Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag

TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(3) Datum 2015-01-30 Annelie Wiker 0550-85899 Annelie.Wiker@kristinehamn.se Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag Sammanfattning Kristinehamns kommun startade upp projekt Medborgardialog vintern 2012, ett projekt som avslutades med Slutrapport Projekt Medborgardialog (2013-09-05). Demokrati- och Framtidsgruppen (DFG) fick i uppdrag att se över formerna för det fortsatta arbetet med medborgardialog. Demokrati- och framtidsgruppens lämnade sitt yttrande 2013-12-16 och föreslår att någon form av förslagslåda utreds som alternativ till medborgarförslag. Kansliavdelningen gavs i uppdrag att se över formerna för hur en förslagslåda kan vara ett alternativ för att ersätta medborgarförslag. Kommunstyrelsen beslutade (2014-05-06) att inrätta medborgardialog som en permanent och given del i besluts- och styrprocessen i Kristinehamns kommun. Samtidigt antogs Förslag till Principer för Medborgardialog daterat 2014-04-07. I rapporten Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag 2015-01-30 redovisas tre alternativ till medborgarförslag. Enkelheten, den demokratiska vinsten och måluppfyllelse talar för att e-förslag är det som ska ersätta medborgarförslagen enligt rapporten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-01-30 Rapport Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag 2015-01-30 Slutrapport Projekt medborgardialog 2013-09-05 Tjänsteskrivelse 2014-03-19 Förslag till principer för medborgardialog i Kristinehamn 2014-04-07 KS 106 2014-05-06 c:\users\vala8605\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.ie5\0ovt3h67\tjänsteskrivelse e-förslag.docx KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-382 52 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868

2 Ärendet I slutrapport Projekt Medborgardialog 2013-09-05 föreslås att möjligheten att lämna medborgarförslag ersätts med införandet av e-petitioner (här kallat e- förslag). Det förslaget motsätter sig DFG i sitt yttrande 2013. Istället ges Kansliavdelningen i uppdrag att se över formerna för hur en förslagslåda kan fungera som ett alternativ för att ersätta medborgarförslag. Förslagslåda DFG anser att någon form av förslagslåda är det som ska ersätta Medborgarförslag och föreslår att en grupp av förtroendevalda och tjänstepersoner ska hantera inkomna förslag. Ett annat alternativ till förslagslåda är att ersätta gruppen av förtroendevalda och tjänstepersoner med ett mer avancerat IT-verktyg som direkt vid webbformuläret sorterar förslagen i områden/ämnen. Respektive nämndsekreterare blir sedan den som har mandat att sortera förslagen till politisk beredning eller direkt till tjänsteperson på förvaltning. E-förslag Ett e-förslag är en kort fråga, önskan om åtgärd eller information från en invånare till kommunen. Inkomna e-förslag administreras av en moderator som lägger ut förslaget på kommunens hemsida, där sedan andra invånare kan stödja förslaget genom att signera det. I Kristinehamns kommun föreslås en gräns på tjugo namnunderskrifter för att förslaget ska gå vidare för politisk beredning. Moderatorn är också viktig för att säkerställa återkopplingen till förslagsställaren och att ärendet behandlas i rätt instans. Ett system för e-förslag är ett enkelt och direkt sätt att erbjuda medborgarna en ingång till hjärtat av den demokratiska processen där de kan ta upp frågor som är viktiga för dem. E-förslag är en metod för att engagera medborgarna på ett enkelt sätt som komplement till andra dialogmetoder. Förslag som avvisas kan med fördel publiceras under avvisade förslag med tydlig motivering varför förslaget inte kan tas upp. E-förslag kan också lämnas på papper eller via e-post. Moderatorn skriver då in förslaget på webben så att det blir möjligt att samla namnunderskrifter även där. Ett e-förslag ligger öppet i 60 dagar för att samla namnunderskrifter. Återkopplingen till förslagsställaren är a och o. Kommunens demokratisstrateg ansvarar för utvärdering och uppföljning. Summering och förslag avseende Medborgarförslag, förslagslåda och e- förslag När det gäller förslagslådan har kontakt tagits med SKL:s nätverk för medborgardialog och där har man ingen erfarenhet av den här typen av hantering av synpunkter och åsikter från medborgarna. Det finns ingen transparens i en sådan hantering och den riskerar att bli ineffektiv och uppfattas som en försämring mot möjligheten att lämna medborgarförslag, då alla förslag inte per automatik hamnar hos politiken. Enkelheten, den demokratiska vinsten och måluppfyllelse talar för att e-förslag är det som ska ersätta medborgaförslagen. E-förslag är ett modernt och transparent verktyg i arbetet med att öka kommuninvånarnas delaktighet i den demokratiska processen. E-förslag är en enkel metod som är lätt för invånarna

