Grafisk profil VAD, NÄR, HUR Informationspolicy VARFÖR
Ett enhetligt ansikte utåt Kalmar kommun är en stor koncern med många skilda verksamheter. En grafisk profil behövs för att alla olika förvaltningar ska kunna visa upp ett enhetligt ansikte utåt. Jämför när Kalmar FF springer ut på plan med backar, mittfältare, målgörare, brassar, Henrik Rydström, Petter Wastå med flera. Om alla spelare kom in på planen med olika färger på sina matchtröjor skulle vi åskådare inte veta vem som tillhörde vilket lag. Tröjfärgen är lika viktig för både åskådare och spelare. Olika stilar, färger och budskap gör åskådaren förvirrad, men den är också en symbol för samhörighet, gemensamma värden och mål. Publiken vet vad den röda tröjan står för och vad vi kan förvänta oss av laget. I Kalmar ska vi vara stolta över att vår symbol är Nordens äldsta stadsvapen. Den är välkänd och en kvalitetsgaranti för de värden Kalmar kommun står för. Målet med Kalmar kommuns grafiska profil är också att den ska fungera som ett arbetsverktyg som höjer kvaliteten i det dagliga arbetet. Genom tydliga direktiv kan ditt arbete med utformning av information både underlättas och effektiviseras. Behöver du hjälp är du förstås alltid välkommen att kontakta informationsenheten. Kalmar 1 juni 2007
Innehåll Kalmar vapens historia 5 Logotyp 6 Färger 8 Grafiskt mönster 9 Typografi 10 Kontorsmaterial 12 Annonsering 16 Trycksaker 19 Informationspolicy 22 Vill du veta mer? 24
Kalmar vapens historia Vid mitten av 1200-talet fick vi skriftligt på att Kalmar existerade som stad. Någon gång mellan 1247 och 1269 skrev Magnus Bengtsson, fogde på Kalmar slott, till rådet i Lübeck. Brevet handlade om ett arvsanspråk efter en till Lübeck avflyttad kalmarborgare. Brevet var försett med Kalmar stads sigill, det äldsta i Norden. Sigillet är trekantigt och visar i mitten ett krenelerat torn med rundbågig post, vilken öppnar sig mot vattnet, återgivet i form av några krusiga vågor vid tornets fot. I latin runt sigillet stod det De i Kalmar boendes sigill. Originalet försvann efter andra världskriget, men hittades 1991 i det forna DDR och är nu återbördat till Lübeck. I en skrivelse från 1876 hänvisar Riksheraldikern till forskare som trodde att Kalmar kommuns vapen avbildar Kalmar slotts äldsta del, det så kallade Kuretornet och härstammar från åren 1250-1260, då den forna köpbyn fick previligierad stadsrätt, ungefär samtidigt med slottets fullständiga uppbyggande. Stjärnorna kommer från det näst äldsta vapnet, känt från 1302. Detta vapen var runt till skillnad från det äldsta, sköldformade sigillet. Stjärnornas ursprungliga funktion var därför att fylla tomrummet i cirkeln. Men stjärnorna hjälper också till att skilja Kalmars märke från många andra medeltida orters borgar eller torn. En teori att de skulle syfta på Castor och Pollux, som enligt den grekiska gudaläran var sjöfartens och gästfrihetens beskyddare, tror Riksarkivet är en efterhandskonstruktion. På 1700-talet avbildades en fästningsmur med tre torn på vapnet. Det anknöt till den med tiden alltmer utbyggda borgen. Heraldiskt vapen 1942 upptäckte drätselkammaren att Kalmar stad inte hade något av Kunglig Majestät fastställt vapen. Då förordade Riksheraldikerämbetet att Kalmar stads vapen borde ges det utseende som de båda äldsta sigillbilderna hade, d.v.s. en borg stående i vatten åtföljd av två stjärnor på ömse sidor. I oktober 1947 kom Gustaf V:s fastställande: Gillas Gustaf. Källa: Ny svensk vapenbok av Clara Nevéus och Bror Jaques de Waern, Kalmar stad och dess historia av P.G. Bergren och Manne Hofrén
Logotyp I fält av silver ett krenelerat rött borgtorn med port och fönster av guld, uppskjutande från en av en vågskura bildad, blå stam och på båda sidor åtföljt av en sexuddig röd stjärna. Enligt Kunglig Majestäts beslut 3 oktober 1947. Kommunvapnet tillsammans med texten Kalmar kommun bildar kommunens logotyp. Alltså ska vi undvika att använda bara vapnet. Den nygamla utformningen med murkronan är ett tecken på myndighet. Den får därför endast användas i kommunala ändamål och inte i kommersiellt syfte. Egna logotyper och förvaltningsnamn I en stor verksamhet som den kommunala finns det ibland ett behov av att profilera förvaltningarna. För att inte hamna i en situation som gör kommunikationen otydlig inför mottagaren, är det ändå viktigt att alla förvaltningar och enheter följer den övergripande profilen. En otydlig och diffus profil leder till ett splittrat och negativt intryck. Därför får inte enheter och förvaltningar använda egna grafiska former och inga andra logotyper än Kalmar kommuns med förvaltningsnamnet under får förekomma. Logotypens storlek och utrymme
Översättning av logotyp När vi använder logotypen i internationella sammanhang översätts orden Kalmar kommun till City of Kalmar, ingenting annat.
Färger Den blå färgen bildar basen i Kalmar kommuns grafiska profil. Den symboliserar den respekt vi har för våra invånare, företag och besökare. Den röda accentfärgen står för engagemang, bronsbeige för vår historia och silvergrå för vår framtid. Tillsammans bildar färgerna en enad bild av vad Kalmar kommun är och vill vara. Energiröd PMS 1795 U 1795 C CMYK C 0 % M 100 % Y 100 % K 0 % RGB R 230 G 0 B 28 Webb E6001C Djuphavsblå PMS 2965 U 2965 C CMYK C 100% M 50 % Y 0 % K 60 % RGB R 0 G 39 B 80 Webb 002750 Bronsbeige PMS 4515 U 4515 C 871 U * 871 C * CMYK C 30 % M 30% Y 60 % K 10 % RGB R 152 G 137 B 92 Webb 98895C Silvergrå PMS Cool Gray 4 U Cool Gray 4 C 877 U * 877 C * CMYK C 0 % M 0 % Y 0 % K 30 % RGB R 178 G 178 B 178 Webb B2B2B2 Tonad vit PMS Cool Gray 1 U 50% Cool Gray 1 C 50% CMYK C 0 % M 0 % Y 0 % K 5 % RGB R 230 G 230 B 230 Webb E6E6E6
Grafiskt mönster Kalmar kommuns grafiska mönster är ett exempel på hur man kan använda färgerna i profilen. Det är välkommet med egna idéer utifrån den grafiska profilen. När mönstret används ska de vågräta mellanrummen mellan blocken vara dubbelt så tjocka som de lodräta. De lodräta mellanrummen ska inte vara rakt över varandra utan med en liten förskjutning. Istället för färgade block kan exempelvis foton användas.
Typografi Med begreppet typografi avses det som bestämmer bokstävernas mellanrum och utformning. För att skapa en enhetlig grafisk profil räcker det inte med att vara konsekvent i hur vi använder vår logotyp och våra färger. Det krävs även en gemensam typografi i allt kommunikationsmaterial. Valet av teckensnitt är därför en viktig del i att skapa en enhetlig profil. Med begreppet typografi avses det som bestämmer bokstävernas mellanrum och utformning. För utformning av information väljer vi typsnitten Garamond och Myriad. Garamond passar för långa texter och används till brödtexter. Myriad används främst till rubriker och ingresser, men även till mellanrubriker, bildtexter och text i informationsrutor. Eftersom Myriad inte är ett standardtypsnitt i våra datorer ersätter du det med Arial. Om du av någon anledning inte skulle ha tillgång till Garamond kan du ersätta det med typsnittet Times New Roman. För mer detaljerad information; kontakta informationsenheten.
Myriad är huvudtypsnitt för rubriker och kortare brödtexter alternativt tillsammans med Garamond. Myriad kan ersättas med Arial och Garamond med Times New Roman för internt bruk. Externt Myriad Light abcdefghijklmnopqrs0123456789 - abcdefghijklmnopqrs0123456789 Myriad abcdefghijklmnopqrs0123456789 - abcdefghijklmnopqrs0123456789 Myriad Semibold abcdefghijklmnopqrs0123456789 - abcdefghijklmnopqrs0123456789 Myriad Bold abcdefghijklmnopqrs0123456789 - abcdefghijklmnopqrs0123456789 Myriad Black abcdefghijklmnopqrs0123456789 - abcdefghijklmnopqrs0123456789 Garamond abcdefghijklmnopqrs0123456789 - abcdefghijklmnopqrs0123456789 Internt Arial Bold (rubrik) abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö0123456789 Times New Roman (brödtext) abcdefghijklmnopqrstuvxyzåäö0123456789
Kontorsmaterial Kontorsmaterial benäms all form av material som används i det dagliga arbetet, såsom brevpapper, faxmall, visitkort, kuvert, korrespondenskort, OH-mallar samt sidfot för e-post. För att kommunikationen ska vara enhetlig är det viktigt att allt material följer den gemensamma profilen. Alla mallar Sida 1 av 1 finns under fliken Kalmar kommun när ni väljer Arkiv/Nytt i Word, Powerpoint och Excel. Pressmeddelande/inbjudan Sara Svensson Pressmeddelanden skickas digitalt, via e-post. Det finns en mall hos informationsenheten. Viktigt är att kontaktperson med kontaktuppgifter alltid finns med. Från: Sara Svensson Skickat: den 10 april 2007 10:05 Till: Birgitta Noresson Handläggare: Sara Svensson, Informatör 0480-450033 0703-847674 Rubrik Ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress, ingress... Brödtext, brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext brödtext Kontaktperson: Sara Svensson Informatör tfn. 0480-45 00 33 mobil. 070-384 76 74 sara.svensson@kalmar.se Kalmar kommun Kommunledningskontoret Box 611 391 26 Kalmar www.kalmar.se
Visitkort Visitkorten följer den grafiska profilen och alla medarbetare har identisk utformning på sina kort. Dessa beställs på Intranätet under A-Ö. Möjlighet finns att få engelsk variant på baksidan alternativt fakturaadress på baksidan.
E-postsignatur E-post som skickas från kommunen ska ha en tydlig och enhetlig utformning. De ska innehålla - Namn - Titel - Förvaltning - Telefonnummer - E-post - Adress - Webbadress Typsnitt: Arial Storlek: Namn 12p, övrigt 10 pt Färg: Svart Exempel på utseende Sara Svensson Informatör tfn. 0480-45 00 33 mobil. 070-384 76 74 sara.svensson@kalmar.se Kalmar kommun Kommunledningskontoret Box 611 391 26 Kalmar www.kalmar.se Brevpapper Alla brevpapper är utformade efter en standardmall som är anpassad efter EUs direktiv 2002. I all brevledes korrespondens är det viktigt att brevpappret används.
OH-presentationer Om du för kommunens räkning ska informera om kommunen eller om ett pågående projekt, ska mallen i PowerPoint användas. Tänk på att presentationerna är till för lyssnarna, inte minnesanteckningar för dig som föredragare. De ska vara läsvänliga, så brödtexten bör inte understiga 20 punkter. Skriv kortfattat och undvik rörliga bilder, eftersom de drar uppmärksamheten från dig.
Annonsering Annonsering är en stor del av kommunens grafiska profil. Annonsering ger information om olika händelser och om politiska beslut. För text i annons gäller samma regler som för övrigt tryck. Kommunvapnet med avsändande förvaltning/enhet ska tydligt framgå. Veckoannonsen Kalmar kommun samlar all annonsering till en dag i veckan. Att samla kungörelser, sammanträden, evenemang och annan information i en större annons varje vecka ger många fördelar. Till exempel ökad synlighet, mer professionell framtoning och framförallt en mer kostnadseffektiv annonsering. Informationsenheten hjälper dig med annonsen och tidningskontakterna.
Platsannonser Platsannonserna samordnas av personalenheten och publiceras varannan vecka. Kalmar kommun står liksom alla andra svenska kommuner inför ett mycket stort rekryteringsbehov. Och för att vara attraktiv behöver även en kommun tänka i termerna av varumärken och profilering.
Allmänna annonser Våra allmänna annonser ska tydligt spegla vem som är avsändare. Vapnet ska som alltid finnas med, typsnitt och färgskala ska följa profilen.
Trycksaker Kalmar kommuns logotyp ska enligt beslut i kommunfullmäktige alltid finnas med på all extern information från Kalmar kommun. Logotypen ska synas tydligt, om möjligt på framsidan.
Grafiska exempel
Informationspolicy 1. Information är ett ledningsansvar Kommunledning, förvaltningschefer och de verkställande direktörerna har det yttersta ansvaret för att informationen fungerar och kommunikation blir möjlig. Informationsfrågorna ska i första hand handläggas av de som ansvarar för det beslut informationen rör. För att nå ut på bästa och mest ekonomiska sätt kontakta förvaltningsinformatören eller kommunens informationsenhet. 2. Öppen, saklig och ärlig information All information från Kalmar kommun ska vara korrekt. Sanningen varar alltid längst. Den information vi ger ska också vara entydig och inte leda till osäkerhet och lösa spekulationer. 3.Aktiv information När vi har något viktigt att informera om ska vi göra det, både positiva och negativa nyheter. Vi ska själva ta initiativ till information och aktivt undersöka olika gruppers informationsbehov. 4. Information är en förutsättning för kommunikation Kalmar kommun har en självklar skyldighet att informera invånarna om rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Men det räcker inte med information. För att allmänhetens önskemål, krav och synpunkter på den kommunala verksamheten ska återföras till beslutsfattarna krävs kommunikation. Verksamheten kan då bättre anpassas efter invånarnas behov och kvaliteten blir därmed högre. 5.Vi ska informera inåt innan vi informerar utåt Information till de anställda är ett led i informationen till invånarna. Kalmar kommuns anställda måste vara väl informerade för att kunna svara på frågor och ge god service. Information och kommunikation hjälper de anställda att bli kunniga och känna ansvar för organisationens mål, syfte och verksamhet. Genom kunskap kan vi minska byråkratin och lösa olika frågor effektivare. Personalen måste känna till förändringar innan de får reda på det via massmedierna.
6. Satsa internt för att bli bra externt Medborgaren har en självklar rätt att få veta, att få upplysningar, vägledning och råd i frågor som rör kommunen. Alla anställda i Kalmar kommun har en given uppgift att besvara dessa frågor och ge information om våra verksamhetsområden. Ett utåtriktat arbetssätt bör präglas av: Vänligt bemötande Snabb handläggning Slippa bollas mellan olika förvaltningar Korrekt information i alla frågor Begripliga beslut och upplysningar 7. Rätt budskap i rätt tid, till rätt målgrupp via rätt media Informationen ska komma så tidigt som möjligt och är en viktig del i beslutsprocessen. Vid större och viktigare beslut är detta en förutsättning för en öppen dialog mellan kommunen och allmänheten. Om vi informerar i rätt tid har vi bättre chans att nå ut med våra budskap utan förvrängningar. Målgrupp och syfte med informationen avgör valet av medier. Personlig (muntlig) information bör om möjligt användas i första hand. Denna information behöver ofta kompletteras med tryckt information. Av praktiska skäl är ibland information via skrivelser och annat tryck det enda möjliga. Vid varje informationstillfälle ska lämplig och tillgänglig modern informationsteknik användas. 8. Enhetlig grafisk profil En enhetlig grafisk formgivning av kommunens annonser, trycksaker etc. bidrar till rätt profilering av kommunens verksamhet. Syftet med den grafiska profilen för Kalmar kommun är att ge kommunen med alla olika förvaltningar ett enhetligt ansikte utåt. De särskilda riktlinjer som kommunfullmäktige har beslutat om ska tillämpas. 9. Bra information är god ekonomi En bra informationsverksamhet är en god investering. Kostnaderna för utebliven information bör alltid beaktas. För all verksamhet måste informationsinsatser planeras och budgeteras från början för att kunna utformas rätt och komma vid rätt tidpunkt. Informationen blir då integrerad i verksamheten och ett aktivt stöd i arbetet. 10.Väl utformad kommunal information är en nödvändighet för att Kalmar ska kunna utvecklas till en allt bättre kommun, där allt fler invånare känner delaktighet och engagemang. Vår information blir aldrig bättre än den verksamhet vi har.
Vill du veta mer? Hjälp, stöd och svar på dina frågor får du hos Christina Karlberg, informationschef 0480-45 00 30 christina.karlberg@kalmar.se Sara Svensson, informatör 0480-45 00 33 sara.svensson@kalmar.se Lotta Mellstrand, informationsassistent 0480-45 00 43 lotta.mellstrand@kalmar.se