Stipendieregler vid Karolinska Institutet Ersätter dnr 1434/2009-200 Dnr 1-125/2014 Gäller från och med 2014-07-01
Stipendieregler vid Karolinska Institutet Dnr 1-125/2014 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 Grundläggande bestämmelser... 1 3 Rektors delegation till prefekt angående stipendieutdelning... 1 4 Förutsättningar för KI:s stipendier... 2 4.1 Grundnivå eller avancerad nivå i forsknings-förberedande syfte... 2 4.2 Postdoktor... 2 4.3 Tilläggsstipendier för doktorander... 3 5 Stipendiat/anställd som får stipendium av annan utbetalare än KI... 3 5.1 Lägsta nivåer... 3 6 Arbetsmiljöansvar... 4 7 Försäkringar... 4 7.1 Sjukdom och föräldraledighet... 4 8 Konsekvenser av felaktigt prefektbeslut... 4 9 Regler och rutiner för handläggning... 4 Bilaga 1. Försäkran Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Frågor kring dessa regler besvaras av lönechefen
Karolinska Institutet Stipendieregler vid KI 1 (6) Fastställt av rektor med tillämpning från och med 2014-07-01. 1 Inledning Stipendiereglerna omfattar de stipendier som Karolinska Institutet, KI, utger för mottagarens utbildning i forskningsförberedande syfte på grundnivå eller avancerad nivå, på postdoktornivå samt de tilläggstipendier som utbetalas till doktorander med egna stipendiemedel som ej når upp till KI:s krav på beloppsnivåer. Stipendier inom Erasmus, Linnaeus-Palme och Nordplus samt stipendier av Marie Curie-typ omfattas inte av dessa stipendieregler. För vidare information, se dokumentet Lokala riktlinjer för utlandsstudier på grund- och avancerad nivå som finns på KI:s internwebb. Regler och rutiner för handläggning av stipendieärenden på institutionsnivå finns i slutet av dokumentet. 2 Grundläggande bestämmelser Vid KI ska det endast finnas stipendier som utges för mottagarens utbildning. Utbildningsstipendier är skattefria under förutsättning att de inte utgör direkt ersättning för utfört arbete (8 kap, 5 i Inkomstskattelagen). För vidare information, se dokumentet Rättsutredning om stipendier och skatteregler som finns på KI:s internwebb. Utbildningsstipendier får bara inrättas för/som: Utbildning i forskningsförberedande syfte på grundnivå eller avancerad nivå under maximalt 12 månader. Postdoktorstudier under maximalt 2 år. Utöver dessa får, i vissa fall, tilläggsstipendier för doktorander med externa stipendier ges. 3 Rektors delegation till prefekt angående stipendieutdelning Beslut om stipendium fattas av prefekt och får ej delegeras. Beslutet får inte avse stipendium för annat ändamål än utbildning. Stipendium får endast inrättas av medel från externa finansiärer som skriftligen godkänt medlens användning för utbetalning av stipendium. Stipendium får ej ges till person som inom en tvåårsperiod före första stipendieutbetalningen har mottagit lön eller arvode från KI med följande undantag: o Mindre belopp (maximalt 5000 kr per år) är inget hinder för stipendieinrättande. o Ersättningar för försöksperson, studentrepresentant och KIambassadör eller liknande om arbetet skiljer sig markant från det som sker i utbildningssyfte. Det är viktigt att det finns tydlig dokumentation om vilka arbetsuppgifter stipendiaten har utfört för att fastställa att det inte skett i utbildningssyfte.
