Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2011-03-22 LS-LED11-291 46 Gemensam upphandlingsverksamhet mellan landstingen i Västmanland och Sörmland samt reviderad inriktning för DUnämnden Arbetsutskottets förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar 1. godkänna reviderat reglemente och samarbetsavtal för DU-nämnden att gälla från och med 2011-05-01, 2. till DU-nämnden inrätta ett utskott för de båda landstingens upphandlingsverksamhet från och med 2011-07-01, 3. godkänna reglemente och samarbetsavtal för utskottet, 4. uppdra till respektive landstingsstyrelse att senast till fullmäktiges möte i juni 2011 återkomma med förslag om en för de bägge landstingen gemensam upphandlings- och inköpspolicy, samt 5. utvärdera den gemensamma upphandlingsorganisationen 2013. Ärendet Landstingen i Västmanland och Sörmland har sedan tidigare en gemensam nämnd för länssjukvård och service, DU-nämnden. Mellan landstingen har det under en tid förts diskussioner om att utveckla samarbetet till att också gälla inom upphandlingsområdet. Förutsättningarna har utretts av en arbetsgrupp med tjänstemän från vardera landsting. Arbetsgruppen har kartlagt tänkbara organisationsformer, vilket chefskap som är lämpligt, vilka policys och riktlinjer med mera som kan komma att behöva ensas samt också gjort en bedömning av möjliga ekonomiska effekter av ett utvecklat samarbete. En gemensam upphandlingsverksamhet förordas, den minskar sårbarheten och breddar kompetensen. Gemensamma upphandlingar ger på sikt också tidsvinster och minskad administration. Fortsättning Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tel 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 SID 1 (3)
Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2011-03-22 LS-LED11-291 forts 46 Den gemensamma upphandlingsverksamheten föreslås organiseras som ett upphandlingsutskott till befintlig gemensam nämnd mellan landstingen, DU-nämnden. Landstinget Sörmland är värdlandsting för DU-nämnden och blir detsamma för upphandlingsutskottet och därmed tillika arbetsgivare för den personal som kommer att finnas inom upphandlingsverksamheten. För upphandlingsutskottet har reglemente och samarbetsavtal tagits fram. Utskottet föreslås bestå av sex ledamöter som väljs av DU-nämnden. Förslag till en för landstingen gemensam inköps- och upphandlingspolicy kommer att arbetas fram inför bildandet av en gemensam upphandlingsverksamhet. Avsikten är att verksamheten i den gemensamma organisationen ska starta 2011-07-01. Övertagande av personal föreslås ske från samma datum. Arbetet i DU-nämnden har inriktats på att stimulera till samarbete och samverkanslösningar genom avtal, inte på organisatoriska samgåenden. De båda landstingsstyrelserna har också gemensamma sammanträden ett par gånger per år. Mot den bakgrunden föreslås att DU-nämndens uppdrag som beredande organ till de gemensamma styrelsesammanträdena förtydligas och att nämndens arbete i högre grad inriktas mot strategiska frågor kring utvecklingen av landstingens regionala samarbete. I linje med de reviderade uppgifterna föreslås att DU-nämnden fortsättningsvis benämns som Gemensam nämnd för samverkan mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland. Förslag till reviderat reglemente och samarbetsavtal redovisas, i vilka också utskottets verksamhet regleras. DU-nämnden och ett gemensamt styrelsemöte för de båda landstingen har med tillstyrkan överlämnat ärendet för behandling i respektive landstingsfullmäktige. Underlagen har reviderats med de justeringar som beslutats vid dessa möten. Beslutsunderlag - Tjänsteutlåtande den 14 mars 2011 - Rapport Upphandlingssamverkan mellan landstinget Sörmland och Västmanland, den 28 februari 2011 - Förslag på reglemente för DU-nämnden - Förslag på reviderat avtal DU-nämnd - Förslag på reglemente för upphandlingsutskott - Förslag på avtal för upphandlingsutskott - Personalfrågor - Organisationsskiss Fortsättning ORG NR 232100-0032 SID 2(3)
Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2011-03-22 LS-LED11-291 forts 46 Protokollsutdrag dokument till Landstingsfullmäktige Akten Protokollsutdrag dokument från fullmäktige till Landstinget Västmanland Landstingsdirektören Upphandlingschefen Landstingets styrdokumentation Akten ORG NR 232100-0032 SID 3(3)
Landstingsstyrelsen Tjänsteutlåtande HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Teemu Lehtimäki Upphandlingschef 2011-03-14 LS-LED11-291 Gemensam upphandlingsverksamhet mellan landstingen i Västmanland och Sörmland samt reviderad inriktning för DU-nämnden Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar 1. godkänna reviderat reglemente och samarbetsavtal för DU-nämnden att gälla från och med 2011-05-01, 2. till DU-nämnden inrätta ett utskott för de båda landstingens upphandlingsverksamhet från och med 2011-07-01, 3. godkänna reglemente och samarbetsavtal för utskottet, 4. uppdra till respektive landstingsstyrelse att senast till fullmäktiges möte i juni 2011 återkomma med förslag om en för de bägge landstingen gemensam upphandlings- och inköpspolicy, samt 5. utvärdera den gemensamma upphandlingsorganisationen 2013. Karin Welin Landstingsdirektör Ärendet Landstingen i Västmanland och Sörmland har sedan tidigare en gemensam nämnd för länssjukvård och service, DU-nämnden. Mellan landstingen har det under en tid förts diskussioner om att utveckla samarbetet till att också gälla inom upphandlingsområdet. Förutsättningarna har utretts av en arbetsgrupp med tjänstemän från vardera landsting. Arbetsgruppen har kartlagt tänkbara organisationsformer, vilket chefskap som är lämpligt, vilka policys och riktlinjer med mera som kan komma att behöva ensas samt också gjort en bedömning av möjliga ekonomiska effekter av ett utvecklat samarbete. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2011\(04) April\(1) Gemensam upphandling DU-landstingen\2 Tjut.doc Utskriftsdatum: 2011- SID 1(3) 04-01 14:12
En gemensam upphandlingsverksamhet förordas, den minskar sårbarheten och breddar kompetensen. Gemensamma upphandlingar ger på sikt också tidsvinster och minskad administration. Den gemensamma upphandlingsverksamheten föreslås organiseras som ett upphandlingsutskott till befintlig gemensam nämnd mellan landstingen, DU-nämnden. Landstinget Sörmland är värdlandsting för DU-nämnden och blir detsamma för upphandlingsutskottet och därmed tillika arbetsgivare för den personal som kommer att finnas inom upphandlingsverksamheten. För upphandlingsutskottet har reglemente och samarbetsavtal tagits fram. Utskottet föreslås bestå av sex ledamöter som väljs av DU-nämnden. Förslag till en för landstingen gemensam inköps- och upphandlingspolicy kommer att arbetas fram inför bildandet av en gemensam upphandlingsverksamhet. Avsikten är att verksamheten i den gemensamma organisationen ska starta 2011-07-01. Övertagande av personal föreslås ske från samma datum. Arbetet i DU-nämnden har inriktats på att stimulera till samarbete och samverkanslösningar genom avtal, inte på organisatoriska samgåenden. De båda landstingsstyrelserna har också gemensamma sammanträden ett par gånger per år. Mot den bakgrunden föreslås att DU-nämndens uppdrag som beredande organ till de gemensamma styrelsesammanträdena förtydligas och att nämndens arbete i högre grad inriktas mot strategiska frågor kring utvecklingen av landstingens regionala samarbete. I linje med de reviderade uppgifterna föreslås att DU-nämnden fortsättningsvis benämns som Gemensam nämnd för samverkan mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland. Förslag till reviderat reglemente och samarbetsavtal redovisas i vilka också utskottets verksamhet regleras. DU-nämnden och ett gemensamt styrelsemöte för de båda landstingen har med tillstyrkan överlämnat ärendet för behandling i respektive landstingsfullmäktige. Underlagen har reviderats med de justeringar som beslutats vid dessa möten. Bilaga 1. Rapport Upphandlingssamverkan mellan landstinget Sörmland och Västmanland, 2011-02-28 2. Förslag på reglemente för DU-nämnden 3. Förslag på reviderat avtal DU-nämnd 4. Förslag på reglemente för upphandlingsutskott 5. Förslag på avtal för upphandlingsutskott 6. Personalfrågor ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2011\(04) April\(1) Gemensam upphandling DU-landstingen\2 Tjut.doc Utskriftsdatum: 2011- SID 2(3) 04-01 14:12
7. Organisationsskiss Protokollsutdrag till Landstinget Västmanland Landstingsdirektören Upphandlingschefen Landstingets styrdokumentation Akten ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2011\(04) April\(1) Gemensam upphandling DU-landstingen\2 Tjut.doc Utskriftsdatum: 2011- SID 3(3) 04-01 14:12
Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki Rapport RAPPORT 2011-02-28 Upphandlingssamverkan mellan landstinget i Sörmland och Västmanland
Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki RAPPORT 2011-02-28 Innehållsförteckning 1. Förutsättningar och mål för en gemensam upphandlingsverksamhet... 2 1.1 Policyer och riktlinjer... 3 1.2 Affärsmässighet och kundnytta... 3 2. Organisation... 4 2.1 Upphandlingsutskott inom DU-nämnden.... 4 2.2 Ekonomi och bemanning... 4 2.3 Värdlandsting... 5 2.4 Personal... 5 2.5 Organisation... 6 3. Tidplan... 6 4. Hantering av beslut i upphandlingar... 6 Bilaga 1: Personalfrågor Bilaga 2: Organisationsskiss
Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki RAPPORT 2011-02-28 1. Förutsättningar och mål för en gemensam upphandlingsverksamhet Upphandlingsverksamheten spelar en betydande roll för landstingens ekonomi. Det sammanlagda upphandlingsvärdet för landstingen i Västmanland och Sörmland ligger på över 1 mdr per år. Alla varor och tjänster som köps måste upphandlas i konkurrens. De regler som gäller finns i Lagen om offentlig upphandling (LOU) och bygger på krav som gäller inom hela EU. Upphandlingsverksamheten är för närvarande stadd under stark utveckling. Det handlar bl a om anpassning till ny lagstiftning, säkra och utveckla kompetens och om att förenkla upphandlingsprocessen t ex genom ökat elektroniskt förfarande. Dessutom sätter den finansiella situationen ökat fokus på