3 att hantera och då det hanteras genom webben ökar chansen att nå nya grupper av invånare. En djupare genomgång av de olika förslagen bifogas rapporten Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag 2015-01-30. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: - kommunledningsförvaltningen inför e-förslag enligt ovanstående beskrivning - att avskaffa möjligheten för invånarna i Kristinehamns kommun att lämna medborgarförslag när e-förslag införs - avsätta 110 000 kr som en engångskostnad för att införa e-förslag, samt därefter avsätta driftskostnader för e-tjänsten, ca 36 000 kr/år Peter Eskebrink Kanslichef Annelie Wiker Jämställdhet- och demokratistrateg

Sida 1(10) Kommunledningsförvaltningen Annelie Wiker 0550-85899 Annelie.Wiker@kristinehamn.se Datum 2015-01-30 Medborgarförslag, förslagslåda och e-förslag c:\users\vala8605\appdata\local\microsoft\windows\temporary internet files\content.ie5\1oo3tsus\hantering av medborgaförslag i mall.docx Kristinehamns kommun Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-382 52 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868

2 Medborgarförslag och synpunktshantering i Kristinehamns kommun förslag på förändring Bakgrund Demokrati- och framtidsgruppen (DFG) har i ett yttrande (2013-12-16) angående remiss på Framtida Medborgardialog i Kristinehamns kommun kommit med synpunkter om hanteringen av medborgarförslag. DFG anser att medborgarförslagen bör ersättas med ett mer lätthanterligt verktyg, en Förslagslåda, då medborgarförslagen innebär onödig byråkrati med lång handläggningstid som följd. Dessutom har flertalet av de medborgarförslag som lämnas in karaktären av synpunkter och skulle kunna besvaras snabbare än vad som nu är fallet. Medborgarförslag regleras inom kommunallagen som ställer krav på hur dessa ska hanteras och därför finns inget utrymme för en smidigare behandling av inkomna medborgarförslag. DFG anser att det ska vara möjligt att lämna förslag till en förslagslåda både skriftligt och på webben. Målet är en mer lättillgänglig demokrati. I slutrapporten av projekt medborgardialog föreslås att medborgarförslagen ersätts med införandet av e-petitioner; något som DFG motsätter sig, då de menar att man vill möjliggöra för den enskilde att lämna egna förslag. Kommunstyrelsen beslutade 2014-05-06 att uppdra till kansliavdelningen att se över formerna för hur en sådan Förslagslåda kan se ut och även verka för en möjlig integrering med den synpunktshantering som informationsenheten tillhandahåller. Ursprungstanken när Projekt Medborgardialog startade år 2012 var att en synpunktshantering skulle startas upp parallellt med medborgarförslagen, men bland annat på grund av IT-tekniska skäl blev så inte fallet. Idag ingår Kristinehamn i ett värmländskt samarbete som ger kommunen tillgång till en rad e-tjänster, men som inte stödjer den här formen av Förslagslåda.

