KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Datum 2017-01-23 Handläggare Nämndsekreterare Irene Persson Omsorgsförvaltningen Administration och utveckling 0451-26 87 02 irene.persson@hassleholm.se Sammanträde: Omsorgsnämnden Tid: Tisdagen 2017-01-31 kl 13.00 Plats: Högalid storstugan Ledamot som ej kan delta skall meddela nämndsekreteraren Föredragningslista 1. Justering, förslag: Margaretha Lindquist Informations/redovisningsärende 2. Kl. 14:15 Utdelning av kvalitetspriset Ekonomi/verksamhetsärende 3. Hemtjänst brukarundersökning 2016 4. Särskilt boende brukarundersökning 2016 5. Intern kontroll, granskningsrapport 2016, risk- och väsentlighetsanalys 2017, intern kontrollplan 2017 6. Ej verkställda beslut per den 31 december 2016 7. Dagverksamhet för dementa, uppföljning av samlokaliseringen på Lyckåsa 8. Överenskommelse om samarbete mellan socialnämnden och omsorgsnämnden 9. Ersättningsnivå valfrihet i hemtjänsten 2017 10. Ersättningsnivå vid vistelse i annan kommun 2017 11. Revidering av dokumenthanteringsplan 12. Redovisning av åtgärder för att minska antalet timvikarier 13. Redovisning av delegeringsbeslut (förteckning finns i pärm på sammanträdet) Bistånd enligt SoL 4 kap 1 2016-12-01 2016-12-31 a. Beslut Bifall Avslag Avlösning 4 0 Kontaktperson 4 2 Boendestöd 7 0 Bostad med särskild service 0 1 Dagverksamhet 1 0 Dagverksamhet psykiskt fh 3 0 Hemtjänst 98 2 Korttid 33 0 Matdistribution 56 0 Omsorgsförvaltningen/Administration och utveckling/kanslienheten Postadress/Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 281 52 Hässleholm Telefon: 0451-26 70 00 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(2) Särskilt Boende 10 3 Trygghetslarm 77 0 LSS insatser Delavslag Bifall Avslag LSS-insatser 9 2:10 0 30 3 b. Anställningar omr ÄO: 161118 170118, omr FSS 161130 170119 c. underlag för avskrivning av utestående fordringar 161128, 161215, 161230. d. Jämkning vid dubbla boendekostnader d. verksamhetsuppföljningar samt redovisning Lex Sarah och Lex Maria. 14. För kännedom 1. Antal icke verkställda beslut/köpta platser 2. Handlingsplan efter genomlysning 3. Klagomål inom gruppbostad FSS 4. Sammanträdesprotokoll HÖS 5. Arbetsutskottets protokoll 2017-01-17 15. Aktuellt i verksamheten 16. Ev tillkommande ärende Christer Welinder (S) Ordförande Iréne Persson Nämndsekreterare Frågor som önskas besvarade på nämndens sammanträde ska vara inlämnade till sekreteraren muntligt (telefon 26 87 02), eller skriftligt (även via e-post irene.persson@hassleholm.se) senast på förmiddagen måndagen 2017-01-30
TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Datum Diarienummer 2017-01-10 2017/8 739 Handläggare Verksamhetschef Ordinärt boende Ingela Nilsson Omsorgsförvaltningen Förvaltningsstaben 0451-26 74 13 ingela.s.nilsson@hassleholm.se Till Omsorgsnämnden/ Omsorgsnämndens arbetsutskott Hemtjänst, brukarundersökning 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår Omsorgsnämnden att besluta följande: Omsorgsnämnden tackar för informationen och ger verksamhetschef i uppdrag att arbeta vidare med förbättringsområden. Sammanfattning Äldreguiden är en årlig enkätundersökning via Socialstyrelsen som presenterar information om äldreboenden och hemtjänstutförare i hela Sverige. I år har socialstyrelsen valt att analysera resultaten utifrån tre utsatta grupper. Det är de som svarat att de har svåra besvär av ängslan, oro eller ångest, de som säger sig ofta besväras av ensamhet och de som känner sig otrygga. Flera orsaker kan ligga bakom varför äldre upplever ett dåligt välbefinnande. Ängslan och oro kan bero på kroppslig sjukdom, men också på psykosociala faktorer som mindre fysisk aktivitet, brister i kosten eller bieffekter av läkemedel. När det gäller ensamhet kan det handla om förlust av partner, att man inte längre har samma rörlighet eller att man saknar kontakt med vänner och bekanta. Otrygghet kan bero på brister i exempelvis bemötande eller möjlighet att påverka förändringar. Undersökningen visar bland annat att de äldre som upplever dåligt välbefinnande i större utsträckning än övriga äldre med äldreomsorg uppger att det är svårt att påverka när personalen kommer. De svarar också i högre att de upplevt olämpligt agerande från personal det senaste året och de är mer missnöjda med möjligheten till utomhusvistelse och med måltiderna. Äldreguiden ger en allmän vägledning och ska ses som ett komplement till vår egen information. I denna tjänsteskrivelse görs en sammanställning av resultatet 2016 för hemtjänsten i Hässleholms kommun. Tre prioriterade förbättringsområden föreslås generellt för hemtjänsten. Omsorgsförvaltningen / Administration och utveckling Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(4) Beskrivning av ärendet Vad tycker de äldre om hemtjänst i Hässleholms Kommun? Siffror i korthet Totalt har 135 085 äldre, 62 % (riket) med äldreomsorg svarat. För hemtjänsten i Hässleholms Kommun är svarsfrekvensen 67,4 %. Majoriteten av äldre med äldreomsorg har uppgett positiva svarsalternativ för de flesta frågorna. Exempelvis anser 78 % (Hlm 81 %) att det är lätt att få tag på personal vid behov och 82 % (Hlm 84 %) att personalen alltid eller ofta har tid att utföra sitt arbete. Totalt 52 % (Hlm, 47 %) uppger att de upplever besvär av ängslan, oro eller ångest, varav 43 % (Hlm, 41 %) upplever lätta besvär och 9 % (Hlm, 6 %) svåra besvär. Totalt 58 % (Hlm 56 %) av de äldre med äldreomsorg uppger att de besväras av ensamhet, varav 43% ibland (Hlm 41)% och 15% ofta (Hlm 15%). Som tidigare nämnts är svarsfrekvensen för hemtjänst 67,4% vilket är ungefär detsamma som svarsfrekvensen 2015 (67,2%). Majoriteten av de som svarat är kvinnor (67%) som är över 80 år ( 78%) och som upplever sitt hälsotillstånd som ganska gott eller någorlunda (76%, jmf 2015 80%). 48% har uppgett att man svarat själv ( jmf 2015 61%) eller ihop med någon annan. 52% har uppgett att det är enbart någon annan som svarat. 76% av respondenterna lever i ensamhushåll. Resultatet för hemtjänsten ligger lika med eller över rikssnittet i nio av de sexton frågorna. Jämför vi oss med Skåne ligger resultatet lika med eller över snittet i tretton av de sexton frågorna. Riket Skåne Hlm Känner förtroende för personalen 91 89 91 Får bra bemötande av personalen 97 96 97 Känner sig trygg med hemma med hemtjänst 85 84 85 Sammantaget nöjd med hemtjänst 89 88 89 Fungerande samarbete anhörig/ hemtjänsten 89 87 90 Källa: Socialstyrelsen, Äldreguiden 2016 Resultat i procent Måluppfyllelse 2016 Prioriterade områden att arbeta med under 2016 var; - Skapa möjlighet för brukaren att, i möjligaste mån, vara med och påverka vid vilka tider man får hjälp. - Att brukaren får information om tillfälliga förändringar. - Att brukaren har lätt att få kontakt med personalen vid behov.
3(4) Svaren från brukarenkäten 2016 ger vid handen att vi inte lyckats nå vårt mål att förbättra resultatet gällande brukarnas möjlighet att påverka vilka tider man får hjälp. Rikssnittet är 61%, för Skåne 58% och för Hlm 59% ( 2015 72%).Vi har inte heller nått målet att på ett bättre sätt informera om tillfälliga förändringar. Rikssnittet är 69%, för Skåne och Hlm 65%. Däremot har vi förbättrat vårt resultat när det gäller brukarens upplevelse av att få kontakt med personalen. Rikssnittet 78%, Skåne 75% och Hlm 81% (2015 80%). Varför har vi inte nått uppsatta mål? Våra brukare svarade på enkäten under mars och april 2016. De resultat vi analyserar är snart ett år gamla. Årets undersökning visar också att det är över hälften av enkäterna som enbart har besvarats av någon annan än den äldre själv. Frågan är hur det påverkar resultatet? Vid analys av enheternas resultat är det ffa en enhet som försämrat sitt resultat på flera frågeställningar. Idag finns det ett starkt ledarskap på enheten som skapar struktur och trygghet för både brukare och personal. Bemanningsproblemen, som vi arbetar med att förbättra, är en trolig bidragande orsak. När det fattas flera medarbetare klockan 07.00 och det inte går att få in någon vikarie blir personalen tvungna att snabbt omprioritera insatserna så att det mest primära blir utfört. I en sådan situation är det inte säkert att någon på enheten kan sätta sig för att meddela förändringarna genast. Prioriterade områden för ordinärt boende 2017 Som beskrivits inledningsvis har socialstyrelsen i år valt att analysera resultatet utifrån tre grupper. De som besväras av oro och ångest, ensamhet och de som känner sig otrygga. Det kan finnas flera parametrar som ligger bakom en upplevelse och det är inte givet att de som arbetar i hemtjänsten kan ha en inverkan på samtliga. De egna förutsättningarna spelar en stor roll. Fokus för verksamheten för 2017 kommer att vara de områden som vi kan påverka. Det har sedan tidigare konstaterats att det är avgörande om den äldre upplever att hon eller han kan påverka hur och när hjälpen ges, om den äldre får information i förväg och om personalen kommer i tid. Möjligheten att lätt få kontakt med personalen vid behov är också viktigt, liksom att känna sig trygg. Då vi inte lyckats uppnå två av målen för 2016 kommer dessa att kvarstå 2017. Resultat gällande möjligheter att få kontakt med personalen har förbättrats och kommer därför att bytas ut. Prioriterade områden att arbeta med under 2017 är; - Skapa möjlighet för brukaren att, i möjligaste mån, vara med och påverka vid vilka tider man får hjälp. - Att brukaren får information om tillfälliga förändringar. - Personalen kommer på avtalad tid.
4(4) Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Årliga brukarundersökningar och upprättade handlingsplaner utifrån identifierade förbättringsområde förväntas påverka brukarnas nöjdhet positivt. Barnperspektivet Utifrån ett barn- och anhörigperspektiv förväntas beslutet bara ha positiva effekter. Miljökonsekvenser Inte aktuellt Facklig samverkan Redovisning av denna tjänsteskrivelse ges vid förvaltningsövergripande samverkan 23 januari och fortsatt planering av förbättringsområde samverkas vid lokal samverkan inom äldreomsorgen. Ekonomiska konsekvenser Inga då planerade åtgärder måste anpassas inom ordinarie budgetram. Bilagor Inga Sändlista: Ingen utöver ordinarie sändlista Omsorgsförvaltningen Ingela Nilsson Verksamhetschef
TJÄNSTESKRIVELSE 1(6) Datum Diarienummer 2017-01-10 2017/3 739 Handläggare Verksamhetschef Maria Elfblad Omsorgsförvaltningen Till Omsorgsnämnden/ Omsorgsnämndens arbetsutskott 0451-278704 0709-81 87 04 maria.elfblad@hassleholm.se Särskilt boende, brukarundersökning 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden att besluta följande: Omsorgsnämnden tacka för informationen och ger ansvarig verksamhetschef i uppdrag att arbeta vidare med redovisade förbättringsområden. Sammanfattning Varje år skickar Socialstyrelsen ut en enkät till alla äldre över 65 år som bor i särskilt boende "Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?". Enkäten skickades ut under våren 2016 och Socialstyrelsen redovisade resultatet i mitten på oktober. I enkäten kan de äldre tycka till om kvaliteten på den omsorg de får. Resultat redovisas för Sverige som helhet, per län, per kommuner och ner till minsta verksamhetsnivå. Verksamhetschefen för särskilt boende redovisar i tjänsteskrivelse vad brukarna i Hässleholm kommun tycker om omsorgen i särskilt boende i egen regi. Utifrån resultatet redovisas även förbättringsområde som verksamhetsområdet behöver arbeta vidare med. Generellt är äldre i särskilt boende i Hässleholm kommun mer nöjda än genomsnittet i riket. Omsorgsförvaltningen Beskrivning av ärendet I denna tjänsteskrivelse redovisas vad brukarna i Hässleholm kommun tycker om omsorgen i särskilt boende i egen regi utifrån inlämnade svar på Socialstyrelsen brukarundersökning 2016 Vad tycker de äldre om äldreomsorgen. Utifrån resultatet redovisas även förbättringsområde som verksamhetsområdet behöver arbeta vidare med utifrån andel lägst positiva svar. I de bakgrundsfrågor som ställs, ser vi att 63 % av de svarande är kvinnor. 67 % av de som besvarat enkäten upplever att de har ett någorlunda eller mycket gott allmäntillstånd. Många av våra äldre har själva svårt att svara på enkätfrågor, och behöver stöd från närstående eller annan vid besvarandet. I så många som 65 % av svaren har det varit någon annan än den enskilde som besvarat frågorna, och resterande har besvarat med hjälp av någon annan eller enskilt. Det kan inte Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(6) uteslutas att det påverkar resultatet, liksom att svarsfrekvensen varierar. Endast en av de 10 enheterna har en svarsfrekvens på mellan 60-80 procent, de flesta mellan 40-60 och två enheter så lågt som 20-40%. Totalt har 250 personer besvarat enkäten, vilket är en svarsfrekvens på knappt 52 procent. Några procentenheter högre än föregående år men 10 % lägre än riket. Trenden mellan 2015-2016 är positiv. Vi har förvisso lägre nöjdhet avseende 7 frågeområden, men ett förbättrat resultat inom 12 områden. Sammanfattningsvis har vi ökat nöjdheten med 11,7 %. Bäst betyg får särskilt boende när det gäller bemötande och förtroende för personalen. 92 % på boendena har förtroende för personalen och 96 % av våra äldre anser att de får ett gott bemötande, vilken känns mycket glädjande. Vårt mål är att vi ska bedriva en likvärdig vård och omsorg, och ge samma service till alla oavsett vilket särskilt boende man erhåller plats på. På hälften av de särskilda boendena i Hässleholms kommun ligger resultatet för Sammantaget nöjd med äldreboendet lika eller över genomsnittet i riket. Totalt sett ligger vi också dock marginellt - över riksgenomsnittet med 83,8 % jämfört med rikets 83 %. F24 Är sammantaget nöjd med äldreboendet Solgården 82 Skansenhemmet 100 Sjögläntan 76 Nybo 82 Kaptensgården 77 Högalid Hemgården 75 90 2016 Ekegården 83 Ehrenborg 84 Björkhaga 89 Hässleholm 84 Riket 83 0 20 40 60 80 100 120
3(6) Nedanstående diagram visar andelen mest positiva svar. Får bra bemötande från personalen Känner förtroende för personalen Känner sig trygg på sitt äldreboende 89 92 96 Har lätt att få kontakt med personalen på äldreboendet vid behov Personalen tar hänsyn till den äldres egna åsikter och önskemål 0 20 40 60 80 100 Hässleholm Procent Boendemiljö 90 % av de svarande hamnade, efter beviljad ansökan, på det särskilda boendet de önskat. Detta är en ökning med 10 procentenheter jfr 2015. Vid förra årsskiftet fanns det 17 personer som önskade flytta från nuvarande boende till ett annat, och i slutet av 2016 är det 10 personer som önskar en internflytt. 94 % av de boende känner att de trivs med sitt rum/sin lägenhet. Drygt 9 av 10 anser också att det är en trivsam miljö runt det särskilda boendet. Mat och måltider Frågor som rör mat och måltider får generellt sett högt betyg, men skiljer sig betydligt åt mellan enheterna. Det går inte att konstatera att enheter som saknar tillagningskök generellt sett har sämre resultat. Där är precis som föregående år en differens på 36 % vad gäller om man anser att maten smakar bra. 88 % svarar att de upplever måltiderna som en trevlig stund, vilket är en ökning med 18 procentenheter sedan förra mätningen. Hjälpens utförande På frågan om man anser att personalen har tillräckligt med tid för att utföra sina arbetsuppgifter, svarar 89 % ja. Personalen är mestadels bra på att informera om tillfälliga förändringar, uttrycker nästan tre fjärdedelar. Det är en ökning med nästan en fjärdedel. Möjlighet att påverka de tider man får hjälp, känner 82 % att de har. Föregående år var det bara drygt 60 %. Bemötande På frågan om personalen brukar bemöta den enskilde på ett bra sätt, svarar endast en procent sällan eller aldrig. Att personalen tar hänsyn till den boendes egna åsikter och önskemål om hur hjälpen ska utföras, bekräftar 83 % och ytterligare 12 % har svarat ibland. Trygghet 2015 års undersökning visade att drygt 73 % av de boende besväras av ensamhet. Även om det är en hög andel, så har resultatet förbättrats och årets undersökning visar att 63 % känner sig besvärade av ensamhet då och då. 89 % svarar dock ja på frågan om de känner sig trygga på sitt äldreboende. 7% svarar varken eller och 3% 83 87
4(6) känner det ganska eller mycket otryggt. Alltså kan man känna sig trygg, även om man upplever sig vara ensam. Förtroendekapitalet känns starkt i säbo. 92 % känner sig trygga med alla eller flertalet av de anställda. 7 % känner förtroende för några, och en procent har inte förtroende för någon. Sociala aktiviteter Generellt sett kan sägas att många av våra äldre i riket inte är nöjda med de aktiviteter som erbjuds på särskilda boenden. I Hässleholm är nöjdhetsgraden idag 70 %, vilket är en ökning med 11 procent sedan förra mätningen. I riket ligger man på 63 %. Nästan en fjärdedel anser att möjligheterna att komma ut är dåliga eller mycket dåliga. Dock ser vi en treprocentig förbättring av nöjdheten kring de aktiviteter som erbjuds, jämfört med 2015. Tillgänglighet 80 % anser att de har lätt för att få träffa sjuksköterska vid behov medan 64 % anser att de har lätt att få träffa läkare vid behov. Det sistnämnda är dock svårt för oss att påverka. Att få kontakt med personal på boendet anser dock bara 4 % vara svårt eller mycket svårt. Hjälpen i sin helhet Sammantaget är 83% av de svarande mycket eller ganska nöjda med den vård och omsorg som bedrivs i särskilt boende. 2016 är det dock bara drygt hälften av de tillfrågade, 52 %, som vet vart man vänder sig om man har synpunkter eller vill föra fram klagomål. Anhörigkontakter På en fråga, direkt riktad till anhöriga, svarar 89 % att de anser att samarbetet mellan dem och enheten är mycket eller ganska bra. FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN I nedanstående diagram anges vilka 5 frågeområden som haft flest andel negativa svar i 2016 års undersökning. Besväras inte av ensamhet 37 Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar Möjligheterna att komma utomhus är bra Har lätt att få träffa läkare vid behov 47 60 61 64 0 20 40 60 80 100 Hässleholm Procent
5(6) Upplevd ensamhet - förbättring med 10 % Att så många äldre känner sig ensamma, beror säkert på många faktorer som man i verksamheterna inte kan rå på. Vi vet att de äldres sociala nätverk minskar betydligt med åren, och relationer till närstående förändras. De äldre som vistas på våra enheter har inte heller så ofta ett umgänge med varandra. Personalen kan självklart uppmuntra och möjliggöra detta, men det är alltid den enskilda individens val. Ett sätt att minska känsla av ensamhet kan vara att hjälpa den enskilde att nyttja olika former av tekniska lösningar. Synpunkter och klagomål - försämring med 4 % Enhetschefen ansvarar närmast för verksamheten på det särskilda boendet, och förhoppningen är att det är en person som är känd och finns tillgänglig då missnöje uppstår. Idag finns information i lägenhetspärmar hos de enskilda. Tydliga anvisningar finns även på hemsidan kring hur man går tillväga för att uttrycka synpunkter och klagomål, men det är än så länge få av våra äldre som är internetanvändare. För att öka kunskapen kan information tydligt ges kring detta till enskild och anhöriga under inflyttningssamtal alternativt vid uppdatering av genomförandeplan. Påverkansmöjligheter och information om tillfälliga förändringar - förbättring med 24 % Vi behöver ge den enskilde möjlighet att i större utsträckning påverka när hjälpen ska ges. Även här är genomförandeplanen ett viktigt verktyg. Personalen behöver arbeta med än större flexibilitet, vilket verkligen är en utmaning då allas önskemål inte alltid går att tillgodose. Utifrån resultatet ser vi att vi blivit betydligt bättre på att informera de äldre vid tillfälliga förändringar. Möjlighet till utevistelse - försämring med 2% Vi vet med säkerhet att utevistelse påverkar människan positivt. I genomförandeplanen bör den enskildes önskemål anges. Vi behöver planera för att öka tillgängligheten för de äldre så att de, i de fall det är möjligt, ska kunna ta sig ut på egen hand. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Årliga brukarundersökningar och upprättade handlingsplaner utifrån identifierade förbättringsområde förväntas påverka brukarnas nöjdhet positivt. Barnperspektivet Utifrån ett barn- och anhörigperspektiv förväntas beslutet bara ha positiva effekter. Miljökonsekvenser Inga konsekvenser
6(6) Facklig samverkan Redovisning av denna tjänsteskrivelse ges vid förvaltningsövergripande samverkan 23 januari och fortsatt planering av förbättringsområde samverkas vid lokal samverkan inom äldreomsorgen. Ekonomiska konsekvenser Inga då planerade åtgärder måste anpassas inom ordinarie budgetram. Bilagor Inga Sändlista: Inga utöver ordinarie sändlista Omsorgsförvaltningen Maria Elfblad Verksamhetschef särskilt boende
TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Datum Diarienummer 2017-01-04 2016/483 019 Handläggare Avdelningschef Carl Johan Tykesson Avdelningen för administration och utveckling 0451-26 88 57 carl.johan.tykesson@hassleholm.se Omsorgsnämnden/Omsorgsnämndens arbetsutskott Internkontroll 2016 och 2017 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att - godkänna Granskningsrapport för intern kontroll 2016 samt Risk- och väsentlighetsanalys 2017 och Plan för intern kontroll 2017. - Begära hos Region Skåne, att förvaltning Kryhs, bristande faktureringsrutiner för utskrivningsklara patienter åtgärdas. - översända handlingarna till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Sammanfattning Föreligger Granskningsrapport för intern kontroll 2016 samt Risk- och väsentlighetsanalys och Plan för intern kontroll 2017. Granskningsrapport 2016 Resultaten av genomförda kontrollmoment år 2016 är blandade. I de fall felaktigheter upptäckts har åtgärder vidtagits eller så pågår arbete för att åtgärda bristerna. Av de granskade punkterna kommer många att föreslås som föremål för granskning även 2017. Internkontrollen kommer framöver att alltmer integreras och samordnas med verksamhetsplan, egenkontroll och verksamhetstillsyner. Risk- och väsentlighetsanalys och Plan för Intern kontroll 2017 Baseras på granskningsrapport 2016, genomförda egenkontroller år 2016 samt en systematisk genomgång av den reviderade verksamhetsplanen för år 2017. Analysen visar att flertalet kontrollmoment i 2016 års plan för intern kontroll behöver kontrolleras även år 2017. Vidare tillkommer några nya kontrollmoment. Omsorgsnämnden / Staben Postadress: Lt Granlunds v 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-416 36 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se H:\ANÄMNDEN\2017\Bilagor\Arbetsutskottet\Januari\Intern kontroll\03. Tjänsteskrivelse Internkontroll 2016 och 2017.doc
2(3) Beskrivning av ärendet Uppföljning och intern kontroll inom omsorgverksamheterna regleras i ett flera lagar och riktlinjer: I Kommunallagen (SFS 1991:900) finns det beskrivet att nämnderna ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Kommunstyrelsen har ansvar för att regler för den interna kontrollen upprättas och uppdateras. Socialtjänstlagen (SFS 2001:453), Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1986:762) samt Lagen om stöd och service (SFS 1993:387). En gemensam föreskrift för dessa lagrum är Socialstyrelsens föreskrift om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Enligt föreskriften ska verksamheten systematiskt följa upp och utvärdera de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Föreskriften definierar detta som egenkontroll. Två andra begrepp som används i det systematiska förbättringsarbetet är riskanalys och utredning av avvikelser. Med intern kontroll enligt kommunallagen menas de insatser som görs för att säkerställa att planering, genomförande, rapportering, uppföljning och utvärdering i hela den kommunala organisationen fungerar tillfredsställande. De av kommunfullmäktige antagna reglerna för intern kontroll 2013-02-25 21anger följande tre huvudmoment: 1. Risk- och väsentlighetsanalys o identifiering och beskrivning av risker o bedömning av riskens konsekvenser (hur betydande risken är) och sannolikheten att risken realiseras o Uppdateras årligen och ligger till grund för vilka moment som skall tas med i den interna kontrollplanen 2. Plan för intern kontroll o möjligheterna att hantera risken med olika metoder 3. Granskningsrapport o rapportering av den genomförda interna kontrollplanen Granskningsrapporten bildar underlag för risk- och väsentlighetsanalys för nästföljande år. Förvaltningens verksamhetsplan, verksamhetsförändringar samt under året rapporterade avvikelser utgör också underlag.nu föreligger Granskningsrapport för intern kontroll 2016 samt Risk- och väsentlighetsanalys och Plan för intern kontroll 2017. Omsorgsnämnden/ Administrativa avdelningen Postadress: Lt Granlunds v 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-416 36 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se H:\ANÄMNDEN\2017\Bilagor\Arbetsutskottet\Januari\Intern kontroll\03. Tjänsteskrivelse Internkontroll 2016 och 2017.doc
3(3) Granskningsrapport 2016 Resultaten av genomförda kontrollmoment år 2016 är blandade. I de fall felaktigheter upptäckts har åtgärder vidtagits eller så pågår arbete för att åtgärda bristerna. Av de granskade punkterna kommer många att föreslås som föremål för granskning även 2016. Internkontrollen kommer framöver att alltmer integreras och samordnas med verksamhetsplan, egenkontroll och verksamhetstillsyner. Risk- och väsentlighetsanalys och Plan för Intern kontroll 2017 Baseras på granskningsrapport 2016, genomförda egenkontroller år 2016 samt en systematisk genomgång av den reviderade verksamhetsplanen för år 2017. Analysen visar att flertalet kontrollmoment i 2016 års plan för intern kontroll behöver kontrolleras även år 2017. Vidare tillkommer några nya kontrollmoment. Bilagor 1. Granskningsrapport intern kontroll 2016 2. Risk- och väsentlighetsanalys 2017 3. Plan för intern kontroll 2017 Carl Johan Tykesson Avdelningschef Omsorgsnämnden/ Administrativa avdelningen Postadress: Lt Granlunds v 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-416 36 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se H:\ANÄMNDEN\2017\Bilagor\Arbetsutskottet\Januari\Intern kontroll\03. Tjänsteskrivelse Internkontroll 2016 och 2017.doc
RAPPORT 1(17) Datum Diarienummer 2016-12-19 2016/483 019 Granskningsrapport Intern kontroll 2016 Förvaltning: Omsorgsförvaltningen Sammanfattning av nämndens interna kontrollarbete Resultaten av genomförda kontrollmoment är blandade. I de fall felaktigheter upptäckts har åtgärder vidtagits eller så pågår arbete för att åtgärda bristerna. Av de granskade punkterna kommer några att föreslås som föremål för granskning även 2017. Internkontrollen kommer framöver att alltmer integreras och samordnas med verksamhetsplan, egenkontroll och verksamhetstillsyner. Kontrollmoment 2016 1. Den enskilde skall erhålla beviljade insatser Verksamhetsplan 2017: Hp30 I SoL-riktlinjerna som fastställdes av omsorgsnämnden 2014-01-28 framgår att alla beslut skall följas upp en gång per år för att säkerställa att den enskilde får beviljade insatser. Uppföljningarna har vid tillfällen bortprioriterats vid ökad belastning hos handläggarna. Viktigt att det kontrolleras att uppföljning sker. Kontrollområde: Kontrollmoment: Myndighetsutövning Att brukarnas behov blir tillgodosedda Metod Stickprov 20 aktiva slumpmässigt utvalda ärenden granskas; att uppföljning sker enligt gällande rutiner, minst en gång per år. Resultat/avvikelser Under året har 20 ärenden (34 beslut) granskats utan anmärkning sånär som på vissa tekniska justeringar som att avsluta ej gällande beslut. I ett ärende var dokumentationen kring genomförd uppföljning bristfällig. Åtgärder Sammantaget visar granskningen med stickprov att brukare med beviljade och verkställda insatser får uppföljning enligt gällande rutiner. Samtidigt finns det brukare som inte får beslutade insatser inom föreskriven tid. Varje kvartal görs en genomgång av ej verkställda beslut som därefter rapporteras till IVO. Av denna framgår bland annat att det vid Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(17) årsskiftet 2016/17 finns en del ej verkställda beslut. Bland annat finns 14 ej verkställda beslut inom särskilt boende att jämföra med totalt 161 verkställda beslut till särskilt boende under år 2016. Delvis beror det på att brukaren tackar nej till ett förslag och hellre avvaktar tills det kommer ett erbjudande som bättre överensstämmer med önskemålen. Men 4 av de 14 brukarna har inte fått något erbjudande under det senaste kvartalet. I verksamhetsplanen för år 2017, Hp30 kvarstår uppdraget att uppföljning av insatser skall ske årligen och vid behov. 2 4 Upprättande av genomförandeplaner Verksamhetsplan 2017: In9, Hp31-32 För att säkerställa att brukaren får rätt insatser och är delaktig i planeringen är genomförandeplanen ett viktigt dokument. Brukare som beviljas insatser enligt SoL och LSS skall ha en aktuell genomförandeplan som konkretiserar hur, när och av vem insatserna skall genomföras. Genomförandeplanen skall upprättas i enlighet med rutiner som beslutades av ledningsgruppen 2015-12-10. Av verksamhetsplanen framgår att minst 95 % av brukarna skall ha en upprättad genomförandeplan senast 3 veckor efter verkställt beslut samt att minst 90 % av brukarna skall ha en uppdaterad genomförandeplan enligt gällande rutin. Vidare skall stickprov genomföras avseende kvaliteten i genomförandeplanerna. Kontrollområde: Kontrollmoment: Verkställighet Att minst 95 % av brukarna har en upprättad genomförandeplan senast tre veckor efter beslut och att minst 90% av brukarna har en uppdaterad genomförandeplan. Vidare skall genomförandeplanen ha en godtagbar kvalitet Metod För de kvantitativa kontrollmomenten genomförs kontroll av samtliga beslut i Procapita. Redovisas per verksamhetsområde. Kvaliteten på genomförandeplanerna kontrolleras genom stickprov av enhetscheferna i samband med egenkontroller. Resultat/avvikelser a. Kvantitativa mått Inom har FSS samtliga brukare upprättade och uppdaterade genomförandeplaner enligt gällande rutiner. Kontroller är genomförda inom ramen för egenkontroll samt vid verksamhetstillsyner. För Ordinärt boende framgår av enheternas svar i äldreundersökningen att 77 % av brukarna har uppdaterade genomförandeplaner. Undersökningen publicerades i mars 2016 och svarsfrekvensen var 70%. Av egenkontroll i september 2016 framgår att samtliga brukare har uppdaterad genomförandeplan enligt gällande rutin. För Särskilt boende framgår av enheternas svar i äldreundersökningen såväl som vid genomförd egenkontroll i september att samtliga brukare har uppdaterade genomförandeplaner enligt gällande rutin. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
3(17) b. Bedömd kvalitet på genomförandeplanerna utifrån genomförda egenkontroller I 83 procent av genomförandeplanerna framgår det på vilket sätt brukaren varit delaktigt vid upprättandet. I samtliga genomförandeplaner framgår brukarens önskemål, helt eller delvis. I 95 procent av genomförandeplanerna framkommer det hur insatserna ska utföras. Däremot är tidpunkten för insatserna ett förbättringsområde. Mätområdet har förbättrats mellan mättillfällena. Enhetscheferna upplever att kvalitén på genomförandeplanerna överlag är bra, men att det finns utvecklingspotential. c. Bedömd kvalitet på genomförandeplanerna utifrån genomförda verksamhetstillsyner De under punkt b redovisade resultaten avseende genomförandeplanernas kvalitet motsägs delvis av genomförda granskningar inom ramen för verksamhetsuppföljningar. Vid en granskning på Högalid i november 2016 av 12 journaler var 3 godkända utifrån kravet att brukarens önskemål skall vara redovisade. Åtgärder Det är inte möjligt att ta fram samtliga beslut från förvaltningens verksamhetssystem Procapita, såsom de kvantitativa kontrollmomenten är utformade. Istället har resultaten från äldreundersökningar och egenkontroller använts. Dessa resultat är dock inte tillförlitliga för valda kontrollmoment eftersom resultaten baseras på ett mycket begränsat urval samtidigt som svarsfrekvensen i äldreundersökningen endast är 70 %. Den bedömda kvaliteten baseras också på ett begränsat urval och med delvis motstridiga resultat. Sammantaget gör förvaltningen bedömningen att genomförandeplanerna fortfarande inte upprättas enligt rutin samt att kvaliteten fortfarande varierar på ett icke godtagbart sätt. Under år 2017 kommer förvaltningen att ta fram nya dokumentationsriktlinjer samt uppgradera verksamhetssystemet Procapita med en mer användarvänlig modul för upprättande av genomförandeplaner. Se också verksamhetsplanen, Hp 32 (dokumentationsriktlinjer) samt Hp44 (ändamålsenligt verksamhetssystem) 5. Personalkontinuitet i hemtjänsten Verksamhetsplan 2017: In24, Hp67, Hp68 Flertalet av brukarna värderar personkontinuitet högt. Det är en viktig indikator för att bedöma kvaliteten i hemtjänsten. En hög personkontinuitet ökar möjligheterna för att brukarna skall få den vård och omsorg som de är beviljade. Omsorgsnämndens mål i verksamhetsplanen är att brukare med dagliga insatser maximalt skall träffa 13 medarbetare under en 14 dagars period. Kontrollområde: Personal hemtjänsten Kontrollmoment: Att brukare med dagliga insatser maximalt skall träffa 13 medarbetare under en 14 dagars period. Metod Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
