Revisionsrapport Granskning av pensionskostnader Nerikes Brandkår 2012-03-09 Anders Pålhed
1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 3. Syfte... 5 3.1 Metod... 5 3.2 Avgränsning... 6 4. Pensionskostnadernas olika delar... 6 4.1 Pensionsutbetalningar... 6 4.2 Avgiftsbestämd ålderspension... 6 4.2.1 Avgiftsbestämd... 6 4.2.2 Förmånsbestämd... 7 4.3 Särskild avtalspension... 7 4.3.1 Styrdokument och riktlinjer inom Nerikes Brandkår... 7 4.3.2 Beräkning av förmånsbestämd pensionsskuld... 8 4.3.3 Rutiner och kontroller hos Nerikes Brandkår... 8 4.3.4 Redovisningsmässig hantering hos Nerikes Brandkår... 9 5. Slutsats och rekommendationer... 10 2(11)
1. Sammanfattning I revisionsplaneringen för år 2011 har revisionen bedömt att pensionskostnader utgör ett område med högre risk och väsentlighet. Revisionen i Nerikes Brandkår har därför givit Ernst & Young i uppdrag att granska om Nerikes Brandkår har etablerade och tillräckliga rutiner för att säkerställa en korrekt redovisning av pensionsåtagande och pensionskostnader. Granskningen har genomförts i form av genomgång av Nerikes Brandkårs befintliga och aktuella styrdokument samt intervjuer med Christina Lood och Elisabeth Östlund hos Nerikes Brandkår samt avstämning mot uppgifter från pensionsadministratören KPA. Granskningen avser aktuella förhållanden under år 2011. Granskning sker inte av KPA:s utförda beräkning av pensionsskuld och pensionskostnader utan endast av att inrapporterade uppgifter och tidsplaner hanterats på ett tillförlitligtg sätt av Nerikes Brandkår. Sammantaget bedömer vi att Nerikes Brandkår numera har en process avseende pensionsfrågorna som kan sägas vara tillräckligt tillförlitlig för att det ska finnas förusättningar för att de återrapporterade beräkningarna från KPA ska vara rimligt korrekta. Underlag för beräkningen utgår från gällande kollektivavtal. Nerikes Brandkår har tecknat avtal med KPA om administration och beräkningar. Avtalet är från 1997. Dessa två dokument utgör grunden för hanteringen av pensionsåtaganden inom Nerikes Brandkår. Under senare år har ett flertal avvikelser avseende pensioner noterats. Dessa har sin grund i både interna hanteringsfel, KPA:s felaktiga hantering och oklara principer för hur man internt ska redovisa pensionskostnader och pensionsåtagandet i ett längre perspektiv. Genom en förbättrad process, bl.a. genom att personalen uppdaterat sig på hur processen bör vara både till innehåll och avseende tidsplan, har lämnade uppgifter och därmed återrapporterade beräkningar blivit mera tillförlitliga. Beräkningsoch hanteringfel hos förvaltaren kan man heller inte kontrollera eller påverka från Nerikes Brandkår sida. Beräkningarna av pensionsskulden påverkas naturligt av förändrade parametrar i beräkningen, t.ex. antaganden om inflationstakt och livslängd på personalen. Utan att någonting är felaktigt kan pensionsskulden därmed både öka och minska med relativt stora belopp vid enskilda beräkningstillfällen. I bokslutet år 2011 har man dessutom tillämpat ett nytt sätt att hantera den större retroaktiva kostnaden. 3(11)
Man bör därför besluta om hur redovisningsprincipen ska vara avseende redovisning av pensionskostnader/-avsättning och främst hur avvikelser ska hanteras på ett konsekvent sätt över åren för att uppnå jämförbarhet. Det är också väsentligt att man inom Nerikes Brandkår ser att pensionskostnaden är en aktuell kostnad att beakta i likhet med övriga verksamhetskostnader. Då den baseras på gällande avtal och allmänna regler finns inget fog för att hantera effekterna som varande utanför verksamheten. Trots de stora effekter som kan uppkomma enskilda år bör man ha en strategi och beredskap för att hantera detta. Avtalet med KPA Pension har sin grund redan så tidigt som 1997. Under årens lopp har mycket hänt inom pensionshantering och flera andra aktörer finns även för offentlig sektor att tillgå. Då man påvisat flera problem och servicebrister från KPA:s sida är det vår bedömning att det bör vara läge att upphandla pensionsadministrationen för att konkurrensutsätta KPA Pension och för att få med nya krav på leverantören. I bokslutet per 2011-12-31 har pensionsskuld och pensionskostnader hanterats på ett korrekt sätt. Även hanteringen av den stora retroaktiva negativa resultateffekten som beaktats som en jämförelsestörande post inom balanskravsresultatet bedömer vi som rimlig. 