Sammanträdesdatum: 04.12.2012 Nr: 11 Paragrafer: 165-175 Plats och tid Skolans lärarrum i Klemetsby, Lumparland Tisdagen den 4 december 2012 kl. 19.00-23.45 Beslutande Brage Wilhelms, kommunstyrelsens ordförande Lil Strandholm-Karlsson, kommunstyrelsens viceordförande Joakim Wilhelms Andreas Perjus, ersättare för Tomas Mörn Inger Nygård, jäv 170 Majvor Blomqvist Övriga deltagande Tomas Urvas, kommundirektör, protokollförare Annsofi Joelsson, kommunfullmäktiges ordförande Underskrifter Brage Wilhelms Ordförande Tomas Urvas Sekreterare Protokolljustering Plats och tid Kommunkansliet i Lumparland, 12.12.2012 Underskrifter Protokollet framlagt till påseende Plats och tid Intygar Plats och tid Joakim Wilhelms Andreas Perjus Kommunkansliet i Lumparland, 13.12.2012 Kommunkansliet i Lumparland, / Underskrift
Sammanträdeskallelse Utfärdad 28.11.2012 Plats: Skolans matsal i Klemetsby, Lumparland Tid: Tisdagen den 4 december 2012 kl. 19.00 Ärendets nr/ärende 165 Laglighet och beslutsförhet 166 Val av protokolljusterare 167 Komplettering och godkännande av föredragningslistan 168 Anmälningsärenden 169 Revisionsprotokoll för verksamhetsåret 2011 170 Utlåtande över ansökan om jordförvärv; Matboden i Lumparland Ab 171 Taxor och avgifter 2013 172 Budget 2013 173 Nivån på budgetens bindande verkan 2013 174 Kommunfullmäktiges protokoll; laglighet och verkställighet 14.11.2012 175 Sammanträdets avslutande Det justerade protokollet från sammanträdet finns till påseende på kommunkansliet i Lumparland den 13.12.2012. Sekreterare: Tomas Urvas Denna möteskallelse har anslagits på anslagstavlan för offentliga handlingar, vilket intygas:
1 165, 166, 167 2012-12-04 Kst 165 Laglighet och beslutförhet Kallelse utgick från kommunkansliet den 28.11.2012. Sammanträdet konstateras vara förvaltningsstadgeenligt sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter beslutfört. Beslut: Förslaget godkändes enhälligt. Kst 166 Val av protokolljusterare Till protokolljusterare torde utse Joakim Wilhelms och Andreas Perjus. Protokolljusteringen äger rum 12.12.2012 kl.18.30 Beslut: Förslaget godkändes enhälligt. Kst 167 Komplettering och godkännande av föredragningslistan Ärendeförteckningen, som består av 165-175 godkänns för behandling. Beslut: Förslaget godkändes enhälligt.
2 168 2012-12-04 Kst 168 Anmälningsärenden 1. ÅLR. Digital agenda för landskapet Åland. 2. Ålands Ömsesidiga försäkringsbolag. Ersättningsbeslut 98080 rörande läckage från varmvattenberedare på Prästgårdsvägen 1 läg 10 01.01.2009. Ersättningssumma 765,60. Ovannämnda ärenden antecknas till kännedom. Beslut: Förslaget godkändes enhälligt.
