Vetlanda kommun Granskning av delårsbokslut 2011 Genomförd på uppdrag av revisorerna 13 september 2011 Jonas Leander Ulrika Strånge Susanne Karlsson Helena Patrikson
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1 Bakgrund... 3 2.2 Granskningens syfte och omfattning... 3 2.3 Metod... 3 3. Rättvisande räkenskaper... 4 3.1 Bokslutsprocessen... 4 3.2 Noteringar från väsentliga balansposter... 4 3.3 Bedömning... 5 4. Resultatanalys... 6 4.1 Översiktlig sammanställning... 6 4.2 Utfall delårsrapport 2011... 6 4.3 Bedömning... 7 5. Uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning... 8 5.1 Finansiella mål... 8 5.2 Verksamhetsmål... 8 5.3 Bedömning... 9 1
1. Sammanfattning Vi har i enlighet med Kommunallagen översiktligt granskat Vetlanda kommuns delårsrapport per 2011-06-30. Rapportens syfte gällande delårsbokslutet är att vara en del av det underlag som revisorerna använder inför sitt ställningstagande i revisionsberättelsen vid räkenskapsårets slut. Kommunallagen föreskriver att budgeten skall innehålla mål och riktlinjer för verksamheten samt finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Dessa mål skall utvärderas i delårsrapporten och i årsredovisningen. Granskningen av delårsrapporten är en översiktlig granskning och den är väsentligt begränsad i förhållande till en revision av årsbokslutet. Syftet med revisorernas översiktliga granskning är att bedöma om: resultatet i delårsrapporten, som ska behandlas av fullmäktige, är förenligt med de finansiella och verksamhetsmässiga mål som fullmäktige beslutat. delårsrapporten ger en rättvisande bild av kommunens ekonomiska resultat och ställning. Granskningen har sin utgångspunkt i den lämnade delårsrapporten. Med utgångspunkt från den översiktliga granskningen har vi gjort nedanstående bedömningar/iakttagelser: Delårsrapporten är i allt väsentligt upprättad i enlighet med de krav som finns i Lagen om kommunal redovisning och enligt fastställda bokslutsanvisningar. Den nya redovisningsprincipen gällande semesterlöneskulden bedöms ge en mer rättvis bild av skuldens förändring över året. En prognos innehåller alltid ett antal osäkerhetsfaktorer. Vår bedömning är att de antaganden och beräkningar som prognosen är baserade på är rimliga, med hänsyn till vad som var känt då prognosen upprättades. Inget, som väsentligt påverkar prognosen, har framkommit under vår granskning. Det är av vikt att det vidtas åtgärder för att kärnverksamheterna ska uppnå en ekonomi i balans. De nämnder som lämnar prognoser som avviker väsentligt mot budget bör ge en mer utförlig analys om orsakerna till detta. Åtgärdsförslag bör presenteras. Bedömning görs att balanskravet har goda förutsättningar för att uppfyllas i årsbokslutet per 31 december 2011. Flertalet mål presenteras som delvis uppfyllda. Detta beror i många fall på att de flesta mål enbart mäts en gång per år. Mot bakgrund av detta är det svårt att bedöma måluppfyllelse för god ekonomisk hushållning per 30 juni 2011. Mätbarhet samt ambitionsnivå är två viktiga faktorer vid målformulering. När måluppfyllelse ej förväntas uppnås är det önskvärt om tydliga åtgärdsförslag presenteras. I årets delårsrapport finns en sammanställning av måluppfyllelsen (ingår i förvaltningsberättelsen). Därmed har kommunen vidtagit åtgärder gällande den iakttagelse som fanns 2 i föregående års revisionsrapport gällande Granskning av delårsbokslut 2010-06-30.
