Granskning av delårsrapport per

Revisionsrapport Granskning av delårsrapport per 2009-08-31 Motala kommun 2009-10-01 Karin Jäderbrink Matti Leskelä

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...2 2.1 Bakgrund...2 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning...2 2.3 Metod...3 3 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed...3 3.1 Resultatanalys...3 3.2 Balanskravet...5 3.3 Granskningsresultat balansräkning...5 3.4 Övriga iakttagelser...6 4 Måluppfyllelse...6 4.1 Finansiella mål...6 4.2 Mål för verksamheten...7

1 Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden januari-augusti 2009. Uppdraget ingår i som en obligatorisk del av revisionsplanen för 2009. Syftet med granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål som kommunfullmäktige beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Delårsrapporten har i allt väsentligt upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed. Prognosen för året pekar på att de finansiella målen för 2009 inte kommer att uppnås. Resultaten i delårsrapporten är, enligt vår bedömning, till viss del förenliga med de mål som fullmäktige beslutat om. För att förtroendevalda, medborgare och revisorer lättare ska kunna bedöma och uttala sig om den årliga måluppfyllelsen så är det viktiga att mätbara mål finns inom de olika verksamheterna. Delårsrapporten uppfyller syftet att för fullmäktige utgöra ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten. De ekonomiska och finansiella avvikelserna redovisas i rapporten. Delårsrapporten fungerar delvis som ett instrument när det gäller att styra mot verksamhetsmålen. Vi kan konstatera att balanskravet för 2009 ej kommer att uppnås enligt kommunens prognos. Prognosen är ett negativt balanskravsresultat om -2,2 mnkr. 1

2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner och landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. Delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. I och med Kommunallagens regler om god ekonomisk hushållning så har det tillkommit en uppgift för revisorerna att bedöma hur väl delårsrapportens resultat överensstämmer med de mål med betydelse för god ekonomisk hushållning som fullmäktige fastställt: KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är resultatet i delårsrapporten förenligt med de mål fullmäktige beslutat? Följande kontrollmål är aktuella: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av fullmäktige fastställda finansiella målen? Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten? Uppfyller delårsrapporten syftet att ge fullmäktige möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten? Granskningen inriktas mot att granska vilken information som lämnas i delårsrapporten samt rutinerna vid upprättandet. Vid granskningen av rutinerna ingår att bedöma hur periodiseringar, värderingar, prognoser m.m. har hanterats. Granskningen av räkenskaperna är 2

översiktlig i syfte att ge underlag för att bedöma utfallet gentemot de finansiella mål som fullmäktige fastställt. Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. 2.3 Metod Granskningen har utförts genom: - Dokumentstudier av relevanta dokument - Analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi för att få underlag till bedömningen av om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen - Kontroll av specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa en rättvisande redovisning - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året Granskningen har utförts i enlighet med Komrevs granskningsprogram för granskning av delårsrapport av Karin Jäderbrink samt Matti Leskelä vid Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers. 3 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 3.1 Resultatanalys Nedan redovisas i korthet kommunens resultaträkning för årets första månader jämfört med samma period föregående. Jan-Aug 08 Jan-Aug 09 Förändring Verksamhetens nettokostnader -1127,2-1143,0 1,4% Skatteintäkter och kommunal utjämning 1195,7 1210,1 1,2% Finansnetto -3,5-3,3 Resultat före extraordinära poster 65,0 63,8 EO-poster 16,1 - Periodresultat 81,1 63,8 3

