadskrävande och i värsta fall som tillväxtfientligt och konkurrenshindrande, finns en reell risk att de avnoterar sig från börserna. En sådan utveckling är framför allt negativ för viljan att växa hos mindre företag. Det normala i andra länder är att respektive kod gäller för alla typer av börsbolag. Det finns dock exempel på att en börs tillämpar vissa regler enbart i förhållande till större bolag. I andra länder sägs det också vara vanligt att det ges en hel del förklaringar från bolagen till avvikelser från den där gällande koden. Flertalet av de utländska koderna är dock betydligt mindre detaljerade än det svenska förslaget. Svenskt Näringsliv föreslår, som tidigare nämnts, att koden från den 1 juli 2005 enbart skall gälla för de större aktiemarknadsbolagen. Efter en testperiod förslagsvis inom två år från det att koden börjat gälla för de större aktiemarknadsbolagen - bör en utvärdering göras av dessa bolags erfarenheter av att tillämpa koden. Förutom kodens innehåll, bör utvärderingen också avse huruvida koden fungerat på avsett sätt, det vill säga om de större aktiemarknadsbolagen, media och investerare förstått och accepterat filosofin bakom följ eller förklara -principen, om de större aktiemarknadsbolagen utnyttjat möjligheten att avge förklaringar och om media och investerare accepterat att förklaringar avges och tagit sig tid att analysera bolagens förklaringar till avvikelser.
7 Resultatet av denna utvärdering av testperioden bör enligt Svenskt Näringslivs uppfattning vara avgörande för hur koden fortsättningsvis skall hanteras samt om de mindre aktiemarknadsbolagen också skall börja tillämpa koden med de justeringar som görs. Fördelarna med en sådan ordning är bl a att de mindre aktiemarknadsbolagen blir skyldiga att tillämpa koden först om och när regelverket satt sig, rutiner har utarbetats för avgivande av förklaringar och att de slipper beröras av de eventuella barnsjukdomar som koden kan ha. Svenskt Näringsliv avstyrker därför Kodgruppens förslag att alla svenska aktiebolag som är noterade på svensk börs eller auktoriserad marknadsplats skall tillämpa koden. Som nyss sagts bör den slutliga målgruppen för koden fastställas först sedan resultatet föreligger av den utvärdering som Svenskt Näringsliv förespråkar. Hur skall man då dra gränsen mellan stora och små aktiemarknadsbolag? En metod kan vara att föreskriva att endast bolag som har ett börsvärde över en viss gräns skall vara bundna av koden. Ett annat sätt kan vara att endast bolag noterade på en viss börslista, exempelvis Stockholmsbörsens A-lista och O-listans Attract 40, inledningsvis skall vara bundna av koden. Då blir det tydligt för envar vilka bolag som skall följa koden. En tredje metod kan vara att föreskriva att koden inledningsvis endast skall tillämpas på de aktiemarknadsbolag som har en viss ägarspridning. Svenskt Näringsliv anser att börsvärdesmetoden bör övervägas i första hand och att det kan vara lämpligt att aktiemarknadsbolag med ett högre börsvärde än en miljard kronor tillämpar koden redan från början. Den slutliga utformningen av gränsdragningen måste dock bestämmas efter diskussioner med marknadsplatserna. Nu nämnda frågor berör ju i allra högsta grad de mindre aktiemarknadsbolagen. Det är angeläget att deras synpunkter beaktas vid bestämmandet av kodens slutliga utformning och vid den ovan föreslagna utvärderingen. Representanter för mindre aktiemarknadsbolagen måste därför i vart fall ingå i det organ som skall äga och förvalta koden. Det är också lämpligt att Kodgruppen redan i samband med hanteringen av remissvaren knyter en representant för de mindre bolagen till sig. Svenskt Näringslivs inställning till kodens innehåll Svenskt Näringsliv begränsar sina synpunkter i denna del till nedan angivna, mer principiella frågor. Valberedning (punkt 2.1 i avsnitt III i förslaget) Kodgruppens förslag: Bolag skall ha en valberedning som representerar bolagets aktieägare. Valberedningen, som skall utses av bolagsstämman, föreslås få en framträdande roll med åtskilliga uppgifter och skyldigheter. Valberedningen skall bland annat lämna förslag till val av ordförande och övriga ledamöter i styrelsen, föreslå principer för
