1 KALLELSE TILL ÅRSMÖTE 2017 FÖR CK MILSLUKAREN Medlemmar i Milslukaren kallas till föreningens årsmöte som äger rum Lördag 11 Mars 2017 kl. 14.00. PLATS: XXXXX, närmare uppgifter meddelas via G gle-gruppen Förslag till dagordning 1. Mötets öppnande, Formalia 2. Verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse 3. Mötets revision av lämnade berättelser 4. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för 2016 5. Fråga om medlemsavgift för 2017. Avgående styrelse föreslår oförändrad avgift. 6. Fråga om verksamhetens inriktning under 2017. Propositioner/Motioner 7. Val av styrelse för 2017 med utseende av ordförande 8. Utseende av firmatecknare 9. Övriga frågor 10. Mötets avslutande Motioner ställda till Årsmötet skall vara styrelsen tillhanda senast två (2) veckor före årsmötet. Sänd din motion till motion2017@milslukaren.se. Observera att enbart den som varit medlem under 2016 eller antagits som ny medlem 2017 före motionstidens utgång kan få motion behandlad. Endast den som varit medlem under 2016 äger rösträtt på årsmötet 2017. VÄLKOMNA! - För styrelsen Sven-Erik Olsson Ordförande FRÅN STADGAN Årsmöte hålles en (1) gång årligen. Mötet skall vara förlagt till perioden februarimars. Årsmötet utser styrelsen samt väljer ordförande för denna. Årsmötet utser även en revisor med suppleant. Mellan årsmöten beslutar styrelsen. Kallelse till årsmöte med tillhörande handlingar publiceras på hemsidan senast fyra (4) veckor före mötet. Motioner skall ha inkommit till styrelsen senast två (2) veckor före årsmötet. Årsmötet beslutar om medlemsavgift.
2 Förslag till dagordning för Årsmötet 2017 Förslag till dagordning 1. Mötets öppnande, Formalia 2. Verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse 3. Mötets revision av lämnade berättelser 4. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för 2016 5. Fråga om medlemsavgift för 2017. 6. Fråga om verksamhetens inriktning under 2017. Propositioner/Motioner 7. Val av styrelse (minimum 3 max 5) för 2017 med utseende av ordförande och eventuella suppleanter (2) 8. Utseende av firmatecknare 9. Val av revisor (1) och revisorssuppleant (1) 10. Övriga frågor 11. Mötets avslutande
3 Verksamhetsberättelse Föreningens verksamhet har under år 2016 utvecklats positivt. En förväntad nedgång i deltagande och fullföljande av våra Brevet arrangemang efter PBP- året bröts för första gången och utfallet blev istället oförändrat, som framgår av nedanstående diagram, utarbetat av medlemmen Nils Calmsund. Av diagrammet kan utläsas att expansionen på senare tid (2013-2016) kan främst förklaras av ett ökat deltagande och fullföljande av 200K Brevet arrangemang. Men även 400K Brevet har kommit att locka fler deltagare. Föreningen har under verksamhetsåret även understött medlemmars deltagande i ultracyklingslopp i enlighet med årsmötesbeslut. Möjligheten användes av tre medlemmar varav en agerade crew (understöd) för de två som deltog i loppet, Melfar 24 Hour Challenge. Utifrån föreningens goda ekonomiska situation fattade styrelsen, efter rådgörande på en medlemsträff, beslut att utvidga stödet till medlemmars distanscyklingsaktiviteter under 2017 genom subventionerat deltagande i UMCA Year Rounder Challenge och Melfar 24 Hour Challenge. Föreningen har under 2016 även haft en egen distansutmaning, Årskalven (se http://milslukaren.se/?page_id=1935) som fullföljdes av fyra medlemmar. Medlemmarna kommer att hedras med vars sin graverad medalj. En medlem genomförde Skåne Rundt. Det kom flera förfrågningar angående Permanenterna under året, men ingen mer startade. Styrelsen höll konstituerande möte i direkt anslutning till Årsmötet 2016 varvid Tony Mellsop utsågs till kassör och Ove Nilsson till sekreterare. Protokollförda möten hölls även i samband med medlemsträff 10 september i Café Musette Malmö, inför årets avslut den 15 december och inför kallelse till Årsmöte den XX februari. Däremellan har firmatecknarna haft ej protokollförda möten och telefonkontakter i anledning av den löpande verksamheten, bland annat för att säkra ersättare för ordinarie startansvarig/a för våra Brevet.
