Statskontoret Promemoria 1 (13) Motiveringspromemoria om förslag till ansvarsfördelning för ekonomiförvaltnings- och löneräkningsuppgifter 1 Bakgrund 1.1 Beredning av projektet Enligt bilaga 6 till regeringsprogrammet för statsminister Juha Sipiläs regering (s. 32) centraliseras upprättandet av bokföringsenheternas bokföring och bokslut i sin helhet så att de blir en lagstadgad uppgift för servicecentret. Den 22 december 2015 tillsatte finansministeriet, i syfte att genomföra regeringsprogrammet, ett projekt (VM138:00/2015) för att bereda centraliserandet av upprättandet av bokföringen och bokslut vid bokföringsenheter och statliga fonder utanför statsbudgeten och av vissa andra ekonomiförvaltningsuppgifter så att de i sin helhet blir en lagstadgad uppgift för Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) (Kiti-projektet). Projektets mål är att stärka styrningen av statens ekonomiförvaltning, öka ekonomiförvaltningens produktivitet och minska utgifterna för att sköta statens ekonomiförvaltning. I projektet bereddes under början av 2016 förslag till fördelning av uppgifter och ansvar mellan ämbetsverk, inrättningar och statliga fonder utanför statsbudgeten samt servicecentret. Under perioden 21.3.2016 13.4.2016 samt 6.10 28.10.2016 begärde man av alla bokföringsenheter och fonder ett omfattande förvaltningsområdesspecifikt utlåtande om förslagen. De ändringsförslag som lades fram i utlåtandena har till stora delar beaktats i samband med vidareberedningen av uppgifts- och ansvarsfördelningen. På grund av ändringsförslagen har man bland annat lagt till övergångstider för ansvarsfördelningen som gäller kontering av utgiftsverifikat och upprättande av memorialverifikat (se punkter 4.1.4 och 4.3.3) samt preciserat vissa ansvar med anknytning till bokslutets bilagor. 2 Nuvarande avtalsbaserade ansvarsfördelning I dagsläget är det frivilligt för ämbetsverk, inrättningar och fonder att använda de ekonomiförvaltningstjänster som tillhandahålls av Palkeet. Om de tjänster som Palkeet tillhandahåller bokföringsenheterna avtalas i serviceavtal mellan Palkeet och bokföringsenheten i fråga. Fördelningen av ansvaret för de gemensamma bastjänsterna, som är avsedda för alla bokföringsenheter, mellan Palkeet och bokföringsenheten bygger enligt serviceavtalet på statens gemensamma processer för ekonomi- och personalförvaltning. Ansvarsfördelningstabellerna och processbeskrivningarna som beskriver dessa processer upprätthålls av Statskontoret. Även fördelningen av ansvar för de separat överenskomna gemensamma tilläggstjänsterna beskrivs numera i ansvarsfördelningstabellen som upprätthålls av Statskontoret.
Statskontoret Promemoria 2 (13) 3 Ekonomiförvaltningsuppgifter som enligt lag centraliseras till servicecentret: regleringens struktur 3.1 Lagen om ändring av lagen om statsbudgeten Regeringens proposition till riksdagen med förslag till lag om ändring av lagen om statsbudgeten (423/1988) accepterades 23.11.2016 och bekräftades 9.12.2016. Lagförändringen träder i kraft 1.10.2017. Enligt 12 b 1 moment i lagen om ändring av lagen om statsbudgeten (1053/2016) Statskontoret bestämmer om betalningsrörelse- och bokföringsuppgifter och om annan uppföljning enligt 16 i anknytning till dessa samt om uppgifter för upprättande av bokslut, som ska skötas centraliserat och för vilka det äm-betsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara. Enligt 12 b 2 moment i lagen om ändring av lagen om statsbudgeten (1053/2016) Statskontoret bestämmer de uppgifter i fråga om ämbetsverkens eller inrättningarnas löneräkning som sköts centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ansvarar. Statskontoret kan bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana gransk-ningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller till någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren Statskontoret har i dag meddelat föreskriften Fördelning av ekonomiförvaltningsuppgifter och -ansvar mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna (VK/18/00.00.01.06.00/2017) och föreskriften Fördelning av löneräkningsuppgifter och -ansvar mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna (VK/1/00.00.00.01/2017). Enligt 12 b 3 moment i lagen om ändring av lagen om statsbudgeten kan avvikelser av något särskilt skäl i anknytning till verksamheten vid bokföringsenheten och med tillstånd av Statskontoret göras för högst fem år i sänder på ansökan av bokföringsenheten, om det krävs för att sköta uppgiften på ett ändamålsenligt sätt. För de uppgifter som specificerats i tillståndet ansvarar bokföringsenheten. Innan Statskontoret fattar beslut om tillståndet ska det höra servicecentret och vid behov det ministerium som styr bokföringsenheten samt finansministeriet. För att bedöma behovet av ett undantagstillstånd och för att på ett effektivt sätt fullgöra skyldigheten till hörande, är det motiverat att bokföringsenheten och servicecentret bereder undantagstillståndsärendet i samråd. Statskontorets beslut i fråga om ett undantagstillstånd är slutligt och kan inte överklagas. Statskontorets tillstånd får beviljas för högst fem år åt gången.