8 styrelsearvoden, lämna förslag till val av revisorer och revisorsarvode samt utvärdera styrelsen och revisionsinsatsen. Bolagets styrelseordförande kan vara ledamot i valberedningen men skall inte vara dess ordförande. Övriga styrelseledamöter eller verkställande direktören skall inte vara ledamöter i valberedningen. Svenskt Näringsliv konstaterar att valberedningen får en viktig roll med åtskilliga uppgifter och skyldigheter. Svenskt Näringsliv har ingen invändning mot förslaget att bolag skall ha en valberedning, men anser att det måste klarläggas att valberedningen inte är att betrakta som ett nytt bolagsorgan som grundläggande förändrar styrelsens och övriga bolagsorgans uppgifter. Av denna anledning bör inte heller valberedningens uppgifter regleras i lag. När det gäller sammansättningen av valberedningen anser Svenskt Näringsliv att det är rimligt att aktieägare i ett bolag som sitter i bolagets styrelse också kan ingå i bolagets valberedning. Detta är vanligt förekommande inte minst i mindre aktiemarknadsbolag. Kodförslaget däremot, anger att av bolagets styrelseledamöter kan endast styrelsens ordförande ingå i valberedningen (punkten 2.1.2). När det gäller ägare i styrelsen stämmer denna punkt dåligt med kodförslagets punkt 2.1.1, vilken anger att bolaget skall ha en valberedning som representerar bolagets aktieägare. Det förefaller märkligt att koden på detta vis skulle tvinga aktieägare att välja mellan att ingå i styrelsen som ordinarie ledamot eller att ingå i valberedningen. Enligt Kodgruppen skall koden ge en samlad bild av god svensk praxis på området (sid 8). Svenskt Näringsliv anser att den föreslagna punkten 2.1.2 inte stämmer med praxis. Det är inte rimligt att bolag som vill ha en viss aktieägare med i både styrelsen och i valberedningen skall behöva avge förklaring härom. Svenskt Näringsliv föreslår därför att sista meningen i punkten 2.1.2 stryks. Bolagsstämman måste fritt få bestämma vilka som skall ingå i valberedningen. Om kodförslaget genomförs kommer flertalet ledamöter i valberedningen, genom den föreslagna sammansättningen av valberedningen, att ha mycket begränsad insyn i styrelsens arbete och styrelseledamöternas insatser. För att kunna fullgöra sina uppgifter enligt förslaget kommer valberedningen därför att behöva få tillgång till mycket omfattande information. Det rör information som kan vara av känslig natur för bolaget och som kan utgöra företagshemligheter. Samtidigt talar mycket för att ledamöterna i valberedningen inte är bundna av sekretesskyldighet och lojalitetsplikt gentemot bolaget. Risken finns att bolag bedömer att de därför inte kan ge valberedningen all den information denna efterfrågar. I kommentaren till koden bör anges att styrelsen mot bakgrund av sin vårdnadsplikt enligt aktiebolagslagen och Stockholmsbörsens regler om selektiv informationsgivning, noga skall överväga om och i vilken utsträckning information kan lämnas till valberedningen. Där bör också anges att ett sådant övervägande kan leda till att av valberedningen begärd information inte överlämnas. Det kan också vara lämpligt att där påpeka vikten av att styrelsen ser till att ett sekretessavtal ingås mellan bolaget och valberedningens ledamöter avse-
9 ende den information som överlämnas om att uppgifter som erhålls inte får lämnas vidare. En särskild fråga är valberedningens uppgifter i förhållande till revisionsutskottets roll enligt kodens regler. Där tycks förslaget ge uttryck för att det är valberedningen som skall ha huvudansvaret när det gäller framtagande av förslag till revisorer och revisorsarvoden (punkterna 2.1.5 och 2.4 i förslaget) samt utvärdering av revisionsinsatsen (punkten 2.5 i förslaget). Detta är knappast realistiskt. I dessa hänseenden bör valberedningens uppgift vara kontrollerande och utvärderande av processen medan själva arbetet med att ta fram förslagen bör ligga på revisionsutskottet, som har den naturliga sammansättningen för att ta sig an en sådan uppgift. Svenskt Näringsliv anser att koden bör ändras i nu nämnda avseenden så att denna rollfördelning kommer till klart uttryck i kodreglerna. Ansvarsfrågorna - styrelsens respektive finansdirektörens försäkran om den finansiella rapporteringen (punkterna 3.6.2 och 3.6.3 i avsnitt III) Kodgruppens förslag: Styrelsen och VD skall i årsredovisningen avge en särskild försäkran som syftar till att tydliggöra styrelsens