Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening 2010-03-20 Närvarande: Petra Ariton Adjungerade: Ellen Undén (fr om 6 c) Rebekka Olivegren Nova Wegerif ( 6c, 7 b och 8) Conrad Subhasha Born Johan Bysell Henrik Flaarönning Kjell Gustafsson Eva Sanner Susanne Ytterborn Lars Ek (tom 9) Nina Höjdefors (tom 10 a) Helge Ryen (fr om 6 b) Protokoll från styrelsemöte för Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening söndagen 20/3-10 1 Mötets öppnande Conrad Subhasha Born hälsade de närvarande välkomna och förklarade därefter mötet öppnat. 2 Val av mötesordförande Styrelsen valde Subhasha till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Styrelsen valde Petra Ariton till mötessekreterare. 4 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 5 Föregående protokoll Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. 6 Organisation a) Arbetsgrupp för Training Circle På senaste styrelsemötet beslutades att MCT skulle ansvara för att tillsätta en arbetsgrupp för en gemensam utbildning i bla värdegrund och konflikthanteringsverktyg. Då deras arbetsbelastning är för stor har de inte hunnit med detta uppdrag. Därför beslutade styrelsen att Kjell Gustafsson, Rebekka Olivegren och Eva Sanner får ansvara för detta uppdrag istället.
Syftet med denna training är att alla som på något sätt är involverade i Ängsbackas verksamhet ska uppleva en förståelse för våra kärnvärden, känna att vi är en familj och att vi sjunger samma sång. b) Beslutsnivåer & riktlinjer för Management & MTC Styrelsen diskuterade huruvida vi enbart ska använda namnet Management Communication Team (MCT). Styrelsens önskan är att använda ett enkelt uttryck som t ex arbetsutskott. Susanne Ytterborns förslag om beslutsnivåer & riktlinjer för Management & MTC diskuterades. Hon skriver ett nytt förslag till nästa möte utifrån de synpunkter som framkom under diskussionen. c) Planeringscirkel Rebekka Olivegren informerade om att ett förslag för riktlinjer för planeringsgruppen och vilka personer som ska ingå i den kommer att presenteras vid nästa möte. Gruppen kommer att fungera som en utredningsgrupp som har ett helhetsperspektiv på mark och byggnader. Nova påpekade att vi gärna kan ha personer i denna grupp med "nytänkande" som inte varit inblandade tidigare i Ängsbackas verksamhet. Subhasha och Susanne förslog att också använda studenter från Karlstad universitet till utredningar/analys. d) Val av Vice Ordförande Styrelsen beslutade att utse Henrik Flaarönning till Vice Ordförande. e) Advisors Föreningens advisors är en lista med personer med några av de bästa namnen i världen på respektive område, med speciella kvaliteter och erfarenheter, och gärna med ett brett kontaktnät. Det är också ett sätt att ge uppskattning till personer som bidragit mycket till Ängsbacka. Sedan tidigare är Jonathan Dawson, John Manoochehri och Torkel Stålhand advisors. Styrelsen beslutade att erbjuda Tom Lidström, Hari Eriksson, Rahima Lidström, Pauli Mårsén, Bengt-Daniel Richardsson, Cornelia Södergren och Monica Persson plats som Advisors. Samtliga advisors ska inbjudas till summiten. 7 Ekonomi Styrelsen önskar fylla på listan över advisors med en kvinna som har miljökunskaper. a) Föreningen Föreningen har fått en donation på 25.000 kr. Styrelsen beslutade att donatorn ska få ett speciellt tack. b) Aktiebolaget Det preliminära resultatet för 2009 är 124.000 kr. Ängsbackas managers önskar undersöka möjligheten att utöka bankkrediten med 350.000 kr för att göra färdigt de renoveringar som påbörjats samt
säkerställa det brandskydd som erfodras enligt lag. Styrelsen godkänner kostnaderna för brandskydd vilket uppskattas till c:a 125.000 kr. För övriga kostnader finns inte konsensus beslut då styrelsen tidigare beslutat att inga nya projekt ska påbörjas. Detta betyder att frågan kommer tas upp igen på nästa möte. Till nästa möte ska Helge och Henrik göra en likviditetsplan då svängningarna i likviditeten är stor under verksamhetsåret. c) Kontrakt/betalning KJ & Kåre Då föreningens ekonomi ser bra ut för tillfället beslutade styrelsen att betala ytterligare 50.000 kr av skulden till Kåre Landfald. Henrik och Helge ska ta fram ett förslag på återbetalningsplan för de 350.000 kr vardera som Kjell-Jörgen och Kåre lånat ut till aktiebolaget utöver de skulder föreningen har till dem. d) Ny revisor Helge informerade att föreningens nya revisor är den samme som för aktiebolaget, dvs Jan Nyström från Öhrlings. 8 Management Nova informerar om att Alexander ska arbeta mer med marknadsföring och program. Han ingår i ett team för PR och Program bestående av: Alexander Karlsson, Michael Vanderoosen, Kavina Torslund, Henny Örtenberg och Ellen Undén. Nova påpekar nödvändigheten att rekrytera en person som kan arbeta aktivt med kostnadskontroll samt avlasta Helge med ekonomiska frågor. 9 Medlems-/Föreningsfrågor a) Rapport från Ellen Föreningen har idag 184 registrerade medlemmar. Tre påminnelser för betalning av årsavgift har redan skickats ut och i slutet av nästa vecka skickas ytterligare en påminnelse ut via sms. Henrik föreslag att Ellen ska undersöka möjlighet att erbjuda medlemmar betalning via e-faktura. b) Medlemshelg Valborg Det kommer att bli en enkel medlemshelg vårkänslornas tecken där medlemmar inbjuds att delta under Valborgshelgen till volontärspriser, dvs 150 kronor/dygn. Firandet börjar på Valborgsmässoafton på eftermiddagen med iordningställande av den stora majbrasan. Dagen efter är det trädgårdsstädning och annat fixande inför sommaren. c) Kontaktperson/er för medlemskoordinator Bordlades till nästa möte d) Företagssponsring Bordlades till nästa möte
e) Association Charter/Core Document Då Rebekka hade en önskan om att fylla ut texten ytterligare enades styrelsen om att Rebekka och Eva skulle göra ett nytt förslag som skickas ut till styrelsen senast tisdag för godkännande. Den korta tiden är för att Ellen ska trycka en ny folder inför påskfestivalen. 10 Årsstämma a) Summit Tom Lidström var inbjuden för att rapportera om förberedelserna inför summiten. Styrelsens ledamöter fick alla svara på frågan vad det bästa som skulle hända som resultat av årets summit. Dessa svar kommer arbetsgruppen för summiten att använda inför detaljplaneringen. Arbetsgruppen består av Petra Ariton, Tom Lidström och Bengt-Daniel Richardsson. Styrelsen beslutade att kostnaden att delta i årets summit ska vara självkostnadspriset c:a 500 kr per person inklusive boende i flerbäddsrum och mat. Samtliga deltagare ska ha mer working meditation än på vanliga kurser för att vi inte ska behöva ta in extra volontärer eller annan personal. b) Valberedning Alla som blivit tillfrågade har tackat nej till uppdraget. Styrelsen beslutade därför att informera medlemmarna om situationen i kommande nyhetsbrev och att vi själva får agera valberedning. Det är extra viktigt att informationen kring och hanteringen av valet av nya styrelseledamöter blir tydlig på summiten. 11 Nästa möte Nästa möte beslutades till söndagen den 25/4 kl 9-15 12 Mötets avslutade Vi avslutar mötet med att se en åtta minuter lång film gjord av en vän till Johan med inspiration från Ängsbacka. Vid protokollet Justeras Petra Åman Conrad Subhasha Born
Bilaga till Styrelsemöte 2010-03-20 Summering beslut och aktiviteter: Beslut: B1: Kjell Gustafsson, Rebekka Olivegren och Eva Sanner valdes som arbetsgrupp för en gemensam utbildning i bla värdegrund och konflikthanterings-verktyg B2: Henrik Flaarönning valdes som vice ordf B3: Avgiften för kost och logi för summiten blir 500 kr/pers B4: Sittande styrelse blir valberedning B5: Tom Lidström, Hari Eriksson, Bengt-Daniel Richardsson, Cornelia Södergren och Monica Persson erbjuds plats som Advisors. B6: Ytterligare 50.000 kr ska betalas till Kåre B7: Godkännande av kostnaderna för brandskydd vilket uppskattas till c:a 125.000 kr. Aktiviteter: A1: Guidelines för PR och Programgruppen (Kavina, Michael, Alex, Henny, Ellen) etc. Förslag tas fram av Eva, Rebekka och Kjell. A2: Susanne skriver ett nytt förslag till beslutsnivåer & riktlinjer för Management & MTC till nästa styrelsemöte A3: Rebekka gör i samtal med Nova och Subhasha ett förslag för riktlinjer för planeringsgruppen och vilka som ska ingå i den gruppen A4: Hitta en kvinna med miljökunskaper som kan erbjudas plats som advisor A5: Henrik och Helge ska ta fram ett förslag på återbetalningsplan för den skuld aktiebolaget har till KJ & Kåre A6: Rebekka och Eva har på sig till tisdag efter mötet att justera core document gör ett nytt förslag till core document A7: Henrik och Helge ska ta fram ett förslag till likviditetsplan och vilka byggprojekt som skall avslutas/utföras under året.