Kommunikationsplan för projekt Medborgardialog 2012 i Gislaveds kommun 2011-11-24

Kommunikationsplan för projekt Medborgardialog 2012 i Gislaveds kommun 2011-11-24

Projekt Medborgardialog 2012 Inledning Det finns ett generellt behov av att öka medborgardialogen i Sverige och så även i Gislaveds kommun för att vitalisera den representativa och lokala demokratin. Även om Sverige i internationella studier har ett högt valdeltagande har deltagandet sjunkit från 1970- och 1980- talets höga nivåer. Det finns stora skillnader mellan olika kommuner, områden och valkretsar. Ännu större skillnader finns mellan olika områden inom kommuner och landsting. De socioekonomiska förhållandena har blivit en avgörande faktor för om människor röstar eller inte. Svenska medborgare vill diskutera samhällsfrågor och det finns ett stort samhällsengagemang. Samtidigt blir färre och färre medlemmar i politiska partier. Medelåldern bland medlemmarna är hög och det är svårt att locka ungdomar och nya svenskar till att bli medlemmar och till att ta på sig förtroendeuppdrag. Uppenbarligen knyts inte längre människors samhällsengagemang till den traditionella partipolitiken. Nya arenor så som internet har istället blivit en allt viktigare kanal för kommunikation, information och politisk aktivitet. Ett ökat stöd för antidemokratiska rörelser har också blivit ett faktum i Sverige. Dessa rörelser för fram värderingar som strider mot de konventioner som Sverige har undertecknat. Bland annat tyder ovanstående faktorer på behovet av att utveckla dialogen med medborgarna, samt att erbjuda medborgarna utökade möjligheter till att vara med och diskutera och påverka samhällsutvecklingen. Men metoderna måste anpassas efter medborgarnas förutsättningar och behov. För att förnya den representativa och lokala demokratin är det nödvändigt att se medborgaren som en aktiv medspelare i det demokratiska samtalet. Att utöka medborgardialogen och erbjuda nya möjligheter för medborgarna att engagera sig har flera kommuner och även Sveriges Kommuner och Landsting arbetat med under de senaste åren. Flera kommuner har startat upp medborgardialogprojekt som sedan har permanentats genom att medborgardialog har kommit att bli en del av styrningen. Bakgrund Under hösten 2011 har ett demokratiprojekt med fokus på medborgardialog startat upp i Gislaveds kommun. Projektet ska pågå fram till slutet av 2013 och syftet är att öka medborgarnas deltagande i det demokratiska samtalet och hitta vägar för att medborgarna ytterligare ska kunna vara med och påverka kommunens utveckling. Bakgrunden till projektet är ett kommunfullmäktige beslut som togs den 25 maj 2011. Då beslöt kommunfullmäktige i Gislaveds kommun att tillsätta en demokratiberedning som ska arbeta med att öka kommuninvånarnas delaktighet i den demokratiska processen. Demokratiberedningen består av elva kommunfullmäktigeledamöter. Alla partier i kommunfullmäktige är representerade i beredningen, men de två största partierna Moderaterna och Socialdemokraterna har två representanter var. Det är demokratiberedningen som kommer att fungera som styrgrupp för demokratiprojektet. Bakgrunden till kommunfullmäktiges beslut är bland annat att Gislaveds kommun har deltagit i en rapport som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram genom sitt

