AFFÄRSJURIDIK Kompendium i grundläggande lagstiftning för företagsgrundare. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (1/61) 12.6.2006
INNEHÅLLSFÖRTECKNING AFFÄRSIDÉN 1 Affärsidé 1.1 Affärsidéns komponenter 1.1.1 Produkten 1.1.2 Marknaden 1.1.3 Företagets resurser 2 Att få en idé 3 Skydd för affärsidén 3.1 Patent 3.2 Nyttighetsmodellrätt 3.3 Mönsterrätt 3.4 Varumärkesrätt BOLAGSFORMER 4 Bolagsformerna 4.1 Enskild näringsidkare 4.2 Öppet bolag 4.3 Kommanditbolag 4.4 Aktiebolag 4.5 Andelslag 5 Val av firma 6 Ekonomiförvaltning 6.1 Hantering av fakturor 6.1.1 Försäljningsfakturor 6.1.2 Fakturor som skickas utomlands 6.1.3 Kontantkvitto 6.1.4 Inköpsfakturor 6.1.5 Verifikationer 6.2 Dokumentens förvaringstider 6.2.1 Förvaringsplatser 6.2.2 Lagringsmedier startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (2/61) 12.6.2006
FINANSIERING 7 Intäktsfinansiering 8 Eget kapital 9 Främmande kapital 10 Finansieringsplanering 10.1 Tillgången till pengar 10.2 Finansieringskällor 11 Skuldförbindelser 11.1 Skuldens villkor 11.1.1 Betalningstid 11.1.2 Ränta 11.2 Gäldansvar 11.3 Skuldens upphörande 12 Indrivning av fordringar 13 Säkerhet för skuld 13.1 Personsäkerhet 13.2 Saksäkerhet 14 Leasing KONSUMENTSKYDD 15 Konsumentskyddslagen 15.1 Konsumentskyddsmyndigheter 15.2 Reglering av marknadsföringen 15.2.1 Osaklig marknadsföring 15.2.1.1 Information 15.2.1.2 Reglering av avtalsvillkor 15.2.1.3 Information om priset på konsumtionsnyttigheter 15.2.1.4 Köp av konsumtionsvara 16 Produktsäkerhet startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (3/61) 12.6.2006
AVTAL 17 Avtalsparter 17.1 Rättskapacitet 17.2 Rättshandlingsförmåga 17.3 Formen för rättshandlingen 17.4 God tro (bona fide) 17.5 Omyndighet 17.6. Fullmakt 17.6.1 Befogenhet och behörighet 17.7 Prokura 18 Uppgörande av avtal 18.1 Formfrihet 18.2 Olika sätt att ingå avtal 18.3 Komplicerade situationer 18.4 Andra sätt att ingå avtal 18.5 Ogiltighetsgrunder 18.5.1 Självverkande ogiltighet eller nullitet 18.5.2 Klanderbar ogiltighet 18.5.3 Ogiltighet genom invändning startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (4/61) 12.6.2006
PRODUKTEN kan skyddas med hjälp av patent, mönsterrätt, varumärkesrätt etc. PRODUKT PRODUKTEN måste vara säker. AVTAL görs med olika inre och yttre intressenter ekonomiförvaltning MARKNAD IMAGE, KNOW HOW, RESURSER Vid MARKNADSFÖRING och FÖRSÄLJNING måste man följa Konsumentskyddslagen. Företagets bolagsform och firma påverkar dess sätt att verka. Inom EKONOMIFÖRVALTNINGEN är företaget tvunget att följa lagstiftningen om bl. a. bokföring och finansiering. Bilden ovan visar vilka olika delar som ingår i affärsjuridikdelen. Affärsidén, som består av tre delar, är sammankopplade. Då man tillverkar och/eller säljer produkter kan man skydda tillverkningssättet, mönstret eller sitt varumärke med hjälp av stadgandena i immaterialrätten. Produkten måste också vara säker med tanke på konsumenternas hälsa. Vid marknadsföring och försäljning måste företagaren känna till vad som stadgas i Konsumentskyddslagstiftningen. Konsumenterna har ett starkt skydd i Finland och lagen är tvingande. Då man startar ett företag skall man välja bolagsform och firma. Det är viktigt att företaget har ett bra namn och företagsgrundaren måste följa Firmalagen för att namnet skall godkännas av Patent- och registerstyrelsen. På vänstra sidan nämns avtal med inre och yttre intressenter. Företaget är en juridisk person som kan göra upp avtal med finansiärer, arbetstagare, leverantörer, kunder m.fl. Slutligen har jag tagit upp ekonomiförvaltningen som är en mycket väsentlig del av företaget. Utan en fungerande ekonomiförvaltning kommer företaget i det långa loppet inte att klara sig. Det finns en direkt koppling mellan lönsamhet och en välfungerande ekonomiförvaltning. Finansieringen har jag kopplat ihop med denna funktion. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (5/61) 12.6.2006
startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (6/61) 12.6.2006
AFFÄRSIDÉN 1 Affärsidé Hemligheten bakom ett framgångsrikt företag är en väl fungerande affärsidé. Affärsidén är kärnan i företaget, tanken bakom hela verksamheten. En affärsidé skall kunna formuleras kort. I en enda mening skall man kunna sammanfatta hela hemligheten bakom företagets framgång. Affärsidén består alltså av de faktorer som har lett till att företaget uppvisar vinst, ett positivt resultat. Begreppet verksamhetsidé brukar ofta användas synonymt med affärsidé. Det är ändå en liten skillnad mellan termerna. Verksamhetsidén beskriver mer hur företaget fungerar och varför det har grundats medan affärsidén betonar framgångsfaktorerna, vad det är som gör just det i frågavarande företaget framgångsrikt. 1.1 Affärsidéns komponenter Man kan spjälka upp affärsidén i tre delfaktorer d v s i produkten eller tjänsten, marknaden eller kunderna samt företagets resurser. Se figuren nedan. PRODUKT / TJÄNST MARKNAD SÄTT ATT FUNGERA RESURSER IMAGE KNOW HOW Egentligen är affärsidékonceptet väldigt simpelt. Det går ju ut på att man har klart för sig vad man säljer, åt vem man säljer och hur man går till väga för att göra det. Alla startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (7/61) 12.6.2006
delar i affärsidén skall stöda varandra. Om det finns något som inte hör till idén lönar det sig att göra sig av med den biten. I det långa loppet har det visat sig att överlopps delar i affärsidén oftast är förlustbringande p g a olika orsaker. 1.1.1 Produkten Produkten, eller tjänsten, som företaget säljer, är inte alltid en enskild vara eller tjänst. Det kan också t.ex. vara fråga om att lösa kundens problem på ett helhetsbetonat sätt. Företaget erbjuder helt enkelt ett bättre eller nytt alternativ till produkter eller tjänster än de som finns på marknaden. 1.1.2. Marknaden Det räcker inte med att företaget, eller entreprenören, har en strålande produkt om ingen köper den. Den kan vara för dyr, invecklad eller helt enkelt överflödig. En av företagsverksamhetens grundförutsättningar är att nå ut till kunderna, att få dem att pröva något nytt och att få dem att komma tillbaka om och om igen. En mycket väsentlig intressentgrupp är kunderna. Företaget blir ett projekt om man inte lyckas bygga upp en stabil marknad för sina produkter. Projektet är ju något som avslutas inom en överskådlig framtid medan företagsverksamhet står för kontinuitet och fortlöpande verksamhet. 1.1.3 Företagets resurser Med företagets resurser menas det sätt att fungera som gör att ett företag skiljer sig från andra företag på marknaden. Det kan gälla ett nytt sätt att producera varor, ett nytt råmaterial, ett effektivt distributionsnät etc. Det är frågan om sådana faktorer som inte andra har tänkt på förut och som kan vara svåra eller omöjliga ett ta efter. I små företag är det ofta fråga om entreprenörens know how eller yrkesskicklighet, som utomstående inte kan efterlikna, eftersom den är unik. Begreppet affärsidé kan naturligtvis analyseras på flera olika sätt och företagsbilden är en faktor som ibland också tas upp i samband med affärsidékonceptet. Jag anser startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (8/61) 12.6.2006
ändå att företagsbilden skapas med tiden under verksamhetens lopp, medan företagets grundare redan när man startar verksamheten måste veta v vad man säljer v åt vem man säljer v hur man förverkligar det hela startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (9/61) 12.6.2006
