Handbok för projektansökan Praktikantprogrammet 2016 Vidareförmedlande organisationer Sida 1 (8)
Handbok Praktikantprogrammet 2016 Vidareförmedlande organisationer Förord Handboken är tänkt att ge dig som ska ansöka om bidrag som vidareförmedlande organisation vägledning, stöd och råd när du fyller i er organisations ansökan till Praktikantprogrammet. Om du har frågor om ansökan eller om du behöver råd angående utformningen av ert projekt är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för Praktikantprogrammet på 010-470 03 00 (vxl) eller praktikantprogrammet@uhr.se. Om ansökan Skapa en ansökan Du fyller i och skickar in ansökan online på Universitets- och högskolerådets webbplats utbyten.se/praktikantprogrammet. Du ska inte skicka in några papperskopior. Sista dag att skicka in ansökan är den 24 november 2016, kl. 12:00. Projektperioden sträcker sig från 1 januari 2017 till 30 september 2018. Behandling av ansökan En inkommen ansökan är en allmän handling. Inkomna ansökningar bereds efter sista handläggningsdag. Beslut meddelar vi tidigast fyra veckor efter sista ansökningsdag. Vi lämnar inte förhandsbesked. Giltighets- och bedömningskriterier för programmet finns på sidan Bedömning av ansökan på utbyten.se. samt i Praktikantprogrammets ramar och kriterier. En ogiltig ansökan går inte vidare till kvalitetsbedömning utan avslås direkt. Om ansökan inte bedöms som giltig får den sökande organisationen ett skriftligt besked om det. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt Förordning (2012:811) med instruktion för Universitets- och högskolerådet Utbetalning av beviljade medel Vi skickar besked om beslut per e-post till kontaktperson/-er samt firmatecknare. Beviljat bidrag betalar vi ut till det plus- eller bankgironummer som du har angett i ansökan. Lycka till med ansökan! Sida 2 (8)
Innehållsförteckning Skapa en ansökan... 4 Sökande organisation sida 1... 4 Sändande organisation sida 2... 4 Kontaktpersoner sida 3... 4 Resor och budget sida 4... 5 Projektbeskrivning sida 5... 5 Bekräfta och skicka in sida 6... 7 Slutrapportering och deltagarenkäter... 7 Förväntade resultat för deltagare i Praktikantprogrammet... 7 Begrepp som förekommer i handboken och vad vi avser med dem... 8 Sida 3 (8)
Skapa en ansökan Ansökan till Praktikantprogrammet ska endast registreras online. Länken till online-ansökan hittar du på vår webbplats utbyten.se, under Praktikantprogrammet. För att kunna fylla i en ansökan behöver du skapa ett användarkonto för din organisation. Så här gör du: Du skapar användarkontot genom funktionen logga in och registrera dig. När du skapat ditt användarkonto fyller du i ansökan enligt anvisningarna i ansökningssystemet. När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder i all kontakt med Universitets- och högskolerådet (UHR). En bekräftelse på att din ansökan mottagits skickas till den e-postadressen som du angav när du skapade ditt användarkonto. All information kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den e-postadress som angivits i ansökan, samt till firmatecknare och kontaktpersoner. Sökande organisation Sökande organisation sida 1 Ange er organisations adressuppgifter i fältet sökande organisation, det vill säga den organisation vars firmatecknare godkänner Praktikantprogrammets villkor samt ramar och kriterier. Uppgifter för utbetalning Beviljade medel utbetalas till de plus- eller bankgironummer som du anger i ansökan. De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och plus- eller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de utbetalda pengarna anger du en utbetalningstext/referenstext. Är du osäker på vilken text som är lämplig kan det vara bra att stämma det av med er ekonomiavdelning. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att UHR inte betalar ut bidrag till privata personkonton. Sändande organisation Sändande organisation sida 2 Här anger de sändande organisationernas adressuppgifter. Du ska även ange en kontaktperson, med titel och e-postadress, för varje organisation. För att lägga till en organisation klickar du på +Lägg till organisation. Kontaktpersoner Kontaktpersoner sida 3 Här fyller du i kontaktuppgifter till firmatecknare och kontaktperson på den sökande svenska organisationen. Du kan lägga till flera kontaktpersoner. De personer som du anger här är de som kommer att få ta del av beslut och information om projektet från UHR. Uppgifter om firmatecknare och kontaktperson är obligatoriskt. Sida 4 (8)
Resor och budget Resor och budget sida 4 För att försäkra dig om vad bidraget kan användas till, se dokumentet Ramar och kriterier för Praktikantprogrammet. Bidraget avser indirekta kostnader för förberedelser, administration, efterarbete (aktiviteter som sker efter avslutad praktikplacering hos mottagande organisation) och kostnader som är direkt kopplade till praktikantprojektet. Beviljade medel ska nyttjas under angiven projektperiod. Medel beviljas i form av ett schablonbelopp á 89 000 SEK/praktikant. Resa Här fyller du i de praktikschabloner ni ansöker om för varje sändande organisation. Du väljer var och en av de organisationer du fyllde i på sida 3, sändande organisation, från rullistan och anger därefter mottagande organisation, land, praktikstart, antal veckor praktiken ska äga rum och antal praktikanter. Om samma sändande organisation planerar att skicka praktikanter till flera olika organisationer eller länder får du lägga in dessa på separata rader. Du kan lägga till fler organisationer genom att klicka på +Lägg till sändande organisation. Budget Som vidareförmedlande organisation erhåller ni bidrag för kostnaderna kopplat till administration, en fast och en rörlig del som räknas ut automatiskt av systemet. Bidraget baserat på antal sändande organisationer samt antalet praktikantschabloner. Dessutom kan ni ansöka om bidrag för att hålla seminarier och för att göra platsbesök som kan utgöra ett stöd till de sändande och mottagande organisationerna, alternativt för att följa upp projektet. För mer information om bidragsnivåer så Ramar och kriterier för praktikantprogrammet. Projektbeskrivning Projektbeskrivning sida 5 Det här avsnittet syftar till att beskriva det projekt som ni söker om medel för. För att du ska kunna spara respektive sida och gå vidare i ansökan måste alla rutor vara ifyllda. Om du inte har möjlighet att fylla i allt på en gång kan du skriva ett ord i varje ruta och sedan spara. Du kan sedan gå tillbaka till sidan för att fylla på med text vid ett senare tillfälle. Syfte och mål 1. Beskriv er organisation och er kapacitet att verka som vidareförmedlande organisation inom praktikantprogrammet. Börja med att kort beskriva er organisation och ange huvudsakliga uppgifter, verksamhetsstruktur och resurser kopplade till projektet. Beskriv mervärdet för er att verka som vidareförmedlande organisation. Sida 5 (8) 2. Beskriv hur ni säkerställer att era sändande organisationer genomför praktikantprojekt vars syfte och mål relaterar till de långsiktiga målen för Praktikantprogrammet? Det långsiktiga målet för programmet är breddad svensk resursbas för det multilaterala, bilaterala och regionala biståndet. Beskriv hur ni säkerställer att era sändande organisationer erbjuder unga svenskar utlandspraktik som syftar till att ge deltagarna ökat intresse för och kunskap om globala frågor. Redogör även för hur ni säkerställer att de ämnar arbeta för att deltagarna efter avslutad praktik ska ha fått ökat engagemang för globala frågor, samt utvecklat förmågor/kompetens som leder till ökad anställningsbarhet inom internationellt utvecklingssamarbete i framtiden. Målen ska mätbara genom en eller flera indikatorer. Redogör för de indikatorer, konkreta tecken på förändring, med vars hjälp ni kommer mäta projektets utveckling och resultat.
3. Beskriv hur ni säkerställer att era sändande organisationer genomför praktikantprojektet med relevans för de tre tematiska prioriteringar som finns inom svenskt bistånd? Tre tematiska prioriteringar ska genomsyra det svenska biståndets inriktning och samtliga insatser ska relatera till dem. De är demokrati och mänskliga rättigheter, miljö och klimat, samt jämställdhet och kvinnors roll i utvecklingen. Projektets aktiviteter och upplägg 4. Presentera en projektplan för hela projektperioden och redogör för hur de planerade aktiviteterna ska bidra till att ni uppfyller projektets syften och mål. Ange gärna en tidsplan för när aktiviteterna ska ske. Beskriv projektets aktivitetsplan. Beskriv hur era planerade aktiviteter stödjer målen för Praktikantprogrammet och de mål som ni har satt upp inom ert projekt. 5a. Beskriv mer ingående de aktiviteter i er aktivitetsplan som ni planerar att genomföra i syfte att stötta de sändande organisationerna roll i projektet samt för att kontrollera att de följer de villkor som gäller för programmet. 5b. Har ni ansökt om extra medel för seminarier eller platsbesök? 6. Beskriv hur ni arbetar med urval? Vilka kriterier gäller för de som kan söka vidareförmedlade medel hos er? Beskriv vilka organisationer som kan ansöka om praktikantschabloner via er och hur er bedömnings- och fördelningsprocess ser ut. 7. Beskriv hur ni säkerställer att de sändande organisationerna arbetar kvalitativt med rekrytering, förberedelser, arbetsbeskrivning, handledning, uppföljning etc.? Beskriv även ansvarsfördelningen. 8. Beskriv hur ni säkerställer att både sändande och mottagande organisationer har kapacitet att arbeta med praktikantverksamhet. 9. Beskriv hur ni säkerställer att era organisationer genomför verksamhet som följer villkoren samt ramar och kriterier som gäller för Praktikantprogrammet? Riskhantering 10. Presentera en riskanalys för ert projekt. Inkludera även förebyggande åtgärder och krishanteringsplan. Syfte med att beskriva risker och hur dessa bör hanteras är att förutse tänkbara händelser som kan hota genomförandet av projektet och därmed uppfyllande av projektets mål. Vissa risker kan minimeras genom god planering, och ibland kan negativa konsekvenser undvikas genom bra åtgärder. Det finns risker som varken går att förebygga eller hantera, men som ändå måste tas med i helhetsbedömningen av projektet. All riskhantering ska vara kopplad till en ansvarig person, på sökande, sändande eller mottagande organisation. Det är även viktigt att ni som organisation är uppdaterade om och följer UD:s reserekommendationer för de länder som är med i ert projekt. Ni ska även lyfta risker som är kopplade till korruption. Sida 6 (8) Tillvaratagande och spridning 11. Beskriv hur ni säkerställer att erfarenheterna från praktikantverksamheten ska tas tillvara av den sändande organisationen och spridas till andra svenska aktörer.
Uppföljning och utvärdering 12. Beskriv hur och vid vilka tillfällen ni utvärderar de sändande organisationernas arbete. Beskriv även hur utvärderingarna analyseras och följs upp. 13. Beskriv hur ni säkerställer att era sändande organisationer gör kontinuerliga utvärderingar med samtliga partners samt hur dessa analyseras och följs upp. 14. Kommer ni att ha avstämningstillfällen med sändande organisationer under projektperioden? 15. Beskriv hur ni säkerställer att alla praktikanter får intyg från praktiken? Bekräfta och skicka in Bekräfta och skicka in sida 6 Här ser du en sammanställning av er ansökan och kan enkelt gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. Här ska också firmatecknare kryssa i att hen accepterar villkoren för Praktikantprogrammet 2016. Slutrapportering och deltagarenkäter De projekt som beviljas bidrag i ansökningsomgången för 2016 ska slutrapportera 2018. Rapporteringen gör du online med samma inloggningsuppgifter som du använde vid ansökan. Praktikanter som har deltagit i projektet ska även svara på en deltagarenkät. Länk till enkäten kommer att finnas på Mina sidor. Länken ska den vidareförmedlande organisationen skicka ut till sändande organisation som i sin tur ger den till praktikanten i samband med att praktiken avslutas. Förväntade resultat för deltagare i Praktikantprogrammet Resultatstrategin för kapacitetsutveckling och utbyten Praktikantprogrammet lyder under Sidas resultatstrategi för kapacitetsutveckling och utbyten 2014-2017. I strategin står att Sida ska stödja program för yngre personer inom ramen för högskoleutbildning, inom myndigheter eller inom näringslivets och det civila samhällets organisationer. Erfarenheter från praktiken ska återföras till biståndets aktörer i Sverige. På lång sikt förväntas unga som deltar i ett praktikantprojekt skaffa sig förmåga och kompetens att verka i globala sammanhang och ett ökat engagemang för globala frågor. De resultaten ska i sin tur bidra till ökad anställningsbarhet inom multilateralt, bilateralt och regionalt utvecklingssamarbete och till att deltagarna blir del av en framtida resursbas. Efter genomförd praktikperiod ska deltagarna svara på en enkät med frågor av självuppskattningstyp. Sida 7 (8)
Tematiska prioriteringar inom Praktikantprogrammet Projekt inom programmet ska vara i överensstämmelse med regeringens tematiska prioriteringar för svenskt bistånd och praktikplaceringar ska fokusera på något av de aktuella områdena: demokrati och mänskliga rättigheter miljö och klimat jämställdhet och kvinnors roll i utvecklingen. Praktikantprogrammet syftar till att utveckla olika kompetenser och förmågor hos deltagarna. Praktikanten förväntas efter avslutad projektperiod ha uppnått följande resultat: ökad kunskap om globala frågor förmåga/kompetens att verka i globala sammanhang nya verktyg och internationella kontakter fördjupat engagemang för globala frågor Begrepp som förekommer i handboken och vad vi avser med dem 1. Med globala frågor avser vi ämnesområden som demokrati, mänskliga rättigheter, hållbar utveckling, jämställdhet, global hälsa, miljö/klimat och fattigdomsbekämpning. 2. Att ha globala kunskaper innebär till exempel att vara insatt i globala frågor, ha erfarenhet av globala sammanhang och/eller att ha ett globalt perspektiv på sitt ämnesområde. Det kan också handla om språkkunskaper, kommunikation, förmåga att hantera en mångkulturell studentgrupp, anpassningsbarhet och flexibilitet. 3. Att verka i globala sammanhang kan till exempel innebära att inom ett ämnesområde kopplat till globala frågor arbeta utomlands, med bistånd eller med internationella relationer. Det kan också handla om att på annat sätt aktivt delta i sammanhang där globala frågor har en central roll. 4. Med förmåga/kompetens avser vi här språkliga/kommunikativa färdigheter, initiativförmåga, kulturell förståelse, praktiska färdigheter, flexibilitet och anpassningsförmåga, samarbetsförmåga, självkänsla, analysförmåga, ledarskapsförmåga. 5. Med verktyg menar vi till exempel språk, nätverk, nya arbetsmetoder, kommunikationskanaler och interkulturell kompetens. Kontakterna kan exempelvis vara inom utbildning, näringsliv, yrkesliv och civila samhället. Sida 8 (8)