jämförelseprojekt Kommunernas Kvalitet i Korthet. Rapporten jämför att antal kommuner inom olika områden och i rapporten framkom det att ett av Gislaveds kommuns förbättringsområden var dialogen med medborgarna. Gislaveds kommun deltar även, sedan hösten 2010, i nätverket kring Kommunernas Kvalitet i Korthet. Nätverket är en plattform för att bland annat diskutera förbättringsarbete. Gislaveds kommun är dessutom sedan våren 2011 med i SKL:s nätverk för tjänstemän kring att utveckla medborgardialogen. Gislaveds kommun har även medverkat kvalitetsnätverket GRÄNSLÖS som är ett samarbete mellan Gislaved, Gnosjö, Hylte, Svenljunga, Tranemo och Värnamo kommun. Nätverket har arbetat med kvalitetsutveckling. Nätverket publicerade i maj 2011 en rapport Medborgarinflytande.ett flytande begrepp? som jämförde de deltagande kommunernas arbete med medborgardialog. Resultatet av rapporten visar att det finns ett antal förbättringsområden för Gislaveds kommun när det gäller arbetet med medborgardialog. Projektbeskrivning Demokratiberedningens uppdrag består framförallt av att:: anordna seminarium, utbildningar och workshops kring principer för medborgardialog för demokratiberedningen och för referensgrupper. inventera vilka former av medborgardialog som finns i kommunen idag. Undersöka vilka medborgare som deltar i det demokratiska samtalet. Kartlägga vilka medborgargrupper som inte deltar och utreda varför det är så? ta fram förslag till Gislaveds kommuns handbok för medborgardialog. Handboken ska innehålla principer för medborgardialog och vara en verktygslåda för kommunens dialog- och deltagande arbete. En projektledare har anställts i slutet av oktober 2011. Projektledaren kommer att arbeta med att sammanställa hur medborgardialogen ser ut i kommunen idag, sammanställa Gislaveds kommuns handbok för medborgardialog, samt arbeta med att ta fram en policy för ett kommungemensamt system för synpunktshantering, med mera. Under projektets gång kommer även olika metoder för medborgardialog att testas. Kommunikationsplanens syfte och mål Kommunikationsplanens syfte är att fungera som ett stöd och verktyg för de kommunikationsinsatser som kommer att göras under medborgardialogprojektets gång. Kommunikationsplanens är ett levande dokument och revideras när behov uppstår. Planens övergripande mål är följande: att öka kännedomen hos medborgarna om Gislaveds kommuns arbete med medborgardialog under år 2012. att öka kännedomen hos Gislaveds kommuns personal om Gislaveds kommuns arbete med medborgardialog under 2012. att öka kännedomen hos medborgare i Gislaveds kommun om hur de kan vara med och påverka det som sker och beslutas om i kommunen.

att öka möjligheten för medborgare i Gislaveds kommun att vara med i det demokratiska samtalet, samt i utvecklingen av Gislaveds kommun. att identifiera olika målgrupper och deras behov av information, kommunikation och dialog kopplat till projektet medborgardialog, samt till det övergripande demokratiska samtalet. att göra kommunikationen effektiv och ändamålsenlig. Strategi Strategin för Gislaveds kommuns kommunikation kring medborgardialog bygger på informations, kommunikations- och dialoginsatser, samt enskilda aktiviteter. Aktiviteterna benämns som delprojekt och finns beskrivna i kommunikationsplanen. Informations, kommunikations- och dialoginsatserna, samt aktiviteterna ska följas upp och utvärderas. Målgrupper Underlaget till målgruppsanalysen har tagits fram genom diskussioner i demokratiberedningen och genom att en inventering och nulägesanalys har gjorts över vilka medborgare som deltar i det demokratiska samtalet i Gislaveds kommun. I bilaga 2 finns en tabell över vilken information, kommunikation och dialog som riktas till målgrupperna under de olika delprojekten/aktiviteterna. Kommunikationen ska i mån av resurser motsvara behovet hos målgruppen. Vissa delprojekt/aktiviteter ska ske i samverkan med olika målgrupper. Medborgare i Gislaveds kommun Med medborgare åsyftas alla medborgare som är mantalsskrivna i Gislaveds kommun. Medborgare i Gislaveds kommun behöver ha kännedom om medborgardialogprojektet och dess innehåll och syfte, samt olika aktiviteter som kommer att var knutna till projektet. Medborgarna behöver också ha kännedom om vilka möjligheter det finns för dem att medverka i det demokratiska samtalet och påverka samhällsutvecklingen i Gislaveds kommun. Riktad information om medborgardialogprojektets övergripande innehåll behöver ges till medborgarna genom kommunens egen webbplats, sociala medier (facebook, YouTube etc.) broschyrer, radio, tidningar, affischer, samt genom de särskilt riktade aktiviteterna/delprojekten. Även föreningar, studieförbund och kommunens egna förvaltningar och skolor kan ha en viktig roll för att nå medborgare som vanligtvis inte är engagerade i det demokratiska samtalet. Även strategisk riktad information ska ges om medborgardialogprojektet till målgrupper som vanligtvis inte deltar aktivt i det demokratiska samtalet och har svårt att göra sin röst hörd. Kommunikationsmål: Att inleda en givande och förtroendefull dialog mellan medborgarna och de förtroendevalda i Gislaveds kommun. Medborgarna ska ha lätt att finna information om medborgardialogprojektets innehåll och syfte på kommunens hemsida. På hemsidan ska det också finnas tydlig information