ansvar för årsredovisningen; Styrelsen skall kräva att finansdirektören (eller motsvarande) skriftligen försäkrar att bolagets finansiella rapporter uppfyller gällande regelverk. Svenskt Näringsliv anser att flera av de föreslagna kodreglerna vållar osäkerhet beträffande påverkan av ansvarsförhållandena för styrelsen, ledning, revisorer etcetera. I vissa fall är formuleringarna sådana att det finns risk för tolkningar som innebär att ansvaret skärps till följd av förslaget. Detta kan knappast ha varit Kodgruppens avsikt, i synnerhet som ingen särskild analys av ansvarsfrågorna redovisas. I ett par hänseenden bör denna osäkerhet leda till direkta förändringar av den föreslagna regeltexten. Det gäller punkterna 3.6.2 och 3.6.3. När det gäller punkten 3.6.2 avstyrker Svenskt Näringsliv förslaget. Eftersom avsikten enligt Kodgruppen (sid 37) inte är att ändra styrelsens och VD:s ansvar för årsredovisningen och dess innehåll, är innebörden av ett särskilt intygsförfarande från styrelsen och VD oklar. Det kan också leda till problem särskilt i internationella sammanhang. Värt att notera är att i USA, där krav på liknande underskriftsmening finns, undertecknar inte styrelsen årsredovisningen. Beträffande punkten 3.6.3 anser Svenskt Näringsliv att det inte skall finnas ett krav på att finansdirektören skall göra en skriftlig försäkran med innebörd att bolagets finansiella rapporter uppfyller kraven i gällande regelverk. Det är unikt att någon enskild befattningshavare, utan att vara bolagets VD, utpekas som en särskilt ansvarig person. Avsikten kan knappast vara att styrelsens och VD:s ansvar genom regeln skall mildras och att finansdirektören i motsvarande utsträckning skall få ett ökat ansvar. Regeln föreslås därför utgå ur koden.
10 Vidare anser Svenskt Näringsliv att det i övrigt beträffande ansvarsfrågan tydligt i kodens inledning bör anges att koden inte syftar till att förändra nuvarande ansvarsfördelning mellan olika bolagsorgan. Ersättning till bolagsledningen (punkt 4.3.2 i avsnitt III) Kodgruppens förslag: Bolagsstämman skall godkänna principerna för ersättning och övriga anställningsvillkor för bolagsledningen. Svenskt Näringsliv har i sin Vägledning avseende ersättningar till VD och ledande befattningshavare angett att bolag skall informera om den policy i ersättningsfrågor rörande VD och ledande befattningshavare som bolaget tillämpar för nästa räkenskapsår. Vägledningen, som är behandlad av Svenskt Näringslivs styrelse, anger att informationen bör lämnas i bolagets årsredovisning samt också tas upp som en särskild punkt på bolagsstämman, utan att frågan för den skull behöver bli föremål för beslut av stämman. Svenskt Näringsliv vidhåller denna sin inställning. Genom att styrelsen informerar, i årsredovisningen och på bolagsstämman, om kommande års ersättningspolicy för VD och ledande befattningshavare, får aktieägarna tillräcklig information för att möjliggöra för dem att diskutera ersättningsprinciperna, vilken blir till ledning för styrelsens arbete med frågorna. Svenskt Näringsliv motsätter sig därför kodförslagets regel om att bolagsstämman skall godkänna principerna för ersättning. Ordförande vid bolagsstämman (punkt 1.4.1 i avsnitt III) Kodgruppens förslag: Till ordförande vid bolagsstämman skall inte utses styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot. Svenskt Näringsliv anser att kodförslaget i denna del inte kan sägas vara ett uttryck för normal praxis för styrning av de flesta aktiemarknadsbolag. Särskilt i många mindre aktiemarknadsbolag är det ofta både lämpligt och praktiskt att styrelsens ordförande också är ordförande vid bolagsstämman. Även kostnadsskäl kan tala härför. Det är då inte rimligt att bolag som vill att styrelsens ordförande skall vara ordförande vid bolagsstämman måste avge förklaring härom. Bolagsstämman bör fritt få bestämma vem som skall sitta ordförande vid stämman utan att förklaringsinstitutet blandas in. Svenskt Näringsliv avstyrker därför den föreslagna regeln 1.4.1. Stämman skall välja styrelsens ordförande (punkt 3.4.1 i avsnitt III) Kodgruppens förslag: Styrelsens ordförande skall väljas av bolagsstämman. Om ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden skall styrelsen inom sig välja ordförande för tiden till nästa bolagsstämma.
