IBM TRIRIGA Version 10 Release 4.2. Dokumenthantering Användarhandbok

Transkript

1 IBM TRIRIGA Version 10 Release 4.2 Dokumenthantering Användarhandbok

2 Anmärkning Innan du använder den här informationen och den tillhörande produkten ska du läsa informationen i Anmärkningar på sidan 7. Den här upplagan gäller för version 10, utgåva 4, modifiering 2 av IBM TRIRIGA och alla följande utgåvor och modifieringar tills annat anges i nya utgåvor. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

3 Innehåll Kapitel 1. Hantera dokument Kapitel 2. Dokumenthantering Publiceringsposter Åtkomstbehörigheter till dokumentposter Behörighetsnivåer Arbetsflöden för dokumentposter Anmärkningar Information om sekretesspolicy Varumärken Copyright IBM Corp 2011, 2015 iii

4 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015

5 Kapitel 1. Hantera dokument I IBM TRIRIGA Application Platform ingår en dokumenthanterare som gör det möjligt för applikationer att komma åt dokument och datafiler som lagras på servern. I Dokumenthantering ordnas dokument och datafiler på ett liknande sätt som i filsystemet på en persondator. Dokumenthanteringen gör det lättare att utföra följande uppgifter: v Överföra och hämta filer. v Ordna filer i mappar. v Hantera åtkomstbehörigheter för mappar och filer. v Lagra alla revisioner av en fil och ordna dem med hjälp av revisionsnummer. v Kombinera olika revisioner av enskilda dokument i en samling som kallas för publikation. Dokumenthanteringen används till att hantera och underhålla dokument i hela applikationen. Dokumentavsnitten finns i många affärsobjekt så att filerna kan associeras med affärsobjekt för referens eller historik. Dokumenthanteringen kan också användas som en fristående applikation för att förstärka versionskontroll och konfigurationshantering. Alla typer av filer kan hanteras, inklusive grafik, CAD, ordbehandlingsdokument och textfiler. Dokument, mappar och publikationer i TRIRIGA Application Platform representeras genom att använda poster som skapas från affärsdokument i dokumentmodulen. Applikationer arbetar direkt med dessa affärsobjekt och poster. Ändra inte objekt i Dokumenthantering eftersom affärsobjekten, t.ex. publikationer och mappar, inkluderar plattformsspecifika funktioner. Du kan öppna Dokumenthantering från menyn Verktyg. Copyright IBM Corp 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

7 Kapitel 2. Dokumenthantering Publiceringsposter Du kan hantera och interaktivt arbeta med alla dokument, mappar och publikationer som ingår i TRIRIGA Application Platform. Dokumenthanteringen gör det lättare att utföra följande uppgifter: v Överföra och hämta filer. v Ordna filer i mappar. v Hantera åtkomstbehörigheter för mappar och filer. v Lagra alla revisioner av en fil och ordna dem med hjälp av revisionsnummer. v Kombinera olika revisioner av enskilda dokument i en samling som kallas för publikation. Dokumenthanteringen används till att hantera och underhålla dokument i hela applikationen. Dokumentavsnitten finns i många affärsobjekt så att filerna kan associeras med affärsobjekt för referens eller historik. Dokumenthanteringen kan också användas som en fristående applikation för att förstärka versionskontroll och konfigurationshantering. Alla typer av filer kan hanteras, inklusive grafik, CAD, ordbehandlingsdokument och textfiler. Dokument, mappar och publikationer i TRIRIGA Application Platform representeras genom att använda poster som skapas från affärsdokument i dokumentmodulen. Applikationer arbetar direkt med dessa affärsobjekt och poster. Ändra inte objekt i Dokumenthantering eftersom affärsobjekten, t.ex. publikationer och mappar, inkluderar plattformsspecifika funktioner. Du kan öppna Dokumenthantering från menyn Verktyg. En publiceringspost är en samling dokument och/eller andra publikationer. Den kan innehålla ett enda dokument eller så många dokument som behövs. Publiceringsposter är tillgängliga från Dokumenthantering. Förutom de vanliga åtgärderna för att skapa, avbryta och spara samt spara och avsluta åtgärder, har publiceringsåtgärder följande extra åtgärder: Ta bort Placerar posten i borttagskön. Återställ Återställer den inaktiverade posten från inaktivering. Den återställda posten är inte tillgänglig i den aktiva hanteringslistan. Revidera Öppnar den inaktiverade eller slutförda posten igen för fortsatt redigering. När du har slutfört redigeringen måste posten publiceras för att starta om godkännandeprocessen. Slutlig borttagning Tar permanent bort posten från borttagskön. Efter att du valt Slutlig borttagning kan posten inte längre hämtas. Copyright IBM Corp 2011,