4(17) Granskning av schema och arbetsplanering. Resultat/avvikelser 13,6 personer enligt mätningar av slumpmässigt utvalda brukare under en tvåveckorsperiod i oktober 2016. Åtgärder Resultatet ligger något över målvärdet på 13.0. Det finns fortfarande stora variationer mellan enheterna vilket tabellen nedan visar. Resultatet påverkas av dubbelbemanningar och omvårdnadsbehov. Några framgångsfaktorer är ökad andel tillsvidareanställd personal (Hp67) samt att optimera planeringen (Hp68). 25 Personalkontinuitetsmätning 2016 Antal personal som brukarna har träffat under en 14-dagarsperiod. 20 15 10 5 0 Vittsjö Tyringe Centrum Sösdala Vinslöv Norr Väster 1 Väster 2 Väster 3 Hästveda Totalt Hässleholm 14,6 16,7 12,6 10,9 19,7 7 16,1 14,4 10,8 17,7 14,3 Mätmetoden kommer att förändras från och med år 2017 i samband med att tidsredovisningen kommer att ske med hjälp av Phoniro. 6. Dokumentation i verksamhetssystemet ProCapita Verksamhetsplan 2017: Hp32, Hp44 Myndighetsbeslut och verkställighet av myndighetsbeslut skall dokumenteras i verksamhetssystemet Procapita. En korrekt dokumentation i verksamhetssystemet bidrar till att säkerställa att brukarna får vård och omsorg enligt fattade beslut. Informationen i verksamhetssystemet utgör också ett viktigt underlag för den verksamhetsstatistik som lämnas till bland annat Socialstyrelsen och SCB. Kontrollområde: Kontrollmoment: Dokumentation i ProCapita Att beviljade insatser dokumenteras korrekt i verksamhetssystemet ProCapita. Metod Egenkontroll; enligt rutin. Stickprov Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
5(17) Resultat/avvikelser Resultatet från genomförda stickprov i egenkontrollen visar att 100 procent av de beviljade insatserna är verkställda på ett korrekt sätt i procapita. Å andra sidan visade en systematisk genomgång av samtliga 500 ärenden inom LSS i samband med individmätningen i oktober (görs varje år) att det finns ca 20-30 ärenden som inte är avslutade. Vidare framgår av en genomgång av ej verkställda beslut som förvaltningen genomför var tredje månad att det finns felaktiga registreringar. Ett vanligt fel är att beslutade insatser är verkställda men inte registrerade på ett korrekt i systemet. Åtgärder Av resultaten framgår att metoden med stickprov inte är tillräcklig för att få en korrekt bild. Det skall vara en prioriterad arbetsuppgift att säkerställa korrekt redovisning i systemen. Som framgår av verksamhetsplanen för år 2017, punkt Hp44, så skall det säkerställas att det finns ett modernt arbetssätt och ett användarvänligt verksamhetssystem. Under 2017 kommer en ny användarvänlig utförarmodul att introduceras i verksamhetssystemet. Dokumentationsriktlinjerna skall också ses över (Hp32). 7. Hantering av privata medel inom gruppbostäder Det är av yttersta vikt att brukarnas privata medel hanteras på ett säkert och korrekt sätt. Inom gruppbostäder hanteras brukares privata medel av personal enligt särskilda rutiner där målsättningen är att minska kontanthanteringen. Det åligger personalen att sköta bokföring korrekt i kassaböcker enligt av omsorgsnämnden fastställda riktlinjer. Kontrollområde: Kontrollmoment: Gruppbostäder Att hantering av privata medel följer fastställda riktlinjer och rutiner Metod Granskning av bokföringen för privata medel i fem gruppbostäder. Resultat/avvikelser Sammantaget konstateras att det är god ordning på redovisningen i samtliga fem kontrollerade gruppbostäder. Enkelt att kontrollera bokföringen. Endast några mindre avvikelser utifrån gällande riktlinjer noteras, exempelvis att: Kvitton ej ver.nr märkta och insatta för en boende En boende hade mer kontanter tillgängligt än maxbeloppet I en kassabok var det skrivet med blyerts I två kassaböcker fanns rättningar med tipp-ex Åtgärder Enhetscheferna går tillsammans med personalen regelbundet igenom riktlinjer och bokföringsanvisningar. 8. Kontanthantering i cafeterior Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
6(17) Inom daglig verksamhet bedriver omsorgsförvaltningen cafeterior där det förekommer kontanthantering av dagskassor. Det har uppmärksammats brister i redovisning och därför finns det skäl att säkerställa att redovisning av försäljning och inköp sker enligt fastställda rutiner. Kontrollområde: Kontrollmoment: Metod Granskning av bokföring i samtliga cafeterior FSS daglig verksamhet Säkerställa att kontanthanteringen i cafeterior följer fastställda riktlinjer och rutiner Resultat/avvikelser Vid årets granskning konstateras mycket små avvikelser. I stadshusets café var bristen 28 kr och i butik Mångfald 100 kr. I övrigt inga avvikelser. Åtgärder Inga åtgärder behövs. 9. Gemensamma mat- och hushållskassor i gruppbostäder Inom gruppbostäderna förekommer frivilliga gemensamma måltider, d.v.s. de boende i en gruppbostad köper in, tillagar och äter mat tillsammans. I syfte att väsentligt minska kontanthanteringen infördes nya rutiner år 2015 som innebär att brukarna efterskottsdebiteras utifrån inköpen under föregående månad. Kontrollområde: Kontrollmoment: FSS gruppbostäder Säkerställa att nya rutiner som syftar till väsentligt reducerad kontanthantering, får önskad effekt Metod Granskning av bokföringen för privata medel i fem gruppbostäder. Resultat/avvikelser För samtliga fem granskade gruppbostäder gäller att det var god ordning och inga avvikelser. Kontanthanteringen kring gemensam mat och hushållskassa har helt upphört. Åtgärder Granskningen år 2015 visade att det ofta förekom avvikelser på grund av att debitering av boende och betalning av de inkommande leverantörsfakturorna inte sammanföll i tid. Under år 2016 genomfördes en översyn av arbetsmetoden samt fortlöpande utbildning av berörda mottagningsattestanter. Kontrollpunkten kvarstod därför år 2016. Granskningen år 2016 visade på god ordning och inga avvikelser. Kontrollpunkten tas därför bort år 2017. 10. Återkoppling av synpunkter och klagomål Verksamhetsplan 2017: In8, Hp27 Synpunkter och klagomål är viktiga för förvaltningens systematiska förbättringsarbete. Omsorgsnämnden har beslutat (verksamhetsplanen) att den som inkommer med en Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
7(17) synpunkt/klagomål skall få återkoppling inom 10 dagar av verksamhetsansvarig enligt fastställd rutin. Kontrollområde: Kontrollmoment: Administrationen Att säkerställa att förvaltningen återkopplar synpunkter och klagomål inom 10 dagar. Metod Granskning av samtliga inkomna synpunkter och klagomål i mars och september avseende hur många dagar personen fick vänta på svar via kontroll i diariet. Resultat/avvikelser Under mätperioderna inkom arton klagomål till förvaltningen varav två var anonyma. Åtta klagomål fick svar inom tio dagar, två efter elva dagar och ett efter arton dagar. För fyra klagomål finns inget svar i diariet registrerat. Ett fall går inte att avgöra då handläggningen inte registrerats på ett korrekt sätt. Åtgärder Av olika skäl kan handläggningen ibland ta betydligt längre tid än 10 dagar, till exempel om ärendet behöver hanteras av omsorgsnämnden eller om flera professioner eller verksamhetsområden behöver vara inblandade i handläggningen av ärendet. Det är dock mycket viktigt att den klagande får en snabb återkoppling eller kvittering av att ärendet är mottaget och hanteras. Därför ändras indikatorn från och med år 2017 till att mäta genomsnittlig väntetid från det att synpunkt eller klagomål inkommer tills första återkoppling från verksamhetsansvarig sker. (Verksamhetsplan 2017, In8) Väntetiden får inte överstiga 7 dagar. Kanslienheten bevakar att återkoppling eller kvittering lämnas inom föreskriven tid. Se också kontrollpunkt 21 nedan. 11. Utredning av Lex Sarah Verksamhetsplan 2017: Hp26 Enligt bestämmelserna om Lex Sarah (SOSFS 2011:5) i socialtjänstlagen, SoL, och lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, ska anställda genast rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till den som bedriver verksamheten. När den som bedriver verksamheten tar emot en rapport om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande ska det rapporterade utredas, dokumenteras och avhjälpas eller undanröjas. Om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande är allvarligt ska den som bedriver verksamheten snarast (senast inom två månader) anmäla det till IVO (Inspektionen för vård och omsorg). På grund av långa utredningstider har förvaltningen behövt säkerställa att vidtagna åtgärder medför att anmälan sker senast två månader efter det att anmälan är gjord, även om utredningen inte är klar. Kontrollområde: Kontrollmoment: Metod Granskning av samtliga ärenden under året Rapportering av händelser Säkerställa att förvaltningen rapporterar till IVO senast två månader efter anmälan Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
8(17) Resultat/avvikelser Under år 2016 har endast ett missförhållande bedömts vara så allvarligt att en anmälan skickats till IVO. Anmälda skickades inom korrekt tid. Åtgärder Fortfarande är inte rutinerna tydliga kring avvikelsehanteringen. Bland annat finns oklarheter kring ansvarsfördelning samtidigt som förvaltningen ännu inte infört ett nytt modernt avvikelsesystem i enlighet med nämndens beslut i verksamhetsplanen, Hp26. Kommunen utreder möjligheterna att införa ett gemensamt system för rapportering och hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser. 12. Riskbedömning enligt Senior alert Verksamhetsplan 2017: In13, Hp48, Hp50 Målsättningen är att alla brukare i särskilt boende och brukare med hemsjukvårds-insatser i ordinärt boende skall erbjudas en riskbedömning och åtgärder enligt nationella kvalitetsregistret Senior Alert. Förvaltningen har i flera år arbetat med åtgärder för att riskbedömningar skall göras enligt Senior Alert. Fortfarande finns det mycket mer att göra för att säkerställa att det sker systematiskt och fortlöpande. Kontrollområde: Kontrollmoment: Särskilt boende och hemvården. Säkerställa att alla brukare i särskilt boende och hemvården får en riskbedömning enligt Senior alert. Metod Egenkontroll; enligt rutin. Resultat/avvikelser Det går inte att ta fram hur stor andel av brukarna som fått en riskbedömning och åtgärd enligt Senior alert eftersom endast brukare med registrering i Senior alert finns med i det systemet. Av de brukare som finns registrerade har samtliga fått riskbedömning och 77,9 % av de brukare som har en bedömd risk har fått minst en planerad förebyggande åtgärd. Åtgärder Förvaltningen måste arbeta vidare mot målet att säkerställa att samtliga brukare får riskbedömning och att samtliga med bedömd risk får minst en planerad förebyggande åtgärd. Se verksamhetsplanen 2017: In13, Hp48, Hp50. 13 17 Kostnadseffektiv verksamhet via rätt bemanning och utbildning Nedan redovisas kontrollmoment nr 13-17 som alla är kopplade till kontroll av att förvaltningen bedriver en kostnadseffektiv verksamhet. En kostnads- och personaleffektiv verksamhet genom rätt bemanning förväntas minska kostnaderna för övertid, minska behovet av timvikarier och kostnader för introduktion. Förvaltningen har i flera år jämfört övertidskostnader mellan verksamheter och ser skillnader som motiverar att kontroller bör ske årligen. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
9(17) Andelen av lönekostnaderna som avser tillsvidareanställd personal är låg och behovet av timvikarier är högt. Sjukfrånvaron är relativt hög För att ta tillvara på den redan anställda personalen, minska kostnaderna för introduktion, kunna tillgodose medarbetarnas önskade sysselsättningsgrad, erbjuda en hög personkontinuitet och god arbetsmiljö är rätt bemanning ett mycket angeläget område som enheterna lyckas olika bra med. 13. Låg andel övertidskostnader Verksamhetsplan 2017: In33 Kontrollområde: Kontrollmoment: Personal Att andel övertidskostnader i förhållande till total lönekostnad inte överstiger 0,4 procent. Metod Enligt rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete. Resultat/avvikelser Andelen övertidskostnader har analyserats vid två tillfällen under året, för perioden helår 2015 och för första halvåret 2016, enligt rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete. Perioderna jämfördes med motsvarande period föregående år. Resultatet visar att övertidskostnaderna vid den första mätningen uppgick till totalt 1,31 % och vid den andra mätningen till 1,10 %. Andelen övertidskostnader i förhållande till total lönekostnad har minskat mellan perioderna men överskrider kraftigt målet i verksamhetsplanen för år 2016 på 0,4 % vid båda mättillfällena. Åtgärder Övertidskostnaderna är beroende av ett flertal faktorer, bland annat sjukskrivning och svårighet att rekrytera ersättare. Åtgärder som vidtagits är till exempel effektivare schemaläggning och rekryteringsrutiner samt införandet av nya, mer flexibla arbetstidsmodeller (t ex timbanksavtal) och anställningsformer (t ex pool-tjänster). Befintliga resurser kan således utnyttjas bättre vilket på sikt bör minska övertidskostnaderna. Statistiken har hämtats från systemet Qlikview som implementerats under året. Det finns en viss differens i statistiken i jämförelse med de mätningar som gjorts tidigare år, vilket gör att jämförelser tillbaka i tiden är inte möjliga, däremot med varandra. 14. Tillsvidareanställd personal skall ha adekvat utbildning Verksamhetsplan 2017: Mål 6.4.2, In18-19, In43, In47, Hp57, Hp84 Kontrollområde: Kontrollmoment: Personal Att andelen tillsvidareanställd personal med adekvat utbildning enligt Äldreguiden uppgår till minst 85 procent. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
10(17) Metod Kontroll i IT-system (äldreguiden) Resultat/avvikelser Det går inte längre att ta fram uppgifterna från äldreguiden på det sätt som var möjligt när metoden designades. Kompetensinventeringen måste framöver ske på annat sätt. Se vidare under analys och tidplan nedan. Det finns ca 900 tillsvidareanställda medarbetare inom äldreomsorgen (vårdbiträden och undersköterskor). Av dessa är ca 670 anställda som undersköterskor vilket motsvarar 75 % Analys Som framgår av verksamhetsplanen vidtar förvaltningen åtgärder för att höja kompetensen hos personalen. Bland annat behöver förvaltningen fullt ut använda befintligt stöd för kompetensinventering (Hp 57) för att bättre kunna följa personalens kompetensutveckling. Vidare skall demensutbildningar genomföras kontinuerligt (In18-19) Enhetschefer skall få utbildning i schemaläggning (Hp84). Årligen skall 25 % av baspersonalen få en utbildning i förflyttningsteknik (In47). 15. Låg andel sjukfrånvaro Verksamhetsplan 2017: In51-52, Hp126 Kontrollområde: Kontrollmoment: Personal Att andelen sjukfrånvaro i förhållande till totalt arbetad tid minskar. Metod Enligt rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete. Resultat/avvikelser Andelen sjukfrånvaro har analyserats vid två tillfällen under året, för perioden helår 2015 och för första halvåret 2016, enligt rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete. Perioderna jämfördes med motsvarande period föregående år. Resultatet visar att andelen sjukfrånvaro har ökat det första halvåret 2016 i jämförelse med samma period året innan, från 7,0 % till 7,7 %. Ökningen är störst inom verksamheterna ordinärt boende (+ 1 %) och FSS (+ 1,8 %). Inom verksamhetsområde Resurs har dock sjukfrånvaron minskat (-0,9 %). Analys I syfte att minska sjukskrivningarna har arbetet med rehabutredningar intensifierats och kvalitetssäkrats. En personalspecialist har rekryterats som har till huvuduppgift att vara ett stöd till chefer och att säkerställa och vidareutveckla processerna kring rehabilitering. Statistiken har hämtats från systemet qlikview som implementerats under året. Det finns en viss differens i statistiken i jämförelse med de mätningar som gjorts tidigare år, vilket gör att jämförelser tillbaka i tiden är inte möjlig, däremot med varandra. 16. Hög andel tillsvidareanställda Verksamhetsplan 2017: In53, Hp67, Hp91, Hp93, Hp127 Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
11(17) Kontrollområde: Personal Kontrollmoment: Att andelen tillsvidareanställda uppgår till minst 80 procent. Metod Kontroll i IT-system Resultat/avvikelser Andelen kostnader för tillsvidareanställda uppgår för perioden januari till juni 2016 till 68 % jämfört med 63 % för helår 2015. Exempel på områden med ökningar är hemtjänsten (+6 %), särskilt boende (+2 %), legitimerad personal (+13 %) och personlig assistans (+17 %). Åtgärder Införandet av pool-tjänstgöring och implementering av nya arbetstidsmodeller med möjlighet att välja sysselsättningsgrad minskar behovet av timanställda. En felkälla i redovisningen är att anställda som tillfälligt går in på annan tjänst, redovisas som visstidsanställda och hamnar således i gruppen "visstid och timavlönade", trots att de i grunden är tillsvidareanställda. Från och med den 1/7 2016 korrigeras detta i redovisningen, lönekostnaderna kommer att redovisas som tillsvidareanställda. Det kommer med stor sannolikhet att förbättra nästa års nyckeltal. 17. Demensutbildning ABC Verksamhetsplan 2017: In19, Hp58 Kontrollområde: Kontrollmoment: Personal Att minst 1000 medarbetare skall ha gått demensutbildning ABC. Metod Egenkontroll; enligt rutin Resultat/avvikelser Det har inte i egenkontrollen gått att mäta hur mycket personal som gått Demens ABC på grund av att rutinerna kring registrering av medarbetarnas kompetens inte fungerar tillfredsställande, Åtgärder Som framgår av verksamhetsplanen vidtar förvaltningen åtgärder för att säkra rutiner kring registrering och inventering av medarbetarnas kompetens. (Hp 57) Vidare att demensutbildningar genomföras kontinuerligt. (In18-19) 18. Riskbedömning av arbetsmiljö i ordinärt boende. Verksamhetsplan 2017: Hp92 För att säkerställa en bra arbetsmiljö för personalen i hemvården vid arbete i brukarens bostad ska en riskbedömning genomföras innan insatser påbörjas. I samband med arbetsmiljöverkets tillsyn i hemtjänsten 2014 konstaterades att det fanns behov av att vidarutveckla rutiner för att säkerställa att riskbedömningar och handlingsplaner upprättas. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
12(17) Kontrollområde: Kontrollmoment: Ordinärt boende Säkerställa att en riskbedömning genomförs innan arbete i brukarens bostad påbörjas. Metod Via egenkontroll säkerställa att det finns en upprättad riskbedömning hos samtliga nya brukare som tillkommit. Resultat/avvikelser I september uppgav 33 % att det alltid görs en riskbedömning i samband med nya brukare. 22 % att det oftast gör en riskbedömning samt 44 % uppger att det görs en riskbedömning ibland. Åtgärder De flesta brukare kommer direkt från sjukhus eller korttidsvård och det finns inte tid för ett planeringssamtal innan insatserna påbörjas. Det fungerar bättre om bedömningen görs i samband med att arbetet påbörjas. Rutinen bör ändras till att gälla i samband med att arbete i brukarens bostad påbörjas 19. Debitering enligt fastställda taxor. Verksamhetsplan 2017: Hp44 Verkställigheten ansvarar för att det finns korrekta underlag inför debitering av insatser till brukare/patient och avgiftsassistenterna ansvarar för registreringen i Procapita. Eftersom det finns flera avgiftsassistenter i förvaltningen är det viktigt att säkerställa att uppgifter registreras korrekt i avgiftsmodulen för att rätt avgift debiteras. Kontrollområde: Kontrollmoment: Administrationen Att uppgifter registrerats korrekt i ProCapita avgiftsmodul. Metod Avgiftsassistenterna genomför granskningar av varandras ärenden genom stickprov på olika avgiftsslag. Resultat/avvikelser I mars granskades debiterade avgifter för de 68 personer som bor i särskilt boende med avgiftsslaget jämkning makar. För 9 av dessa personer har det registrerats diverse felaktigheter avseende förbehåll, avgiftsutrymme, omfattning eller att avgiftsslaget inte blivit avslutat på ett korrekt sätt. I september genomfördes en avstämning av larmkorten i pärmarna som jämfördes med de 1 377 debiterade trygghetslarmen i augusti. Totalt fanns det 24 avvikelser, till exempel: Verkställighet finns och larmet är installerat men debitering av avgift har inte skett, alternativt har fel avgift debiterats. Larmet är installerat men det saknas både verkställighet och debitering av avgift. Ärende avslutas på felaktigt sätt i systemet. Larmet är återlämnat men debitering fortsätter Debitering avslutad men larmet ej återlämnat. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
13(17) Åtgärder Felen har rättats och nya avgiftsbeslut har skickats. Den här kontrollpunkten hör ihop med punkt 6 som behandlar korrekt redovisning i verksamhetssystemet Procapita. Det skall vara en prioriterad arbetsuppgift att säkerställa korrekt redovisning i systemen. Som framgår av verksamhetsplanen för år 2017, punkt Hp44, så skall det säkerställas att det finns ett modernt arbetssätt och ett användarvänligt verksamhetssystem. 1 20. Debitering enligt fastställda taxor. Verksamhetsplan 2017: Hp44 Kontrollområde: Kontrollmoment: Administrationen Att inga barn under 18 år faktureras. Metod Avgiftsassistenterna genomför kollegial granskning av samtliga brukare Resultat/avvikelser I mars respektive september kontrollerades 57 respektive 55 brukare under 18 år. Inga avvikelser noterades vilket innebär att vårdnadshavare debiteras i samtliga fall. I september kontrollerades på motsvarande sätt 55 brukare. Åtgärder Tillfredsställande resultat eftersom ingen brukare under 18 år har fakturerats. Postmottagare inlagd där sådan saknats. Postmottagare ändrad. I övrigt hänvisas till kommentarer under kontrollpunkt 6 och 19. 21. Tillgänglighet på telefon och E-post Verksamhetsplan 2017: Mål 6.1.2, In2, Hp5-6 Omsorgsnämnden har fattat beslut om tillgängligheten skall förbättras (verksamhetsplanen). Målet är att minst 51 % av medborgarna som skickar in en enkel fråga via e-post skall få svar inom två arbetsdagar. Enligt Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) år 2013 får 33 % inom äldreomsorg och 50% inom FSS svar inom två arbetsdagar. Kontrollområde: Administrationen Kontrollmoment: Att andel av medborgarna som skickar in en fråga sia e- post får svar inom två arbetsdagar. Metod Enligt kommunens kvalitet i korthet (KKIK) genomförs en servicemätning av ett externt företag. I kommunen har mätningen genomförts av Profitel. Mätvärde är tiden från skickandet av e-post till svar av kommunen. Tidsangivelsen är i arbetstid (kl. 8-17). Mätningen visar hur snabbt svar skickades och inte vilken kvalitet innehållet har. Mejlen har skickats till kommunens centrala mejladress. Resultat från mätningen redovisas årligen i januari. I 2016 års granskning redovisas resultaten från år 2015. Resultat/avvikelser I mätningen har det totalt skickats 12 mejl som rör omsorgens verksamheter varav 6 stycken till äldreomsorgen och 6 stycken till FSS. Äldreomsorgen besvarade samtliga mejl inom 2 dagar. Fem av av mejlen besvarades inom en dag. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
14(17) FSS besvarade fem av mailen inom två dagar och tre inom en dag. Ett av mailen fick inget svar alls. Mejlen har hanterats på olika sätt. Några har besvarats av kommunens centrala mejladress, ofta med hänvisning till omsorgens externa webbsida. Andra mejl har besvarats av omsorgsnämndens mejladress. Även här med hänvisning till den externa webbsidan. Vid ett tillfälle hänvisas till en webbsida som ger ett felmeddelande. Några mejl har hänvisats till och besvarats av den chef som ansetts ansvarig för frågan. Åtgärder Endast ett fåtal mail ligger till grund för att mäta tillgängligheten. Omsorgen får ofta inte tillgång till mejlen som istället besvaras via kommunens centrala mejladress. Av verksamhetsplanen (Hp5) framgår att förvaltningens verksamhetsansvariga skall säkerställa att växeln har god information och förvaltningens verksamheter och ansvariga medarbetare. Förvaltningens ledningsgrupp är med stöd av kanslienheten ansvarig för att det finns en hög tillförlitlighet kring hanteringen av inkomna mail. Se också kontrollpunkt 10. 22. Utskrivningsklara patienter felaktig fakturering Verksamhetsplan 2017: In4 Omsorgsnämnden har fattat beslut om att utskrivningsklara patienter skall tas hem från sjukhuset så fort som möjligt. Målet är att den årliga kostnaden för utskrivningsklara patienter maximalt skall uppgå till 100 tkr. Det motsvarar ungefär 23 vårddagar. Samtidigt är fakturorna från Region Skåne ofta felaktiga. Felen kan avse mycket stora belopp. Kontrollområde: Kontrollmoment: Metod Kontroll av samtliga fakturor. Administrationen Att kommunens kostnader för utskrivningsklara patienter följer gällande lagstiftning och överenskommelse med Region Skåne. Resultat/avvikelser Under året har sju fakturor visats sig vara felaktiga och bestridits. För sex av fakturorna har kommunens krav blivit tillgodosett och för den sjunde fakturan inväntas besked. Åtgärder Det vanligaste felet vid Regions Skånes fakturering beror på att patienter inte avregistreras i samband med att de lämnar sjukhuset. Omsorgsnämnden föreslås påtala bristerna för Region Skåne, förvaltning Kryh. 23. Vård- och rehabiliteringsplaner Verksamhetsplan 2017: Hp40 Tydliga vårdplaner ska finnas till patienter som har insatser enligt hälso- och sjukvården. En vårdplan är en dokumenterad instruktion som beskriver planerade insatser/åtgärder inom vård och omsorg utifrån den enskildes behov. Omsorgsnämnden har beslutat att patienter med omfattande behov av insatser skall ha en dokumenterad vårdplan. Planerna skall upprättas av legitimerad personal i verksamhetssystemet Procapita. Målet är att 80 % av brukarna skall ha vårdplan och rehabiliteringsplan vid egenkontroll. Samtliga patienter Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
15(17) som har en dokumenterad risk för fall enligt arbetssätt i Senior Alert skall ha en dokumenterad vårdplan. Kontrollområde: Kontrollmoment: Resurs Att vårdplaner upprättas Metod Egenkontroll; enligt rutin Resultat/avvikelser Ej mätbart Åtgärder Av svaren från genomförd egenkontroll framgår att det inom hälso- och sjukvården finns olika uppfattningar om vad som menas med en vårdplan, när en plan skall upprättas, hur den skall upprättas samt för vem den skall upprättas. Arbetsgrupp är tillsatt för genomgång av verksamhetssystem samt för att ta fram tydliggörande rutiner för upprättande av vårdplan. Planerna ska beskriva vilka åtgärder som ska utföras, målet med insatsen/åtgärden, vem som ska utföra insatsen, hur och när insatsen/åtgärden ska utföras/genomföras samt när insatsen ska följas upp av legitimerad personal. 24. Hygienrutiner Verksamhetsplan 2017: In22, Hp62-64 Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien i vård och omsorg (SOSFS 2015:10) ska hygienrutiner tillämpas i verksamheter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) I verksamhet som omfattas av socialtjänstlagen (2001:453), SoL, hemtjänst i ordinärt boende, eller sådant boende som avses i 5 kap. 5 eller 7 SoL, (SÄBO)samt i verksamhet som omfattas av lagen (1993:387) LSS vid genomförande av insatsen bostad med särskild service enligt 9 8 eller 9 LSS. Basala hygienrutiner och klädregler är den viktigaste åtgärden för att förebygga och förhindra smittspridning samt för att förebygga vårdrelaterade infektioner. Hygienrutinerna skall därför tillämpas i alla vårdsituationer där det finns risk för överföring av smittämnen, oavsett profession och oberoende av om det finns en känd smitta eller inte. Basal hygien omfattar handhygien, användning av arbetskläder, skyddshandskar och skyddskläder det vill säga åtgärder som alltid ska tillämpas i den direkta vården och omsorgen Omsorgsnämnden har beslutat att förvaltningen skall delta i av SKL anordnade punktprevalensmätningar år 2016. Målet är ett bättre resultat jämfört med motsvarande mätning år 2014. Kontrollområde: Kontrollmoment: Sjukvård och omvårdnad Att hygienrutiner följs Metod Punktprevalensmätning enligt SKL. Utförd under vecka 13-14. Mätningen har utförts i SÄBO. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
16(17) Resultat/avvikelser Följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler mäts i åtta steg. Handdesinfektion före arbete, handdesinfektion efter arbete, korrekt arbetsdräkt, korta naglar fria från nagellack och konstgjort material. Kort eller uppsatt hår, användande av plastförkläde, användande av handskar, händer och underarmar fri från ringar, klockor, armband, bandage och stödskenor. SÄBO: Resultat följsamhet till samtliga 7 steg 2014 28 %. Resultat följsamhet samtliga 8 steg 2016 46 %. Följsamhet till de fyra steg som berör hygienrutinerna, desinfektion av händer före och efter patientnära arbete samt före och efter användning av handskar, användning av skyddshandskar samt användning av skyddsförkläde var följsamheten i Hässleholm 29 %. 2016 var resultatet 51 % Åtgärder Resultatet från SKL kan inte helt jämföras med mätning 2014 på grund av att 2016 års mätning bestod av åtta steg medan 2014 av sju steg. Presentationen av resultatet har inte heller presenterats på samma sätt och är på grund av detta inte helt jämförbara. Mätningen påvisar förbättring jämfört mot föregående mätning. Fortsatta satsningar krävs för att uppnå ytterligare förbättringar. Det av stor vikt att samtliga personer på chefsbefattning har kunskaper inom området för att motivera personalen. Legitimerad personal behöver föregå med gott exempel för övriga. Samt att samtliga verksamhetsområden är väl insatta i lagstiftarens hygienkrav. Rutinen för basal hygien samt personligt hygienansvar är uppdaterad och utsänd till verksamhetschefer för vidare spridning. Hygienrutinerna är numera en kontrollpunkt i egenkontrollen. Förvaltningen fortsätter att delta i årlig nationell mätning. Inom ramen för verksamhetsplan 2017, Hp63 föreslås att hygiensjuksköterskor från Lund skall bjudas in för att hålla i en utbildning för samtliga enhetschefer och legitimerad personal. Verksamheterna får sedan i sin tur bjuda in hygiensköterskorna från Lund till hygienronder på SÄBO och för hygiendialoger i övriga verksamheter. Arbetskläder skall införas inom FSS. 25. Korrekt lön Revisorerna i Hässleholms kommun har genomfört en granskning 2015-11-19. Av granskningen framkommer bland annat att det saknas en heltäckande övergripande skriftlig processbeskrivning för löneutbetalningsprocessen från medarbetares tid- /avvikelserapportering till slutlig löneutbetalning. Det bör säkerställas att samtliga verksamheter har ändamålsenliga och tillfredställande kontroller på plats för analys och uppföljning av löneutbetalningar. Vidare måste det finnas en intern kontroll som säkerställer att kontrollerna genomförs. Kontrollområde: Kontrollmoment: Personal Att rätt lön utbetalas i rätt tid. Metod Stickprov av löneutbetalningar Resultat/avvikelser Under året har i genomsnitt 5 löner per månad kontrollerats. Samtliga verksamheter har Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
17(17) kontrollerats. Ett fåtal försumbara avvikelser har noterats som innebär att sysselsättningsgraden har olika avrundningar i lönesystemet Visma i jämförelse med schemasystemet Medvind. I övrigt finns inga anmärkningar. En felaktig lön har noterats under året. Åtgärder Avvikelserna är åtgärdade. I mars 2017 startar kommunens nya löneenhet. Syftet är bland annat att genom standardiserade processer kring löneprocessens olika delar kunna säkerställa korrekt utbetalda löner och optimerad resursåtgång. Arbetssätten skall vara gemensamma för samtliga förvaltningar. Samtidigt innebär den nya organisationen att medarbetarna i större utsträckning själva skall registrera sin frånvaro och andra avvikelser. Detta kräver utbildning och support. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Risk- och väsentlighetsanalys 2017 Omsorgsförvaltningen En risk- och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Denna mall och nedanstående matris för risk- och väsentlighetsanalys ska användas. Om ett arbetsmoment får 9 poäng eller mer enligt matrisen nedan och inte tas med i den interna kontrollplanen ska detta motiveras. Risk- och väsentlighetsanalysen ska lämnas till ekonomistaben samtidigt som den interna kontrollplanen lämnas in. Matris för risk- och väsentlighetanalys Konsekvens 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 - Kännbar 3 6 9 12 2 - Lindrig 2 4 6 8 1 - Försumbar 1 2 3 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 - Möjlig 4 - Sannolik Sannolik Konsekvensen om ett fel uppstår är: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikheten att ett fel ska uppstå är: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå. 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. 1-3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4-8: Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part (exempelvis försäkringslösning.) 9-12: Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behöver nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna. 13-16: Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna.