2. Inledning I revisionsplaneringen för år 2011 har revisionen bedömt att pensionskostnader utgör ett område med högre risk och väsentlighet. Revisionen i Nerikes Brandkår har därför givit Ernst & Young i uppdrag att granska om Nerikes Brandkår har etablerade och tillräckliga rutiner för att säkerställa en korrekt redovisning av pensionsåtagande och pensionskostnader. Under ett flertal år har noterats avvikelser/brister i beräkningarna och stora övriga fluktuationer i pensionsskuld och pensionskostnad vilket påverkat Nerikes Brandkårs redovisade årsresultat. Hanteringen av processen och av resultatet från beräkningarna har inte varit fullt ut tillfredsställande varför frågan bör granskas djupare. Nerikes Brandkår har ett stort antal anställda (465 st enligt årsredovisning 2011) och personalkostnaderna utgör således en stor andel av totala verksamhetskostnaderna (73% under år 2011). Av totala personalkostnader år 2011 på 92 527 kkr utgör 13 644 kkr pensionskostnader (jmf 9 849 kkr för år 2010). 4(11)
Enligt information i årsredovisningen för 2011 består pensionskostnaden av följande delar: Kkr 2011 2010 Avgiftsbestämd ålderspension 3 643 2 619 Särskild avtalspension 1 883 2 678 Pensionsutbetalningar 1 012 1 939 Finansiell kostnad på pensionsskuld 4 442 690 Särskild löneskatt på ovanstående 2 664 1 923 Summa 13 644 9 849 Pensionsskulden för särskild avtalspension uppgår till följande: Kkr 2011 2010 Pensionsskuld 40 125 33 800 Särskild löneskatt 9 734 8 200 Summa 49 859 42 000 3. Syfte Revisorerna skall bl.a. pröva om väsentliga förvaltningsfrågor hanteras på ett tillfredsställande sätt inom Nerikes Brandkår. Som underlag för dessa prövningar ligger revisionsplanen där de väsentliga riskerna definierats. Denna granskningsrapport utgör underlag för revisorernas bedömning av en av de väsentliga revisionsfrågor som identifierats i planeringen. Syftet är att beskriva om processen för redovisning av pensionsåtagandet är sådan att de erhållna beräkningarna av utestående pensionsskuld kan sägas vara ändamålsenlig. Följande revisionsfrågor har särskilt belysts: Vilka övergripande riktlinjer finns? Vilka rutiner och bemanning finns för hantering av dessa frågor? Hur är riktlinjerna implementerade? Följs inrapportering och utfall upp på ett strukturerat sätt? Är underlagen dokumenterade? Sker redovisning i bokföringen av utfallet på ett korrekt sätt? 3.1 Metod Granskningen har genomförts i form av genomgång av befintliga och aktuella styrdokument och riktlinjer samt intervjuer med Elisabeth Östlund (administrativ chef) och Christina Lood (personaladministratör). Avstämning görs också mot KPA:s processer, tidsplaner etc. 5(11)
3.2 Avgränsning Granskningen avser aktuella förhållanden under 2011. Beräkningar utförda av KPA Pension granskas inte utan enbart inrapporterade uppgifter och tidsplaner hos Nerikes Brandkår. Enligt den inledande beskrivningen består pensionskostnaderna av flera delar varav beräkningen av pensionsskuld och tillhörande pensions- och finanskostnad är den del som inneburit de ovannämnda problemen. Vår granskning avser därför främst denna del av pensionskostnaden. 4. Pensionskostnadernas olika delar Enligt den inledande beskrivningen består pensionskostnaderna av några olika delar som hanteras på olika sätt av Nerikes Brandkår. Följande områden berörs närmare enligt nedanstående: - Pensionsutbetalningar - Avgiftsbestämd ålderspension - Särskild avtalspension På alla dessa pensionskostnader utgår därutöver särskild löneskatt som för närvarande uppgår till 24,26%. 4.1 Pensionsutbetalningar Posten avser utbetalningar till de som redan gått i pension. Dessa personer ingår i pensionsskuldberäkningen med sin återstående pensionsrätt. I takt med att utbetalningar sker minskar den tidigare beräknade pensionsskulden. Utbetalningarna hanteras löpande av KPA Pension men regleras med Nerikes Brandkår som således i slutänden betalar pensionen med egna medel. 