Statskontoret Promemoria 3 (13) 3.2 Uppgifter som centraliseras till Palkeet med stöd av lagen och Statskontorets föreskrift De uppgifter som på grundval av lagen och Statskontorets ansvarsfördelningsföreskrift som utfärdas med stöd av lagen centraliseras till servicecentret är uppgifter som gäller betalningsrörelse, bokföring, annan uppföljning i anknytning till denna samt bokslut, löneräkning och granskning av ersättningar för resekostnader, vilka beskrivs i Statskontorets föreskrift och i kapitel 4 i denna promemoria. Statskontoret får vid behov ändra de föreskrifter som det har utfärdat om uppgifts- och ansvarsfördelningen. Ändringarna i föreskrifterna ska göras i god tid innan de träder i kraft. Statskontoret ska vid behov höra bokföringsenheterna och fonderna innan föreskrifterna ändras. 3.3 Ekonomiförvaltningsuppgifter som faller utanför lagens tillämpningsområde De uppgifter som med stöd av lagen centraliseras till servicecentret omfattar inte till exempel uppgifter som gäller verksamhets- och ekonomiplaneringen (12 i lagen om statsbudgeten), tillämpning av budgeten, det vill säga fattande av utgiftsbeslut och ansvaret för att följa budgeten i anslutning till detta, sakgranskning och godkännande av budgetutgifter (38 2 och 3 mom. i förordningen om statsbudgeten (1243/1992)), kontroll av fullmakter (15 i lagen om statsbudgeten) samt redovisning av resultat och ledning (lagen om statsbudgeten 16 ). Statskontorets föreskrifter som utfärdats med stöd av 12 b 1 och 2 mom. i lagen om statsbudgeten tillämpas inte på grund av den allmänna naturen hos lagen om statsbudgeten, om annat föreskrivs om saken på en annan plats i lagen eller med stöd av lagen. Den föreslagna regleringen gäller således inte till exempel bokföring av skattemedel som föreskrivs i 5 i lagen om skatteuppbörd (609/2005), vilken enligt 1 mom. i nämnda paragraf sköts av skatteuppbördsmyndigheten. Enligt regeringens proposition (RP 165/2016) bestämmer Statskontoret om de bokföringsuppgifter som sköts centraliserat vid servicecentret. I propositionen avses med att sköta bokföringen bokföringsenhetens huvudbokföring, det vill säga upprättande av dag- och huvudbok. Förutom huvudbokföringen kan Statskontorets föreskrifter om fördelningen av uppgifter och ansvar mellan bokföringsenheterna och servicecentret även gälla delbokföringar som till sin natur gäller sådana saker som alla eller åtminstone de flesta ämbetsverk och inrättningar behöver i sin verksamhet. Dessa delbokföringar är i dag till exempel hanteringssystemet för memorialverifikat (i dag Rondo), orderhanteringssystemet (i dag Tilha) och hanteringssystemet för reseräkningar (i dag M2). Statskontoret kan inte föreskriva om uppgifts- och ansvarsfördelningar mellan ämbetsverken och inrättningarna samt servicecentret när det gäller delbokföringen för verksamheten vid andra än ovan nämnda instanser, det vill säga bland annat enskilda eller vissa ämbetsverk och inrättningar och statliga fonder utanför statsbudgeten.