Den enskilde skall erhålla beviljade insatser Verksamhetsplan 2017: Hp30 Internkontroll 2016: Nr 1 Internkontroll 2017: Nr 1 För att säkerställa att den enskilde får beviljade insatser skall alla beslut enligt SOL och LSS följas upp en gång per år. Detta framgår av SoL-riktlinjerna som fastställdes av omsorgsnämnden 2014-01-28 samt av verksamhetsplanen. Risk: Möjlig 3 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 9 poäng Motivering: Granskningen år 2016 som gjordes med hjälp av stickprov visar att beslut i stort sett följs upp enligt riktlinjerna. Samtidigt visar granskningen av icke verkställda beslut att det finns brukare som inte får beviljade insatser inom föreskriven tid. Delvis beror det på att brukaren tackar nej till ett förslag och hellre avvaktar tills det kommer ett erbjudande som bättre överensstämmer med önskemålen. Se vidare i granskningsrapport från år 2016. Kontrollpunkten kvarstår år 2017 men metoden med stickprov kompletteras med den kvartalsvisa rapporteringen av ej verkställda beslut. Nr 1: att brukarnas behov blir tillgodosedda Upprättande av genomförandeplaner utifrån beviljade insatser enligt SoL och LSS Verksamhetsplan 2017: In9, Hp31-32, Hp44 Internkontroll 2016: Nr 2-4 Internkontroll 2017: Nr 2a-b För att säkerställa att brukaren får rätt insatser och är delaktig i planeringen är genomförandeplanen ett viktigt dokument. Brukare som beviljas insatser enligt SoL och LSS skall ha en aktuell genomförandeplan som konkretiserar hur, när och av vem insatserna skall genomföras. Genomförandeplanen skall upprättas i enlighet med rutiner som beslutades av ledningsgruppen 2015-12-10. Av verksamhetsplanen 2017, In9 framgår att minst 95% av brukarna skall ha en aktuell genomförandeplan (inte äldre än 6 månader). Det skall gå att i verksamhetssystemet Procapita ta fram hur många brukare som har en aktuell genomförandeplan (verksamhetsplanen 2017, Hp31). Kvaliteten i genomförandeplanerna skall följa reviderade dokumentationsriktlinjer vilket framgår av verksamhetsplanen 2017, Hp32. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Granskningen år 2016 visar att det fortfarande inom vissa områden är en för låg andel brukare som har korrekta genomförandeplaner samt att kvalitetsbristerna bitvis är påtagliga. Det är därför angeläget att uppföljning sker även under 2017 av kvalitet såväl som av kvantitativa mått. Mätmetoderna måste förbättras. Kontrollpunkter 2017: Nr 2a: att minst 95 % av brukarna har en aktuell genomförandeplan, inte äldre än 6 månader Nr 2b: att genomförandeplanerna har en godtagbar kvalitet
Personalkontinuitet i hemtjänst Verksamhetsplan 2017: In24, Hp67, Hp68 Internkontroll 2016: Nr 5 Internkontroll 2017: Nr 3 Flertalet av brukarna värderar personkontinuitet högt. Det är en viktig indikator för att bedöma kvaliteten i hemtjänsten. En hög personkontinuitet ökar möjligheterna för att brukarna skall få den vård och omsorg som de är beviljade. Omsorgsnämndens mål i verksamhetsplanen 2017, In24 är att brukare med dagliga insatser maximalt skall träffa 13 medarbetare under en 14 dagars period. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Granskningen år 2016 visar att förvaltningen ligger något över omsorgsnämndens mål samtidigt som variationerna mellan enheterna fortfarande är relativt stora. Några framgångsfaktorer är ökad andel tillsvidareanställd personal (Hp67) samt att optimera planeringen (Hp68). Mätmetoden kommer att förändras i samband med att tidsredovisningen kommer att ske med hjälp av Phoniro. Det är angeläget med fortsatt granskning under år 2017: Nr 3: att brukare med dagliga insatser maximalt skall träffa 13 medarbetare under en 14 dagars period Dokumentation i verksamhetssystemet Procapita samt debitering enligt fastställda taxor Verksamhetsplan 2017: Hp32, Hp44 Internkontroll 2016: Nr 6, 19-20 Internkontroll 2017: Nr 4a-c Myndighetsbeslut och verkställighet av myndighetsbeslut skall dokumenteras i verksamhetssystemet Procapita. En korrekt dokumentation i verksamhetssystemet bidrar till att säkerställa att brukarna får vård och omsorg enligt fattade beslut samt en korrekt avgift enligt fastställda taxor. Informationen i verksamhetssystemet utgör också ett viktigt underlag för den verksamhetsstatistik som lämnas till bland annat Socialstyrelsen och SCB. Verkställigheten ansvarar för att det finns korrekta underlag inför debitering av insatser till brukare/patient och avgiftsassistenterna ansvarar för registreringen i Procapita. Eftersom det finns flera avgiftsassistenter i förvaltningen är det viktigt att säkerställa att uppgifter registreras korrekt i avgiftsmodulen för att rätt avgift skall debiteras. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng
Motivering: Granskning 2016 visar att det fortfarande finns felaktigheter i de verkställda besluten. Åtgärder vidtas. Som framgår av verksamhetsplanen för år 2017, punkt Hp44, så skall det säkerställas att det finns ett modernt arbetssätt och ett användarvänligt verksamhetssystem. Under 2017 kommer en ny användarvänlig utförarmodul att introduceras i verksamhetssystemet. Dokumentationsriktlinjerna skall också ses över (Hp32). Det är angeläget att kontrollera om beslutade åtgärder får önskad effekt. Kontrollpunkt nr 20 år 2016 om att barn under 18 år inte faktureras kan utgå då rutinerna fungerar. (Se granskningsplanen år 2016) Fortsatt kontroll år 2017 av: 4a: att dokumentationsriktlinjerna uppdateras (Hp32) 4b: att verksamhetssystemet är användarvänligt (Hp44) 4c: att uppgifter registreras korrekt i Procapitas avgiftsmodul (Hp44) Hantering av privata medel inom gruppbostäder Internkontroll 2016: Nr 7 Internkontroll 2017: Nr 5 Det är av yttersta vikt att brukarnas privata medel hanteras på ett säkert och korrekt sätt. Inom gruppbostäder hanteras brukares privata medel av personal enligt särskilda rutiner där målsättningen är att minska kontanthanteringen. Det åligger personalen att sköta bokföring korrekt i kassaböcker enligt av omsorgsnämnden fastställda riktlinjer. Risk: Möjlig 3 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 9 poäng Motivering: Granskningen år 2016 visar att det överlag är god ordning och hantering i enlighet med riktlinjerna. Endast några små avvikelser noterades. Eftersom det alltid finns risker kring hantering av kontanta medel skall kontrollpunkten kvarstå år 2017: Nr 5: att hantering av privata medel följer fastställda riktlinjer och rutiner Kontanthantering i cafeterior Internkontroll 2016: Nr 8 Internkontroll 2017: Nr 6 Inom daglig verksamhet bedriver omsorgsförvaltningen cafeterior där det förekommer kontanthantering av dagskassor. Risk: Möjlig 3 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 9 poäng Motivering: Granskningen år 2016 visar att det överlag är god ordning och hantering i enlighet med riktlinjerna. Hantering av kontanta medel motiverar att kontrollpunkten kvarstår år 2017: Nr 6: att kontanthanteringen i cafeterior följer fastställda riktlinjer och rutiner
Gemensamma mat- och hushållskassor i gruppbostäder Internkontroll 2016: Nr 9 Internkontroll 2017: Ej med Inom gruppbostäderna förekommer frivilliga gemensamma måltider, d.v.s. de boende i en gruppbostad köper in, tillagar och äter mat tillsammans. I syfte att väsentligt minska kontanthanteringen infördes nya rutiner år 2015 som innebär att brukarna efterskottsdebiteras utifrån inköpen under föregående månad. Risk: Sannolik 2 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 6 poäng (12 poäng år 2016) Motivering: Granskningen år 2015 visade att det ofta förekom avvikelser på grund av att debitering av boende och betalning av de inkommande leverantörsfakturorna inte sammanföll i tid. Under år 2016 genomfördes en översyn av arbetsmetoden samt fortlöpande utbildning av berörda mottagningsattestanter. Kontrollpunkten kvarstod därför år 2016. Granskningen år 2016 visade på god ordning och inga avvikelser. Kontrollpunkten tas därför bort år 2017. Tillgänglighet på telefon och e-post Verksamhetsplan 2017: Mål 6.1.2, In2, Hp5-6 Internkontroll 2016: Nr 21 Internkontroll 2017: Nr 7 Omsorgsnämnden har fattat beslut om tillgängligheten på telefon och e-post skall förbättras. (Verksamhetsplanen Mål 6.1.2) Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Dålig tillgänglighet leder till ökad risk för att synpunkter och klagomål inte lämnas. Medborgarnas och brukarnas möjlighet att få kontakt försvåras också. Verksamheterna skall upprätta handlingsplaner för att säkerställa ökad tillgänglighet. Bland annat skall respektive verksamhetsansvarig säkerställa att växeln har god information om verksamheten och ansvariga personer (Hp5) Vidare skall det utvecklas arbetssätt så att telefontider kan slopas (Hp6). Mätmetoden för år 2016 som baserades på ett fåtal mail var inte tillförlitlig. Kontrollen kvarstår för år 2017 men fokuserar nu istället på tillgängligheten per telefon via enkät som redovisas i KKiK (In2). Kontrollmoment 2017: Nr 7: att minst 30% av medborgarna som tar kontakt med omsorgen via telefon får ett direkt gott eller medelgott svar på en enkel fråga
Säker och effektiv hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser Verksamhetsplan 2017: Mål 6.1.6, In8, Hp26-27 Internkontroll 2016: Nr 10,11 Internkontroll 2017: Nr 8a-b Synpunkter och klagomål är viktiga för förvaltningens systematiska förbättringsarbete. Omsorgsnämnden har beslutat (verksamhetsplanen 2017, In8 och Hp27) att den som inkommer med en synpunkt/klagomål skall få en första kontakt från verksamhetsansvarig inom 7 dagar. Enligt bestämmelserna om lex Sarah (SOSFS 2011:5) i socialtjänstlagen, SoL, och lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, ska anställda genast rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till den som bedriver verksamheten. När den som bedriver verksamheten tar emot en rapport om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande ska det rapporterade utredas, dokumenteras och avhjälpas eller undanröjas. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Granskningen år 2016 visar att förvaltningens hantering av inkomna synpunkter och klagomål kan förbättras. Några ärenden har för långa svarstider och/eller är inte registrerade på ett korrekt sätt i diariet. Av olika skäl kan handläggningen ibland ta betydligt längre tid än 10 dagar, till exempel om ärendet behöver hanteras av omsorgsnämnden eller om flera professioner eller verksamhetsområden behöver vara inblandade i handläggningen av ärendet. Det är dock mycket viktigt att den klagande får en snabb återkoppling av att ärendet är mottaget och hanteras. Därför ändras indikatorn från och med år 2017 till att mäta genomsnittlig väntetid från det att synpunkt eller klagomål inkommer tills första återkoppling från verksamhetsansvarig sker. (Verksamhetsplan 2017, In8). Väntetiden får inte överstiga 7 dagar. Kanslienheten bevakar att återkoppling lämnas inom föreskriven tid. Granskningen år 2016 visar också att rutinerna fortfarande inte är tydliga kring avvikelsehanteringen. Rapporteringen till IVO sker enligt gällande rutiner men det finns oklarheter kring ansvarsfördelning samtidigt som förvaltningen ännu inte infört ett nytt modernt avvikelsesystem i enlighet med nämndens beslut i verksamhetsplanen, Hp26. För närvarande utreder kommunledningen möjligheterna att införa ett gemensamt system för rapportering och hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser. Att förvaltningen har en säker och effektiv hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser måste bevakas i internkontrollen för år 2017 via följande kontrollmoment: 8a: att genomsnittlig väntetid är max 7 dagar från det att synpunkt/klagomål inkommer tills första kontakt från verksamhetsansvarig (In8, Hp27) 8b: att nytt IT-stöd införs för hantering av avvikelser, synpunkter och klagomål (Hp26)
Riskbedömningar och åtgärder med stöd av Senior Alert Verksamhetsplan 2017: In13, Hp48, Hp50 Internkontroll 2016: Nr 12 Internkontroll 2017: Nr 9 Målsättningen är att alla brukare skall erbjudas en riskbedömning och åtgärder enligt nationella kvalitetsregistret Senior Alert i särskilt boende och personer med hemsjukvårdsinsatser i ordinärt boende. Förvaltningen har i flera år arbetat med åtgärder för att riskbedömningar skall göras enligt Senior Alert, men fortfarande finns det mycket mer att göra för att säkerställa att det sker systematiskt och fortlöpande inom äldreomsorgen. Omsorgsnämnden har i verksamhetsplanen för år 2017 (In13) beslutat att av de personer som bedömts ha risk för trycksår, undernäring och ohälsa i munnen skall minst 80 % ha en planerad förebyggande åtgärd. För år 2016 var resultatet 77,9 %. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Granskningen år 2016 visar att förvaltningen ligger nära målet men visar också att det finns brister i registreringen. Andelen 77.9 % med planerad förebyggande åtgärd avser endast de brukare som är registrerade i Senior alert. Måttet fångar således inte de brukare som inte är registrerade i Senior alert. Förvaltningen måste arbeta vidare mot målet att säkerställa att samtliga brukare får riskbedömning och att samtliga med bedömd risk får minst en planerad förebyggande åtgärd. Vidare måste det säkerställas att mätningarna omfattar alla brukare. Se verksamhetsplanen 2017: In13, Hp48, Hp50. Kontrollpunkten kvarstår år 2017. Kontrollmoment: Nr 9: att minst 80% av brukarna med bedömd risk för fall, trycksår, undernäring eller ohälsa i munnen har en planerad förebyggande åtgärd. Kostnadseffektiv verksamhet genom rätt bemanning och genom att medarbetarna har adekvat utbildning Verksamhetsplan 2017: In33 (Låg övertid) Verksamhetsplan 2017: Mål 6.4.2, In18-19, In43, In47, Hp57, Hp84 (Adekvat utbildning) Verksamhetsplan 2017: In51-52, Hp126 (Låg sjukfrånvaro) Verksamhetsplan 2017: In53, Hp67, Hp91, Hp93, Hp127 (Hög andel tillsvidareanställda) Internkontroll 2016: Nr 13-17 Internkontroll 2017: Nr 10-13 En kostnads- och personaleffektiv verksamhet genom rätt bemanning förväntas minska kostnaderna för övertid, minska behovet av timvikarier och kostnader för introduktion. Förvaltningen har i flera år jämfört övertidskostnader mellan verksamheter och ser skillnader som motiverar att kontroller bör ske årligen.
Omsorgsnämnden har i verksamhetsplanen för år 2017 bland annat beslutat att: 1. Kostnaderna för övertid skall minska jämfört med år 2016 (1,1%) In33. 2. Andelen tillsvidare anställd personal skall uppgå till minst 80% (68% i juni 2016) In53. 3. Sjukfrånvaron totalt skall uppgå till max 6.0 % (7,2 % i sep 2016) medan den korta sjukfrånvaron skall uppgå till max 2,2 % (2,7 % i sep 2016) 4. Tillsvidareanställd personal skall ha adekvat utbildning Mål 6.4.2 Omsorgsnämnden vidtar ett antal åtgärder för att säkerställa att medarbetarna har adekvat utbildning; 4a. Demensutbildningar In18-19, Hp58 4b. Modul för kompetensinventering skall användas Hp57 4c. Utbildning i schemaläggning i medvind för enhetschefer Hp84 4d. Andel tillsvidareanställda som helt saknar vårdutbildning skall minska (In43) 4e. 25 % av baspersonalen skall årligen utbildas i förflyttningsteknik (In47) Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Granskningen år 2016 påvisar fortsatt höga kostnader för övertid, ökande sjukfrånvaro och att andelen tillsvidareanställd personal är för låg. Omsorgsnämnden vidtar ovan redovisade åtgärder för att vända utvecklingen och det är mycket angeläget att kontrollera om dessa får effekt. Under år 2017 kontrolleras därför om: Nr 10: Övertidskostnaderna minskar (In33) Nr 11: Andelen tillsvidareanställd personal ökar (In53) Nr 12: Den korta sjukfrånvaron minskar (In52) Nr 13: Andel tillsvidareanställda som helt saknar vårdutbildning blir färre (In43, Hp57) God arbetsmiljö riskbedömningar i hemtjänst och rehabilitering enligt rutin Verksamhetsplan 2017: Internkontroll 2016: Nr 18 (Riskbedömningar i hemtjänst) Internkontroll 2017: 14-15 Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) följs upp i särskild ordning två gånger per år (verksamhetsplanen Hp92, Hp124) och behöver därför inte behandlas i den interna kontrollen. För att säkerställa en bra arbetsmiljö för personalen i hemvården vid arbete i brukarens bostad ska en riskbedömning genomföras innan insatser påbörjas. I samband med arbetsmiljöverkets tillsyn i hemtjänsten 2014 konstaterades att det fanns behov av att vidareutveckla rutiner för att säkerställa att riskbedömningar och handlingsplaner upprättas.
Hässleholms kommun har en uppdaterad rutin för rehabilitering (2016-09-02). Arbetsgivaren svarar för att de åtgärder vidtas som behövs för en effektiv rehabilitering, vilket ska göras utefter medarbetarens individuella förutsättningar. Medarbetarens chef ansvarar för att rehabiliteringsprocessen bedrivs skyndsamt med syfte att utreda möjligheterna till återgång i arbete. Chefen ska även vara uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa på arbetsplatsen. Förebyggande åtgärder ska vidtas om detta är möjligt. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering Vid granskningen i september 2016 (egenkontroll) uppgav att 33 % att det alltid görs en riskbedömning i samband med nya brukare. 22 % att det oftast gör en riskbedömning samt 44 % uppger att det görs en riskbedömning ibland. De flesta brukare kommer direkt från sjukhus eller korttidsvård och det finns inte tid för ett planeringssamtal innan insatserna påbörjas. Det fungerar bättre om bedömningen görs i samband med att arbetet påbörjas. Rutinen ändras till att gälla i samband med att arbete i brukarens bostad påbörjas. Det är däremot angeläget att kontrollera om rutinerna följs för rehabilitering för att säkerställa att långtidssjukskrivna medarbetare får de åtgärder som behövs. Under år 2017 kontrolleras därför: Nr 14: att det görs en riskbedömning i samband med att det påbörjas arbete i brukarens bostad Nr 15: att samtliga långtidssjukskrivna medarbetare är registrerade i IT-systemet Adato och att korrekta åtgärder vidtas i enlighet med rutinen. Utskrivningsklara patienter felaktig fakturering Verksamhetsplan 2017: In4 Internkontroll 2016: Nr 22 Internkontroll 2017: 16 Omsorgsnämnden har genom verksamhetsplanen, In4, fattat beslut om att utskrivningsklara patienter skall tas hem från sjukhuset så fort som möjligt Målet är att den årliga kostnaden för utskrivningsklara patienter maximalt skall uppgå till 300 tkr. Det motsvarar ungefär 60 vårddagar. Samtidigt är fakturorna från Region Skåne ofta felaktiga. Felen kan avse mycket stora belopp. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Granskningen år 2016 visar att sju fakturor var felaktiga och samtliga har bestridits. För sex av fakturorna har kommunens krav blivit tillgodosett och för den sjunde fakturan inväntas besked. Omsorgsnämnden föreslås påtala bristerna för Region Skåne, förvaltning Kryh. Det är angeläget med fortsatt kontroll under år 2017: Nr 16: att kommunens kostnader för utskrivningsklara patienter följer gällande lagstiftning och överenskommelser med Region Skåne
Vård- och rehabiliteringsplaner Verksamhetsplan 2017: Hp40 Internkontroll 2016: Nr 23 Internkontroll 2017: Nr 17 Tydliga vårdplaner/rehabplaner ska finnas till patienter som har insatser enligt hälso- och sjukvården. En vårdplan/rehabiliteringsplan är en dokumenterad instruktion som beskriver planerade insatser/åtgärder inom vård och omsorg utifrån den enskildes behov. En vårdplan/rehabiliteringsplan är en dokumenterad instruktion som beskriver planerade insatser/åtgärder inom vård och omsorg utifrån den enskildes behov Omsorgsnämnden har i verksamhetsplanen för år 2017, Hp40, beslutat att patienter med omfattande vårdbehov skall ha en dokumenterad vårdplan. Planerna skall upprättas av legitimerad personal i verksamhetssystemet Procapita. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: För vissa patientkategorier finns en betydande risk för felbehandling/utebliven behandling om inte en vårdplan finns. Samtidigt är det hög risk för att brukare med behov saknar vård- och rehabiliteringsplan. Av granskningen år 2016 genom egenkontroll framgår att det inom hälso- och sjukvården finns olika uppfattningar om vad som menas med en vårdplan, när en sådan skall upprättas, hur den skall upprättas samt för vem den skall upprättas. Behov finns av tydliggörande rutiner för upprättande av vårdplan. Planerna ska beskriva vilka åtgärder som ska utföras, målet med insatsen/åtgärden, vem som ska utföra insatsen, hur och när insatsen/åtgärden ska utföras/genomföras samt när insatsen ska följas upp av legitimerad personal. Kontrollpunkten kvarstår för år 2017: Nr 17: att vårdplaner upprättas enligt nya rutiner Basala hygienrutiner Verksamhetsplan 2017: In22, Hp62-64 Internkontroll 2016: Nr 24 Internkontroll 2017: Nr 18 Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien i vård och omsorg (SOSFS 2015:10) ska hygienrutiner tillämpas i verksamheter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) I verksamhet som omfattas av socialtjänstlagen (2001:453), SoL, hemtjänst i ordinärt boende, eller sådant boende som avses i 5 kap. 5 eller 7 SoL, (SÄBO)samt i verksamhet som omfattas av lagen (1993:387) LSS vid genomförande av insatsen bostad med särskild service enligt 9 8 eller 9 LSS. Verksamhetsplanen, Hp63-64.
Basala hygienrutiner och klädregler är den viktigaste åtgärden för att förebygga och förhindra smittspridning samt för att förebygga vårdrelaterade infektioner. Hygienrutinerna skall därför tillämpas i alla vårdsituationer där det finns risk för överföring av smittämnen, oavsett profession och oberoende av om det finns en känd smitta eller inte. Basal hygien omfattar handhygien, användning av arbetskläder, skyddshandskar och skyddskläder det vill säga åtgärder som alltid ska tillämpas i den direkta vården och omsorgen. Omsorgsnämnden har genom verksamhetsplanen för år 2017, Hp62, beslutat att förvaltningen skall delta i av SKL anordnade punktprevalensmätningar (PPM). Målet är ett bättre resultat jämfört med motsvarande mätning år 2014. Resultat följsamhet till samtliga 7 steg 2014 28 %. Resultat följsamhet samtliga 8 steg 2016 46 %. Följsamhet till de fyra steg som berör hygienrutinerna, desinfektion av händer före och efter patientnära arbete samt före och efter användning av handskar, användning av skyddshandskar samt användning av skyddsförkläde var följsamheten i Hässleholm 29 %. 2016 var resultatet 51 % Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: Granskningen visar att följsamheten har förbättrats. Fortfarande är dock följsamheten relativt låg. Riskerna ökar för vårdrelaterade infektioner om inte rutinerna följs. Samtidigt breddas föreskrifterna till att också omfatta ordinärt boende och delar av FSS. Det är angeläget med fortsatt kontroll år 2017: Nr 18: att hygienrutinerna följs. Löneutbetalningsprocessen Internkontroll 2016: Nr 25 Internkontroll 2017: Nr 19 I mars 2017 startar kommunens nya gemensamma löneenhet. Syftet är bland annat att genom standardiserade processer kring löneprocessens olika delar kunna säkerställa korrekt utbetalda löner och optimerad resursåtgång. Arbetssätten skall vara gemensamma för samtliga förvaltningar. Samtidigt innebär den nya organisationen att medarbetarna i större utsträckning själva skall registrera sin frånvaro och andra avvikelser. Enhetscheferna får också ett utökat ansvar, ibland annat inom anställningsprocess och schemafrågor. Det kommer att krävas utbildning och support till berörda. Det finns risk för felaktiga registreringar som i sin tur kan leda till felaktigt utbetalda löner. Enhetschefernas arbetsmiljö kan också komma att påverkas negativt. Risk: Möjlig 3 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 9 poäng Motivering: I granskningen år 2016 kontrollerades lönerna via stickprov och mycket små avvikelser noterades. Riskerna med ovan beskrivna organisationsförändringen motiverar dock att kontrollerna kvarstår år 2017: Nr 19: att rätt lön utbetalas i rätt tid
Egenvårdsbedömningar för patienter med 9:8 och 9:9 beslut Verksamhetsplan 2017: Hp40c Internkontroll 2016: Kontrolleras inte Internkontroll 2017: Nr 20 Omsorgsnämnden har genom verksamhetsplanen 2017, Hp40c lyft fram att det är viktigt att säkerställa att det finns egenvårdsbedömningar för patienter med 9.8 och 9.9 beslut. Risk: Sannolik 4 Väsentlighet: Kännbar 3 Totalt: 12 poäng Motivering: IVO har kritiserat bristen på egenvårdsbedömningar för patienter med 9.8 och 9.9 beslut. Med anledning av kritiken är det viktigt att säkerställa att det finns egenvårdsbedömningar för dessa patienter. Nr 20: att egenvårdsbedömningar finns för patienter med 9.8 och 9.9 beslut.