Karolinska Institutet Stipendieregler vid KI 2 (6) 4 Förutsättningar för KI:s stipendier Kraven för att ge och erhålla stipendium vid de olika utbildningsnivåerna varierar något. Gemensamt är dock kravet på att mottagaren sköter sin utbildning och närvaro enligt kursplan eller studieplan. Vid misskötsel kan KI dra tillbaka ej utbetalda stipendiemedel. 4.1 Grundnivå eller avancerad nivå i forskningsförberedande syfte Stipendier till studenter får bara ges för studier avseende kurs på grundnivå eller avancerad nivå i forskningsförberedande syfte. Stipendier får bara ges till: o personer som är antagna (och registrerade i Ladok) till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå vid KI som går en kurs i forskningsförberedande syfte. o personer som är antagna (och registrerade) till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå i forskningsförberedande syfte vid ett universitet som KI har samarbete med. Stipendier får inrättas för maximalt 12 månader fördelat på maximalt fyra kurser. Stipendiebeloppet rekommenderas motsvara det studiemedelsbelopp som utgår från CSN vid heltidsstudier (9 000 kr/mån, 2014). Stipendiebeloppet beslutas för maximalt ett halvår i taget och betalas ut månadsvis. 4.2 Postdoktor Stipendium för bedrivande av postdoktorstudier får ges till personer som kommer från andra länder med avsikt att endast stanna i Sverige under sin utbildning eller del av utbildning. Prefekten bedömer om utbildning och vetenskaplig meritering kan anses motsvara minst svensk doktorsgrad. Grunden för prefektens bedömning ska klart framgå av stipendiebeslutet. Stipendium för bedrivande av postdoktorstudier kan utdelas under högst två år inom en fyraårsperiod efter disputationen/motsvarande. En förutsättning för tilldelning av postdoktorstipendium är att stipendiaten registreras som postdoktor i KIMKAT. Stipendiebeloppet för postdoktorstudier rekommenderas vara lägst 20 000 kr/mån och högst 30 000 kr/mån. Högre belopp kan utbetalas undantagsvis, orsak måste dokumenteras i beslut. Stipendiebeloppet beslutas för 12 månader i taget och betalas ut månadsvis. Undantagsvis kan kortare perioder vara aktuella.
Karolinska Institutet Stipendieregler vid KI 3 (6) 4.3 Tilläggsstipendier för doktorander På KI finns det doktorander som helt eller delvis finansieras genom externa stipendier. Externa stipendier innebär att KI inte är utbetalare utan att doktoranden har med sig finansiering i form av stipendier från sitt hemland, hemuniversitet eller dylikt. För att dessa doktorander inte ska ha en sämre ekonomisk situation än övriga doktorander har rektor fastställt miniminivåer för doktoranders försörjning. I de fall de externa medlen inte motsvarar de miniminivåer som rektor fastställt ska KI ge tilläggsstipendier (eller anställa). Tilläggsstipendier: o får inrättas för personer som är antagna till utbildning på forskarnivå vid KI och har tilldelats ett externt stipendium. o ska tillsammans med det externa stipendiet nå de försörjningsnivåer som definierats av rektor och det externa stipendiet måste uppgå till minst 50 procent av den totala stipendiesumman vid antagningen. o får inrättas för 4 år eller så länge det externa stipendiet löper. o får inte kombineras med någon typ av anställning på KI. 5 Stipendiat/anställd som får stipendium av annan utbetalare än KI Överföring av externt beslutade stipendier är inte tillåtna. Utbetalning av sådana stipendier ska ombesörjas direkt av stipendieutgivaren. En doktorand, oavsett om hen är anställd eller har utbildningsbidrag, UBB, som avser att söka stipendier från extern finansiär för finansiering av sin försörjning under pågående doktorandutbildning, måste först diskutera de eventuella konsekvenser som ett stipendium kan innebära med både handledare och administrativ chef. Denna diskussion ska dokumenteras samt skriftligen godkännas av samtliga parter och utgöra underlag för eventuella ändringar i finansieringsplanen i den individuella studieplanen. 5.1 Lägsta nivåer Doktorander med stipendium ska ha minst samma försörjningsnivå som övriga doktorander, vilket med nuvarande regelverk innebär en ersättning motsvarande 1 års utbildningsbidrag och 3 års doktorandanställning. Aktuell lägsta nivå för doktorander med externa stipendier återfinns på KIs intranät under Forskarutbildning/Försörjning/Externa stipendier. Försörjningsnivåerna förändras över tid eftersom de är kopplade till utvecklingen av övriga doktoranders ersättningsnivåer, dvs. utbildningsbidragets storlek och nivåerna i doktorandernas lönestege. Postdoktorer som kommer till KI med egna medel som ger lägre ersättning än KI:s lägsta nivå ska erhålla mellanskillnaden som KI-stipendium eller erbjudas en deltidsanställning.
