1(6) Avtal om sammanhållen journalföring för privat vårdgivare Landstinget i Jönköpings län ges rätt att för privata vårdgivares räkning träffa avtal om sammanhållen journalföring. 1 PARTER <Vårdgivare>, <organisationsnummer>, <Adress>, <postadress>, nedan kallad personuppgiftsansvarig. Landstinget i Jönköpings län, organisationsnummer 232 100-0057, Landstingets kansli, Box 1024, 551 11 Jönköping, nedan kallad personuppgiftsbiträdet. 2 BAKGRUND Genom tillkomsten av Patientdatalagen (2008:355), har olika vårdgivare givits möjlighet att med hjälp av IT-teknik tillåta samverkan mellan hälso- och sjukvårdens aktörer och åstadkomma en starkare patientorientering i vården. Se Socialstyrelsens författningssamling SOSFS 2008:14 med tillhörande handbok för handläggning. Vårdgivare som har för avsikt att ingå i ett system av sammanhållen journalföring måste säkerställa en grundnivå för behandlingen av personuppgifter enligt kraven i Patientdatalagen (PDL), Personuppgiftslagen (PUL), Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och Tryckfrihetsförordningen (TF). 3 SYFTE Detta avtal reglerar parternas ansvar och skyldigheter vad gäller tillgång till information, behörighetshantering och uppföljning i samband med åtkomst till vårddokumentation hos landstinget för att åstadkomma patientsäkerhet och integritetsskydd när tillgång ges till Landstinget i Jönköpings läns gemensamma patientadministrativa journalsystem. 4 FÖRUTSÄTTNINGAR Den privata vårdgivare som deltar i sammanhållen journalföring ska använda ett patientadministrativt system som är gemensamt för alla parter inom vårdval i Jönköpings län och som Landstinget i Jönköpings län tillhandahåller. Journalsystemet ger idag ett i vissa avseende begränsat stöd när det gäller följsamhet till Patientdatalagen och dess föreskrifter. Landstinget strävar efter att driva vidareutveckling för en god tillämpning av Patientdatalagen, både för enskilda vårdgivare och för sammanhållen journalföring.
2(6) Vårdgivare som använder Landstinget i Jönköpings läns installationer kommer fortlöpande att informeras om utvecklingsarbetet och beredas tillfälle att lämna synpunkter på planerna. När frågor förändras som kan beröra de rutiner som anges i avsnitt 7 nedan så ansvarar Landstinget i Jönköpings län för att initiera en översyn av dessa rutiner. Varje vårdgivare är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vårdgivaren utför. Vårdgivarna har även ansvar för respektive patientjournal som vårdgivaren för inom sin verksamhet. Vårddokumentationen avseende enskild patient, ska vara kvalitetssäkrad och lättillgänglig när den behövs. Det ska finnas en gemensam informationsstruktur och informationen ska vara tillgänglig i hela vårdkedjan. Dessa krav gäller all vård som utförs på Landstingets uppdrag, framför allt av patientsäkerhetsskäl men även för att underlätta och stödja vårdprocesserna. Vårdgivaren ska i samverkan med Landstinget och andra vårdgivare delta i arbetet som syftar till en god gemensam informationsförsörjning. Vårdgivaren ansvarar för att så långt möjligt är inom journalsystemet följa Patientdatalagen (2008:355) och Socialstyrelsens föreskrift 2008:14, som reglerar kraven på informationssäkerhet hur/när spärrar och samtycken skall hanteras i patientjournalföringen. Den praktiska hanteringen av spärrar, samtycke, behörighet, loggning etc beskrivs i respektive rutin, se punkt 7. Vårdgivaren får genom detta avtal tillgång till patientjournaler lagrade i det patientadministrativa systemet och tillhörande IT-system. De tillhörande ITsystemen som avses i avtalet finns i en förteckning och regleras enligt instruktioner i var tid gällande Regelbok för vårdval i Jönköpings län. Detta omfattar såväl journaler från landstingsdriven verksamhet som från övriga privata vårdgivare som valt att ingå i sammanhållen journalföring. 5 INFORMATION OM SAMMANHÅLLEN JOURNALFÖRING Parterna är skyldiga att så långt möjligt och i god tid informera motparten om tillfälliga eller permanenta förändringar i den egna verksamheten t.ex. stängningar eller strukturella förändringar. Vårdgivaren måste informera patienter och personal om hur behandlingen av personuppgifter sker, vilket innebär bl.a. hur de journalförda uppgifterna hanteras, inhämtande av samtycke samt information om säkerhet och sekretess, se broschyren Personligt i vården. En begäran från patient om att inte ingå i sammanhållen journalföring, ska hanteras enligt överenskommen rutin Spärrad journal mellan vårdgivarna, sammanhållen journalföring, där skriftligt undertecknande av patienten ingår, se punkt 7.