1 Plan för Intern kontroll 2017 Nr 1 2a Rutin Vilka regler, policys, system osv som ligger till grund för granskningen? Den enskilde skall erhålla beviljade insatser Upprättande av genomförandeplaner Kontrollmoment Vad ska granskas? att brukarnas behov blir tillgodosedda. att minst 95 % av brukarna har en aktuell genomförandeplan, inte äldre än 6 månader Metod Hur kommer granskningen att göras? Stickprov. 20 stycken slumpmässigt utvalda ärenden granskas. Granskning av ej värkställda beslut enl rapport till IVO Öppna jämförelser, uppdelad på SÄBO och Ord bo Frekvens Hur ofta kommer granskningen att göras? Ansvar Vem är ansvarig för att granskningen blir gjord? 1 ggr per kvartal MC månadsvis VC Rapportering Vem ska utförd granskning rapporteras till? Omsorgsnämnden Omsorgsnämnden Risk Hur stor är risken att fel ska uppstå? Väsentlighet Hur blir konsekvensen om fel uppstår? 3 3 4 3 2b Upprättande av genomförandeplaner att genomförandeplanerna har en godtagbar kvalitet. Uppdaterade dokumentationsriktliner. Egenkontroll månadsvis VC Omsorgsnämnden 4 3 3 Personalkontinuitet i hemtjänst att brukare med dagliga insatser maximalt skall träffa 13 medarbetare under en 14 dagars period. Mätning via tidsredovisningen i Phoniro. 1 gr/år september VC ord bo Omsorgsnämnden 4 3 4a Dokumentation i verksamhetssystemet ProCapita samt debitering enligt fastställda taxor att dokumentationsriktlinjerna uppdateras Egenkontroll december AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 4b Dokumentation i verksamhetssystemet ProCapita samt debitering enligt fastställda taxor att verksamhetssystemet inkl avgiftsmodulen, blir mer användarvänligt Kontrollera att nya användarvänliga moduler blir införda december AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 4c Dokumentation i verksamhetssystemet ProCapita samt debitering enligt fastställda taxor att uppgifter registreras korrekt i Procapitas avgiftsmodul Stickprov inom olika avgiftsslag december AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 5 Hantering av privata medel inom gruppbostäder att hantering av privata medel följer fastställda riktlinjer och rutiner. Granskning av bokföringen för privata medel i fem gruppbostäder. 1 g/år AC adm o utv Omsorgsnämnden 3 3
2 6 Kontanthantering i cafeterior att kontanthanteringen i cafeterior följer fastställda riktlinjer och rutiner. Granskning av bokföring i samtliga cafeterior. 1 g/år AC adm o utv Omsorgsnämnden 3 3 7 Tillgänglighet på telefon och e-post att minst 30% av medborgarna som tar kontakt med omsorgen via telefon får ett direkt gott eller medelgott svar på en enkel fråga Enligt Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) Januari 2017 (avser 2016) AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 8a Hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser att genomsnittlig väntetid är max 7 dagar från det att synpunkt/klagomål inkommer tills första kontakt sker från verksamhetsansvarig Granskning av samtliga inkomna synpunkter och klagomål och hur många dagar personen fick vänta på svar. 2 ggr/år mars och september kontroll av föregående sex månader AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 8b Hantering av synpunkter, klagomål och avvikelser att ett nytt IT-stöd införs för hantering av avvikelser, synpunkter och klagomål Systemet skall vara i drift under 2017 December AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 9 Riskbedömning enl Senior Alert att minst 80% av brukarna med bedömd risk för fall, trycksår, undernäring eller ohälsa i munnen har en planerad förebyggande åtgärd. Översikts-rapport i Senior Alert. Månadsvis MAS Omsorgsnämnden 4 3 10 Kostnadseffektiv verksamhet att andel övertidskostnader i förhållande till total lönekostnad (%) minskar (2016: 1,1 %) Enligt rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Augusti och december AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 11 Kostnadseffektiv verksamhet att andel av lönekostnaderna som avser tillsvidareanställd personal uppgår till minst 80% Enligt rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Augusti och december AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 12 Kostnadseffektiv verksamhet att korttidssjukfrånvaro inte överstiger 2,2 % Enligt rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Augusti och december AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3
3 13 Kostnadseffektiv verksamhet att andelen tillsvidareanställda och månadsanställda som helt saknar formell vårdutbildning minskar jämfört med år 2016 Kontroll i modul för kompetensinventering december AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 14 Arbetsmiljö att det görs en riskbedömning i samband med att det påbörjas arbete i brukarens bostad Kontrollera i verksamhetssystem 1 g/år september VC Ordinärt boende Omsorgsnämnden 4 3 15 Arbetsmiljö att samtliga långtidssjukskrivna medarbetare är registrerade i IT-systemet Adato och att korrekta åtgärder vidtas i enlighet med rutinen Kontroll i IT-system samt stickprov 1 g/år december AC adm o utv Omsorgsnämnden 4 3 16 Utskrivningsklara patienter att kommunens kostnader för utskrivningsklara patienter följer gällande lagstiftning och överenskommelser med Region Skåne Samtliga fakturor kontrolleras Månadsvis MC Omsorgsnämnden 4 3 17 Vård- och rehabiliteringsplaner att vårdplaner upprättas enligt nya rutiner Egenkontroll 2 ggr/år mars september MAS Omsorgsnämnden 4 3 18 Basala hygienrutiner att hygienrutiner följs. Resultatet enligt PPM skall förbättras. Punktprevalens mätning enligt SKL Maj MAS Omsorgsnämnden 4 3 19 Löneutbetalning att rätt lön utbetalas i rätt tid Stickprov av 20 löner Månadsvis AC adm o utv AC adm o utv 3 3 20 Egenvårdsbedömning att egenvårdsbedömningar finns för patienter med 9.8 och 9.9 beslut. Egenkontroll 2 ggr/år mars september MAS Omsorgsnämnden 4 3
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer 2016-12-28 2016/561 739 Handläggare Verksamhetsutvecklare Camilla Lindvall Omsorgsförvaltningen Utvecklingsavdelningen 0451-26 75 01 Camilla.Lindvall@hassleholm.se Omsorgsnämnden/Omsorgsnämndens arbetsutskott Ej verkställda beslut Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner underlaget som överlämnats till Inspektion för vård och omsorg (IVO), samt beslutar att underlaget överlämnas till kommunfullmäktige och till kommunrevisorerna. Underlaget gäller ej verkställda beslut enligt SoL och LSS per den 31 december 2016. Bakgrund Antalet ej verkställda beslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) ska återkommande rapporteras till IVO. Omsorgsförvaltningen Camilla Lindvall Verksamhetsutvecklare Bilagor: Ej verkställda beslut SoL; Ej verkställda beslut LSS Omsorgsförvaltningen / Utvecklingsavdelningen Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se H:\ANÄMNDEN\2017\Bilagor\Arbetsutskottet\Januari\ej verkställda beslut\tjänsteskrivelse Ej Verkställda beslut 2016.docx
Ej verkställda beslut enligt SoL per 2016-12-31 som rapporterats till IVO. Typ av bistånd Verksamhet Beslutsdatum Kön Kommentar enl.sol enl.sol Särskilt boende Äldreomsorg 2014-09-25 Man Väntar i hemmet. Hemtjänst. Erbjuden säbo, tackat nej 150316+150810+160128+160701+160807+ 160815+161212. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-03-11 Kvinna Väntar i hemmet. Erbjuden säbo, tackat nej 160602+161019. Särskilt boende Psykiatri 2016-03-18 Kvinna Finns boende att erbjuda, men den enskilde är inte anträffbar för erbjudande. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-03-11 Kvinna Väntar i hemmet. Erbjuden säbo, tackat nej 160412+160602+160812+161216. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-06-15 Man Väntar på korttid. Erbjuden säbo, tackat nej 161113. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-06-17 Man Väntar i hemmet. Erbjuden säbo, tackat nej 161124. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-07-21 Kvinna Väntar i hemmet. Erbjuden säbo, tackat nej 161123. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-08-17 Kvinna Väntar på korttid. Erbjuden säbo, tackat nej 161107+161128. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-08-23 Man Väntar på korttid. Inget erbjudande. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-08-24 Kvinna Väntar på korttid. Erbjuden säbo, tackat nej 1612089. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-07-29 Man Väntar på korttid. Inget erbjudande. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-08-31 Man Väntar på korttid. Erbjuden säbo, tackat nej 161005. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-08-30 Man Väntar i hemmet. Erbjuden parbo, tackat nej 161209. Särskilt boende Äldreomsorg 2016-09-12 Man Väntar i hemmet med växelvård. Inget erbjudande. Växelvård Äldreomsorg 2015-09-01 Man Erbjuden plats, tackat nej 151015. Önskar ha beslutet kvar som trygghet - tillfällig avlösning. Växelvård Äldreomsorg 2016-04-06 Kvinna Erbjuden plats, tackat nej 160614. Växelvård Äldreomsorg 2016-06-16 Kvinna Har vistats på korttid 160623-160914 - därav ingen verkställighet ännu. Dagverksamhet Äldreomsorg 2015-12-07 Man Erbjuden plats, tackat nej 160201+160526. Dagverksamhet Äldreomsorg 2016-09-15 Man Inget erbjudande. Kontaktperson Psykiatri 2016-07-05 Man Inget erbjudande. Kontaktperson Psykiatri 2016-07-08 Man Inget erbjudande. Parboende Äldreomsorg 2016-08-30 Man Erbjuden parbo, tackat nej 161209.
Rapporterade som både icke verkställda och verkställda. Typ av bistånd Verksamhet Beslutsdatum Kön Kommentar Tackat nej Datum när Antal enl.sol enl.sol senast beslutet verkställts dagar Särskilt boende Äldreomsorg 2015-03-02 Kvinna Väntat hemma. Tackat nej x3. 2016-06-30 2016-09-30 578 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-01-18 Man Väntat hemma. Tackat nej x3. Vill inte ha beslutet kvar. 2016-10-17 2016-10-17 273 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-03-01 Kvinna Väntat på korttid. Tackat nej x 2. 2016-08-17 2016-10-18 231 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-03-14 Kvinna Väntat på korttid. Tackat nej x1. 2016-06-02 2016-10-11 211 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-04-06 Kvinna Väntat på korttid. Tackat nej x1. 2016-06-10 2016-10-13 190 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-04-25 Kvinna Väntat i hemmet. Inget erbjudande. 2016-11-22 211 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-05-10 Kvinna Väntat på korttid. Inget erbjudande. 2016-11-03 177 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-05-20 Man Väntat på korttid. Inget erbjudande. 2016-12-01 195 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-05-31 Man Väntat på korttid. Inget erbjudande. 2016-12-05 188 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-06-01 Kvinna Väntat i hemmet. Inget erbjudande. 2016-10-24 145 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-06-09 Kvinna Väntat på korttid. Två erbjudande samma dag. 2016-09-26 2016-09-26 109 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-06-14 Man Väntar i hemmet. Inget erbjudande. 2016-10-12 120 Särskilt boende Äldreomsorg 2016-06-15 Kvinna Väntar på korttid. Brukaren avliden. 2016-09-29 106 Parboende Äldreomsorg 2016-04-22 Kvinna Maken fått eget säbobeslut. 2016-05-03 2016-10-17 178 Parboende Äldreomsorg 2016-05-25 Kvinna Brukaren avliden. 2016-06-03 2016-11-14 173 Dagverksamhet Äldreomsorg 2016-06-08 Man Varit på besök. Drar tillbaka sin ansökan. 2016-09-19 2016-09-19 103
Ej verkställda beslut enligt LSS per 2016-12-31 som rapporterats till IVO. Typ av bistånd Verksamhet Beslutsdatum Kön Kommentar enl.lss enl.lss Boende vuxna FSS 2015-10-16 Man Behov av serviceboende. Boende vuxna FSS 2015-12-28 Man Behov av gruppbostad. Erbjuden 160607. Tackat nej. Boende vuxna FSS 2016-02-02 Man Behov av serviceboende. Boende vuxna FSS 2016-02-23 Man Behov av serviceboende. Boende vuxna FSS 2016-02-24 Man Behov av boende inriktning psykiatri. Boende vuxna FSS 2016-03-30 Man Behov av serviceboende. Boende vuxna FSS 2016-05-16 Man Behov av serviceboende. Ledsagarservice FSS 2015-11-13 Man Brukaren önskar avvakta med verkställigheten. Ledsagarservice FSS 2015-11-16 Man Brukaren önskar avvakta med verkställigheten. Korttidstillsyn FSS - barn 2016-06-02 Kvinna Föräldrarna vill avvakta med verkställighet. Kontaktperson FSS 2016-06-14 Kvinna Inget erbjudande har givits. Kontaktperson FSS 2016-07-12 Man Inget erbjudande har givits. Kontaktperson FSS 2016-08-02 Kvinna Inget erbjudande har givits. Kontaktperson FSS 2016-09-06 Man Inget erbjudande har givits. Kontaktperson FSS 2016-09-12 Man Inget erbjudande har givits. Rapporterade som både icke verkställda och verkställda. Typ av bistånd Verksamhet Beslutsdatum Kön Kommentar Tackat nej Datum när Antal enl.lss enl.lss senast beslutet verkställts dagar Boende vuxna FSS 2015-05-19 Kvinna Bott på SoL-boende köpt plats av Kungsbacka. 2016-10-13 513 Boende vuxna FSS 2015-10-21 Man Behov av serviceboende. 2016-09-30 345 Boende vuxna FSS 2016-04-28 Kvinna Behov av gruppbostad. 2016-10-06 161 Ledsagarservice FSS - barn 2016-05-09 Kvinna 2016-10-01 145 Kontaktperson FSS 2016-02-11 Man Brukare hade önskemål om specifik person. 2016-11-01 264 Kontaktperson FSS - barn 2016-06-09 Kvinna 2016-11-01 145 Kontaktperson FSS 2016-06-13 Kvinna Ec verkställt i efterhand, därav rapporterad. 2016-08-26 74
TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer 2016-11-04 2016/472 739 Handläggare Omsorgschef Annika Andersson Omsorgsförvaltningen 0451-26 87 01 annika.andersson@hassleholm.se Till Omsorgsnämnden Omsorgsnämndens arbetsutskott Dagverksamhet för dementa, uppföljning av samlokaliseringen på Lyckåsa Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden besluta följande: Omsorgsnämnden beslutar att tacka för informationen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning ON beslutade 2016-01-26 4 att samlokalisera all dagverksamhet för personer med demenssjukdom till Lyckåsa i Bjärnum. Samtidigt beslutade omsorgsnämnden att minska verksamhetens öppentider till måndag-fredag. Utvecklingsenheten har på uppdrag av omsorgschefen gjort en uppföljning av beslutet som redovisas i tjänsteskrivelse. Omsorgsnämndens beslut om samlokalisering verkställdes 2016-04-04 och innebär att de personer med demenssjukdom som beviljats dagverksamhet erbjuds detta på Lyckåsa. Ur brukar-, medarbetare- och anhörigperspektivet visar uppföljningen såväl positiva som negativa effekter. För hemtjänstgruppen Väster 3 har samlokaliseringen gett mycket positiva effekter ur arbetsmiljösynpunkt. Hemtjänstgruppen kunde flytta ur sina tidigare trånga lokaler, för att flytta in på Kaptensgården, i Solhagas före detta lokaler. Den ekonomiska helårseffekten är för 2017 beräknad till 1500 tkr, för 2016 är den ekonomiska effekten 1000 tkr. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Förslag till beslut ger inga konsekvenser för verksamhetens brukare. Barnperspektivet Förslag till beslut ger inga konsekvenser ur barnperspektivet. Omsorgsförvaltningen Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(2) Miljökonsekvenser Förslag till beslut ger inga miljökonsekvenser. Facklig samverkan Uppföljningen redovisas i samband med förvaltningsövergripande samverkan 28 november. Ekonomiska konsekvenser Förslag till beslut ger inga ekonomiska konsekvenser. Bilagor 1. Tjänsteskrivelse, Dagverksamhet för dementa, Uppföljning av samlokalisering på Lyckåsa. Sändlista: Ingen Omsorgsförvaltningen Annika Andersson Omsorgschef
TJÄNSTESKRIVELSE 1(8) Datum Diarienummer 2016-10-26 2016/472 739 Handläggare Verksamhetsutvecklare Camilla Lindvall Omsorgsförvaltningen 0451-26 75 01 camilla.lindvall@hassleholm.se Omsorgsnämnden Dagverksamhet för dementa, Uppföljning av samlokalisering på Lyckåsa. Bakgrund/ uppdrag Undertecknad fick i uppdrag, daterat 2016-05-03 att följa upp den samlokalisering av dagverksamheterna för personer med demenssjukdom som ON beslutade om 2016-01-26 4. Ärendet gällde att, i avvaktan på en eventuell tillbyggnad av Ekegården göra en samlokalisering av dagverksamheterna på Solhaga i Hässleholm (Kaptensgården) och Lyckåsa i Bjärnum. Solhaga hade öppet alla dagar i veckan och beslutet innefattade även ett minskat öppethållande till endast vardagar. Undertecknad har utfört uppföljningen genom intervjuer med enhetschef och personal på dagverksamheten samt intervju med demenssjuksköterskan. Vidare har undertecknad haft samtal med verksamhetschefer för ordinärt och särskilt boende samt mailkonversation med hemtjänstens enhetschefer. Uppföljningen redovisas genom svar på de frågeställningar som fanns i uppdraget. Kort beskrivning av dagverksamheten Hässleholms kommun erbjuder dagverksamhet för yngre och äldre personer med demenssjukdom som bor hemma. Dagverksamheten är sedan 2016-04-04 endast lokaliserad på bottenplan på Lyckåsa i Bjärnum. Målsättningen för verksamheten är att: Ge gästerna en trygg och meningsfull dag Stärka självkänslan Förlänga möjligheten att bo kvar hemma längre Tillvarata de resurser som finns hos var och en Omsorgsförvaltningen Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(8) Bryta isolering och skapa social gemenskap Underlätta för anhöriga I verksamheten planeras dagens innehåll efter gästernas önskemål och dagsform, aktiviteterna utformas både gemensamt och individuellt. På dagverksamheten erbjuds bl.a. möjlighet till gemenskap där gästerna kan fika och läsa tidningen tillsammans, baka, promenera, läsa böcker, ha minnesträning genom både minneslådor och olika appar på surfplatta, sjunga gamla sånger, lekar och tävlingar. Personalen som arbetar på dagverksamheterna försöker matcha vilka som besöker verksamheterna de olika dagarna efter förmåga och gemensamma intressen. Anhöriga till gästerna erbjuds en kontaktman och individuella stödsamtal. Lyckåsa dagverksamhet har öppet helgfri måndag till fredag ca kl. 09:00-15:00. Socialstyrelsens rekommendationer Socialstyrelsen anser att socialtjänsten bör erbjuda personer med demenssjukdom dagverksamhet som är specifikt anpassad för deras behov. Socialstyrelsen bedömer att dagverksamhet specifikt anpassad för personer med demenssjukdom samt för yngre personer med demenssjukdom är kostnadseffektiv i jämförelse med annan dagverksamhet. Kostnaden för en dag i dagverksamhet beräknas enligt socialstyrelsen motsvara kostnaden för 1-2 timmar hemtjänst. Socialstyrelsen gör även bedömningen att kostnaderna för kommunerna på sikt minskar när dagverksamhet för demenssjuka finns genom att behovet av hemtjänst, korttidsvård och särskilt boende skjuts fram. Socialstyrelsen bedömer även att kostnaderna eventuellt minskar då hälsa och livskvalitet ökar för både personerna med demenssjukdom och deras anhöriga. Verksamhetens organisation och medarbetare Dagverksamheten ligger sedan samlokaliseringen organisatoriskt under verksamhetschefen för resurs, närmaste chef är enhetschefen på Lyckåsa. Tidigare tillhörde dagverksamheterna verksamhetschefen för särskilt boende och närmaste chef var en av enhetscheferna på ett särskilt boende. Personalen har handledning tillsammans med demenssjuksköterskan var fjärde vecka och apt tillsammans med enhetschefen var fjärde vecka. Enhetschefen försöker komma ut i verksamheten så gott som varje dag som hon vistas i huset. Totalt arbetar fem medarbetare på dagverksamheten. Fyra är utbildade anhörigstödjare och tre av dessa är även högskoleutbildade Silviasystrar (specialisering i demensvård). Den femte medarbetaren har en trygghetsanställning tom 31/5-2017. Personalen arbetar schemalagd tid och börjar mellan kl 7.30-8.00. Personalen arbetar till kl 16.00-16.15.
3(8) Måndagar kommer 15 brukare (gäster). Då arbetar samtliga fem anställda. Tisdag, torsdag och fredag är det även då 15 brukare i verksamheten och tre personal + trygghetsanställd är i tjänst. På onsdagar kommer 10 brukare och 2 personal + trygghetsanställd arbetar. Samtliga fyra tillsvidareanställda medarbetare har en grundtjänstgöring på 75%, dvs den totala tjänstgöringsgraden på dagverksamheten är 300%. Till det tillkommer för tillfället trygghetsanställningen som arbetar 100%. 2 av personalen har resurstid, dvs önskad sysselsättningsgrad 25%+15%. Denna tid utförs till viss del på korttid/växelvårdsboendet Lyckåsa. Innan sammanslagningen hade samtliga medarbetare årsarbetstid vilket gjorde att personalen kunde vara mer flexibel och kunde arbeta t.ex. kvällar för studiecirklar och anhörigutbildningar. Efter sammanslagningen har ingen av de anställda årsarbetstiden kvar. Enligt enhetschefen är verksamheten självständig och arbetsgruppen planerar det dagliga arbetet. Silviasystrarna Utbildning till Silviasyster är en specialisering i demensvård för undersköterskor. Utbildningen ger 60 högskolepoäng. Omsorgsförvaltningen har bekostade Silviasystrarnas utbildning för ett antal år sedan. Innan sammanslagningen hade förvaltningens sex Silviasystrar vardera 15 % Silviasyster tid ( totalt 90 %) vilket innebar att de ca 1 dag/vecka vardera var ute på kommunens särskilda boenden mellan kl. 07:00-13:00. De hade ansvar för olika boenden och kunde bokas efter telefonkontakt. Silviasystrarna hjälpte till med rådgivning och vägledning, handledning av omvårdnadspersonal- både praktiskt och i personalgrupper, att ge information och stöd till anhöriga, uppsökande verksamhet och tidiga insatser samt kompetensutveckling. Silviasystrarna kunde observera brukare med problembaserat beteende och utifrån detta handleda personal ute på boendena. De var även ett stöd för demenssjuksköterskan vid olika utbildningar etc. Efter sammanslagningen arbetar nu 3 av Silviasystrarna på dagverksamheten på Lyckåsa. Övriga tre har fått tjänster som vårdpersonal på Ehrenborg, korttids/växelvårdsboende Lyckåsa respektive på daglig verksamhet inom FSS. Två av dessa tre är sjukskrivna. Deltagarna på dagverksamheten (bilaga 1) 43 brukare har verkställda beslut om dagverksamhet för personer med demenssjukdom per 161027. Utav dessa är 18 ensamboende och 25 sammanboende. 5 av de sammanboende är även beviljade avlösning i form av växelvård. 6 av de 43 brukarna med verkställd dagverksamhet har ingen hjälp från hemtjänsten alls. Ytterligare 7 har mindre insatser så som t.ex. matdistribution, trygghetslarm eller ledsagare vid enstaka tillfälle. 12 av dessa 13 brukarna utan
4(8) dagliga hemtjänstinsatser är sammanboende. Den trettonde har daglig hjälp från sin dotter. De övriga 30 brukare som är beviljade hemtjänst är beviljade från 7,35 hemtjänsttimmar i månaden upp till 139,22 timmar. Genomsnitt 43,40 timmar per månad. 6 av brukarna på dagverksamheten är beviljade särskilt boende. 3 av 43 brukare är under 70 år och totalt 5 brukare är under 75 år. I besluten om dagverksamhet anges inte hur många timmar eller dagar per vecka brukaren har rätt att gå på dagverksamheten. Detta planerar personalen tillsammans med brukaren utifrån brukarens behov och möjligheter. I dagsläget finns 8 brukare som är beviljade dagverksamhet och som väntar på att få sitt beslut verkställt. Innan sammanslagningen fanns 4-6 personer i kö till Solhaga, medan det fanns lediga platser på Lyckåsas dagverksamhet. Brukare som väntade på plats på Solhaga blev erbjudna Lyckåsa. Tackade brukaren nej till erbjudande fick denne stå kvar i kön i väntan på ledig plats på Solhaga. Ekonomi Enligt beslutet som omsorgsnämnden tog 160126 beräknades en besparing på 1 500 tkr som helårseffekten av samlokaliseringen för dagverksamheterna. Budgeten för 2016, efter beräknad delårseffekt är 2 454 tkr. Nuvarande prognos är 2 154 tkr (det tillkommer lönekompensation som ännu inte är känd.). Delårseffekten beräknades bli 750 tkr. I själva verket blev den bättre än beräknat då samlokaliseringen skedde tidigare än planerat. År 2016 beräknas en besparing genom samlokaliseringen av dagverksamheten på 1 000 tkr jämfört med år 2015. Helårseffekten från och med 2017 beräknas bli 1 500 tkr. Enligt beslut så har de 43 brukarna som idag vistas på dagverksamheten gemensamt totalt 1602 hemtjänsttimmar per månad. Detta ger ett genomsnitt på 1,22 timmar per brukare och dag, med en spridning på allt från ingen hemtjänst alls upp till 4,57 timmar per dag. Frågan är hur mycket hemtjänst dessa brukare varit i behov av om de inte vistats på dagverksamheten Den så kallade brytpunkten för när det ekonomiskt är billigare för kommunen att en brukare bor på särskilt boende än bor hemma med insatser från omsorgsförvaltningen är vid en total kostnad på 641 tkr per brukare. Detta motsvarar ca 4,88 hemtjänsttimmar per dag.
5(8) Uppföljning av samlokaliseringen (bilaga 2) Dagverksamheten Solhaga på Kaptensgården i Hässleholm stängdes ner 2016-03- 29. Den samlokaliserade gemensamma dagverksamheten startades upp på Lyckåsa i Bjärnum 2016-04-04. Samtliga intervjuade uppger att samlokaliseringen blev en stor förändring för samtliga brukare i verksamheterna. De som skulle flytta med från Solhaga till Lyckåsa, ca 30 brukare, skulle börja åka färdtjänst till dagverksamheten samt skulle välja sig vid nya lokaler. 2 brukare avslutade sina beslut och ville inte längre delta i dagverksamheten när denna flyttades. De brukare som tidigare varit på Lyckåsa hade varit vana vid en mindre verksamhet med ett färre antal besökare. Vid samlokaliseringen blev det många brukare som skulle inrymmas under samma verksamhet. För personalen var det också en stor förändring. Personalen hade tidigare träffats på gemensamma apt och några av personalen hade gjort resurstid på den andra dagverksamheten. Personalen uppger att plötsligt skulle två personalgrupper med starka individer och starka viljor slås samman till en. Till en början uppstod det en del konflikter. Ingen enhetschef fanns på plats så personalen fick reda upp detta själva. Detta upplever personalen idag har gjort gruppen till en starkare grupp idag. Uppföljningen delas in och redovisas efter de frågor som ställdes till utredaren i uppdraget. Hur många personer har beslut om dagverksamhet per 1 oktober 2016 i förhållande till innan samlokaliseringen? 16-03-01 fanns 56 beslut om dagverksamhet för personer med demenssjukdom. Samtliga beslut var av olika anledningar inte verkställda. I mars 2016 var det totalt 45 brukare verkställda på Solhaga och Lyckåsa dagverksamheter. Dessa 45 brukarna gjorde totalt 268 besök på dagverksamheterna. 16-10-01 fanns 54 beslut om dagverksamhet för personer med demenssjukdom. Även då var inte samtliga beslut verkställda utan i september 2016 var det totalt 41 brukare verkställda på Lyckåsa dagverksamhet. Dessa 41 brukarna gjorde totalt 260 besök på dagverksamheten. En sammanställning finns i bilaga 2. Hur många deltagare har man i genomsnitt haft på Lyckåsa sedan samlokalisering? I genomsnitt har det varit 11,8 besökare per dag på Lyckåsa. Detta genomsnitt skiljer sig inte mycket från det sammanlagda genomsnittet för båda verksamheterna innan sammanslagningen. Däremot har antal brukare per personal nästan fördubblats från 5,62 i mars till 10,25 i oktober. Fyra dagar per vecka är 15 brukare inplanerade och femte dagen (onsdagar) är 10 brukare inplanerade. Detta känner personalen är max vad verksamheten klarar av för att tillgodose en trygg verksamhet med kvalitet i innehållet.