Karolinska Institutet Stipendieregler vid KI 4 (6) 6 Arbetsmiljöansvar KI har arbetsmiljöansvar för alla som vistas stadigvarande i våra lokaler vilket inbegriper stipendiater oavsett finansiering. Det krävs därför att alla stipendiater är registrerade i KIMKAT. 7 Försäkringar Det bör observeras att stipendiater inte omfattas av några förmåner enligt kollektivavtal såsom föräldralön, sjuklön etc. Stipendiatens situation gällande socialförsäkringsförmåner varierar beroende på stipendiatens medborgarskap, varaktighet i Sverige etc. Detta måste redas ut i varje enskilt fall så att stipendiaten och KI vet vad som gäller. Läs mer om detta på KIs intranät under Försäkringar. 7.1 Sjukdom och föräldraledighet Doktorander med stipendier är försäkrade via Kammarkollegiet för de fall då deras stipendier bortfaller på grund av frånvaro från studierna vid sjukdom eller föräldraledighet. Övriga personer med KI-stipendium får behålla sitt stipendium under perioden. Dock får de maximala perioderna för tilldelning av stipendier, 12 månader på utbildning på grundnivå eller avancerad nivå, respektive 2 år vid postdoktorsstudier, inte förlängas pga. sjuk- eller föräldraledighet. 8 Konsekvenser av felaktigt prefektbeslut I Rättsutredning om stipendier och skatteregler utvecklas frågan om gränsdragningen mellan arbete och utbildning. Utredningen finns på intranätet. Som framgår av rättsutredningen är det vanskligt att närmare beskriva gränsdragningen mellan arbete och utbildning. KI:s regler är dessutom en generell tolkning av lagstiftningen. Beslut i enskilda ärenden, som baseras på KI:s regler innebär därför ingen garanti för att inte granskare från skattemyndigheten eller Riksrevisionsverket kan komma till andra ståndpunkter. De ekonomiska konsekvenserna som - efter felaktigt stipendiebeslut enligt skattemyndighetens bedömning - åsamkas KI och/eller stipendiater, ska bäras av institutionen (såväl skatt som sociala avgifter mm). Detta innebär att institutionen förutom sociala avgifter ska ersätta stipendiaten för den uppkomna skatten. Denna ersättning betraktas i sin tur som en lön till stipendiaten. 9 Regler och rutiner för handläggning Beslut om inrättande av stipendium fattas av prefekt efter förslag av stipendiatens kursansvariga lärare (GU)/handledare. Den tilltänkta stipendiaten ska erhålla tydlig information om vad det innebär att vara stipendiat vid KI. För att säkerställa detta ska stipendiaten, kursansvariga
Karolinska Institutet Stipendieregler vid KI 5 (6) lärare (GU)/handledare och handläggare från institutionens HR-avdelning eller motsvarande, gå genom villkor och regler enligt detta dokument. Efter genomgång ska en försäkran undertecknas av samtliga. Om ett personligt möte ej går att ordna, ska informationen skickas och returneras efter påskrift att man förstått villkoren. Se bilaga 1. Kursansvariga läraren/handledaren ansvarar för att: Nivå Samtliga Vad Stipendiat får korrekt information om rättigheter och skyldigheter för stipendiater vid KI (se tidigare stycke). Prefekten kontinuerligt informeras om utbildningens fortskridande och om orsaker som kan göra att stipendiet bör omprövas. Klart Förvaras* Inst. UF Grund och avancerad Postdok Stipendiat på grundnivå eller avancerad nivå är antagen student vid KI och registrerad i Ladok eller antagen vid annat universitet - registreringsbevis bifogas (Ladokutdrag eller