8 Återställ borttag Tar bort posten från borttagskön och returnerar den till den aktiva hanteringslistan. Åtkomstbehörigheter till dokumentposter Behörigheter krävs för att begränsa åtkomsten till publikationer, mappar, dokument och ROT-posten. Innan dessa behörigheter kan tilldelas måste enskilda användare och grupper först få åtkomst till Dokumenthantering av sin administratör. Behörigheterna till Dokumenthantering eller till dess affärsobjekt innebär inte att enskilda användare och grupper har åtkomst till alla mappar i Dokumenthantering. På fliken Behörigheter kan administratörer associera enskilda användare och grupper till posten och ge dem vissa behörigheter. Användare kan ges behörighet att visa, diskutera, hämta, ändra, skapa, inaktivera och ta bort publikationer, mappar, dokument och ROT-posten. Användare kan också ges full administrativ kontroll över dessa posttyper. Du kan ge en enskild användare varierande behörigheter och många användare samma behörigheter till en publikation, en mapp ett dokument eller till ROT-posten. Om du t.ex. har 20 användare som du vill ge läsåtkomst till en viss dokumentpost kan du skapa en grupp och associera enskilda poster till de 20 användarna med dokumentposten. Klicka på ikonen Lista i kolumnen Behörigheter i avsnittet Användarbehörigheter i användarposten, eller avsnittet Gruppbehörigheter i grupposten, och välj lämpligt behörighetsvärde. Behörighetsnivåer Behörighetsnivåer är hierarkiska. Förutom behörigheterna på den aktuella nivån hämtas behörigheter även för den efterföljande nivån när det är relevant. I följande tabell visas en lista över behörighetsnivåer för enskilda användare och grupper för olika posttyper: Tabell 1. Behörighetsnivåer för enskilda användare och grupper Behörighet Registreringstyp Beskrivning (tom) Dokument, mapp eller ROT Den enskilda användaren eller gruppen har ingen åtkomst till dokumentet, mappen eller ROT-posten. Visa publicerade Dokument Först efter att ett dokument tagits med i en publikation och publikationen har publicerats får den enskilda användaren eller gruppen visa dokumentet. Mapp eller ROT Den enskilda användaren eller gruppen ser endast dokument och publikationer i den mapp som är publicerad. Dokument som inte är publicerade ingår inte i mappen. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

9 Tabell 1. Behörighetsnivåer för enskilda användare och grupper (forts) Behörighet Registreringstyp Beskrivning Diskutera publicerade Dokument Först efter att ett dokument tagits med i en publikation och publikationen har publicerats får den enskilda användaren eller gruppen diskutera dokumentet. Mapp eller ROT Behörighetsnivån är samma som Visa publicerade. Hämta publicerade Dokument Först efter att ett dokument tagits med i en publikation och publikationen publicerats får den enskilda användaren eller gruppen hämta dokumentets innehåll som en fil. Mapp eller ROT Behörighetsnivån är samma som Visa publicerade. Visa Dokument Den enskilda användaren eller gruppen får visa ett dokument även om det inte har publicerats. Mapp Den enskilda användaren eller gruppen kan se en lista över mappens innehåll som inkluderar alla dokument och publikationer i den mappen. ROT Den enskilda användaren eller gruppen kan se en lista över rotens innehåll som inkluderar alla dokument och publikationer i den mappen. Diskutera Dokument Den enskilda användaren eller gruppen får diskutera ett dokument även om det inte har publicerats. Mapp Den enskilda användaren eller gruppen får diskutera mappen. ROT Den enskilda användaren eller gruppen får diskutera ROT. Hämta Dokument Den enskilda användaren eller gruppen får hämta dokumentets innehåll som en fil även om dokumentet inte är publicerat. Mapp eller ROT Behörighetsnivån är samma som Diskutera. Kapitel 2. Dokumenthantering 5