6(8) Personalen uppger att det kräver mycket planering för att få verksamheten att fungera. Personalen delar upp och arbetar med brukarna i mindre grupper. Men samtliga brukare vill inte alltid delta i den grupp man är indelad i och framförallt kanske brukaren inte orkar sitta med så länge. När brukarna då börjar röra på sig kan detta skapa oro bland övriga brukare. Det finns även några få brukare som inte fungerar i grupp. Dessa kräver då enskild planering. (Se mer statistik i bilaga 1: statistik dagverksamheten) Har antalet deltagare minskat sedan samlokaliseringen? Antal brukare med verkställda beslut minskade precis runt sammanslagningen och över sommaren, men antalet brukare har nu börjat öka igen. Vilka positiva effekter finns efter samlokaliseringen? Redovisa utifrån medarbetare/brukare/anhörig/ekonomi perspektiv. - De flesta brukarna trivs i verksamheten. - Lyckåsa har en otroligt fin utemiljö, som när vädret tillåter inbjuder till att vistas ute stora delar av dagen. Uteplatsen är inhägnad vilket gör att brukarna kan röra sig helt fritt. Det finns gångstråk att promenera runt på. Man odlar en del och det finns djur i närheten att titta på. - Personalen på dagverksamheten är en liten arbetsgrupp som har samma synsätt och kan arbeta sig samma på ett bra sätt. - Personalen på dagverksamheten upplever att de fått bättre arbetstider. Jobbar inga kvällar och helger. - Personalen på korttid/växelvården på Lyckåsa upplever samlokaliseringen som positiv. Det finns mer och ett bättre samarbete. Samtlig personal utgår från ett mer likartat tankesätt då man har samma chef. Några av personalen från dagverksamheten arbetar resurstid på boendet, vilket upplevs positivt. - Enhetschefen upplever att dagverksamheten är en verksamhet som är välfungerande. Personalen tillsammans med demenssjuksköterskan har gjort ett jättebra jobb kring samlokaliseringen för att få en fantastisk verksamhet. Vilka negativa effekter finns efter samlokaliseringen? Redovisa utifrån medarbetare/brukare/anhörig/ekonomi perspektiv. - Flera av brukarna som bor runt Bokebergsområdet kunde tidigare ta sig självständigt till Solhaga. De behöver idag färdtjänst, vilket gör att de blir mindre självständiga samt inte får den naturliga promenad som det tidigare innebar. - Några brukare upplever att de är för många besökare samtidigt. Det kan bli rörigt och oroligt. Mycket ljud och mycket rörelse som kan upplevas anstängande för personer med demenssjukdomar. - Framförallt kan det bli rörigt när alla ska åka hem. Många färdtjänstbilar samtidigt och rätt person ska komma in i rätt bil. Många blir nervösa. Det är inte heller en lösning att brukarna slutar olika tider då oron uppstår när första person ska åka hem - Å, ska hon åka hem nu. Då ska säkert jag också snart åka. Bästa att gå och klä på sig ytterkläderna. - När gruppen är för stor är det svårt för personalen att möta varje brukare
7(8) individuellt och jobba personcentrerat. - Det är svårare att göra utfärder med en större grupp. Samt gruppen från Solhaga var vana vid ett större utbud av aktiviteter. I Hässleholm kunde brukarna tillsammans med personalen tex gå ut och äta, gå på biblioteket och på underhållning. - För vissa brukare är det negativt att verksamheten har stängt på helgerna. För de som är ensamma så är helgen oftast den tidpunkt man upplever sig mest ensam och då blir tiden från fredag eftermiddag till måndag morgon väldigt lång. - Färdtjänsten fungerar dåligt. Tex håller inte tider, är otrevliga, brukarna får åka långa omväga till och från verksamheten. - Svårare att fullfölja sitt uppdrag som kontaktman. Varje personal är kontaktman till ca 10 brukare. Anhörigstödet hinns inte med på samma sätt. Anhörigkontakten har försämrats till de brukare som tidigare var på Solhaga. Tidigare var det anhöriga som följde de sina till verksamheten och då samtalade med personalen vid hämtning och lämning. Detta gjorde även att flera anhöriga kände sig trygga med vilka det var som arbetade och att deras anhörig kommit fram ordentligt dit de skulle. - Då personalen på Solhaga arbetade med årsarbetstid hade de möjlighet att genomför studiecirklar och anhörigutbildningar på kvällstid. Detta räcker inte tiden till för idag. Anhörigutbildningarna var uppskattade utifrån att man som anhörig kunde träffa andra i samma situation. - Silviasystrarnas kompetens används inte i kommunen på samma sätt längre. Tidigare fanns möjligheten till vägledning för särskilda boende, hemtjänstgrupper och biståndshandläggare som kunde höra av sig till Silviasystrarna vid behov. Silviasystrarna hade möjlighet att stötta i olika former av ärende som tex svårighet för hemtjänsten att utföra beslutade insatser, måltidsmiljön på boendet eller hjälpa till vid inflyttning till särskilt boende. Denna möjlighet finns inte längre. Kan man se synergieffekter med en samlokalisering till Lyckåsa med tanke på att det på Lyckåsa erbjuds korttids- och växelvårdsplatser för personer med demenssjukdom? De personer som var/är aktuella för båda dagverksamhet och korttid/växelvård har även innan samlokaliseringen erbjudits plats på dagverksamheten på Lyckåsa. Så några sådana effekter har ingen av de intervjuade uppmärksammat. Har det skett någon organisatoriskt förändring av dagverksamheten efter samlokaliseringen på Lyckåsa? I samband med samlokaliseringen övergick dagverksamheten från verksamhetsområde särskilt boende till verksamhetsområde resurs. Sedan samlokaliseringen har enhetschefen för Lyckåsa även varit chef för dagverksamheten. Personalen upplever detta som positivt med närheten till sin chef. Tyvärr har det flertal gånger skiftats personer på tjänsten som enhetschef för Lyckåsa. Under de 6 månaderna sedan samlokaliseringen har personalen haft 4 olika chefer.
8(8) Vilka effekter har flytten av Solhaga fått utifrån hemvårdens och Kaptensgårdens perspektiv? Enhetscheferna i hemvården har inte upplevt några specifika effekter av samlokaliseringen, verken positiva eller negativa. En enhetschef berättar att en brukare hade varit negativ till en början på grund av ökade kostnader för färdtjänst, men för de flesta har samlokaliseringen gått omärkt förbi. För hemtjänstgruppen Väster 3 har samlokaliseringen gett mycket positiva effekter ur arbetsmiljösynpunkt. Hemtjänstgruppen kunde flytta ur sina tidigare trånga lokaler, för att flytta in på Kaptensgården, i Solhagas före detta lokaler. Inflyttningen innebar att samordnare kunde fick ett ordentligt kontor samt gott om utrymme för samtlig personalen för att kunna utföra delar av sitt arbete så som tex dokumentation och möten. Då hemtjänstpersonalen kommer och går mycket till sin lokal använder de den egna ingången på sidan av Kaptensgården. För Kaptensgårdens del innebär det ändå en del mer spring i lokalerna på bottenplan, då hemtjänstpersonal bland annat ska komma åt kopiator samt träffa ansvariga sjuksköterskor och rehabpersonal. Omsorgsförvaltningen Camilla Lindvall Verksamhetsutvecklare
Deltagare på dagverksamheten Bilaga 1 Verkst From Boendeort Sambo Ensam Avlös Hemtj Antal timmar Bev säbo Från Solhaga -23 150819 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 28,2-26 131027 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 26,47-26 120626 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 31,24 X -28 130614 Man Sjörröd Dagverksamhet X X 60,37-29 150810 Kvinna Tyringe Dagverksamhet X X 33,33-29 160123 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 98,03 X -29 100208 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 43,18-30 151214 Man Hlm Dagverksamhet X Mat, larm, följesl -30 120109 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 75,36-31 130912 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 52,56 X -31 160113 Kvinna Hlm Dagverksamhet X Leds -31 140516 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 94,37-33 130411 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 28,2-35 150121 Kvinna Vinslöv Dagverksamhet X Mat -37 130627 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 34,32 X -37 151119 Man Hlm Dagverksamhet X X 13,68-39 150316 Kvinna Hlm Dagverksamhet X Larm -40 141112 Man Hlm Dagverksamhet X -42 150911 Kvinna Vinslöv Dagverksamhet X Växelv X 73,03-42 141030 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 29,14-49 150610 Kvinna Gäddastorp Dagverksamhet X -52 130702 Kvinna Tyringe Dagverksamhet X Växelv Larm -52 150121 Man Tyringe Dagverksamhet X
Deltagare på dagverksamheten Bilaga 1 Verkst From Boendeort Sambo Ensam Avlös Hemtj Antal timmar Bev säbo Tidigare på Lyckåsa -19 160504 Kvinna Vinslöv Dagverksamhet X X 40,57-22 130219 Man Tyringe Dagverksamhet X X 92,53-24 151112 Kvinna Tyringe Dagverksamhet X X 88,03-26 160601 Kvinna Tyringe Dagverksamhet X X 77,35 X -27 160224 Kvinna Hästveda Dagverksamhet X Anh. Dagl -28 150213 Man Sösdala Dagverksamhet X Växelv Mat -28 160721 Man Sösdala Dagverksamhet X Växelv X 9,45 X -28 160808 Man Tyringe Dagverksamhet X X 37,1-29 160203 Man Finja Dagverksamhet X -29 151123 Kvinna Tyringe Dagverksamhet X X 15,09-29 140610 Man Hlm Dagverksamhet X X 58,06-30 160718 Man Tyringe Dagverksamhet X Larm -30 51115 Man Hlm Dagverksamhet X X 7,35-30 150929 Man Sösdala Dagverksamhet X Enstaka X 71,42-31 140414 Kvinna Hästveda Dagverksamhet X X 38,58-36 141110 Kvinna Hlm Dagverksamhet X Växelv X 139,22-37 151006 Man Vinslöv Dagverksamhet X Enstaka X 134,45-37 160706 Man Tyringe Dagverksamhet X X 40,68-39 160711 Man Hlm Dagverksamhet X -40 160922 Kvinna Hlm Dagverksamhet X X 30,72
Bilaga 2 Uppföljning samlokaliseringen, statistik besökare per månad Januari Februari Mars Sammanlagt antal gäster Damer/ herrar Antal besök /mån Lyckåsa: 110 Solhaga: 198 Totalt: 308 48 32/16 Lyckåsa: 110 Totalt: Solhaga: 193 303 46 31/15 Lyckåsa: 101 Totalt: Solhaga: 167 268 45 32/13 Genomsnitt besök per dag Lyckåsa: 5,79 Solhaga: 6,39 Lyckåsa: 5,24 Solhaga: 6,89 Lyckåsa: 5,61 Solhaga: 5,76 Antal öppetdagar Lyckåsa: 19 Solhaga: 31 Totalt: 50 Lyckåsa: 21 Solhaga: 28 Totalt: 49 Lyckåsa: 18 Solhaga: 29 Totalt: 47 Antal gäster/ personal Antal besök/ mån/pers 6,0 38,5 5,75 37,87 5,62 33,5 Antal på kö April 229 37 25/12 11,5 20 9,25 57,25 Maj 248 37 26/11 11,8 21 9,25 62 Juni 243 36 24/11 12,1 20 9,0 60,75 Juli 251 37 24/11 12 21 9,25 62,75 Augusti 253 38 24/11 11,5 22 9,5 63,25 September 260 41 26/15 11,8 22 10,25 65,0 8 Oktober November December
TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Datum Diarienummer 2016-12-16 ON 2016/552 010 SN 2016/4529 701 Handläggare Omsorgschef Annika Andersson Omsorgsförvaltningen 0451-26 87 01 annika.andersson@hassleholm.se Till Omsorgsnämnden/ omsorgsnämndens arbetsutskott Socialnämnden/ socialnämndens arbetsutskott Överenskommelse om samarbete mellan socialnämnden och omsorgsnämnden Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott/ Socialnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden/ socialnämnden att föreslå kommunfullmäktige att besluta följande: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna reviderad överenskommelse om samarbete mellan omsorgsnämnden och socialnämnden i Hässleholm kommun. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade 2012-06-11; 72 om ett samarbetsavtal mellan socialnämnden och omsorgsnämnden. Under våren 2016 har KommunLex anlitades för att få en juridisk bedömning av samarbetsavtalet inför revidering. I stora delar bedömdes avtalet vara väl förenligt med i sammanhanget tillämpliga författningsbestämmelser, men i några delar lämnades rättliga anmärkningar. En kommunalrättslig utgångspunkt för samarbetsavtalet är att avtalet måste vara förenligt med den ansvarsfördelning för insatser och även kostnader för dessa som följer av reglementena för de berörda nämnderna. Utifrån samarbetsavtalet från 2012 har socialnämnden och omsorgsnämnden delat kostnader då en gemensam planering funnits för en person. KommunLex anser att detta inte är förenligt med de av fullmäktige antagna reglementen och kan till och med sägas utgöra ett kommunalrättsligt befogenhetsöverskridande, i den meningen att nämnden använder sina ekonomiska medel för andra ändamål än dem som nämnden ansvarar för. Det är insatsen som avgör vilken av de berörda nämnderna som ska stå kostnaden. I samarbetsavtalet från 2012 var utgångspunkten att tydliggöra och underlätta samarbetet kring barn och unga. I nu liggande förslag till överenskommelse om samarbete har även gruppen vuxna inkluderats. Omsorgsförvaltningen Beskrivning av ärendet I Hässleholms kommun är socialtjänsten indelad i två nämnder, omsorgsnämnden och socialnämnden. Enligt socialtjänstlagen (SoL) är båda nämnderna socialnämnder som kan fatta beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen. Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(3) För specifika lagrum inom det sociala området har kommunfullmäktige beslutat att en av nämnderna ska vara ensamt ansvarig. Omsorgsnämnden ansvarar för lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och socialnämnden för lagen om vård och unga (LVU) och lagen om vård av missbrukare (LVM). Man kan ha rätt till insatser enligt samtliga lagrum samtidigt, och man kan ha rätt till flera insatser inom samma lagrum. Enligt gällande lagstiftning är det kommunen som har ansvar att ge det bistånd som sökande har rätt till oavsett hur kommunen har valt att organisera sin socialtjänst. För att veta vilken nämnd som ansvarar för vad och hur nämnderna ska samarbeta har denna överenskommelse om gränsdragning och samarbete mellan nämnderna utarbetats. Socialförvaltningen och omsorgsförvaltningen samarbetar när det gäller personer som kan behöva stöd från båda förvaltningarna. Utgångspunkten är att de som behöver vårt stöd ska uppfatta oss som en förvaltning. Det gemensamma arbetet kräver sekretessmedgivande från brukare/klient. Om detta inte kan uppnås ansvarar varje förvaltning för att fatta beslut utifrån de ansökningar och anmälningar som inkommit till respektive förvaltning. Kommunfullmäktige beslutade 2012-06-11; 72 om ett samarbetsavtal mellan socialnämnden och omsorgsnämnden. Under våren 2016 har KommunLex anlitades för att få en juridisk bedömning av samarbetsavtalet inför revidering. I stora delar bedömdes avtalet vara väl förenligt med i sammanhanget tillämpliga författningsbestämmelser, men i några delar lämnades rättliga anmärkningar. En kommunalrättslig utgångspunkt för samarbetsavtalet är att avtalet måste vara förenligt med den ansvarsfördelning för insatser och även kostnader för dessa som följer av reglementena för de berörda nämnderna. Utifrån samarbetsavtalet från 2012 har socialnämnden och omsorgsnämnden delat kostnader då en gemensam planering funnits för en person. KommunLex anser att detta inte är förenligt med de av fullmäktige antagna reglementen och kan till och med sägas utgöra ett kommunalrättsligt befogenhetsöverskridande, i den meningen att nämnden använder sina ekonomiska medel för andra ändamål än dem som nämnden ansvarar för. Det är insatsen som avgör vilken av de berörda nämnderna som ska stå kostnaden. I samarbetsavtalet från 2012 var utgångspunkten att tydliggöra och underlätta samarbetet kring barn och unga. I nu liggande förslag till överenskommelse om samarbete har även gruppen vuxna inkluderats. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare En tydlig ansvarsfördelning och ett fungerade samarbete kommer att gynna brukarna. Barnperspektivet Barnperspektivet har beaktats då vi ska ha fokus på brukarens behov för att hitta lämpliga lösningar utifrån lagens intentioner. Miljökonsekvenser Inga
3(3) Facklig samverkan Sker vid förvaltningsövergripande samverkan innan nämnderna sammanträder. Ekonomiska konsekvenser Tidigare delade kostnader kommer enligt förslaget att hamna hos den nämnd som enligt reglementet har ansvar för insatsen. Bilagor 1. Överenskommelse om samarbete mellan socialnämnden och omsorgsnämnden i Hässleholm kommun. Sändlista: Kommunfullmäktige Socialförvaltningen Omsorgsförvaltningen Sus Lantz-Eriksen Socialchef Annika Andersson Omsorgschef
www.hassleholm.se Överenskommelse om samarbete mellan socialnämnden och omsorgsnämnden Hässleholm kommun Diarienummer: ON 2016/552 010 Fastställt den: [Ange datum] Fastställt av: För revidering ansvarar: Socialnämnden och omsorgsnämnden För uppföljning ansvarar: Förvaltningschef socialförvaltning och omsorgsförvaltning Dokumentet gäller för: Socialnämnden och omsorgsnämnden Giltighetsperiod: [Ange start och slutdatum eller tillsvidare] Ersätter: Samarbetsavtal mellan socialnämnden och omsorgsnämnden KF120611 72 0
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 2 2 Målgrupper... 3 Definitioner:... 3 3 Syfte och mål... 3 4 Yttersta ansvaret enligt socialtjänstlagen... 3 5 Sekretess... 4 6 Gemensam planering och uppföljning... 4 7 Personer med psykisk funktionsnedsättning och missbruksproblematik... 4 8 Personer med funktionsnedsättning av neuropsykiatrisk karaktär... 4 9 Föräldrar med funktionsnedsättning... 4 10 Föräldrar med flerbarnsfödslar... 5 11 Familjehemsplacerade personer... 5 12 Äldre och funktionsnedsatta som utsätts för våld i nära relation... 5 13 Bostadslösa... 5 14 Arbetsgång i gemensamma ärenden rörande barn... 6 15 Arbetsgång i gemensamma ärenden rörande vuxna... 6 16 Kostnadsansvar... 6 17 Ekonomiskt bistånd och försörjningsstöd... 7 18 Samarbete... 7 19 Informationsskyldighet... 7 20 Uppföljning av överenskommelsen om samarbete... 7 21 Oenighet kring ansvarsfördelning... 8 22 Överenskommelsens giltighet... 8 1
1 Bakgrund I Hässleholms kommun är socialtjänsten indelad i två nämnder, omsorgsnämnden och socialnämnden. Enligt socialtjänstlagen (SoL) är båda nämnderna socialnämnder som kan fatta beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen. För specifika lagrum inom det sociala området har kommunfullmäktige beslutat att en av nämnderna ska vara ensamt ansvarig. Omsorgsnämnden ansvarar för lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och socialnämnden för lagen om vård och unga (LVU) och lagen om vård av missbrukare (LVM). Man kan ha rätt till insatser enligt samtliga lagrum samtidigt, och man kan ha rätt till flera insatser inom samma lagrum. Enligt gällande lagstiftning är det kommunen som har ansvar att ge det bistånd som sökande har rätt till oavsett hur kommunen har valt att organisera sin socialtjänst. För att veta vilken nämnd som ansvarar för vad och hur nämnderna ska samarbeta har denna överenskommelse om gränsdragning och samarbete mellan nämnderna utarbetats. Socialförvaltningen och omsorgsförvaltningen samarbetar när det gäller personer som kan behöva stöd från båda förvaltningarna. Utgångspunkten är att de som behöver vårt stöd ska uppfatta oss som en förvaltning. Det gemensamma arbetet kräver sekretessmedgivande från brukare/klient. Om detta inte kan uppnås ansvarar varje förvaltning för att fatta beslut utifrån de ansökningar och anmälningar som inkommit till respektive förvaltning. Kommunfullmäktige beslutade 2012-06-11; 72 om ett samarbetsavtal mellan socialnämnden och omsorgsnämnden. Under våren 2016 har KommunLex anlitades för att få en juridisk bedömning av samarbetsavtalet inför revidering. I stora delar bedömdes avtalet vara väl förenligt med i sammanhanget tillämpliga författningsbestämmelser, men i några delar lämnades rättliga anmärkningar. En kommunalrättslig utgångspunkt för samarbetsavtalet är att avtalet måste vara förenligt med den ansvarsfördelning för insatser och även kostnader för dessa som följer av reglementena för de berörda nämnderna. Utifrån samarbetsavtalet från 2012 har socialnämnden och omsorgsnämnden delat kostnader då en gemensam planering funnits för en person. KommunLex anser att detta inte är förenligt med de av fullmäktige antagna reglementen och kan till och med sägas utgöra ett kommunalrättsligt befogenhetsöverskridande, i den meningen att nämnden använder sina ekonomiska medel för andra ändamål än dem som nämnden ansvarar för. Det är insatsen som avgör vilken av de berörda nämnderna som ska stå kostnaden. I samarbetsavtalet från 2012 var utgångspunkten att tydliggöra och underlätta samarbetet kring barn och unga. I nu liggande förslag till överenskommelse om samarbete har även gruppen vuxna inkluderats. 2
2 Målgrupper Överenskommelsen omfattar personer med behov av insatser från båda förvaltningarna: Psykiskt funktionsnedsatta personer med missbruksproblematik Personer med neuropsykiatrisk problematik Föräldrar med funktionsnedsättning som behöver stöd i sin föräldraroll eller i den praktiska omvårdnaden av sina barn Föräldrar med flerbarnsfödslar Familjehemsplacerade personer Våldsutsatta personer med behov av stöd från båda förvaltningarna Övriga personer med omfattande problematik som kan vara i behov av stöd ifrån båda förvaltningarna Definitioner: Barn = person under 18 år Ung vuxen = person som fyllt 18 men inte 21 år Vuxen = person som fyllt 18 år 3 Syfte och mål Syftet med detta dokument är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan omsorgsnämnd och socialnämnd och att säkerställa god kvalitet på samarbetet mellan de två nämnderna. Samarbetet ska utgå ifrån intentionerna i FN:s barnkonvention. Barnets bästa ska alltid prioriteras. Målet är att säkerställa en hög kvalitet på kommunens bistånd i enlighet med gällande lagstiftning och evidensbaserad praktik. Utgångspunkten ska alltid vara den enskildes behov. 4 Yttersta ansvaret enligt socialtjänstlagen Enligt socialtjänstlagen har socialnämnden det yttersta ansvaret enligt 2 kap 2 socialtjänstlagen för dem som vistas i kommunen. Det yttersta ansvaret innebär att kommunen ansvarar för att den enskilde får stöd och hjälp utifrån sina behov. Då både socialnämnden och omsorgsnämnden är socialnämnd i lagens mening delas det yttersta ansvaret mellan förvaltningarna enligt nedan: Socialförvaltningen har det yttersta ansvaret för dem som behöver stöd och hjälp inom i huvudsak områdena missbruk, ekonomiskt bistånd, barn som riskerarar att fara illa eller far illa familjerätt och ensamkommande barn. Omsorgsförvaltningen har det yttersta ansvaret för dem som behöver stöd och hjälp inom verksamhetsområdena äldreomsorg, funktionsnedsättning, socialpsykiatri och kommunal hälso- och sjukvård. 3
5 Sekretess En förutsättning för samverkan i individärenden är att brukare, klient eller legal företrädare skriftligt samtycker till att upphäva sekretessen mellan socialnämnden och omsorgsnämnden. Samtyckeblankett, se bilaga. Om sekretessmedgivande inte ges ska den nämnd som tagit emot ansökan handlägga och besluta i ärendet. I samband med detta ska handläggaren också informera brukare/klient om förvaltningarnas olika möjligheter och ansvarsområden. 6 Gemensam planering och uppföljning Då båda förvaltningarna har insatser för en person ska dessa planeras och följas upp tillsammans. Efter kommunicering avslutar respektive förvaltning sina insatser då målet är uppfyllt 7 Personer med psykisk funktionsnedsättning och missbruksproblematik Personer med psykisk funktionsnedsättning och missbruksproblematik kan vara båda förvaltningarnas ansvar. Det gemensamma ansvaret innebär att den enskilde kan få insatser från båda förvaltningarna samtidigt. Personer med psykisk funktionsnedsättning och alkohol- eller drogproblematik, som har insatser från omsorgsförvaltningen, kan ha rätt till behandling för sitt missbruk genom socialförvaltningen. 8 Personer med funktionsnedsättning av neuropsykiatrisk karaktär Personer med funktionsnedsättning av neuropsykiatrisk karaktär kan vara båda nämndernas ansvar. Omsorgsnämnden beslutar om insatser enligt SoL och LSS, socialnämnden om insatser enligt SoL, LVU och LVM. 9 Föräldrar med funktionsnedsättning Föräldrar med funktionsnedsättning som har svårigheter att klara den praktiska omvårdnaden om sina barn, som i övrigt inte har svårigheter att fostra barnet, ska vända sig till omsorgsförvaltningen med sin ansökan. Föräldrar med funktionsnedsättning som behöver stöd i sin föräldraroll ska vända sig till socialförvaltningen med sin ansökan. 4
10 Föräldrar med flerbarnsfödslar Föräldrar som har fått trillingar eller fler barn, som har behov av hjälp för att klara den praktiska omvårdnaden om sina barn, ska vända sig till omsorgsförvaltningen med sin ansökan. 11 Familjehemsplacerade personer Familjehemsplaceringar kan göras enligt SoL, LVU och LSS. Socialförvaltningen ansvarar för utredning och uppföljning av familjehem och placering och uppföljning av barn och unga vuxna i familjehem enligt SoL och LVU. Socialförvaltningen ansvarar också för utredning och uppföljning av barn som vårdnadshavare själva placerar i ett enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna (så kallade privatplaceringar ). Omsorgsförvaltningen ansvarar för utredning och uppföljning av familjehem och placering och uppföljning av barn och unga vuxna i familjehem enligt LSS och för unga vuxna och vuxna enligt SoL. Om omsorgsförvaltningen uppmärksammar barn som stadigvarande bor hos någon annan än vårdnadshavare ska detta anmälas till socialförvaltningen. 12 Äldre och funktionsnedsatta som utsätts för våld i nära relation Vilket stöd personer som utsätts för våld i nära relation behöver beror till stor del på aktuell fas och hur nuvarande situation ser ut. Det kan röra sig om stöd i att bryta upp ett destruktivt förhållande, men det kan också vara i en akut fas där en person omgående behöver skydd. Socialförvaltningen arbetar med att erbjuda skydd i form av jourlägenhet, boende på kvinnojour eller extern placering på annan ort om skyddsbehovet är mycket starkt. Socialförvaltningen står även för stöd och rådgivning. Om den utsatta personens omvårdnadsbehov kräver stöd från omsorgsförvaltningen måste ett samarbete snarast initieras. Ett tätt samarbete mellan förvaltningarna är ofta nödvändigt för att både behovet av skydd och behovet av omvårdnad ska kunna tillgodoses. I vissa fall kan detta kräva okonventionella lösningar. Det bör särskilt beaktas den dubbla utsatthet den funktionsnedsatta som utsätts för våld befinner sig i. 13 Bostadslösa Socialtjänstlagen reglerar det yttersta ansvaret för att medborgare har tak över huvudet. Socialförvaltningen har anvar för de som vistas i kommunen. Omsorgsförvaltningen kan bevilja särskilt boende och där är det alltid omvårdnadsbehovet som avgör rätt till bistånd i form av korttidsplats eller bostad enligt SoL eller LSS. Detta betyder inte att förvaltningarna har ansvar för att ordna bostäder utan kan betyda att den enskilde har rätt till bistånd för boendekostnader i form av ordinarie bostad, vandrarhem eller 5
annat akutboende. Utöver denna rättighet har socialförvaltningen viss möjlighet att hyra ut bostad i andra hand som en frivillig åtgärd till enskilda som är uteslutna från den ordinarie bostadsmarknaden. Till exempel på grund av betalningsanmärkningar, skulder, tidigare vräkning. Möjligheten att hyra en ordinär bostad eller ordna tak över huvudet genom socialförvaltningen beror på den allmäna tillgången. 14 Arbetsgång i gemensamma ärenden rörande barn När en ansökan eller anmälan kommer till någon av förvaltningarna ska handläggaren ta ställning till samarbete och erbjuda föräldrarna eller den unge detta. Handläggaren kan erbjuda LOTS-möte. Lotsmodellen bygger på idén att en formaliserad arbetsgång runt det enskilda barnet ska kunna leda till ett bättre samarbete och en enklare samordning. Nyckelåtgärden är nätverksarbete som påbörjas med ett tidigt nätverksmöte där en så kallad lots för barnet utses. Till mötet bjuds alla in som kan vara aktuella att samverka kring barnet, till exempel skola och sjukvård. Lotsmötet kan leda fram till att en gemensam planering enligt SIP (samordnad individuell plan) enligt 2 kap 7 SoL görs. Övervägande om att erbjuda SIP ska göras även då Lots-modell inte används. När det finns behov av försörjningsstöd eller ekonomiskt bistånd bör även handläggare från den enheten bjudas in. Respektive förvaltning ansvar för sin myndighetsutövning, det vill säga att fatta beslut och dokumentera enligt gällande lagstiftning och delegationsordning. 15 Arbetsgång i gemensamma ärenden rörande vuxna När en ansökan eller anmälan om stöd på grund av missbruk och samtidigt psykisk eller fysisk funktionsnedsättning kommer till någon av förvaltningarna ska handläggaren ta ställning till samarbete och erbjuda personen detta. Berörd förvaltning kontaktas. Övervägande ska också göras om Region Skåne ska finnas med i ärendet utifrån deras ansvar för psykiatrisk och somatisk vård. Vid de tillfällen Region Skåne är inblandade bör brukaren/klienten erbjudas SIP-möte. Se Samarbetsavtal Region Skåne och Hässleholms psykiatri vuxna. Respektive förvaltning ansvar för sin myndighetsutövning, det vill säga att fatta beslut och dokumentera enligt gällande lagstiftning och delegationsordning. 16 Kostnadsansvar Varje förvaltning tar kostnader för sina insatser. Socialförvaltningen ansvarar för insatser enligt LVU och LVM, omsorgsförvaltningen för insatser enligt LSS. Insatser enligt SoL kan vara båda förvaltningarnas ansvar och den förvaltning som är huvudansvarig för insatsen bär kostnaden. 6
Om det uppstår problem med att avgöra vilken förvaltning som ska ansvara för insatsen, eller om handläggarna har olika uppfattningar om behovet, lyfts ärendet i första hand till närmsta chefer, i andra hand verksamhetschef och i sista hand till förvaltningscheferna. 17 Ekonomiskt bistånd och försörjningsstöd Föräldrar är försörjningsskyldiga till barnen slutat gymnasiet, dock längst till 21 år (enligtföräldrabalken). En individuell bedömning av rätten till ekonomiskt bistånd ska göras av handläggare på socialförvaltningens ekonomiska enhet. Vid akuta ärenden ska handläggaren eller enhetschefen på omsorgsförvaltningen kontakta handläggare på socialförvaltningen. Vid ansökan görs alltid en individuell bedömning. För unga upp till 21 år har både den unge och föräldrarna rätt att ansöka om bistånd. Alla kan vända sig till socialförvaltningen för ansökan om ekonomiskt bistånd. Den enskilde har då rätt att ta med sig ett stödjande biträde. 18 Samarbete Det är varje chefs angelägenhet att samarbeta kring brukarens behov och att det finns en lösning som fungerar så snart som möjligt. Förvaltningarna ska träffas regelbundet med fokus på samarbete och diskussion kring ärenden där lösningar inte har uppnåtts på handläggarnivå. Chefsgruppen träffas fyra gånger om året. De som ska ingå i chefsgruppen är: verksamhetschef för funktionsnedsättning stöd och service och myndighetschef från omsorgsförvaltningen verksamhetschef från barn och familj/myndighet, ekonomiskt bistånd och vuxna från socialförvaltningen 19 Informationsskyldighet Deltagarna i chefsgruppen ansvarar för att kommunicera och informera om överenskommelsen vid introduktion av nyanställda. Båda förvaltningarna ansvarar för att kommunicera förändringar som kan påverka samarbetet. 20 Uppföljning av överenskommelsen om samarbete Förvaltningscheferna ansvarar tillsammans för att överenskommelsen följs upp och revideras. Revidering av överenskommelse ska godkännas av respektive nämnd. 7
21 Oenighet kring ansvarsfördelning Då ansvariga handläggare inte kan hitta gemensamma lösningar lyfts ärendet i första hand till närmsta chefer, i andra hand till verksamhetschef och sist till förvaltningscheferna. 22 Överenskommelsens giltighet Denna överenskommelse om samarbete mellan omsorgsnämnden och socialnämnden ersätter tidigare samverkansavtal antaget av kommunfullmäktige 2012-06-11 72. Revidering av denna överenskommelse beslutas i omsorgsnämnden och socialnämnden. Lena Nilsson Ordförande Socialnämnden Christer Welinder Ordförande Omsorgsnämnden Sus Lantz-Eriksen Socialchef Annika Andersson Omsorgschef 8
