SAMVERKANSFORUM - VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2003 1 (8)

SAMVERKANSFORUM - VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2003 1 (8)

VERKSAMHETEN 2003 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING 3 GEMENSAMMA MÅL OCH AKTIVITETER 4 VERKSAMHET I NÄTVERKEN 5 Hållbar utveckling Kvalitetskedjan Regler och avtal Arkitektur och kulturmiljö BILAGOR Grupper och nätverk Bilaga 1 Ekonomi per 31/12-03 Bilaga 2 2 (8)

INLEDNING Samverkansforum bildades 2001-05-29 och har följande medlemmar: Banverket Fastighetsverket Fortifikationsverket Jernhusen AB Luftfartsverket Naturvårdsverket Riksantikvarieämbetet Sjöfartsverket Specialfastigheter AB Riksdagsförvaltningen Vasallen AB Svenska Kraftnät Vägverket Syftet med Samverkansforum är att skapa förutsättningar för ett brett erfarenhetsutbyte och utveckling i gemensamma frågor bland statliga byggherrar och förvaltare. Arbetet i Samverkansforum kan omfatta följande exempel på verksamhetsområden: - Arbetsmiljö - Arkitektur och Kulturmiljö - Hållbar utveckling - Kompetens och metodutveckling - Kvalitetskedjan - Regler, avtal m.m. - Robusthet - Teknikutveckling - Tillämpning och utveckling av standarder - Utveckling av bygg- och förvaltningsprocesser - Utveckling av upphandlingsprocessen Samverkansforums arbete bedrivs i huvudsak genom de fyra nätverken: 1. Hållbar utveckling 2. Regler och avtal 3. Kvalitetskedjan 4. Arkitektur och kulturmiljö Ledningsgruppen har även initierat och genomfört projekt/aktiviteter, vilka benämns speciella projekt, och som ligger utanför de etablerade nätverkens verksamhet. Personer som under året ingått i styrgrupp, ledningsgrupp, nätverk samt kansli framgår av bilaga 1. 3 (8)

GEMENSAMMA MÅL OCH AKTIVITETER Möten och administration Samverkansforum har genomfört ett protokollfört styrgruppsmöte och fyra ledningsgruppsmöten. Under dessa möten har en diskussion förts om nätverkens verksamhet samt hur Samverkansforum skall utvecklas i sitt arbete. Implementering av Samverkansforums arbete Under 2003 har den årliga samverkansdagen genomförts i syfte att implementera det utvecklingsprojekt som har slutförts under året. Vid samverkansdagen informerade även Björn Wellhagen från Finansdepartementet om remissarbetet med Skärpning gubbar. Utvärdering av Samverkansforums verksamhet och resultat Under 2003 har en utvärdering av medlemsnyttan inom Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare genomförts. Styrgruppen beslutade, med utredningen som underlag, att Samverkansforum skall fortsätta sin verksamhet en ytterligare 3-årsperiod. En ny utvärdering skall genomföras efter perioden.. Rapporten har sammanställts av konsultföretaget Temaplan AB genom intervjuer med företrädare från medlemmarna i Samverkansforum. De övergripande frågeställningarna i rapporten kan formuleras med följande frågor: I vilken utsträckning upplever medlemmarna att medlemskapet i Samverkansforum stärker deras roll som byggherrar och förvaltare? Fokuserar Samverkansforum på rätt frågor? Upplevs organisationen effektiv? Överstiger den nytta som skapas nedlagda kostnader och den tid som avsätts? Inom vilka områden kan Samverkansforum utvecklas? Resultatet och slutsatserna av intervjuerna kan sammanfattas i följande punkter: Samverkansforums verksamhet bedöms som helhet i betydande utsträckning leva upp till målsättningen att stärka och utveckla medlemmarnas byggherre- och förvaltarroller. Alla intervjuade önskar även fortsättningsvis vara medlemmar i Samverkansforum. Medlemmarna ger arbetsorganisationen med nätverken som huvudsaklig arbetsform ett mycket högt betyg. Det finns därför inget behov av att ändra Samverkansforums arbetssätt. Också kanslifunktionen får ett bra betyg. 4 (8)