De totala nettokostnaderna har ökat med 1,4 % jämfört med samma period föregående år. Skatteintäkter (inkluderat kommunalekonomisk utjämning samt fastighetsavgift) har samtidigt ökat med 1,2 %. Att dessa delar ökat med ungefär samma procentuella belopp gör att resultatet före extraordinära poster ligger på en likvärdig nivå jämfört med föregående år. Resultatet för januari-augusti 2009 uppgår till 63,8 mnkr (f.g. år: 65,0 mnkr). Kommunens prognos för helåret pekar dock på ett negativt resultat om -1,7 mnkr, vilket är 38,1 mnkr sämre än det budgeterade resultatet om +36,4 mnkr. Prognostiserad avvikelse mot budget om -38,1 mnkr finns beskriven i delårsrapporten i kommunens utvidgade resultaträkning. Avvikelserna fördelar sig enligt följande: Avvikelser mot budget i kommunens helårsprognos (i mnkr) Nämndernas beräknade avvikelse 6,8 Skatteintäkter, utjämning samt fastighetsavgift -39,5 Finansiella poster -1,0 Pensioner och semesterlöneskuld 7,7 KS finans samt avskrivningar o. kapitalkostnader -12,1 Summa avvikelse -38,1 Nämndernas (inkl. KS) årsprognoser är totalt sett positiva då beräknad årsavvikelse uppgår till +6,8mnkr. Socialnämnden är den enda nämnd som prognostiserar ett underskott. Den beräknade årsavvikelsen för Socialnämnden uppgår till -3,0 mnkr. Bildningsnämndens årsprognos uppgår till +2,2 mnkr. Skatteintäktsavvikelsen förklaras av negativa slutavräkningar samt allmänt minskad ökningstakt för detta intäktsslag. Den positiva avvikelsen för posten Pensioner och semesterlöneskuld beror på att budgeterad pensionsinlösen om 15 mnkr inte planeras genomföra. Nedan görs en jämförelse mellan Bildningsnämnden utfall efter 8 månader år 2008 och 2009. Vidare redovisas utfall för helår 2008 och den årsprognos som lämnats i delårsrapporten för 2009. Bildningsnämnden Utfall 8 mån Årsutfall 08 / Prognos 09 2008 566 149 893 724 2009 578 361 927 345 Förändring % 08-09 2,2 % 3,8 % 4

Tabellen ovan visar att utfallet för januari-augusti 2009 är 2,2 % högre än samma period föregående år. Årsutfallet enligt prognosen bedöms dock bli 3,8 % högre än föregående år. Tabellen visar dock också att den månatliga nettokostnaden för årets sista fyra månader var högre än för de första åtta månaderna 2008. Nedan visas motsvarande uppgifter gällande Socialnämnden. Socialnämnden Utfall 8 mån Årsutfall 08 / Prognos 09 2008 440 963 667 042 2009 450 816 690 810 Förändring % 08-09 2,2 % 3,6 % Socialnämnden uppvisar för januari-augusti 2009 samma nettokostnadsökning på 2,2 % som Bildningsnämnden jämfört med föregående år. Årsutfallet beräknas bli 3,6 % jämfört med 2008. Precis som för Bildningsnämnden var årets fyra sista månader för 2008 generellt dyrare än månaderna januari-augusti 2008. Prognosunderlaget har ej analyserats i samband med vår granskning. Skillnaden mellan utfallet för januari-augusti samt prognosen för helåret 2009 är den huvudsakliga förklaringen till att kommunens resultat beräknas hamna runt nollstrecket trots att delårsresultatet i sin helhet är positivt och uppgår till 63,8 mnkr. 3.2 Balanskravet Balanskravsresultatet för helåret beräknas bli -2,2 mnkr för helåret. Avfallsverksamhetens beräknade årsresultat om 0,5 mnkr har frånräknats det prognostiserade årsresultatet om -1,7 mnkr. Om prognosen om ett negativt balanskravsresultat infrias kommer frågan om hur detta ska återställas i enlighet med kommunallagens bestämmelser om reglering av ett negativt resultat. Vi konstaterar att det kan bli aktuellt för kommunen att i årsredovisningen redovisa hur det negativa resultatet ska återställas inom de tre år som kommunallagen föreskriver. 3.3 Granskningsresultat balansräkning Vi bedömer att kommunens delårsrapport är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi har översiktligt granskat de periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att de väsentligaste posterna enligt vår bedömning i har periodiserats korrekt. 5