om vilka möjligheter det finns för medborgarna att vara med i det demokratiska samtalet och påverka kommunens utveckling. Beroende av vilka kanaler medborgarna använder sig av för att söka information ska det finnas möjligheter för medborgarna att få kännedom om medborgardialogprojektets innehåll och syfte. Övriga mål: Utveckla kommunens egen hemsida med fokus på sidorna som berör medborgardialogprojektet och medborgarnas möjligheter att vara med och påverka kommunens utveckling. Sidorna ska vara lättillgängliga Arbeta med flertalet och breda informationskanaler för att nå ut med medborgardialogprojektets innehåll och syfte. Inleda samarbete med föreningar, studieförbund och kommunens förvaltningar för att nå ut med medborgardialogprojektets innehåll och syfte. Göra medborgardialogprojektet synligt i media genom pressmeddelanden. Anställda i Gislaveds kommun Eftersom syftet med medborgardialogprojektet är att permanenta verksamheten med medborgardialog, så kommer kommunanställda att vara en viktig målgrupp för att implementeringen framöver ska bli framgångsrik. Anställda på alla nivåer i Gislaveds kommun behöver därför få kännedom om medborgardialogprojektet och dess innehåll och syfte. Samt känna till och ha kunskap om olika aktiviteter som kommer att var knutna till projektet. Riktad information om medborgardialogprojektets övergripande innehåll behöver ges till kommunanställda genom kommunens egen webbplats, sociala medier (facebook, YouTube etc.) broschyrer, radio, tidningar, affischer, samt genom de särskilt riktade aktiviteterna/delprojekten. Även strategisk information bör riktas till målgruppen genom att förvaltningschefer och strateger ges tillfälle till att delta på seminarium och utbildningar som berör medborgardialog. Eventuellt kan även övriga anställda erbjudas föreläsningar/utbildning om medborgardialogprojektet. Kommunikationsmål: Kunskapen om medborgardialogprojektet ska öka hos de kommunanställda genom externt och internt riktade informationsinsatser. Kommunanställda ska ha lätt att finna information om medborgardialogprojektets innehåll och syfte på kommunens hemsida. Informationen ska vara lättillgänglig. Beroende av vilka kanaler kommunanställda använder sig av för att söka information ska det finnas möjligheter för dem att få kännedom om medborgardialogprojektets innehåll och syfte. Övriga mål: Utveckla kommunens egen hemsida med fokus på sidorna som berör medborgardialogprojektet och medborgarnas möjligheter att vara med och påverka kommunens utveckling. Sidorna ska vara lätttilgängliga. Öka kunskapen om medborgardialogprojektets syfte och innehåll hos de kommunanställda genom att erbjuda förvaltningschefer och strateger att delta på seminarium och utbildningar. Arbeta med flera och breda informationskanaler för att nå ut med medborgardialogs projektets innehåll och syfte internt till anställda i Gislaveds kommun.