Flera efterfrågar en utökad medlemskrets. En utökning av medlemskretsen bör begränsas till Akademiska hus och Vasakronan. Medlemmarna menar med ett undantag att avgiften ligger på rätt nivå och därmed varken behöver höjas eller sänkas. Det finns också en beredskap att direktfinansiera angelägna projekt som kräver ytterligare pengar. Den samlade nyttan av arbetet inom Samverkansforum kommer att fortsätta att öka med bibehållande av nuvarande verksamhet. För att ytterligare öka nyttan för medlemmarna bör implementeringsfrågorna diskuteras mer aktivt och graden av konkretisering vara hög vid utformningen av olika projekt. Vidare bör principer och rutiner för implementering, resultatspridning och samverkan mellan nätverken utvecklas ytterligare. En strategisk framtidsfråga för Samverkansforum är också vilken roll man skall inta när det gäller övergripande branschfrågor. Speciella projekt De projekt/aktiviteter som inte anses höra hemma inom något av nätverken sorteras under ledningsgruppen. Under 2003 har följande speciella projekt genomförts i form av informationsbevakning och avrapporteras under ledningsgruppens möten: Bevakning av FoU inom byggande och förvaltning Följa arbetet med "Bygga, Bo och Förvalta" Följa arbetet inom branschorganisationerna Bevaka arbetet med PBL-utredningen Övrigt Samverkansforum har genomfört en studieresa till England för att studera deras arbete med att utveckla bygg- och fastighetsbranschen genom projektet Rethinking Construction. Samverkansforum har under 2003 lämnat yttrande på remisser från regeringen; Byggkommissionens Skärpning gubbar samt Boverkets energianvändning i bebyggelse. VERKSAMHET I NÄTVERKEN NÄTVERKET HÅLLBAR UTVECKLING Utvecklingsprojekt Under 2003 har nätverket arbetat med två utvecklingsprojekt i enlighet med verksamhetsplanen. 5 (8)

Miljöstyrning i byggprojekt Nätverket har, tillsammans med en konsult, tagit fram checklistor med tillhörande aktivitetsbeskrivningar för miljöstyrning under samtliga skeden i byggprocessen. Listorna och beskrivningarna, som publiceras på Samverkansforums hemsida, redovisas som separata dokument för hus- respektive anläggningsbyggnad. De är även anpassningsbara för användarens behov. Projektet är en fortsättning på ett utvecklingsprojekt som genomfördes 2002 under namnet Miljöstyrning vid planering och projektering av byggprojekt. Utveckling av revisionsnätverk I ett utvecklingsprojekt, Erfarenhetsutbyte kring miljöledningssystem, som genomfördes 2002 konstaterades att det fanns behov att, genom samverkan, utveckla medlemsorganisationernas miljöledningsverksamhet. För att utröna behov av och möjlighet för att förbättra interna miljörevisionerna genomförde nätverket under 2003 en enkät om hur tjänstemän på olika nivåer och i olika funktioner ser på revisionerna. Utifrån enkätsvaren kan konstateras att det finns behov att skapa ett nätverk av revisorer som kan utföra interna revisioner inom andra organisationer. Övrig verksamhet Under 2003 har nätverket haft fem protokollförda möten och ett antal gruppmöten inom utvecklingsprojekten. Nätverket har ansvarat för yttranden till två remisser, från Byggsektorns Kretsloppsråd respektive miljödepartementet samt medverkat i yttrandet till en remiss från Byggkommissionen. Nätverket har även ansvarat för Samverkansforums representation i Byggsektorns Kretsloppsråd. Under året har nätverket följt och bevakat FoU-verksamheten inom nätverkets ansvarsområde. NÄTVERKET KVALITETSKEDJAN Verksamhet Nätverket Kvalitetskedjan har som övergripande mål att genom aktiv samverkan stärka och utveckla kvalitetsarbetet i statligt byggande och förvaltning Utifrån det övergripande målet har verksamheten i nätverket bedrivits under 2003. Aktiviteterna har varit inriktade mot erfarenhetsutbyte 6 (8)