3 158 2012-11-07 Kst 158 Revisionsprotokoll för verksamhetsåret 2011 Slutrevisionen för verksamhetsåret 2011 utfördes av revisorerna 11.01 och 23-24.05.2012 samt en uppföljning per distans i maj och juni. Över detta fördes ett protokoll som skall behandlas av kommunstyrelsen. Revisionsprotokoll; enligt bilaga:./. Bilaga A - Kst 158 besluter på basen av revisionsprotokollet vidta följande åtgärder: Ett gemensamt kundregister bildas med Lemlands kommun där bl.a. kommunens vattenoch avloppsvattenanslutningar ingår. Dessutom integreras även övriga anslutningar till detta register. Samtliga kunder kommer även att matas in i det gemensamma Aquaprogrammet och därefter skickas nya avtal till samtliga kunder för godkännande. Detta torde uppfylla revisorernas krav på vatten- och avloppsanslutningsregister som föranledde utebliven ansvarsfrihet för byggnadsinspektören/kommunteknikern för verksamhetsåret 2010 och för byggnadsinspektören/kommunteknikern och kommundirektören för verksamhetsåret 2011. Ett tidigare försäkringsärende där byggnadsinspektören/kommunteknikern av misstag inte kompletterat en skadeanmälan gällande en vattenskada i en av kommunens fastigheter och vilket ledde till en utebliven delersättning, tas upp som ett skilt ärende. försöker påverka kultur- och fritidsnämnden att förbättra sin skriftliga framställningen i sina protokoll. har misslyckats hittills men fortsätter med sina strävanden. Uppdateringen av kommunens arkivplan har inte kunnat slutföras pga resurs- och kunskapsbrist. ämnar vidta åtgärder för att avhjälpa bristerna bl.a. med hjälp av utomstående resurser. Bristerna i upphandlingsrutinerna har i huvudsak berört den byggnadstekniska verksamheten. I och med införandet av den gemensamma byggnadstekniska sektorn med Lemland väntas kvaliteten på rutinerna bli betydligt bättre. Ett förslag till ny förvaltningsstadga har överlämnats till sakkunnigrevisorn för utlåtande. Inget svar har ännu erhållits (okt 2012). Verksamhetsberättelsen skall förbättras till bokslutet för verksamhetsåret 2012. Även budgetens information skall förbättras.
4 158 2012-11-07 169 2012-12-04 Kst 158 forts. Hyressättningen i kommunens bostadslägenheter kommer att justeras i samband med budgeten för 2013. Rutinerna gällande hanteringen av semesterlönerna har åtgärdats. En genomgång av kommunens försäkringar har påbörjats under hösten 2012 och fortsätter. Bristerna gällande beräkning av avskrivningarna åtgärdas i och med ibruktagandet av en ny modul i ekonomisystemet som redan anskaffats. Kommunen kommer att frångå systemet med att godkänna överskridningar efter bokslutsperiodens utgång. Beslut: Ärendet bordlades. Kst 169 Protokoll från slutrevision; enligt bilaga:./. Bilaga A - Kst 169 besluter på basen av revisionsprotokollet vidta följande åtgärder: Ett gemensamt kundregister bildas med Lemlands kommun där bl.a. kommunens vattenoch avloppsvattenanslutningar ingår. Dessutom integreras även övriga anslutningar till detta register. Samtliga kunder kommer även att matas in i det gemensamma Aquaprogrammet och därefter skickas nya avtal till samtliga kunder för godkännande. Detta torde uppfylla revisorernas krav på vatten- och avloppsanslutningsregister som föranledde utebliven ansvarsfrihet för byggnadsinspektören/kommunteknikern för verksamhetsåret 2010 och för byggnadsinspektören/kommunteknikern och kommundirektören för verksamhetsåret 2011. Lemlands och Lumparlands taxor och avgifter kommer i huvudsak att samordnas vilket torde undanröja de motstridiga uppgifterna. Ett tidigare försäkringsärende där byggnadsinspektören/kommunteknikern av misstag inte kompletterat en skadeanmälan gällande en vattenskada i en av kommunens fastigheter och vilket ledde till en utebliven delersättning, har nu slutförts. Ersättningen har nu inbetalats på kommunens konto.