möjligheterna att förbättra kostnadskontrollen. Vid ett gemensamt möte 2009-08-19 med landstingsstyrelsen i Sörmland och landstingsstyrelsen i Västmanland beslutades att förutsättningarna för bildandet av en gemensam upphandlingsenhet skulle belysas. För att vara framgångsrik ska en sådan enhet ge: Direkta ekonomiska effekter i form av lägre anskaffningskostnader Bättre resursutnyttjande genom en konstruktiv fördelning av arbetsuppgifter Ökad kompetens Mindre sårbarhet Mer tid för affärsmässighet En effektiv kostnadskontroll förutsätter en kompetent och effektiv upphandlingsverksamhet. Syftet med en gemensam organisation är inte att minska antalet upphandlartjänster utan att använda befintliga resurser på ett optimalt sätt. En gemensam projektorganisation har arbetat med att belysa vad som krävs för att få till stånd ett framgångsrikt samarbete. 2
Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki RAPPORT 2011-02-28 En kartläggning inom de bägge landstingen visar att de flesta tillfrågade är positiva till en gemensam upphandlingsenhet. Erfarenheten från 4:e storstadsregionen där Norrköpings och Linköping kommuner bildat ett kommunalförbund, är att det kan vara problematiskt med delegationsreglerna och beslutsprocessen samt att en gemensam enhet ger minskad sårbarhet och utrymme för mer spetskompetens. En annan erfarenhet är att det tar tid innan man kan uppnå sortimentssamordning. 1.1 Policyer och riktlinjer Följande policies, riktlinjer och dokument har någon form av inverkan på upphandlingsarbetet och behöver på sikt ensas: Inköps- och upphandlingspolicy Investeringspolicy med tillhörande tillämpningsanvisningar Miljöpolicy och miljöprogram Investeringspolicy IT-Policy Finanspolicy Säkerhetspolicy Kvalitetspolicy En för de bägge landstingen gemensam Inköps- och upphandlingspolicy behöver vara klar vid ett bildande av en gemensam enhet. 1.2 Affärsmässighet och kundnytta En inventering av befintliga ramavtal samt investeringsäskanden för den kommande tvåårsperioden visar att det finns ett 20-tal områden där det skulle kunna vara möjligt att genomföra gemensamma upphandlingar. Det sammanlagda upphandlingsvärdet för de båda landstingen ligger på över 1 mdr. Kan man samordna 20 % och på den volymen spara 1-2 % skulle de ge en ekonomisk effekt på 2-4 mkr per år. Ovanstående tes är enkel att tillägna sig och givetvis finns det potential för direkta ekonomiska effekter i form av lägre anskaffningskostnader. Däremot ter sig inte verkligheten inte riktigt så enkel. Det finns områden där det pågår jämförelser såsom kost och inkontinenshjälpmedel där man ser andra resultat. Även omvärldskartläggningen pekar på att det tar tid att få ut direkta effekter i form av lägre anskaffningskostnader. 3
Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki RAPPORT 2011-02-28 Genom att hitta områden där man kan samverka över landstingsgränserna bör det bli tid över att arbeta med t ex utvecklingsfrågor alternativt lägga mer tid på varje upphandling/avtal i form av förstudier eller avtalsuppföljning. Bildandet en gemensam upphandlingsenhet ger ökad nytta för landstingens verksamheter och därmed också patienten. Det handlar om att på sikt minska deltagandet i referensgrupper och få lägre priser (dock finns risk för att det initialt kommer att bli ökat resande vid deltagande i referensgrupper). Minskad sårbarhet och ökad spetskompetens ger också ökad kund-/patientnytta. 2. Organisation 2.1 Upphandlingsutskott inom DU-nämnden. Den gemensamma upphandlingsverksamheten föreslås organiseras som ett Upphandlingsutskott till befintlig DU-nämnd med start 2011-07-01. Utskottet består av 3 ledamöter från respektive landsting. Detta innebär att Sörmland blir värdlandsting och tillika arbetsgivare för all personal som finns inom utskottets verksamhet. Inom Landstinget Västmanland föreslås att den organisatoriska tillhörigheten för två tjänster som inköpare flyttas från basenhet Försörjning till nya organisationen. Vad som i övrigt styr utskottets verksamhet framgår av förslag till reglemente och avtal. 2.2 Ekonomi och bemanning Nuvarande organisationers omsättning och bemanning skiljer avsevärt mellan Sörmland och Västmanland. Budgeterad bemanning för 2011 Sörmland Västmanland Upphandlingschef 1,0 1,0 (vakant) Administrativ sekreterare 1,5 1,0* (vik t o m 11-06-30) Upphandlare 8,0 6,0 Inköpare 5,5 2,0 (idag inom Logistik) Utrustningssekreterare 1,0 0,0 Summa 17,0 10,0 4
Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki RAPPORT 2011-02-28 * Tillfällig utökning under 1:a halvåret 2011 Upphandlingsenheten i Sörmland har för 2011 budgeterat sina kostnader till 10,32 mkr. Motsvarande siffra för Västmanland är 4,65 mkr (exklusive 2 inköpartjänster). Preliminära justerad budget 2011 (kkr) Sörmland Västmanland Personalkostnader 8 850 4 450 Hyra och städning 656 400 IT 326 300 Material 10 50 Övriga kostnader 470 560 Kapitalkostnader 13 40 Summa 10 325 5 800 För 2011 föreslås verksamheten finansieras via den samlande ersättningen från de bägge landstingen. Fr o m 2012 föreslås respektive landsting svara för att finansiera 50 % vardera av enhetens budget exklusive den del av kostnaderna som är kopplad till inköparna och utrustningssekreteraren. Fördelningen från 2012 blir då Sörmland 57,4 % och Västmanland 42,6 %. Sörmland kommer då under en övergångstid att få motsvarande mer service avseende inköp och utrustningssekreterare. När en samordning av dessa funktioner genomförts skall fördelningen vara 50% per landsting. 2.3 Värdlandsting Landstinget Sörmland blir värdlandsting för det nya utskottet. Det innebär att utskottet kommer att ha sitt säte i Sörmland. Dessutom kommer Sörmland att bli arbetsgivare för all personal som finns i utskottets verksamhet. Vad som i övrigt styr utskottets verksamhet framgår i förslag till reglemente och avtal. 2.4 Personal Utredningsarbetet inleddes med ett gemensamt seminarium där berörd personal från de båda landstingen deltog. Därefter har arbetet bedrivits i en arbetsgrupp med täta avstämningar med personalgrupperna. Information har vid flera tillfällen getts till personalorganisationerna. 5
Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki RAPPORT 2011-02-28 I den nya organisationen samlas befintlig personal vid Upphandlingsenheten i Sörmland och Upphandlingsservice i Västmanland. I Västmanland följer också två personer från Logistikenheten med till den gemensamma organisationen. Respektive landsting svarar för de eventuella kostnader som kan uppstå i samband med verksamhetsövergång av personal från Landstinget Västmanland till Landstinget Sörmland. All berörd personal inom Landstinget Västmanland kommer fr o m 1 juli 2011 att flyttas över till landstinget Sörmland. Den geografiska placeringen kommer inte att påverkas. Principer för hantering av personal- Bilaga frågor och bemanning framgår av bilaga 1. 2.5 Organisation Verksamheten leds en chef. Administrativa tjänster (ekonomi, HR, lön, IT m m) föreslås köpas/hyrs in från värdlandstinget. En Bilaga organisationsskiss redovisas i bilaga 2. 3. Tidplan Avsikten är att verksamheten i den gemensamma organisationen ska starta 2011-07-01. Information ges vid DU nämndens möte den 25 februari och på gemensamt LS den 1 mars. Respektive LS (5/4 Sörmland och 29/3 Västmanland) och LF (19/4 Sörmland och 20/4 Västmanland) behandlar sedan ärendet under april. Beslut om en för de bägge landstingen gemensam Upphandlings- och inköpspolicy kan sedan fattas på respektive LF i juni (15-16/6 i Sörmland och 21/6 i Västmanland). Övertagande av personal föreslås ske från 1 juli 2011. 4. Hantering av beslut i upphandlingar Beslutsgången i upphandlingar är formaliserad och beroende av olika regler i lagstiftning som berör dels sekretessfrågor, specificerade tidsramar samt kopplingar till överprövningsmöjligheter i domstol. Detta medför att beslutsgången i upphandlingar som kommer att hanteras i en 6
Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki RAPPORT 2011-02-28 gemensam enhet för de bägge landstingen måste vara klar och tydlig. Detta för att slippa onödiga juridiska och tidskrävande processer. I den nya organisationen föreslås det viktigaste beslutet ligger kvar på landstingen, nämligen att initiera upphandlingar. Upphandlingsverksamheten arbetar därefter, som man redan gör idag, på uppdrag av landstingen, där förfrågningsunderlag med kravspecifikationer tas fram i samråd mellan upphandlingsverksamheten och uppdragsgivaren. Sammanfattningsvis kan således besluten kring upphandlingar hanteras enligt nedanstående: Landstingen fattar beslut om att initiera en upphandling. Beslutet om att initiera en upphandling kan fattas med förbehåll om godkännande av förfrågningsunderlag innan annonsering. Upphandlingsverksamheten fattar, i samråd med uppdragsgivaren, tilldelningsbeslut och tecknar därefter upphandlingskontrakt. 7
1 (4) REGLEMENTE FÖR GEMENSAM NÄMND FÖR SAM- VERKAN MELLAN LANDSTINGET SÖRMLAND OCH LANDSTINGET VÄSTMANLAND, DU-nämnd Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland har inrättat en gemensam nämnd för samverkansfrågor, DU-nämnd. Till nämnden hör ett utskott för de båda landstingens upphandlingsverksamhet. Landstinget i Sörmland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i detta landstings organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan de samverkande landstingen ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. 1 Uppgifter DU-nämnden har följande uppgifter: Samverka i strategiska frågor kring utvecklingen av landstingens regionala samarbete Vara beredningsorgan för ärenden till de gemensamma styrelsesammanträdena med de båda landstingen Att stimulera till, och föreslå utveckling av samverkansområden mellan de båda landstingen Att stimulera till avtalssamverkan samt följa redan etablerad samverkan mellan landstingen. Utse ledamöter till DU-nämndens utskott för upphandlingsverksamhet Ytterligare uppgifter kan tillkomma efter beslut i respektive landsting. 2 Utskott för upphandlingsverksamhet DU-nämnden har ett utskott för de båda landstingens upphandlingsverksamhet. Verksamheten regleras i separat reglemente och avtal.
