SKRIVELSE 1(5) Barn- och utbildningsförvaltningen 2015-01-15 Dnr: 2015/2357-GSN Enheten för styrningsstöd Helena Larsson Tfn: 021-39 21 87 Handlingsplaner intern kontroll GSN Bakgrund Grundskolenämnden har med stöd av verksamhetens riskanalyser, Skolinspektionens tillsynsbeslut och övrig rapportering identifierat ett antal riskområden som är prioriterade inför. Riskområdena är sorterade utifrån de fyra perspektiven i styrkorten och har samma färgkodning. Kund 1. Klagomålshanteringen, BUF behöver hitta arbetssätt som gör att klagomål och synpunkter från föräldrar och allmänhet omhändertas och analyseras på ett effektivare och säkrare sätt 2. Fakturakontroll Upprätta en särskild riskanalys till projektet och hantera de identifierade riskerna. Risker av avgörande betydelse återrapporteras till nämnden Kvalitet 3. För litet fokus på skolbarnsomsorgen. Verksamhetens kompensatoriska roll behöver tydliggöras. Nämnden behöver ha god kännedom om barngruppernas sammansättning o storlek, tillgången på pedagogisk kompetens, personaltätheten och fritidshemmens lokalmässiga förutsättningar. Utveckla rapporteringen. 4. Brister i IT-försörjningsprocessen. Säkerställa kostnadseffektivitet och fungerande rutiner för planering, beställning, leverans, drift o avveckling.
2 Medarbetare 5. Säkerställa bemanning o rätt kompetens. 6. Verksamheten kan utnyttja de befintliga systemen för övergripande analys, tex kompetenz och den samlade information från SCB rapporteringen mer effektivt Ekonomi 7. Stora obalanser i grundskolans ekonomi. Risk att åtgärder sätts in för sent 8. Kompensatoriskt resursfördelning särskilt avseende nyanlända behöver ses över 9. Fortsatt uppföljning av OH-kostnaderna Grundskolenämnden fastställde ovanstående riskområden och utsåg riskägare vid oktobernämnden. Riskägarna har arbetat vidare med de olika riskområdena och tagit fram riskhanteringsplaner. I dessa redogörs för vilka insatser förvaltningen avser göra för att hantera respektive riskområde, vilka kontrollinsatser som förvaltningen kommer att göra för att bedöma utvecklingen på riskområdet och vid vilka tidpunkter återrapportering till nämnd planeras. 2
3 Riskhanteringsplan 1 fastställdes i grundskolenämnden i december 2015 1 Riskhanteringsplan för internkontroll synpunkts- och klagomålshantering för bättre resultat i verksamheten Ansvariga enligt grundskolenämndens internkontrollplan: EC nämndenheten och grundskola Bakgrund/gällande regelverk Förvaltningslagen reglerar myndigheters serviceskyldighet. I den anges att varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Dessutom anges att frågor från enskilda ska besvaras så snart som möjligt (4 ). I skollagen 4 kap 8 står att Huvudmannen ska ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Information om rutinerna ska lämnas på lämpligt sätt. Dessutom anges att om det vid uppföljning, genom klagomål eller på annat sätt kommer fram att det finns brister i verksamheten, ska huvudmannen se till att nödvändiga åtgärder vidtas (4 kap 7 ). Synpunktshanteringen i Västerås regleras både centralt och på nämndnivå. Hösten 2014 antog kommunstyrelsen en policy för synpunktshantering. I samband med detta beslutade även stadsledningskontoret om en instruktion för hantering av synpunkter och klagomål inom Västerås stads verksamheter. I instruktionen definieras synpunkter som ett samlingsbegrepp för alla typer av åsikter av både positiv, negativ och neutral karaktär, till exempel klagomål och beröm, och instruktionen innefattar även en processkarta. Instruktionen förutsätter dock att det finns kompletterande rutiner för varje verksamhet/förvaltning för de klagomål och synpunkter som tas emot direkt i verksamheten. De gällande rutinerna för skolverksamheterna är äldre än så, eftersom de antogs av barn- och ungdomsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 2011. De kompletterades 2012 med en rutin för anmälan till huvudman vid diskriminering och/eller kränkande behandling. Dessa rutiner förtydligades hösten 2014 av barn- och utbildningsförvaltningen, som i juni 2015 även förtydligade rutinerna för synpunkter som lämnas till politiker. Ytterligare ett regelverk som tangerar synpunkts- och klagomålshanteringen är respektive nämnds redovisningsplan för allmänna handlingar. I den anges hur olika typer av handlingar och processer ska hanteras, exempelvis anmälningar elevärenden, tillbud, anmälan om diskriminering/kränkande behandling och åtgärdsprogram. Där anges vad som ska diarieföras och vad som istället ska förvaras systematiskt (exempelvis i pärm, mapp på dator eller elevakt). I redovisningsplanen står även att offentliga handlingar av rutinmässig karaktär och ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföras och kan gallras vid inaktualitet, och som exempel ges rutinmässig korrespondens. Det finns även en gemensam redovisningsplan för administration, där det anges att klagomål och synpunkter ska diarieföras i VÄHS. 3