2 Att få en idé Att komma på en bra och fungerande affärsidé kan ta sin tid. Ofta hänger idén ändå ihop med den utbildning företagaren har skaffat sig. Högt akademiskt utbildade personer startar inte i lika hög grad eget företag som personer med yrkesutbildning på något område. Idéer fås också från annat håll än utbildning. En hobby eller ett specialintresse ligger också relativt ofta till grund för affärsidén. Kommersiella idéer eller rent tekniska uppfinningar kan vara goda affärsidéer liksom lång arbetserfarenhet inom en speciell bransch. Också från utlandet kan man snappa upp trender om man besöker t.ex. mässor eller reser mycket. Att aktivt söka efter en idé i syfte att starta ett företag kan ta lång tid. Det lönar sig för det mesta inte heller att ta efter någon redan existerande idé för det, att ett företag lyckats bra, behöver inte nödvändigtvis betyda att en efterapning skulle lyckas lika bra. Det här beror bl.a. på företagets resurser, alltså det som är en väsentlig del av hela affärsidékonceptet. En annan sak som påverkar en affärsidés framgång är företagskulturen. Den speciella kultur som råder i ett företag kan inte överföras till ett annat företag. Företaget eller företagaren måste själv skapa sin kultur och det leder till framgång eller så leder det till att verksamheten inte blir lönsam. Om man vill bli sin egen herre, men inte har någon god idé kan man överväga franchisingverksamhet. Då får man rätt att använda ett färdigt utarbetat koncept och man får också stöd i början av verksamheten från franchisinggivarens sida. Mer information finns att läsa på adressen www.franchising.fi. Ifall du har en idé men inte själv vill förverkliga den kan du hyra ut den. Då talar man om licensiering. Licens innebär att en person eller ett företag får tillstånd att göra något som annars skulle innebära brott mot lag eller förordning t.ex. tillverka en patenterad uppfinning Ersättningen som betalas till upphovsmannen kallas för royalty och den varierar beroende på hurudant avtal som gjorts upp mellan parterna. Både då det gäller franchisingavtal och licensavtal lönar det sig att anlita en expert när man gör upp avtalet för att slippa överraskningar i framtiden. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (10/61) 12.6.2006
Kan man då skydda sin affärsidé mot att någon stjäl den? Vad skulle det leda till om företagen skulle ha dylikt skydd för sina idéer? Det här är intressanta frågor som dyker upp när man funderar på affärsidékonceptet. Svaret har jag också redan egentligen nämnt då jag påstod att det inte går att imitera andras i och för sig lyckade affärsidéer eftersom varje idé är bunden till entreprenören. Men, vissa viktiga delar av affärsidén kan man skydda på olika sätt, affärsidén som helhet kan man dock inte söka skydd för. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (11/61) 12.6.2006
3 Skydd för affärsidén I ett samhälle med fri konkurrens kan företagarna behöva ett sätt att skydda sin näring från illojal konkurrens. Den som har skrivit en bok har upphovsrätt till verket och den som har gjort en uppfinning kan söka patent på den. Immaterialrätten indelas i två huvudgrupper nämligen upphovsrätt och industriellt rättsskydd. Upphovsrätt kan man inte ansöka om, den uppstår automatiskt då någon gett upphov till ett konstnärligt verk t.ex. en bok eller en sång. Industriellt rättskydd, t.ex. patent, kan man ansöka om. Till immaterialrätten hör förutom upphovsrätten även patenträtt, nyttighetsmodellrätt, mönsterrätt, ensamrätt till kretsmönster för integrerade kretsar, växtförädlarrätt och varumärkesrätt. 3.1 Patent Genom att söka patent kan man få ensamrätt till en uppfinning av teknisk karaktär. En förutsättning för att kunna registrera ett patent är att uppfinningen kan användas industriellt och att den är ny. Med ny menas att den skiljer sig väsentligt från tidigare registrerade patent. Om patent söker man skriftligt hos Patent- och registerstyrelsen och till ansökningen skall man bifoga ritningen med förklaringar. Ett patent är i kraft i 20 år varefter det kan förnyas. 3.2 Nyttighetsmodellrätt Nyttighetsmodellrätt kallas också för lilla patentet och är inte lika byråkratiskt och invecklat som patentet. Man kan alltså skydda idéer och lösningar som inte når upp till nivån för patentet men som ändå är uppfinningar på sitt område. Lilla patentet är i kraft i fyra år och kan därefter förnyas för därpå följande fyra år och därefter för två år. 3.3 Modellrätt Med mönsterrätt avses att man kan söka skydd för en produkts utseende eller form, ett ornament. Det här är vanligt t.ex. inom klädbranschen. Ett dylikt skydd är i kraft fem startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (12/61) 12.6.2006