Barn och ungdomar Barn och ungdomar är en grupp som är underrepresenterade i det demokratiska samtalet. Barn och ungdomar är också en grupp som generellt saknar resurser, både ekonomiska och kunskapsmässiga. Det innebär att deras möjligheter att påverka är begränsade. Oftast är de beroende av att en tredjepart driver deras frågor och lyfter in barn- och ungdomsperspektivet. Flertalet har dessutom inte möjlighet att delta i det representativa demokratiska systemet. eftersom de inte har rösträtt förrän vid arton års ålder. Därför är det viktigt att det inom medborgardialogprojektet finns fokus på barn och ungdomar eftersom gruppen behöver stöd, resurser och möjligheter för att kunna göra sin röst hörd och för att kunna vara med och påverka. Riktad information om medborgardialogprojektets övergripande innehåll behöver ges till barn och ungdomar genom kommunens egen webbplats, sociala medier (facebook, YouTube etc.) broschyrer, radio, tidningar, affischer, samt genom de särskilt riktade aktiviteterna/delprojekten. Även skolor/förskolor och pedagogisk personal, samt föreningar, kommer att ha en viktig roll för att nå gruppen barn och ungdomar. Särskilt riktade och strategiska kommunikationsinsatser ska riktas till barn och ungdomar om medborgardialogprojektet. De ska också ges konkreta och särskilda möjligheter för barn och ungdomar att delta i de riktade aktiverna/delprojekten. Kommunikationsmål: Att inleda en givande och förtroendefull dialog mellan barn och ungdomar och de förtroendevalda i Gislaveds kommun. Barn och ungdomar ska ges information och kunskap om medborgardialogprojektets innehåll och syfte. Samt få kunskap om vilka möjligheter det finns för dem att vara med i det demokratiska samtalet och få kunskap om hur de kan vara med och påverka samhällsutvecklingen i Gislaveds kommun. Barn och ungdomar ska ha lätt att finna information om medborgardialogprojektets innehåll och syfte på kommunens hemsida. Övriga mål: En separat webbsida ska utvecklas som fokuserar på att ge barn och ungdomar kunskap om vilka möjligheter de har att vara med och påverka det demokratiska samtalet och samhällsutvecklingen i Gislaveds kommun. Ett informations- och dialog arbete ska inledas med Gislaveds kommuns skolor/förskolor och den pedagogiska personalen, framförallt genom de olika aktiviteterna/delprojekten. Särskilda aktiviteter/delprojekt så som GeoPanelen ska riktas mot barn och ungdomar. Inom de övriga aktiviteterna/delprojekten så som Dialog om dialogen och Demokratidagarna ska det finnas ett särskilt fokus på barn och ungdomar. Förtroendevalda i Gislaveds kommun För att implementeringen av medborgardialogen framöver ska bli framgångsrik i Gislaveds kommun, är det av största vikt att alla förtroendevalda är intresserade av och motiverade till att arbeta med medborgardialog. Samtliga förtroendevalda behöver därför få kännedom om medborgardialogprojektet och dess innehåll och syfte, samt känna till och ha kunskap om olika aktiviteter som kommer att var knutna till projektet.

Riktad information om medborgardialogprojektets övergripande innehåll behöver ges till förtroendevalda genom kommunens egen webbplats, sociala medier (facebook, YouTube etc.) broschyrer, radio, tidningar, affischer, samt genom de särskilt riktade aktiviteterna/delprojekten. Förtroendevalda i demokratiberedningen kommer att fungera som en viktig kanal i och med att deras uppdrag innefattar att de ska sprida information och kunskap om medborgardialogprojektet till sina respektive partigrupper, till övriga förtroendevalda, samt till medborgarna. Särskilt riktade och strategiska kommunikationsinsatser ska riktas till förtroendevalda genom att kommunstyrelsen, nämndspresidier, m.fl. ska ges möjlighet att delta på seminarier och utbildningar kring medborgardialog. Kommunikationsmål: Samtliga förtroendevalda i Gislaveds kommun ska ha kunskap och förståelse för medborgardialogprojektets syfte och innehåll. Förtroendevalda ska ha lätt att finna information om medborgardialogprojektets innehåll och syfte på kommunens hemsida. Informationen ska vara lättillgänglig. Beroende av vilka kanaler förtroendevalda använder sig av för att söka information ska det finnas möjligheter för dem att få kännedom om medborgardialogprojektets innehåll och syfte. Övriga mål: Utveckla kommunens egen hemsida med fokus på sidorna som berör medborgardialogprojektet och medborgarnas möjligheter att vara med och påverka kommunens utveckling. Sidorna ska vara lätttilgängliga. Öka kunskapen om medborgardialogprojektets syfte och innehåll hos de förtroendevalda genom att erbjuda nämndspresidier och kommunstyrelsen möjlighet att delta på seminarier och utbildningar kring medborgardialog. De förtroendevalda i demokratiberedningen ska förmedla sin kunskap om medborgardialogprojektet till sina respektive partigrupper, till andra förtroendevalda, samt till medborgarna. Arbeta med flera och breda informationskanaler för att nå ut med medborgardialogprojektets innehåll och syfte till förtroendevalda i Gislaveds kommun.