11 Svenskt Näringsliv har ingen erinran mot den föreslagna kodregeln, men vill påpeka följande. I Förtroendekommissionens huvudbetänkande SOU 2004:47 sid 219 föreslås att aktiebolagslagen ändras så att det uttryckligen anges att det är bolagsstämman som skall välja styrelsens ordförande. Svenskt Näringsliv tillstyrker en sådan lagändring under förutsättning att den begränsas till att gälla enbart publika bolag. Då bör också i lagtexten anges vad som gäller för det fall att ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden. Lagtexten bör därför kompletteras med en mening om att styrelsen inom sig skall välja ordförande intill slutet av nästa ordinarie bolagsstämma. Styrelseledamöter med långvarig erfarenhet av bolaget (punkt 3.2 i avsnitt III) I kodförslaget sägs som övergripande princip (sid 28) att styrelsen skall ha den kompetens och erfarenhet som krävs för att självständigt och effektivt förvalta bolagets angelägenheter. Svenskt Näringsliv instämmer i detta. Till skillnad från principen (som inte utgör regeltext) trycker dock de efterföljande kodreglerna nästan enbart på behovet av förnyelse av styrelsen. Svenskt Näringsliv anser att koden bör balanseras, så att också behovet av kompetenta styrelser med ledamöter som har långvarig erfarenhet av bolaget eller av för bolaget viktiga frågor lyfts fram. Det är viktigt att kunna ta till vara kunskap som någon fått genom ett långvarigt arbete i en styrelse. Det bör tydligare än i förslaget framgå den betydelse som ledamöter med långvarig erfarenhet kan ha för ett bolag. Det kan exempelvis gälla personer som har deltagit i styrelser mer än åtta år eller som är 70 år eller äldre. Kodgruppen föreslår att förslag till omval av en styrelseledamot skall särskilt motiveras när ledamoten har ingått i styrelsen i åtta år eller mer och när ledamoten fyllt 70 år (punkten 3.2.7). Svenskt Näringsliv anser att bestämmelsen bör utgå. Särskilt viktigt är det att gränsen om åtta år tas bort. Många börsbolag har ledamöter som suttit längre tid än så och som fortfarande i hög grad bidrar till bolagets bästa. Förnyelse är bra, men det får inte ske på bekostnad av kunskap och långvarig erfarenhet av styrelsearbete i ett bolag. Åttaårsgränsen riskerar att göra just detta. Kontinuitet är viktigt. Om bestämmelsen kvarstår finns även en risk för att den verkar avskräckande; hellre än att utsätta sig för den prövning som den särskilda motiveringen innebär, väljer styrelseledamoten i fråga att avböja omval. Om så sker kan styrelsen komma att förnyas snabbare än önskvärt, och därmed kunskap och långvarig erfarenhet av styrelsearbete eller av andra för bolaget viktiga frågor att försvinna. Såvitt känt innehåller ingen utländsk kod åldersgränser eller krav på särskild motivering för omval. Tvärtom kan noteras att den åldersgräns på 70 år som tidigare fanns i den danska koden numera är borttagen. Av principiella skäl kan det starkt ifrågasättas om en modern bolagsstyrningskod bör innehålla sådana
12 nationella särbestämmelser, som särskilt för utländska aktieägare och investerare kan vara svårförståeliga. 70-årsgränsen kan rent av betraktas som diskriminerande. Svenskt Näringsliv anser att styrelseledamöternas ålder och mandattid med fördel kan överlämnas till valberedningen - och i sista hand - bolagsstämman att avgöra. Någon kodregel härom behövs därför inte. Utvärdering av styrelsens arbete (punkterna 2.3.1 och 3.4.4 i avsnitt III) Kodgruppens förslag: Valberedningen skall utvärdera styrelsen; Styrelsens ordförande skall se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden. Ordföranden skall särskilt: se till att styrelsen årligen utvärderar sitt arbete. Enligt Svenskt Näringslivs uppfattning