Handbok för projektansökan Athena planering 2015
Förord Handboken är tänkt att ge dig som projektansökare vägledning, stöd och råd när du fyller i ansökan för Athena planering. Om du har frågor om ansökan eller behöver råd i utformningen av er projektidé är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för programmet; telefon (växel): 010-470 03 00, e-post: athena@uhr.se. Om ansökan Samtliga frågor i ansökan är obligatoriska att besvara för att den ska registreras som giltig. En ogiltig ansökan går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att kvalitetsbedömas. Giltighetskriterier för programmet finns på sidan Bedömning av ansökan på utbyten.se. Du fyller i och skickar in ansökan online. Länk till ansökan finns på Universitets- och högskolerådets webbplats www.utbyten.se Ansökan Athena planering. Du ska inte skicka in några papperskopior. Varje skolenhet kan skicka in flera projektansökningar samtidigt, men vi strävar efter nationell spridning när vi beslutar om vilka ansökningar som ska beviljas. Sista datum att skicka in ansökan är 15 april 2015. Projekttiden sträcker sig från 1 augusti 2015 till 28 februari påföljande år. För att vara giltig ska ansökan vara fullständig: samtliga frågor är ifyllda rektors utlåtande samt inbjudan/samarbetsavtal finns uppladdade ansökan är inskickad online senast sista ansökningsdag. Beslut meddelar vi tidigast åtta veckor efter sista ansökningsdag. Vi kan inte lämna förhandsbesked. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Lycka till med er ansökan! Sida 1 (12)
Innehållsförteckning Förord... 1 Ansökan online kom igång med ditt användarkonto... 3 Sökande organisation sida 1... 3 Uppgifter för utbetalning... 3 Medsökande skola... 4 Partnerorganisation sida 2... 4 Kontaktperson sida 3... 4 Rektors utlåtande... 4 Resor och budget sida 4... 5 Projektbeskrivning sida 5... 5 Bakgrund... 6 Syfte och mål... 6 Bekräfta och skicka in... 7 Bilaga 1 Villkor Athena planering 2015... 8 Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer... 10 Sida 2 (12)
Ansökan online kom igång med ditt användarkonto Ansökan ska och kan endast registreras online. Länken till online-ansökan hittar du på sidan Ansökan på vår webbplats utbyten.se Ansökan Athena utbyte. För att kunna fylla en ansökan till Athena utbyte behöver du skapa ditt eget användarkonto till ansökningssystemet för Athena utbyte. Du skapar användarkontot genom funktionen logga in och registrera dig. När du skapat ditt användarkonto följer du anvisningarna i ansökningssystemet. När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder när du kontaktar Universitets- och högskolerådet. En bekräftelse på att din ansökan mottagits av Universitets- och högskolerådet skickas till den e-postadress du angivit när du skapade ditt användarkonto. All information kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den e- postadress som angivits i ansökan, samt till rektor/skolledares e-postadress. Det finns möjlighet att lägga till ytterligare kontaktpersoner. Om kontaktperson läggs till i systemet, får även de samtliga beslut och besked angående ditt ärende. Tips: Samtliga fält på varje sida i ansökan måste besvaras för att du ska kunna spara respektive sida och gå vidare i systemet. Det är därför bra om du har inbjudningsbrev samt rektors utlåtande tillgängliga när du kommer till de sidor där dessa dokument ska laddas upp. Sökande organisation sida 1 Sökande Ange er skolas adressuppgifter i fältet sökande organisation, dvs. den skola vars rektor godkänner villkoren för Athena planering, se bilaga 1. I de fall ni har en medsökande skola blir er skola så kallad koordinatorskola. Det innebär att den skola som genomför ansökan ansvarar för projektet och rapporteringen om ansökan blir beviljad. Det är deltagande skolors ansvar att sköta fördelning av bidrag etc. sinsemellan. Om ni som sökande projektet/skola tidigare beviljats medel för ett projekt inom Athena planering eller Athena utbyten med den aktuella samarbetspartnern ska ni ange diarienummer för tidigare samarbete här. Exempel: 450-2014. Diarienumret återfinns i beslutsbrevet. Observera att det inte är ansökans ID-nummer som efterfrågas exempel: 20022656. Uppgifter för utbetalning Beviljade medel betalas ut till det plus- eller bankgironummer som du anger i ansökan. De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och pluseller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de Sida 3 (12)