2. Inledning 2.1 Bakgrund Vi har av de förtroendevalda revisorerna i Vetlanda kommun fått i uppdrag att genomföra en översiktlig granskning av kommunens delårsrapport per den 30 juni 2011. 2.2 Granskningens syfte och omfattning Enligt kommunallagen är det de förtroendevalda revisorernas uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen av delårsbokslutet är en översiktlig granskning som är begränsad i förhållande till den granskning som sker vid årsbokslutet. Rapportens syfte gällande delårsbokslutet är att vara en del av det underlag som revisorerna använder inför bedömningen av delårsrapporten samt sitt ställningstagande i revisionsberättelsen vid räkenskapsårets slut. Granskningen har sin utgångspunkt i den lämnade delårsrapporten, som avser hela kommunen. Den har koncentrerats till att bedöma väsentliga poster i delårsbokslutet och analys av resultat mot budget och prognos. I granskningen ingår kommunens verksamhet exklusive de kommunala bolagen och koncernredovisningen. 2.3 Metod Granskningen har i enlighet med god revisionssed varit översiktlig och bygger på intervjuer, analytisk granskning av resultaträkningen, jämförelser mot budget och föregående år samt genomgång och avstämning av balansräkningens väsentligaste poster och prognosunderlag. Granskningen är utförd med särskilt beaktande av den kommunala särarten. En revision innefattar att granska ett urval av underlag för belopp och annan information i räkenskapshandlingarna. I revisionen ingår också att pröva de redovisningsprinciper som använts i verksamheten. Planeringen är genomförd med utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys. Det innebär att vi har koncentrerat våra insatser där risken för väsentliga fel är störst. Riskbedömningen påverkas bl.a. av posternas storlek, mängden transaktioner samt förekomst av komplexa transaktioner och svåra bedömningar. Rapporten har begränsats till väsentliga iakttagelser. 3
3. Rättvisande räkenskaper En förutsättning för att kunna göra en bedömning om kommunens ekonomi är i balans är att räkenskaperna är rättvisande. Detta innebär att samma redovisningsprinciper ska tillämpas vid såväl delårsbokslut som årsbokslut. 3.1 Bokslutsprocessen Vetlanda Kommun upprättar ett delårsbokslut per 30 juni samt ett årsbokslut per 31 december. Ekonomikontoret har gett ut anvisningar för halvårsbokslutet 2011-06-30. Enligt uppgift bedöms följsamheten till dessa vara god. Delårsrapporten uppfyller i allt väsentligt gällande lagkrav, rekommendationer och anvisningar. Samma redovisningsprinciper som i föregående delårs- och årsbokslut har tillämpats, förutom vad gäller redovisning av förändring av semesterlöneskulden, se vidare avsnitt 3.2. Vid delårsbokslutet lämnar förvaltningarna in de periodiseringar som ska bokas för att uppnå ett rättvisande resultat per 110630. Bedömningar och bokföring av periodiseringsposterna görs centralt av ekonomikontoret. Enligt uppgift sker en återkoppling till förvaltningarna efter dessa bokningar så att de får förståelse för nämndens slutresultat. 