IBM TRIRIGA Version 10 Release 4.2. Hantera program och projekt Användarhandbok

IBM TRIRIGA Version 10 Release 4.2 Hantera program och projekt Användarhandbok

Anmärkning Innan du använder den här informationen och den tillhörande produkten ska du läsa informationen i Anmärkningar på sidan 29. Den här upplagan gäller för version 10, utgåva 4, modifiering 2 av IBM TRIRIGA och alla följande utgåvor och modifieringar tills annat anges i nya utgåvor. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

Innehåll Kapitel 1. Hantera program och projekt 1 Kapitel 2. Program- och projekthantering för kapitalprojekt........... 3 Kapitel 3. Konfigurera projekt..... 5 Mallar i projekthanteringsprocessen....... 5 Kostnadskoder.............. 5 Skapa kostnadskodsmallar för standardkapitalprojekt................ 5 Kapitel 4. Skapa program....... 7 Kapitel 5. Skapa kapitalprojekt..... 9 Kapitel 6. Planera och hantera projekt 11 Budgethantering............. 11 Finansieringskällor........... 11 Ursprungliga budgetuppskattningar..... 11 Budgetposter............ 11 Planera och hantera uppgifter........ 12 Projektutformningsprocess......... 13 Inskickningsposter............ 13 Riskhantering.............. 14 Tillståndshantering............ 14 Kapitel 7. Hantera projektupphandling 15 Upphandlingshanteringsprocess....... 15 Anbudsinfordran från leverantörer...... 15 Anbudsprocessen........... 15 Skapa anbud............. 16 Anbudsförtydliganden.......... 17 Leverantörskontrakt........... 17 Standardkontrakt i upphandlingsprocessen... 17 Tilldela kontrakt från anbud........ 18 Registrera kontraktsändringar....... 18 Offertbegäran.............. 18 Skapa offertbegäran.......... 19 Inköpsorder.............. 19 Tilldela inköpsorder.......... 20 Inköpsorderfakturor.......... 20 Frisläppa betalningar........... 20 Kapitel 8. Projektgenomförande.... 23 Informationsbegäran........... 23 Problem och ändringar.......... 23 Dagsjournaler............. 23 Projektmöten.............. 24 Projektkorrespondens........... 24 Statusrapporter............. 25 Kapitel 9. Slutavstämning av projekt och program............ 27 Anmärkningar............ 29 Information om sekretesspolicy........ 30 Varumärken.............. 31 Copyright IBM Corp 2011, 2015 iii

iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Kapitel 1. Hantera program och projekt IBM TRIRIGA erbjuder en rad verktyg som automatiserar, rationaliserar och hanterar samtliga processer, uppgifter, dokument, utformningar, ändringar, kostnader, risker och schemahantering för kapitalprojekt. Copyright IBM Corp 2011, 2015 1

2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Kapitel 2. Program- och projekthantering för kapitalprojekt Med IBM TRIRIGA-programmet och projekthanteringsprocessen automatiserar, rationaliserar och hanterar du kapitalprojektprocesser. Du kan hantera alla aspekter av ett kapitalprojekt, från konfigurering till genomförande och slutavstämning av projektet. Projekthanteringen består av uppgifter på lägre nivå för att uppnå de specifika målen för ett kapitalprojekt. Dessa mål kan t.ex. inkludera planering, budgetering, allokering av resurser samt spårning av projekt. Programförvaltning är den högsta nivån för flera kapitalprojekt. Program ger en överblick över kapitalprojekten och anpassar projektmålen till de övergripande affärsmålen. Exempel: Ett universitet planerar att renovera taken på alla sina byggnader. Takbytet på alla byggnader är ett program, och varje enskild byggnad är ett separat projekt. Program- och projekthanteringsprocessen inbegriper all personal som ansvarar för att inrätta, spåra, underhålla eller hantera projekt. Program- och projekthanteringsprocessen är utformad för att säkerställa att ett projekt slutförs och hanteras på rätt sätt. Följande steg visar program- och projekthanteringsprocessen: 1. Programkonfigureringen består i att arrangera finansieringen för de projekt som ingår i programmet. 2. I projektkonfigureringen ingår att skapa kostnadskoder och mallar och att skapa ett kapitalprojekt. 3. Planeringen av projekt involverar konstruktion och granskning av ritningar samt hantering av projektrisker, roller och budgetar. 4. Projektupphandling består av anbud, standardkontrakt, offertbegäran och inköpsorder. 5. Projektgenomförandet inkluderar hantering, godkännande, start och slutförande av arbete. I det här steget ingår uppgifter som att hantera informationsbegäran och eventuella ändringsorder. Steget kräver också inleverans av material samt övervakning av framsteg och budget. 6. I slutavstämningen av projekt och program ingår en uppdragslista och checklistor samt överföring av eventuella återstående medel. Copyright IBM Corp 2011, 2015 3