4 Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Klagomålshanteringen: BUF behöver hitta arbetssätt som gör att klagomål och Enhetlighet: I dagsläget skiftar kunskapen om både vad som gäller och vad som behöver förändras. och Klart juni synpunkter från föräldrar och Samsyn behövs i ledningen och allmänhet omhändertas och nämnden. analyseras på ett effektivare och säkrare sätt Bemötande: Enligt kommunens rutin ska svar ges inom 2 dagar. Om synpunkten kräver längre utredning, bör ett svar lämnas att man har tagit emot synpunkten och när man kan förvänta sig ett svar. Ofta fungerar detta väl, men längre svarstider förekommer vid hög arbetsbelastning. Rättssäkerhet: Inkomna klagomål och synpunker ska diarieföras. I dagsläget kan det ibland vara svårt att bedöma vad som ska diarieföras hos registrator och vad som är rutinmässig korrespondens eller tillhör ett ärende/process, särskilt när det gäller telefon och e-post. Ett nytt ärendehanteringssystem kommer att införas i Västerås. Effektivitet: Kommunikationen med vårdnadshavare och medborgare är Ta fram en uppdaterad rutin. För att underlätta att hålla rutinen aktuell vid exempelvis införande av nytt ärendehanteringssystem, bör den beslutas av förvaltningen, samtidigt som rutinen från 2011 formellt upphävs. Denna nya rutin bör informeras om och diskuteras på ledningsgrupp, i ledarforum, i registratorgrupp och på nämnd. 4
5 omfattande inom förvaltningen, särskilt på enhetsnivå. Det är därför av stor vikt att rutiner är så enkla som möjligt. Tillgänglighet: Det finns i dagsläget möjlighet att lämna synpunkter skriftligt, per telefon och vid personliga möten till Kontaktcenter, enskilda handläggare inom BUF samt lärare, rektorer och annan personal. Det finns en direktlänk på förstasidan på kommunens webb till ett formulär för att lämna synpunkter. Varje skola har kontaktinformation på sin egen webbplats. Många föräldrar och medborgare använder sig av dessa kanaler. Dock förekommer anmälningar till Skolinspektionen som inte hanterats av rätt instans inom kommunen först. Förbättra informationen på alla enheters webbplatser. Där ska framgå vart man ska vända sig i olika frågor samt förväntade svarstider. Klart juni Förändring av/hjälp i det enskilda fallet: Många synpunkter som lämnas gäller behov av särskilt stöd eller kränkningar. Det är viktigt att dessa synpunkter kommer till rätt person med kunskap om gällande regelverk och mandat att utreda och fatta beslut. Oftast sker så, men ibland förekommer att ärenden hamnar hos fel person. Västerås har de senaste För dialog med Kontaktcenter för att säkerställa att synpunkter hamnar hos rätt person. Klart juni 5
6 åren fått enstaka anmärkningar från Skolinspektionen, men inte anmärkningsvärt många. Utveckling av arbetssätt: Avsikten med att sammanställa synpunkter är att organsationen ska få möjlighet att utvecklas. I dagsläget sammanställs diarieförda synpunkter till nämnden, men synpunkter och klagomål som inte diarieförts fångas inte upp. Eftersom det förekommer att synpunkter inte diarieförs, finns risk att sammanställningen till nämnden ger en begränsad eller skev bild av situationen, och det finns risk att dra felaktiga slutsatser. Se över rutiner för uppföljning och analys. Mallar för enheternas kvalitetsrapporter bör ses över, så att det finns ett eget stycke om utveckling utifrån synpunkter och klagomål. Uppföljningen i enheternas kvalitetsrapporter blir sedan fokus för rapportering av synpunkter till nämnd, istället för beskrivning av de enskilda synpunkter som diarieförts. Sammanställningen blir en del av T2- rapporteringen samt verksamhetsberättelsen., enheten för styrningsstöd och utvecklingsledare Klart juni 6
7 2 Handlingsplan för internkontroll risker förknippade med särskild avgiftskontroll Ansvariga enligt grundskolenämndens internkontrollplan: EC nämndenheten och med ansvar för fritidshemmen. Finns det risk för badwill för kommunen genom att vi brister då vi genomför den särskilda avgiftskontrollen? Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Risker förknippade med särskild Hösten avgiftskontroll -15 Innan avgiftskontrollen påbörjades gjordes en genomgång av informationsrisker. Under pågående kontroll har tillgängligheten varit hög. De som vill ha djupare information om kontrollen eller har klagomål har en kontakt. Återrapport till nämnden om utfallet av tilläggsfakturor och återbetalningar, samt tonläget hos kunderna. Tydlig informationsplan: Stadens hemsida, VLT, VT, Facebook, Twitter o e-tjänsten. Anslagstavlor på alla enheter. Riktade brev till berörda föräldrar. Planen presenterades i nämnden före start. Frågor ställs till e-postadress eller stadens växel. Handläggarna ringer upp, så fort som möjligt. Sådana frågor hänvisas till controller. Återrapport till nämnderna. via köp från SP Controller Hösten -15 Hösten -15 Jan -16 7