3.2 Noteringar från väsentliga balansposter I nedanstående avsnitt ges kommentarer till noteringar och iakttagelser som gjorts gällande väsentliga balansposter. Semesterlöneskulden I mars 2010 infördes ett nytt lönesystem i kommunen (Personec). Från och med 1 januari 2011 har redovisningsprincipen gällande förändring av semesterlöneskulden ändrats. Nuvarande redovisningssätt innebär att det varje månad går en fil från lönesystemet till ekonomisystemet med det belopp som semesterlöneskulden förändrats med. Varje månad tjänar den anställde in ett visst antal dagar som innebär att kommunen har en skuld till personalen. Per den 30 juni 2011 är semesterlöneskulden hög eftersom det stora semesteruttaget sker under sommaren. Förändringen av semesterlöneskulden är 31,3 mnkr per den 30 juni 2011. Förändringen per den 30 juni 2010 beräknades till 0,7 mnkr. Detta får en direkt effekt på resultatet som vid halvårsbokslutet fastställts till -11,5 mnkr. Om samma beräkningssätt skulle tilllämpats vid föregående års halvårsbokslut skulle resultatet blivit ett överskott på 18,7 mnkr istället för 34,0 mnkr. Förändring av redovisningsprincipen får en engångseffekt på resultatet. 4
3.3 Bedömning Delårsrapporten är i allt väsentligt upprättad i enlighet med de krav som finns i Lagen om kommunal redovisning och enligt fastställda bokslutsanvisningar. Den nya redovisningsprincipen gällande semesterlöneskulden bedöms ge en mer rättvis bild av skuldens förändring över året. Förändringen av redovisningsprincip gällande förändring av semesterlöneskulden bör tydligt beskrivas i avsnittet för redovisningsprinciper. Det bör framgå vad den nya principen innebär och vilken effekt den haft på periodens resultat. 5
4. Resultatanalys 4.1 Översiktlig sammanställning Resultaträkning, totalt för kommunen Utfall 110630 Utfall 100630 Förändring Budget 2011 Prognos 2011 Verksamhetens intäkter 171 238 174 236-2 998 - Verksamhetens kostnader -767 577-718 251-49 326-1 116 317-1 191 500 Avskrivningar/nedskrivningar -24 218-25 559 1 341-55 000 - Verksamhetens nettokostnader -620 557-569 574-50 983-1 171 317 - Skatteintäkter 471 484 473 933-2 449 922 000 939 000 Generella statsbidrag och utjämning 138 203 131 898 6 305 278 650 278 000 Finansnetto -610-2 234 1 624-5 200-4 500 Periodens resultat -11 480 34 023-45 503 24 133 21 000 4.2 Utfall delårsrapport 2011 Kommentarer till resultatet under perioden januari juni 2011: Per den 30 juni 2011 redovisar kommunen ett underskott motsvarande 11,5 mnkr (+34,0 mnkr). Det negativa resultatet beror till största delen på den förändrade redovisningsprincipen av semesterlöneskulden (se avsnitt 3.2). I förvaltningsberättelsen redovisas hur föregående års halvårsresultat skulle påverkats om samma princip skulle använts även förra året. Bedömning görs att nuvarande redovisningssätt av förändring av semesterlöneskulden är mer rättvisande och förändring av redovisningsätt ger en engångseffekt på resultatet. Det är dock väsentligt att det finns möjligheter för ansvariga chefer att löpande följa semesterlöneskulden för sin enhet och att rutiner utarbetas som innebär att semesterlöneskulden hålls på en rimlig nivå. Sänkning av kommunalskatten med 0,20 kr mellan 2010 och 2011 ger en intäktsminskning på ca 9 mnkr. Skatteprognosen som använts i halvårsbokslutet är från april 2010. Enligt uppgift gör kommunen bedömningen att det inte kommer ske några stora förändringar för 2011. Dock bedöms effekterna bli större för 2012. Prognosen för verksamhetsåret 2011 visar ett överskott på 21 mnkr. Den senaste prognosen är från maj 2011, men vissa uppdateringar har gjorts till halvårsbokslutet. Nämnderna prognostiserar ett underskott för 2011 motsvarande 16,8 mnkr. 6