Kapitel 3. Konfigurera projekt Innan ett projekt startas kan du skapa mallar och kostnadskoder som sparar tid under hela program- och projekthanteringsprocessen. Mallar säkerställer att data är konsekventa för alla projekt. Kostnadskodsstrukturer spårar och förenklar de ekonomiska aktiviteter som äger rum i en organisation. Mallar i projekthanteringsprocessen Kostnadskoder En mall ger ett upprepbart mönster för ett projekt. Många projekt liknar varandra i fråga om krav och genomförande. Godkännandemallar Definierar roller och identifierar personer som ska godkänna/avvisa ett projekt eller någon aspekt av projektet. Den här typen av mall definierar godkännandekraven, reglerna och vilken typ av granskning som krävs. Genom att använda mallen kan du generera den här informationen i ett projekt. Gå till Verktyg > Godkännanden & Aviseringar > Godkännandemallar när du ska skapa en godkännandemall. Mallar för ursprunglig projektbudget Det här är en annan typ av program- och projekthanteringsmall. De är ofta associerade med kapitalprojekt eftersom kostnadskoder kan fördefinieras i mallen. Kapitalprojektmallar Innehåller upprepbar information som kan användas när information registreras i kapitalprojekt. I mallavsnittet Budget kan du generera kostnadskodsstrukturen genom att tillämpa mallen med projektets ursprungliga budget. Du kan skapa en mall för ursprunglig projektbudget, en kapitalprojektmall och många andra mallar genom att gå till Verktyg > Administration > Mallar. Med hjälp av kostnadskodsstrukturer spårar och förenklar du de ekonomiska aktiviteter som äger rum i en organisation. Eftersom ekonomiska aktiviteter ofta är komplexa, kategoriserar kostnadskoder i hierarkiska undernivåer. På sidan Kontrakt > Konfigurera > Kostnadskoder kan du utse en eller flera kodstrukturer för budgetar och åtaganden. Ett projekt kan t.ex. ha budgetar för utveckling av grunden för en byggnad, för uppförandet av byggnaden och för skapandet av inredningen. Kostnadskoder kan bidra till att spåra budgetar och åtaganden för var en och av dessa aktiviteter. Skapa kostnadskodsmallar för standardkapitalprojekt Du kan skapa en mall för ett kapitalprojekts standardkostnadskod. Med hjälp av mallen genererar du en kostnadskodsstruktur för projektet när du aktiverar ett kapitalprojekt. Copyright IBM Corp 2011, 2015 5

Arbetsordning 1. I menyraden i IBM TRIRIGA väljer du Contracts > Konfigurera > Kostnadskoder. 2. I hierarkirutan väljer du Ny > Standardkostnadskod för kapitalprojekt. 3. Ange kostnadskodsdata för ett standardkapitalprojekt. 4. Välj Skapa utkast och spara. 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Kapitel 4. Skapa program Du skapar program för att samordna mål för flera relaterade projekt. Program gör det lättare att planera, hantera och övervaka olika projekt. Exempelvis kan de ekonomiska uppgifterna för alla projekt aggregeras under programmet och programmet bibehåller en huvudplan med de viktigaste projektdatumen. Arbetsordning 1. Välj Projekt och gå till Program. 2. Gå till Relaterade länkar - Program > Program och finansieringskällor > Skapa ett program. 3. Ange programdata på de olika flikarna och välj Skapa utkast. 4. Utfärda programmet. Copyright IBM Corp 2011, 2015 7

Kapitel 5. Skapa kapitalprojekt Genom att skapa ett kapitalprojekt kan du hantera, lägga till och definiera olika aspekter av ett projekt som projektomfattning, schema, budget, uppgifter och roller. Du kan t.ex. definiera en projektgrupp och åtkomstbehörighet för varje medlem av gruppen. Arbetsordning 1. Välj Projekt > Kapital på menyraden. 2. I portalen Relaterade länkar väljer du Projekt > Skapa ett kapitalprojekt. 3. Ange kapitalprojektets data på de olika flikarna och välj Skapa utkast. 4. Valfritt: Välj Mer för att tillämpa en mall. 5. Aktivera kapitalprojektet. Copyright IBM Corp 2011, 2015 9

Kapitel 6. Planera och hantera projekt Budgethantering Planering och hantering av projekt är en fortlöpande process under hela projektets livscykel. Du gör planer för objekt som budgetar, scheman och designer, och sedan hanterar och spårar du dessa objekt. Alla aspekter av planeringen och hanteringen av ett projekt syftar till att uppnå projektmål inom ekonomiska, tidsrelaterade och andra begränsningar. I budgethanteringen ingår anskaffning av medel via finansieringskällor, uppskattning och uppföljning av projektkostnader. Finansieringskällor Finansieringskällor är budgetresurser för program och projekt. Finansieringstyper är bland annat bidrag, obligationer, offentliga anslag, privata donationer eller interna medel som allokeras till ett företag eller en organisation. En finansieringskällpost innehåller detaljer om finansieringsorganisationen, startoch slutdatum samt finansieringssummor och allokeringar. I många fall måste du identifiera finansieringen och få den godkänd innan ett program eller projekt kan starta. Finansieringskällor kan krävas av myndigeter, företag, icke-vinstdrivande organisationer som universitet, bibliotek och museer. Finansieringskällor identifieras och redovisas för att säkerställa att projektet har tillräcklig finansiering och att medel används för de ändamål som de anslogs till. Finansieringskällor för ett projekt använder inte nödvändigtvis samma valuta som projektet. När finansieringsallokeringar anslås omvandlas källor som använder en annan valuta till projektets valuta. Du kan skapa eller visa en finansieringskällpost genom att gå till projektnivån, välja ett projekt och sedan gå till Relaterade länkar - Kapitalprojektbudget > Program och finansiering > Finansieringskälla. Du kan också skapa eller visa en finansieringskälla på företagsnivå genom att gå till sidan Projekt och välja Kapital > Relaterade länkar - Kapitalprojekt > Program och finansieringskällor. Ursprungliga budgetuppskattningar Du utarbetar budgetuppskattningen innan ett projekt startar. När du har valt ett projekt på projektnivå i IBM TRIRIGA kan du gå till sidan Budget. Under projektets livscykel kan du skapa ursprungliga budgetposter för projektet när du uppskattar en bedömning, förutse ändringar och prognoser för en budget samt överföra och omtilldela budgetar. Budgetposter Budgetposter anger de kostnader som är öronmärkta för ett projekt, förväntade kostnader under projektet samt överföringar och ändringar av budgeten. Du kan skapa budgetposter på sidan Budget. Ursprungliga budgetposter för projektet Ange det budgetbelopp som inledningsvis är öronmärkt för ett projekt. Copyright IBM Corp 2011, 2015 11