4 Styrelsen närvarade på Audax Club Nordiques höstmöte i Göteborg. Där informerades bland annat om Super Brevet Scandinavia 2017. Anmälan öppnar i januari, se http://www.superbrevetscandinavia.dk. Klubben var ej representerad på Randonneurs Sveriges Årsmöte 2016, då samtliga våra delegater hade förhinder. Styrelsen, genom ordföranden, slöt under året avtal med Sparbanken Skåne om att ansluta sig till Swish!. Vidare beslöt ordföranden efter telefonmöte 25 mars med kassör om att tillsvidare använda Milsukarens FaceBook sida för aktuell information och att lägga upp en post på hemsidan under Aktuellt om förändringen med angivet skäl. Posten lades upp 26 mars. FB- sidan hade då ett hundratal som gillade sidan. Vid utgången av 2016 hade antalet ökat till etthundrafemtio. Milslukarens Brevet program för 2017 är fastlagt och godkänt av Randonneurs Sverige och ACP. Det omfattar fyra 200K, tre 300K, fem 400K och tre 600K och är tillgängligt på http://milslukaren.se/?page_id=36. Det har hållits medlemsträffar 9 januari, 10 september. Årsmötet 2016 hölls den 6 mars. Jämfört med 2015 har antalet medlemsträffar minskat. Det kan återföras på att intresset för att vara värd minskat. Ekonomisk Berättelse Som nämnts ovan är föreningens ekonomi god. Föreningen har i enlighet med Årsmötes beslut 2016 donerat startavgifterna för en av årets Brevet till Cancerfonden Ulf Ståls Minne, se https://www.cancerfonden.se/insamlingar/till- ulf- cyklist. Beloppet uppgick till 2900.00 SEK. Inkomster Utgifter Brevet /Permanenter start+medaljer 20 800,10 kr Medaljer/kort 6 105,00 kr Porto 1 352,00 kr Medlemsavgifter 2016 2 400,00 kr Medlemsavgifter för 2017 1 100,00 kr Bankkostnader 721,50 kr Resor 5 019,28 kr Kontorsmaterial 409,00 kr Sponsring 362,50 kr Webb 362,50 kr Cancerfonden 2 900,00 kr Summa 24 662,60 kr 16 869,28 kr Ingående Balans 31 772,51 kr 31/12/15 In- Ut 7 793,32 kr Utgående Balans 39 565,83 kr 31/12/16 Årets Resultat Årets Behållning 7 793,32 kr 39 565,83 kr Angående Revision Årsmötet 2016 utsåg ingen revisor eller revisorssuppleant varför Årsmötet har att revidera verksamhet och ekonomisk berättelse.
5 Avgående Styrelses Propositioner Avgående styrelse föreslår - Oförändrad medlemsavgift, 100 kronor, för 2017. - Att klubben som policy 2017 har att Super Randonneur Medalj betalas av klubben för de deltagare som fullföljt samtliga fyra sträckor genom Milslukarens arrangemang. Övriga betalar själva sin SR medalj. - - Donation av startavgifter för Brevet 200K 8/4 2017 till Cancerfonden Ulf Ståls Minne Årets överskott reserveras för fortsatt främjande av distanscyklingen i enlighet med stadga, tidigare årsmötesbeslut och tagna styrelsebeslut under 2016. Det innebär en fortsättning/utvidgande av RAAM- projektet, som innefattat en subvention av medlemmars deltagande vid Melfar 24, samt av distansutmaningen genom subvention av deltagande i UMCA Year Rounder Challenge. Styrelsen föreslår att RAAM- projektet under 2017 även skall innehålla möjlighet för medlem att söka subvention för deltagande i Swedish Ultrabike 610 (SUb 610), då det från 2017 är såväl RAAM- kvalificerande som en del av UMCA World Cup.