3 Hantering av inkomna synpunkter i Förslagslådan Demokrati och framtidsgruppen (DFG) föreslår att en grupp av förtroendevalda och tjänstemän ska hantera inkomna förslag i denna Förslagslåda. Den gruppen ska ha mandat att avgöra hur förslagen ska hanteras, om politiska beslut krävs för frågan, eller om förslaget kan hanteras av tjänsteperson på förvaltningsnivå. DFG:s mening är också att det ska vara möjligt att lämna förslag både skriftligen och via webben. Målet är en mer lättillgänglig demokrati och att de förslag som kommer in ska hanteras och besvaras snabbare. Den här formen av synpunktshantering, i en Förslagslåda, ska ersätta medborgarförslag. Dock understryks vikten av att förslagen behandlas och att svar på förslagen ges. Genom att gruppen som är kopplade till Förslagslådan består av både förtroendevalda och tjänstemän, med mandat att hantera inkomna förslag, kan den här formen av synpunktshantering i en Förslagslåda, bli ett smidigare sätt för invånarna att påverka och för kommunen att hantera och administrera synpunkter och förslag. Invånarna ska uppmuntras att använda ett webbformulär för att skicka in sina förslag och synpunkter till Förslagslådan, men det ska även gå att skicka vanlig e-post, brev eller ringa in sina förslag och synpunkter. Felanmälan och eventuella överklaganden behandlas inte här, utan hänvisas till särskilt angivna formulär. Problem och alternativa lösningar Hur det praktiskt ska fungera för en sådan grupp att träffas tillräckligt ofta och regelbundet, så att Förslagslådan verkligen blir ett snabbare och smidigare sätt att hantera synpunkter på, kan bli en utmaning. Risken är snarare att det blir ineffektivt tidsmässigt och dyrt. Ett alternativ till att tillsätta en grupp för att hantera Förslagslådan, är att ersätta gruppen med ett mer avancerat IT-verktyg som direkt vid webbformuläret sorterar förslagen i områden/ämnen. Dessa områden/ämnen är i sin tur är kopplade till respektive nämnds sekreterare, som då har mandat att avgöra om förslaget/synpunkten kräver politisk behandling, eller kan lämnas vidare till ansvarig tjänsteperson på förvaltningen direkt. Inför varje nämndmöte redovisas en sammanställning av inkomna synpunkter och förslag som gått direkt till förvaltningen, vilket ger politikerna insyn i invånarnas funderingar och även möjlighet att gå vidare med ärenden politiskt.

4 Det värmländska e-samarbete som Kristinehamns kommun ingår i, tillhandahåller inte den möjligheten som någon av de varianterna av Förslagslåda kräver, utan då krävs en annan IT-lösning. Riktlinjer för en utökad synpunktshantering Om en Förslagslåda ska ersätta medborgarförslagen bör man titta på handläggningen av de förslag som inkommer. Hanteringen av medborgarförslag regleras av kommunallagen men en sådan reglering innefattar inte en Förslagslåda och för att den föreslagna förändringen inte ska uppfattas som en försämring, bör tydliga riktlinjer och rutiner tas fram för hur dessa ska behandlas och hur lång tid ett ärende får ta. Det kan handla om hur lång tid det får ta att besvara ett ärende, hur svar ska publiceras och hur kommunen hanterar synpunkter och frågor som inkommer på annat sätt än det formulär som finns att tillgå på webben. E-petitioner som Förslagslåda Flera kommuner, till exempel Malmö, Östersund och Haparanda, erbjuder idag sina kommuninnevånare möjligheten att lämna in förslag via Internet och en särskild mall, så kallad e-petition. En e-petition eller ett e-förslag (i den fortsatta texten används benämningen e-förslag) är en kort fråga, önskan om åtgärd eller information från en invånare till kommunen. Förslaget läggs ut på hemsidan och andra invånare kan stödja förslaget genom att signera det. Enligt SKL är e-förslag kanske en av de enklaste demokratiska metoderna som finns tillgängliga idag och ger möjlighet för fler människor att engagera sig mellan valen. E-förslag ger också de förtroendevalda en ökad kunskap om vad som engagerar invånarna, utan att förändra deras roll som politiker. E-förslag kan tas emot via brev och telefon, men enkelheten i förslagen gör det till ett verktyg speciellt lämpat för att använda via internet. Kommer ett förslag via brev eller telefon, bör dessa läggas in i systemet och bli synliga via hemsidan. E-förslag ger kommunen nya möjligheter att få kunskap om informella diskussioner och debatter som rör den offentliga verksamheten och som pågår i sociala medier. Kommunen erbjuder då en officiell kanal på den egna hemsidan. Med ett politiskt åtagande kan man dessutom ge möjlighet till att e-förslag lyfts in i den politiska processen. Vilka förslag som ska hamna där bestämmer kommunen själv. Lika så om det ska krävas