Statskontoret Promemoria 4 (13) Lagändringen och Statskontorets föreskrift som utfärdas med stöd av den begränsar inte bokföringsenheternas och fondernas samt Palkeets möjlighet att komma överens om att de ekonomiförvaltningsuppgifter som inte omfattas av lagändringen även i framtiden sköts vid servicecentret enligt avtal. 4 Ändringar i ansvarsfördelningen 4.1 Kontering av utgiftsverifikat I kapitlen 4.1 4.4 i denna promemoria beskrivs de mest betydande ändringarna i ansvarsfördelningen mellan bokföringsenheterna och fonderna samt Palkeet i jämförelse med den avtalsbaserade ansvarsfördelningen som tillämpas 2016. I kapitel 4.5 beskrivs de ämneshelheter som gäller de med stöd av lagen centraliserade uppgifter och för vilka inga ändringar i ansvarsfördelningen görs. Föreskrifterna om ansvarsfördelning inkluderar inte de uppgifter som ingår i den nuvarande avtalsbaserade ansvarsfördelningstabellen och som inte är en genom lagen eller med stöd av den centraliserad ekonomiförvaltningsuppgift. Av informativa skäl har man i tabellerna som beskriver ansvarsfördelningen inkluderat Palkeets avtalsbaserade tilläggstjänster. Den presenterade listan med avtalsbaserade tjänster är inte uttömmande. Bokföringsenheten eller fonden kan också avtala om tillhandahållande av andra uppgifter än de som nämns i listan vid Palkeet. Med utgiftsverifikat avses här såväl inköpsfakturor som andra utgiftsverifikat som förs in i bokföringen. Inom staten används det gemensamma Rondo-datahanteringssystemet eller Tilha-orderhanteringssystemet för att kontera, sakgranska och godkänna inköpsfakturor och andra utgiftsverifikat. Utgiftsverifikat som hanteras i bokföringsenheternas egna substanssystem och som i regel är utgifter inom överföringsekonomin faller utanför centraliseringsprojektets uppgifter (se närmare kapitel 3.3 i promemorian). Utgiftsverifikaten som hanteras i Rondo kan delas in i fyra olika grupper enligt deras hanteringssätt: fakturor som konteras manuellt fakturor med beställning (i dagsläget i Tilha-systemet) fakturor med avtalsinställning fakturor med konteringskod Arbetsfördelningen som gäller hantering av de tre sistnämnda utgiftsverifikat som omfattas av automatiska åtgärder beskrivs närmare i kapitel 5 Automatisering av behandlingen av utgiftsverifikat.
Statskontoret Promemoria 5 (13) 4.1.1 Nuläge 4.1.2 Ändring 4.1.3 Ändringens verkningar Utgiftsverifikat konteras manuellt (punkt 1.2 i ansvarsfördelningstabellen för ekonomiförvaltning) i regel vid bokföringsenheter. Bokföringsenheterna och Palkeet kan dock i serviceavtalet komma överens om att konteringen tillhandahålls som en tilläggstjänst vid servicecentret. I dagsläget köper 22 bokföringsenheter konteringstjänster från Palkeet. Konteringstjänstens omfattning varierar. För en del bokföringsenheter konteras endast en viss helhet (exempelvis hyror). Ansvarsfördelningen i fråga om kontering av utgiftsverifikat ändras så att servicecentret ansvarar för att kontera utgiftsverifikat enligt de uppgifter som bokföringsenheten lämnat in. Bokföringsenheten ansvarar för att skicka uppgifterna till servicecentret samt att de inlämnade uppgifterna är riktiga. Bokföringsenheten ska till Palkeet skicka uppgifter för kontering antingen via automatiska funktioner eller genom att skicka konteringsanvisningar till Palkeet. Med inlämnande av konteringsuppgifter via de automatiska funktionerna avses i Statskontorets föreskrift att konteringsuppgifterna sparas genom ett orderhanteringssystem, funktionen för inriktning av avtal eller funktionen för konteringskod. Om en bokföringsenhet eller en fond inte skickar konteringsuppgifterna till Palkeet via de automatiska funktionerna, är den skyldig att upprätta konteringsanvisningar för Palkeet. Servicecentret har en lagstadgad skyldighet att kontera enligt konteringsanvisningarna. Ansvaret för att använda de automatiska funktionerna och skicka konteringsuppgifter fördelas enligt punkterna 1.1 och 1.2 i ansvarsfördelningstabellen för ekonomiförvaltningen. Statskontoret kan inte föreskriva om ansvarsfördelning i fråga om konteringar som genomförs i andra än statens gemensamma system (till exempel idag Rondo och Tilha). Statskontoret kan inte föreskriva om ansvarsfördelning i fråga om konteringar som genomförs i delbokföringssystem som används av enskilda eller vissa ämbetsverks och inrättningars fonder samt fonder utanför budgeten. I och med ändringen görs konteringar antingen 1) med hjälp av automatiska funktioner eller 2) i Palkeet enligt konteringsanvisningar som bokföringsenheten lämnar in.