och initiering av projekt i samband med ordinarie nätverksmöten samt genomförande av ett utvecklingsprojekt. Nätverksmedlemmar Under 2003 har sammansättningen av nätverket förändrats dels genom att tre organisationer tillkommit men även genom att några organisationer bytt representation. Idag deltar tolv av Samverkansforums organisationer i nätverket. Nätverksmöten Kvalitetsnätverket träffas regelbundet i halvdagarsmöten. Under 2003 har fem st möten genomförts. Vid mötena har enligt stående dagordning följande punkter behandlats. Rapporter (Från styrgrupp, ledningsgrupp, mm) Genomgång av utvecklingsprojekt Våra bästa misstag Erfarenhetsutbyte mellan medlemmarna om aktuella problemområden relaterade till kvalitetskedjan Övriga aktiviteter Utvecklingsprojekt Som uppföljning på under 2002 genomfört projekt om hur kvalitetskrav ställs vid upphandlingar, har under året ett utvecklingsprojekt inriktat mot uppföljning av ställda krav genomförts. Projektet, benämnt Uppföljning av krav på kvalitetssäkring under genomförandeprocessen, syftar till att belysa och ge rekommendationer hur uppföljning kan ske och vidareutvecklas. I projektet har fyra st investeringsprojekt av olika karaktär och storlek studerats. Studien har genomförts genom intervjuer och dokumentgranskning på såväl central nivå hos byggherren som på projektnivå med projektoch byggledning. Resultatet har presenterats i en rapport med rekommendationer på vidareutveckling av uppföljningsmetoder som revisioner, besiktningar, byggmöten samt erfarenhetsåterföring. NÄTVERKET REGLER OCH AVTAL Möten Nätverket har haft 8 protokollförda möten under 2003 14 januari, 20 februari, 10 och 22 april, 27 augusti, 25 september, 23 oktober och 11 december. 7 (8)

Verksamhet Huvudsyftet med nätverkets verksamhet har varit att skapa förutsättningar för ett kompetent och kraftfullt agerande som statlig byggherre och förvaltare genom Erfarenhetsåterföring Tillämpning av vunna erfarenheter Utveckling av regler och avtal Informationsutbyte Verksamheten har fokuserats på två projekt och två aktiviteter Försäkringar vid entreprenadarbeten och Byggherrens ansvar respektive att följa utveckling och tillämpning av Lagen om offentlig upphandling och AB-regelverket. Inom ramen för det förstnämnda projektet har kontakt etablerats med Kammarkollegiet. BKK:s arbete med revidering av AB92 har noggrant följts och diskuterats. Nätverket har också varit engagerat i remissbehandlingen av Byggkommissionens betänkande Skärpning gubbar. Arbetet har förutom kunskapsutbyte inom nätverket resulterat i en sammanfattande PM om Försäkringar vid entreprenadarbeten. Projektet Byggherrens ansvar har endast nått ett inledande skede och kommer i huvudsak att drivas under 2004. NÄTVERKET FÖR ARKITEKTUR OCH KULTURMILJÖ Under året har nätverket genomfört seminarier som ett led i det erfarenhetsutbyte som är en huvudaktivitet för nätverket. Ett utvecklingsprojekt har planerats och kontakter med kulturdepartementet etablerats. Erfarenhetsutbyte Nätverket ska fungera som ett forum där utbyte av erfarenheter och inhämtning av idéer och inspiration sker. Målet är att skapa förutsättningar för ett kompetent och kraftfullt agerande i arkitektur och kulturmiljöfrågor inom respektive organisation. Under året har hållits fem nätverksmöten: Den 7 februari arrangerade Riksdagsförvaltningen en seminariedag i Stockholm. Kanslichefen presenterade utskottets arbete för en god arkitekturpolitik. Riksdagsbyggnaderna visades, inkl. inredning och konst. Pågående studier av förändringar av plenisalen redovisades. Den 9 april arrangerade Vägverket en seminariedag i Borlänge. Verket redovisade sin organisation, planerings- och projekteringsprocess, mål för natur- och kulturvärden samt gestaltningsvärden. Vägverkets chefsarkitekt Torbjörn Sunesson beskrev sin nya roll och miljö- och skönhetsrådets funktion. 8 (8)