Vid granskningen konstaterades att kreditfaktura från Fora AB ang. avtalsförsäkringspremier för årets första månader ej har redovisats i resultatet för delårsperioden. En korrekt hantering av denna faktura hade förbättrat resultatet med 5,3 mnkr. Utöver borde periodens löneskattekostnad varit något lägre. Av förvaltningsberättelsen framgår att de sänkta försäkringspremierna beaktats i kommunens helårsprognos. 3.4 Övriga iakttagelser Sammanställd redovisning har ej upprättats i samband med delårsrapporten. Detta har ej heller gjorts vid tidigare delårsrapporter. Kommunen bifogar Platens balans- och resultaträkning för det första halvåret till sin delårsrapport Bostadsstiftelsen Platen och kommunen har olika redovisningsperioder för sina delårsrapporter. Platen uppvisar ett positivt resultat för det första halvåret 2009. Förvaltningsberättelsen ger en rättvisande bild av kommunens ekonomiska ställning. En redovisning görs av väsentliga nyckeltal. Sjukfrånvaro redovisas i förvaltningsberättelsen. Sjukfrånvaron för det första halvåret uppgår till 6,29% vilket är en förbättring jämfört med första halvåret 2008 då sjukfrånvaron uppgick till 6,29%. 4 Måluppfyllelse 4.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en avstämning mot kommunens finansiella mål som fastställts i budgeten. Finansiellt mål, fastställt i budget 2009 Resultatet för extraordinära poster i relation till skatteintäkter och kommunalekonomisk utjämning uppgår till minst 2 %. Måluppfyllelse enligt kommunens bedömning Målet är uppfyllt för delårsperioden. För helåret är dock kommunens prognos att målet inte kommer att uppfyllas. Investeringarna i den skattefinansierad verksamheten ska finansieras med egna medel. Målet ska mätas över en femårsperiod. Klaras enligt prognosen ej för året. Bedöms dock att klaras av för mätperioden. 6

Soliditetens utveckling ska vara stigande över tiden för att motsvara en god ekonomisk hushållning Bedöms ej uppnås för året Rörelsekapitalet ska ha en positiv förändring varje år Bedöms ej uppnås för året Kommunen ska i budget avsätta medel för att jämna ut pensionskostnaderna Budgeterade medel kommer ej att användas för 2009 p.g.a. det ekonomiska läget. Den finansiella måluppfyllelsen bedöms bli svag för året då inget av målen ser ut att kunna uppfyllas för innevarande år enligt kommunen. Ser vi till de långsiktiga målen så är dock måluppfyllelsen något mer positiv. 4.2 Mål för verksamheten Måluppfyllelsen i verksamheterna redovisas i respektive nämnds redovisning i delårsrapporten. De kommungemensamma inriktningsmålen redovisas i kommunstyrelsens verksamhetsberättelse. Kommunens bedömda måluppfyllelse framgår av tabellen nedan. Kommer målet att uppfyllas? Nämnd / styrelse Ja Tveksamt Nej KS 8 Bildning 2 9 1 Plan och miljö 3 1 1 Socialnämnd 2 5 Teknisk nämnd 2 2 Vatten- och avfallsnämnd 2 Överförmyndaren 1 KF:s beredningar 3 SUMMA 14 26 2 Uppfyllelsen av åtta inriktningsmål redovisas i kommunstyrelsens rapport om måluppfyllelse. För samtliga dessa åtta mål anges att det är tveksamt om förväntade insatser är tillräckliga för att målet ska nås i tid. 7

Av 42 inriktningsmål beräknas var tredje (14 st.) komma att uppfyllas för året. För 26 anges tveksamhet kring måluppfyllelsen. Under respektive inriktningsmål anges underliggande resultatmål som kan ses som en form av indikator på det överliggande inriktningsmålets uppfyllelse. I vissa fall är resultatmålen konkret mätbara för innevarande år. Som vid tidigare granskningen vill vi dock poängtera vikten av att mätbara årliga mål tas fram inom samtliga verksamheter. Detta tror vi skulle kunna bidra till att kommunen har lättare att bedöma måluppfyllelsen än i nuläget då tveksamhet råder kring en majoritet av målen (26 av 42). Sammanfattningsvis kan konstateras att resultaten i delårsrapporten delvis uppfyller de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten. 8