1 Fondation Lycée Français Saint Louis de Stockholm registreringsnummer 9020041852 Närvarande : Protokoll från styrelsemötet den 16 februari 2015 Protokoll från möte No 2014/2015-4 Stockholm 16 februari 2015, från 17.30 till 21.35, sal 210 på LFSL Mme S. Maraux, Mr. L. Clavel, Mme A. Lebas, Mme M. Goubaud, Mr. T. Loyau-Kahn, Mme Hind Bernhard, Mr. B. Montoriol, Mme F. Guionneau, Mme E. Rodriguez, Mme N. Lillo, Mme V. Hansson. Frånvarande: Mr. L Grundberg, ordförande i tjänst, Mr Philippe Cailluet. Då Mr. Lars Grundberg är frånvarande föreslår Mme M. Goubaud, Mr. T. Loyau-Kahn, Mme Hind Bernhard, Mr. B. Montoriol, och Mme F. Guionneau att Mme Hind Bernhard ska vara mötets ordförande. Denna accepterar uppdraget. 1. Mötets öppnande Mötets ordförande, Mme Hind Bernhard förklarar mötet öppnat kl. 17.45 2. Val av mötessekreterare Styrelsen väljer Mme F. Guionneau till mötessekreterare 3. Kallelse och deltagarlista 3.1 Närvarande ordinarie medlemmar: Laurent Clavel, Kultur- och vetenskapsråd vid Franska Ambassaden Amandine Lebas, fransk konsul Sophie Maraux, rektor Påminnelse om att, sedan 31 maj 2013, avstår dessa medlemmar från att rösta. (Se protokoll från 31 maj 2013) Malin Goubaud, föräldrarepresentant Thomas Loyau-kahn, föräldrarepresentant
2 Hind Bernhard, föräldrarepresentant Bertrand Montoriol, personalrepresentant Françoise Guionneau, personalrepresentant 3.2 Frånvarande ordinarie medlemmar: Lars Grundberg, styrelseordförande, extern medlem Philippe Cailluet, personalrepresentant och Jérémie Lamart, suppelant Clara Tronêt-Guillon, extern medlem, har avgått (7 december 2014) Caroline Devaux-Scaramoni, extern medlem, har avgått (12 januari 2015) 3.3 Personer med konsultativ roll: Elsa Rodriguez, Biträdande rektor låg- och mellanstadium, LFSL Nina Lillo, Förskolechef Valérie Hansson, Ekonomi- och administrationschef 4 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkännes, utan tillägg. 5 Godkännande av styrelseprotokollet från 19 januari 2015 Protokollet från 19 januari 2015 godkänns, med följande kommentar: Skrivfel: kommittén ansvarig för att skapa en extern medlemsbank är inte en rekryteringskommitté, utan en urvalskommitté. 6 Valprocedur vid urval av externa medlemmar samt vid de ordinarie medlemmarnas inval av de nya externa medlemmarna I väntan på inrättandet av en urvalskommitté är det stadgekommissionen som har tagit emot kandidaturerna, vilka, i detta fall, har föreslagits av styrelsens ordinarie medlemmar. Tre (3) kandidaturer till två (2) poster presenteras för styrelsen: - Mr. Michel Wlodarczyk, presenterad av L. Clavel - Mr. Lucien Herly, presenterad av L. Grundberg - Mme Beata Gianelli, presenterad av par H. Bernhard
3 De ordinarie medlemmarna fick en vecka i förväg, såsom proceduren kräver, CV och presentationsbrev för att ha möjlighet studera dem och räknas därmed förmögna att genomföra den slutna omröstningen av inval av två (2) externa medlemmar, för att ersätta C. Tronêt-Guillon och C. Devaux-Scaramoni, vilka har avgått och vilkas mandat avslutades i oktober 2015. Efter presentationen av de tre (3) kandidaterna och efter att ha diskuterat deras kompetenser, erfarenheter samt fördelarna med deras ambition att integrera LFSL:s styrelse, genomförde de ordinarie medlemmarna en sluten omröstning. Amandine Lebas, fransk konsul, håller i rösträkningen. Resultatet är följande: Gianelli : 4/5 Herly : 5/5 Wlodarczyk : 1/5 Med utgångspunkt i resultatet fattas tre beslut. Beslut 6.1 : Lucien Herly väljs in. Beslut 6.2 : Varken Beata Gianelli eller Michel Wlodarczyk har uppnått de enligt reglementet nödvändiga 5/5 och väljs därmed inte in. Décision 6.3 : En elektronisk omröstning ska upprättas så att de 7 ordinarie medlemmarna ska kunna rösta in den tredje externa medlemmen. Ett protokoll rörande detta val kommer att bifogas till detta protokoll. L. Herly ska meddelas sitt inval som extern medlem av Thomas Loyau-Kahn, som för styrelsens talan, och Hind Bernhard ska informera om de förändringar som skett i styrelsen för Länsstyrelsen, så snart som den tredje externa personen har blivit vald. 7 Administration: godkännande av betalning av skatter och moms Betalningarna är à jour. 8 Förskola/Maternelle - Långsiktig reflektion: Den långsiktiga reflektionen har ännu inte ägt rum «förskolekommissionen» konstituerad av Nina Lillo, Malin Goubaud, Hind Bernhard och Françoise Guionneau inväntar den slutgiltiga
4 rapporten från UF samt ett möte som, trots att det begärdes för flera veckor sedan inte kommer att äga rum förrän efter slutförandet av rapporten från inspektionen. - Rekrytering av en «förskolelärare» Nödvändigheten av att rekrytera en ny förskolelärare med en mycket hög ekonomisk inverkan på budgeten. - Översättning av de franska programmen till svenska Nina Lillo ber om en översättning av de franska programmen till svenska, d.v.s. av innehållet i de relevanta dokumenten. Två (2) texter rekommenderas Förskolechefen N. Lillo: Programmet för förskolan, hors-série N0: 3, från 19 juni 2008 Progressionsmatriser för inlärning på förskolan Dessa basdokument kommer att vara till stor hjälp i fortsatta diskussioner med UF. N.Lillo ber om att få en budget om 7000 kronor för att göra översättningen. Beslut 8: Kan vi rösta för ett godkännande av en budget om 7000 kronor för en översättning av de franska programmen till svenska? Omröstning: För: 5/5 Emot: 0/5; nedlagda röster: 0/5. Förfrågan godkännes. 9 Förfrågan till UF om dispens för mottagandet av barn 1-2 år M.Goubaud presenterar brevet som ska skickas till UF för att förlänga dispensen för mottagandet av barn 1-2 år. Beslut 9.1: Ska vi skicka brevet i sin nuvarande form (bilaga 1)? Omröstning: 5/5 Brevet ska skickas. V. Hansson tar upp ämnet «nollan» för femåringar och ber om att följande fråga ska tas upp med UF:
5 Skulle det vara möjligt att skapa en «nollan» på LFSL? Detta skulle medföra att vi får bidrag samtidigt som vi kan följa de franska programmet i en grande section knuten till den internationella skolan LFSL. Beslut 9.2: Ska vi ställa denna fråga till UF? Omröstning: 5/5 Det beslutas att denna fråga ska ställas under mötet med UF. 10 Byggnadsarbeten projektet byggnad på skolgården T. Loyau-Kahn informerar att mötet, som skulle ha ägt rum fredag 13 februari, har ställts in p.g.a. sjukdom hos en av SISAB:s medarbetare. Det har beslutats om ett nytt möte, men inte om någon ny mötestid, men, kanske till nästa vecka. Han informerar om att ett minimöte ägde rum på LFSL, samma fredag, under vilket det uppdagades att Sandy återupptäckte en akt, rörande en byggnad på två våningar, vilken han tidigare hade hand om, men inte har haft sedan 1 ½ år tillbaka. Denna akt hade den tidigare styrelsen hand om och de kommunicerade direkt med SISAB, med det senaste mailet daterat november 2013. Ett nytt projekt skickades av SISAB under 2014 med ett förslag på en byggnad på tre våningar. Det visar sig att den gamla styrelsen inte engagerade sig med SISAB i projektet med byggnaden som ska byggas på skolgården av SISAB, förmodligen p.g.a. avsaknad av information om kostnaden från SISAB:s sida. Den nya styrelsen har bett om ett möte med SISAB sedan november 2014, utan resultat. Styrelsemedlemmarna kräver omedelbart en projektplan från SISAB med följande punkter: Till slutet av juni: - Återidentifiera LFSL:s behov för att komplettera och slutföra den existerande listan. - Identifiera Stockholms kommuns intressen i projektet för att kunna förena deras behov med våra. Så snart som möjligt och framförallt före slutet av 2015: Få ett förslag av SISAB som möjliggör att vi kan inleda projektet. Detta förslag ska innehålla en praktisk beskrivning och en ekonomisk beskrivning. I det fall SISAB inväntar ett utlåtande om byggnaden från styrelsen, kan denna inte göra något sådant utan att ha konkreta fakta, bl.a. om kostnader och betalningssätt. Vår kontakt med SISAB heter Lars Sandström.