Värdet mäts i den valuta som används för det övergripande kapitalprojektets kostnader. Du kan definiera den totala kostnaden för ett projekt genom att associera olika kostnadskodsposter. Exempel: 10 miljoner kronor definieras som kapitalförbrukning för ett projekt. Detta belopp delas upp i olika komponenter enligt kraven för projektet. Exempelvis kan 250 000 kronor anslås till inköp av råvaror och 500 000 kronor till den arbetskraft som är involverad. Dessa utgifter kan specificeras under kostnadskoder som skapats för detta ändamål. Med den här uppdelningen kan du hantera det belopp som definierats för projektet. Budgetprognosposter för projektet Dokumentera den förväntade kostnaden för ett projekt. Prognoser kan göras regelbundet under projektet i takt med att förutsättningar och förväntningar ändras. Projektbudgetposten är ett uppskattat belopp, som kan ligga över eller under den ursprungligen uppskattade kostnaden för projektet. Prognosen baseras på en analys av de faktorer som är involverade i projektet, och den används för att spåra ändringsprojekteringar. Alla prognoser använder samma valuta som för det projekt som budgeten tillhör. Budgetöverföringsposter för projektet Omtilldela budgetmedel inom samma finansieringskälla. Posten underlättar överföringar av pengar som är tilldelade till en kostnadskod till en annan kostnadskod. En budgetöverföringspost kan användas till att flytta medel mellan budgetradposter. När du överför en budget och den godkänts blir den en reviderad budget. Exempel: 50 miljoner kronor har avsatts som den ursprungliga budgeten för uppförandet av en byggnad. En summa på 1 miljon kronor anslås till cement och ytterligare 500 000 kronor till järn och stål. Vid någon punkt inser den projektansvarige att det endast krävs 750 000 kronor till betong, men att stålbehoven kräver ytterligare 250 000 kronor. Du kan skapa en projektbudgetöverföringspost för att överföra överskottsmedlen från kostnadskoden för cement till kostnadskoden för stål. Budgetändringsposter för projektet Ändra budgeten som är definierad för ett projekt. Ett projekt definieras ursprungligen för 30 miljoner kronor för olika aktiviteter. Övertid p.g.a. osäkra element gör att budgeten ökar och du måste begära en ökning av det allokerade projektbeloppet. Du kan skapa en budgetändringspost för projektet som anger det reviderade belopp som krävs. Planera och hantera uppgifter En av de viktigaste aspekterna av ett projekts utveckling är att det följer det planerade schemat. Om du vill planera ett schema kan du bryta ned projektet i mindre uppgifter. Du kan justera projektschemat för att tilldela uppgifter till roller så att de ansvariga personerna känner till sin uppgiftsbeskrivning och sina krav. Schemahanteringsprocessen skapas ofta under skapandet av kapitalprojektet. Visa sidan Schema på projektnivå om du vill se information om schemat, t.ex. uppgifter som snart ska vara färdiga. 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Projektutformningsprocess Inskickningsposter När budgeten, planer och uppgifter har planerats kan du starta utformningsprocessen. Du kan skapa och återanvända specifikationer för objekt, som t.ex. väggtyper och armaturer. Du kan publicera och dela objektspecifikationer internt med anställda och avdelningar inom företaget, och med externa leverantörer, kunder eller underleverantörer för att säkerställa att samma data används i hela projektet. Välj ett projekt på projektnivå och välj sedan sidan Design om du vill skapa, visa eller komma åt någon aspekt av designhanteringsprocessen. Följande steg ingår i designprocessen: 1. En arkitekt skapar en ritning eller en visuell layout av projektet, t.ex. en arkitektritning. Designritningsposten innehåller endast ritningarna. 2. Arkitekten eller någon annan person som deltar i designhanteringsprocessen skapar en designspecifikationspost. Posten beskriver olika detaljer om ett projekt. Dessa detaljer brukar inte finnas i ritningen. Tillsammans ger ritningen och specifikationerna inblick i detaljerna, disponeringen och kraven för ett projekt. 3. Ett designdokument skapas. Det här dokumentet skapas med informationen från designritningsposten och designspecifikationsposten. Du kan när som helst tillämpa en post eller ändra designdokumentet. 4. Om flera dokument eller ritningar används för en design, kan du skapa ett designpaket. Om så krävs kan du skicka designpaketsposten samtidigt till olika personer. 5. När designpaketet har skapats skickas det till en granskningsgrupp. Du kan skicka paketet i form av en designgranskningspost. Varje person i granskningsgruppen granskar posten, godkänner eller avvisar den, och skickar tillbaka den till avsändaren. 6. Om det krävs en ändring av designen, definieras ändringarna i en ändringsaviseringspost till designdokumentet eller ritningen. Granskningsgruppen granskar ändringen och godkänner eller avvisar den. 7. Om du föreslår en designändring för att minska kostnaderna kan du skapa en post med ett värdekonstruktionsförslag. Granskningsgruppen granskar ändringarna och godkänner eller avvisar dem. Du använder inskickningsprocessen för att se till att kvalificerade personer intygar kvaliteten på objekt som används i ett projekt. Exempel: Om ett byggprojekt kräver användning av klinker på golven måste kvaliteten och typen av kliniker godkännas av arkitekten. För att få godkännande skapar du en inskickningspost. Du kan skapa, visa eller hantera inskickningsposter genom att använda inskickningslänkarna på sidan Design. Dessa poster kräver godkännande av personer på en distributionslista innan du kan erkänna mottagandet av posten och slutföra de åtgärder som anges. Du kan skapa en distributionslista i avsnittet Godkännande i posten. Du skapar en distributionslista genom att välja kvalificerade personer som måste godkänna projektet. Om den första personen godkänner posten, skickas posten till Kapitel 6. Planera och hantera projekt 13