4.2 Avgiftsbestämd ålderspension 4.2.1 Avgiftsbestämd De anställda omfattas av den avgiftsbestämda ålderspensionen. Begreppet avgiftsbestämd syftar på att den aktuella pensionsrätten beräknas och en löpande pensionspremie bestäms och betalas in till pensionsinstitut löpande för fullgörande av pensionsrätten. Pensionsinstitutet förvaltar inbetalda premier för bästa avkastning men inget av detta tillfaller eller belastar Nerikes Brandkår i framtiden utan avgör endast den anställdes framtida pension. Det finns mindre delar i pensionspremien som den anställde själv får besluta om förvaltning av. Premien för den avgiftsbestämda ålderspensionen betalas in av Nerikes Brandkår årligen till KPA Pension som förvaltar detta. 6(11)
4.2.2 Förmånsbestämd Motsatsen till avgiftsbestämd pension är förmånsbestämd pension. Den förmånsbestämda pensionen utgår från att man vid varje tillfälle beräknar pensionsrätten utifrån de då aktuella förhållandena. Nerikes Brandkår som arbetsgivare har här fullt ansvar för de ökade eller minskade kostnader som uppkommer till följd av att förhållanden som styr pensionsrätten ändrar sig över tiden. Den anställde vet alltid att man får sin rätta pension utan att behöva fundera på hur förvaltningen sköts. Förmånsbestämda pensionsplaner kan hanteras med löpande inbetalda premier eller som avsättningar i bokföringen. Avsättningen är en beräkning av det aktuella pensionsåtagandet vilket skuldförs löpande men ingen inbetalning sker löpande av pensionspremier. Likvidpåverkan uppkommer när pensionsutbetalningar sker i enligthet med 4.1 ovan. För vissa anställda med högre löner finns utöver den avgiftsbestämda ålderspensionen dessutom en Förmånsbestämd ålderspension. Denna hanteras av KPA Pension och redovisas tillsammans med den särskilda avtalspensionen (se vidare nedan 4.3). 4.3 Särskild avtalspension Denna särskilda avtalspension utgår till brandmän som har minst 30 års anställning varav 25 år i utryckningstjänst. Man har rätt att avgå med särskild avtalspension vid 58 års ålder enligt pensionsavtalet SAP-R. Denna avtalspension är en förmånsbestämd pension enligt beskrivningen ovan 4.2.2. För Nerikes Brandkårs del belöper endast den del som uppkommit under tiden som den anställde varit anställd inom Nerikes Brandkår på dem medan de tidigare kommunerna står för sin del av pensionskostnaden. Det är främst denna del av de totala pensionskostnaderna som föranlett avvikelser tidigare år varför vår fortsatta granskning endast omfattar hanteringen kring den särskilda avtalspensionen. 4.3.1 Styrdokument och riktlinjer inom Nerikes Brandkår Enligt gällande kollektivavtal regleras pensionsfrågor nu i enlighet med KAP-KL. Där finns fastställt vilka rättigheter som den anställde har och vilka villkor som gäller. Nerikes Brandkår tillämpar KAP-KL enligt normalreglerna. För brandmännen finns som ovan beskrivits SAP Särskild avtalspension. För hanteringen av pensionsfrågorna har avtal tecknats med KPA Pension redan i december 1997 vilket trädde i kraft 1 januari 1998, Det gällde ursprungligen t.o.m. 31 december 2000 men kunde förlängas med 1 år i taget. Överenskommelse skulle i så fall träffas senast ett halvår före avtalstidens utgång. Det urspungliga avtalet har förlängts och gäller därmed fortfarande. 7(11)
Under årens lopp har beslut fattats om att förskjuta åldern för när man börjar ta ut den särskilda avtalspensionen i förhållande till avtalsenliga rätten vid 58 år. Först tillämpades 59 år och från år 2009 tillämpas 60 år. Den ändrade åldern tillämpas endast vid beräkningen av pensionsskulden men fortsatt har den anställde rätt att avgår vid 58 års ålder om så önskas. Bakgrunden till förskjutningen har varit att den verkliga avgångstiden snarare varit 60 år. Då skulden bör åskådliggöra en rättvis bild av verkliga förhållanden kan detta resonemang vara korrekt. Dock bör det omprövas löpande vartefter förhållandena ändras. I övrigt finns inga centrala styrdokument eller andra riktlinjer beslutade inom Nerikes Brandkår i dessa frågor. 