6 Berättigade att få motion behandlad M-018 Akselsson Cecilia M-014 Calmsund Nils M-039 Ekvall Jesper M-042 Frostglans Mija M-021 Hellström Oscar M-020 Hynes Durrin M-044 Johansson David M-027 Johannesson Nils-Erik M-025 Jönsson Gustav M-040 Kalitta Tony M-036 Lyhagen Krister M-034 Mackie Iain M-013 Mellsop Tony M-037 Molin Mattias M-010 Nilsson Ove M-011 Nilsson Ingmar M-030 Nordblom Mats M-023 Nordlander Ebbe M-012 Olsson Sven-Erik M-043 Rydhagen Peter M-041 Schölin Tobias M-016 Svensson Bino M-026 Westerlund Jenny M-031 Wittander Bengt
7 Styrelseprotokoll 11 September Närvarande: Sven-Erik Olsson, Tony Mellsop, Ove Nilsson Styrelsen beslutade om Brevetprogram för 2017 att sändas till Randonneurs Sverige samt insatser för att främja medlemmarnas deltagande i distanscykling genom subventionerat deltagande i UMCAs Year Rounder Challenge för den som önskar det, samt att omgående publicera information på Milslukarens FB-sida enligt nedan: 11 september på Milslukarens FB-sida Klubbträffen i lördags samlade lite mer än en handfull medlemmar som hann med att ge synpunkter på vår ACP Brevet kalender för 2017 inklusive val av rutter och ordning för dem. Det förslag som gavs till styrelsen var att förutom Tony's förslag som presenterats på mailgruppen tillkommer en 400K med start i Lund i slutet av September (samma sträckning som användes under årets Helvetesvecka) och en 200K i Oktober med start i Malmö. Vidare pratades det om Årskalven, klubbens egna utmaning. Förslag framkom om att inför 2017 för Årskalven erbjuda medlemmarna ett subventionerat deltagande i Ultra Marathon Cycling Associations Year Rounder Challenge, se www.ultracycling.com. Årskalven har samma upplägg som Year Rounder Challenge, dvs det handlar om att cykla sträckor om >145 km och med en bestämd minimumhastighet. Efter träffen möttes styrelsen och antog förslaget till Kalender och detta kommer att sändas in till Randonneurs Sverige som är den officiella arrangören för ACP Brevet arrangemang i Sverige. Styrelsen beslutade också att de som antagits som medlemmar senast 10 september 2016, betalt medlemsavgift och som betalar medlemsavgift för 2017 senast den 10 december 2016 erbjuds en full subvention av medlemsavgift i UMCA inklusive deltagandeavgift för Year Rounder Challenge för 2017. Medlemmen måste själv ansöka om medlemskap i UMCA och detta senast före utgången av Februari 2017. När UMCAs register visar att medlemskap beviljats och deltagaravgiften för Year Rounder Challenge är betald kan medlemmen vända sig till klubben för att få subventionen utbetald. Ordförande åtog sig att publicera informationen och protokollet förklarades omedelbart justerat. Vid ett telefonmöte 2017-10-05 ändrade styrelsen tidsfristen för villkoret betald medlemsavgift för 2017 till den 31 December,dvs att avgiften skulle vara synlig på kontot senast måndag 2 januari 2017. Vidare behandlades frågan om utskick och subventionering av sträckmedaljer/super Randonneur medalj. Beslut att medlemmar skulle få sträckmedaljer tillsända fraktfritt samt att alla som fullföljt i alla 4 sträcktyper genom Brevet med Milslukaren ska få en SR medalj kostnadsfritt, oavsett om deltagaren är medlem eller ej. Övriga betalar själva betala själva för SR Medaljen. Besluten förklarades omedelbart justerade.
8 Styrelseprotokoll 15 December Närvarande: Sven-Erik Olsson, Tony Mellsop Styrelsen beslöt att publicera påminnelse om möjligheten att få subventionerat deltagande i UMCAs Year Rounder Challenge på Milslukaren s FB-sida med text enligt nedan: 15 December på Milslukarens FB-sida En påminnelse till er som varit medlemmar under 2016: Alla som har varit medlem i Milslukaren 2016 och betalar sin medlemsavgift för 2017 innan slutet av December 2016 kan ta del av subventioner under 2017. A) Bli medlem i Ultra Marathon Cycling Association, UMCA och delta i Year Rounder Challenge. Milslukaren återbetalar avgiften om du blev medlem före sista Mars. Det skall framgå på UMCAs medlemssida på webben att du blivit medlem. Year Rounder Challenge ersätter klubbens utmaning Årskalven och har likartade regler, se https://www.ultracycling.com/ /compe /year_rounder/rules.php Medlemskap i UMCA plus deltagande i Year Rounder Challenge kostar $45 om du väljer elektronisk utgåva av deras magasin. Klubben subventionerar dig med motsvarande belopp. B) Anmäl dig till Extreme Melfar 24 Hour Challenge före 15 maj och få anmälningsavgiften tillbaka. Välj själv klass, du måste genomföra loppet för att få tillbaka avgiften. Observera att det ingår en tröja om du anmäler dig före 15 mars. http://www.melfar24.dk/tilmelding Ordförande åtog sig att tillse att informationen publicerades och protokollet förklarades omedelbart justerat. Styrelseprotokoll 9 januari 2017 Närvarande: Sven-Erik Olsson, Tony Mellsop Inför 2017 framstod det som osäkert om någon var intresserad av att hantera medlemmarnas fortsatta deltagande i medlemsutmaningen Årskalven. I anledning av att Nils Calmsund förklarat sig villig att ta hand om Årskalven 2017 beslutades om att fortsätta aktiviteten under 2017 och överlåta till årsmötet att besluta i frågan om en fortsättning under 2018. Protokollet förklarades omedelbart justerat. Styrelseprotokoll 11 februari 2017-02- 10 Efter mail- och telefonkonferens fattades beslut om att kallelse till årsmöte med verksamhetsberättelse, samt ekonomisk berättelse var klara att anslås på hemsidan. Ordförande fick i uppdrag att verkställa beslutet. Protokollet förklarades omedelbart justerat.