liknande). Om studenten ej är antagen vid KI ska samarbetet styrkas. Kursplan, för den kurs som studenten är registrerad på och som stipendiet delas ut för, bifogas. Postdoktorstipendiat är registrerad i KIMKAT och att prefektens bedömning av utbildning/vetenskaplig meritering bifogas stipendiebeslutet. Doktorand - tillägg En individuell studieplan över metoder som skall studeras bifogas för postdoktorstipendier. Stipendiat har tilldelats ett externt stipendium. Stipendiat är antagen till utbildning på forskarnivå vid KI. Det externa stipendiet uppgår till minst 50 procent av KI:s miniminivå. * Inst. = Institution, UF = Universitetsförvaltningen
Karolinska Institutet Stipendieregler vid KI 6 (6) Den som handlägger stipendieärenden ska kontrollera att följande krav har uppfyllts: Nivå Samtliga Postdoktor Vad Att extern finansiär skriftligt medgivit att medlen får disponeras för ändamålet. Att stipendiaten inte erhållit lön eller arvode från KI under den senaste tvåårsperioden. Om lön erhållits ska o tydlig dokumentation om arbetsuppgifternas art bifogas så att det tydligt framgår att ej smitta föreligger samt storlek på ersättning. Att stipendiebeloppet överensstämmer med KI:s rekommendationer. Att beslut upprättats på särskilt fastställd blankett Stipendium som återfinns på KI:s internwebb under Blanketter och mallar inom personalområdet samt att bilagor enligt blanketten bifogas. Att beslutet diarieförs Att ett originalbeslut jämte bilagor/dokumentation arkiveras vid institutionen och att en kopia lämnas till stipendiaten. Vid behov ska dock ett originalbeslut lämnas till stipendiaten. Att kopia av originalbeslutet men med den nedersta delen - utbetalningsorder - undertecknad i original - tillsvidare insändas till personalavdelningen för utbetalning Att alla stipendier utbetalas via personalsystemet Primula, även stipendier till personer med ofullständigt personnummer. Personer med ofullständigt personnummer tilldelas ett fiktivt personnummer bestående av födelsedatum plus institutionsbeteckning plus KK för kvinna och MM för man. Ex. 720428- C6KK (kvinnlig stipendiat vid IMM) Att stipendiaten är sjuk- och olycksfallsförsäkrad, antingen genom egen försäkring eller genom försäkring från sitt hemland, eller genom de försäkringar som KI tecknar (se doktorand-tillägg) Att postdoktorn är anknuten/registrerad postdoktor i KIMKAT. Klart Förvaras* Inst. UF Doktorand - tillägg Försäkring är tecknad hos Kammarkollegiet Upplysningar i stipendieärenden ges i första hand av respektive institutions HRhandläggare eller motsvarande eller av lönechef vid Universitetsförvaltningen. * Inst. = Institution, UF = Universitetsförvaltningen
Bilaga 1 Försäkran Härmed intygas att jag, stipendiaten har tagit del av Karolinska Institutets stipendieregler. Ansvarig (namn) har tillsammans med institutionens HR-ansvarige (namn) gått igenom Stipendieregler vid Karolinska Institutet. Som stipendiat är jag ej anställd och har därför inte samma rättigheter och skyldigheter som anställda. Mitt stipendium utges till mig i utbildningssyfte och vid misskötsel såsom försummad närvaro enligt kursplan/studieplan kan KI dra tillbaka ej utbetalda stipendiemedel. Datum Stipendiat Kursansvarig lärare (utbildning på grundnivå eller avancerad nivå) Huvudhandledare (doktorand med tilläggsstipendium) Handledare (postdoktor) HR-ansvarig eller motsvarande