nästa person på distributionslistan tills alla personer antingen godkänner eller avvisar posten. Om någon person på distributionslistan avvisar posten, returneras den till avsändaren som avvisad. När den sista personen på listan godkänner posten, skickas den till avsändaren som godkänd. Du kan lägga till de godkända posterna till projektet. Riskhantering En faktor eller ett hot som kan inverka negativt på möjligheten att framgångsrikt genomföra projektet utgör en risk. Med riskhantering kan du övervaka alla risker som är associerade med ett projekt. Tillståndshantering När du ska hantera risker för ett projekt går du till förloppssidan och väljer sidan Risklänkar. Du kan skapa en riskpost från den här sidan. En riskpost är en post som definierar ett projektansvar. I en riskpost kan du ange riskobjektet, lösningen på risken och även den godkännare som posten skickas till. Om det finns flera riskobjektposter kan du gruppera dem till en riskgranskningspost. Genom att effektivt hantera risker kan du öka chansen att projekt lyckas och identifiera, vidta åtgärder mot och eliminera risker innan de blir hot mot projektets utveckling. Tillstånd från myndigheter krävs för vissa aktiviteter som byggarbeten eller rivning. Du startar tillståndshanteringsprocessen när du skapar en tillståndsansökningspost. Posten ger detaljer om anläggningsplanen och visar överensstämmelsen med zonplaneringslagar och alla bakslag för projektet. När tillståndsansökan har godkänts kan du skapa en tillståndspost. I en tillståndspost anger du detaljer om myndigheternas godkännande för projekt eller uppgifter som t.ex. att installera en hiss. Du kan skapa, hantera och spåra många olika typer av tillståndsposter på sidan Design i avsnittet Relaterade länkar Kapitalprojektutformning. 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Kapitel 7. Hantera projektupphandling Upphandlingshantering är en process för att erhålla material och tjänster som krävs för att genomföra ett projekt. Processen inkluderar hantering av anbudsprocessen för ett kontrakt, hantering av anbudsprocessen för en inköpsorder, bearbetning av fakturor och frisläppning av betalningar. Upphandlingshanteringsprocess Du kan skapa, logga och spåra kontrakt, inköpsorder och andra åtaganden i upphandlingshanteringsprocessen. Du kan logga och spåra betalningar, ändringsorder, leveransaviseringar, fakturor och inleveranser. I följande exempel visas en typisk upphandlingsprocess: 1. Ett krav identifieras och en begäran skickas till inköpsavdelningen. Den tilldelade upphandlingshandläggaren eller någon annan behörig företagsrepresentant väljer den bästa upphandlingsmetoden. 2. Den förrådsansvarige ordnar och klassificerar de begärda produkterna och tjänsterna som organisationen vill köpa in. 3. Om det finns ramavtalsinköpsorder eller tjänsteavtal med leverantören och produkter eller tjänster förhandlats, kan inköparen utfärda en inköpsorder för det befintliga kontraktet. Om det inte finns några kontrakt för det begärda materialet eller tjänsten, skickas en offertbegäran till tillverkarna eller leverantörerna. Inköpsavdelningen eller beställaren kan inleda ett anbudsförfarande. 4. Leverantörerna eller tillverkarna svarar på offertbegäran. 5. Inköparen analyserar leverantörens svar och tilldelar kontraktet eller inköpsordern. Kontrakt och inköpsorder kan genereras från det ursprungliga anbudet, för att undvika redundant dataregistrering och säkerställa riktigheten. 6. Inköparen köper produkterna eller tjänsterna. Köpen kan slutföras genom att associera produktposterna med en inköpsorder. 7. Inköparen betalar leverantören för produkterna eller tjänsterna genom att använda fakturor och frisläppta betalningar. Anbudsinfordran från leverantörer Anbudsinfordran är en upphandlingsmetod varigenom du kan välja från vilken leverantör nödvändiga varor ska köpas in eller vilken leverantör som ska utföra kontrakterat arbete inom den uppskattade budgeten och tidsramen. Anbudsprocessen Anbudsprocessen används till att välja ut en leverantör för ett projekt eller för att köpa produkter och tjänster som krävs för ett projekt. Anbudsposter innehåller specifikationer av projektet eller detaljer om produkterna och tjänsterna som ska köpas. En typisk anbudsprocess består av följande etapper: 1. Den som ansvarar för projektet eller kontraktet eller inköpsansvarig skapar ett anbud som beskriver specifikationerna och den uppskattade kostnaden för projektet. 2. Den ansvarige utfärdar anbudet. Copyright IBM Corp 2011, 2015 15