Statskontoret Promemoria 6 (13) Centraliserandet av konteringen till Palkeet förbättrar produktiviteten särskilt vid små bokföringsenheter eller bokföringsenheter som i dag utför kontering decentraliserat. Därtill förbättras förutsättningarna för en enhetlig bokföring mellan olika bokföringsenheter då konteringen sker vid Palkeet. Vid de bokföringsenheter, där manuell kontering sköts centraliserat vid ekonomienheten och där kontering och sakgranskning har centraliserats till få personer, ligger fokus för utvecklingen främst på att öka automationsgraden genom att utnyttja de befintliga gemensamma datasystemen (Rondo och Tilha) och de som ersätter dessa i framtiden. 4.1.4 Övergångsperiod Ändringen har en övergångsperiod fram till slutet av 2018. Fram till den 31 december 2018 får bokföringsenheter eller fonder som en sista utväg kontera utgiftsverifikat manuellt i Rondo. Från och med den 1 januari 2019 ska bokföringsenheten eller fonden skicka konteringsuppgifter till Palkeet via de automatiska funktionerna eller som konteringsanvisningar. Om bokföringsenhetens Rondo-system ersätts med ett nytt system innan övergångsperioden tar slut, är det inte möjligt att manuellt kontera utgiftsverifikat i Rondo-systemet fram till slutet av övergångsperioden. 4.2 Bokslut Ansvar som gäller upprättande av bokslut (punkt 3.7 i ansvarsfördelningstabellen för ekonomiförvaltning) fördelas i och med den nya ansvarsfördelningen så att bokföringsenheterna ansvarar för upprättande av bilagorna 1 principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet, 12 statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra mångåriga ansvarsförbindelser, 16 maturitetsfördelning och duration när det gäller skulden och 17 övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter till bokföringen. Bokföringsenheten ansvarar dessutom för upprättandet av de bilagor som upprättas utifrån andra uppgifter än huvudbokföringen eller statens gemensamma delgenomföringar. Bokföringsenheten ansvarar även för sammanställandet av bokslut. Ansvaret för att upprätta andra bokslutskalkyler och bilagor ligger på Palkeet. Fonder utanför statsbudgeten ansvarar i fortsättningen för upprättandet av bilagorna 1 principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet 10 statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra mångåriga ansvarsförbindelser, och 15 övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter till bokföringen. Fonden ansvarar dessutom för upprättandet av de bilagor som upprättas utifrån andra uppgifter än huvudbokföringen eller statens gemensamma delgenomföringar. Fonden ansvarar även för sammanställandet av bokslut. Ansvaret för att upprätta andra bokslutskalkyler och bilagor ligger på Palkeet.