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer 2016-12-23 2016/555 040 Handläggare Ekonomicontroller Catarina Harden Omsorgsförvaltningen Administration och utveckling 0451-26 88 70 catarina.harden@hassleholm.se Omsorgsnämnden/ Omsorgsnämndens arbetsutskott Ersättningsnivå 2017 valfrihetssystem i hemtjänst (LOV) Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden besluta följande: Omsorgsnämnden beslutar att 2017 års ersättningsnivåer höjs från; 332 kronor till 345 kronor per timme i områdena 1, 2, 7 och 9 (tätort), samt från 351 kronor till 365 kronor per timme i områdena 3, 4, 5, 6, 8, 10, 11 och 12 (landsbygd) Sammanfattning I förfrågningsunderlaget för valfrihetssystem inom hemtjänst framgår i punkten 3.1.1 att ersättningsnivåerna årligen ska beslutas av omsorgsnämnden. Eftersom arbetsmarknadens parter, med jämna mellanrum, skriver avtal som genererar löneökningar ska också ersättningen till leverantörer av servicetjänster inom ramen för valfrihetssystem i hemtjänsten kompenseras. För att under år 2017 hamna på ersättningsnivåer som bygger på självkostnadsprincipen kommer ersättningen till leverantörerna av servicetjänster inom ramen för valfrihetssystem i hemtjänsten att öka med 4 %, vilket motsvarar 13 respektive 14 kronor. Bedömningen är att höjningen av priset kommer att medföra en ökad kostnad för förvaltningen på ca 32 000 kr. Omsorgsförvaltningen Annika Andersson Omsorgschef Catarina Harden Ekonomicontroller Omsorgsförvaltningen / Administration och utveckling Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer 2016-12-23 2016/556 040 Handläggare Ekonomicontroller Catarina Harden Omsorgsförvaltningen Administration och utveckling 0451-26 88 70 catarina.harden@hassleholm.se Omsorgsnämnden/ Omsorgsnämndens arbetsutskott Ersättningsnivå 2017 vid tillfällig vistelse i annan kommun Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden besluta följande: Omsorgsnämnden beslutar om 2017 års ersättningsnivå till vistelsekommun när Hässleholms kommun har begärt verkställighet enligt 2 a kap. 6 2 Socialtjänstlagen; 384 kronor per timme för utförda insatser enligt Socialtjänstlagen SoL. Oberoende om brukaren vistas i tätort eller landsbygd är ersättningsnivån lika. Timpriset avser faktiskt utförd tid hos brukaren vilket innebär att all form av så kallad kringtid ingår i timpriset. 500 kronor för installation och avinstallation av trygghetslarm 68 kronor per distribuerad lunch Sammanfattning Om en bosättningskommun har begärt verkställighet enligt 2 a kap. 6 2 Socialtjänstlagen (SoL), ska bosättningskommunen ersätta vistelsekommunen för verkställighetskostnaderna vilket framgår i 2 a kap 7 SoL. Ersättningen ska betalas enligt den ersättningsnivå som bosättningskommunen tillämpar för motsvarande insatser. Omsorgsförvaltningen är därmed skyldig att meddela vistelsekommunerna aktuella ersättningar. Ersättningsbeloppet grundar sig på självkostnadsprincipen vilket regleras i 8 kap. 3c Kommunallagen. Då omsorgsförvaltningen redan har framräknade ersättningsnivåer till leverantörer av servicetjänster inom ramen för valfrihetssystem inom hemtjänsten har dessa belopp lagt grunden för beräkningen. Omsorgsförvaltningen Annika Andersson Omsorgschef Catarina Harden Ekonomicontroller Omsorgsförvaltningen / Administration och utveckling Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer 2016-12-29 2016/562 004 Handläggare Nämndsekreterare Irene Persson Omsorgsförvaltningen Administration och utveckling 0451-26 87 02 irene.persson@hassleholm.se Omsorgsnämnden/omsorgsnämndens arbetsutskott Revidering av dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden besluta följande: Reviderad dokumenthanteringsplan ersätter tidigare antagen plan från 2003 samt antas att gälla från och med 2017-02-01. Ge förvaltningen rätten att revidera planen efter verksamhetens behov. Sammanfattning Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen revideras vartannat år för att den ska hållas aktuell. Gällande dokumenthanteringsplan antogs av omsorgsnämnden 2003. För att kunna användas i det nya dokument- och ärendehanteringssystemet som införs på omsorgsförvaltningen behöver den revideras. I detta dokument- och ärendehanteringssystem har vi valt att ersätta de gamla diarieplanskoderna med ett nytt klassificeringssystem vilket förvalts av kommunalarkivet Sydarkivera och är utvecklat av intresserade kommuner. I redaktionskommittén för detta schema ingår förutom Hässleholms kommuns arkivarie, bland andra arkivarier från Kristianstads kommun, Helsingborgs stadsarkiv och Tomelilla kommun. I samråd med verksamhetschefer och samordnare har klassificeringsschemat anpassats till omsorgsnämndens verksamheter. För att underlätta administrationen av handlingar som ska gallras vill vi koppla dokumenthanteringsplanen till dokument- och ärendehanteringssystemet. Planen måste då för att det ska fungera kopplas till klassificeringsschemat. För att hålla dokumenthanteringsplanen ständigt uppdaterad och aktuell föreslås att förvaltningen får revidera planen för att bland annat kunna lägga till nya handlingstyper som uppstår i verksamheten. Bilagor: Dokumenthanteringsplan. Omsorgsförvaltningen Irene Persson Nämndsekreterare Omsorgsförvaltningen / Administration och utveckling Postadress: Löjtnant Granlunds väg 14, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 14 Telefon: 0451-26 70 00 E-post: omsorgsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
Dokumenthanteringsplan Omsorgsfo rvaltningen Antagen av Omsorgsnämnden 2017-01-31 Gäller från och med 2017-02-01
Innehåll 1. DEMOKRATI OCH LEDNING... 2 Politiskt beslutsfattande... 2 Verksamhetsledning... 4 Planering och uppföljning av verksamheten... 7 Kvalitetsledning... 8 Verksamhetsutveckling och samverkan... 15 Allmänna handlingar och arkiv... 17 Tillsyn och Revision... 19 Remisser, undersökningar och statistik... 20 Hantera kommunens varumärke... 21 Representera... 21 2. INTERN SERVICE... 22 Mötesadministration... 22 Administration av förtroendevalda... 22 Informera och kommunicera internt... 24 Ekonomiadministration... 25 Finans- och skuldförvaltning... 26 Inköp och försäljning... 27 Personaladministration... 28 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 32
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Löneadministration... 33 IT och telefoni... 33 Fordon och materiel... 36 Interna servicefunktioner... 38 Extern information och kommunikation... 39 8. VÅRD OCH OMSORG... 40 Förebyggande vård och omsorg... 40 Hälso- och sjukvård... 40 Undersöka, vårda, behandla... 45 Dokumentera i patientjournal... 48 Rehabilitera... 55 Logga Händelser... 59 Logguppgifter... 59 Föra vårdrelaterade register... 59 Föra vårdrelaterade register... 60 Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd... 61 Stöd och omsorg... 63 Insatser för funktionsnedsatta... 70 Insatser för psykiskt funktionsnedsatta... 76 1
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 1 1. DEMOKRATI OCH LEDNING 1 2 Politiskt beslutsfattande 1 2 1 Politiska beslut Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. 1 Protokoll Reservation/protokollsanteckning Omröstningslistor/voteringslistor Ingår i protokollet Uppropslistor/närvarolistor Ingår i protokollet Se kommentar Beslutsunderlag/-utredning Respektive beslutsunderlag/utredning/ yttrande tillhör ärendet/akten 1 2 2 Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten 1 Medborgarförslag Ej formell funktion i kommunen. Public 360 Registreras och bevaras om förslagen leder till utredning/beslut Anteckningar från möten Registreras Public 360 2 Tjänsteskrivelse Registreras Public 360 3 Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras Public 360 1 2 3 Redovisa delegation Delegationsbeslut Registreras i respektive ärende det tillhör Public 360 Delegationslista Registreras Public 360 2
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 1 2 4 Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med uppdrag att utreda särskild fråga 1 Förslag om att tillsätta beredning eller politisk Diarieförs styrgrupp Anteckningar från beredning Registreras 2 Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras 3 Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Registreras 1 2 6 Initiativ från förtroendevalda 1 Motion Registreras 2 Interpellation 2 Fråga 3 Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras 4 Tjänsteskrivelse/yttrande Registreras om remitterad till förvaltning Protokollsutdrag/Beslut nämnd Registreras om remitterad till nämnd 5 Yttrande/svar Registreras 1 2 7 Kommunikation med förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ, genomföra dialoger mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker 1 Rapporter/tjänsteskrivelse anmälningsärenden till Registreras 3
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras nämnd 2 Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Redovisning/tjänsteskrivelse ej färdigberedda Registreras motioner, medborgarinitiativ, ej verkställda beslut mm till nämnd 3 Anteckningar från genomförda dialoger mellan politiker och tjänstemän Registreras 1 3 Verksamhetsledning 1 3 1 Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, gallringsbeslut, klassificeringsstruktur 1 Styrande dokument Registreras Reglemente Registreras 2 Tjänsteskrivelse Registreras 3 Protokollsutdrag/beslut Registreras 4 Plan mot kränkande behandling Registreras 5 Likabehandlingsplan Registreras 6 Jämställdhetsplan Registreras 7 Policydokument t.ex. hälsoplan, arbetsmiljöpolicy Registreras 8 Delegeringsordning Registreras 9 Förslag till förändrad delegeringsordning Registreras Riktlinjer Registreras. Tas i nämnden Public 360 Handlingsprogram Registreras Public 360 Policydokument Registreras. Antas i fullmäktige. Avser Public 360 4
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvårdsarbete. Dokumenthanteringsplan Registreras Public 360 Klassificeringsstruktur Registreras Public 360 Taxor och avgifter Registreras Public 360 Lathundar Gallras när ny version upprättas Gallras vid Rutin- och metodbeskrivningar Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Ett exemplar av den egna organisationens rutiner bevaras, övriga gallras vid, se kommentar Gallras vid 1 3 2 Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest- och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter 1 Organisationsplan/beskrivning Registreras 2 Tjänsteskrivelse Registreras 3 Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Registreras 4 Attest- och utanordningsbehörigheter Registreras 5 Attestregister 6 Protokollsutdrag/beslut Registreras 7 Delegationer rörande övergripande ansvar Registreras. T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. 8 Återkallande av delegering Registreras. Gallras efter 10 år 5
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 9 Riktlinjer Registreras. Avser riktlinjer utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren exempelvis inom hälso- och sjukvård 10 Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker 1 arkivex av den egna organisationens rekommendationer (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid 1 3 3 Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer 1 Protokoll/anteckningar Protokoll/anteckningar som innehåller beslut/viktig information Protokoll/anteckningar som ej innehåller beslut/viktig information T.ex. interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, rektorsmöten/ ledningsmöten, råd och kommittéer. T.ex. interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, rektorsmöten/ ledningsmöten, råd och kommittéer. 1 3 4 Samverka med personal och fackliga organisationer MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar Gallras vid 1 Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, Registreras MBL 2 Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Registreras 3 Protokoll Löneöversyn Registreras 4 Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Registreras 5 Protokoll från central samverkansgrupp mellan (SVG). Registreras arbetsgivare och arbetstagare 6 Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan Registreras arbetsgivare och arbetstagare Protokoll från förvaltningens samverkansgrupp Registreras mellan arbetsgivare och arbetstagare 9 Protokoll/Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT). Om de innehåller beslut måste de Gallras efter 2 år 6
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras bevaras. 10 Kallelse med bilagor Gallras vid 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten 1 4 1 Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Budget 1 Mål och vision Kan ingå i budgeten 3 Tjänsteskrivelse Registreras 4 Investeringsplan Registreras 5 Verksamhetsmål och äskanden Registreras 6 Budget Registreras 7 Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Registreras 8 Synpunkter från de fackliga företrädarna Registreras 12 Beslut statsbidrag Registreras 13 Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Registreras 14 Lagakraft-bevis Registreras 17 Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Registreras 18 Budget, arbetsmaterial Gallras vid 19 Budgetuppföljning Registreras 20 Budgetuppföljning, rapporter Registreras 21 Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Gallras vid 7
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Bokslut 22 Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Registreras 23 Delårsrapport kommunen Även månadsuppföljningar. Tryckt 2 ex. Registreras 30 Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Registreras 31 Årsbokslutsbilaga Anläggningsbilaga Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor Engagemangsbesked 32 Årsrapporter/verksamhetsberättelser Registreras Delårsbokslut Registreras Årsbokslut Registreras Strategisk plan Strategisk plan med budget och flerårsplan, underlag Registreras Över- och underskottshantering 34 Över- och underskottshantering underlag Gallras vid 1 4 2 Begära ökat anslag/tilläggsbudget Används endast vid behov - t ex strukturella förändringar eller underskott i budgeten 1 Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Registreras 2 Beslut/protokollsutdrag Registreras 1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer 1 5 1 Kvalitets styra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och kvalitetsmål 8
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 1 Ledningssystem Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. 2 Direktiv gällande ledningssystemet Registreras 3 Granskning av ledningssystem, resultat av Registreras 4 Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Gallras vid 5 Kvalitetsdokument T. ex KKiK. Registreras 6 Åtgärdsplaner Registreras 7 Rapporter, uppföljningar Registreras 8 Protokollsutdrag/beslut Registreras 9 Uppföljning av mål Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Registreras 10 Uppföljning av verksamhet och kvalitét Avser dokumenterade uppföljningar. Registreras. 11 Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Registreras. 1 5 2 Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service Tjänsteskrivelse Registreras Public 360 Intern kontroll 1 Intern kontrollplan Registreras 2 Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år 9
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 3 Händelse- och riskanalys 4 Rapporter, uppföljning Registreras 5 Protokollsutdrag/beslut Registreras Public 360 Checklista Registreras Public 360 Dokumentation Registreras Public 360 Analyser Registreras Public 360 Kontroller Registreras Public 360 Tillsyn i egen regi Godkännande Egenkontroll Gallras efter 2 år Statistik 6 Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Registreras 7 Begäran om yttrande Registreras 8 Yttrande/svar Registreras 9 Protokollsutdrag/Beslut Registreras 10 Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Registreras Enkät Enkät Registreras Public 360 11 Enkätsvar, inkomna Gallras efter 2 år 12 Sammanställning Registreras Statistik 13 Statistik, allmän/verksamhetsspecifik Statistik av betydelse för verksamheten Se kommentar bevaras. Övrig statistik gallras vid 14 Sammanställningar, statistik Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid Se kommentar 10
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Kvalitetsarbete 15 Medborgarundersökningar 16 Servicemätningar 1 5 3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. Ex. äldreomsorgsplan - planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar. 1 Verksamhetsplan Registreras 2 Uppföljningar av rutiner, dokumentation Registreras. Avser uppföljning av t.ex. vårdarbetsrutiner 3 Tjänsteskrivelse Registreras 4 Protokollsutdrag/Beslut Registreras 5 Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Protokoll och utvärdering bevaras och Registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. 6 Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Registreras. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) 7 Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Registreras. Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten 1 5 4 Synpunkter och klagomål 1 Synpunkt/klagomål av vikt för verksamheten Registreras Public 360 2 Synpunkt/klagomål av rutinartad karaktär Registreras Gallras efter 1 år Public 360 Svar på synpunkt/klagomål av vikt för verksamheten Registreras Public 360 11
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Svar på synpunkt/klagomål av rutinartad karaktär Registreras Gallras efter 1 år Public 360 3 Tjänsteskrivelse Registreras Public 360 4 Protokollsutdrag/Beslut Registreras Public 360 1 5 5 Anmälan enligt lag Mot myndigheten. 1 Anmälan om missförhållande Registreras. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria Anmälan om kränkande behandling Registreras. Kan gälla kränkande behandling av elev 2 Utredning/rapport Registreras 3 Tjänsteskrivelse Registreras 4 Beslut Registreras 1 5 6 Forum för samråd Till exempel tillgänglighetsråd, pensionärsråd 1 Protokoll/minnesanteckningar Registreras Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Registreras 1 5 7 Juridiska handlingar Domar Registreras Domar för kännedom Kallelser till förhandlingar Tjänsteanteckningar av vikt Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Gallras vid Gallras vid Gallras vid 12
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Stämningsansökningar Yttranden, egna Yttranden från motpart Fullmakter Förelägganden Protokoll PM Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig Stämningsansökningar Yttranden, egna Yttranden från motpart Fullmakter Förelägganden Protokoll PM Korrespondens av vikt Gallras vid Gallras vid Gallras vid 13
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Korrespondens, rutinmässig Underlag för framställt krav Gallras vid Rådgivning Gallras vid Överklagande av beslut Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas. Tjänsteskrivelse Registreras Besvärshänvisning Registreras Inkommen överklagan Registreras Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt Gallras vid tid Beslut från högre instans Registreras JO-anmälan Registreras Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Nämndens yttrande till högre instans Besked från högre instans att deras beslut överklagats i rätt tid Avtal Avtal/kontrakt av principiell betydelse Avtal/kontrakt av tillfällig betydelse Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som avtalet gäller. Gallras vid Gallras vid Gallras vid 2 år efter upphörd 14
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras giltighet Komplettering av avtal 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan 1 6 1 Omvärldsbevakning Omvärldsanalys Registreras 1 6 2 Förstudie projekt Ex. Projektredovisning, projektdirektiv, projektplan Tjänsteskrivelse Registreras Beslut/Protokollsutdrag Registreras Direktiv Registreras Plan Registreras Utvärdering Registreras Sammanställning Registreras 1 6 3 Projekt Avser verksamhet förknippad med att bygga upp, förvalta och följa upp samverkansorganisationer. Protokollsutdrag/beslut Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Projektansökan Registreras Beslut om inledande av projekt Registreras Avtal Registreras Mötesanteckningar Anteckningar som innehåller beslut skall 15
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras bevaras, övriga kan gallras vid Beslutsförteckningar Registreras Projektanvisningar Registreras Projektdirektiv Registreras Projektplan Registreras Korrespondens Registreras Deltagarförteckningar Teknisk plan Resursplan Registreras Tidplan Registreras Utvärderingar Registreras Delrapporter Registreras Förteckningar över styrgruppens medlemmar Registreras Broschyrer och annat egenproducerat material Tidningsannonser Hemsidor Budget Registreras Bokföringsplan Registreras Revisionshandlingar Registreras Ansökningar och beslut om utbetalningar Registreras Ekonomisk slutredovisning Registreras Handböcker Registreras Enkät Gallras vid Fakturor Gallras efter 10 år Intervjuer Räknas som underlag Gallras efter 2 år Meddelanden Gallras efter 2 år 16
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Månadsrapporter - ekonomi Räknas som underlag Gallras efter 2 år Observationsanteckningar Räknas som underlag Gallras efter 2 år Underlag för budgetberäkning Gallras efter 10 år Fakturor Gallras efter 10 år 1 6 5 Samverka externt Avser verksamhet förknippad med att bygga upp, förvalta och följa upp samverkansorganisationer. Överenskommelse Registreras Samverkansavtal Registreras Minnesanteckningar Gallras efter 2 år 1 7 Protokoll Registreras i värdkommunen När det gäller enskilda (privata) arkiv och Allmänna handlingar och arkiv samlingar som kommunen tar hand om: se 10.4 Enskilda arkiv 1 7 1 Post och postöppning Rutiner för inflödesprocesser Postöppningsfullmakt 1 7 2 Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/uppgifter ur allmänna handlingar 1 Inkommen begäran ta del av allmän handling Registreras om begäran innehåller sekretess 2 Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Kopior av utlämnade handlingar Registreras Gallras vid Gallras vid Gallras vid 17
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Besvärshänvisning Registreras 3 Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän Registreras handling 4 Beslut/dom från kammarrätten Registreras 1 7 3 Redovisa information Registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Diarium Postlista Gallras vid Handlingskort Ärendekort i ärendehanteringssystem, skrivs ut på papper till ärenden som fortfarande kräver pappershandlingar 1 Ärendelista Tas ut på papper en gång om året 2 Arkivbeskrivning Registreras. Arkivbeskrivning och arkivförteckning Arkivförteckning Uppdateras löpande. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen är aktuell. 3 Gallringsbeslut Se 1.3.1. Styrande dokument Se kommentar 4 Klassificeringsstruktur Se 1.3.1. Styrande dokument Se kommentar 5 Dokumenthanteringsplan Se 1.3.1. Styrande dokument Se kommentar 1 7 4 Vårda och förvara arkiv Programverksamhet Leveransbekräftelse Gallras vid Visual Arkiv 18
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 1 7 5 Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Avtal rörande skanning Registreras. Ex av journaler och protokoll Avtal rörande utlån Registreras. Ex av journaler och protokoll 1 7 6 Hantera arkivleveranser Leveransreversal 1 7 7 Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än arkivmyndigheten. Kräver Kf-beslut. Begäran om övertagande av handlingar Registreras Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras 1 7 8 Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal 1 Avtal om lån/förvaring av handlingar Registreras. Ex journaler och protokoll 2 Protokollsutdrag/beslut Registreras Gallringslistor, gallringsbeslut Se 1.3.1. Styrande dokument 1 7 9 Gallra allmänna handlingar Gallringslistor, gallringsbeslut 1 Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Registreras 2 Protokollsutdrag/beslut Registreras 3 Gallringslistor Registreras 4 Gallringsrapport Registreras 1 8 Tillsyn och Revision Intern revision 1 8 1 Revision och granskning 1 Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Registreras 2 Begäran om yttrande Registreras 19
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 3 Yttrande/svar Registreras 4 Protokollsutdrag/beslut Registreras 5 Beslut från revisionen Registreras 1 8 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner 1 Meddelande om förestående inspektion Registreras 2 Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Registreras 3 Underrättelse om inkommen anmälan Registreras 4 Begäran om uppgifter/yttrande Registreras 5 Yttrande/svar Registreras Tjänsteskrivelse Registreras 6 Protokollsutdrag/beslut Registreras 7 Beslut/dom Registreras Kontrollplan Registreras Register över ansvariga Registreras 8 Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse Gallras efter 2 år 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. 1 9 1 Externa remisser 1 Remiss/begäran om yttrande som besvaras Registreras 2 Remiss/begäran om yttrande som inte besvaras Registreras Gallras efter 1 år 3 Yttrande/svar Registreras 4 Protokollsutdrag/Beslut Registreras 5 Beslut från remitterande organ Registreras 1 9 2 Externa undersökningar Ex externa enkäter 20
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 1 Enkäter, inkomna Registreras och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Enkätsvar, avgivet Registreras och bevaras om de är av vikt annars gallras vid 1 9 3 Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB 1 Begäran om uppgifter Gallras vid Lämnade uppgifter 1 10 Hantera kommunens varumärke 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid Även kommunala bolag Se kommentar Public 360 Se kommentar Public 360 Se kommentar 1 10 4 Utmärkelser Ex. kulturpris, byggnadspris och idrottspris Nomineringar Protokollsutdrag/beslut 1 10 5 Flaggning Instruktion för flaggning Se styrande dokument 1.3.1 Se kommentar 1 11 Representera 1 11 1 Evenemang och avtackningar Föreningar, näringsliv etc. 1 Protokollsutdrag/Beslut Registreras 2 Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Registreras 21
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Representationsgåvor Av gåva speciellt framtagen för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar". (T.ex. föremål försett med kommunvapen) I annat fall dokumenteras gåvan i bild. Se kommentar 2. INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration Förberedelser och genomförande av nämndssammanträden, sammanträden och möten av olika slag 2 1 1 Mötesplanering 1 Sammanträdesplanering (kalender) Registreras 2 Protokollsutdrag/beslut Registreras 2 1 2 Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Gallras efter sammanträde Kallelse/ärendelista/föredragnings-lista Justeringsanslag Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Antecknas på protokollet och bevaras även tillsammans med protokollet Se kommenar /Gallras efter 2 år 2 2 Administration av förtroendevalda 2 2 1 Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Troman 22
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Förtroendemannaregister, kopia Gallras vid 1 Avtal lån av surfplatta Gallras vid 2 Fullmakt för publicering på internet Gallras vid Sekretessförbindelse/tystnadspliktsförsäkring förtroendevalda 2 2 2 Ersättning och arvoden till förtroendevalda 1 Transaktionsfil Gallras efter 2 år Arvodeslista/lönelista 2 Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Gallras efter 10 år 2 2 3 Utveckla förtroendevaldas kompetens 1 Protokollsutdrag/beslut 2 Inbjudan till externa kurser och konferenser Gallras vid 3 Intern utbildning för nya förtroendevalda 2 2 4 Avtacka/hedra förtroendevalda Riktlinjer för gåvor Se 1.3.1 Styrande dokument Se kommentar Register över gåvor Gallras vid Beslut om utdelade gåvor Registreras och bevaras om gåvan överstiger ett visst värde. Se kommentar 23
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 2 3 Informera och kommunicera internt 2 3 1 Internt informationsmaterial 1 Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Gallras vid 2 Broschyrer Ett exemplar av varje ska bevaras. 3 Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster Ett exemplar av varje ska bevaras. 4 Verksamhetens historia 5 Pressklipp 2 3 2 Intern webb Handböcker/interna rutiner 1 exemplar sparas vid större förändringar Se kommentar Dokumentbibliotek Gallras vid Webbsidor 2 3 3 Projekt- och samarbetsytor på webben Tillhandahålla och använda Samarbetsytor Projektytor Dokumentbibliotek 2 3 4 Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid 24
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 2 4 Ekonomiadministration 2 4 1 Kontoplan Kontoplan, inkl. kodförteckningar/kodplaner Se 1.3.1 Styrande dokument Se kommentar 2 4 2 Leverantörsreskontra Rekvisition Gallras efter 10 år Leverantörsfaktura Attestlista Pappersfakturor kan gallras efter 10 år. Digtitala fakturor ska bevaras sedan år 2010 Se kommentar Revideras fortlöpande Betalningsfil Utbetalning till leverantör 2 4 3 Kundreskontra Fakturaunderlag Fakturafil Kundfaktura Debiteringslista Autogiroanmälan e-medigvande autogiro Medgivandeaviseringar Betalningspåminnelse Kravfil Uppdragserkännande Justitia Inkassorapport Statusrapport Avslutsrapport Pappersfakturor kan gallras efter 10 år. Digitala fakturor ska bevaras sedan år 2010 Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år 25
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Bokföringsmässig avskrivning 2 4 4 Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra 2 4 5 Fakturera internt Underlag Interdebitering/kostnadsfördelning Bokföringsorder Avstämningslista 2 4 6 Löpande bokföring Månadsavstämningar Huvudbok 2 4 7 Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år 1 Bestridande av faktura Diarieförs 2 4 8 Deklarationer och skattefrågor 2 4 11 Kontanthantering Kassarullar Gallras efter 10 år Redovisning av kassa Gallras efter 10 år Babs-kvitton, kassakvitton Gallras efter 10 år Bankinsättningar Gallras efter 10 år 2 5 Finans- och skuldförvaltning 2 5 2 Inkommande bidrag 1 EU-bidrag Registreras Gallras efter speciella regler för EU-projekt 26
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 2 Statsbidrag Registreras. T.ex. energirådgivning el. Gallras efter 10 år utjämningsbidrag. 3 Uppgifter om bidragskriterier Registreras. 4 Redovisning av statsbidrag Registreras. 5 Kommunalt bidrag Registreras. Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar. 2 6 Inköp och försäljning 2 6 1 Genomföra upphandling 1 Fullmakt Registreras 2 Annons och förfrågningsunderlag Registreras Frågor och svar Registreras OSL 19 Kap 3 Tilldelningsbeslut Registreras 11 Tilldelningsbeslut Registreras 8/9 Anbud, inte antaget Vanliga upphandlingar kan gallras efter 5 år men vid EU-upphandling måste även icke antagna anbud bevaras, Se kommentar 10 Anbud, antaget Registreras 6 Upphandlingsrapport Registreras 2 6 3 Avrop från ramavtal och direktupphandling Avropsavtal/leasingavtal 1 Offerter Gallras vid 2 Beställningsbekräftelse Gallras efter 2 år 3 Garantibevis Gallras vid garantitidens upphörande 27
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Produktdokumentation Gallras vid Följesedel Gallras efter 2 år 2 6 4 Förvalta avtal Bevakning av avtal, option på förlängning etc. Avtal Registreras Ramavtal Registreras 2 Avtal av rutinmässig karaktär Till exempel leasingsavtal kopiatorer, städ. Om avtal diarieförs ingår de i diarieförda handlingar. Gallras 2 år efter Avtalsuppföljning Avtalsförlängning Bisysslor Förvaras hos respektive nämnd i pärm Gallras vid Intyg och betyg Förvaras i personalakt. 2 7 Personaladministration 2 7 1 Rekrytera 2 Annons Registreras Intresseanmälningar Gallras vid 3 Sammanställning över sökande Registreras 1 Ansökningar, ej erhållen tjänst Gallras efter 2 år 4 Utlåtande från rekryteringskonsult Gallras vid Ansökningshandlingar från antagen Förvaras i personalakt 2 7 2 Anställa 28
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Anställningsavtal Förvaras i personalakt Introduktionsplan för medarbetare Förvaras i personalakt Checklista Gallras vid Informations-material IT-försäkran Beställning av användarkonto Beställning av passerkort Beställning av tjänsteid-kort Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Gallras vid Gallras 2 år efter Gallras vid Gallras vid Gallras vid Tystnadsplikt Förvaras i personalakt Gallras efter 2 år Kvittenser för nycklar Förvaras i närarkiv Gallras efter 2 år 2 7 3 Bemanning och ledigheter 1 Ansökan om tjänstledighet Registreras om tjänstledigheten överstiger 6 månader. Förvaras i personalakt. 2 Beviljad tjänstledighet Registreras om beslut krävs 3 Ansökan om semesterledighet Gallras vid Meddelanden från försäkringskassan Semesterlistor 2 7 4 Administrera anställningar Gallras vid Gallras vid 29