Finansförvaltningen prognostiserar ett överskott på 24,2 mnkr för 2011. 4.3 Bedömning De avvikelser som finns i resultaträkningen mellan utfall och budget för perioden har i allt väsentligt kunnat analyseras och trovärdiga och rimliga förklaringar finns. En prognos innehåller alltid ett antal osäkerhetsfaktorer. Vår bedömning är att de antaganden och beräkningar som prognosen är baserade på är rimliga, med hänsyn till vad som var känt då prognosen upprättades. Inget, som väsentligt påverkar prognosen, har framkommit under vår granskning. Det är av vikt att det vidtas åtgärder för att kärnverksamheterna ska uppnå en ekonomi i balans. De nämnder som lämnar prognoser som avviker väsentligt mot budget bör ge en mer utförlig analys om orsakerna till detta. Åtgärdsförslag bör presenteras. 7
5. Uppföljning av mål för god ekonomisk hushållning Utgångspunkten för Vetlanda kommuns styrning är att uppnå god ekonomisk hushållning. Dokumentet för mål & budget, vision och investeringsplan är kommunens viktigaste styrdokument. Här formuleras vision och mål samt handlingsplaner för hur områden ska förbättras och utvecklas. Kommunen har fastställt övergripande mål enligt de fyra perspektiven, ekonomi, kund/medborgare, process/medarbetare och tillväxt och utveckling. Revisorerna ska granska och bedöma måluppfyllelsen. 5.1 Finansiella mål Kommunfullmäktige har fastställt följande finansiella mål: Mål Måluppfyllelse per 110630 Ekonomi i balans Ej uppfyllt per 110630, dock är prognosen för helåret positiv. Investeringarna ska inte överstiga summan av avskrivningar och årets resultat Låneskulden ska årligen minska. Produktivitetsförbättringar Årets resultat ska uppgå till minst 1 % av skatter och utjämningsbidrag med en successiv ökning till 2 %. Målet anses vara uppfyllt. Nettoinvesteringarna var ngt högre än resultat per 110630, men resultatet förväntas bli bättre vid årsskiftet. Målet är uppfyllt. Fyra av nio nämnder som redovisat mål i förhållande till Kf:s mål har redovisat mål för produktivitetsförbättringar. Övervägande del är uppfyllda. Målet är inte uppfyllt per 110630. 5.2 Verksamhetsmål Förutom det ekonomiska perspektivet har kommunfullmäktige även beslutat om övergripande mål utifrån perspektiven: 8
Kund / Medborgare o Kvalitetskommun ur flera perspektiv o Folkhälsoperspektivet som grund för livskvalité o Närhet o Barn och ungdomar i fokus Process / Medarbetare o Ledning o Kvalitetskommun, sätt verksamheten under luppen o Attraktiv arbetsgivare o Medborgarnas behov, krav och önskemål ska vara vägledande Tillväxt och utveckling o Befolkningstillväxt o Företagsklimat o Handelscentrum och mötesplatser o Infrastruktur o Ökade utbildningsmöjligheter efter gymnasiet o Vetlanda en miljökommun o Vi arbetar för en attraktiv och tillgänglig boendemiljö Varje nämnd har utifrån dessa övergripande mål fastställt egna mål och mätetal för dessa. Utfall och måluppfyllelse redovisas per nämnd samt i en sammanställd tabell i förvaltningsberättelsen. 5.3 Bedömning Bedömning görs att balanskravet har goda förutsättningar för att uppfyllas i årsbokslutet per 31 december 2011. Flertalet mål presenteras som delvis uppfyllda. Detta beror i många fall på att de flesta mål enbart mäts en gång per år. Mot bakgrund av detta är det svårt att bedöma måluppfyllelse för god ekonomisk hushållning per 30 juni 2011. Mätbarhet samt ambitionsnivå är två viktiga faktorer vid målformulering. När måluppfyllelse ej förväntas uppnås är det önskvärt om tydliga åtgärdsförslag presenteras. Vi har noterat att det finns mål som fastställts av kommunfullmäktige som saknar målkoppling, dvs. inga nämnder har mål som kan hänföras till dessa. Detta innebär att dessa övergripande mål inte kan mätas. I årets delårsrapport finns en sammanställning av måluppfyllelsen (ingår i förvaltningsberättelsen). Därmed har kommunen vidtagit åtgärder gällande den iakttagelse som fanns i föregående års revisionsrapport gällande Granskning av delårsbokslut 2010-06-30. 9