4.3.2 Beräkning av förmånsbestämd pensionsskuld Beräkningen av en aktuell pensionsskuld är tämligen komplicerad och görs i allmänhet av specialister, s.k. aktuarier. Dessa beräkningar syftar till att utifrån gällande pensionsrättigheter avseende belopp och tidpunkter samt beroende på ett flertal ytterligare parametrar nuvärdeberäkna de framtida antagna pensionsutbetalningarna. Målet är att bestämma hur mycket de framtida pensionsbetalningarna motsvarar i dagen penningvärde. Övriga parametrar utgår från riktlinjer i RIPS-07 vilket fastställer hur beräkningen ska gå till och vilka parametrar som gäller. De kan omfatta inflationsantaganden, antaganden om livslängder, reallöneökningar, förändringar i basbelopp och statslåneränta etc. Utifrån dessa antaganden beslutas årligen om vilken räntesats som är aktuell att använda i beräkningen av nuvärdet. Ju högre ränta dessto lägre blir skulden och tvärtom. Beräkningarna genomförs i dagsläget av KPA Pension enligt avtalet med Nerikes Brandkår. Det bygger förutom att rätt beräkning görs på att rätt uppgifter om de anställda (ålder, anställningstid, löner etc) lämnas till KPA Pension. Uppgifter lämnas numera av Nerikes Brandkår via webbaserad datalösning. Det är således av största vikt dels att rätt uppgifter lämnas av Nerikes Brandkår, dels att hänsyn tas till när i tiden pensionsskuldsberäkningen görs och då på vilka grunduppgifter beräkningen gjorts. Resultat av aktuella beräkningar kan beställas av Nerikes Brandkår egentligen så ofta man vill men då det är förknippat med kostnader görs inte detta vid fler tillfällen än vad som krävs för att kunna hantera den löpande redovisningen och kontrollen. 4.3.3 Rutiner och kontroller hos Nerikes Brandkår För att lämna information till sina uppdragsgivare har KPA Pension sammanställt en tidsplan där alla aktuella tidpunkter för inrapportering och beräkningar finns upptagna. Där framgår i detalj när aktuella grunduppgifter måste rapporteras in av Nerikes Brandkår för att olika beräkningar och leveranser av pensionsuppgifter till de anställda ska bli korrekt. För den ekonomiska redovisningen och kontrollen hos Nerikes Brandkår är det främst vid 3 tillfällen som man använder beräkningar av aktuell pensionsskuld och tillhörande pensionskostnader. Det är vid budgetarbetet (sen höst), vid delårsbokslut (slutet av juli) och vid årsbokslutet (i december). 8(11)
Ett nära samarbete finns mellan ekonomi- och personalavdelningarna avseende avstämning av inrapporterade uppgifter i förhållande till framtagna pensionsskuldsberäkningar. Personaladministratör genomför ett antal kontroller i samband med inmatning av uppgifter och avstämningar efter detta för att säkerställa att korrekta uppgifter lämnas. I det webbaserade systemet finns också en del programmerade kontroller och avstämningslistor till hjälp. Vår samlade bedömning vid våra samtal med berörd personal och kontroll av detaljerade uppgifter på stickprovsbasis är att vi har stort förtroende för hanteringen och nu inmatade uppgifter utan att vi för den del granskat hela materialet. Vid våra samtal framfördes ett antal brister/svårigheter i samband med Nerikes Brandkårs kontakt med KPA Pension och service från dem. Man känner t.ex. att det kan vara svårt att få övergripande hjälp då KPA Pension hanterar pensionsfrågorna via olika interna avdelningar. En del av de fel som uppkommit, t.ex. att personer från de nya medlemskommunerna Nora och Lindersberg saknats i underlaget vid beräkningen för bokslutet per 31 december 2010, anges bero på att man inte fått tillräcklig information om hur dessa skulle hanteras vid inmatning av uppgifter. Därför registrades uppgifter inte på alla nödvändiga ställen och ingick därför inte i beräkningsunderlaget. 