Den 11 juni hölls ett seminarium i Eskilstuna om arkitekturråderfarenheter och inriktningar. Resp organisation redovisade sitt arbete med frågan och diskussion om framgångskriterier fördes. 21 augusti arrangerade Vasallen ett seminarium i Linköping. Organisationen presenterades och arbetet med garnisonsplanering redovisades. Studiebesök på Garnisonsområdet. 23 oktober arrangerade Riksantikvarieämbetet en seminariedag i Stockholm. Projektet visuell vandring genom Gamla Uppsala kyrka redovisades. RAÄ:s arbete med det moderna kulturarvet samt skyddsföreskrifter och värdebeskrivningar vid statliga byggnadsminnen presenterades. Studiebesök i SFV:s pågående ombyggnad av Östra stallet för RAÄ:s bibliotek och arkiv. Följande frågeställningar har lyfts fram: Regeringens uppdrag till respektive organisation avseende arkitektur och kulturmiljö. Policies, rutiner och metoder avseende att säkerställa och utveckla arkitektur och kulturmiljö. Organisation och upphandling av bygg / anläggningsprojekt. Definition av byggherrerollen. Hur fattas avgörande beslut, finns någon form av arkitekturråd? Upphandling av arkitekter och olika former för arkitekttävlingar. Projekt Regeringens handlingsprogram för arkitektur 5 år senare Verken skall verka för att de statliga målen i den av regeringen utarbetade handlingsplanen för arkitektur, formgivning och design uppnås. 1998 gav regeringen åtta myndigheter i uppdrag att formulera sin arkitekturpolicy / kvalitetsprogram för arkitektur. Regeringen har genom kulturkulturdepartementet under året givit Statskontoret uppdraget att genomföra en utvärdering av de aktuella åtta organisationerna (Statens fastighetsverk, Fortifikationsverket, Vägverket, Banverket, Luftfartsverket, Specialfastigheter, Sjöfartsverket och Riksantikvarieämbetet). Hans Grytt från Statskontoret har startat sitt arbete och deltagit vid ett nätverksmöte. Syfte med nätverkets projekt är att sprida exempel på bra arkitektur och design både inom resp. verk och utanför dessa, samt att verka för förnyade krav och medel från regeringen med målsättningen att skapa god arkitektur och kulturmiljö. Projektet omfattar ett antal delaktiviteter som arkitekturseminarium, utställning, rapport / bok, ev. filmproduktion. Förstudie redovisades 1 september. 9 (8)

Som en första delaktivitet kommer ett arkitekturseminarium att genomföras tillsammans med kulturdepartementet 11 maj 2004. Förslaget är förankrat i Samverkansforum resp. kulturdepartementet. EKONOMI Resultaträkning för 2002 framgår av bilaga 2. 10 (8)