3. Granskarna godkänner anbudet. 4. Den ansvarige skickar anbudet till en grupp leverantörer för att få svar. 5. Leverantören analyserar anbudet och beräknar kostnaden för att genomföra projektet. Varje leverantör svarar på anbudet med detaljer om de produkter och tjänster som krävs och den totala kostnaden. 6. Den ansvarige analyserar anbudssvaren. 7. Den ansvarige tilldelar kontraktet till den leverantör som bäst uppfyller kraven för projektet. 8. Ett standardkontrakt skapas automatiskt med anbudsdetaljerna och svarsinformationen. Under processen kan den ansvarige eller leverantören begära förtydliganden om anbudet. Anbudsprocessen beskrivs i följande diagram. Figur 1. Anbudsprocessen Skapa anbud Anbudsdokumentet beskriver specifikationerna och de uppskattade kostnaderna för projektet. Anbudsdokumentet innehåller också en lista över potentiella leverantörer. Innan du börjar Du måste logga in som kontrakts-, inköps- eller projektansvarig. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Arbetsordning 1. Välj Upphandling > Förslag > Anbud och lägg till ett anbud. 2. Ange anbudsnamnet och andra detaljer på fliken Allmänt. 3. På fliken Kostnadsformulär lägger du till produkter eller tjänster för projektet. 4. På fliken Leverantörer lägger du till de leverantörsföretag som deltar i anbudsfrekvensen. 5. Skapa ett utkast och utfärda anbudet. Resultat Om distributionslistan innehåller granskare skickas anbudet till granskarna och statusen för anbudet ändras till Granskning pågår. När alla granskare godkänt anbudet ändras statusen för anbudet till Utfärdat. Anbudsförtydliganden Om du behöver förtydligande under anbudsprocessen kan du skapa en post för anbudsförtydligande och skicka den till berörd leverantör. Leverantörskontrakt Innan du börjar Du måste logga in som kontrakts-, inköps- eller projektansvarig. Arbetsordning 1. Välj Upphandling > Förslag > Anbudsförtydliganden och sedan Lägg till. 2. Ange namnet och andra detaljer på fliken Allmänt. 3. Ange den person som du ska få förtydligandet i avsnittet Till. 4. Välj Sök i avsnittet Anbud och associera det anbud som kräver förtydligande. 5. I avsnittet Begäran skriver du de frågor som du har om anbudet. 6. Skapa ett utkast och skicka förtydligandet. När ett avtal ingåtts mellan din organisation och leverantören registrerar du avtalet i ett kontrakt. Ett kontrakt kan tilldelas som resultat av en anbudsprocess eller skapas separat. Standardkontrakt i upphandlingsprocessen Ett kontrakt skapar en rättslig förpliktelse mellan din organisation och leverantören. Ett kontrakt specificerar detaljer om avtalet, exempelvis projektets omfång och materialkostnaden. När anbudsprocessen är slutförd och kontraktet tilldelats till en leverantör upprättas ett standardkontrakt. Ett standardkontrakt skapar ett inledande avtal mellan leverantören och organisationen. Standardkontraktet är ett bindande avtal och därför kan inte ändringar göras direkt i standardkontraktsposten. Exempel: Processen för att anlita ett byggbolag som ska bygga en ny restaurang för en budget på 5 000 000 åt en hotellägare. Med anbudsprocessen identifieras underleverantören och systemet genererar ett standardkontraktsavtal. I avtalet anges att en grupp ska bygga restaurangen och att den andra ska betala 5 000 000. Kapitel 7. Hantera projektupphandling 17

Offertbegäran Tilldela kontrakt från anbud När leverantörer svar på ditt anbud kan du analysera deras svar och bestämma vem du ska tilldela kontraktet till. Innan du börjar Du måste logga in som kontrakts-, inköps- eller projektansvarig. Anbudet måste ha statusen slutfört och anbudssvaren måste ha statusen utfärdad. Arbetsordning 1. Välj Upphandling > Förslag > Anbud och öppna anbudet. 2. På fliken Analys i avsnittet Anbudssvar väljer du det svar som du vill tilldela kontraktet till. 3. Tilldela anbudet. Registrera kontraktsändringar Ett standardkontrakt är ett bindande avtal. Ändringar kan inte göras direkt i kontraktet. Du kan använda en kontraktsändringsorder för att registrera alla ändringar som görs under genomförandet av kontraktet. Exempelvis kan villkor ändras. Innan du börjar Du måste logga in som kontrakts-, inköps- eller projektansvarig. Arbetsordning 1. Välj Kontrakt > Ändringsorder för standardkontrakt > Kontrakt. 2. Lägg till en ändringsorder och ange detaljerna om kontraktsändringarna. 3. Skapa ett utkast och utfärda ändringarna. Posten för offertbegäran (OFF) används till att välja en leverantör för inköp av produkter eller för tillhandahållande av tjänster för ett projekt. När offertbegäran utfärdas, läggs leverantörernas svar till i OFF-posten. Offertbegäran används för små behov eller engångsbehov som inte kräver något kontrakt. Den projektansvarige skapar en OFF-post som första steg i inköpscykeln. OFF-posten innehåller data som leverantörerna behöver för att svara, inklusive nödvändiga material och den uppskattade budgeten. När alla svar har tagits emot och analyserats tilldelas OFF till en leverantör och en inköpsorder skapas automatiskt. När en OFF tilldelas till en leverantör skapas en inköpsorder. Denna inköpsaktivitet betraktas som ett engångsåtagande för projektet. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Skapa förslag till offertbegäran Analysera svar på offertbegäran Tilldela inköpsorder Lägg till offertbegärandokument Utfärda offertbegäran Skicka offertbegäran Ta emot offert- (begäran/ leverantör) Skicka svar på offertbegäran Hantera och analysera offertbegäran Tilldela inköpsorder Sök efter eller lägg till leverantörer Ta emot offertbegäran (AECleverantör) Skicka svar på offertbegäran Sök efter kostnadskoder och skapa radpost Figur 2. Process för offertbegäran Inköpsorder Skapa offertbegäran Posten för en offertbegäran (OFF) innehåller detaljer om produkter och tjänster som du vill köpa, kostnadsdetaljer och leverantörsföretag. Du skapar en OFF-post för små projekt eller engångsprojekt som inte kräver något kontrakt. Innan du börjar Du måste logga in som kontrakts-, inköps- eller projektansvarig. Arbetsordning 1. Välj Upphandling > Förslag > Offertbegäran och lägg till en OFF-post. 2. På fliken Allmänt anger du projektnamnet och kontaktpersonen. 3. På fliken Kostnadsformulär lägger du till produkter eller tjänster för projektet. 4. På fliken Leverantörer lägger du till de leverantörsföretag som du vill skicka offertbegäran till. 5. Skapa ett utkast och utfärda offertbegäran. En inköpsorder används till att köpa produkter från den valda leverantören. Den innehåller detaljer om produkter och tjänster, den leverantör som inköpet görs från samt villkoren för inköpet. Kapitel 7. Hantera projektupphandling 19