5 ett visst antal underskrifter för att ett förslag ska behandlas politiskt, eller ej. Kommunen bestämmer själv vad man ska kalla den här möjligheten att lämna förslag, till exempel Förslagslåda. Vad vill vi uppnå med e-förslag? Utgångspunkten är att stärka kommunen som demokratiaktör, där medborgardialog är en riktning som Kristinehamns kommun har valt, och där e-förslag kan vara en metod att utveckla den dialogen. Genom medborgardialog gör kommunen klart att man vill ha invånarnas åsikter och att deras kompetens och kunskap skapar ett mervärde för kommunen. Det krävs också att förtroendevalda, invånare och tjänstepersoner arbetar tillsammans för att utveckla det lokala samhället och skapa det goda samhället. Dock krävs det nya förändrade metoder för att möta moderna människors engagemang. Teknikutvecklingen har tagit jättekliv och utbildningsnivån på invånarna ökar. Människor väljer nya sätt att engagera sig och nya sätt att informera sig på och det kräver nya metoder för att skapa delaktighet och engagemang för att värna om den demokrati som byggts upp i landet och kommunen. Mål och syfte med e-förslag Kommunen vill ta del av invånarnas förslag och synpunkter, samtidigt som man vill ha en enklare hantering än den som är runt medborgarförslag. Målet med ett införande av e-förslag är att få fler människor delaktiga i utvecklingen av samhället och att motverka ett demokratiskt underskott. Det är också ett sätt för kommunen att effektivisera verksamheten och öka kvaliteten där invånarna kan bidra med sina kunskaper om kommunen. SKL har definierat ett antal övergripande syften och mål med e-förslag, för att inspirera kommuner och landsting att använda metoden: Förtroendevalda får en ökad kunskap om aktuella frågor i lokalsamhället Stärker det representativa systemet ökar inflödet av idéer till den politiska dagordningen Stärker medborgarnas samhällsintresse med ökad delaktighet i utvecklingen Kommunen öppnar upp för medborgarna genom att skapa en officiell kanal

6 Stärker demokratin genom ökad förståelse för de demokratiska processerna Effektivare verksamhet och ökad kvalitet Nå grupper vi i vanliga fall inte når Ur ett medborgarperspektiv kan ett övergripande mål för arbetet beskrivas som att medborgarna får en god demokratisk erfarenhet, med en ökad förståelse för händelser och fördelar som uppnås genom att delta. Man kanske inte får precis det man velat, men har en förståelse för resultatet och man får en chans att möta andra medborgare och tillsammans påverka utvecklingen av samhället man lever i. Metodens styrka för att vara en framgångsrik metod för den demokratiska processen i ett representativt system är dess enkelhet. E-förslag är en idé som ett antal personer stödjer eller ej. Det är inte det slutgiltiga förslaget eller beslutet, utan skall ses som en startpunkt som ger medborgarna möjlighet att komma med förslag och nya idéer och lyfta intressen som inflöde till den politiska dagordningen som stöd till det representativa systemet. Det skapar en upplevelse av att man kan agera direkt och uttrycka sina synpunkter som nu saknas i den kommunala demokratiska processen. Fördelar med e-förslag E-förslag är en enkel metod som är lätt för medborgarna att förstå och hantera. E-förslag är genom sin enkelhet en bra metod att starta med för att öka det lokala engagemanget. E-förslag hanteras genom Internet och är en metod som gör att man kan nå nya grupper av medborgare som man annars inte når. Effektiva system för e-förslag utlovar respons och på så sätt främjar positivt beteende. Alla, både medborgare, den som lämnat e-förslag, politiker och tjänstepersoner, kan följa e-förslagets gång. Metoden bygger på öppenhet och transparens. Det är lätt att signera ett e-förslag, det behövs inga särskilda kunskaper för detta. E-verktyg för förslagen kan anpassas för olika storlekar på organisationer och gör det därför möjligt att använda såväl för små