4.3.4 Redovisningsmässig hantering hos Nerikes Brandkår Baserat på de beräkningar som framkommit bokförs de aktuella pensionsavsättningarna och pensionskostnaderna tillsammans med beräkning av den särskilda löneskatt som belöper på posterna. Av årets pensionskostnader avser en del räntekostnader vilket ska motsvara den räntekostnad man uppkommer genom att man inte betalar pensionspremier löpande utan fiktivt lånar till dessa framtida åtaganden. I resultaträkningen redovisas således kostnader både som personalkostnad men även som en finansiell kostnad. Under 2011 har meddelats att man antagit ett nytt lägre inflationsantagande. Detta har medfört att skulden retroaktivt omräknats enligt de nya förutsättningarna med en större beloppsmässig effekt som resultat. Enligt god redovisningssed ska Nerikes Brandkår redovisa pensionsavsättningen inkl särskild löneskatt i balansräkningen i sin helhet samt de uppkommande kostnaderna i resultaträkningen. Det finns således inget utrymme i redovisningspraxis att hantera dessa engångsposter på annat sätt i resultatoch balansräkning. 9(11)
Som en följd av ovanstående blir nästa fråga hur man ska hantera det uppkommande resultatet främst utifrån balanskravet. Normalt ska ett underskott efter rensning för jämförelsestörande poster, t.ex. realisationsresultat, återhämtas under de kommande 3 åren. I 2011 års årsredovisning har man hanterat också den stora retroaktiva effekten efter förändringen av beräkningsunderlaget som en jämförelsestörande post varför inget negativt balanskravsresultat uppkommer. I 2009 års bokslut, då man genomförde höjningen av bedömd ålder när man avgår till den särskilda avtalspensionen från 59 till 60 år, uppkom en större positiv resultateffekt. Denna hanterades då så att man inom eget kapital öronmärkte den del som motsvarades av resultateffekten i Balansfond 09. I nuläget har man således hanterat överskott respektive underskott i beräkningarna på olika sätt. Detta bör ses över och beslutas om hur det i framtiden ska hanteras för att få en likformig hantering av dessa avvikelser. Redovisningen av pensionsskuld, pensionskostnad och balanskravsresultat bedömer vi vara korrekta. 5. Slutsats och rekommendationer Sammantaget bedömer vi att Nerikes Brandkår numera har en process avseende pensionsfrågorna som kan sägas vara tillräckligt tillförlitlig för att det ska finnas förutsättningar för att de återrapporterade beräkningarna från KPA Pension ska vara rimligt korrekta. Under senare år har ett flertal avvikelser avseende pensioner noterats. Dessa har sin grund i både interna hanteringsfel, KPA:s felaktiga hantering och oklara principer för hur man internt ska redovisa pensionskostnader och pensionsåtagandet i ett längre perspektiv. Genom en förbättrad process, bl.a. genom att personalen uppdaterat sig på hur processen bör vara både till innehåll och avseende tidsplan, har lämnade uppgifter och därmed återrapporterade beräkningar blivit mera tillförlitliga. Beräkningsoch hanteringfel hos förvaltaren kan man heller inte kontrollera eller påverka från Nerikes Brandkår sida. Beräkningarna av pensionsskulden påverkas naturligt av förändrade parametrar i beräkningen, t.ex. antaganden om inflationstakt och livslängd på personalen. Utan att någonting är felaktigt kan pensionsskulden därmed både öka och minska med relativt stora belopp vid enskilda beräkningstillfällen. I bokslutet år 2011 har man dessutom tillämpat ett nytt sätt att hantera den större retroaktiva kostnaden. 10(11)
Vi rekommenderar därför att man beslutar om hur redovisningsprincipen ska vara avseende redovisning av pensionskostnader/-avsättning och främst hur avvikelser ska hanteras på ett konsekvent sätt över åren för att uppnå jämförbarhet. Det är också väsentligt att man inom Nerikes Brandkår ser att pensionskostnaden är en aktuell kostnad att beakta i likhet med övriga verksamhetskostnader. Då den baseras på gällande avtal och allmänna regler finns inget fog för att hantera effekterna som varande utanför verksamheten. Trots de stora effekter som kan uppkomma enskilda år bör man ha en strategi och beredskap för att hantera detta. Avtalet med KPA Pension har sin grund redan så tidigt som 1997. Under årens lopp har mycket hänt inom pensionshantering och flera andra aktörer finns även för offentlig sektor att tillgå. Då man påvisat flera problem och servicebrister från KPA:s sida är det vår rekommendation att det bör vara läge att upphandla pensionsadministrationen för att konkurrensutsätta KPA Pension och för att få med nya krav på leverantören. 11(11)