år och kan förnyas två gånger för fem år i gången. Patent- och registerstyrelsen fungerar som registreringsmyndighet. 3.4 Varumärkesrätt Med olika företag och deras produkter eller tjänster förknippas ofta ett eller flera varumärken. Ett varumärke, eller brand, kan vara o ett ord o ett namn o en figur o en bokstav o ett tal eller en siffra o formen på t.ex. en förpackning Viktigt med tanke på varumärket är att det skiljer sig från mängden och att det inte finns risk för sammanblandning med redan existerande varumärken. Man kan registrera ett varumärke eller inarbeta det. En registrering gäller för tio år och kan förnyas för tio år i gången. Att söka patent på en uppfinning eller att registrera varumärken eller mönster kräver både tid och ekonomiska resurser av den som vill göra det. Det kan räcka flera år förrän en uppfinning är patenterad och det kostar en hel del att göra de behövliga undersökningarna för att bevisa att den är unik. En registrering av ett varumärke går snabbare än en patentering. För mer detaljerad information om olika sätt att skydda affärsidéns olika komponenter kan man läsa på www.prh.fi. Där finns också blanketter, anvisningar och uppdaterade prislistor för registrering och undersökning. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (13/61) 12.6.2006
BOLAGSFORMER 4 Bolagsformerna I Finland råder näringsfrihet. Enligt lag får fysiska personer som bor inom EU idka näring i Finland förutsatt att de följer lagstiftning och god sed. Näringsfriheten gäller också finska samfund och stiftelser samt utländska samfund och stiftelser som har registrerat en filial i Finland och vars hemort är inom EU. 4.1 Enskild näringsidkare Den enklaste formen av företagsamhet kan bedrivas i form av enskild eller privat näringsidkare. Entreprenören, ägaren, står för allting ensam d v s han ansvarar såväl för finansieringen som arbetet ensam. Juridiskt sett är ägaren och företaget en och samma person. 4.2 Öppet bolag Öppet bolag är en form av personbolag. Det bildas genom ett formfritt avtal mellan åtminstone två bolagsmän. En bolagsman har rätt att granska bolagets bokföring. Bestämmelserna om bokslutet, revisionen och ansvaret för bolagets skulder är tvingande. Också stadgandena om hur bolaget företräds är tvingande. I det öppna bolaget betonas det solidariska ansvaret för företagets skulder. En bolagsman är också ansvarig för de skulder som bolaget hade då han inträdde i det. Han kan också bli ansvarig för förpliktelser som bolaget tagit efter utträdet ifall borgenären inte visste om att han utträtt ur bolaget. Anmälan till handelsregistret krävs för att man skall kunna räkna med att det är officiellt. 4.3 Kommanditbolag Kommanditbolag är en annan form av personbolag. Bolagsmännen är antingen tysta eller ansvariga bolagsmän. Den tysta bolagsmannens ansvar begränsar sig till hans startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (14/61) 12.6.2006