7 kommuner och för stora kommuner och landsting. E-förslag ger förtroendevalda möjlighet att bli mer synlig för medborgarna och de förtroendevalda har en viktig roll att spela när man inför e-förslag. Kommunen och landstinget har möjlighet att fortsätta att hålla kontakt med dem som signerat e-förslaget och får på så sätt möjlighet att nå fler medborgare som visat engagemang. Ett system för e-förslag är ett enkelt och direkt sätt att erbjuda medborgarna en ingång till hjärtat av den demokratiska processen där de kan ta upp frågor som är viktiga för dem istället för att vänta på att förtroendevalda eller formella samråd ska efterfråga dem i förväg faststädda frågor. E-förslag är en metod för att engagera medborgarna på ett enkelt sätt som komplement till andra dialogmetoder. E-förslag har ett utifrån och in perspektiv, här står det förslagsställaren fritt att lämna vilket förslag som helst och ett e-förslag som får många underskrifter ger uttryck för vad flera medborgare/invånare ser som viktigt. E-förslag i praktiken Vem ska få lämna e-förslag i Kristinehamns kommun? Alla som vill lämna förslag som utvecklar kommunen, ska vara välkomna att göra det, oavsett om man är kommuninvånare eller på tillfälligt besök. Däremot ska du vara folkbokförd i Kristinehamns kommun för att ha möjlighet att skriva under ett e-förslag. Det ska inte finnas någon åldersgräns för att få lämna e-förslag, eller för att skriva under, då förhoppningen är att öka andelen unga som väljer att göra sin röst hörd. Inkomna e-förslag administreras av en moderator för att säkerställa återkopplingen till förslagsställaren och att ärendet behandlas i rätt instans. En moderator kan bedöma om e-förslaget tar upp en fråga som kommunen har att hantera. Ligger förslaget utanför kommunens kompetensområde är det moderatorns uppgift att kontakt förslagsställaren och informera om att förslaget bör skickas till annan instans och även erbjuda hjälp med det. Förslag som avvisas kan med fördel publiceras under avvisade förslag med tydlig motivering varför förslaget inte kan tas upp. Det kan också vara så att ett förslag som kommer in rör ett område där det nyligen har fattats ett politiskt beslut, som gäller för flera år framöver. Genom kontakt med

8 moderatorn kan förslagsställaren själv få avgöra om förslaget ska publiceras ändå. Kanske har e-förslaget karaktären av en synpunkt eller felanmälan? Moderatorn kan då kontakta förslagsställaren och kontrollera om det är okej att skicka det vidare till rätt förvaltning för handläggning. Moderatorn är också behjälplig i formuleringen av e-förslag, samt när ett e-förslag har samlat tillräckligt många namnunderskrifter, se till att förslaget hamnar i rätt organisation. Moderatorn informerar förslagsställaren om eventuellt beslut eller svar som ges efter det att förslaget har behandlats i den politiska organisationen. Hur många signaturer som behövs för att förslaget ska behandlas i nämnd, styrelse eller kommunfullmäktige, måste beslutas och för Kristinehamns kommun föreslås en gräns på 20 namnunderskrifter. Finns ingen gräns kan en lista på inkomna förslag till kommunfullmäktige som då kan fatta beslut om något förslag ska diskutaeras vidare. En annan lösning är att lämna det öppet för de förtroendevalda att själva fånga upp intressanta e- förslag som de kan lyfta in i politiken. E-förslag kan också lämnas på papper eller via e-post. Moderatorn skriver då in förslaget på webben så att det blir möjligt att samla namnunderskrifter även där. Ett e-förslag ligger öppet i 60 dagar för att samla namnunderskrifter. Återkopplingen till förslagsställaren är a och o. Kommunens Demokratisstrateg ansvarar för utvärdering och uppföljning. E-förslag är också billigare att administrera än medborgarförslag. Enligt beräkningar från SKL kostar ett medborgarförslag ca 10 000 kr att administrera. Då får man beakta att alla förslag som kommer in som medborgaförslag, måste hanteras därefter. Inför man istället e-förslag kan moderatorn se till att synpunkter och andra ärenden hamnar i rätt kanaler. Alla e-förslag blir inte en fråga för politisk beredning. Enligt offerter som tagits in kostar det ca 100 000 kr att införa e-petitioner och sedan en engångskostnad på 2500-3000 kr/månad för att få tillgång till verktyget som tillhandahåller e-tjänsten. Tillkommer administrativa kostnader för de e- förslag som får tillräckligt många namnunderskrifter och går vidare till kommunfullmäktige.