Varje artikel som ska köpas in är en radpost på inköpsordern. Flera radposter kan associeras till en inköpsorderpost. Inköpsorder kan skapas på följande sätt: v Automatiskt när ett kontrakt tilldelas för en offertbegäran eller en förslagsbegäran. Inköpsorderposten har samma namn som motsvarande post för offertbegäran eller förslagsbegäran. v Automatiskt när en förrådsartikel beställs på nytt. v Från ramavtalsinköpsorder på fliken Produkter och tjänster. v Från menyn Upphandling > Inköpsrekvisitioner och inköpsorder. Alternativt kan du manuellt skapa en inköpsorderpost så att du kan beställa direkt från den valda leverantören. Välj Upphandling > Rekvisition och inköpsorder > Inköpsorder för att skapa en inköpsorder. Tilldela inköpsorder När leverantörerna svarat på din offertbegäran kan du analysera svaren och tilldela en inköpsorder. Innan du börjar Du måste logga in som kontrakts-, inköps- eller projektansvarig. Begäran måste ha statusen Slutförd och svaret måste ha statusen Utfärdat. Arbetsordning 1. Välj Upphandling > Förslag > Offertbegäran och öppna begäran. 2. På fliken Analys i avsnittet Svar på offertförfrågan öppnar du det svar som du vill tilldela inköpsordern till. 3. Tilldela inköpsordern. Inköpsorderfakturor En faktura är en begäran om betalning för tjänster som utförts eller för produkter som levererats. Frisläppa betalningar När det inte finns något kontrakt mellan leverantören och organisationen, sammanställs detaljerna om tillhandahållna produkter eller tjänster på en inköpsorderfaktura. En faktura genereras för att debitera produkterna eller tjänsterna. Inköpsorderfakturan associeras till motsvarande inköpsorder. Inköpsorderfakturan är associerad till en budget. När en betalning görs, bekräftas det belopp som anges i inköpsordern eller inköpsorderfakturan mot budgeten. När du ska skapa en inköpsorderfaktura går du till Kontrakt > Skulder > Fakturor > IO-fakturor. När en betalning frisläppts för ett kontrakt eller en inköpsorder, skapas en post för frisläppt betalning. Betalningen kan göras för slutförandet av hela kontraktet eller för tillhandahållandet av de erforderliga produkterna och tjänsterna. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Arbetsordning 1. Välj Kontrakt > Skulder > Betalningar > Frisläppta och välj Lägg till. 2. Ange namnet och andra detaljer på fliken Allmänt. 3. På fliken Fakturor associerar du fakturorna för de betalningar som frisläppts. 4. Spara och utfärda den frisläppta betalningen. Kapitel 7. Hantera projektupphandling 21

Kapitel 8. Projektgenomförande Informationsbegäran Problem och ändringar Under genomförandet av ett projekt kan du spåra information, hantera dagliga rapporter och hantera och skapa poster för att se till projektet genomförs som det ska. Uppgifter och processer för projektgenomförandet är dagliga och fortlöpande. Medan ett projekt pågår kommunicerar underleverantörer och projektansvariga med informationsbegäran. Du kan skapa, hantera och spåra poster för informationsbegäran på sidan Design. Om du tilldelar ett kontrakt till en underleverantör för en del av projektet skickar du ut de nödvändiga designspecifikationerna, ritningarna eller andra nödvändiga dokument. Om underleverantören har frågor om designen eller någonting annat beträffande kontraktet, skickas en post för begäran om information för att förtydliga frågor eller missuppfattningar om projektet. De förtydliganden som krävs läggs till i posten och därefter skickas posten tillbaka till underleverantören. Ett problem är ett problem på någon nivå i projektet som kräver en lösning. Problem kan påverka kostnader, planer, ritningar, dokument eller andra faktorer. Problem identifieras i problemposten och kan beskrivas närmare i en eventuell ändringspost. Du kan skapa, hantera eller visa alla problemposter på sidan Förloppsstatus. En problempost har flera associerade problemobjekt. En problempost innehåller kommunikationen mellan den problemansvarige och andra personer som medverkar för att lösa problemet. Exempel: Den problemansvarige ger konkreta instruktioner till en underleverantör att byta ut en trottoar för att göra den 3 cm tjockare. Underleverantören svarar genom att tala om för den problemansvarige när arbetet ska ske eller är färdigt. Ibland kan ändringar av ett projekts omfattning, budget eller tidsplan uppkomma av ett problem eller från de föreslagna lösningarna på problemet. Potentiella ändringar avser inte ändringar som inträffar. De är tänkbara ändringar som kan bli följden av en ändringsorder för ett standardkontrakt, som används till att göra ändringarna av ett projekt. Godkända potentiella ändringsorder kan omvandlas till ändringsorder, vilket brukar leda till ändringar av projektomfattningen. Dagsjournaler Genom att använda dagsjournalposter kan du dag för dag spåra händelser i en projektanläggning. Informationen inkluderar besökare i projektanläggningen, väderprognosen för varje dag samt kostnadskod och ekonomiska detaljer för varje aktivitet som är schemalagd för den dagen. Du kan skapa, hantera eller visa alla dagsjournalposter på sidan Förloppsstatus. En dagsjournal kan bestå av följande typer av poster: Copyright IBM Corp 2011, 2015 23