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Ändra anställningsform Registreras. Bisysslor Förvaras hos respektive nämnd i pärm Gallras vid Intyg och betyg Förvaras i personalakt. 2 7 5 Personalhälsa Rehabiliteringsutredning Förvaras i personalakt Arbetsförmågebedömning, test och arbetsprövning, rapport Förvaras i personalakt Behandlingskontrakt Förvaras i personalakt Resultat från behandling, rapport Förvaras i personalakt Läkarutlåtande Förvaras i personalakt Gallras efter 2 år Sjukanmälan Gallras efter 2 år Omplaceringsutredning Förvaras i personalakt Beslut om omplacering Förvaras i personalakt Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Förvaras i personalakt Utredning om arbetsskada Förvaras i personalakt Anmälan till AFA (TFA-KL) Förvaras i personalakt Beslut om sjukersättning Förvaras i personalakt Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Handlingsplan 2 7 6 Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal Gallras när anställningen upphör 30
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Lönesamtal Gallras när nytt dokument är upprättat Fritidsstudiebidrag Förvaras i personalakt Kursmaterial Gallras vid Studieintyg Förvaras i personalakt Kompetensutvecklingsplan Förvaras i personalakt Min kompetens Förvaras i personalakt 2 7 7 Disciplinåtgärder för personal Kallelse Förutsätter att protokoll förts vid möte. Gallras vid 1 Dokumentation om misskötsamhet Registreras. Förvaras i personalakt 2 MBL-protokoll Registreras. Förvaras i personalakt 3 Underlag inför disciplinär åtgärd Registreras. Förvaras i personalakt. Det råder inte sekretess i disciplinärenden utan både underlag och beslut är offentliga. 4 Yttrande inför disciplinär åtgärd Registreras. Förvaras i personalakt. 5 Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig varning Registreras. Förvaras i personalakt. 6 Polisanmälan Se 5.5.7 Anmäla till polis 2 7 8 Uppvakta personal Riktlinjer för gåvor Se 1.3.1 Styrande dokument Se kommentar 1 Sammanställningar över aktuell personal Gallras vid 2 Inbjudan Gallras vid 31
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 3 Register över gåvor Gallras vid 2 7 9 Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Förvaras i personalakt Gallras efter 2 år 1 Beslut om avgångsvederlag Registeras. Förvaras i personalakt. 2 Entledigande Registeras. Förvaras i personalakt 3 Ansökan om pension och entledigande Registeras. Förvaras i personalakt LAS-handlingar, ej genomförda Gallras efter 2 år 4 LAS-handlingar, genomförda Registeras. Förvaras i personalakt 5 Varsel om uppsägning Registeras. Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Förvaras i personalakt 6 Ansökan om företrädesrätt Gallras vid Registeras. Förvaras i personalakt 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete 2 8 1 Arbetsmiljö-/skyddsrond 1 Skyddsrondsprotokoll Gallras vid 2 Riskbedömning Registeras 3 Handlingsplan Registeras 2 8 2 Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Registeras Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Gallras när ny ansvarig har utsetts Översyn av arbetsmiljöarbete 32
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 2 9 Löneadministration 2 9 1 Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Personalförteckningar Gallras vid Arvoden Gallras efter 2 år Ersättningar Gallras efter 2 år Förskottsanmälan Gallras efter 2 år Löneunderlag Gallras efter 2 år Kontrolluppgifter Löneavdrag Gallras efter 2 år Löneunderlag T.ex. Kvitto från egna utlägg, reseräkningar Gallras efter 2 år Skatter Gallras efter 10 år 2 9 2 Beräkna lön, arvoden och ersättningar Arbetad tid, ledigheter, sjukanmälan, sjukt barn, löneavdrag, semestrar. Reseräkningar Timrapporter 2 11 IT och telefoni 2 11 1 Införa system 1 Planering Registreras. Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år 33
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 2 Förstudie Registreras 3 Rutin för införande av system Se 1.3.1 Styrande dokument. Mall för rutin ska bevaras och vid stora införandeprojekt av system ska rutinen hur det gått till bevaras. Utredning/underlag Registreras Kravspecifikation Avtal med leverantör Korrespondens med leverantör Leveransgodkännande Inbjudan till utbildning Internt utbildningsmaterial Registreras Se 2.6 Inköp och försäljning Registreras Registreras Registreras Registreras 2 11 2 Förvalta system Programvaror, förvaltning och utveckling av system, behörigheter, överenskommelse om servicenivåer mm Tjänsteskrivelse Registreras Protokollsutdrag/beslut Registreras 1 Förvaltningsplan för system Registreras 2 Informationsklassning När stora förändringar i klassningen görs. 3 Riskanalys för system Registreras. När riskanalys med stora 4 Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) förändringar gjorts 34
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras SITHS-kort Rutiner för kontroller Rutiner för versionshantering Dokumentation om metoder och verktyg Rutiner för utvärderingar Gallras när anställningen har upphört Rutinbeskrivningar Roll- och ansvarsbeskrivningar Programlicens Installationsmanualer Lista över användare Licensförteckning Kontohantering Behörighetsregister för system Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras när kontot avslutas Loggar, övriga system Gallras efter 6 månader 2 11 3 Teknisk infrastruktur 1 Dokumentation om teknisk infrastruktur Register över teknisk utrustning Uppdateras kontinuerligt Se kommentar 2 11 4 Telefoni och växel 35
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 1 Dokumentation för telefoni, växelsystem Beställning av telefoni Gallras vid Blankett för beställning Gallras när anställningen har upphört 2 11 5 Support/helpdesk 1 Hantering av frågor, felanmälningar och andra ärenden som rör telefoni och it. Gallras vid 2 12 Fordon och materiel 2 12 2 Fordon Fordonsplan/register över fordon Körjournal/färdskrivarblad Kvitton, bränsle och tillbehör Besiktningsprotokoll Instruktioner per fordon Registerbevis Investering/planering. Revideras fortlöpande Revideras fortlöpande Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/bolaget/f örbundet längre Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/bolaget/f örbundet längre Årssammanställning Registreras 2 12 3 Utrustning och inventarier 36
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Besiktningsprotokoll, logistik Garanti- och avtalshandlingar Antalsstatistik per artikel Artiklar med negativt saldo, månadslista Artiklar med överlager Beställningar, listor Beställningar, beställningsbekräftelser Bokföringsjournaler, förråd Bokföringsjournaler, listor Debiteringslistor, listor Följesedelslistor Följesedlar Förbrukningslistor Förbrukningsrapporter Kassationslistor Kassationsrapporter Kassationsrapporter, årsrapport Materialinventarium Materiallistor Registreringsunderlag för inventering Reklamationer Rekvisitioner Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura Gallras 2 år efter avtalstiden utgång Gallras när garantin/avtalet har gått ut Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år 37
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Rekvisitioner, kopior Rekvisitioner, listor Gallras vid Gallras efter 2 år 2 13 Interna servicefunktioner 2 13 1 Tryckeri och repro Beställningar 2 13 2 Lokalbokningar Bokningar 2 13 3 Transportmedelsbokningar Bokningar Gallras vid Gallras vid Gallras vid 2 13 5 Posthantering Avtal med posten Se 1.5.7 juridiska handlingar Se kommentar Kvittenser rek.brev Gallras efter 10 år Kvittenser, paket Gallras efter 10 år Kvittenser, värdeförsändelser Gallras efter 10 år Frankering Gallras efter 10 år 2 14 Tillagnings- och mottagningskök Se anmärkning 2 14 1 Planera och förbereda måltider Gallras vid Protokoll från kostråd eller motsvarande Matsedlar, näringstabell. Även de matsedlar som kan finnas för specialkost, vegetarisk kost etc. Se 1.5.6 Forum för samråd 38
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Inköpslistor Prislistor för gäster Beställning av mat/portionsbeställningar Distributionslistor Specialkost, intyg om Statistik Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Matkuponger Information om allergier enligt märkningslagen 3 4 Extern information och kommunikation 3 4 1 Ge kommuninformation Webbplats Informationsmaterial Bloggar, extern webbplats Publikationer T.ex. pressmeddelanden. en gång per år Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, övriga gallras vid 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning Gallras vid Gallras vid Gallras vid 39
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Annonser Gallras vid 8 8. VÅRD OCH OMSORG 8 1 Förebyggande vård och omsorg 8 Stöd för anhöriga Stöd till anhöriga oavsett verksamhet. 1 1 Uppsökande verksamhet erbjuds till samtliga personer året de fyller 81 år som inte har insatser från hemtjänst eller 8 Uppsökande verksamhet hemsjukvård. 1 2 8 2 Hälso- och sjukvård Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) 8 2 1 Samordna vårdplanering Samordnad vårdplanering är liksom sammanhållen journalföring ett område där olika sjukvårdshuvudmän ges åtkomst till varandras vårddokumentation. I ett delat system kan förutom landsting och kommun även privata utförare delta. Samordnad vårdplanering reglerars av lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. 40
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Administrativt meddelande Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag till vårdplanering Kvittenser och mottagningsbevis Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Meddelande om stoppad utskrivning Meddelande om utskrivningsklar patient Registrering och avisering om att patient avlidit Uppgift om utskrivningsbeslut Uppgift om beslut om att ej justera vårdplan Utskrivningsuppgifter om patienten Utskrivningsmeddelande Vårdplan och justerad vårdplan Gallras efter 10 år 8 2 2 Hantera Läkemedel Med läkemedelshantering avses ordination, iordningsställande, administration, rekvisition och förvaring av läkemedel. Även vaccinationsverksamhet ingår som en del i läkemedelshanteringen. Individuell 41
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras förskrivning av läkemedel till patient dokumenteras i patientjournalen. Dosrecept för enskild patient Förbrukningsjournal över narkotika Se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Avser journal för förrådsadministration av narkotika. Gallras 10 år efter. (Journal över enskild patients förbrukning se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Förteckning över narkotikaansvariga sjuksköterskor Gallras efter 3 år Lokalt Förteckningar över utlämnade kort och nycklar till läkemedelsförråd Instruktioner för läkemedelshantering Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Läkemedelsjournal eller -lista för enskild för enskild patient Se 5.5.1 Skydda byggnader och egendom Se 1.3.2 Organisera och fördela arbete och ansvar Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Se anmärkning Ordinationer enligt generella direktiv Gallras efter 10 år Lokalt Rekvisitioner till apotek Gallras efter 10 år Lokalt 42
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Signeringslistor över administrerade läkemedel Gallras efter 10 år 8 2 3 Patientsäkerhet och avvikelser Den som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet som omfattas av IVOs tillsyn ska enligt PSL anmäla detta till IVO. En anmälan ska även göras om väsentliga förändringar sker i verksamheten, som t.ex. flytt, eller om verksamheten läggs ned. IVO är nationell tillsynsmyndighet för hälso- och sjukvården samt för socialtjänsten och verksamhet enligt LSS. Anmälningar enligt bestämmelser om t.ex. Lex Maria i Patientsäkerhetslag Se 1.5.5 Anmäla enligt Lag Ansvar i patientsäkerhetsarbetet, dokumentation Avvikelserapporter (enskilda) Avvikelserapporter rörande enskilda patienter Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Checklistor för vårdenheternas egenkontroll (motsv.) Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet HSAN-beslut Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Hygienrond, dokumentation Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 43
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Händelseanalyser Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Kontroller, dokumentation Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patientnämnd/förtroendenämnd Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolags beslut Metodböcker, rutinbeskrivningar etc i sjukhushygien Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se 1.3.2 Organisera och fördela arbete och ansvar Se 1.4.1 Mål och ekonomistyrning Patientsäkerhetsberättelse Registreras Riskanalyser Rekommendationer (motsv.) om vårdhygien Se 1.5.2 Mätning av verksamhetskvalitet Se 1.3.2 Organisera och fördela arbete och ansvar 44
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Rådgivning, dokumenterad Sammanställningar, statistik etc. över vårdhygieniska mätdata resultat mfl. uppgifter Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Skadeståndsärenden vid patientskada Statistik, allmän Uppföljningar av rutiner, dokumentation Registreras Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Utbildning i vårdhygieniska frågor, dokumentation Åtgärdsplaner 8 2 4 Undersöka, vårda, behandla Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc. Registreras Analoga och elektroniska bilder samt teckningar. Bilder som ej utgör journalhandling (t.ex. som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid. Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog 45
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras med patient ingår i patientjournal och bevaras där. Dokumentera i patientjournal. Bårhustransport, kontrollblanketter (motsv.) vid transport av avliden brukare till bårhus Checklistor till grund för uppföljning av kvalitet i vårdprocessen Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Gallras efter 3 år Journalnummerliggare, -förteckning eller -register Kardexanteckningar Se Rapportblad 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Menyer och noteringar om val av mat Minnesanteckningar vid överrapportering Avser personalens minnesanteckningar för tillfälligt bruk rörande brukare vilket är arbetsmaterial och rensas bort vid. Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Signeringslistor Se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Se anmärkning 46
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 8 2 5 Övervakningslistor och noteringar vid övervakning Föra patientjournal, generellt Patientjournal generellt Patientjournal som mikrofilmats Patientjournal som skannats Se listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur, vakenhet etc. 8.2.6 Dokumentera i patientjournal. Allt som berör en enskild vårdtagare/brukare ska samlas i en patientjournal. Pappersakten ska sorteras på personnummer. Patientjournal på papper som mikrofilmats gallras efter filmning, under förutsättning att en fullständig, likalydande kopia bevaras på mikrofilm (i 2 ex.). För att uppfylla kravet på likalydande kopia krävs rutiner och teknik som ger betryggande garantier för att innehållet i den mikrofilmade versionen helt överensstämmer med originalet. Patientjournal på papper som skannats gallras efter skanningen, under förutsättning att en fullständig och likalydande kopia bevaras i skannad form. 47
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras För att uppfylla kravet på likalydande kopia krävs rutiner och teknik som ger betryggande garantier för att innehållet i den skannade versionen helt överensstämmer med originalet. Observera att färgade bilder etc. kan behöva skannas i färg. Patientjournal som upprättats i elektronisk form i original Patientjournal förd vid hjälpmedelscentral (motsv.) Patientjournal förd i barn- och skolhälsvård Register eller liggare över mikrofilmade journaler 8 2 6 Dokumentera i patientjournal 8 2 6 1 Kommunal patientjournal Akupunkturjournal Anamnes Anmälan, rapportering etc. till andra myndigheter 48
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Ansvarsövertagande vid läkemedelshantering, dokumentation Arbetsterapeutens anteckningar i patientjournal Avbildningar, skisser etc. som beskriver planerad åtgärd eller resultat av åtgärd Bastest inför blodtransfusion Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc. Analoga och elektroniska bilder samt teckningar. Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog med patient ingår i patientjournal och bevaras där. Övriga bilder (t.ex. som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid. Blodrekvistioner Blodtransfusion, uppgift om Blodtryckslista Blåsträningslista 49
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Blödningsschema Brev eller meddelande till, från eller avseende patient Brev eller meddelande av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal. Brev som inte behövs för en god och säker vård av patienten diareförs i dokument- och ärendehanteringssystemet. Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa karaktär gallras vid. Checklistor av betydelse för behandling, bedömning, beslut och diagnos Checklistor av tillfällig eller ringa betydelse Commotio-observation, dokumentation Daganteckningar rörande patienter Diabetes, uppgifter om Dietjournal Dokumentation i samband med utprovning och rådgivning rörande hjälpmedel Dosrecept, individuellt Gallras vid 50
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Egenvårdsbedömning Epikris och slutanteckningar Epikris, omvårdnads Filmsekvenser (elektroniska eller video) Film av betydelse för patientjournalens syfte och innehåll bevaras. Ingår i patientjournal, men förvaras vid behov separat, för att inte skadas eller skada andra handlingar. I journalen görs notering om att film finns och var den förvaras. Film som saknar betydelse för patientjournalens syfte gallras vid t.ex. film som tagits i undervisningssyfte. Funktionsmätning Funktionsträning, dokumentation Fysioterapeutens/sjukgymnastens anteckningar i patientjournalen Förbrukningsjournal över narkotika, individuell Hembesök, dokumentation 51
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Hemsjukvård, ansökningar och beslut Hjälpmedelsordinationer Information given till patient eller anhörig, och medgivande från denne, uppgift om Injektionslistor/signeringslistor Individuella vårdplaner (IVP) Intyg Journalkopior som beställs från annan vårdgivare Laboratorieprovsvar, preliminära (generellt) Preliminära svar som överensstämmer med definitivt svar gallras efter 3 år, preliminärt svar som avviker från definitivt svar bevaras. Ang. svar som bevaras se under definitiva svar nedan. Laboratorieprovsvar, definitiva svar (generellt) Listor över administrerade (intagna) läkemedel för enskild patient Listor över intag av mat, vätska etc, generellt Gallras efter tio år 52
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Listor över utförsel av uppmätt urin avföring, kräkning etc, generellt Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc, generellt Ljudupptagningar Läkemedelsbiverkningar, uppgift om Läkemedelslistor, individuella Medicinsk bedömning Medgivande från patient eller anhörig MMT-test, resultat av Ordinationer, generellt Ordinationer av hjälpmedel Planerad behandling eller annan åtgärd utifrån satta mål, dokumentation Provsvar Se Laboratorieprovsvar Gallras efter tio år 53
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Rapportblad Rehabiliteringsbedömning Rehabiliteringsplan Remisser, utgående svar/utlåtanden (generellt) Rättad uppgift i journal Samtal med patient, dokumentation Signeringslistor vid läkemedelsadministration (att ge läkemedel) till enskild patient Smittskydd, sjukvårdens anmälningar enligt smittskyddslagen (2004:168) och smittskyddsförordningen (2004:255) Sondmatningsschema Smittskyddsanmälningar Avser även samtal före och efter vårdtillfället. Antecknade samtal med patient av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal, övriga gallras vid. Gallras efter 10 år 54
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Status Sårvårdsjournal Telefonrådgivning Se Samtal med patient, dokumentation Testinstrument Underlag för förskrivning (generellt) Utredningar Vaccinationer, uppgifter om Varning för ex överkänslighet Vändschema Vändschemat gallras efter 10 år, om anteckning i journal att vändschema satts in och hur ofta vändning ska utföras har gjorts som bevaras. Överkänslighet, uppgift om 8 3 Rehabilitera Rehabilitering innebär insatser som syftar till att en patient med förvärvad funktionsnedsättning återvinner eller bibehåller bästa möjliga funktionstillstånd. 55
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Insatserna kan vara av arbetslivsinriktad, medicinsk, pedagogisk, psykologisk, social eller teknisk art. Verksamheten kan hanteras på olika sätt i olika landsting och kommuner 8 3 1 Erbjuda sjukgymnastik och arbetsterapi Arbetsterapeutens anteckningar i patientjournal Se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Beställning (remiss) av fysioterapi eller arbetsterapi Fysioterapeutens journalanteckningar Inkommen remiss gallras efter 5 år (men bevaras av utfärdaren). Se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal 8 3 2 Tidsbokning för fysioterapi Tillhandahålla hjälpmedel och proteser Beställning (remiss) av hjälpmedel och utprovning Bostadsanpassning, handlingar rörande Inkommen remiss gallras efter 5 år (men bevaras av utfärdaren). Avser kopia av intyg eller andra handlingar som kompletterar ansökan. (Själva ansökan hanteras av den enhet som fattar beslut i frågan.) i patientjournal. Gallras vid 56
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Dokumentation i samband med utprovning och rådgivning rörande hjälpmedel Om insatsen bedöms vara en hälso- och sjukvårdsinsats ska den dokumenteras i patientjournal och bevaras där. Se Dokumentera i patientjournal. Övriga uppgifter om utprovning och rådgivning gallras vid. Funktionsbedömningar Försäljning av nya eller utrangerade hjälpmedel, handlingar rörande Garantisedlar o.dyl. Hjälpmedelskonsulentens anteckningar i patientjournal. Hanteras i enligt med ekonomihandlingar i övrigt. Se 2.4 Ekonomiadministration. Garantisedlar som hanteras som vid hjälpmedelsenheten gallras efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk (garantisedlar som överlämnats av sjukvården till kund omfattas inte av gallringsbeslut i denna plan.) Se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal. Informationsblad etc. om hjälpmedel Kunduppgifter i hjälpmedelscentralens (mots.) kundregister Observera att registret kan innehålla både sekretessbelagda uppgifter (diagnoser m.m.) och räkenskapsinformation. Nya uppgifter får läggas till. Uppdatering av 57
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras kontaktuppgifter (adress, telefon etc.) får genomföras löpande. Patientuppgifter i form av namn och personnummer bevaras, ev. ändringar ska bevaras i systemets historik. Alla övriga uppgifter med koppling till patient och vårdinsats bevaras, och ev. ändringar ska bevaras i historik. Lån av hjälpmedel, handlingar rörande Ordination av hjälpmedel Avser t.ex. låneförbindelser och kvitteringar vid återlämnande av lånade hjälpmedel. Gallras 3 år efter återlämnandet. Se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal. Planerade fortsatta insatser, dokumentation Rehabiliteringsinsatser, dokumentation Uppgifter av betydelse för rehabiliteringens utformning och resultat bevaras, annars gallras vid. Rehabiliteringsplan Rekvisition av hjälpmedel Avser egen utgående rekvisition. Rekvisition som ej utgör räkenskapsinformation gallras efter 5 år. Rekvisition som utgör räkenskapsinformation gallras efter 10 år. 58
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Tidsbokning vid hjälpmedelscentrum (motsv.) Utredningar om hjälpbehov Gallras vid 8 4 Logga Händelser Loggning i nätverk eller i databassystem har flera syften. Loggar som dokumenterar tillgång till information, vilka sökningar som utförts, av vem och från vilken datorplats mfl. uppgifter kan underlätta revisioner, disciplin- och ansvarsärenden, samt undanröja misstankar om manipulation och förebygga missbruk. Vårdgivaren har enligt 5 kap 5 PdL skyldighet att på begäran lämna ut loggningsuppgifter till patient. Uppgifterna ska enligt 2 kap 2 SOSFS 2008:14 vara så tydligt utformade att patienten kan bedöma om åtkomsten till journaluppgifterna varit befogad, och loggen ska innehålla uppgifter om vårdenhet och tidpunkt för när någon tagit del av journalinformationen. I den offentliga sjukvården kan patienten även begära att få ta del av namnet på dem som varit inloggade, vilket ka ske efter sekretessprövning enligt OSL. 8 4 1 Loggar (logguppgifter) Om uppgifter i logg leder till åtgärd ska uppgifterna bevaras tillsammans med det ärende som då bildas. Avser rutinmässiga loggar som dokumenterar loggar över åtkomst till patientjournaler (anropens ursprung och plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden etc.) Logguppgifter Gallras efter 10 år 8 5 Föra vårdrelaterade register 59
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 8 5 1 Föra vårdrelaterade register 8 5 1 Lämna uppgifter till interna och externa register HSA-katalogen Underlag för ändring och rättelse av personuppgifter i lokala system Avser blankett (motsv.) med uppgifter om vilka personuppgifter som ska ändras/rättas, orsak, samt ev. kontroll. Underlaget gallras efter 10 år, om ändringar/rättelser bevaras i systemets historik. Uppgifter i lokalt kvalitetsregister Uppgifter i lokalt patientadministrativt system Ny information får tillföras. Kontaktuppgifter (adress, tel etc.) får uppdateras löpande utan krav på historik. Personuppgifter (namn, personnummer etc.) bevaras. Alla övriga personanknutna uppgifter t.ex. vilken klinik som besökts bevaras. Ev. ändringar och rättelser av felaktiga personuppgifter eller vårdrelaterade uppgifter får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik. 60
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Uppgifter i övriga lokala vårdrelaterade system Uppgifter till kommunala hälso- och sjukvårdsregistret Uppgifter som lämnats till externa system, generellt Hälso- och sjukvården har uppgiftsskyldighet till detta register. Beslutas och hanteras av Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Beslutas och hanteras av resp. mottagare (dvs. informationsägaren). 8 6 8 6 1 Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd Hantera journaler och förfrågningar Avtal rörande förvaring av journaler Se 2.6.3 Förvalta avtal Avtal rörande skanning av journaler Se 2.6.3 Förvalta avtal Avtal rörande utlån av journaler Se 2.6.3 Förvalta avtal Beställningar och rekvisitioner av journaler Fullmakter för utlämnande av uppgifter Förstörande av uppgifter i patientjournal på begäran av enskild person, handlingar rörande Avser t.ex. IVOs beslut om förstörande av uppgifter. När beslut finns om att en hel Gallras efter 70 år 61
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras journal ska förstöras får ingen mapp eller dokumentation finnas på journalens plats. bland diarieförda handlingar. Förteckning (motsv.) över patienter och journaler Förteckning (motsv.) över inlånade, utlånade eller kopierade journaler Journalkopior inkomna från annan vårdgivare Journalkopior, uppgift om utlämnade kopior Mikrofilmsregister Patientförteckningar upprättade i samband med förflyttning av journaler Reversal över överlämnade journaler Samtycke till utlämnande eller delning av uppgifter i journal Spärr samt hävande av spärr rörande tillgång till uppgifter i patientjournal, uppgift om Utlån av journal, uppgifter om Se Beställningar och rekvisitioner av journaler. Gallras efter 70 år 62
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 8 6 2 Handlägga forskningsansökningar Ansökan om att få forska i medicinsk dokumentation Förbehåll vid forskning Godkännande från etisk nämnd om forskning Sekretessförbindelser Tillstånd att bedriva forskning 8 7 Stöd och omsorg 8 7 1 Administrativ verksamhet Anmälningar till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah Registreras Registreras Registreras Registreras Registreras Enligt socialtjänstlagen Se 1.5.5 Anmälningar enligt lag Avtal med enskilda utförare Protokoll från pensionärsråd, förtroenderåd och motsvarande organ Styr- och policydokument rörande verksamheten Registreras Avtal på individnivå förvaras även på myndighetskontoret Se 1.5.6 Forum för samråd Se 1.3.1 Styrande dokument 63
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Dokumentation från metod- och verksamhetsutveckling Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer Sammanställning över brukarenkäter Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Avtal med enskilda utförare Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se 2.6.3 Förvalta avtal Korrespondens med enskilda utförare Registreras Förteckningar över institutioner och serviceinrättningar Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Registreras Gallras efter 5 år Anmälningar som resulterar i ett ärende Registreras Gallras efter 5 år Arbetsmiljöbesiktningar t.ex. skyddsrond Se 2.8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Beslut om att inte starta ett ärende Registreras Gallras efter 5 år Brukarenkäter Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 64
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär Se 2.6.3 Förvalta avtal Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Gallras efter 2 år Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Gallras efter 2 år 8 7 2 Dokumentera i personakt enligt SoL inom omsorg Åtgärder kan avse Stöd i ordinärt boende, närstående ersättning, hemtjänst, nattpatrull. Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och bevaras. Handläggarfas Anmälningar som tillhör ärende eller som ger upphov till ärende 5 år/ Ansökningar från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor 5 år/ 65
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Avslag i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/ 5 år/ Domar Registreras 5 år/ Dokumentation av planering som rör den enskild Fullmakter Inkommande och utgående handlingar av betydelse i ärendet Registerkontroller som utgör underlag för beslut Underlag för fastställande av avgift Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Ärendeblad, journalblad 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ Överklaganden, med bilagor Registreras 5 år/bevaras Kallelser (till möte med handläggare m.m.) Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Gallras vid Gallras vid 66
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Meddelanden om utskrivning, från sluten hälso- och sjukvård eller liknande Gallras vid Genomförandefas/verkställighet Anmälningar om missförhållande Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) Social dokumentation, daganteckningar Handlingar som rör avvikelsehantering Signeringslista för hemtjänstinsats 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras 5 år/bevaras Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år 8 7 3 Omsorg Vård- och omsorgsboende, korttidsboende/växelboende. Boenden har kallats för olika saker under åren, till exempel ålderdomshem, servicebostad, gruppboende. Förteckning över boenden Boendesamordnare, boendemodul 67
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Boenderegister Brukarenkäter, enkäter till närstående Se föregående punkt Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Gallras vid Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder som tillhandhålls av socialtjänsten Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Gallras efter 2 år Månadsredovisning utförda timmar Nyckelkvittenser, boendes nycklar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Gallras efter 2 år Nyckelkvittenser till brukares boenden Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Planering av genomförande av insatser Protokoll/mötesanteckningar från boenderåd (eller motsvarande samråd med de boende/och eller deras närstående) Protokoll/mötesanteckningar från möten med föreståndare för de särskilda boendeformerna Se 1.5.6 Forum för samråd Se 1.3.3 Leda det interna arbetet Gallras vid 68