3(6) 6 PUL-BITRÄDESAVTAL Parterna förbinder sig att till detta avtal teckna ett biträdesavtal, i enlighet med Personuppgiftslagen. Biträdesavtalet reglerar Landstingets skyldigheter som personuppgiftsbiträde gentemot privat vårdgivare som personuppgiftsansvarig, se bilaga 1. 7 KRAV PÅ GEMENSAMMA RUTINER Parterna förbinder sig att gemensamt arbeta utifrån utarbetade rutiner. Rutiner för avvikelsehantering inom Landstinget i Jönköpings läns hälso- och sjukvård Rutin för kontroll av åtkomst till patientuppgifter Rutin vid misstanke om otillbörlig åtkomst Rutin angående personer med sekretesskydd från skatteverket Rutin för signering av journalanteckning och bekräftelse av åtgärder som rör patientens vård och behandling Rutin för spärrad journal inom vårdgivaren, mellan verksamheterna Rutin för spärrad journal mellan vårdgivarna, sammanhållen journalföring Rutin för styrning av behörigheter i vårdsystem Landstinget i Jönköpings län förbinder sig att utarbeta rutin för låsning efter systemutveckling i det gemensamma patientadministrativa systemet. Landstinget ansvarar för årlig uppdatering av ovanstående rutiner som finns tillgängliga på landstingets intranät. Om en vårdgivare väljer att begära utträde ur systemet för sammanhållen journalföring, måste denna vårdgivare medverka vid eventuell utredning avseende händelser som inträffat under tid då vårdgivaren ingått i systemet. 8 SAMMANHÅLLEN JOURNALFÖRING, FÖRÄNDRING AV ANTALET VÅRDGIVARE Privat vårdgivares uppdrag åt Landstinget i Jönköpings län är att företräda privat vårdgivare vid tecknande av avtal med andra vårdgivare innebärande sammanhållen journalföring. För att invånare ska kunna ta del av vilka vårdgivare som deltar i sammanhållen journalföring kommer vårdvalsenheten att presentera dessa på Landstinget i Jönköpings läns webbplats. Kontinuerlig uppdatering av information sker genom vårdvalsenheten, då vårdvalssystemet innebär att vårdgivare kommer och går över tid. 9 EXIT I Regelbok för vårdval i Jönköpings län föreskrivs att privat vårdgivare ska delta i sammanhållen journalföring samt att om verksamheten upphör ska journalerna finnas kvar i sammanhållen journalföring i minst 10 år. Parterna ska i särskild överenskommelse reglera hur Landstinget i Jönköpings län, såsom driftsansvarig
4(6) för det gemensamma patientadministrativa systemet som vårdgivaren använder, ska vårdgivaren vara behjälplig att uppfylla detta krav om vårdgivarens verksamhet upphör. Detta gäller även i det fall vårdgivaren ersätter det gemensamma patientadministrativa journalsystemet med en annan lösning. Överenskommelsen ska vara utformad inom 12 månader efter att detta avtal börjat gälla. 10 SEKRETESS Vårdgivaren ansvarar för att all personal som genom detta avtal ges tillgång till information i Landstingets IT-system har kännedom om de lagar, föreskrifter, upprättade regler och fastställda rutiner som reglerar sådan tillgång. 11 SAMVERKAN Parterna skall utse de kontaktpersoner avseende sammanhållen journalföring som direkt kan bistå vid eventuella frågeställningar. Samtliga frågor kring detta avtal hanteras i samverkansgruppen, bestående av representanter från respektive offentlig och privat vårdgivare som ingår i sammanhållen journalföring. Landstinget beslutar om samverkansgruppens sammansättning. 