Statskontoret Promemoria 7 (13) 4.3 Huvudbokföringens övriga uppgifter 4.3.1 Nuläge 4.3.2 Ändringar 4.3.3 Övergångsperiod Ämbetsverket eller inrättningen ansvarar för att ge en rättvisande bild av resultaten av verksamheten, eftersom Statskontoret enligt regleringen inte kan förordna annat om ansvaren som gäller verksamhetsberättelsen. Ändringen av ansvar som gäller bokslutskalkyler och deras noter har beaktats även i bestämmelserna om bokföringsenhetens undertecknande av bokslutet i förordningen av statsbudgeten så att även servicecentret undertecknar bokslutskalkylerna när det gäller bokföringsenhetens bokslut. Befogenheterna att upprätta budgetens realiseringskalkyl ingår inte i de centraliserade uppgifterna och är således bokföringsenhetens ansvar. Numera gör servicecentret granskningar i enlighet med Statskontorets anvisning om granskningar av kontouppgifter samt avstämningar av balansuppgifter och balansspecifikationer. Bokföringsenheten avstämmer en del av balansuppgifterna. Memorialverifikat upprättas numera vid såväl Palkeet som bokföringsenheterna. I framtiden upprättar Palkeet memorialverifikat som görs direkt i Rondo (punkt 3.4.3 i ansvarsfördelningstabellen för ekonomiförvaltningen). I framtiden är det möjligt för bokföringsenheter att upprätta memorialverifikat genom att använda funktionen för inläsning av Excel-filer i Rondo. Vartefter riktighetskontrollerna av bokföringen och konteringen av utgiftsverifikat överförs till Palkeet är det naturligt att även upprättandet av memorialverifikat fokuseras till Palkeet. Ändringen minskar även risken för överlappande korrigeringar samt skapar bättre förutsättningar för en enhetlig bokföring. Bokföringsenheterna bör kunna meddela Palkeet om behov av memorialverifikat så enkelt som möjligt. Ändringen har en övergångsperiod fram till slutet av 2018. Fram till den 31 december 2018 kan bokföringsenheter eller fonder upprätta memorialverifikat direkt i Rondo-systemet. Från och med den 1 januari 2019 ansvarar Palkeet för memorialverifikat som upprättas direkt i systemet. Om bokföringsenhetens Rondo-system ersätts med ett nytt system innan övergångsperioden tar slut, går det inte att upprätta memorialverifikat i Rondo-systemet fram till slutet av övergångsperioden.
Statskontoret Promemoria 8 (13) 4.4 Hantering av reseräkningar och omkostnadsfakturor 4.4.1 Nuläge 4.4.2 Ändringar 4.4.2.1 Reseräkningsgranskningens innehåll I dagsläget granskar servicecentret reseräkningar som en tilläggstjänst för en del bokföringsenheter. När det gäller granskningstjänstens kunder granskar Palkeet att de dagpenningar och andra ersättningar som ska betalas eller reseutgifterna överensstämmer med statens resereglemente (statens tjänsteoch arbetskollektivavtal om ersättning av resekostnader) ämbetsverkets resereglemente. I framtiden ansvarar Palkeet för att granska reseräkningar (punkt 4.1.4 i ansvarsfördelningstabellen för ekonomiförvaltningen). Ansvaret för att granska resans saklighet och godkänna den ligger fortfarande på bokföringsenheten. Resans saklighet granskas i samband med godkännandet av reseförordnandet (reseplan i M2-systemet). Överföringen av granskning av reseräkningar till Palkeet harmoniserar granskningsförfarandena och gör det möjligt att förbättra produktiviteten vid hantering av reseräkningar. Därtill överförs även övervakningen av inköpstransaktioner och övervakningen av cirkuleringen av reseräkningar och omkostnadsfakturor till Palkeet (punkt 4.3 i ansvarsfördelningstabellen för ekonomiförvaltningen). Detta inkluderar övervakning både vid bokslutstidpunkten och regelbundet under året. Palkeet ansvarar i fortsättningen för granskning av reseräkningar (4.1.4). Palkeet granskar att de dagpenningar och andra ersättningar som ska betalas eller reseutgifterna överensstämmer med statens resereglemente (statens tjänste- och arbetskollektivavtal om ersättning av resekostnader) samt ämbetsverkets resereglemente. Om bokföringsenheten eller fonden har skickat anvisningar om kontering av reseräkningar till Palkeet, ansvarar Palkeet också för att kontrollera att fakturorna överensstämmer med konteringsanvisningarna. Det detaljerade innehållet i kontrollen gås igenom gemensamt av Palkeet och bokföringsenheten eller fonden. Detta är motiverat bland annat eftersom innehållet i resereglementena varierar mellan olika ämbetsverk. Arbetsgivaren kan använda sin prövningsrätt i antingen ämbetsverkets reseanvisning, resereglemente eller vissa fall senast när reseräkningen godkänns. Granskning av reseräkningar i förhållande till statens resereglemente Vid granskning av reseräkningar i förhållande till kraven i statens resereglemente granskar man att reseräkningen innehåller alla nödvändiga uppgifter (till exempel resans förklaring, kvitton samt de i statens resereglemente förutsatta motiveringarna till ersättning av kostnaderna). Granskning av reseräkningar i förhållande till ämbetsverkets resereglemente