2 (4) 3 Sammansättning Nämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. De båda landstingen väljer vardera tre ledamöter och tre personliga ersättare från respektive landstingsstyrelse. Av kommunallagen följer att värdlandstinget ska välja en ordförande och vice ordförande. Parterna är överens om att ordförande nomineras från Landstinget Västmanland och att vice ordförande nomineras från Landstinget Sörmland. 4 Mandatperiod Ledamöterna jämte ersättare väljs om inte annat beslutas för fyra år, räknat fr.o.m. 1 januari året efter det år då val av landstingsfullmäktige ägt rum. Valen förrättas av det under valåret, i respektive landsting, nyvalda landstingsfullmäktige vid sammanträde senast i december månad. 5 Rätt till ersättning Ersättning till ledamöter och ersättare utbetalas av respektive landsting och enligt de regler som gäller i respektive landsting. 6 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från det landsting som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 7 Anmälan av förhinder En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat.
3 (4) 8 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsens ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast en vecka före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordförande bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. 9 Ersättare för ordföranden Är ordföranden och vice ordföranden förhindrade att närvara vid sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Är ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 10 Sammanträde Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträden ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det, eller om ordföranden anser att det behövs. 11 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Nämndens protokoll ska anslås på respektive landstings anslagstavla. Nämndens sekretariat har ansvar för att kontrollera när nämndens protokoll har anslagits på respektive anslagstavla.
4 (4) 12 Reservation Om en ledamot reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska detta göras skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet. 13 Delgivning Delgivning med nämnden sker med orföranden eller anställd som nämnden beslutar. 14 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne, vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 15 Beredning av ärenden Ordföranden ansvarar i samråd med vice ordföranden för beredning av ärenden till nämnden. 16 Revision och ansvarsfrihet Den gemensamma nämnden ska granskas av revisorer hos var och en av de samverkande parterna. Revisorerna kan samarbeta. Respektive part prövar frågan ansvarsfrihet för hela nämnden. 17 Redovisning av verksamheten Nämnden ska varje år i en årsberättelse redovisa sin verksamhet. Årsberättelsen ska delges respektive parts fullmäktige under första kvartalet efter verksamhetsåret. --------------------- Reglementet godkänt av: Landstinget Sörmland 2011-xx-xx xx Landstinget Västmanland 2011-xx-xx, xx
1(3) AVTAL FÖR GEMENSAM NÄMND FÖR SAMVERKAN MELLAN LANDSTINGET SÖRMLAND OCH LANDSTINGET VÄSTMANLAND, DU-nämnd Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland har inrättat en gemensam nämnd för samverkansfrågor, DU-nämnd. Till nämnden hör ett utskott för de båda landstingens upphandlingsverksamhet. Landstinget i Sörmland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i detta landstings organisation. 1 Uppgifter DU-nämnden har följande uppgifter: Samverka i strategiska frågor kring utvecklingen av landstingens regionala samarbete Vara beredningsorgan för ärenden till de gemensamma styrelsesammanträdena med de båda landstingen Att stimulera till, och föreslå utveckling av samverkansområden mellan de båda landstingen Att stimulera till avtalssamverkan samt följa redan etablerad samverkan mellan landstingen. Utse ledamöter till DU-nämndens utskott för upphandlingsverksamhet Ytterligare uppgifter kan tillkomma efter beslut i respektive landsting. 2 Utskott för upphandlingsverksamhet DU-nämnden har ett utskott för de båda landstingens upphandlingsverksamhet. Verksamheten regleras i separat reglemente och avtal. 3 Administration Landstinget Sörmland ansvarar för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt för planering och administration av den verksamhet nämnden har ansvaret för.