12 SKADESTÅNDSANSVAR Landstinget ska svara för uppkommen skada som visat sig förorsakad av landstingets system om sammanhållen journalföring eller av Landstingets ITsystem. Skadeståndet baseras på det skadestånd vilket Landstinget erhåller från journalsystemsleverantören i händelse av skada. 13 AVSTÄNGNING Landstinget i Jönköpings län äger rätt att, i anledning av inträffad incident om patientsäkerhet eller patients integritet, besluta om avstängning av privat vårdgivare från system för sammanhållen journalföring. Landstinget äger också rätt att besluta om avstängning av privat vårdgivare från system för sammanhållen journalföring vid ägarbyte av vårdgivare utan att Landstinget givits tillfälle att dessförinnan granska och godkänna nya ägare. Avstängning innebär dock inte att privat vårdgivare förlorar åtkomst till egen vårddokumentation. Vid avstängning äger privata vårdgivare rätt att tillsätta partssammansatt utredning vars uppgift är att säkerställa basnivå enligt detta avtal för patientsäkerhet och patienters integritet. Särskild handlingsplan ska upprättas. När Landstinget bedömer att utredning för vidtagna åtgärder är tillfredsställande får Landstinget besluta om återanslutning. 14 HÄVNING AV AVTAL Landstinget äger rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om motparten efter avstängning inte iakttar avtalets bestämmelser. Detta innebär att privat vårdgivare inte får åtkomst till landstingets och övriga privata vårdgivares vårddokumentation.
5(6) 15 AVTALSTID, FÖRLÄNGNING OCH UPPSÄGNING Avtalet gäller fr.o.m. <åååå-mm-dd> och så länge vårdgivaren bedriver vårdverksamhet i uppdrag för valfrihet inom primärvården, vårdval i Jönköpings län enligt Tjänstekoncessionskontrakt valfrihetssystem. Om vårdgivaren väljer att ersätta användningen av det gemensamma patientadministrativa journalsystemet med annan lösning som uppfyller kraven enligt i var tid gällande Regelbok för vårdval i Jönköpings län, lagar och förordningar om sekretess och patientdatalag kan detta avtal sägas upp med 6 månaders skriftligt varsel. För de patientjournaler som vårdgivaren upprättat i det patientadministrativa systemet skall då tillämpas av den särskilda överenskommelse som följer av punkt 10 ovan. 16 FÖRÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Förändringar och tillägg till detta avtal skall ske skriftligen och undertecknas av firmatecknare för samtliga parter för att äga giltighet. 17 KONTAKTPERSONER Landstinget i Jönköpings län Avtalsansvarig (Landstingsdirektör) Kontaktperson vid avtalsfrågor (Inköpsjurist) Informationssäkerhetsansvarig (Informationssäkerhetssamordnare) Personuppgiftsbiträde (Landstingsstyrelsen) Avvikelsehanteringsansvarig (Landstingsstyrelsen) IT-frågor (IT-direktör) Privat vårdgivare Avtalsansvarig (firmatecknare) Informationssäkerhetsansvarig Personuppgiftsansvarig Avvikelsehanteringsansvarig
6(6) Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, av vilka parterna har tagit var sitt. Jönköping den <dag månad år> Landstinget i Jönköpings län <Ort> den <dag månad år> <Vårdgivare> Peranders Johansson Landstingsstyrelsens ordförande <Namn> Firmatecknare <Vårdgivare> Agneta Jansmyr Landstingsdirektör <Namn> Verksamhetschef <Vårdenhet> 18 BILAGOR Bilaga 1: Avtal om personuppgiftsbiträdes ansvar