BILAGA 1 SAMVERKANSFORUMS GRUPPER OCH NÄTVERK Styrgruppen Bo Jonsson, ordförande Hans Öhman Sören Häggroth Anders Arnell Håkan Jonforsen Lars-Erik Liljelund Marianne Lundberg Tage Edvardsson Curt Bylund Lars Hällgren (del av år) Kerstin Andersson (del av år) Jan-Peter Jonsson Ingemar Skogö Lars Ericsson Fastighetsverket Banverket Fortifikationsverket Jernhusen AB Luftfartsverket Naturvårdsverket Riksantikvarieämbetet Sjöfartsverket Specialfastigheter Riksdagsförvaltningen Riksdagsförvaltningen Vasallen Vägverket Svenska kraftnät Ledningsgruppen Rickard Johansson, ordförande Fastighetsverket Dan Sennerby Banverket Robert Wibom (del av år) Fortifikationsverket Ragnar Karlsson (del av år) Fortifikationsverket Torsten Hydén Jernhusen AB Lennart Swedberg Luftfartsverket Bo Lundin Naturvårdsverket Marianne Lundberg Riksantikvarieämbetet Åke Wide Sjöfartsverket Lars Lidén Specialfastigheter Lars Hällgren Riksdagsförvaltningen Reinar Johansson (del av år) Vasallen Anders Nyberg (del av år) Vasallen Per Olof Lövmar Vägverket Kerstin Keereweer Svenska kraftnät Nätverk Hållbar utveckling Thomas Erenmalm, ordförande Riksantikvarieämbetet Björn Isaksson Luftfartsverket Erica Gyllered Fastighetsverket Sofia Löfberg Fortifikationsverket Elisabet Francke Specialfastigheter Karin Öberg Naturvårdsverket Anna Torgny Vägverket Malin Kotake Banverket Richard Westling Vasallen Eva Bergius Svenska Kraftnät 1 (2)

BILAGA 1 Nätverk Kvalitetskedjan Arne Holmqvist Riksdagsförvaltningen Kerstin Keereweer Svenska Kraftnät Lars Lidén, ordförande Specialfastigheter Åke Wide Sjöfartsverket Nils Erik Jansson Naturvårdsverket Ragnar Karlsson Fortifikationsverket Kristina Lundström Vägverket Lars Brandt Riksantikvarieämbetet Göran Reinestam Banverket Rickard Johansson Fastighetsverket Lennart Swedberg Luftfartsverket Karl Karlström Vasallen Nätverk Regler och Avtal Håkan Johnson, ordförande Vägverket Bengt Nilsson, sekreterare Fastighetsverket Lennart Kjellin Fortifikationsverket Tomas Lindgren Luftfartsverket Claes Bylander Specialfastigheter Lars Hällgren Riksdagsförvaltningen Johanna Olsson Vasallen Göran Belin Banverket Ulf Hofstedt Riksantikvarieämbetet Nils Erik Jansson Naturvårdsverket Nätverk Arkitektur och kulturmiljö Ulrika Bergström, ordförande Fastighetsverket Lena Lingqvist Banverket Mats Beckman Luftfartsverket Rolf Egertz Riksdagsförvaltningen Sune Lindkvist Riksantikvarieämbetet Ragnar Karlsson Fortifikationsverket Urban Lindqvist Vägverket Anders Bergquist Naturvårdsverket Reinar Johansson Vasallen Torbjörn Suneson Vägverket Kansli Jari Lalli Camilla Berg Fastighetsverket Fastighetsverket 2 (2)

BILAGA 2 EKONOMI PER 31/12-2003 Resultaträkning 2003 Intäkter Medlemsavgifter 2003 820 000 kr Överskott från 2002 171 768 kr Summa intäkter Resultat 31/12-03 991 768 kr Kostnader, gemensamma Kanslifunktion 224 520 kr Möten och idéseminarium 80 383 kr Byggsektorns kretsloppsråd 29 298 kr Hemsida 46 053 kr Utvärdering av verksamheten 104 408 kr Övrigt 12 890 kr Summa gemensamma kostnader 497 552 kr Kostnader, nätverken Hållbar utveckling 105 280 kr Kvalitetskedjan 100 000 kr Regler och avtal - Arkitektur 70 000 kr Summa nätverkens kostnader Resultat 275 280 kr 218 936 kr 1 (2)

BILAGA 2 BALANSRÄKNING 31/12-2003 Tillgångar Konto, SFV 218 936 kr Summa tillgångar 218 936 kr Skulder och eget kapital Beräknat resultat 218 936 kr Summa skulder och eget kapital 218 936 kr 2 (2)