5 169 2012-12-04 Kst 169 forts. försöker påverka kultur- och fritidsnämnden att förbättra sin skriftliga framställningen i sina protokoll. har misslyckats hittills men fortsätter med sina strävanden. Uppdateringen av kommunens arkivplan har inte kunnat slutföras pga resurs- och kunskapsbrist. ämnar vidta åtgärder för att avhjälpa bristerna bl.a. med hjälp av utomstående resurser. Bristerna i upphandlingsrutinerna har i huvudsak berört den byggnadstekniska verksamheten. I och med införandet av den gemensamma byggnadstekniska sektorn med Lemland väntas kvaliteten på rutinerna bli betydligt bättre. Ett förslag till ny förvaltningsstadga har överlämnats till sakkunnigrevisorn för utlåtande. Inget svar har ännu erhållits (november 2012). Verksamhetsberättelsen skall förbättras till bokslutet för verksamhetsåret 2012. Även budgetens information skall förbättras. Bristerna i attesteringen och godkännandet av fakturor har åtgärdas i och med ibruktagandet av Webcirkulation av fakturor. Hyressättningen i kommunens bostadslägenheter kommer att justeras i samband med budgeten för 2013. Vissa av nämndernas instruktioner har förnyats i samband med inledandet av samarbetet med Lemlands kommun. Övriga kommer att uppdateras i samband med att den nya förvaltningsstadgan tas i bruk. Projekthanteringens rutiner skall förbättras. Den interna kontrollen skall förbättras inom ramen för tillgängliga resurser. Rutinerna gällande hanteringen av semesterlönerna har åtgärdats. En genomgång av kommunens försäkringar har påbörjats under hösten 2012 och fortsätter. Informationen på kommunens hemsida utvecklas inom ramen för tillgängliga resurser.
6 169 2012-12-04 Kst 169 forts. Rutinerna för faktureringen skall utvecklas inom ramen för tillgängliga resurser. Under 2013 kommer ett nytt faktureringssystem att tas i bruk. Detta kommer till en del att förbättra situationen. Bristerna gällande beräkning av avskrivningarna åtgärdas i och med ibruktagandet av en ny modul i ekonomisystemet som redan anskaffats. Kommunen kommer att frångå systemet med att godkänna överskridningar efter bokslutsperiodens utgång. Uppställningen av bokslut och budget kommer att förbättras inom ramen för tillbudsstående resurser. Rutinmässig avstämning av skattekontot har införts. Amorteringsplanerna för kommunens lån grundar sig på politiska linjedragningar. De berörda lånen skall omförhandlas vid behov. Kommunen strävar aktivt till markinköp och upptar därför ett årligt anslag för detta ändamål. Beslut: Förslaget godkändes enhälligt med kompletteringen att kommunstyrelsen hålls uppdaterad med hur förbättringsarbetet framskrider samt att personalen uppgör en plan för genomförandet. Planen delges kommunstyrelsen.
7 170 2012-12-04 Kst 170 Utlåtande över ansökan om jordförvärv; Matboden i Lumparland Ab Landskapsregeringen inbegär Lumparlands kommuns utlåtande över den åländska företaget Matboden i Lumparlands ansökan om rätt att förvärva och besitta fast egendom. Ansökan gäller att få äga fastigheten Handelsbacka RNr 18:1 i Klemetsby i Lumparland. Fastighetens areal är 8 030 m². Ansökan och motiveringar; enligt bilaga:./. Bilaga A Kst 170 besluter förorda det åländska företaget Matboden i Lumparlands ansökan om att få äga fastigheten Handelsbacka RNr 18:1 i Klemetsby i Lumparland. Motivering: Sökanden uppfyller i villkoren i LF om jordförvärvsrätt (2003:70), 6. Beslut: Inger Nygård anmälde jäv och avlägsnade sig från sammanträdeslokalen. Förslaget godkändes enhälligt.
8 171 2012-12-04 Kst 171 Taxor och avgifter 2013 Taxor och avgifter rörande driften fastställs av kommunfullmäktige i Lemland. Grunder för avgifterna och anslutningsavgifter fastställs av kommunfullmäktige i Lumparland Förslag till taxor och avgifter 2013; enligt bilaga:./. Bilaga A Kst 171 besluter föra en allmän diskussion angående förslaget till taxor och avgifter för 2013. Beslut: beslöt föreslå inför kommunfullmäktige att förslaget omfattas.
9 172 2012-12-04 Kst 172 Budget 2013 Budgetmaterialet har delats ut till styrelsens ledamöter i formen av ett budgetförslag den 29 november 2012. Budgetförslaget består av nämndernas förslag till budget 2013. Förslag till budget för 2013 (nämndernas förslag); enligt bilaga: (Det visuella upplägget är ännu under arbete)./. Bilaga A Kst 172 besluter föra en allmän diskussion angående förslaget till budget för 2013. Beslut: Ärendet bordlades.