6 På grund av vikten av ett brådskande möte med SISAB har det beslutats att Kommissionen ska utvidgas. Förutom Thomas Loyau-Kahn och Sophie Maraux, ska följande personer delta: - Valérie Hansson - Hind Bernhard - Laurent Clavel. Beslut 10: Kan dessa personer integrera «kommission SISAB» tillsammans med T. Loyau-Kahn och Sophie Maraux? En omröstning genomfördes för var och en av de nya medlemmarna i kommissionen. Varje person fick 5 röster av 5. Kommissionen är konstituerad. 11 Förändringar i stiftelsens stadgar Efter en fördjupad läsning och efter att alla hade fått möjlighet att kommentera, vilket resulterade i några korrigeringar, ställde mötets ordförande, H. Bernard, två (2) frågor till de ordinarie medlemmarna: Beslut 11.1: Har vi fått tillräcklig information av medlemmarna i «Stadgekommissionen» gällande de förändringar som behöver ske i Stiftelsens stadgar för att kunna rösta om dem ikväll? Omröstning: För: 5/5 Emot: 0 ; nedlagda röster: 0. Röstningen accepteras. Beslut 11.2: Ska vi godkänna de förändringar som «Stadgekommissionen» föreslår? Omröstning: För: 5/5 Emot: 0 ; nedlagda röster: 0.
7 Beslutet att överlämna Stiftelsens nya stadgar, reviderade av styrelsen, till Kammarkollegiet är enhälligt. De nya stadgarna som är skrivna på franska, ska översättas av en auktoriserad översättare, så att de kan överlämnas till Kammarkollegiet för offentliggörande. 12 Uppföljning av CHS (Kommissionen för Hälsa och Hygien) arbete Ombuden för CHS är Sophie Maraux och Nina Lillo. Nina Lillo informerar att en säkerhetsrond nyligen har utförts på förskolan. Sophie Maraux rapporterar att enligt dokument som utarbetats kring de nödvändiga behoven som LFSL har, bör antalet toaletter öka. Av denna anledning ska arkitekten från byrån «Dive architects AB», vilken även ansvarade för den senaste ombyggnationen, komma för att prata om det som behövs göras. Det rör sig om arbeten för nära en miljon kronor, vilka redan är budgeterade. V. Hansson ska göra en besiktning av vad som är nödvändigt att göra. 13 Införande av suppleanter i utskickslistan diskussion bakom stängda dörrar mellan de ordinarie medlemmarna Mötets ordförande, H. Bernhard, ställer följande fråga till de ordinarie medlemmarna: Beslut 13: Ska suppleanterna systematiskt inkluderas i utskicken av dokument från styrelsen? Omröstning: NEJ: 5/5 JA: 0/5 ; nedlagda röster : 0/5 Beslutet att inte inkludera suppleanterna i utskicken av dokument från styrelsen fattas. 14 IT-säkerhet Tre punkter läggs fram: - Fas I: Säkerställande av användarnamn/lösenord/datorer Denna fas är avslutad. - Fas II: Administration av nyttjanderätter : Denna fas är påbörjad med följande principer: En systemadministratör administrerar fördelningen av de tekniska resurserna, men ska inte ha rättighet att skriva eller läsa innehållet i dokumenten, i mesta möjliga mån.
8 Varje resurs ska administreras av en praktisk administrator, användaren, som innehar rättigheterna att läsa och skriva innehållet i dokumenten. Användaren ska själv kunna kontrollera rättigheterna av de resurser hen ansvarar för. Denna fas är påbörjad. - Fas III: Gästwifi : lösenordet bör bytas ut regelbundet. Det ska inte finnas någon portal. 15 Skattmästarens roll i styrelsen Valérie Hansson presenterar ett dokument med de huvudsakliga uppdragen för skattmästaren. Efter att ha konsulterat skolor i Köpenhamn och Oslo och applicerat dokumentet Användarguide till AEFE:s konvention framgår det att de huvudsakliga uppgifterna är följande: - Vara DAF behjälplig i arbetet med anbud av stora kontrakt (städ, el, revisor). - Vara DAF behjälplig i administrationen av Stiftelsens fondplaceringar. - Följa upp budgeten, speciellt vid förberedande möten inför styrelsemöten. - Godkänna fakturor, de som hänskjuts till skattmästaren. I det specifika fallet med Stiftelsen LFSL, beslöt styrelsen att två typer av fakturor ska hänskjutas och godkännas: De som inte är återkommande och som överskrider 30 000 kronor. De som ligger utanför budgeten och som överskrider 30 000 kronor. Beslut 15: Vilka är de fakturor ska hänskjutas till och godkännas av skattmästaren? En omröstning genomförs för att fatta beslut om dessa klausuler. Omröstning: För: 5/5 Emot: 0/5 ; nedlagda röster : 0/5 Kalusulerna är antagna. - Administrera bankkontot tillsammans med styrelsens ordförande, samt godkänna betalningarna: Ordföranden och skattmästaren kan inte själva registrera inbetalningar, de kan endast godkänna inbetalningarna gjorda av administrationsavdelningen. 16 Fritids: förening och kontakt Den 28 augusti 2014, beställer den dåvarande styrelsen en förstudie av advokatbyrån Holmgrenhansson Advokatbyrå AB, för en summa av 75 000 kronor.
