INSTITUTIONEN FÖR LITTERATUR, IDÉHISTORIA OCH RELIGION U 2016/361 RIKTLINJER FÖR DOKTORANDER De grundläggande lagar och förordningar som styr all utbildning på forskarnivå finns i Högskolelagen och Högskoleförordningen. Utöver detta finns specifika regler för Göteborgs universitet och särskilda regler inom varje fakultet. För information om Göteborgs universitets regelverk, se: http://www.medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1531/1531397_v-2015_327-doktorandregler- 150413.pdf För allmänna anvisningar gällande utbildning på forskarnivå vid Humanistiska fakulteten, se: http://hum.gu.se/utbildning/forskarniva/allmanna-anvisningar Utöver ovannämnda lagar och förordningar, har institutionen för litteratur, idéhistoria och religion, upprättat riktlinjer och villkor för doktorander anställda vid institutionen. Efter diskussion i institutionsrådet är dessa riktlinjer fastställda genom prefektbeslut 2016-06-16 och revideras vid behov. Administrativa kontaktpersoner för doktorander 2016-2017: Viceprefekt för forskarutbildning: professor Arne Rasmusson Forskarutbildningskoordinator i ämne: Johan Kärnfelt (Idé), Dag Hedman (Litt) och Henrik Bogdan (Rel) Administratörer knutna till forskarutbildningen: Administrativ chef: Annika Bourdieu (anställningsavtal, löner, förlängningar) Studievägledare: Maria Janmark (individuella studieplaner, kurser) Utbildningsadministratör: Jenny Larsson (inrapportering av kurser och poäng i Ladok) Kommunikatör: Elin Widfeldt (webbsidor, nyheter, reportage) Inköpsansvarig: Björn Andersson (bokning av resor, inköp) Personaladministratör: Kristina Svensson (egenrapportering och sjukfrånvaro) Ekonomiadministratör: Eva Högberg (doktorandmedel) Ekonom: Johanna Wickberg (kostnader kring avhandling och disputation) Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion 1 (12) Renströmsgatan 6, Box 200, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.lir.gu.se
Anställningsavtal Vid antagning till forskarutbildningen upprättas ett anställningsavtal mellan institutionen och doktoranden. Anställningen regleras rent arbetsrättsligt av Högskoleförordningen 5 kap. 7 och är en tidsbegränsad anställning på 4 år, på heltid. Anställningsavtalet gäller ett år i taget. Den som är anställd som doktorand ska främst ägna sig åt egen utbildning på forskarnivå. En anställning som doktorand ska avse arbete på heltid. Om doktoranden begär det, får anställningen avse arbete på deltid, dock lägst 50% av heltid (5 kap. 3a högskoleförordningen). Begäran om tjänstledighet ska alltid diskuteras med huvudhandledaren och beviljas av prefekt. Den doktorand som önskar kan, om behov finns, arbeta med undervisning, annan forskning än avhandlingen samt administration. Sådan tjänstgöring betalas av institutionen och får inte omfatta mer än 20 procent av full tid (5 kap. 2 högskoleförordningen). Doktorandanställningen förlängs med motsvarande tid. Se Förlängningsgrundande uppdrag på s. 6. För övriga anställningsvillkor, se Riktlinjer för anställda vid LIR: http://lir.gu.se/om-oss/styrdokument Individuell studieplan Vid antagning ska doktorand tillsammans med huvudhandledare utforma en individuell studieplan (ISP) över forskarstudierna, med utgångspunkt i den allmänna studieplanen (ASP). Denna ska vara upprättad senast tre månader efter antagning. ISP:n är elektronisk och används enhetligt över hela universitetet. Den återfinns under Verktyg i Medarbetarportalen. Det är studievägledare som ser till att doktorand och huvudhandledare får behörighet i systemet. Nästa steg är att huvudhandledaren skapar ett ISPkonto åt doktoranden. Det är sedan doktoranden som fyller i merparten