insats i bolaget. Eventuella förluster som bolaget gör delas av de ansvariga bolagsmännen. Tysta bolagsmän får inte företräda bolaget utan speciell fullmakt. 4.4 Aktiebolag Det finns olika typer av aktiebolag; de privata aktiebolagen, publika aktiebolag och bostadsaktiebolag. Bolagsmännens ansvar begränsar sig till det antal aktier de äger. Aktieägarna är inte ansvariga för bolagets förpliktelser. Bolagsstämman är det högsta beslutande organet i ett aktiebolag. Varje aktie medför en röst om det inte i bolagsordningen finns stadganden om att olika typer av aktier har olika antal röster. Bolag vars aktiekapital överskrider 80 000 euro skall ha en verkställande direktör. Även mindre aktiebolag kan ha en verkställande direktör. Ett förvaltningsråd är också möjligt i aktiebolag vars aktiekapital är större än 80 000 euro. Förvaltningsråd är inte möjliga i små aktiebolag. Bolagsstämman väljer också en styrelse som skall bestå av minst tre medlemmar i bolag vars aktiekapital är över 80 000 euro. Ett aktiebolags beslutande organ är alltså bolagsstämman, styrelsen och verkställande direktören. Varje aktiebolag skall ha en eller flere revisorer. I bolagsordningen skall finnas stadganden om hur många revisorerna skall vara. Revisorn väljs av bolagsstämman. En revisor skall ha sådan kunskap i redovisning, ekonomi och juridik, som med tanke på bolagets verksamhet och storlek behövs, för att klara av uppgiften. En revisor får inte vara jävig. Stiftarna, styrelsemedlemmarna, förvaltningsrådsmedlemmarna, verkställande direktören och/eller revisorerna kan bli skadeståndsskyldiga gentemot aktieägarna. Ett skadeståndsansvar uppstår om lagen om aktiebolag eller bolagsordningen överträds och skadan har uppstått uppsåtligen eller genom vållande vid fullgörande av ett uppdrag. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (15/61) 12.6.2006
4.5 Andelslag Ett andelslag är ett samfund vars storlek inte bestäms på förhand. Också andelskapitalet kan variera beroende på antalet medlemmar. Andelslagets medlemmar är inte personligen ansvariga för andelslagets skulder. Andelsstämman är det högsta beslutande organet och varje medlem har en röst. I stadgarna kan också sägas att besluten skall fattas av en fullmäktige som valts av medlemmarna. Speciellt i stora andelslag är det vanligt. Andelslaget har också en styrelse som sköter förvaltningen av bolaget. Vid behov kan det även finnas ett förvaltningsråd som övervakar styrelsens arbete. Andelsstämman skall också utse två revisorer och bestämmelserna om jäv, som finns i revisionslagen, måste noggrant följas. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (16/61) 12.6.2006
5 Val av firma Firmarätt hör till det industriella rättsskyddet. Enligt Firmalagen avses med firma det namn under vilket näringsidkaren bedriver sin verksamhet. Begreppet firma är alltså inte synonymt med företag eller bolag utan är det namn som företaget har. Ensamrätt till firma fås genom registrering eller genom inarbetning. Det är vanligare att man registrerar företagets firma än att man inarbetar det p g a att det grundas mycket företag och registreringen är en snabbare metod än inarbetningen. Parallellfirma är firman översatt till något annat språk. För att kunna registrera en firma måste vissa krav uppfyllas. Dessa är att: o registreringen söks av en näringsidkare o formen och strukturen för firman fyller uppställda krav o firman är individualiserande och strider inte mot god sed och är inte vilseledande o det finns inget registreringshinder o firman tydligt skiljer sig från tidigare registrerade firmor. En firma registreras inte för en viss tid utan är i kraft tills näringsidkaren meddelar att verksamheten upphör. Registreringen kan upphävas om o firman har registrerats lagstridigt eller o firman efter registreringen har blivit lagstridig o firmainnehavaren inte längre är näringsidkare o firman inte använts under de senaste fem åren utan orsak. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (17/61) 12.6.2006
