DELEGATIONSORDNINGEN

DELEGATIONSORDNINGEN Beslutad av kultur- och fritidsnämnden den 17 september 2008

Delegationsordning för kulturoch fritidsförvaltningen Vad är delegation? Nämnden får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller i en viss grupp av ärenden. Delegation innebär medgivande att annan person får fatta beslut i nämndens ställe. Detta förutsätter ett förtroendeförhållande mellan nämnden och delegaten. Delegaten måste därför försäkra sig om att det beslut som denna ämnar fatta står i överensstämmelse med den allmänna inriktningen som nämnden kan ha givit uttryck för. Vad är beslut? Med beslut i delegeringsbestämmelserna avses endast beslut i kommunallagens mening. Kännetecknande för ett sådant beslut är att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måst göra vissa överväganden eller bedömningar. Beslut som fattas med stöd av delegation skall anmälas till nämnden som också skall ange på vilket sätt så sker. Vad är verkställighet? I det dagliga arbetet i förvaltningen tas dock beslut, där bedömningar görs utan att dessa är att hänföra till beslut i kommunallagens mening. Det handlar här om förberedande eller rent verkställande åtgärder. Rätten för den anställde att vidta olika sådana åtgärder grundas inte på delegering. Den följer i stället av den arbetsfördelning mellan förtroendevalda och anställda som måste finnas för att verksamheten i en stor kommunal förvaltning skall fungera. Praktiskt kan det många gånger vara svårt att dra gränsen mellan vad som är beslut i lagens mening och ren verkställighet. Den förändring som den kommunala verksamheten genomgått med målstyrning och decentralisering kan leda till att gränsen förskjuts. I Haninge kommun tillämpas målstyrning. Inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde har ett kontinuerligt utvecklingsarbete i detta avseende pågått de senaste åren. Finns klara målsättningar för verksamheten är det mycket som kan hänföras till ren verkställighet. Vad som inte får delegeras Det är dock viktigt att målstyrning och rätten att delegera inte utnyttjas på ett sätt som kan rubba nämndens övergripande ansvar för verksamheten. Kommunallagen anger också vilka slag av ärenden som inte får delegeras, nämligen: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller att fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter 2

Vidaredelegation I samband med antagandet av denna delegationsordning medges möjlighet till vidaredelegering. Rätten till vidaredelegering avser förvaltningschefer som får vidaredelegera till anställda. Enligt 6 kap 37 kommunallagen skall beslut som fattats med stöd av vidaredelegation anmälas till huvuddelegaten, som i sin tur skall anmäla dem till nämnden, d v s kultur- och fritidsnämnden. Anmälan av delegationsbeslut Vid delegation överförs beslutanderätten till delegaten, men den som delegerat är däremot inte fri från sitt ansvar. Kultur- och fritidsnämnden måste därför följa hur delegationsrätten utövas. Beslut som har fattats med stöd av delegation skall fortlöpande anmälas till nämnden. Detta sker genom att delegationsbeslut omnämns på föredragningslistan och genom att delegationsbesluten finns tillgängliga på förvaltningen. En nämnd har befogenhet att när som helst till exempel på grund av missbruk av delegeringsbefogenheten, arbetskonflikt eller annan anledning återkalla en lämnad delegering. Däremot kan ett beslut som redan är fattat med stöd av delegation i princip inte återtagas. Det är därför av vikt att beslut som fattats av delegat alltid anmäls till nämnden. Nämnden kan därvid kontinuerligt följa alla fattade beslut samt också begära att få en fullständig redogörelse för ett ärendes gång för att hålla sig väl informerad. Anmärkning: Delegationsbeslut anslås inte på kommunens anslagstavla. Klagotiden för delegationsbeslut börjar från den dag då protokollet från det sammanträde vid vilket beslutet anmäles hos nämnden tillkännagavs på anslagstavlan. Brådskande ärenden Utöver vad som framgår av de olika avsnitten delegerar nämnden åt ordföranden att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Denna beslutanderätt förutsätts användas sparsamt. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde och innehålla uppgift om att ärendet var brådskande. MBL-förhandling eller samråd Delegat svarar i förekommande fall för att förhandlingsskyldighet enligt medbestämmandelagen är uppfylld och att ingångna samverksamavtal med personalorganisationerna följs innan beslut fattas. Delegationsordning 3

Ärende Delegat Vidaredel. Anvisningar/kommentarer Förvaltningsövergripande 1 Brådskande ärenden där nämndens avgörande inte kan avvaktas. Ordförande 2 Yttrande över planärenden Arbetsutskottet 3 Yttrande över namnsättning av vägar Arbetsutskottet 4 Riktlinjer för uthyrning av lokaler och anläggningar Arbetsutskottet 5 Uthyrning av lokaler och anläggningar inom ramen för fastställda riktlinjer i samråd med ekonomichef Inom av nämnden beslutade villkor verkställighet.. Gäller ej tillfällig uthyrning av t.ex. fritidsgård. 6 Tecknade av hyreskontrakt som faller inom ramen för löpande förvaltning. i samråd med ekonomichef Uthyrning och inhyrning av externa lokaler i högst 3 år beslutas av chefen för egendom och säkerhet i förening med berörd förvaltningschef 7 Tecknade av städkontrakt som faller inom ramen för löpande förvaltning Sker efter samråd med Tornberget, som har speciell kompetens i frågan. 8 Prövning enligt 15 kapitlet 6 i sekretesslagen om utlämnande av allmän handling som hör till nämndens verksamhetsområde. i samråd med PA-chef (personalärenden) och registrator Kan överklagas hos Kammarätten. 9 Förändringar som berör förvaltningens indelningar i avdelningar /enheter och motsvarande betr. avdelningar. betr. enheter 10 Arbetsmiljöansvaret AmL kap 3 Enhetschef Verksansvarig Föreståndare Arbetsledare Personliga avtal upprättas mellan förv chef och arbetsmiljöansvarige. Resp chef enligt skriftligt kvitterad delegation. Ärende Delegat Vidaredel. Anvisningar/kommentarer 4