Resurser för kommunikation Demokratiberedningen Ordföranden i demokratiberedningen har ansvaret att kalla till sammanträde. Demokratiberedningens ledamöter har ansvaret att leda, styra och utveckla medborgardialogprojektet. Demokratiberedningens ledamöter har även ansvaret för att förankra, förmedla och sprida kunskap om medborgardialogprojektets syfte och innehåll till de egna organisationerna/partierna. Skolor och förskolor Pedagoger på skolor och förskolor utgör en viktig resurs för att specifikt nå målgruppen barn och ungdomar. De utgör en viktig resurs för dialogarbete och informationsspridning om medborgardialogprojektet. Pedagoger kan engageras i särskilda projekt/ aktiviteter. Speciellt SO lärare är en viktig resurs eftersom de har specifika kunskaper om samhällsutveckling och demokratiarbete. Sveriges Kommuner och Landsting, (SKL) SKL fungerar som en stöd- och kompetensresurs för demokratiberedningen och för Gislaveds kommun när det gäller arbete med medborgardialog. SKL har lättillgänglig information på sin hemsida om medborgardialog, samt information i form av olika skrifter och broschyrer. SKL anlitas för att genomföra utbildningar och seminarium kring medborgardialog, samt förmedla kontakter till kommuner som redan aktivt arbetar med medborgardialog. Förvaltningschefer Förvaltningschefer fyller en viktig funktion för att förankra, förmedla och sprida kunskap om medborgardialogprojektets syfte och innehåll till de anställda i Gislaveds kommun. Det kan till exempel ske genom arbetsplatsträffar med de anställda. Förtroendevalda Förtroendevalda fyller en mycket viktig funktion för att förankra, förmedla och sprida kunskap om medborgardialogprojektets syfte och innehåll till medborgarna i Gislaveds kommun. Förtroendevalda ska engageras till att delta i olika aktiviteter och delprojekt. Förtroendevalda ska även förankra, förmedla och sprida kunskap om medborgardialogprojektets syfte och innehåll till de egna organisationerna/partierna. Interna kvalitetsnätverket Det interna kvalitetsnätverket består av medarbetare/tjänstemän från kommunens alla förvaltningar. Det interna kvalitetsnätverket arbetar med kvalitetsutveckling och kvalitetsutvärdering av kommunens alla verksamheter. I utvecklingen av kvalitetsarbetet ingår arbetet med medborgardialog. Tjänstemännen i det interna kvalitetsnätverket kan fylla en viktig funktion för att förankra, förmedla och sprida kunskap internt om medborgardialogprojektets syfte och innehåll till de anställda i Gislaveds kommun. Klinfo Klinfo är ett nätverk för alla chefer i Gislaveds kommun. Nätverket har återkommande träffar. På träffarna informerar kommunledningen om aktuella frågor som till exempel budget och nyheter i organisationen. De medverkande cheferna i Klinfo nätverket kommer att fungera som en viktig kanal för att förankra, förmedla och sprida kunskap om medborgardialogprojektets syfte och innehåll till de anställda i Gislaveds kommun.

Föreningar och studieförbund Olika föreningar och studieförbund kan utgöra en viktig resurs för att förankra, förmedla och sprida kunskap om medborgardialog projektets syfte och innehåll till medborgarna och olika målgrupper. Föreningar och studieförbund kan även inkluderas aktivt som till exempel medarrangörer i olika aktiviteter/delprojekt. Press Pressmeddelande bör skrivas i samband med att arbetet med medborgardialogprojektet aktivt startas. Pressmeddelanden ska även skrivas inför att olika aktiviteter/delprojekt påbörjas. Demokratiberedningen och projektledaren bör även aktivt under projektets gång bevaka vad som skrivs i media nationellt om medborgardialog och om olika metoder för dialogarbete. På ett lokalt plan gäller bevakning kring vad som skrivs om Gislaveds kommuns medborgardialogprojekt. Artiklar om medborgardialogprojektet ska löpande publiceras i kommunens egen tidning, samt i personaltidningen. Webb Kommunens egen webbplats kommer att utgöra en viktig kanal för informationsspridning externt kring medborgardialogprojektet och dess olika aktiviteter. Webben ska uppdateras löpande och även vara en viktig kanal för återkoppling av olika aktiviteter/delprojekt. Specifika webbsidor kan även anpassas till olika målgrupper. Sociala medier Socialmedier så som facebook, YouTube, m.m. kommer att fungera som en kanal för att nå ut med information och dialog om medborgardialogprojektets syfte och innehåll och med de enskilda aktiviteterna/delprojekten. För att nå specifika målgrupper kommer kanalerna fungera som ett viktigt komplement till mer traditionella kanaler. Trycksaker Broschyrer, affischer, m.m. kommer att utgöra kanaler för att marknadsföra medborgardialog projektet och de olika aktiviteterna och delprojekten. Broschyrer kan användas för att på ett övergripande plan beskriva medborgardialogprojektets syfte och innehåll. Broschyrer på andra språk och på lättillgänglig svenska kan tas fram till olika målgrupper.