är det en lämpligare ordning att ansvaret för att genomföra en utvärdering av styrelsens arbete ligger på styrelsens ordförande. Ordföranden är den person som är bäst insatt i hur styrelsearbetet fungerat och bör därför ha den centrala rollen vid utvärderingen. Sedan utvärderingen gjorts bör ordföranden föredra resultatet för valberedningen. Punkten 2.3.1 föreslås därför utgå. Arbetstagarledamöters deltagande (punkterna 3.5.4 och 4.3.1 i avsnitt III) Kodgruppens förslag: Vid styrelsens sammanträden får endast styrelseledamöter, VD, styrelsens sekreterare och särskilt adjungerade personer delta; Styrelsens ordförande kan vara ordförande i ersättningsutskottet. Övriga ledamöter i ersättningsutskottet skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Svenskt Näringsliv anser att den föreslagna punkten 3.5.4 står i strid med 12 lagen (1987:1245) om styrelserepresentation för de privatanställda, som stadgar att den som är suppleant för en arbetstagarledamot har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden även om ordinarie ledamot är närvarande (se även 8 kap 17 andra stycket aktiebolagslagen). I Förtroendekommissionens huvudbetänkande SOU 2004:47 sid 228f föreslås en lagändring så att suppleanter till arbetstagarledamöter skall få närvara vid styrelsens sammanträden endast för att ersätta ordinarie ledamot vid förfall. Svenskt Näringsliv tillstyrker detta förslag, men anser att en kodregel inte bör strida mot en lagbestämmelse. Kodregeln bör därför ändras så att även suppleanter för arbetstagarledamöter tillåts delta vid styrelsens sammanträden, utan att först behöva bli adjungerade. När huvudbetänkandets förslag genomförs, kan koden då ändras i enlighet med Kodgruppens förslag. När det gäller punkten 4.3.1 konstaterar Svenskt Näringsliv att arbetstagarledamöter inte är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. En arbetstagarledamot kan således enligt den föreslagna
13 kodregeln inte vara ledamot i ersättningsutskottet. Även punkten 4.3.1 torde därmed stå i strid med lagen om styrelserepresentation för de privatanställda. Dess 13 föreskriver bland annat att en av arbetstagarrepresentanterna skall få närvara och delta i överläggningar när ett ärende som senare skall avgöras av styrelsen förbereds av därtill särskilt utsedda styrelseledamöter. Eftersom kodregeln således strider mot en lagbestämmelse bör den enligt Svenskt Näringslivs mening ändras. Koden bör ge utrymme för arbetstagarledamöter att närvara och delta i ersättningsutskottet i enlighet med vad lagen om styrelserepresentation för de privatanställda anger. Översiktlig granskning (punkt 5.1.3 i avsnitt III) Kodgruppens förslag: Bolagets halvårs- eller niomånadersrapport skall översiktligt granskas av revisorerna. I Stockholmsbörsens gällande noteringsavtal anges att bolag beträffande delårsrapport skall ange om översiktlig granskning av revisor skett eller inte. Den översiktliga granskningen är sålunda inte obligatorisk. Antalet bolag som redovisar att en översiktlig granskning skett är begränsat. Bland många råder också uppfattningen att en sådan översiktlig granskning är kostnadskrävande utan att den tillför något egentligt mervärde till bolaget eller marknaden. Svenskt Näringsliv anser inte att regeln kan anses vara uttryck för normal praxis bland bolagen. Den skulle orsaka kostnader som inte motsvarar något egentligt mervärde. Bestämmelsen bör utgå. Noteringsavtalets regel är tillräcklig. Juridisk- tekniska frågor Förutom de ovannämnda principiella frågorna finns också ett flertal synpunkter av främst juridisk- teknisk karaktär. Dessa redovisas i en särskild bilaga till remissyttrandet.
14 Svenskt Näringsliv Ebba Lindsö. Jan Persson