utbetalda pengarna anger du en utbetalningstext. Är du osäker på vilken text som är lämplig, stäm av med ekonomiavdelningen på din skola. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att Universitets- och högskolerådet inte betalar ut bidrag till privata personkonton. Medsökande skola Inom Athena är det möjligt att två svenska skolor bedriver samarbete med en till två skolor utomlands. Det är den ena svenska skolan koordinatorskolan som har huvudansvar för ansöknings- och rapporteringsprocess och det är också till den skolan som samtliga bidragsmedel betalas ut. Den andra skolan är en så kallad medsökande skola. Om ansökan involverar en medsökande skola ska dess kontaktuppgifter registreras här. Det kan vara max två samarbetande skolor nationellt i samma projekt. För att lägga till en medsökande skola klickar du på + Lägg till medsökande Uppgifter om partnerskola i utlandet anger du under avsnittet Partnerskola. Partnerorganisation sida 2 Partner Här anger du den utländska partnerskolans adressuppgifter. Det är också här som du laddar upp samarbetsavtal/inbjudan för involverade partnerskolan/partnerskolorna. Beskrivning av partnerorganisation Inom Athena ska samarbete ske med yrkesprogram på gymnasial nivå eller motsvarande. Här ska ni beskriva er partnerskola/-or, vilken typ av yrkesutbildning de bedriver, skolans storlek, och ålder på eleverna där samarbetet ska ske. Om ni väljer utbildningsnivå gymnasieskola kommer samma program upp som finns i Sverige. Vi är medvetna om att dessa inte finns i samma form i partnerlandet men markera det som är mest likt. Lägg till partner Inom Athena är det möjligt att samarbeta med högst två skolor utomlands, inom samma land eller med skolor från olika länder. Om ansökan involverar flera utländska partnerskolor ska även deras adressuppgifter registreras. För att lägga till en partnerorganisation klickar du på +Lägg till partner. Kontaktperson sida 3 Här fyller du i kontaktuppgifter till kontaktpersoner på den sökande svenska skolan. De personer som du fyller i här är de som kommer att få ta del av beslut med mera gällande projektet. Du kan lägga till flera kontaktpersoner. Rektors utlåtande Du som söker Athena planering ska ladda upp ett dokument med rektors utlåtande i systemet när du ansöker. I dokumentet ska rektor motivera på vilket sätt ledningen stödjer projektet samt ange vad det förväntade resultatet kan ge för effekter på verksamheten. Observera att det är rektor för skolenheten som ska utföra detta, inte biträdande rektor eller skolchefer. Rektors namn och titel ska framgå i utlåtandet, exempelvis som ett brevhuvud eller e-postsignatur. Sida 4 (12)
Resor och budget sida 4 Medel beviljas i form av schablonsummor baserat på antal deltagare. Beviljade medel ska ses som ett bidrag och eventuella merkostnader förväntas skolan själv att stå för. Söker ni medel för ömsesidiga planeringsresor, vilket ej ett krav, måste båda resorna genomföras under projektperioden. Maximalt ges ersättning för fyra deltagare/resa, varav minst en deltagare är elev. Om enbart personal deltar ges ersättning för högst tre personer/resa. Ni kan bara söka för maximalt åtta resor under samma projektperiod, max fyra i vardera riktning. Universitets- och högskolerådet ser gärna att skolledare deltar då detta är bra för förankringsprocessen på båda skolor. Inget krav finns på att antalet personer behöver vara desamma om resor sker i båda riktningarna. Planeringsresan måste vara minst fem dagar, exklusive res- och helgdagar. Schablonbeloppen: Planeringsresa i utlandet: 15 000 kronor per deltagare, maximalt 60 000 kronor. Planeringsresa i Sverige: 18 000 kronor per deltagare, maximalt 72 000 kronor. Budget Budgeten ska vara ett stöd för er som söker medel för planeringsresa. Medel som beviljas baseras på antal deltagare ni söker för, inte vad ni anger i er budget. Universitets- och högskolerådet har rätt att kräva tillbaka utbetalade medel om dessa har använts på ett felaktigt sätt, läs igenom ekonomiska riktlinjer bilaga 2 för att försäkra er om vad som gäller. I budgeten listar ni de kostnader samtliga skolor förväntas ha i samband med planeringsresan. Klicka lägg till för att en ny rad ska komma upp. De kostnader som ni räknar med att bidraget täcker markerar ni i rutan Täckning av bidrag. Eventuell differens mellan summan du ser under täckning av bidrag och summa måste skolan själva bidra med. Glöm inte att ta upp kostnader som avser partnerskolan. Om planeringsresan är ömsesidig är det bra om ni delar upp budgetposterna i inresande och utresande. Projektbeskrivning sida 5 På denna sida är det relativt mycket text och information som ska skrivas in. Om du inte har tid eller möjlighet att fylla i all information på en och samma gång kan du spara sidan. Därefter kan du gå tillbaka till sidan för att fylla på med text om du så önskar vid ett senare tillfälle. Observera att alla rutor måste vara ifyllda för att du ska kunna spara sidan, vilket du kan lösa genom att exempelvis skriva ett ord i varje ruta. Syftet med en planeringsresa är att skapa förutsättningar för kommande kvalitativa samarbeten. Tid för personliga och fördjupade möten partners emellan är viktigt för att kunna identifiera mål för samarbetet samt hur samarbetet ska ske framledes för att önskade mål ska uppnås. Universitets- och högskolerådet har identifierat ett antal förutsättningar som är viktiga för att ett kommande samarbete ska blir så givande som möjligt. Försök i era svar belysa hur ni ska skapa utrymme för att diskutera dessa förutsättningar under ert planeringsbesök. Förankring/stöd hos ledning Sida 5 (12)
Etablerade kontakter Tydlig projektidé kopplat till programmets långsiktiga mål Förberedda deltagare Förankring i organisationen Att tid finns avsatt för planering och genomförande samt efterarbete Att tankar finns gällande hur skolan själva ska kunna finansiera projektet på lång sikt Tänk även på att: besvara frågorna ur samtliga parters perspektiv för att belysa ömsesidigheten besvara frågorna utifrån ett vad, hur och varför perspektiv för att ge ett utvecklat svar på frågan. Bakgrund 1. Beskriv skolans förutsättningar och utvecklingsbehov Här handlar det om att beskriva skolans utvecklingsbehov och hur detta/dessa påverkar ert val av inriktning på projektet. 2. Beskriv befintliga kontakter med er samarbetspartner. Beskriv hur val av partner har gjorts och anledning till att just denna partner är aktuell. 3. Vilka ytterligare kontakter förväntas planeringsresan etablera? Här kan ni ange om planer finns på att till exempel besöka ambassad, ministerium etcetera, för att förankra samarbetet. Syfte och mål Projektet ska ligga i linje med programmets syfte, mål och förväntade resultat. Se sidan Förväntade resultat på utbyten.se. 4. Gör en översiktlig beskrivning av det framtida projektets tänkta inriktning och mål. Naturligtvis kan ni inte i detta skede ha en fullt utvecklad idé om hur framtida samarbete kommer att se ut men försök ändå att ge en bild av vad ni vill med samarbetet. Vilka behov ska samarbetet möta? Gör kopplingar till syfte och mål för Athenaprogrammet. 5. Beskriv planeringsresans program och hur den kommer att stärka era förutsättningar att genomföra ett kvalitativt framtida projekt (se punktade förutsättningar)? Försök att beskriva vilka möten ni ska ha, vilka ni ska träffa, vad ni ska diskutera och varför. Visa att tillräckligt med tid finns avsatt för planering. Observera att minst fem dagar, exklusive resdagar, ska avsättas för planering med partnerskolan. Sida 6 (12)
6. Beskriv samtliga deltagares professioner och motivera deras roller i planeringen (administrativt, pedagogiskt, praktiskt, etcetera) Det är viktigt att noga tänka igenom vilka som ska delta på en planeringsresa. Inom Athena måste berörda yrkeslärare delta och Universitets- och högskolerådet ser att skolledares deltagande är positivt för förankringen av kommande samarbete. Skolan kan ansöka om upp till fyra deltagare/resa, dock måste då en av deltagaran vara en elev. Att involvera elever redan under planeringen är betydelsefullt eftersom de ofta kan tillföra andra perspektiv. Bekräfta och skicka in Här får du en sammanställning av ansökan och kan enkelt gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. Sida 7 (12)
Bilaga 1 Villkor Athena planering 2015 1. BESLUT Universitets- och högskolerådet beslut om beviljande av medel meddelas via e-post till kontaktperson och rektor/rektors motsvarighet. I beslutet specificeras beviljat medel samt de särskilda villkor som gäller. 2. SYFTE Beviljade medel gäller för planeringsresa i enlighet med beskrivning i ansökan. 3. GILTIGHET Beviljade medel ska utnyttjas inom den giltighetsperiod som anges i beslutet. 4. FINANSIERING Beviljat belopp och beviljat antal deltagare framgår av beslutet. Medel beviljas i form av ett schablonbelopp baserat på antal deltagare i respektive riktning (mobiliteter). Enligt Inkomstskattelagen(1999:1229) avd. III, paragraf 5 är stipendier för utbildning mestadels skattefria. Vi rekommenderar er att kontakta skattekontoret vid tveksamhet. 5. UTBETALNING AV MEDEL Efter beslut av Universitets- och högskolerådet betalas medel ut till det bank- eller plusgironummer som finns angivet i ansökan. Observera att utbetalning inte kan ske till privata konton. 6. ÄNDRINGAR OCH ÅTERBETALNING Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola/organisation beviljas medel för samma projekt från annat program på Universitets- och högskolerådet. Ändringar sker gällande projektets syfte, aktiviteter, antal deltagare eller utbytesperiodernas längd. Projektet inte kan genomföras. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan beviljat medel komma att justeras. Utbetalt medel som inte disponeras enligt ansökan och Universitets- och högskolerådets beslut ska återbetalas på begäran av Universitets- och högskolerådet. 7. RAPPORTERING Beviljad skola ansvarar för att Slutrapport och ekonomisk redovisning skickas in till Universitets- och högskolerådet senast 28 februari 2016. Sida 8 (12)
Deltagande måste kunna styrkas genom kvitton som bekräftar de totala kostnaderna för projektet och färdbevis i form av till exempel boardingkort. Verifikationerna måste sparas på skolan i fem år för en eventuell revision. All information kring hur rapporteringen ska ske finns på vår webbplats: www.utbyten.se 8. VISUM OCH VACCINATIONER Det är skolans skyldighet att kontrollera och följa de visumregler och krav på vaccinationer som gäller i de mottagande länderna 9. GODKÄNNANDE Villkoren ska godkännas av rektor/rektors motsvarighet med ekonomiskt ansvar för verksamheten. Sida 9 (12)
Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer De medel som beviljas betalar Universitets- och högskolerådet ut i form av schablonbidrag för resekostnader, uppehälle, försäkring samt för språkliga och kulturella förberedelser. Schablonen är densamma för alla länder och oavsett hur lång tid projekttiden är. Schabloner täcker inte alla tänkbara kostnader inom projektet. Därför får skolan räkna med en viss egeninsats. Generellt ger vi rådet att utgå ifrån att godkända kostnader är utgifter som skulle betraktas som godkända inom skolan om skolan själv bekostade utbytet. Nedan finns mer specifika rekommendationer kring vilka kostnader som får rymmas inom projektbudgeten och när vi kan komma att begära återkrav. De ekonomiska posterna och rekommendationerna är inte fullständigt uttömmande utan endast en vägledning. Om ni är osäkra på en utgift är det alltid bättre att kontakta ansvarig handläggare. Schablonbeloppen Planeringsresa i utlandet: 15 000 kronor per deltagare, maximalt 60 000 kronor. Planeringsresa i Sverige: 18 000 kronor per deltagare, maximalt 72 000 kronor. Utbetalningen av beviljade medel för planeringsresan görs i samband med att beslut om bifall meddelas skolorna. Godkända och icke godkända kostnader Resor Utgifter för resor är godkända kostnader. Det ekonomiska bidraget ska täcka de internationella flygresorna i ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet godkänns också för att ta sig till och från flygplats. Nöjesresa Kostnader för nöjesresor godtas inte. Exempel på resor som inte godkänns och som betraktas som nöjesresa är safariresa och skidresa. Vill en skola ändå företa en sådan resa ska den bekostas av skolan själv samt förläggas utanför utbyte. Transporter Att hyra en bil för transporter av deltagare mellan olika skolor, praktiker etcetera bedöms som godkänd så länge den sker inom projektets kontraktsperiod samt har direkt koppling till projektet. Logi Kostnader för logi för alla godkända deltagare inom Athenaprogrammet godtas. Logikostnader utanför kontraktstiden godtas inte. Mat Matkostnader under hela projekttiden godtas. Behåll alla kvitton inför en eventuell revision. Administration Utgifter för administrationskostnader godkänns så länge kostnaderna har koppling till Sida 10 (12)
projektet. I administrativa kostnader ingår bland annat eventuella vikariekostnader samt projektledarkostnader för den svenska samt den utländska skolan. Glöm inte att redovisa olika budgetposter inom administration. Nöjen Kostnader för nöjen godkänns inte. Till nöjen räknas till exempel utflykter till nöjesparker, bio och bowling. Studiebesök med koppling till er yrkesutbildning kan inrymmas i era projektkostnader. Exempelvis fick en skola utgifter för studiebesök till Junibacken godkända då det studiebesöket hade en tydlig koppling till barn- och fritidsprogrammet som deltog i projektet. Utgifter för studiebesök till nationalparker och viktiga historiska platser kan godkännas om samtliga deltagare från skolorna i Sverige och utlandet deltar tillsammans och det finns en tydlig koppling till något av Athenaprogrammets mål. Om ni är osäkra på en utgift är ni alltid välkomna att kontakta ansvarig handläggare. Vaccinationer Vaccinationskostnader för samtliga deltagare inom Athenaprogrammet betraktas som godkända. Visum Visumkostnader för samtliga deltagare inom Athenaprogrammet betraktas som godkända. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för visumhanteringen. Försäkring Utgifter för försäkring av såväl de svenska som de utländska deltagarna godkänns inom ramen för budgeten. Försäkring av utländska deltagare kan vid önskemål bekostas av Universitets- och högskolerådet och sker då via Kammarkollegiet. De skolor som vill utnyttja denna möjlighet kan kontakta ansvarig handläggare. Förberedelser Kostnader kan läggas på förberedelseträffar och andra typer av förberedelser inför ett utbyte. Då utbytet är ömsesidigt är det viktigt att även planera in och räkna med kostnader för partnerskolan för att de ska ha möjlighet till liknande förberedelser som den svenska skolan. Gåvor Kostnader för gåvor kan inte rymmas inom projektkostnaden utan får räknas till skolans egeninsats. Beloppsgränser för gåvor som skolan kan ge finns i Sveriges kommuner och landstings, SKL:s, vägledning i mutor och jäv. Se nedan under punkt 4. Återkrav Inför rapporteringen ska skolan redovisa hur beviljade medel använts. Vi har i vissa fall rätt att återkräva beviljade medel. Nedan kan ni läsa om när det kan bli aktuellt, men de grunder som anges är inte uttömmande. Kontakta alltid en handläggare om ni har frågor om specifika situationer eller detaljer som inte finns angivna. Återkrav vid bortfall av deltagare Om deltagare bortfaller görs återkrav på beviljat schablonbelopp för denne. Har skolan haft kostnader för utebliven deltagare kan dessa godkännas om bortfallet är oförutsett eller om läkarintyg finns. Kontakta handläggare vid frågor. Sida 11 (12)
Återkrav om ej behörig deltagare deltar Om en deltagare deltar som inte är behörig att delta inom projektet återkrävs hela schablonbeloppet för den deltagaren. Exempelvis kan det vara en person som inte utgör personal på skolan eller en ungdom som inte är elev på någon av skolorna inom projektet. Återkrav vid kortare planeringsresa än minimitiden För en planeringsresa där antalet dagar för planering är mindre än 5 dagar kan ni komma att återkrävas på hela det beviljade projektbidraget. Övrigt Ni rekommenderas att alltid tar kontakt med handläggare om ni är osäkra på utgifter. Avgifter Då Athena utbyte är en del av skolors undervisning och då den enligt svensk skollag ska vara avgiftfri enligt kap 15, 17-18 bör tiden utomlands för eleverna också vara det, se vidare Avgifter - Skolinspektionen och Avgifter i skolan - Skolverket Sida 12 (12)