6 Ekonomiförvaltning Företaget måste ha ett fungerande system för realprocessen och penningprocessen. Material, varor och tjänster skall skaffas och levereras vid rätt tidpunkt, betalningar skall skötas, beställningar skall skickas och tas emot etc. För att allt detta skall löpa smidigt måste det finnas ett fungerande system. Också lagstiftningen ställer vissa krav på skötseln av företaget. Till företagets ekonomiförvaltning hör o hantering av inköpsorder o lagerbokföring o betalning av fakturor o försäljning o fakturering o inkassering av fakturafordringar o uppföljning av betalningsfordringar o bokföring av intäkter och kostnader o uppgörande av bokslut o revision o löneräkning o anmälningar till myndigheterna o etc I ett litet företag klarar en kontorsanställd av allting medan det i större företag behövs fler som sköter om ekonomiförvaltningen. Man kan naturligtvis också anlita utomstående företag som sköter om allting från fakturering till skattedeklarationer. Oberoende hur det sköts, är det ändå viktigt att företagaren själv vet vad ekonomiförvaltningen handlar om. Det är också lättare att diskutera med bokföraren om exempelvis likviditeten då man vet vad det innebär i praktiken för företagets resultat. En välskött ekonomiförvaltning brukar också avspegla sig positivt på företagets resultat. 6.1 Hantering av fakturor 6.1.1 Försäljningsfakturor startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (18/61) 12.6.2006
Vid försäljningstransaktionen är faktureringen det sista momentet och den bygger på en överenskommelse mellan företaget och kunden. Fakturan är ett skriftligt meddelande från företaget till kunden om en betalningsskyldighet. Vid en reklamation kan en kreditnota skrivas ut och kunden behöver då inte betala fakturan, eller kan avdra en del av summan, p.g.a. att prestationen av någon anledning inte motsvarat det som man kommit överens om. Kreditnotan är alltså en gottgörelse. Fakturan skall skickas genast då produkten eller tjänsten levererats till kunden. En faktura kan skickas innan prestationen levererats endast om företaget och kunden kommit överens så. I annat fall strider det mot god sed. En faktura är en del av företagets bild utåt. Den kan skrivas på många sätt, det viktiga är ändå att innehållet är korrekt och tillräckligt och att den är snygg och trovärdig. Det lönar sig att ha ett snabbt och fungerande faktureringssystem dels för att snabbt få iväg fakturorna och inbetalningarna in på kontot dels för att fakturorna är en grund för bokföringen. Det samma gäller kreditnotorna. På dem skall det tydligt stå KREDITERING och de kan också ha en annan färg för att de lättare skall urskilja sig från andra fakturor. En faktura kan o skrivas för hand o skrivas för hand i en färdig blankett o skrivas som ett dokument i ett ordbehandlings- eller kalkylprogram o skrivas ut från ett orderhanterings- eller faktureringsprogram o skickas som ett elektroniskt dokument Många företag registrerar beställningarna i sitt adb-system och kan genast efter leveransen skicka fakturan. Följesedeln bifogas sedan till fakturan och kunden kontrollerar att leveransen motsvarar fakturan. En korrekt faktura skall innehålla åtminstone följande fakta: startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (19/61) 12.6.2006
1. Uppgifter om produkten eller tjänsten a. specificering av produkten eller tjänsten i klartext Vad är det som har levererats? b. pris per enhet (både före och efter moms om det är momsbelagd försäljning) Hur mycket kostar den levererade varan eller tjänsten per styck, kilo eller någon annan enhet c. totalpris (både före och efter moms om det är momsbelagd försäljning) beloppet av momsen och procenten enligt skattesats d. anteckning om orsakerna till att varan eller tjänsten är befriad från moms om det är momsfri försäljning 2. Uppgifter om avsändare och mottagare a. avsändarens namn och adress; VEM HAR SKICKAT FAKTURAN? b. kontaktpersonens namn och telefonnummer c. anteckning om MOMS reg. om den som skickat fakturan är momsskyldig d. mottagarens namn och adress; TILL VEM HAR FAKTURAN SKICKATS? e. leveransadress om den är annan än mottagarens f. FO-nummer (=företags- och organisationsnummer som fås från skattebyrån när verksamheten inleds) g. i fakturor och brev från aktiebolag måste FO-nummer och hemort anges 3. Övriga uppgifter a. fakturans datum b. leveranstid c. eventuellt orderdatum d. betalningsvillkor och bankförbindelse e. anmärkningstid f. dröjsmålsränta 6.1.2 Fakturor som skickas utomlands Det språk som man kommit överens om skall användas och gäller det varuhandel inom EU skall säljarens och köparens momsnummer anges (VAT-nummer, Value startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (20/61) 12.6.2006