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Personalscheman Vårdtyngdsmätningar, underlag Gallras efter 2 år Gallras vid Handlingar rörande de boende Kontaktmannaskap - bekräftelse från anställd och information till boende Gallras vid Redovisning av "handhavda" medel Gallras efter 10 år 8 7 4 Fickpengs redovisning Tillhörighetslistor Aktiviteter/öppen verksamhet Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Till exempel dagverksamhet för personer med demenssjukdom Gallras efter 2 år Gallras vid Avpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten Verksamhetsberättelser Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning 69
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Deltagarlistor Närvarorapporter Gallras vid Gallras efter 2 år 8 8 Insatser för funktionsnedsatta Styr- och policydokument rörande verksamheten Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar Statistik över olika insatser Insatser enligt lagen om Stöd och ervice, LSS Se 1.3.1 Styrande dokument Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 8 8 2 Utreda insatser för funktionsnedsatta Personakt enligt Lagen om stöd och service (LSS), barn och ungdom Personakter som upprättats i samband med insats rörande boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar utanför familjehemmet. Det måste framgå av beslut och åtgärder/insatser vilken lag som använts, alltså SoL eller LSS. Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning 70
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Handläggarfas Anmälan om ställföreträdare/god man/förvaltare Registerutdrag om ställföreträdarskap Begäran/ansökan om insats med eventuella bilagor Beslut/domar Bilagor kan vara läkarutlåtande, utredningar, försäkringskassan, arbetsförmedling, skola. Anteckningar från personal inom verksamheten Beslut/domar i samband med överklaganden som rör ärenden där den egna myndigheten ska yttra sig ska registreras. Individuell plan Samordnad individuell plan Fullmakter Inkommande och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 71
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Ärendeblad/utredningsdokument social Överklaganden, med bilagor Original i diariet och kopia i personakt Genomförandefas/verkställighet Anmälning enligt Lex Sarah Original i diariet och kopia i personakt Anteckningar från närståendesamtal Avtal om handhavande av annans medel Genomförandeplanering (individuella planer m.m.) Levnadsberättelser Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Fickpengsredovisning Social dokumentation Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Gallras vid Gallras vid Gallras vid 72
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Personakt enligt Lagen om stöd och service (LSS), vuxna 8 8 3 Personlig assistans Tidsredovisning LASS till Försäkringskassan Gallras efter 2 år Utbetalningsbesked från försäkringskassan Kopior på beslut från försäkringskassan, avtal, räkningar Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år 8 8 4 Ledsagarservice 8 8 5 Utse kontaktperson för funktionsnedsatta Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. Anmälan mot kontaktpersoner/kontaktfamilj, resultat av utredning och beslut Registreras 5 år/ Ansökan om att bli kontaktperson/kontaktfamilj 5 år/ 73
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Avtal med t.ex. kontaktpersoner Beslut om vård/medgivande Beslut om placering Utredningar av kontaktfamilj/kontaktperson Ärendeblad, journalblad Ekonomiska uppgifter om kontaktfamiljsersättning Intervjuunderlag från kontaktafamilj/kontaktperson 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ 5 år/ Gallras efter 10 år Gallras efter gjord sammanfattning 8 8 6 8 8 7 8 8 8 8 8 9 Avlösarservice i hemmet Korttidsvistelse utanför hemmet Korttidstillsyn för skolungdom över tolv år Boende med särskild service för barn och ungdomar Anmälningar till ansvarig nämnd Se 1.5.5 Anmäla enligt lag Boendeenkäter, enkäter till närstående Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 74
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Dagböcker, meddelandeböcker Gallras vid Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt egenkontrollprogram Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Förteckning över boende i bostäder med särskild service Gallras vid Nyckelkvittenser, boendes nycklar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Planering av genomförande av insatser Gallras vid 8 8 10 Boende med särskild service för vuxna Anmälningar till ansvarig nämnd Se 1.5.5 Anmäla enligt lag Boenderegister Boendesamordnare, boendemodul Gallras vid Boendeenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt egenkontrollprogram Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Fickpengsredovisning Gallras efter 2 år 75
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras Förteckning över boende i bostäder med särskild service Gallras vid Nyckelkvittenser, boendes nycklar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Planering av genomförande av insatser Gallras vid Redovisning av boendes privata medel Gallras efter 10 år 8 8 11 Daglig verksamhet för funktionsnedsatta Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Avpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten Verksamhetsberättelser Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Deltagarlistor Närvarorapporter Gallras vid Gallras efter 2 år 8 8 12 Fritid för funktionsnedsatta 8 9 Insatser för psykiskt funktionsnedsatta 76
A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ A B C D Förvaras 8 9 1 8 9 2 8 9 3 8 9 4 Administrativ verksamhet Utreda insatser för psykiskt funktionsnedsatta Dagverksamhet för psykiskt funktionsnedsatta Sysselsätta psykiskt funktionsnedsatta 8 9 5 Särskilt boende för psykiskt funktionsnedsatta 8 9 6 Boendestöd för psykiskt funktionsnedsatta Stöd och hjälp i hemmet. För hantering av personakter se 8.9.2. Utredning och beslut 8 9 7 Utse kontaktperson för psykiskt funktionsnedsatta 77
TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Datum Diarienummer 2016-12-23 2015/277 020 Handläggare Omsorgschef Annika Andersson Omsorgsförvaltningen Staben 0451-26 87 01 0709-81 87 01 annika.andersson@hassleholm.se Till Omsorgsnämnden/ Omsorgsnämndens arbetsutskott Redovisning av åtgärder för att minska behovet av timvikarier Förslag till beslut Omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår omsorgsnämnden besluta följande: Omsorgsnämnden tackar för informationen. Sammanfattning Omsorgsnämndens målsättning är att tillgodose medarbetarnas önskemål om sysselsättningsgrad och minska andelen timavlönade. Omsorgsnämnden har beslutat att förvaltningen ska lämna en regelbunden redovisning av åtgärder för att minska behovet av timvikarier. Senast omsorgsnämnden fick en skriftlig redovisning var i juni 2016. Beskrivning av ärendet I samband med årsredovisningen 2014 reagerade omsorgsnämnden över den höga andelen timavlönade i omsorgsförvaltningen. Omsorgsnämndens målsättning är att tillgodose medarbetarnas önskemål om sysselsättningsgrad och minska andelen timavlönade. Målvärdet i verksamhetsplanen för mandatperioden är att 80 % av lönekostnaderna ska avse tillsvidaranställd personal. Utifrån målsättningen att vara en attraktiv arbetsgivare har flera skäl redovisats till att öka andelen tillsvidare anställda medarbetare såsom anställningstrygghet, personalkontinuitet och minskade kostnader för övertid och introduktion. Omsorgsnämnden har fått flera redovisningar kring vidtagna och planerade åtgärder och effekter av åtgärder. Senast omsorgsnämnden fick en skriftlig redovisning var i juni 2016. Omsorgsförvaltningen / Staben Postadress: Stadshuset, Nytorget 1, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlundsväg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se H:\ANÄMNDEN\2017\Bilagor\Omsorgsnämnden\Januari\redovisning av timvikarier\tjänsteskrivelse redovisning av åtgärder för att
2(4) Även personalutskottet har reagerat över den stora andelen timavlönade och har haft en dialog med förvaltningsledningen och presidiet i omsorgsnämnden utifrån detta. Personal- och bemanningsfrågan är en viktig fråga för omsorgsförvaltningen, inte minst med tanke på att 24 % av de tillsvidareanställda medarbetarna kommer att gå i pension fram till 2025. Figur 1 nedan visar att lönekostnadsandelen för tillsvidaranställda har ökat med 4 %-enheter mellan 2015 och 2016. Det är stora skillnader mellan enheter och ansvaret för den uppföljning och analys ligger på verksamhetscheferna. 4 % 4 % 33% 29 % Övertid- mertid- sjuklön 63 % 67 % Visstid och timavlönade TV-anställda 2015 jan-dec 2016 jan-dec Figur 1 Jämförelse av lönekostnadsfördelningen mellan 2015 och 2016. Bemanningsenheten för äldreomsorgen avvecklades 2016-10-01 och gav en besparing med 2 mnkr/helår. Enhetschefsresursen är omfördelad till ordinärt boende och kommer att arbeta med verksamhetsutveckling samt ersätta ordinarie enhetschefer vid frånvaro. Förvaltningen har även genom avvecklingen kunnat förstärka HR-specialistfunktionen med en tjänst, vilket bidrar till ett bättre stöd i rehabiliteringsprocessen. Det har gått för kort tid för att utvärdera beslutet om att avveckla bemanningsenheten. Förändringen ställer större krav på samarbetet mellan enheter för att till exempel säkra bevakning av LAS-företräde, utplacering av konverterade medarbetare och planering av resurstid. It-stöd för att kunna se och hantera tillgänglig resurstid behöver utvecklas. Svårighet att rekrytera personal kvarstår och medför att vakanta tjänster/månadsvikariat bemannas med timavlönad personal. Lika så beskriver enhetscheferna en ökad andel, framför allt ungdomar, som föredrar timanställning framför tillsvidareanställning eller månadsvikariat. Detta medför att kostnaderna för övertid fortsätter att öka, vilket redovisas i figur 2. Problemen är störst inom hemtjänsten. Positivt är att övertidskostnaderna inom hemsjukvården minskat sedan förra redovisningen. Omsorgsförvaltningen/ Staben Postadress: Stadshuset, Nytorget 1, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlundsväg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se H:\ANÄMNDEN\2017\Bilagor\Omsorgsnämnden\Januari\redovisning av timvikarier\tjänsteskrivelse redovisning av åtgärder för att
3(4) 2,54% 0,66% 0,58% 0,35% 1,27% 2,17% 1,88% 1,89% 1,47% 1,13% 0,95% 0,78% 0,80% 0,70% 0,69% 2014 2015 2016 Säbo o korttid Hemtjänst Hemsjukvård Gruppbostäder OF Totalt Figur 2 Jämförelse av övertidskostnadsandel av lönekostnader mellan 2014, 2015 och 2016. De alternativ till arbetstidsförläggning som finns till förvaltningens förfogande för att täcka frånvaro med tillsvidaranställd/månadsanställd personal istället för timanställd personal är: - Timbankstid - Fasta poolturer (bokas på den egna enheten) - Resurstid (pooltid som bokas på den egna enheten eller annat enhet) Det lokala avtalet om timbankstid 1 gäller från 1 juni 2016 och har ännu inte fått så stort genomslag hos medarbetarna. Flera menar att timbankstid inte är attraktivt eftersom man inte kan ta timbanksledigt om man behöver ersättas med vikarie. Med anledning av detta finnas det skäl att se över tillämpningsanvisningarna för att göra det mer attraktivt. Totalt har 138 medarbetare utökad sysselsättningsgrad genom timbankstid, fasta poolturer eller resurstid och det har gett en utökning med 36,55 åa. I barnverksamheten inom FSS (Funktionsnedsättning stöd och Service) kommer avtalet om tvättstugeschema permanentas från 1 januari 2017. Detta då utvärderingen av försöksperioden fallit mycket väl ut. Arbetstidsmodell utgår ifrån verksamhetens behov samtidigt som medarbetarnas önskemål kring sysselsättningsgrad bättre kan tillgodoses. Verksamhetschefen redovisar att arbetstidsmodellen medfört en bättre respekt för varandra i arbetsgruppen. 1 Timbankstid innebär att en del av sysselsättningsgraden inte schemaläggs utan bokas när det finns ett behov i verksamheten, dvs en typ av flexibel arbetstid. Timbankstiden är frivillig. Omsorgsförvaltningen/ Staben Postadress: Stadshuset, Nytorget 1, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlundsväg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se H:\ANÄMNDEN\2017\Bilagor\Omsorgsnämnden\Januari\redovisning av timvikarier\tjänsteskrivelse redovisning av åtgärder för att
4(4) Målsättningen är att egen poolpersonal ska bidra till en ökad kontinuitet för såväl medarbetare som brukare. Det är samtidigt viktigt att vara medveten om att tillsvidareanställd poolpersonal innebär att en del kostnader i form av outnyttjade poolturer samt egen frånvaro. Förhoppningen är att detta balanseras av minskade kostnader för introduktion av vikarier, övertid och sjukfrånvaro. Facklig samverkan Bemanningsproblematiken och möjliga lösningar sker i dialog med fackliga företrädarna. Denna tjänsteskrivelse redovisas vid förvaltningsövergripande samverkan 2017-01-23. Ekonomiska konsekvenser Att öka andelen tillsvidaranställd personal och minska behovet av timvikarier syftar främst till att öka attraktivitetet som arbetsgivare. De ekonomiska effekterna kan till exempel mätas genom minskade kostnader för övertid och ökad andel av lönekostnader för tillsvidareanställda. En bättre arbetsmiljö med en god personalkontinuitet borde även kunna påverka frisknärvaron och minska samhällets kostnader för sjukfrånvaron. Omsorgsförvaltningen Annika Andersson Omsorgschef Omsorgsförvaltningen/ Staben Postadress: Stadshuset, Nytorget 1, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlundsväg 14 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se H:\ANÄMNDEN\2017\Bilagor\Omsorgsnämnden\Januari\redovisning av timvikarier\tjänsteskrivelse redovisning av åtgärder för att
Ej verkställda beslut per månad EJ VERKSTÄLLDA BESLUT 2016 (per den siste i respektive månad) Äldre Tid väntan säbo Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec 6 mån > 8 9 9 7 6 6 6 4 6 3 2 5 Upp till 6 mån 3 0 1 0 0 2 1 4 2 3 2 2 Upp till 5 mån 0 1 0 1 2 1 5 4 3 2 2 4 Upp till 4 mån 4 4 4 5 2 7 5 5 6 4 7 3 Upp till 3 mån 8 8 6 5 11 8 7 12 6 6 4 7 Upp till 2 mån 11 9 9 16 12 9 14 6 9 11 13 9 Upp till 1 mån 13 13 20 18 14 17 9 11 15 16 12 7 Summa 47 44 49 52 47 50 47 46 47 45 42 37 Antal lediga platser **2 **1 **1 **2 *2 **1 *1 0 0 0 0 2 Antal som tackat nej 9 3 4 7 10 11 5 6 2 4 8 9 Genomsnittsväntetid i kö I väntan var Bostad 23 20 30 29 23 21 24 20 20 19 19 16 Korttid 23 23 16 19 22 26 22 26 27 25 23 20 Annan kommun 1 1 3 4 2 2 1 1 0 1 1 1 Summa 47 44 49 52 47 49 47 47 47 45 43 37 Funk.neds LSS 9 9 8 8 9 10 10 10 12 8 7 9 Psyk 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 2 3 Summa 10 9 8 8 9 10 10 10 13 9 9 12 Sida 1
KÖPTA PLATSER 2016 (per den siste i respektive månad) Köpta platser SoL Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Särskilt boende 66 66 67 64 61 61 61 60 61 63 61 60 Växelvård 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Korttidsvård 41 35 25 24 29 27 28 28 17 10 5 4 Summa: 107 101 92 88 90 88 89 88 78 73 66 64 SoL Boendeplatser Psykiatri 44 44 44 48 48 48 48 45 45 44 46 45 Växelvård Psykiatri 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Barn 6 6 6 6 5 5 5 6 7 7 7 7 Summa: 50 50 50 54 53 53 53 51 52 51 53 52 LSS Boendeplatser Vuxna 8 8 9 10 10 11 11 11 11 11 11 11 Barn 5 5 6 6 7 7 7 6 6 6 6 5 Korttidvistelse 0 0 0 0 0 0 20 0 0 0 0 0 Korttidstillsyn 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Summa: 13 13 15 16 17 18 38 17 17 17 17 16 Sysselsättning Daglig verksamhet LSS 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Dagverksamhet SoL 5 5 5 5 5 5 5 5 4 4 4 4 Summa: 13 13 13 13 13 13 13 13 12 12 12 12 Betalningsansvar Akut 4816 kr/dygn (psyk 4085 kr) Antal dagar 0 15 (ps) 29 (ps) 2 (akut) 0 0 2 (akut) 11 (akut) 0 0 Sida 6
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 1(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Genomlysning av Jan-Inge Hansson Konsult AB Underlag Avrapportering 160509 inklusive punktmätning särskilt boende och LSS samt uppdatering (april 2016) av Ekonomikontorets rapport Analys av omsorgsnämndens ekonomi- och verksamhetsstyrning Konsultens kommentar: Det görs dagligen många goda insatser för att genomföra service inom omsorgsnämndens verksamhetsområde. Rapportens fokus är dock att identifiera brister eller resurser som kan användas på annat sätt. ON bedriver inte verksamheten inom den av fullmäktige beslutade ramen. ON bedriver merparten av verksamheten till låg kostnad och tillfredsställande kvalitet. Små medel för kompetensutveckling, teknik, mm. Öka kommungemensamt stöd. Rött inte påbörjat och tveksamt om tidsplanen kommer att hålla. Gult arbete pågår Grönt klart
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 2(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd Klart Datum Ansvarig Uppföljt datum Status KOMMUNSTYRELSEN/OMSORGSNÄMNDEN Utveckla dialogen mellan KS och ON och klara ut konfliker 1. Frågan diskuteras vid referensgruppensmöte (KSO, kommunchef, ordf ON och omsorgschef ) utsedd av KS 161231 Ordf ON Säkerställa att det finns ekonomiska resurser utifrån de stora framtida demografiska utmaningarna inom äldreomsorg (ÄO) och funktionsnedsättning (FSS) ON omvärldsoch verksamhetsanalys Planeringsdokument inom äldreomsorg och FSS 2. Redovisning av förväntade kostnadsökningar utifrån förväntade volymökningar inom ÄO och FSS 3. Frågan om en modell för att hantera kommande volymökningar utifrån demografiska och andra omvärldsfaktorer lyfts vid referensgruppsmöte 160621 160930 FC Ordf ON Klargör hur ON prognosticerade underskottet för 2016 ska hanteras Konsultrapport med förslag på åtgärder 4. Omsorgschefen redovisar förslag på åtgärder till ON inklusive bedömning av konsultens förslag på åtgärder och beräkning av delårseffekter innevarande år 160830 FC Maximera digitaliseringen för att öka information, minska administration och spilltid och frigöra tid med brukarna It-styrgrupp 5. Vid referensgruppsmöte lyfta behovet av att det utses en digitaliseringsgrupp för kommunen, med uppdrag att ta fram en strategi och redovisa budgetbehov 160930 Ordf ON
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 3(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd Klart Datum Ansvarig Uppföljt datum Status Halvering av icke lagstadgad verksamhet 6. Redovisa en konsekvensbeskriv vid minskning av budget för anhörigstödet (från KF till ON, SN och BUN) till styrgruppen för anhörigstöd 160902 FC Säkerställa omsorgsnämndens behov av lokaler och bostäder Omvärlds- och verksamhetsanalys 2016 Planerings-dokument ÄO och FSS 7. Behovet av boende enligt LSS och SoL lyfts till tekniska nämnden, kommunstyrelsen och vid referensgruppens möte 160930 Ordf ON FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE Tjänster inrättas utanför budget med någons goda minne Kvalitetsledningssystemet 8. Redovisa var tjänster finns utöver budget samt konsekvensbeskriv indragning av tjänster 9. Fastställa ledningsprocessen Personal- och kompetensförsörjning 160831 170430 Respektive VC FC Köpt verksamhet hanteras som en främmande verksamhet 10. Översyn av styrning och uppföljning av köpt verksamhet och ta fram ett beslutsunderlag till ledningsgruppen Inför budget 2017 AC/MC/ VC
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 4(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd Starkare, tydligare och robustare ledarskap 11. Till personalchefen lyfta behovet av en handlingsplan för hur Hässleholm kommun ska stärka ledarskapet - Implementera KF fastställda medarbetar- och ledarpolicy - Fastställa en ambitionsnivå för antalet underställd personal per chef i koncernen och hur detta ska kunna uppnås - Introduktionsprogram för nyanställda chefer - Kompetensutvecklingsprogram för chefer i Hässleholm kommun - Implementera modell för mentorskap - Ta fram en personalförsörjningsplan Klart Datum 160630 Ansvarig FC Uppföljt datum Status 12. Implementera QlickView för effektivisera analys och uppföljning av personalnyckeltal 13. Säkerställ genom en handlingsplan - en kartläggning av arbetsuppgifter för EC och undersköterskor med samordningsansvar genomförs - ett förvaltningsspecifikt introduktionsprogram för nyanställda chefer utarbetas där man tar tillvara på kompetensen i förvaltningen och uppmuntrar att lära av varandra - budgetansvaret/-processen tydliggörs för enhetscheferna genom att fastställa 161231 170301 170401 170301 AC AC AC FC Succesivt införs fler rapporter
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 5(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd ledningsprocessen Budgetprocessen - förstärka HR-stödet Klart Datum 160929 AC Ansvarig Uppföljt datum Status Sätt in insatser på enheter med hög sjukfrånvaro och höga kostnader för övertid Kvalitetsledningssystemet Även åtgärder kopplade till ledarskap har en viktig koppling till sjukfrånvaron 14. Säkerställ rutiner för hur omsorgsförvaltningen ska arbeta med sjukfrånvaro på individ- och gruppnivå 15. Säkerställ möjligheter för månadsvis uppföljning via QlickView avseende effekter av införande av fri ansökningstid för önskad sysselsättningsgrad, resurstid, pooltid och timbankstid 16. Revidera rutinen för uppföljning av arbetsmiljömålen så att även lönekostnadsfördelning redovisas per enhet 170301 170301 FÖS 160919 AC AC FC Analys pågår, beslut om reviderade rutiner saknas Pågår avvaktar QlickView Utveckla innovativa former för att rekrytera personal VO College/ Hälso- och sjukvårdsavtalet 17. Implementera verksamhets- och kommunikationsplanen för VO College Nordöstra Skåne 161231 FC Öka fokus på att följa upp och utvärdera/ fortsätt att utveckla den interna kontrollen 18. Fastställ ledningsprocessen för internkontroll, egenkontroll och verksamhetsuppföljning (t ex genomförandeplaner, vårdplaner och nationella kvalitetsregister) 170630 AC
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 6(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd 19. Implementera avvikelsesystem som kan kopplas till den interna kontrollen Klart Datum Ansvarig Uppföljt datum Status 170630 AC Tittar på Flexite, överlämnat till itstyrgrupp Utveckla tydliga strategiska styrtal 20. Beakta röda värden i öppna jämförelser vid revidering av målvärde och indikatorer i verksamhetsplanen 161118 FC Översyn resursfördelningen till verksamhetsområdena som säkerställer en jämlik fördelning av resurser och som inte blir kostnadsdrivande Dra nytta av och styra utifrån resultat i digitala stödsystemen Överväga prestationsbaserad ersättning för att öka utvecklingstakten 21. Ta fram förslag på reviderad resursfördelningsmodellen för hemtjänst där även delegerad hälso- och sjukvård ingår 22. Ta fram förslag på reviderad resursfördelningsmodell för särskilt boende ÄO 23. Ta fram en resursfördelningsmodell för gruppbostäder 170301 170630 160930 FC/AC FC/AC FC/AC 24. Ta fram en modell för resursfördelning för hälso- och sjukvården 170630 FC/AC 25. Ta fram en resursfördelningsmodell för boendestöd som även beaktar då boendestöd endast innebär CM 170630 FC/AC Halvera icke lagstadgad verksamhet 26. Konsekvensbeskriv en avveckling av - Anhörig- och frivilligkonsulent ON 160808 VC Resurs
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 7(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd - Demens ssk - Psykiatrisamordnare - Dietist Klart Datum Ansvarig Uppföljt datum Status Verksamhetsutvecklare 27. Redovisa en uppföljning/utvärdering av träffpunkten Ljusglimten ON augusti FC CENTRAL ADMINISTRATION Säkerställ kvaliteten i verksamhetssystem- och stödsystem 28. Ta fram en utvecklingsplan för hur Procapita kan utvecklas och kompletteras med nya moduler som medför en kvalitetssäkrad statistik det måste vara enkelt att göra rätt 170301 AC 29. Säkerställa funktionaliteten i stödsystemen inom ordinärt boende (Laps Care, Life Care och Phoniro) 170101 AC Ta ställning till återbesättning av vakant verksamhetsutvecklare 30. Ta fram ett förslag till ledningsgruppen för om och hur vakant verksamhetsutvecklartjänst ska återbesättas 160531 AC Tjänsten återbesatt Översyn av avgiftsnivåer/taxor för att 31. Uppföljning av effekter av höjd hemtjänsttaxa och höjt avgiftstak från 1 juli 2016 Bokslut AC
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 8(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd styra små insatsvolymer 32. Ta fram förslag för att debitera utifrån faktiskt utförd tid i hemtjänst för att förenkla debiteringsprocessen Klart Datum 170101 AC Ansvarig Uppföljt datum Status Utvärdera effekterna av objektsmärkning ORDINÄRT BOENDE 33. Redovisa effekter av objektsmärkning till ON Apriluppf öljning 17 AC/VC Kvalitetssäkra verksamhetsoch stödsystem och andra kring rutiner för att säkerställa rätt volym System och teknikenheten/ Ekonomicontroller 34. Alla enheter ska vara fullt inne i Laps Care 161001 VC Analysera enheternas produktivitet ur Lapscare, Phoniro för att kunna fastställa tydliga måltal Utveckla rutiner för att klara volymförändringar System och teknik enheten/ Ekonomicontroller Personalspecialist 35. Månadsvis följa nyttjandegraden i Laps Care och utförd tid i Phonio per enhet 36. Ta fram målvärde och indikatorer för nyttjandegrad och kringtid inför revidering av verksamhetsplanen för 2017 37. Ta fram rutiner för att kunna klara en snabb personalomställning vid volymförändring - Rutiner för schemaförändring - Flexibla hemtjänstgränser - Verktyg för effektiv schemaläggning 160530 AC/VC 161118 VC 170630 VC/AC Beslut om centraliserad löneutbetalnings process prioriterad
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 9(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd Klart Datum Ansvarig Uppföljt datum Status 38. Förslag till ON om permanenta pilotprojekt tvätt via tekniska förvaltningen efter utvärdering 160527 VC 39. Pilotprojekt inköp via Samhall, avtal om försöksperiod 6 månader 161101 170531 170831 VC Uppstart försenad pga reaktioner MYNDIGHETSKONTORET Biståndsbedömningen måste struktureras och kvalitetssäkras IT-stöd, projektledare IBIC Processkunnig för dokumentation, projektledare IBIC 40. Dokumentationskartläggning med stöd av juridisk kompetens 41. Kvalitetssäkra handläggningsprocessen i kvalitetsledningssystemet 160930 161231 MC/VC MC Olika steg i samband med övergång Lifecare och IBIC
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 10(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd 42. Bilda nätverk med andra kommuner 43. Ta fram förslag på riktlinjer för - Bistånd enligt SoL Överväg om det bör finnas en övre gräns för när hemtjänst ska avslås med hänvisning till särskilt boende Säkerställ ambitionsnivån för korttidsbeslut, uppföljningsfrekvens Överväg förändrad tid från beslut till verkställighet (idag 24 h) - Insatser enligt LSS Klart Datum 161031 161031 Ansvarig MC MC/VC Uppföljt datum Status Avvakta KCLG förslag Till on 2 mars Fastställda On okt 44. Se över delegationsbestämmelserna - Överväg om det finns bistånd/insatser som endast ska kunna beviljas efter godkännande från myndighetschef - Överväg begränsad delegation för nyanställda biståndshandläggare 160630 161031 MC/VC MC 45. Ta fram en checklista för introduktion av nyanställda handläggare överväg mentorskap 161031 MC 46. Ta fram förslag på nytt arbetssätt handläggningverkställighet inom hemtjänst 161031 MC/VC
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 11(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd 47. Överväg extern genomlysning efter planerade åtgärder enligt ovan samt efter erfarenhetsutbyte med Kristianstad kommun (som enligt plan få en slutrapport efter extern genomlysning i november 2016). Klart Datum Ansvarig Uppföljt datum Status 170131 FC Föreslås ingen genomlysning Utred orsakerna till den höga andelen beviljade timmar/invånare i jämförelse med andra kommuner 48. Säkerställa att ärende är korrekt avslutade i systemet som annars ger en missvisande volym 49. Redovisa förändrad volym (antal brukare med beslut) - 8 h service - Städning var tredje vecka - inköp - ledsagning - tvätt - hjälp med husdjur 160831 Delårsbokslut/ bokslut MC/AC MC 50. Säkerställ rutiner för att ytterfallen i hemtjänsten som har beslut om särskilt boende prioriteras inkommen ledig plats 161031 MC 51. Säkerställ en bred tvärprofessionell kompetens i VPL teamet 160930 MC/VC Överväg att satsa mer på boendestöd för vissa 52. Tydliggöra riktlinjer för boendestöd och beakta då boendestöd kan ersättas med en utsedd CM (vård- och 161031 MC/VC
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 12(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd brukare istället för mer omvårdnad och kostnadskrävande insatser Översyn av avgiftsnivåer/taxor för att styra små insatsvolymer stödsamordnare) - Bedöma om inriktningsbeslutet från maj 2008 kring boendestöd behöver revideras (ON 39/2008-05-20) 53. Säkerställ informationsmaterial kring serviceföretag och RUT avdrag, så att den som ansöker om serviceinsatser kan göra en bedömning om det finns alternativ till hemtjänst - hur ofta ska informationsmaterialet uppdateras med uppgifter om serviceföretag - e-tjänst, räknesnurra- blir det billigare för mig att anlita serviceföretag - e-tjänst, ansökan om bostadstillägg 54. Säkerställ att ny taxa inom boendestödet inte leder till dyra placeringar då personer med svår psykisk sjukdom avböjer boendestöd pga. taxa Klart Datum 161231 161231 (6 mån) Ansvarig MC/AC MC/AC Uppföljt datum Status SÄRSKILT BOENDE Genomför bemanningsmätningar 55. Analysera resultatet av bemanningsmätningarna - Redovisa bakgrunden till beslut om särskilt boende för de 14 brukare på Ehrenborg och Högalid med låga omvårdnadsbehov 160530 VC
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 13(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd Klart Datum Ansvarig Uppföljt datum Status FSS - Funktionsnedsättning stöd och service Genomför en mätning av bemanningen på samtliga enheter 56. Ta fram schemaförslag på minst en enhet utifrån genomförda bemanningsmätningar och gör en konsekvensbeskrivning 57. Beräkna hur en sänkt bemanning/personalkostnader inom boende LSS skulle påverka LSSutjämningsbidraget 161118 160930 VC AC Inför förslag om resursfördelningsmodell för gruppbostäder har bemanningsmätningarna värderats. Förvaltningen redovisade till ON 160830 att en sänkt bemanning i gruppbostäderna skulle påverka LSS-utjämningsbidraget. Avveckla hemmadagar inom gruppbostäderna 58. Säkerställa rutiner för när hemmadagar ska användas 59. Konsekvensbeskriv en avveckling av sk hemmadagar inom gruppbostäderna 161030 161030 VC VC Ta ställning till hur tomplatser ska hanteras på vissa boende 60. Revidering av planeringsdokumentet inom FSS 61. Se över ansvaret för bosamordning av platser inom FSS 160530 161031 AC VC/MC RESURS Utveckla styrning och struktur Påbörja färre och avsluta 62. Hitta en modell för att kunna göra en systematisk uppföljning på samtliga enheter inom hälso- och sjukvården 161231 VC Modell Hittad. Väntar på svar om Procapita integration
Handlingsplan efter genomlysning omsorgsnämnden våren 2016 Sida: 14(14) Upprättad av Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Godkänd av: Omsorgsnämnden Ansvarig för handlingsplanen Omsorgschef Annika Andersson Reviderad Påpekande Resurser Förslag till åtgärd fler ärende 63. Kvalitetssäkra omvårdnads- och rehabprocessen och tydliggöra ansvaret för den legitimerade personalen Klart Datum 161231 Ansvarig VC/MAS Uppföljt datum Status 64. Säkerställa att den legitimerade personalen använder Phoniro och att uppgifter kan hämta till hemsjukvårdstaxan 161001 VC 65. Analysera genomförd vårdtyngdsmätning och ta fram en handlingsplan 160930 VC Brister i underlag. Handlings plan = omorganis ering av ssk områdena Analysera korttidsverksamheten 66. Analys av genomförd korttidsutredning från november 2015 och ta fram en handlingsplan 161231 VC/MC Frågan diskuteras vid möte 7/2-17 67. Analys av kostnadsutvecklingen inom korttidsverksamheten 68. Utred införande av hotellbokning för växelvårdsplatserna likt Allingsås 161118 161231 AC VC/MC Besökt Allingsås Projektbeskrivning till lg