Statskontoret Promemoria 9 (13) Statens resereglemente är ett bindande tjänste- och arbetskollektivavtal, men det är inte en uttömmande reglering av de statliga ämbetsverkens researrangemang eller styrning av reseförvaltningen. Enligt 5 i statens resereglemente ska en tjänsteresa företas på så kort tid och med så små totala kostnader som möjligt med beaktande av att tjänsteresan ska bli genomförd och de uppgifter som personen i fråga ålagts att sköta utförda på ett så ändamålsenligt och säkert sätt som möjligt. Arbetsgivarens prövningsrätt innebär bland annat prövning i samband med bedömning av de totala kostnaderna enligt 5 i statens resereglemente. Arbetsgivaren använder sin prövningsrätt bland annat i följande frågor: kombinerade semester- och tjänsteresor (3 i statens resereglemente), tjänsteresans slut på arbetsplatsen (4 i statens resereglemente), övriga kostnadsersättningar (7 i statens resereglemente) samt logioch hotellersättningar (15 i statens resereglemente). Arbetsgivaren använder sin prövningsrätt till exempel när man avgör om resekostnader ska ersättas i fall där resenären har upprättat en reseräkning senare än två månader efter resans slut. Om arbetsgivaren i ämbetsverkets resereglemente har bestämt till exempel att dagpenningar för reseräkningar som upprättats senare än två månader efter resans slut inte utbetalas, avskriver Palkeet i samband med granskning av reseräkningar dagpenningarna för reseräkningar som upprättats senare än två månader efter resans slut och meddelar reseräkningens godkännare och resenären om detta. Reseförordnande Enligt tillämpningsanvisningen för 3 i statens resereglemente behövs ett reseförordnande alltid, och det kan ges elektroniskt. Ett förordnande om tjänsteresa kan grunda sig på en särskild uppmaning av en chef, på en arbetsordning som ska iakttas, på en instruktion eller på en annan permanent bestämmelse eller, i fråga om anställda i arbetsavtalsförhållande, på avtal. En reseplan som godkänts i M2-systemet fungerar som ett reseförordnande som avses i statens resereglemente (statens tjänste- och arbetskollektivavtal om ersättning av resekostnader). M2-resehanteringssystemet jämför kostnaderna som godkänts i reseplanen med kostnaderna på reseräkningen och skillnaden som systemet räknar ut visas på reseräkningen. Begränsning av reseräkningar som omfattas av ändringen Reseräkningarna för resor både i Finland och utomlands granskas i fortsättningen vid Palkeet. Granskningen av reseräkningar av personer anställda vid ämbetsverken överförs inte till Palkeet. Bokföringsenheterna kan även i framtiden avtala om att Palkeet sköter granskningen av dessa personers reseräkningar som en tilläggstjänst. Dessutom föreskrivs det inte att Palkeet ska sköta granskningen av reseräkningar som gäller resor gjorda av personer som tillhör den politiska ledningen (till exempel republikens president, presidenterna, ministrarna, ministrarnas specialmedarbetare, politiska statssekreterare och de ovan nämndas delegationer). Palkeet går specifikt för varje bokföringsenhet igenom avgränsningsfrågor med anknytning till personer som tillhör den politiska ledningen. Bokföringsenheten kan avtala separat om att
Statskontoret Promemoria 10 (13) reseräkningarna ska granskas vid Palkeet även då det gäller reseräkningar för den ovan nämnda gruppen av personer. Målet på längre sikt är att även granskningen av reseräkningarna för resor gjorda av de ovan nämnda grupperna av personer ska överföras till Palkeet. 4.5 Ämneshelheter för vilka inga ändringar i ansvarsfördelningen görs 4.5.1 Ansvarsfördelningsföreskriften och -tabellen för ekonomiförvaltningen. Ansvarsfördelningen av följande ämneshelheter mellan bokföringsenheterna och fonderna samt Palkeet berörs inte av ändringarna jämfört med den nuvarande avtalsbaserade ansvarsfördelningen (inom parentes en hänvisning till motsvarande punkt i ansvarsfördelningstabellen för ekonomiförvaltningen): övervaka cirkuleringen av utgiftsverifikat i Rondo (1.3), överföra utgiftsverifikat till inköpsreskontra och sköta inköpsreskontra (1.4), betalningar utanför inköpsreskontra (1.5), debitering (1.6), behandling av utgiftskontoutdrag (1.7), förvaltning av bankkonton (1.8), penningförsörjning för kontantkassor och kassasystem (1.9), arkivering av material som gäller utgiftshantering (1.10), hantering av inkomster (2) (med undantag av indrivning och kundtjänst för faktureringens slutkund), skicka (3.1) och underhålla uppföljningsobjekt och valideringsregler (3.2), behandling av inkommande bokföringsmaterial (3.3), bokföring av anläggningstillgångar (3.5), bokföring av lösöre (3.6), behandling av omkostnadsfakturor (4.2) samt debitering av reseräkningar (4.4).