Dagliga detaljposter Innehåller information om väder och besökare för en enda dag i en projektanläggning. I väderinformationen ingår vindriktning, nederbörd, luftfuktighet, sikt och andra vanliga förhållanden i atmosfären. Besökare är personer som emellanåt kommer till projektanläggningen. Dagliga händelseposter Beskriver alla aktiviteter som förekommit under en dag på en arbetsplats. Varje post beskriver en enda händelse eller en enda aktivitet. Dagliga rapportposter Grupperar dagliga händelseposter för att ge mer detaljinformation om alla händelser som inträffat under en dag. Du kan även associera en schemalagt aktivitet på sidan Uppgift med den dagliga rapportposten. Projektmöten Du kan spåra möten och mötesämnen som projektplanering, kostnadskodsdetaljer, projektplaner och olika risker som är involverade i ett projekt. Projektkorrespondens Du kan skapa, hantera eller visa alla mötesposter i mötesavsnittet på sidan Förloppsstatus. Följande poster spårar projektmöten: Mötesobjektposter Tillhandahåller detaljer om möten, inklusive enskilda element som diskuteras eller granskas i en mötespost. Du kan t.ex. skapa en mötesobjektpost som ger detaljer om elproblem som diskuterades under mötet. Mötesposter Innehåller all information om ett möte, inklusive deltagare, mötestid, plats och mötesobjekt. Du kan även associera mötesobjektposter med en mötespost. Ett olöst problem i ett mötesobjekt kan överföras till ett annat möte. Mötesserieposter Grupperar mötesposter med likartade ämnen. I IBM TRIRIGA använder du korrespondensposter, rapporter och aviseringar för att skapa, hantera och spåra intern och extern korrespondens. Du kan visa, hantera och skapa korrespondensposter, rapporter och aviseringar i korrespondensavsnittet på sidan Förloppsstatus. Med följande korrespondensposter, rapporter och aviseringar hanterar du alla kommunikationsdetaljer för ett projekt: Olycksrapport Beskriver de händelser och orsaker som ledde till en skada eller olycka. Rapporten innehåller även detaljer om de åtgärder som vidtogs för att minska olyckans allvarlighetsgrad. Säkerhetsföreskrifter Informerar alla arbetstagare om säkerhetsåtgärder för att förebygga olyckor på arbetsplatsen. I dessa poster finns detaljer om de rutiner som ska följas för att förebygga olyckor. 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Statusrapporter Genom att använda säkerhetsföreskrifter informerar du personer som inte följer säkerhetsåtgärderna för projektet. Brott mot säkerhetsreglerna ökar risken för skador och dödsolyckor. Säkerhetsföreskrifter bidrar till att förhindra skador och begränsa skadeståndsskyldigheten. Konversationspost Innehåller detaljerna om en telefonkonversation mellan två eller flera personer som medverkar i ett projekt. I posten kan du beskriva konversationen och lämna extra uppgifter, t.ex. datum och tid och namnen på de personer som deltog i konversationen. Fältinstruktion Godkänner projektändringar utan att det krävs ett formellt godkännande. En fältinstruktion begränsar ansvaret för den person som utför ändringarna och gör det möjligt att driva projektet vidare. Fältinstruktioner brukar användas om projektet riskerar att sinkas om arbetet inte slutförs. Föreläggande Ett meddelande som skickas när en åtgärd vidtagits som strider mot föreskrifterna. Exempel: Om någon utför grävarbete utan anläggningsgodkännande kan ett föreläggande skickas för att informera om att grävningen måste upphöra. Om föreläggandet inte hörsammas kan det leda till fortsatta allvarliga åtgärder. Du kan skapa projekt, kontrakt och slutavstämningsrapporter för att tillhandahålla detaljer om utvecklingen av ett projekt. Du kan visa statusrapporter när som helst under ett projekts livscykel. Du kan också visa rapporter för att se hur slutavstämning av kontrakt och projekt fortlöper. Gå till avsnittet Relaterade länkar - Kapitalprojektstatus på sidan Status när du ska skapa, hantera eller visa en statusrapport. Kapitel 8. Projektgenomförande 25

Kapitel 9. Slutavstämning av projekt och program Slutavstämningen av projekt är det sista steget i projektets livscykel. Under slutavstämningen ser den projektansvarige till att alla aspekter av projektet är slutförda. Om alla projekt i ett program har avslutats, avslutar den programansvarige programmet. Sidan Förloppsstatus innehåller all information som behövs för slutavstämningen av projekt, bland annat påminnelser, rapporter och checklistor. Som hjälp vid slutavstämningen av projekt säkerställer uppdragslistposterna att alla uppgifter är slutförda innan projektet avslutas. Checklistorna för slutavstämning kan också användas för att påminna de projektansvariga om det som behöver utföras innan projektet kan avslutas. Om projekt ingår i ett program säkerställer slutavstämningen av programmet att alla projekt är slutförda och avslutade. Om alla projekt är avslutade och det finns kvar medel för projektet kanske du behöver överföra medel till andra program. När du ska överföra medel går du till avsnittet för programfinansiering i en programpost. Copyright IBM Corp 2011, 2015 27