2(3) Kostnader för nämndens sekretariat skall delas lika mellan de samverkande landstingen. 4 Finansiering av verksamheter som bedrivs i nämndens regi Budget skall upprättas så att kostnader och intäkter balanseras. Värdlandstinget skall fastställa budgeten för den gemensamma nämndens verksamhet efter samråd med det övriga landstinget. Förslag till budget skall tillställas det övriga landstinget senast den 1 september året före verksamhetsåret varje år. 5 Insyn i nämnden Båda landstingen har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller nämndens verksamhet. Nämnden skall till respektive fullmäktige i de samverkande landstingen tertialvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. 6 Mandatperiod Mandatperioden skall vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det allmänna val till landstingsfullmäktige hållits i hela landet. 7 Sammansättning Nämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. De båda landstingen väljer vardera tre ledamöter och tre personliga ersättare från respektive landstingsstyrelse. Parterna är överens om att ordförande nomineras från Landstinget Västmanland och att vice ordförande nomineras från Landstinget Sörmland. 8 Omförhandling Om förutsättningarna för detta avtal väsentligt skulle ändras har varje landsting rätt att påkalla omförhandling av detta avtal. 9 Tvist Tvister angående tolkning och /eller tillämpningen av detta avtal, och övriga överenskommelser mellan de samverkande parterna, skall i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. För den händelse överenskommelse inte kan träffas skall tvister avgöras i allmän domstol.
3(3) 10 Avtalets giltighet Detta avtal gäller fr o m 2011-07-01 och tills vidare under förutsättning att fullmäktige i de båda landstingen har godkänt avtalet. Uppsägning skall äga rum senast 6 månader före avtalstidens utgång. Sker inte uppsägning är avtalet förlängt med fyra år varje gång. Vid ett upphörande av verksamheten i sin helhet eller om någon part vill frånträda avtalet skall särskilda förhandlingar ske mellan parterna angående formerna för detta samt angående den ekonomiska regleringen mellan parterna. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. För Landstinget Västmanland För Landstinget Sörmland 2011-2011- Landstingsstyrelsens ordförande Landstingsstyrelsens ordförande Landstingsdirektör Landstingsdirektör
REGLEMENTE FÖR DU-NÄMNDENS UTSKOTT FÖR UPPHANDLINGSVERKSAMHET MELLAN LANDSTINGET SÖRMLAND OCH LANDSTINGET VÄSTMANLAND 1 (6) Detta reglemente gäller för DU-nämndens utskott för upphandlingsverksamhet (nedan utskott) mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland. Landstinget i Sörmland är värdlandsting och den gemensamma DU-nämnden inklusive utskottet ingår i detta landstings organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente mellan de samverkande landstingen om samarbete kring upphandlingsverksamhet. 1 Uppgifter Utskottet ska ansvara för all upphandlings- och inköpsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden, för de båda landstingen. Landstingen fattar beslut om att initiera en upphandling. Beslutet om att initiera en upphandling kan fattas med förbehåll om godkännande av förfrågningsunderlag innan annonsering. Upphandlingsverksamheten fattar, i samråd med uppdragsgivaren, tilldelningsbeslut och tecknar därefter upphandlingskontrakt. Utskottet ansvarar för utformning och uppföljning av en för de bägge landstingen gemensam upphandlingspolicy. Utskottet ska verka för att stärka synsättet på upphandling som en strategiskt viktig funktion med uppgift att styra mot bättre affärer. Utskottet ska, i så stor utsträckning som möjligt, verka för sortimentssamordning. Utskottet ska utveckla rutiner och system som genom ett gemensamt agerande ger kostnadsmässiga, kvalitativa, affärsmässiga och administrativa fördelar som gagnar både upphandlingsverksamhet och kärnverksamhet. Utskottet ska själv eller genom ombud föra landstingens talan i mål och ärenden inom utskottets verksamhetsområde med undantag av frågor som rör förhållandet mellan landstinget som arbetsgivare och dess arbetstagare, Värdlandstinget har arbetsgivar- och ägaransvar.
2 (6) Det åligger och tillkommer utskottet dessutom att - utifrån av respektive landstingsfullmäktige fastställda övergripande mål utarbeta en plan och budget som anger riktlinjer för verksamhetens inriktning och utveckling och som överlämnas till de samverkande landstingen. - ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagar, avtal och bestämmelser, - kontinuerligt informera DU-nämnden om utvecklingen inom utskottets verksamhetsområde, - förvalta respektive landstings egendom, som disponeras för utskottets verksamhet i den mån förvaltningen inte uppdragits åt annan, 2 Sammansättning Utskottet består av 6 ledamöter som utses av DU-nämnden. Respektive landsting representeras med 3 ledamöter. 3 Mandatperiod Ledamöterna väljs om inte annat beslutas för fyra år, räknat fr.o.m. 1 januari året efter det år då val av landstingsfullmäktige ägt rum. 4 Ordförande Ordförande utses från värdlandstinget av DU-nämnden. 5 Rätt till ersättning Ersättning till ledamöter utbetalas av respektive landsting och enligt de regler som gäller i respektive landsting. 6 Sekreterare Utskottet utser sekreterare. Sekreteraren för utskottets protokoll, ombesörjer expedieringen av utskottets beslut och fullgör i övrigt de uppgifter som framgår av detta reglemente.