10 Tabell 1. Behörighetsnivåer för enskilda användare och grupper (forts) Behörighet Registreringstyp Beskrivning Ändra Dokument Den enskilda användaren eller gruppen får checka ut filen som är dokumentets innehåll, ändra filen och checka in den igen. Mapp eller ROT Behörighetsnivån är samma som Diskutera. Skapa Dokument Behörighetsnivån är samma som Ändra. Mapp eller ROT Den enskilda användaren eller gruppen får skapa nya dokument, mappar och publikationer i mappen. Inaktivera Dokument Den enskilda användaren eller gruppen får inaktivera dokumentet efter att det har publicerats. Mapp eller ROT Behörighetsnivån är samma som Skapa. Ta bort opublicerad Dokument Den enskilda användaren eller gruppen får ta bort dokumentet innan det har publicerats. Mapp eller ROT Behörighetsnivån är samma som Skapa. Publicerade dokument tas inte bort, utan de inaktiveras i stället för att bevara historiken. Admin (full kontroll) Dokument, mapp eller ROT Den enskilda användaren eller gruppen får utföra alla åtgärder på dokumentet eller mappen. Arbetsflöden för dokumentposter Arbetsflöden är anpassbar affärslogik som systemet kräver för att köra uppgifterna. När du arbetar med Dokumenthantering och dess affärsobjekt, körs arbetsflöden för systemet för att utföra olika dokumentrelaterade uppgifter. Arbetsflöden kan endast bedömas av administratören. När ett arbetsflöde körs genererar den en arbetsflödesinstans på fliken Arbetsflödesinstans i publikations-, mapp- eller dokumentposten. Genom att klicka på texten i en radpost kan du öppna en vy av arbetsflödet i Verktyg > Byggverktyg > Arbetsflödesbyggare. Vyn kan vara till nytta för att förstå varför ett arbetsflöde kan misslyckas. Arbetsflöden kan vara synkrona eller asynkrona. Synkrona arbetsflöden kan köras samtidigt. Asynkrona arbetsflöden kan inte köras samtidigt. 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

11 Anmärkningar Den här informationen gäller produkter och tjänster som erbjuds i USA. IBM erbjuder eventuellt inte de produkter, tjänster eller funktioner som beskrivs i det här dokumentet i andra länder. Ta kontakt med närmaste IBM-återförsäljare om du vill veta vilka produkter och tjänster som finns där du bor. Hänvisningar till IBMs produkter, program eller tjänster betyder inte bara att endast IBMs produkter får användas. Förutsatt att intrång i IBMs immateriella rättigheter inte sker får funktionellt likvärdiga produkter, program och tjänster användas i stället för motsvarande produkter från IBM. Ansvaret för utvärdering och kontroll av funktionen hos andra produkter, program eller tjänster än dem som IBM uttryckligen har angett, åligger användaren. IBM kan ha patent eller ha ansökt om patent på produkter som nämns i detta dokument. Dokumentet ger ingen licens till sådana patent. Skriftliga frågor om licenser kan skickas till: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive Armonk, NY U.S.A. För frågor om licenser som gäller DBCS-information hänvisas till IBMs avdelning för immateriella rättigheter i det land där du bor. Du kan även sända skriftliga frågor till: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd , Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo , Japan Nedanstående stycke gäller inte i Storbritannien och är tillämpligt i andra länder endast under förutsättning att det inte strider mot gällande lag: INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION TILLHANDAHÅLLER DENNA PUBLI- KATION I BEFINTLIGT SKICK UTAN GARANTIER AV NÅGOT SLAG, VARE SIG UTTRYCKTA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, INKLUSIVE MEN INTE BE- GRÄNSAT TILL UNDERFÖRSTÅDDA GARANTIER AVSEENDE INTRÅNG I UPPHOVSRÄTT, PUBLIKATIONENS ALLMÄNNA BESKAFFENHET ELLER LÄMPLIGHET FÖR ETT VISST ÄNDAMÅL. Vissa länder tillåter inte undantag eller begränsningar av uttryckta eller underförstådda garantier vid vissa transaktioner, vilket innebär att ovanstående kanske inte gäller överallt. Informationen kan innehålla fel av teknisk eller typografisk natur. Informationen i publikationen uppdateras med jämna mellanrum och införs i nya utgåvor. IBM kan när som helst göra förbättringar och ändringar i de produkter och program som beskrivs i publikationen utan föregående meddelande. Hänvisningar till andra webbplatser än IBMs egna görs endast i informationssyfte, och IBM lämnar inga som helst garantier beträffande dessa platser. Material som Copyright IBM Corp 2011,