Anmärkningar Den här informationen gäller produkter och tjänster som erbjuds i USA. IBM erbjuder eventuellt inte de produkter, tjänster eller funktioner som beskrivs i det här dokumentet i andra länder. Ta kontakt med närmaste IBM-återförsäljare om du vill veta vilka produkter och tjänster som finns där du bor. Hänvisningar till IBMs produkter, program eller tjänster betyder inte bara att endast IBMs produkter får användas. Förutsatt att intrång i IBMs immateriella rättigheter inte sker får funktionellt likvärdiga produkter, program och tjänster användas i stället för motsvarande produkter från IBM. Ansvaret för utvärdering och kontroll av funktionen hos andra produkter, program eller tjänster än dem som IBM uttryckligen har angett, åligger användaren. IBM kan ha patent eller ha ansökt om patent på produkter som nämns i detta dokument. Dokumentet ger ingen licens till sådana patent. Skriftliga frågor om licenser kan skickas till: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY 10504-1785 U.S.A. För frågor om licenser som gäller DBCS-information hänvisas till IBMs avdelning för immateriella rättigheter i det land där du bor. Du kan även sända skriftliga frågor till: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd. 19-21, Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo 103-8510, Japan Nedanstående stycke gäller inte i Storbritannien och är tillämpligt i andra länder endast under förutsättning att det inte strider mot gällande lag: INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION TILLHANDAHÅLLER DENNA PUBLI- KATION I BEFINTLIGT SKICK UTAN GARANTIER AV NÅGOT SLAG, VARE SIG UTTRYCKTA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, INKLUSIVE MEN INTE BE- GRÄNSAT TILL UNDERFÖRSTÅDDA GARANTIER AVSEENDE INTRÅNG I UPPHOVSRÄTT, PUBLIKATIONENS ALLMÄNNA BESKAFFENHET ELLER LÄMPLIGHET FÖR ETT VISST ÄNDAMÅL. Vissa länder tillåter inte undantag eller begränsningar av uttryckta eller underförstådda garantier vid vissa transaktioner, vilket innebär att ovanstående kanske inte gäller överallt. Informationen kan innehålla fel av teknisk eller typografisk natur. Informationen i publikationen uppdateras med jämna mellanrum och införs i nya utgåvor. IBM kan när som helst göra förbättringar och ändringar i de produkter och program som beskrivs i publikationen utan föregående meddelande. Hänvisningar till andra webbplatser än IBMs egna görs endast i informationssyfte, och IBM lämnar inga som helst garantier beträffande dessa platser. Material som Copyright IBM Corp 2011, 2015 29

finns på dessa webbplatser ingår inte i materialet som hör till denna produkt och användning av sådana webbplatser sker på kundens eget ansvar. IBM förbehåller sig rätten att fritt använda och distribuera användarnas synpunkter. Programlicenstagare som önskar få information om det för att kunna aktivera (i) utbyte av information mellan oberoende program och andra (inklusive detta program) och (ii) ömsesidig användning av den utbytta informationen, ombeds kontakta: IBM Corporation 2Z4A/101 11400 Burnet Road Austin, TX 78758 U.S.A. Sådan information kan vara tillgänglig, enligt tillämpliga villkor, och i vissa fall mot erläggande av en avgift. Det licensierade program som beskrivs i det här dokumentet och allt licensierat material som är tillgängligt för det tillhandahålls av IBM i enlighet med IBMs kundavtal, IBMs internationella programlicensavtal eller ett likvärdigt avtal mellan parterna. Information om icke-ibm-produkter har erhållits från leverantörerna av dessa produkter, deras publicerade tillkännagivanden eller andra offentliga källor. IBM har inte testat dessa produkter och kan inte gå i god för deras funktionalitet eller kompatibilitet eller för några andra utfästelser avseende icke-ibm-produkter. Frågor om kapaciteten hos icke-ibm-produkter bör ställas till leverantörerna av sådana produkter. Eventuella uttalanden om IBM:s framtida inriktning eller avsikter kan komma att ändras eller dras tillbaka utan föregående meddelanden, och motsvarar endast mål. Den här informationen innehåller exempel på data och rapporter som används i daglig affärsverksamhet. För att ge en så verklighetstrogen bild som möjligt innefattar dessa exempel namn på individer, företag, varumärken och produkter. Alla sådana namn är fiktiva och eventuella likheter med namn och adresser som används av verkliga företag beror på ren tillfällighet. Information om sekretesspolicy IBM Software-produkter, inklusive programvara som tjänstelösningar ( Software Offerings ), kan använda cookies eller andra tekniker för att samla in produktanvändningsinformation, för att stödja förbättringar av slutanvändarupplevelsen och för att skräddarsy interaktioner med slutanvändaren för andra ändamål. I många fall samlas inte några identifierbara personuppgifter in av Software Offerings. En del av våra Software Offerings kan hjälpa dig att samla in identifierbara uppgifter. Om denna Software Offering använder cookies till att samla in identifierbara personuppgifter, ges särskild information om erbjudandets användning av cookies nedan. Denna Software Offering använder inte cookies eller andra tekniker för att samla in identifierbara personuppgifter. 30 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Om de konfigurationer som driftsätts för denna Software Offering ger dig som kund möjlighet att samla in identifierbara personuppgifter från slutanvändare via cookies och andra tekniker, bör du söka egen juridisk rådgivning om tillämpliga lagar för sådan uppgiftsinsamling, inklusive eventuella krav på att informera och inhämta samtycke. Mer information om användningen av olika tekniker, inklusive cookies, för dessa ändamål finns i IBM:s sekretesspolicy på http://www.ibm.com/privacy och IBM:s Online Privacy Statement på http://www.ibm.com/privacy/details i avsnittet Cookies, Web Beacons and Other Technologies samt i IBM Software Products and Software-as-a-Service Privacy Statement på http://www.ibm.com/software/ info/product-privacy/. Varumärken IBM, IBM-logotypen och ibm.com är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör International Business Machines Corp. på många platser i världen. Andra namn på produkter och tjänster kan vara varumärken som tillhör IBM eller andra företag. En aktuell förteckning över varumärken som tillhör IBM finns på sidan Copyright and trademark information (öppnas i ett nytt fönster) på www.ibm.com/legal/copytrade.shtml. Java och alla Java-baserade varumärken och logotyper är registrerade varumärken som tillhör Oracle och/eller dess dotterbolag. Linux är ett varumärke som tillhör Linus Torvalds i USA och/eller andra länder. Microsoft, Windows, Windows NT och Windows-logotypen är varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. UNIX är ett registrerat varumärke som tillhör The Open Group i USA och/eller andra länder. Andra produktnamn eller näringskännetecken kan vara varumärken som tillhör IBM eller andra företag. Anmärkningar 31

Tryckt i Sverige