Statskontoret Promemoria 11 (13) 4.5.2 Ansvarsfördelningsföreskrift för löneräkningen Enligt 12 b 2 mom. första meningen i lagen om statsbudgeten (1053x/2016) bestämmer Statskontoret om de uppgifter som gäller ämbetsverkets eller inrättningens löneräkning som sköts centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ansvarar, det vill säga i praktiken servicecentret. Med löneräkning avses i bestämmelsen den tekniska löneräkning som arbetsgivarmyndigheten ansvarar för och som behövs för den utbetalning av löner som baserar sig på de arbetstids- och löneuppgifter och övriga uppgifter som ämbetsverket överlämnat samt uträkningen av olika avtalsbaserade ersättningar. Statskontoret bestämmer vilka löneräkningsuppgifter som centraliseras till servicecentret. Servicecentret ansvarar på grundval av Statskontorets förordnade för löneräkningens riktighet i förhållande till arbetsgivarämbetsverket. Detta betyder att servicecentret är skyldigt att ersätta arbetsgivarämbetsverket för direkta skador som orsakats av en felaktig löneräkning, såsom ränteutgifter för försenad lönefordran, om bokföringsenheten har skickat de riktiga uppgifter som krävs för löne- och arvodesräkningen i tid. Ändringen påverkar inte rättsförhållandet mellan arbetsgivarämbetsverket och en tjänsteman eller anställd hos ämbetsverket, utan för löneutbetalningen och ersättningen av resekostnader till personer anställda hos ämbetsverket ansvarar i framtiden alltid envar arbetsgivarämbetsverk i enlighet med 13 1 mom. i statstjänstemannalagen (750/1994) och arbetsavtalslagen (55/2001). På grund av lagförändringen har Statskontoret har meddelat föreskriften Fördelning av löneräkningsuppgifter och -ansvar mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna. Ansvarsfördelningen för löneräkningen innehåller inga ändringar som skulle innebära en betydande förändring i jämförelse med den nuvarande avtalsbaserade ansvarsfördelningen mellan bokföringsenheten och servicecentret. Utkastet till ansvarsfördelningsföreskriften för löneräkning påverkar inte arbetsgivarämbetsverkets ansvar i förhållande till tjänstemän eller anställda och i framtiden är det fortfarande arbetsgivarämbetsverket som ansvarar för löneräkningen och dess grunder. Palkeet ansvarar i förhållande till arbetsgivarämbetsverket för den tekniska riktigheten av löneräkningen på samma sätt som i dagsläget. Palkeets ansvar för den tekniska riktigheten av löneräkningen bygger dock i framtiden på lagen och Statskontorets föreskrift som utfärdas med stöd av denna istället för ett avtal. I ansvarsfördelningsföreskriften för löneräkningen har innehållet i vissa löneräkningsuppgifter uppdaterats och de använda begreppen harmoniserats. I utkastet till föreskrift har man till exempel kompletterat verkningarna av ämbetsverkets styrmodell på uppgifterna och utmönstrat uppgiften som gäller skapandet av Rahakas-material vid lönekörningar, eftersom man har beslutat att inte genomföra anslutningen från Kieku till Rahakas. Dessutom har man i föreskriften beaktat löneförvaltningen och lönebetalningen för personer som har anställts lokalt utomlands. I motsats till tidigare ska registreringen av utbetald dagpenning godkännas vid servicecentret.
Statskontoret Promemoria 12 (13) 5 Automatisering av behandlingen av utgiftsverifikat 5.1 Nuläge 5.2 Måltillstånd För automatiseringen av behandlingen av utgiftsverifikat, det vill säga användningen av funktionen för inriktning av avtal, konteringskod och orderhanteringssystemet ansvarar bokföringsenheten. Bokföringsenheterna kan köpa en tilläggstjänst av Palkeet för att spara avtalsuppgifter i Rondo. Statskontoret följer regelbundet upp automatiseringsgraden av behandlingen av utgiftsverifikat. Enligt punkt 4.1.2 ovan kan bokföringsenheten välja om den i framtiden skickar de för konteringen nödvändiga uppgifterna till servicecentret via de automatiska funktionerna eller som konteringsanvisningar. I sista hand kan bokföringsenheterna också själv kontera utgiftsverifikat i Rondo fram till den 31 december 2018 (se punkt 4.1.4). Behandlingen av utgiftsverifikat ska enligt strategin för statens ekonomiförvaltning 2020 i så stor utsträckning som möjligt bygga på automation. Behandlingen av utgiftsverifikat ska således i måltillståndet i så stor utsträckning som möjligt bygga på användningen av de automatiska funktionerna istället för konteringsanvisningar. På grund av detta är det ändamålsenligt att Palkeet intar en större roll vid bland annat utnyttjandet av funktionen för inriktning av avtal. När det till exempel gäller lokalitetsavtal kan Palkeet hämta avtalsuppgifterna direkt från allmänt använda system, såsom Optimaze. Palkeet kan också spara de för inriktning av avtal nödvändiga uppgifterna enligt de behandlade fakturorna. I Palkeets konsultativa verksamhet ingår att identifiera utgiftsverifikat som ska automatiseras, och den omfattas inte av föreskriften. I framtiden är det dock möjligt att vid behov förordna att verifikat som bygger på vissa avtalstyper (exempelvis utgiftsverifikat enligt avtal angående så kallat fortlöpande skuldförhållande såsom hyresavtal) automatiseras, om automatiseringen annars anses bli bristfällig. 6 Ikraftträdande och övergångsbestämmelser Lagförändringen och Statskontorets föreskrifter om ansvarsfördelning träder i kraft den 1 oktober 2017. Åtgärder som hänför sig till ikraftsättandet av lagen får vidtas innan lagen träder i kraft. Även de undantagstillstånd av Statskontoret som utfärdas med stöd av 12 b 3 mom. samt beslut med stöd av dem får utfärdas efter det att lagen har godkänts och blivit stadfäst. Föreskrifterna och undantagsbeslut i fråga om dem är dock giltiga tidigast den 1 oktober 2017. Statskontoret har gett ut en anvisning (VK/21/00.00.01.06.00/2017) om uppgörandet av dispensansökan gällande ansvarsfördelningen. På försvarsmakten tillämpas lagen från ingången av 2019.
Statskontoret Promemoria 13 (13) Ändringen av ansvarsfördelningen som gäller konteringen av utgiftsverifikat har en övergångsperiod fram till slutet av 2018. Fram till den 31 december 2018 får bokföringsenheter eller fonder som en sista utväg kontera utgiftsverifikat manuellt i Rondo. Från och med den 1 januari 2019 ska bokföringsenheten eller fonden skicka konteringsuppgifter till Palkeet via de automatiska funktionerna eller som konteringsanvisningar. Om bokföringsenhetens Rondo-system ersätts med ett nytt system innan övergångsperioden tar slut, är det inte möjligt att manuellt kontera utgiftsverifikat i Rondo-systemet fram till slutet av övergångsperioden. Ändringen av ansvarsfördelningen som gäller upprättande av utgiftsverifikat har en övergångsperiod fram till slutet av 2018. Fram till den 31 december 2018 kan bokföringsenheter eller fonder upprätta memorialverifikat direkt i Rondo-systemet. Från och med den 1 januari 2019 ansvarar Palkeet för memorialverifikat som upprättas direkt i systemet. Om bokföringsenhetens Rondo-system ersätts med ett nytt system innan övergångsperioden tar slut, går det inte att upprätta memorialverifikat i Rondo-systemet fram till slutet av övergångsperioden.