3 (6) 7 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsens ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas ledamöter samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast en vecka före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. 8 Sammanträde Utskottet sammanträder på dag, tid och plats som utskottet bestämmer. Utskottet får besluta i ärenden endast om det finns minst 4 tjänstgörande ledamöter. Bestämmelser om jäv finns i 6 kap 24-27 kommunallagen. 9 Justering och protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Utskottet kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan utskottet justerar den. Utskottets protokoll ska anslås på respektive landstings anslagstavla samt anmälas till DU-nämnden. Nämndens sekretariat har ansvar för att kontrollera när nämndens protokoll har anslagits på respektive anslagstavla. 10 Reservation Den som deltagit i avgörandet av ärende får anföra reservation mot beslutet. Reservationen ska anmälas innan sammanträdet avslutats. Om reservationen utvecklas närmare ska den vara skriftlig och lämnas senast när protokollet justeras. 11 Delgivning Delgivning med utskottet sker med ordföranden eller med anställd som utskottet beslutar.
4 (6) 12 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av utskottet ska undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av anställd som utskottet bestämmer. I övrigt bestämmer utskottet vem som ska underteckna handlingar. 13 Beredning av ärenden Utskottets ordförande ansvarar för beredning av ärenden till utskottet.. 14 Arkiv För vården av utskottets arkiv gäller arkivreglemente, som fastställs av värdlandstingets landstingsfullmäktige. 15 Revision och ansvarsfrihet DU-nämden med utskott ska granskas av revisorer hos var och en av de samverkande parterna. Revisorerna kan samarbeta. Respektive part prövar frågan om ansvarsfrihet för hela nämnden. 17 Redovisning av verksamheten Utskottet ska varje år i en årsberättelse redovisa sin verksamhet till DU-nämnden. Årsberättelsen fogas till DU-nämndens berättelse och delges respektive parts fullmäktige under första kvartalet efter verksamhetsåret. ---------------------------------------- Reglementet godkänt av: Landstinget Sörmland 2011-xx-xx xx Landstinget Västmanland 2011-xx-xx, xx
1(4) AVTAL FÖR DU-NÄMNDENS UTSKOTT FÖR UPP- HANDLINGSVERKSAMHET MELLAN LANDSTINGET SÖRMLAND OCH LANDSTINGET VÄSTMANLAND Landstinget i Sörmland (DLL) och Landstinget Västmanland (LTV) har träffat följande avtal beträffande det utskott för upphandlingsverksamhet mellan landstingen. Utskottet skall ansvara för all upphandlingsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden, inom de i nämnden ingående landstingen. För att uppnå de fördelar som eftersträvas är det av största vikt att respektive part lojalt och solidariskt följer det som överenskommits om i detta avtal, dvs att parterna förbinder sig att inte bedriva med utskottet konkurrerande verksamhet. 1 DU-Nämndens utskott för upphandlingsverksamhet Samverkan skall ske under ledning av ett utskott för upphandlingsverksamhet (nedan utskott) i en gemensam nämnd, DU-nämnden. Landstinget i Sörmland är värdlandsting och den gemensamma DU-nämnden inklusive utskottet ingår i detta landstings organisation. Utskottet består av 6 ledamöter som utses av DU-nämnden. Respektive landsting representeras med 3 ledamöter vardera. 2 Uppgifter Utskottet ska ansvara för all upphandlings- och inköpsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden, för de båda landstingen. Landstingen fattar beslut om att initiera en upphandling. Beslutet om att initiera en upphandling kan fattas med förbehåll om godkännande av förfrågningsunderlag innan annonsering. Upphandlingsverksamheten fattar, i samråd med uppdragsgivaren, tilldelningsbeslut och tecknar därefter upphandlingskontrakt. Utskottet ansvarar för utformning och uppföljning av en för de bägge landstingen gemensam upphandlingspolicy. Utskottet ska verka för att stärka synsättet på upphandling som en strategiskt viktig funktion med uppgift att styra mot bättre affärer.
2(4) Utskottet ska, i så stor utsträckning som möjligt, verka för sortimentssamordning. Utskottet ska utveckla rutiner och system som genom ett gemensamt agerande ger kostnadsmässiga, kvalitativa, affärsmässiga och administrativa fördelar som gagnar både upphandlingsverksamhet och kärnverksamhet. Utskottet ska själv eller genom ombud föra landstingens talan i mål och ärenden inom utskottets verksamhetsområde med undantag av frågor som rör förhållandet mellan landstinget som arbetsgivare och dess arbetstagare, Värdlandstinget har arbetsgivar- och ägaransvar. Det åligger och tillkommer utskottet dessutom att - utifrån av respektive landstingsfullmäktige fastställda övergripande mål utarbeta en plan och budget som anger riktlinjer för verksamhetens inriktning och utveckling och som överlämnas till de samverkande landstingen. - ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagar, avtal och bestämmelser, - kontinuerligt informera DU-nämnden om utvecklingen inom utskottets verksamhetsområde, - förvalta respektive landstings egendom, som disponeras för utskottets verksamhet i den mån förvaltningen inte uppdragits åt annan, 3 Finansiering Budget skall upprättas så att kostnader och intäkter balanseras. Värdlandstinget skall fastställa budgeten för utskottets verksamhet efter samråd med det övriga landstinget. Förslag till budget skall tillställas det övriga landstinget senast den 1 september året före verksamhetsåret varje år. För 2011 föreslås verksamheten finansieras via den samlande ersättningen från de bägge landstingen. Fr o m 2012 föreslås respektive landsting svara för att finansiera 50 % vardera av enhetens budget exklusive den del av kostnaderna som är kopplad till inköparna och utrustningssekreteraren. Fördelningen från 2012 blir då Sörmland 57,4 % och Västmanland 42,6 %. Sörmland kommer då under en övergångstid att få motsvarande mer service avseende inköp och utrustningssekreterare. När en samordning av dessa funktioner genomförts skall fördelningen vara 50% per landsting. Om över- eller underskott uppstår i bokslut regleras detta årligen genom överenskommelse mellan de samverkande parterna i utskottet.