9 Det förstudien ska undersöka är de juridiska, ekonomiska, skattemässiga och organisatoriska aspekterna. (Se protokoll N0: 2013/14 14 från 28 augusti 2014) Den nuvarande styrelsen som valdes den 10 oktober 2014, har bett V. Hansson, DAF, att stämma av med advokaterna, för att bättre förstå anledningarna till denna beställning, samt utvärdera den pågående processen. Resultatet av undersökningen ledd av V. Hanson är följande: 2/3 av budgeten är redan förbrukad. Styrelsen har därmed två (2) möjligheter: Avsluta den pågående förstudien och endast få ett partiellt resultat, vilket skulle vara meningslöst. Acceptera att binda upp den sista tredjedelen av budgeten för att få ett komplett resultat av den pågående undersökningen. Beslut 16: När det kommer till frågan, Ska vi fortsätta den pågående förstudien? Är resultatet av omröstningen följande: För: 5/5 Emot: 0/5 ; nedlagda röster : 0/5 Det beslut som fattas är att advokaterna ska avsluta sitt arbete med förstudien. V. Hansson fortsätter, för närvarande, att vara vår kontakt med dem. 17 Införandet av nytt bokföringsprogram och dess konsekvenser Under vecka 12, d.v.s. 16-20 mars 2015, kommer en utbildning i det nya bokföringsprogrammet kallat «Économique» att ges administrationen. Under arbetet med införandet av detta fundamentala instrument, kan det förväntas att DAF under ca två (2) månader inte kommer att kunna utfärda någon slutgiltig rapport. Samtliga närvarande styrelsemedlemmar accepterar detta, vilket inom kort kommer att ge oss en större insikt. 18 Punkten mänskliga resurser Styrelsen ber om att en undersökning av uppgifter, kontrakt och löner ska göras för att kunna utveckla en politik kring mänskliga resurser som är hälsosam och transparent. V. Hansson ombeds ta fram en grov lägesrapport. B.Montoriol hänvisar till «Styrningsseminariet» vid vilket han närvarade den 16 och 17 januari 2015, och föreslår att använda de dokument som då föreslogs.
10 19 Administration av den elektroniska brevlådan ca@lfsl.net samt synlighet av denna adress på hemsidan LFSL Den är aktiv och endast T. Loyau-Kahn har tillgång till den för närvarande. Han ber emellertid att andra personer ska ta på sig administrationen. Den var väldigt värdefull inför mötet CA/CE föräldrar/personal den 5 februari 2015. Ett extranät ska snart skapas och säkerställas. Det kommer att möjliggöra elektroniska omröstningar och skapandet av arbetsgrupper. 20 Elektronisk omröstning för val av föräldrarepresentanter CA/CE jämfört med den metod som används idag. S. Maraux föreslog under styrelsemötet den 19 januari 2015, ett inköp av tjänster från «Eurovote» för att kunna genomföra valet av föräldrarepresentanter till CA/CE via elektronisk omröstning. Kostnaden för dessa tjänster är 1 500, exklusive moms, d.v.s. 16 875 kronor, inklusive moms. Styrelsen bad då om att en undersökning skulle göras av nuvarande kostnader. Resultatet är talande: Material 04 143 kronor Genomförandet av omröstningen 08 684 kronor (2personerx2dagarx8timmarx206,5sekx1,3142) Utskick 03 257 kronor Röstsammanräkning 08 141 kronor Hjälp vid röstsammanräkningen 02 171 kronor TOTALT: 26 396 kronor Föräldrarna hjälper till utan ersättning, om den dolda kostnaden för deras deltagande dras av blir totalsumman 20 968 kronor. «Eurovote» skulle alltså medföra en minskning med 19,5% jämfört med den nuvarande kostnaden på 20 968 kronor och med 36,1% om man inkluderar den dolda kostnaden av de ideellt arbetande föräldrarna. Beslut 20: Bör vi köpa in «Eurovotes» tjänster? För en elekronisk omröstning : 5/5 Emot : 0/5 ; nedlagda röster : 0/5.
11 Elektronisk omröstning är antagen. 21 Övriga punkter Inga övriga punkter 22 Mötets avslutande Mötet avslutades kl.21.35 Hind Bernhard Sophie Maraux Françoise Guionneau Mötets ordförande Rektor Mötessekreterare