10 173 2012-12-04 Kst 173 Nivån på budgetens bindande verkan 2013 föreslår inför kommunfullmäktige att förvaltningsenheterna beslutar inom ramen för sin egen nämnds budget. Om det sker omdisponering från lagstadgad verksamhet får detta inte äventyra förverkligandet av densamma. Undantaget från den delegerade beslutanderätten är samtliga lönekostnader. Beslut: Förslaget godkändes enhälligt.
11 174 2012-12-04 Kst 174 Kommunfullmäktiges protokoll; laglighet och verkställighet 14.11.2012 Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 14.11.2012 behandlades följande ärenden: 59 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 60 Val av protokolljusterare samt komplettering och godkännande av föredragningslistan 61 Val av representant på stämmoombud vis Ålands Miljöservice kf 62 Beskattningsnivåer; skatteprocenter för inkomstskatt och fastighetsskatt 2013 63 Skatt på anslutningsavgifter (vatten/avlopp/centralantenn) 64 Sammanträdets avslutande konstaterar att kommunfullmäktiges beslut är lagenligt fattade och att de kan verkställas. Beslut: Förslaget godkändes enhälligt.
12 175 2012-12-04 Kst 175 Sammanträdets avslutande Sammanträdet avslutades kl. 23.45
13 Lumparlands kommun, anvisning om förfarande vid missnöje mot kommunstyrelsens beslut. Datum för sammanträde 04.12.2012 Paragraf 165-175 1-15 I följande beslut kan rättelseyrkande inte framställas: Eftersom nedan nämnda beslut avser beredning eller verkställighet kan inte rättelseyrkande framställas över beslutet (kommunallagen 112 ): 168-173. Anvisning för rättelseyrkande Den, som är part eller kommunmedlem, och som är missnöjd med nedannämnda beslut, kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Rättelse yrkas hos kommunstyrelsen i Lumparland, med adressen Kyrkvägen 26, 22630 LUMPARLAND. Av rättelseyrkandet skall framgå vad som avses med en önskad ändring och vad yrkandet grundar sig på. Yrkandet tecknas under av den som framställer det eller dennes befullmäktigade ombud. Ärenden som kan beröras av rättelseyrkande: 165-167, 174-175. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter dagen då brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått beslutet delgivet efter att protokollet genom kungörelse på kommunens officiella anslagstavla har varit utställt till påseende. I vartdera fallet räknas inte framläggnings- eller delgivningsdagen med i besvärstiden. Kommunens officiella anslagstavla finns på informationspelaren, som är belägen på daghemsplanen i Klemetsby, Lumparland. Med stöd av lagen om avgifter för vissa domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 82 av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen. Vid oklarheter kan rådgöras med kommundirektören, tel. 018-359 025 (el. växel 018-35 900).
14 KOMMUNALBESVÄR Besvärsmyndighet och besvärstid BESVÄRSANVISNING I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av rättelseyrkanden kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Ett beslut får överklagas genom kommunalbesvär på den grunden att 1. beslutet tillkommit i felaktig ordning, 2. den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter eller 3. beslutet annars strider mot lag Besvärsmyndighet är Ålands förvaltningsdomstol P8 31, Torggatan 16 22101 Mariehamn Paragrafer: Besvärstid 30 dagar från dagen för delfåendet av beslutet. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter dagen då brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. Besvärstiden för beslut enligt byggnadslagen för landskapet Åland är 30 dagar och räknas från den dag då be slutet anslagits på den kommunala anslagstavlan. Beslutet är anslaget den FÖRVALTNINGSBESVÄR Besvärsmyndighet och besvärstid Besvärsmyndighet är: Ålands förvaltningsdomstol PB 31, Torggatan 16 22101 Mariehamn Paragrafer: Besvärstid: 30 dagar från delfåendet av beslutet. forts.
15 BESVÄRSANVISNING, forts Besvärstiden för beslut enligt byggnadslagen för landskapet Åland är 30 dagar och räknas från den dag då be slutet anslagits på den kommunala anslagstavlan. Beslutet är anslaget den Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall inlämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Avgift Enligt lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 82 euro av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen.