1 Ledamot som är förhindrad deltaga i sammanträde inkallar vederbörande ersättare att tjänstgöra. Plats och tid Kommunhuset, Henån s-rum Årholmen (1) 2014-02-12 8:15 Ledamöter Ersättare Kristina Svensson Els-Marie Ragnar Hans Stevander Kerstin Gadde Veronica Almroth Claes Nordevik Lars-Åke Gustavsson Anders Hygrell Bengt Johansson Sven Olsson Övriga Jan Eriksson, kommunchef Olof Borgmalm, nämndsekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen, Henån, måndagen den 17 februari 2014 kl. 15:00 Ärende Dnr Sidan 1. Verksamhetsberättelse 2013 för kommunstyrelseförvaltningens stab KS/2014:183 1/mail 2. Finansrapport enligt Finanspolicy för Orust kommun KS/2013:922 2-9
2 Ärende Dnr Sidan 3. Övergång av stödverksamheter till Soltak AB 4. Organisation - Förvaltningsområde samhällsutveckling KS/2014:202 10-231 KS/2014:49 232-235 5. Motion om att anordna en företagsmässa KS/2013:2096 236-239 6. Styrgrupp för genomförandeprocess för åtgärder Henåns skola KS/2012:2615 240-243 7. Information - Fyrbodals kommunalförbund KS/2014:23 Separat handling 8. Ordföranden informerar KS/2014:22-9. Information från verksamhetsutskotten KS/2014:21 - ORUST KOMMUN Lars-Åke Gustavsson Ordförande Olof Borgmalm Sekreterare
3 Verksamhetsberättelse 2013 för kommunstyrelseförvaltningens stab Dnr KS/2014:183 Verksamhetsberättelse för kommunstyrelseförvaltningens stab har upprättats för 2013 och ska ingå kommunens årsredovisning. Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad 2014-01-31. Verksamhetsberättelsen är inte helt färdigställd och kommer därför att mailas ut och delas ut på sammanträdet.
4 Finansrapport enligt Finanspolicy för Orust kommun Dnr KS/2013:922 Kommunstyrelsen beslutade 2009-05-13 96 bl.a. att godkänna förslag till finanspolicy för Orust kommun. Kommunstyrelsen skall erhålla rapporter som, per utgången av varje tertial, utvisar: likviditetssituationen, utestående kort- respektive långfristig låneskuld samt ev. utnyttjade byggnadskreditiv, ev. utnyttjad checkräkningskredit samt ev. övriga lån/krediter (t.ex. leasing) Dessutom skall följande nyckeltal avseende den kort- och långfristiga låneskulden redovisas i dessa rapporter: Genomsnittlig låneränta Genomsnittlig räntebindningstid Andel räntebindning mindre eller lika med 1 år Andel kapitalbindning mindre eller lika med 1 år Störst långivareandel Derivatvolym (% av låneskuld) I rapporterna skall även, för respektive punkt/nyckeltal enligt ovan, anges eventuella begränsningar och riktlinjer enligt denna policy eller särskilt beslut (belopp, procentsatser etc.). Kommunstyrelsen beslutade 2014-01-30 12 att återkalla delegering 2.2.1 till arbetsutskottet. Det innebär att kommunstyrelsen i fortsättningen godkänner finansrapporten. Kommunstyrelsen beslutade vid samma tillfälle om att uppdra till ekonomichefen att utveckla finansrapporten. Finansrapport per december månad 2013 har upprättats och innehållet i rapporten har utvecklats. Som underlag i ärendet finns finansrapport per den 2013-12-31, daterad 2014-01-31 och tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad 2014-02-03.