av studieplanen. Studieplanen kan skickas fram och tillbaka mellan doktorand och huvudhandledare tills huvudhandledaren anser att planen är färdig och godkänner. Planen skickas då vidare till doktorandexaminator (vid LIR är det forskarutbildningskoordinator som har den rollen) som läser igenom och godkänner och slutligen är det viceprefekt för forskarutbildning som fastställer planen. Studieplanen ska innehålla en tidsplan för doktorandens utbildning, en beskrivning av de åtaganden som doktoranden har under utbildningstiden samt vad som i övrigt behövs för att utbildningen ska kunna bedrivas på ett effektivt sätt. 2 (12)
Planen ska i princip omfatta hela utbildningen på forskarnivå men bör vara mer specifik och detaljerad för det närmaste året, mer översiktlig för de kommande åren. Planen ska kontinuerligt följas upp i handledningen och uppdateras en gång om året. I samband med uppdateringen ska ett avstämningsmöte hållas mellan doktorand, handledare och forskarutbildningskoordinator rörande kursplanering, progression, utnyttjande av doktorandmedel m.m. En aktuell plan, godkänd i ISP-verktyget av doktorand, huvudhandledare, forskarutbildningskoordinator och viceprefekt, ska alltid finnas. Den individuella studieplanen bildar underlag för anställningsavtalet. För att få ett nytt anställningsavtal krävs att studieplanen följs. Kurser och tillgodoräknanden Forskarutbildningen innehåller en kursdel om 60 högskolepoäng. En del av kurserna är obligatoriska, en del valfria. Se den allmänna studieplanen för aktuellt ämne för en specificering av kurser. De obligatoriska kurserna ges normalt av institutionen, medan de valfria kurserna bestäms i samråd med huvudhandledaren. Större delen av doktorandernas kursprogram består av kurser utan undervisning, så kallade läskurser. Önskemål om att genomföra en läskurs lämnas efter samråd med huvudhandledare till forskarutbildningskoordinator. Doktoranden har också möjlighet att efter samråd med huvudhandledaren följa fakultetsgemensamma kurser eller kurser på annan institution, annan fakultet eller annat lärosäte och tillgodoräkna sig dessa inom sin utbildning. För fakultetsgemensamma kurser se: http://hum.gu.se/utbildning/forskarniva/forskarutbildningskurser När doktoranden har avklarat en kurs lämnar eller mejlar kursexaminatorn blanketten för betygsrapportering för forskarutbildning till utbildningsadministratör, som i sin tur rapporterar in kursen i Ladok. För blankett se: http://lir.gu.se/om-oss/internt/blanketter Om tillgodoräknande ska göras är det huvudhandledaren som bereder ärendet, samlar in dokumentation och vid behov gör en bedömning av hur många poäng en kurs ska ge. Beslut om tillgodoräknande fattas formellt av viceprefekt för forskarutbildning och ska diarieföras. Blankett för inrapportering/tillgodoräkning forskarutbildning används och lämnas eller mejlas till utbildningsadministratör. För blankett se: http://lir.gu.se/om-oss/internt/blanketter Huvudhandledaren informerar utbildningsadministratör när alla kurser är klara och ansökan om examen närmar sig. Utbildningsadministratör måste 3 (12)
rapportera in Alla kurser klara i Ladok, innan ansökan om examen görs. Handledning Alla doktorander ska ha både en huvudhandledare och en biträdande handledare. Ytterligare biträdande handledare kan anlitas vid behov. Viceprefekt och prefekt utser handledare i samråd med doktoranden och forskarutbildningskoordinator inom respektive ämne. Doktorander (med en tjänstgöringsgrad om 100%) erbjuds 120 timmars handledning per år (tills doktoranden uppnått 800 % aktivitet i Ladok). Dessa timmar fördelas mellan huvudhandledare och biträdande handledare