11 Avstängning av brukare från förvaltningens lokaler för längre tid än en vecka. Platsansvarig har möjlighet att omedelbart avvisa och hindra närvaro under en vecka. PERSONAL 12 Anställning av chefer vid kulturoch fritidsförvaltningen utom förvaltningschef LAS 4 och 5. Lönesättning (vid nyanställning/ ändring av lön enligt ovan). betr. avd chefer och enhetschefer betr. ev. övriga chefer Enligt förvaltningens riktlinjer för rekrytering ska en rekryteringsprocess alltid föregås av en analys och en kravanalys. Anställning av personal i mer än tre månader. Lönesättning (vid nyanställning/ ändring av lön enligt ovan). betr. avd chefer och enhetschefer betr. övrig personal Anmärkning: Lönesättning anses som löpande verksamhet och behöver inte anmälas till nämnden. Anställning upp till tre månader. Lönesättning (vid nyanställning/ ändring av lön enligt ovan). för vidaredelegation till enhetschef 13 Förordnande av vikarierande förvaltningschef när semester och/eller tjänstledighet sammanhängande uppgår till högst två månader Kommunstyrelsens ordförande är ansvarig för beslut om vikarierande förvaltningschef vid längre frånvaro för ordinarie förvaltningschef. 14 Ledighet utöver lagar och avtal. förvaltningschef mer än 1 mån - förvaltningschef mindre än 1 mån - övrig personal KS ordf. Kommundir. för avd chef för övriga 15 Befogenhet att föra och teckna lokalt kollektivavtal avseende löneöversyn, i förekommande fall efter direktiv från centrala överläggningar. 16 17 18 Beslut om lönetillägg Förmåner vid ledighet enl lag om facklig förtroendeman (LFF) Tecknande resp. uppsägning av avtal med arbetstagare att mot ersättning använda egen bil i tjänsten, enl bilavtalet. Ärende Delegat Vidaredel. Anvisningar/kommentarer 5

19 Indragning och inrättande av befattning inom budgetram 20 Ledighet enligt lagar och avtal Verkställighet resp chef Semester över en vecka ska samordnas avdelningsvis 21 Ledighet för enskilda angelägenheter enl. AB 05 32 PA-chef 22 Uppsägning från arbetsgivarens sida pga arbetsbrist eller personliga skäl Verkställighet förv chef 23 Beslut om att tillåta/inte tillåta bisyssla 24 Beslut om avstängning av anställd, AB 05 10 mom 1 25 Disciplinåtgärder AB 05 11 26 Godkännande av övertidsrapport mm 27 28 29 Anställningens upphörande och avkortning av uppsägningstid Beslut om 1:a dagsintyg Teckna avtal om distansarbete i hemmet 30 Stadigvarande förändring i arbetsuppgifter som medför att personal flyttas om mellan avdelningar inom avdelning efter samråd med avd.chef och PA-chef i samråd med PAchef Verkställighet resp chef Verkställighet resp chef Verkställighet PA-chef Kurser, konferenser, tjänsteresor och representation 31 Nämndledamöters deltagande i kurser och konferenser 32 Beslut i frågor om kultur- och fritidsnämndens representation och uppvaktning Presidiet Ordföranden 6

Ärende Delegat Vidaredel. Anvisningar/kommentarer 33 Beslut om deltagande i kurser, konferenser och tjänsteresa 34 Beslut om tjänsteresor utanför Norden för personal utöver förvaltningschef Verkställighet resp chef Inom norden är det verkställighet 35 Löne- och ersättningsförmåner vid deltagande i kurser och konferenser Bidrag 36 Beslut om utbetalda medel till föreningarna enligt av KF fastställt bidragsreglemente. Arbetsutskottet Avslag beroende på att kriterierna inte är uppfyllda är verkställighet och handläggs av förvaltningen. 37 Beslut om s.k. övrigt bidrag enligt KF: s bidragsreglemente. 38 Beslut om bidrag till s.k. föreningsdriven öppen verksamhet, som inte regleras av KF: s bidragsreglemente 39 40 Beslut om utbetalningar av medel till s.k. Drömcash Bevilja förskott på föreningsbidrag inom ramen för beviljade medel 41 Beslut om registrering av förening inom kultur- och fritidsnämnden Övrigt 42 Besluta i frågor om lotteritillstånd för ideella föreningar i enlighet med lotterilagen 17 43 Konstnärlig gestaltning avtal med konstnärerna Arbetsutskottet Utsedd handläggare Utsedd handläggare Utsedd handläggare Utsedd handläggare 44 Val av kulturstipendiat Jury Juryn utses av nämnden 7

Ärende Delegat Vidaredel. Anvisningar/kommentarer 45 Namnsättning av verksamhetsställen 46 Upphandling Kommunens policy för upphandling 47 Ansökan om projektmedel för olika verksamhetsprojekt 48 Bokföringsmässig avskrivning för enskild fordran inom nämndens verksamhetsområde Ekonomichef 49 Ändring av attestförteckning Verkställighet ekonomichef 50 Fördelning av budgeterade medel efter nämndbeslut till avdelningar m.m. inom avdelning 8