Added Tax) som ger befrielse från moms. Försäljaren i Finland skall begära numret av köparen varefter man måste kontrollera hos Skatteförvaltningen att numret stämmer. För utrikesfakturor gäller samma bestämmelser som inrikesfakturor. Säljaren måste dock kontrollera om det finns några särskilda bestämmelser om branschen, landet eller kunden i fråga, som måste beaktas. En proformafaktura är en formell verifikation som behövs för att fastställa värdet av en vara bl. a. i samband med olika betalningssätt inom utrikeshandel. 6.1.3 Kontantkvitto Ett kontantkvitto ges till köparen som bevis på att betalningen erlagts. Det kan vara ett kassakvitto eller en för hand skriven blankett. I fall man säljer varor med olika skattesats måste momsspecifikationerna för de olika varorna finnas på kvittot. 6.1.4 Inköpsfakturor Inköpsfakturor som företaget får skall alltid granskas och jämföras med beställningen eller ankomstavin. Beställningen kan vara muntlig eller skriftlig, den kan ha gjorts manuellt eller med hjälp av orderhanteringssystem. Inköpsfakturan granskas av den som gjort beställningen (sakkontroll) och av dennes förman (godkännandekontroll). Vid sifferkontrollen granskar man att antal, pris och uträkningar är riktiga. Sakkontrollen går ut på att man kontrollerar att den fakturerade varan eller tjänsten stämmer överens med beställningen och leveransen både när det gäller kvalitet och kvalitet. Godkännandekontrollen innebär att fakturarn godkänns, man har alltså följt överenskomna bestämmelser. Fakturan förses med en stämpel i vilken granskarna antecknar att de godkänt fakturan. Samtidigt kan stämpeln fungera som konteringsanvisning för leverantörsreskontran. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (21/61) 12.6.2006
6.1.5 Verifikationer Varje registrering i bokföringen skall grunda sig på en verifikation. Verifikationerna skall helst vara utskrivna av utomstående. Typiska verifikationer är fakturor, kreditnotor, lönelistor, elräkningar, telefonräkningar samt betalningskvitton. En verifikation skall skrivas på ett varaktigt sätt, alltså inte med blyertspenna eller med sådant bläck som inte håller arkivering. Verifikationerna skall dateras och av datumet får man reda på tidpunkten för affärshändelsen. Bokföringslagen kräver att verifikaten numreras löpande och kronologiskt. 6.2 Dokumentens förvaringstider Dokumentens förvaringstider bestäms utgående från lagstiftningens krav samt företagets förvaringsbehov. Bokföringslagen är en av de viktigaste lagarna då det gäller att bestämma minimiförvaringstiden för bokföringsverifikat och bokföringsböcker. Även skattelagarna samt personregisterlagen stadgar om förvaringstider för olika slag av dokument. När det gäller företagets historia kan det vara bra att arkivera dokument som enligt lagen inte nödvändigtvis behöver sparas. Ifall lagen säger att ett dokument skall bevaras en viss tid är det inget problem, svårare är det att avgöra förvaringstiden för dokument som det inte stadgas om i lagstiftningen. Av de dokument som varaktigt skall bevaras bör det framgå åtminstone företagets utvecklingsstadier, de principer och metoder enligt vilka företaget har skött sina åtaganden under olika tider och innehållet i individuella lösningar. Nedan en förteckning över förvaringstider för olika dokument. (Kosonen-Pekkanen, s.85) Varaktig förvaring företagets stiftelseurkunder anmälning till handelsregistret startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (22/61) 12.6.2006