efter samråd med viceprefekt för forskarutbildning. Prefekt meddelas omgående vem som har handledaruppdrag och i vilken omfattning. Normalt gäller 80 at för huvudhandledare och 40 at för biträdande handledare. Handledningstiden inbegriper förutom mötestid även tid för för- och efterarbete. Huvudhandledaren ska vara tillsvidareanställd vid institutionen och bör ha lägst docenttitel. Biträdande handledare ska i görligaste mån hämtas från institutionen men kan också vara anställd vid en annan institution, fakultet eller vid ett annat lärosäte. Ett skriftigt avtal upprättas då mellan institutionen och den externa biträdande handledaren. Viceprefekt för forskarutbildning och huvudhandledare förbereder överenskommelsen. Doktoranden ska ha regelbunden personlig kontakt med sina handledare - förslagsvis en gång per månad. Doktorand som begär det ska få byta handledare. Doktorandens önskemål ska beaktas och viceprefekt utser en ny handledare efter samråd med forskarutbildningskoordinator och prefekt. Det åligger viceprefekt att se till att doktorand inte står utan handledare. Viceprefekt för forskarutbildning ska ha uppföljningssamtal med nyantagna doktorander, inom 6 månader, med syfte att säkerställa att relationen doktorand-handledare fungerar väl och att doktoranden har en god arbetsmiljö vid institutionen. Viceprefekt ska ha årliga avstämningssamtal med alla anställda doktorander, förslagsvis i samband med uppdatering av ISP. Handledarkollegiet Handledarkollegiet består av samtliga fast anställda disputerade lärare vid institutionen. Doktorander har närvaro- och yttranderätt med en representant. Sammankallande och ordförande är viceprefekt för forskarutbildningen. Kollegiet ska sammanträda minst en gång per termin. Särskilda handledarkollegier inom respektive ämne sammankallas vid 4 (12)
behov av forskarutbildningskoordinator. Frågor som tas upp i handledarkollegiet är bland annat: - strategiska frågor rörande forskarutbildningens organisering vid institutionen - utveckling och framtida inriktning - beredning av doktorandansökningar, under ledning av viceprefekt för forskarutbildning i samarbete med forskarutbildningskoordinatorerna - ämnesspecifika forskarutbildningsfrågor, under ledning av forskarutbildningskoordinator i ämne Doktorandernas arbetsmiljö är en angelägenhet för hela handledarkollegiet. Doktorandseminariet Doktorandseminariet är en väsentlig del i forskarutbildningen. Det organiseras löpande under terminen dels ämnesvis, dels för samtliga doktorander vid institutionen. På doktorandseminariet ventilerar doktoranderna det pågående avhandlingsarbetet. Forskarutbildningskoordinatorerna är sammankallande och ordförande för de ämnesvisa seminarierna. Forskarutbildningskoordinatorn beslutar tillsammans med handledarkollegiet i ämnet om antal obligatoriska avhandlingsventileringar under avhandlingens gång samt om slutseminarium. Doktoranderna förutsätts delta i institutionens forskningsmiljö och har skyldighet att regelbundet redovisa pågående arbete vid seminariet. Avhandlingsavsnittet mejlas till forskarutbildningskoordinator minst en vecka i förväg. Doktoranderna har också en skyldighet att bidra till doktorandkollektivets arbete, varför det är obligatoriskt att följa det egna ämnets seminarier. Att stödja andras lärande är ett av examensmålen i den allmänna studieplanen. Verksamma handledare förväntas delta aktivt i ämnets seminarier. Forskarutbildningens kvalitet garanteras av kollegialt engagemang. Doktorandföreningen Doktorandföreningen består av samtliga doktorander vid institutionen. Sammankallande är doktorandföreningens ordförande. Möten hålls ca två gånger per termin. Syftet med doktorandföreningen är att ge doktoranderna en kollektiv röst vid institutionen. Närvaro vid mötena är därför viktigt. Frågor som tas upp i föreningen rör doktorandernas arbetsmiljö och arbetssituation samt förslag på förbättringar av forskarutbildningen. Doktorandföreningen får bidrag från institutionen för studiesociala aktiviteter. Bidraget kan bland annat användas till att bjuda in gästföreläsare, genomföra bokcirklar m.m. 5 (12)
Doktorandföreningen har representanter i institutionsrådet, handledarkollegiet samt i Humanistiska fakultetens doktorandråd. Egenrapportering Alla ledigheter (tjänstledighet, sjukfrånvaro, föräldraledighet, VAB, semester m.m.) ska rapporteras in i Egenrapporteringen - ett verktyg som finns i Medarbetarportalen under Min profil. Alla frånvarodagar som doktoranden rapporterar in i ER genererar motsvarande antal förlängningsdagar. Semester Doktoranden har samma rättigheter och skyldigheter som övrig personal vad gäller semesterdagar. Följande gäller: T.o.m. året man fyller 29: 28 dagar Fr.o.m. året man fyller 30: 31 dagar Fr.o.m. året man fyller 40: 35 dagar Enligt gällande avtal (ALFA-GU) ska alla anställda ta ut minst 20 dagars semester under juni och juli. Önskas annan semesterperiod ska förläggningen av denna diskuteras med huvudhandledare innan den förs in i Egenrapporteringen. Sjukfrånvaro Sjukdom upp till 7 dagar ska rapporteras in i Egenrapporteringen när doktoranden är tillbaka på arbetsplatsen. Vid sjukdom längre än 7 dagar i följd gäller följande fr.o.m. dag 8: skicka läkarintyg till personaladministratör: kristina.svensson@lir.gu.se meddela huvudhandledare om sjukfrånvaron Förlängningsgrundande uppdrag All frånvaro som finns registrerad i Egenrapporteringen ger doktoranden rätt till förlängning av anställningstiden. Men det finns även andra aktiviteter/uppdrag som inte går att rapportera in i ER men som ger rätt till förlängning, exempelvis: Studentfackliga uppdrag Att vara doktorandrepresentant i institutionsrådet Undervisning I slutet av vårterminen, skickar administrativ chef ut en påminnelse till doktoranderna om att alla förslängningsgrundande uppdrag ska skickas in. Admin. chef fyller i en blankett Manuell förlängning av forskarstuderandes tidsanvändning och skickar till löneenheten, som i sin tur rapporterar in dagarna i lönesystemet. 6 (12)
Förlängningsnyckel För uppdrag på institutionsnivå gäller följande: Doktorandförening: Ordförande: 15 dagar/år Institutionsråd: 10 dagar/år Andra beredningsgrupper: 1 dag/möte För förlängningsnyckel gällande uppdrag på fakultetsnivå eller nationella eller universitetsgemensamma uppdrag se: http://hum.gu.se/omfakulteten/internt Datalagret Ladok Datalagret är ett administrativt system som tankar ner information från Egenrapporteringen samt personal- och lönesystemet. Med hjälp av Datalagret kan administrationen följa hur mycket tid doktoranden fullgjort av forskarutbildningen. Varje termin ska doktorandernas aktivitet och antal avverkade terminer rapporteras in i Ladok. Utbildningsadministratör gör detta med hjälp av Datalagret och den individuella studieplanen. Om det finns någon oklarhet kontaktar administrationen doktoranden före inrapportering. En termin på heltid = 100% aktivitet Fyra års heltidsstudier = 800/8 Ex: 80/1 = 80% aktivitet på 1 termin 200/2= två terminer på heltid Lön Doktorandens lönenivå bestäms i relation till hur långt doktoranden kommit i sin forskarutbildning. Vid Humanistiska fakulteten gäller följande nivåer fr.o.m. 1 oktober 2015: 0-50% 24 600 kr/månad 50-75% 27 050 kr/månad 75-100% 29 300 kr/månad Under förutsättning att doktoranden följer den överenskomna individuella studieplanen ska uppflyttning till nivå två i lönestegen göras när doktoranden har fullgjort motsvarande två års heltidsstudier. När doktoranden har fullgjort motsvarande tre års heltidsstudier (75%) går doktoranden över till sista nivån i lönestegen. Administrativ chef håller uppsikt, med hjälp av Datalagret och Ladok, på 7 (12)
tiden som doktoranden fullgjort och kan således se när det är dags för löneökning. Detta innebär att all frånvaro som doktoranden rapporterar in i ER skjuter fram forskarutbildningstiden med motsvarande dagar, och påverkar datum för löneförhöjning. Förlängningsgrundande uppdrag som rapporteras in manuellt påverkar även datum för löneförhöjning. När Datalagret indikerar att det är dags för doktoranden att ta ett kliv upp i lönestegen, skickar administrativ chef ett e-mail till doktorand och huvudhandledare och informerar om att det är dags för löneförhöjning. När administrativ chef har fått en bekräftelse av doktoranden att lönebilden stämmer, kontaktar admin. chef löneenheten och informerar om löneförhöjningen. Doktorandmedel Doktorander vid LIR har under utbildningstiden och fram till disputation rätt att använda upp till 40 tkr till följande ändamål: resor av vikt för avhandlingsarbetet, för att t.ex. samla material på fältresor, studera samt kopiera material i bibliotek och arkiv aktivt deltagande i konferenser och forskarskolor med relevans för avhandlingsarbetet inköp av forskningsmaterial och litteratur av särskild vikt för avhandlingsarbetet kostnader för eventuell etikprövning Användningen av dessa medel ska planeras i samråd med huvudhandledare. Uppgifter om ändamål och kostnader lämnas på särskild blankett som lämnas tillsammans med underlag till ekonomiadministratör. Ansökan kan göras när som helst under terminen. Blankett för anhållan om doktorandmedel hittas på institutionens webb: (http://www.lir.gu.se/om-oss/internt/blanketter/ INFÖR DISPUTATION Kostnader i samband med disputation Mot slutet av forskarutbildningen (ca 6 månader innan disputation) ska doktorand boka in ett möte med ekonom, viceprefekt för forskarutbildning samt huvudhandledare för att se över rutiner och omkostnader rörande disputationen samt avhandlingsproduktionen. Varje doktorand får använda upp till 50 tkr för kostnader kopplade till disputation och avhandlingsproduktion (samt slutseminarium). Dessa medel ska täcka arvode, resa och logi för opponent och betygsnämnd, avhandlingsproduktion samt språkgranskning av avhandling (doktoranden 8 (12)
rekommenderas att i första hand söka stipendiebidrag för språkgranskning). Avhandlingsproduktion Kostnader för avhandlingsproduktion brukar ligga på ca 10 tkr för sättning och ca 15 tkr i tryckkostnader (100 ex), om man vänder sig till Repro vid Humanisten. Repro tar emot sättningsuppdrag i mån av tid. Doktoranden kan även välja att sätta och trycka avhandlingen på egen hand eller på externt förlag. Sättning och tryckning ryms inte inom ramavtalen upphandlande av Göteborgs universitet, doktoranden är alltså fri att vända sig till valfri leverantör. På Humanistiska fakultetens webbplats finns viktig information att ta del av inför sättning och tryckning av avhandling: http://hum.gu.se/utbildning/forskarniva/utformningavavhandlingar. De sista sidorna i avhandlingen ska innehålla en kronologisk lista över de vid institutionen framlagda avhandlingarna. Listan finns här: http://lir.gu.se/digitalassets/1562/1562676_aktuell-avhandlingarframlagda-vid-lir--lista-pdf.pdf. Fyll i dina uppgifter som sista post i listan. Återsänd därefter listan med e-mail till kommunikatör: elin.widfeldt@lir.gu.se. ISBN-nummer ges ut av Nils Olsson, e-mail: nils.olsson@lir.gu.se Mer information om tidigare avhandlingar från institutionen finns här: http://lir.gu.se/forskning/publikationer/avhandlingar. Doktorsavhandlingar utgivna av institutionen ska innehålla följande uppgifter: På omslaget ska finnas: Titel Undertitel Författarens för- och efternamn På titelbladet ska följande finnas: Titel Undertitel Författarens för- och efternamn Följande text: Avhandlingar framlagda vid Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion, Göteborgs universitet, nr x ISBN-nummer GU:s logotyp samt institutionens adress. 9 (12)
På omslagets baksida ska finnas: Följande text: Avhandlingar framlagda vid Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion, Göteborgs universitet, nr x ISBN-nummer GU:s logotyp Institutionens namn Tryckortssidan ska utformas enligt följande (exempel): Andrej Sla vik X. Tre etyder över ett tema av Iannis Xenakis (1922 2001) Avhandlingar framlagda vid Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion, Göteborgs universitet, nr x Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion & författaren 2013 Form: Richard Lindmark Tryck: Munkreklam, Munkedal 2013 ISBN: 999-99-999-99-9 Anmälan av disputation m.m. Följ Humanistiska fakultetens riktlinjer (http://hum.gu.se/utbildning/forskarniva/allmanna-anvisningar) för vägledning kring följande moment: Anmälan av disputation Utseende av ordförande, betygsnämnd och fakultetsopponent Tillkännagivande av tid och plats för disputation Spikning Pressinformation Distribution av disputationsexemplar av avhandlingen (OBS! Administrationen vid LIR har listor på de systerinstitutioner som ska få disputationsexemplar) E-spikning och e-publicering Utfärdande av doktorsexamen 10 (12)
CHECKLISTA INFÖR DISPUTATIONSDAGEN Viceprefekt Huvudhandledare Forskarutbildningskoordinator Doktorand Administration Viceprefekt har ansvar för att: Kontrollera att opponent och betygsnämnd har kontaktats och bokats, senast 2 mån före disputationsdag Anhållan om disputation skickas till dekanus (2 mån. före disputationsdag) Huvudhandledare har ansvar för att: Meddela viceprefekt för forskarutbildning samt forskarutbildningskoordinator att avhandlingen är redo för examination Ta kontakt med opponent och betygsnämnd Meddela administratör gällande resor och logi Protokoll från betygsnämnden upprättas samt att protokollet skickas till kansliet Opponent och betygsnämnd får avhandlingen i tid Bjuda opponent och betygsnämnd på lunch Doktorand har ansvar för att: Organisera mottagningen efter disputationsakten. Se nästa sida. Administrationen har ansvar för att: Boka resa och hotell till opponent och betygsnämnd (BA) Beställa blomma till disputationen Boka lokal till disputationen samt till betygsnämndens sammanträde (JL) Underrätta opponent och betygsnämnd om arvode samt om resor/uppehälle under vistelsen (EH & BA) Humanistiska fakultetskansliets kommunikatör, Thomas Melin, tar kontakt med doktoranden inför disputation för att förbereda ev. pressmeddelande. 11 (12)
Mottagning efter disputationsakten Doktoranden får upp till 2000 kr av institutionen för att köpa tilltugg och drycker till firandet efter disputationsakten. Det är doktorandens ansvar att planera och organisera mottagningen. Doktorandföreningen ska vara behjälplig före, under och efter evenemanget. Möte med prefekt efter disputation Arbetsrum Efter disputation kallar prefekt till möte med doktoranden för att få återkoppling på forskarutbildningen samt för att diskutera framtid och möjliga karriärvägar. Doktoranden har rätt att behålla sin arbetsplats i 3 månader efter att anställningen upphört. AB 2016-06-30 12 (12)