5 Övergång av stödverksamheter till Soltak AB Dnr KS/2014:202 Efter att SOLTAK bildades formellt som samarbetsorgan för kommunerna Stenungsund, Orust, Lilla Edet, Tjörn, Ale. Kungälv och så småningom Öckerö valde man att gå vidare genom beslut att fortsätta och fördjupa samarbetet genom att bilda ett bolag där vissa gemensamma stödverksamheter ska ingå. Orusts kommunfullmäktige fattade sitt beslut om detta 2011-10-20 142. Kommunfullmäktige i kommunerna Stenungsund, Orust, Lilla Edet, Tjörn, Ale, Kungälv och Öckerö beslutade våren 2013 att ingå som ägare i ett gemensamt ägt bolag, SOLTAK AB. Principen för ägarkommunernas engagemang i bolaget är att alla sju kommunerna äger bolaget på lika villkor. SOLTAK AB har enligt bolagsordningen till ändamål med sin verksamhet att främja ägarkommunernas behov av administrativa stödresurser på ett kostnadseffektivt sätt. Syftet är långsiktigt och inriktat på att skapa effektiva administrativa processer med hög kvalitet och låg sårbarhet så att resurserna till kärnverksamheterna kan öka. Varje kommun fattar egna beslut om vilka verksamheter som ska föras över till bolaget och betalar för de tjänster bolaget ska utföra. Inför dessa beslut har den politiska styrgruppen beslutat att genomföra förstudier av ekonomi- och löneadministration, upphandling samt IT-drift. Förstudierna slutfördes under oktober-november 2013 och resultaten har presenterats i en kommunspecifik rapport avseende löne- och ekonomiadministration och upphandling samt en bilaga gällande IT-drift. Förstudierna är ett beslutsunderlag för att kommunfullmäktige i var och en av de sju kommunerna ska kunna fatta beslut om s.k. verksamhetsövergång. Det är långsiktiga ekonomiska bedömningar som tillsammans med kvalitet, kompetens, minskad sårbarhet, goda rekryteringsmöjligheter som ska leda fram till ett ställningstagande. Som underlag i ärendet finns: Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen; Övergång av stödverksamheter till Soltak AB, daterad 2014-02-04. Yttranden från verksamhetschefer; Övergång av ekonomiadministration till Soltak AB, 2014-02-03. Skrivelse angående beslut om överlåtande av IT-drift till Soltak AB, 2014-02- 04. Soltak Lönehantering, 2014-01-31. Ytterligare underlag i ärendet;
6 Soltak AB Orust, Beslutsunderlag förstudie Ekonomiadministration, Löneadministration och Upphandling, 2013-10-30. Soltak AB Bilaga Upphandling, förtydligande, 2014-02-04. Soltak AB Beslutsunderlag förstudie IT drift (uppdaterad version), 2014-01- 15. Investeringskostnader för Soltak AB, 2013-12-30.
7 Organisation - Förvaltningsområde samhällsutveckling Dnr KS/2014:49 Förvaltningsområde samhällsutveckling spänner över många verksamheter. Den gemensamma nämnaren är att verksamheterna syftar till utveckling av Orust kommun. I övrigt finns många skillnader, t.ex. i finansiering (taxor/skattefinansiering) och syfte (affärsdrivande/lagstyrd/frivillig verksamhet). För att verka mot samma mål (Detaljbudget och uppdrag 2014) krävs att resurser används på bästa sätt och att organisationen stödjer detta arbete. Förändringar Enheten för Skydd och Säkerhet delas upp och byter namn. Chefstjänsten (50%) försvinner. Under avdelningen idag ligger enheten Räddningstjänsten och funktionen Säkerhetsamordnare. Funktionen Säkerhetssamordnare ombildas till Säkerhetsstrateg. Säkerhetsstrategen fungerar formellt som funktionen Säkerhetsskyddschef enligt Säkerhetsskyddsförordning (1996:633). Säkerhetsstrategen blir direkt underordnad Förvaltningsområdeschefen. Tjänsten som enhetschef för Räddningstjänsten annonseras internt och externt. En stab inrättas under Förvaltningsområdeschefen (FOC). Stabens uppgift blir att -driva förvaltningsområdesövergripande processer och projekt -utredningar kring rutiner/styrdokument/kvalitetsarbete -intern/extern kommunikation/information -expertis inom juridik och säkerhet Staben består av 2,8 årsarbetare; utskottssekreterare (100%), säkerhetsstrateg (100%) och planeringsledare (80% ny tjänst på samhällsutveckling) Planenheten och Mark och exploateringsenheten slås samman till Plan, mark och exploaterinsgenheten. En chefstjänst försvinner och tjänsten som enhetschef annonseras internt. Till den nya enheten flyttar en tjänst (100%) för kollektivtrafik/färdtjänst som idag ligger direkt under förvaltningsområdeschefen. Upphandlingsenheten (2 årsarbetare) blir en central funktion och läggs in under ekonomienheten. Näringslivsutveckling (100%) och turismfrågorna (50%) blir centrala funktioner under kommunchefen. Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad 2014-01-29 och Organisationsschema Samhällsutveckling daterad 2013-12- 01.
8 Motion om att anordna en företagsmässa Dnr KS/2013:2096 Bengt Torstensson, Socialdemokraterna, föreslår i motion 2013-12-09 kommunfullmäktige besluta att uppdra till kommunstyrelsen att anordna en företagsmässa innan sommaren 2014 där alla företag på Orust ska få en möjlighet att visa upp sig och skapa nya kontakter. Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad 2014-02-03.
9 Styrgrupp för genomförandeprocess för åtgärder Henåns skola Dnr KS/2012:2615 Utskottet för samhällsutveckling beslutade 2014-01-15 9 bl.a. att föreslå kommunstyrelsen besluta att inom sig utnämna deltagare till styrgruppen, samt att uppdra till kommunchefen att utse tjänstemannarepresentanter till styrgruppen.
10 Information - Fyrbodals kommunalförbund Dnr KS/2014:23 Kommunchefen informerar; Delregional genomförandeplan för Fyrbodal 2014 2020.
11 Ordföranden informerar Dnr KS/2014:22
12 Information från verksamhetsutskotten Dnr KS/2014:21 Respektive ordförande i kommunstyrelsens utskott informerar.