Minst 50 år Minst 25 år Minst 10 år Minst 6 år Minst 3 år Minst 2 år Minst 1 år bolagsstämmeprotokoll revisionsberättelser rättegångshandlingar konvertibla skuldebrev & optionsskuldebrev sjuk- & olycksfallsregister inkl. försäkringsbrev personalplaner egendoms- & ansvarsskadehandlingar grunddagböcker huvudbokföringens kontospecifikationer lönekort arbetsintyg& arbetsavtal fastighetshandlingar fullmakter i samband med avtalsärenden avfallshanteringsdokument körjournaler bokföringsverifikat korrespondens som gäller affärshändelser fullmakter för bolagsstämmor fartygs- & maskindagböcker förhands- & permitteringsanmälningar vid permittering begäran om öppnande av remburs förtullnings- & fordonsanmälningar arbetsansökningar (förkastade) bilbesiktningsintyg personregister som gjorts för forskningsbehov intyg över rekommenderade och postade försändelser mottagningsbevis postens förteckningar över rekommenderade försändelser kopior av studieintyg för dem som varit studielediga rapporter över arbetstidsuppföljning stämpelkort timjournaler startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (23/61) 12.6.2006
6.2.1 Förvaringsplatser Närarkivet finns i arbetstagarens omedelbara närhet och där förvaras endast dokument som behövs i det dagliga arbetet. I mellanarkivet förvaras dokument som behövs då och då. Mellanarkivet kan finnas i närheten av arbetsrummet. I slutarkivet finns dokument som inte längre är aktuella, men som måste sparas. Slutarkivet kan finnas i en annan byggnad. 6.2.2 Lagringsmedier För lagringen av dokument finns olika metoder. Det som man bör tänka på är arkivbeständigheten, d.v.s. hur länge hålls den information som lagrats i oförändrat skick. I Finland testas arkivbeständigheten av Statens tekniska forskningscentral (VTT) och i standarden SFS 4117 fastställs dokumentens fövaringsmedier. Papper är det äldsta och vanligaste arkivbeständiga materialet. Förutsatt att det lagras på rätt sätt och rätta metoder används vid arkiveringen kan informationen läsas med eller mindre utan hjälpmedel i hundratals år. Mikrofilm kräver en särskild läsapparat och jämfört med ett pappersarkiv sparar man 95 99 % utrymme. Vid mikrofilmning överförs pappersdokument till mikrofilm eller så kan man ta en mikroutskrift direkt från ett maskinläsbart datamedium. Ritningar och kartor är behändiga att arkivera på mikrofilm. Disketter och datorernas hårddiskar är inte arkivbeständiga lagringsmedier och information som sparats måste säkerhetskopieras med jämna mellanrum. Uppskattningsvis kan information lagras på diskett 1-5 år. Magnetband räknas till arkivbeständiga lagringsmedier men dessa bör omspolas en gång i året och omkopieras vart femte till tionde år för att informationen inte skall förstöras. På en CDskiva kan man lagra 500 000 A4-ark. Jämfört med andra optiska lagringsmetoder så är CD n den tillförlitligaste. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (24/61) 12.6.2006
FINANSIERING 7 Intäktsfinansiering Företagsverksamhetens finansiering kan indelas i tre kategorier. Med intäktsfinansiering avses de intäkter som företaget får då man från försäljningen avdrar de kostnader som man haft i samband med verksamheten. Hit hör t.ex. inköpen och korrektivposterna. Försäljningsintäkterna får man reda på från företagets resultaträkning. I det långa loppet borde företagets löpande utgifter kunna täckas med intäkter från försäljningen. Då man startar ett företag är det viktigt att man så noggrant som möjligt räknar ut hur mycket man kommer att sälja. Den budgeterade försäljningen vill bl.a. andra finansiärerna veta, för att kunna fatta beslut om huruvida man vågar bevilja lån åt ett nytt företag eller inte. Försäljningsbudgeten bör också finnas med i företagets affärsplan. startaeget.fi och Liselott Berg Ahlroth (25/61) 12.6.2006