9 Övergripande mål för Kristinehamns kommun Kommunfullmäktiges Mål 1 Invånarna ska känna att de har inflytande och Kommunstyrelsens mål Underlätta för invånarna till inflytande på lokala beslut är kommunens övergripande mål som rör demokratiska frågor som delaktighet och inflytande. Införandet av e-förslag kan vara ett bra och lättillgängligt verktyg för att uppnå de uppsatta målen. I den Barn- och ungdomsplan som är under beredning föreslås en mer lättillgänglig Medborgardialog av typ sms-panel eller liknande. Införande av e-förslag kan vara den lättillgängliga formen av Medborgardialog som efterfrågas. Argumentet för att införa en mer lättillgänglig form är att minska avståndet mellan kommunen och invånare och då framför allt ungdomar. Slutsats I slutrapporten av projekt medborgardialog föreslås att medborgarförslagen ersätts med införandet av e-petitioner (i rapporten benämnt e-förslag); något som DFG motsätter sig, då de menar att man vill möjliggöra för den enskilde att lämna egna förslag. Möjligen föreligger en för snäv tolkning av vad e- förslag innebär när DFG gör den bedömningen. Enkelheten, den demokratiska vinsten och måluppfyllelse talar för att e- förslag är det som ska ersätta medborgarförslagen. Det finns inget som hindrar att kommunen bestämmer att den enskilde invånarens förslag ska behandlas politiskt, eller att det ska krävas ett visst antal underskrifter för att ett förslaget ska gå vidare politiskt. Det står också den enskilde politikern eller partigrupper fritt att inspireras och gå vidare med alla e-förslag även om det har satts ett krav på x-antal underskrifter. Ett eventuellt underskriftskrav talar bara om att förslaget måste genomgå en politisk beredning, inte att andra förslag inte får bli politik. Alla tre förslag som redovisas i den här rapporten kräver att resurser tillförs. I den första varianten på Förslagslåda krävs resurser i form av politiker och tjänstepersoner, som ska beredas möjlighet att regelbundet och med ett inte allt för långt tidsintervall, träffas för att handlägga inkomna synpunkter och förslag. Gruppen ska också ha mandat att avgöra om det är politiken eller tjänsteperson som ska hantera ärendet. Politiker utanför den här gruppen kommer inte att få ta del av kommuninvånarnas förslag och synpunkter som inte hamnar hos politiken, vilket gör att man kanske missar när

10 kommuninvånarna signalerar om viktiga åsikter. Det finns heller inget i den här varianten som gör det möjligt för andra invånare att se och ta del av förslag som inkommer Förslagslådan. En kontakt har tagits med SKLs nätverk för Medborgardialog och där har man ingen vetskap om någon kommun som har den här formen av Förslagslåda. Den andra varianten av Förslagslåda kräver först och främst en ny ITlösning. Inte heller denna variant har transparens inbyggt i systemet som möjliggör för andra att se och ta del av inkomna förslag. SKL har ingen vetskap om andra kommuner som har den här formen av Förslagslåda. Även e-förslag kräver en annan IT-lösning, men här har SKL stor erfarenhet av arbetet med att införa och tillhandahålla e-förslag och erbjuder kompetensstöd till kommunen. Kristinehamns kommun ingår också i SKLs nätverk runt Medborgardialog där e-förslag är en del. E-förslag är ett modernt och transparent verktyg i arbetet med att öka kommuninvånarnas delaktighet i den demokratiska processen. E-förlag är en enkel metod som är lätt för invånarna att hantera och då det hanteras genom webben ökar chansen att nå nya grupper av invånare.