3(4) Medelsförvaltning Landstinget Sörmland förvaltar utskottets medel. Landstinget Västmanland har rätt till löpande insyn i medelsförvaltningen. 4 Chef Värdlandstinget har arbetsgivar- och ägaransvar. Chef för upphandlingsverksamheten utses av Landstinget Sörmland i samråd med Landstinget Västmanland. 5 Försäkringar Landstinget Sörmland ansvarar för att erforderliga försäkringar tecknas för verksamheten som utförs i utskottet. 6 Administration Landstinget Sörmland skall ha ansvaret för beredning och verkställighet av utskottets beslut samt planera och administrera den verksamhet utskottet har ansvaret för. 7 Utvärdering av verksamheten Verksamheten skall utvärderas senast år 2013. Utvärderingen skall genomföras i så god tid att beslut hinner fattas om eventuell förändring av verksamheten inför valet 2014. Därefter utvärderas verksamheten när någon av parterna begär det. 8 Insyn i förvaltningen Samverkande part har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller utskottets verksamhet. 9 Särskilda villkor Detta samverkansavtal förutsätter för sin giltighet att det godkänts av landstingsfullmäktige i respektive landsting. 10 Övriga befogenheter Utskottet har befogenhet att, inom ramen för vad kommunallagen tillåter, åta sig upphandlingar för primärkommuner och andra externa organisationer. Utskottet har befogenhet att förhandla med andra landsting eller primärkommuner som önskar delta i samarbetet. Vidare har utskottet befogenhet att pröva och eventuellt föreslå att omfattningen av samarbetet utvidgas till andra områden än vad som regleras i detta avtal. Beslut om ytterligare parter i samarbetet eller att omfattningen av samarbetet skall utvidgas till andra områden skall fattas genom beslut i respektive landsting.
4(4) 11 Avtalstid Detta avtal gäller fr.o.m. 2011-07-01 och tills vidare under förutsättning att fullmäktige i de samverkande landstingen har godkänt avtalet. Vill någon av de samverkande parterna frånträda avtalet skall skriftligt meddelande om detta tillsändas övriga parter senast ett år före mandattidens utgång, annars förlängs avtalet med oförändrade villkor ytterligare en mandatperiod. För avtalets upphörande i sin helhet krävs likalydande beslut i respektive landstingsfullmäktige. Vid ett upphörande av verksamheten i sin helhet eller om någon part vill frånträda avtalet skall särskilda förhandlingar ske mellan parterna angående formerna för detta samt angående den ekonomiska regleringen mellan parterna. 12 Tvist Tvister angående tolkning och /eller tillämpningen av detta avtal, och övriga överenskommelser mellan de samverkande parterna, skall i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. För den händelse överenskommelse inte kan träffas skall tvister avgöras i allmän domstol. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. För Landstinget Västmanland För Landstinget Sörmland 2011-2011- Landstingsstyrelsens ordförande Landstingsstyrelsens ordförande Landstingsdirektör Landstingsdirektör
2011-01-07 Bilaga 1 Jan Hallberg/Teemu Lehtimäki Principer hantering av personalfrågorna och bemanning i samband med bildandet av ett gemensamt Upphandlingsutskott. Förutsättningar. Landstinget i Sörmland är värdlandsting och det gemensamma utskottet och ingår i detta landstings organisation. Det gemensamma utskottet är inte en egen juridisk person. Personal kommer formellt att vara anställd av Landstinget Sörmland. För personal som idag är anställda inom Landstinget Sörmland kommer denna förändring innebära en omorganisation som förhandlas enligt MBL 11. För personal som idag är anställda inom Landstinget Västmanland kommer förändringen innebära att LAS reglerna vid verksamhetsövergång ska gälla. Gemensam befattningskodning enligt AID Omfattning Gemensamma Upphandlingsutskottet kommer att ansvara för Upphandlings- och inköps verksamheten inom Landstingen i Sörmland och Västmanland. Nuvarande bemanning i Landstinget Sörmland är x personer (x,x heltidstjänster) och i Landstinget Västmanland y personer (y,y heltidstjänster). LTV produktionskök, cafeterior och restaurang, är 54 personer (51,3 årsarbetare). Ingen förändring i bemanning planeras i och med bildandet av ett gemensamt utskott. Allmänna anställningsvillkor Kollektivavtal som ska gälla är AB LAS I övrigt gällande avtal och policy/riktlinjer för Landstinget Sörmland Inventering av gällande förmåner inom Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland bifogas.
Förvaltningschef Inköp Samordnare Västmanland Samordnare Sörmland Samordnare