12 finns på dessa webbplatser ingår inte i materialet som hör till denna produkt och användning av sådana webbplatser sker på kundens eget ansvar. IBM förbehåller sig rätten att fritt använda och distribuera användarnas synpunkter. Programlicenstagare som önskar få information om det för att kunna aktivera (i) utbyte av information mellan oberoende program och andra (inklusive detta program) och (ii) ömsesidig användning av den utbytta informationen, ombeds kontakta: IBM Corporation 2Z4A/ Burnet Road Austin, TX U.S.A. Sådan information kan vara tillgänglig, enligt tillämpliga villkor, och i vissa fall mot erläggande av en avgift. Det licensierade program som beskrivs i det här dokumentet och allt licensierat material som är tillgängligt för det tillhandahålls av IBM i enlighet med IBMs kundavtal, IBMs internationella programlicensavtal eller ett likvärdigt avtal mellan parterna. Information om icke-ibm-produkter har erhållits från leverantörerna av dessa produkter, deras publicerade tillkännagivanden eller andra offentliga källor. IBM har inte testat dessa produkter och kan inte gå i god för deras funktionalitet eller kompatibilitet eller för några andra utfästelser avseende icke-ibm-produkter. Frågor om kapaciteten hos icke-ibm-produkter bör ställas till leverantörerna av sådana produkter. Eventuella uttalanden om IBM:s framtida inriktning eller avsikter kan komma att ändras eller dras tillbaka utan föregående meddelanden, och motsvarar endast mål. Den här informationen innehåller exempel på data och rapporter som används i daglig affärsverksamhet. För att ge en så verklighetstrogen bild som möjligt innefattar dessa exempel namn på individer, företag, varumärken och produkter. Alla sådana namn är fiktiva och eventuella likheter med namn och adresser som används av verkliga företag beror på ren tillfällighet. Information om sekretesspolicy IBM Software-produkter, inklusive programvara som tjänstelösningar ( Software Offerings ), kan använda cookies eller andra tekniker för att samla in produktanvändningsinformation, för att stödja förbättringar av slutanvändarupplevelsen och för att skräddarsy interaktioner med slutanvändaren för andra ändamål. I många fall samlas inte några identifierbara personuppgifter in av Software Offerings. En del av våra Software Offerings kan hjälpa dig att samla in identifierbara uppgifter. Om denna Software Offering använder cookies till att samla in identifierbara personuppgifter, ges särskild information om erbjudandets användning av cookies nedan. Denna Software Offering använder inte cookies eller andra tekniker för att samla in identifierbara personuppgifter. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

13 Om de konfigurationer som driftsätts för denna Software Offering ger dig som kund möjlighet att samla in identifierbara personuppgifter från slutanvändare via cookies och andra tekniker, bör du söka egen juridisk rådgivning om tillämpliga lagar för sådan uppgiftsinsamling, inklusive eventuella krav på att informera och inhämta samtycke. Mer information om användningen av olika tekniker, inklusive cookies, för dessa ändamål finns i IBM:s sekretesspolicy på och IBM:s Online Privacy Statement på i avsnittet Cookies, Web Beacons and Other Technologies samt i IBM Software Products and Software-as-a-Service Privacy Statement på info/product-privacy/. Varumärken IBM, IBM-logotypen och ibm.com är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör International Business Machines Corp. på många platser i världen. Andra namn på produkter och tjänster kan vara varumärken som tillhör IBM eller andra företag. En aktuell förteckning över varumärken som tillhör IBM finns på sidan Copyright and trademark information (öppnas i ett nytt fönster) på Java och alla Java-baserade varumärken och logotyper är registrerade varumärken som tillhör Oracle och/eller dess dotterbolag. Linux är ett varumärke som tillhör Linus Torvalds i USA och/eller andra länder. Microsoft, Windows, Windows NT och Windows-logotypen är varumärken som tillhör Microsoft Corporation i USA och/eller andra länder. UNIX är ett registrerat varumärke som tillhör The Open Group i USA och/eller andra länder. Andra produktnamn eller näringskännetecken kan vara varumärken som tillhör IBM eller andra företag. Anmärkningar 9

14 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

15

16 Tryckt i Sverige