Kontor för Kommunförbundet Skåne

Datum 2010-01-21 Beteckning Kenneth Gravin 046/0709-719945 kenneth.gravin@kfsk.se Kontor för Kommunförbundet Skåne Bakgrund Regionhuset i Lund har sålts till Wihlborgs och Region Skånes verksamhet kommer att flytta till nya lokaler i Malmö under hösten 2010. Kommunförbundet Skånes hyresavtal har sagts upp till den 30 juni 2010, men det finns möjlighet att bli kvar så länge Region Skåne har verksamhet i huset. Utgångspunkt Vår utgångspunkt är att Slå ihop kontoren i Klippan och Lund till en enhet. Behålla Energikontorets lokalisering till Malmö. Kontoren i Klippan och Lund har existerat länge och har sitt ursprung i det gamla Kristianstads och Malmöhus län. Vid bildandet av Kommunförbundet Skåne valde man att ha kvar två kontor i Lund och Klippan, det senare som huvudkontor. Vid den tidpunkten gjordes bedömningen att det var bäst att behålla kontor i två delar av det nya Skåne län, mot bakgrund av att kontoren var inarbetade hos kommunerna i de forna länen, med fungerande relationer och kontakter. När vi nu tolv år senare står inför att söka nya lokaler är det ganska naturligt att se ett nytt kontor växa fram, bestående av de forna kontoren i Lund och Klippan. Fördelar med ett kontor är att det: Underlättar samordning; planering, administrativt, personalsocialt. Underlättar kommunikation/dialog. Vardagsdialogen viktig. Ger möjlighet till mer flexibelt utnyttjande av personalresurser. Försvinner vissa dubbelkostnader för teknik. Ger förutsättningar för ledningen att bli mer tillgänglig. Ger bättre förutsättningar för att skapa vi-känsla i organisationen. Energikontoret i Malmö är i dag samlokaliserat med andra företag/organisationer inom samma eller närliggande verksamhetsområde och befinner sig i en miljö där man befruktar varandra. Se närmare beskrivning i bilaga 1. Vi bedömer det som viktigt att Energikontoret även fortsättningsvis finns kvar i denna miljö och kan Postadress: Box 13, 264 21 Klippan. Besöksadress: Storgatan 33, Klippan. Telefon: 0435-71 99 00 Telefax: 0435-71 99 10 Postadress: Box 53, 221 00 Lund. Besöksadress: Baravägen 1, Lund. Telefon 046-71 99 00 Telefax: 046-71 99 30 Plusgiro: 34 68 83-2 Bankgiro: 312-8154 Organisationsnummer: 837600-9109 E-post: kansliet@kfsk.se Webb: www.kfsk.se

inte finna några tillräckligt tungt vägande skäl som talar för att det vore bättre med en samlokalisering med Kommunförbundets övriga verksamhet. Kritiska faktorer vid val av kontor En avgörande faktor är hur vi ska se på det framtida kontoret. Ska det vara den mötesplats som Lundakontoret är i dag för Skånes kommuner, där många möten och utbildningar äger rum, mycket naturligtvis beroende på den goda tillgången på lokaler och service i Regionhuset, eller ska det vara ett kontor/mötesplats huvudsakligen för personalen och att vi förlägger våra möten ute i kommunerna eller på olika konferensställen. Kommunförbundets styrelse och ledning har tagit ett inriktningsbeslut, som innebär att vi ska skapa ett kontor och nyttja lokaler i kommuner och på konferensställen för våra möten och sammankomster. Med anledning härav har förbundskansliet påbörjat en inventering bland medlemskommunerna om möjligheten att i ökad utsträckning nyttja kommunernas lokaler för större konferenser och möten. Det förutsätter att lokalerna är tekniskt sett väl utrustade och att kringservice som kaffe och möjligen lunch kan erhållas på plats. Faktorer av intresse vid val av kontorets lokalisering är: Lokalkostnad Närhet till allmänna kommunikationer och tillänglighet för bilburna. Parkeringsutrymme Närhet till sammanträdeslokaler, större konferensutrymmen Närhet till matställen Upplevd tillgänglighet, fysisk och mental, hos våra medlemmar och samarbetspartners. Nuvarande kontor Kommunförbundet Skåne har i dag tre kontor, ett huvudkontor i Klippan, ett i Lund och Energikontoret i Malmö. I Klippan hyr vi 273 kvm till en kostnad av 146 046 kr, 535 kr/kvm, inklusive drift, post och vaktmästeri. Kontraktet med Klippans kommun löper t.o.m. 2010-12-31. I Lund hyr vi 781 kvm till en kostnad av 691 480 kr, 885 kr/kvm inklusive drift. Här ska dock noteras att kontorsdelen är 651 kvm och kostar 1 002 kr/kvm och resten är arkiv, förråd som kostar 300 kr/kvm. I Malmö hyr vi 195 kvm till en kostnad av 401 940 kr, 2 060kr/kvm, inklusive drift, möbler och städning. Totalt har vi lokalytor på 1 249 kvm till en kostnad av 1 239 466 kr. 2

Antalet anställda är i Klippan 11 personer varav en projektanställning, Lund 25 personer varav nio projektanställda plus fyra till fem konsulter, Malmö 8 personer varav två projektanställda plus 3-4 konsulter, Ej kontor 13 personer varav nio projektanställda. Dimensionering av ett nytt kontor Kontoret måste kunna användas flexibelt. Ett vanligt nyckeltal för dimensionering av kontorsytor är 20 kvm per person. Vår utgångspunkt är att kontoret ska kunna erbjuda arbetsplatser för 30-40 personer i fasta rum, kontorslandskap eller en kombination av båda. Vi behöver minst tre sammanträdesrum, ett för 10 personer, ett för 20 personer och ett för 30 personer plus kök/personalutrymme, två eller tre toaletter, server/kopieringsrum och utrymmen för kontorsmaterial och arkiv. Genom tillgång till ett större sammanträdesrum ökar vår flexibilitet i att ta emot grupper, där vi i dag får hyra in oss på externa ställen. Beroende på hur kontoret utformas så bör en kontorsyta på mellan 500 700 kvm vara tillräcklig. Tillgång till kringservice är en förutsättning för ett väl fungerande kontor, speciellt med tanke på Kommunförbundets stora mötesverksamhet. Vi har i dag en mycket bra kringservice i både Klippan och Lund. I Klippan i form av vaktmästeri, tryckeri, post och städning. Matställen finns i närheten. I Lund i form av vaktmästeri, tryckeri, post, städning, restaurant och kaffeservice till möten m m. Vid valet av ny lokalisering är tillgång till kringservice en faktor som måste vägas in. Det är en fördel om vi är lokaliserade i närheten av ett bra matställe som vi kan nyttja eller bygga upp ett samarbete med, eller att denna typ av tjänster kan erbjudas inom ramen för den miljö där vi lokaliserar oss, som vi nu har det i Klippan och Lund. Catering kan också vara ett alternativ. Undersökta objekt Vi har undersökt sju möjliga lokaliseringar för ett nytt kontor, men har gått ut med en förfrågan till fyra objekt, två i Lund och ett i vardera Eslöv och Hässleholm. Nedan ges en redovisning av de fyra objekten. Hässleholm Lokaler finns tillgängliga vid Norra Station som ägs av Kunskapsporten AB. Erbjudandet gäller en etablering på plan 2 i ett av husen vid Norra Station, med en total yta på 577 kvm. Möjlighet finns att få ytterligare 240 kvm på samma våningsplan fr o m våren 2012. Den nybyggnation som planeras, etapp 3, är färdig för inflyttning med början vintern 2011. Ovanstående erbjudande innebär en omlokalisering av nuvarande hyresgäster. 3

På Norra Station finns utbildningslokaler, företagshotell, studentbostäder och restaurant. Avstånd till Resecentrum är ca 100 m och inom byggnaden finns tillgång till restaurang och mötes- och konferenslokaler. Möjlighet finns att hyra parkeringsplatser med årskort. Hyreskostnaden för lokalen i befintligt skick uppgår till 1 768 kr/kvm inkl drift, men förhandlas med utgångspunkt från vilka anpassningar av befintliga lokaler som hyresgästen önskar. Utifrån jämförelsesynpunkt bör noteras att det i hyran ligger viss kostnad för tjänster som larm, bevakning, serverrum mm som inte finns med i övriga objekt. Serviceavtal kan tecknas med Norra Station, som kan erbjuda lokalvård, bredbandsuppkoppling, telefoni, datatekniker, vaktmästeri med kopiering, posthantering, avfallshantering etc. Reception som erbjuder besöksservice och lokalbokningar av övriga lokaler inom området. Tillträde till lokalen beräknas kunna ske under vecka 34, 2010. Eslöv Lokaler finns tillgängliga i Medborgahuset, i den s k höghusdelen. Tre våningsplan om ca 150 kvm vardera kan frigöras, samt möjlighet till eventuell samordning av reception och gemensamma lokaler. Närarkiv kan etableras på våningsplanen men förråds- och arkivlokaler kan även disponeras i källarplanet. En större allmän kostnadsfri parkering finns i direkt anslutning till fastigheten. Det finns ett relativt väl varierat utbud av matställen inom 3-400 meter. Vid konferenser kan full måltidsservice erbjudas i konferensanläggningen. Fastigheten är belägen ca 300 meter från järnvägsstationen.. Vissa mindre vaktmästartjänster kan troligen tillhandahållas via kommunens organisation i huset. Tryckeriservice finns inte i huset men kan köpas via t ex Rauff Print Center och postservice vi postverket. Lokalvård kan köpas av Eslövs kommun som redan utför uppdrag i huset och snöröjning ingår i hyran. Ombyggnad av den s k höghusdelen sker i samråd med antikvariska myndigheter då huset är statligt byggnadsminne och det kan medföra begränsade möjligheter till förändring. Med anledning härav kan det bli svårt att helt färdigställa lokalerna till augusti 2010. Under alla förhållanden är det emellertid möjligt att genomföra en uppfräschning så att inflyttning kan ske i månadsskiftet augusti-september. Hyreskostnaden för lokalen i befintligt skick utan anpasssning uppgår till 1 000 kr/kvm inkl drift. 4

Lund Gastelyckan, Porfyrvägen 8 Fastigheten ägs av fackförbundet Byggnads. Lokalytan uppgår till 680 kvm i en enplansbyggnad och kontorsmiljön kan nyttjas flexibelt. Hyresnivån uppgår till 1 063 kr/kvm exkl drift och driftskostnaden till 282 kr/kvm, totalt 1 345 kr/kvm. Samtliga driftsabonnemang ligger på hyresgästen. Den offererade hyresnivån innehåller uppfräschning av eller vid behov nytt golv, målning av lokalen samt ny belysning i arbetsrummen, men kostnader för annan anpassning av lokalen tillkommer. Inne på tomten finns 40 stycken parkeringsplatser som hyresgästen förfogar över. Fastigheten har god tillgänglighet genom sin närhet till motorvägen och genom att stadsbussen (ca 20 minuter från centralstation) har hållplats utanför. I området Gastelyckan finns ett antal matställen, med Scandic Star hotell som det största. Hotellet erbjuder även ett antal mötes- och konferenslokaler. Beträffande postservice så har posten ett rikt utbud av hämtning/lämning, bud, kuvertering etc. Det finns ett antal tryckerier i Lund som kan erbjuda god service. Hämtning och lämning kan ske med budservice. Beträffande vaktmästeri så rekommenderas Coor Service management. Tillträde till lokalen kan ske tre kalendermånader efter beställning. Åldermansgatan 13 Fastigheten, som ägs av Wihlborgs, är i två plan, där vi har möjlighet att nyttja bottenplan. Andra hyresgäster finns i huset. Lokalytan uppgår totalt till 955 kvm men kan delas till två lokaler, en på 510 kvm samt en på 445 kvm. Fastigheten är belägen med goda exponeringsmöjligheter ut mot Fjelievägen, som är en trafikled från centrala Lund ut mot ringlederna och E6 samt E22. Det tar ca 10-15 minuter att promenera till Centralstation och lokalbussar stannar direkt i anslutning till fastigheten. Mötes- och konferenslokaler för den egna verksamheten kan inrymmas i lokalerna, men för mötes- och konferenslokaler i större skala hänvisas till konferensanläggningar i övriga delar av Lund. Matställen finns i centrum eller Novaområdet inom 10-15 minuters promenadavstånd. Det finns 60 uppmärkta parkeringsplatser samt ytterligare ett antal som inte är uppmärkta. P-platserna är avgiftsfria och kan nyttjas i mån av plats. Tillgång till serviceorganisation för vaktmästeri, posthantering m m saknas, men Wihlborg har en fastighetsskötare som kan hjälpa till med mindre göromål i mån 5

av tid. För lokalvård finns det möjlighet att anlita den städfirma som städar trapphuset. Snöröjning ombesörjes av hyresvärden. Hyreskostnaden är ca 1 300 kr/kvm i befintligt utförande. Driftskostnaden är 271 kr/kvm. Hyresnivån i anpassad lokal kan ej anges, då den är helt beroende av vilka krav som ställs på anpassning. Inflyttning i färdig ombyggd lokal kan ske ca tre månader efter undertecknande av avtal. Ekonomi Nedan följer en sammanställning av lokalkostnader för de undersökta objekten. Noteras ska att detta är hyreskostnad för lokalerna i befintligt skick Objekt Antal kvm Kostnad per kvm (kr), inkl drift Total hyreskostnad (kr) Norra Station, 577 1 768 1 020 000 Hässleholm Medborgarhuset, 450 1 000 450 000 Eslöv Porfyrvägen 8, Lund 680 1 345 914 600 Åldermansgatan 13, Lund 510 1 571 801 210 Detta ska jämföras med en total lokalyta (inkl arkiv och förråd) på 1 054 kvm och en lokalkostnad på 837 526 kr, som vi i nuläget har för kontoren i Klippan och Lund. Den slutliga hyresnivån i samtliga objekt är naturligtvis också avhängig av hur långt hyreskontrakt som vi är villiga att teckna. Kenneth Gravin 6