8 3 Handlingsplan för internkontroll brister i uppföljning av fritidshemmen Ansvariga enligt grundskolenämndens internkontrollplan: grundskola med stöd av EC nämndenheten Bakgrund/gällande regelverk För litet fokus på skolbarnsomsorgen. Verksamhetens kompensatoriska roll behöver tydliggöras. Nämnden behöver ha god kännedom om barngruppernas sammansättning o storlek, tillgången på pedagogisk kompetens, personaltätheten och fritidshemmens lokalmässiga förutsättningar. Utveckla rapporteringen. Risk Åtgärd Ansvar Tidplan Brister i uppföljning med stöd av av fritidshem nämndenheten Nämnderna får tydligare och mer frekvent uppföljning av barngruppernas storlek och sammansättning så att det pedagogiska uppdraget kan tillgodoses. Delårsbokslut 1 Nämnderna får del av den kompetenskartläggning som görs i samtliga skolverksamheter för att kunna bedöma kompetensbehovet i skolbarnsomsorgen. Nämnden får mer frekvent uppföljning av hur personaltätheten i fritidshemmen förändras. Nämnden får underlag för att kunna följa och bedöma fritidshemmens lokalmässiga förutsättningar. o EC ekonomi o planeringsenheten Delårsbokslut 1 Delårsbokslut 1 Jan Uppföljning utifrån skolinspektionsbeslut Delårsbokslut 1 Framtagande av sammanhållen plan för fritidshemmens verksamhet Vt- 16 gällande det pedagogiska uppdraget Funktion inom enheten för didaktik och ämnesutveckling med fokus på fritidsfrågor Ht-16 8
9 4 Handlingsplan för internkontroll kvarvarande brister i IT-försörjningsprocessen Ansvariga enligt grundskolenämndens internkontrollplan: EC IKT-enheten och grundskola Bakgrund: Brister avseende planering, beställning, leverans, drift och avveckling. Kostnaderna för IT-försörjningen ökar. Risk Åtgärd Ansvar Tidplan Kvarvarande brister i ITförsörjningsprocessen Etablerad förvaltningsorganisation för IT-arbetsplats skola - Bemanning - Utbildning - Kommunikation - Processer och arbetssätt Enhetschef för IKTenheten tillsammans med Objektledare för IT-arbetsplats skola rekryterad EC IKT-enheten Klart Rekrytering av IT-administratörer, omg 1, rektor Klart Utbildning av IT-administratörer i processer och arbetssätt, omg 1 EC IKT-enheten Klart Rekrytering av IT-administratörer, omg 2, rektor Klart Utbildning av IT-administratörer i processer och arbetssätt, omg 2 EC IKT-enheten Feb Rutin för lånedatorer EC IKT-enheten Feb Följa upp funktioner och processer i IT-arbetsplats skola EC IKT-enheten Mäta effekter av etablering förvaltningsorganisation för IT-arbetsplats EC IKT-enheten Okt skola (sker efter ht -16s skolutrullning) IT-försörjningsprocessen tydliggjord på Insidan, Ledarforum EC IKT-enheten Klart Följa och rapportera IT-försörjningskostnader avseende externa EC IKT-enheten Vt -16 leverantörer. Följa och rapportera IT-försörjningskostnader avseende kostnader för central hantering. Diskussion pågår med Servicepartner. Redovisning av deras tjänster via tjänstekatalog saknas. EC IKT-enheten, dir BUF och Servicepartner 9
10 5 + 6 Handlingsplan för internkontroll Risk att analys av personalstatistik baseras på interna uppgifter och att man inte använder SCB-rapporteringen Ansvariga enligt grundskolenämndens internkontrollplan: Personalchefen i samverkan med grundskola och EC nämndenheten Bakgrund Bättre ta tillvara möjligheten till analys i Competenz och i personalrapporteringen till SCB Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Risk att vi inte gör bästa analys då vi bedömer bemanning o kompetens om vi inte ser den samlade informationen vi har. Tydliggör när och i vilka syften olika uppföljningar ska genomföras och med vilket underlag. HR tillsammans med med stöd av nämndenheten Kvartal 1 Uppföljning och systemutnyttjande har olika syften och begränsningar. - SCB-statistiken är en obligatorisk inrapportering vid en given tidpunkt. Den ger möjlighet till jämförelse både med andra kommuner, mellan huvudmän och mellan skolor. I SCBstatistiken finns också uppgifter om i vilken omfattning behöriga och obehöriga lärare undervisar i olika ämnen. - Systemet Competenz är ett verksamhetssystem och verktyg för att underlätta planering och säkerställande av skolverkets lagkrav på legitimation och behörigheter till stöd på enhetsnivå, verksamhet- och förvaltningsnivå. Förvaltningen är i en inledningsfas när det gäller att använda systemet. Säkerställa att systemet Competenz nyttjas fullt ut inom Verksamhetschef med stöd av HR- Löpande 10
11 verksamhetsområdena. Kompetensförsörjningsplan tas fram som inkluderar flera aspekter såsom, omvärldsförändringar, förändrade lagkrav och resultatet av kartläggningen på olika nivåer. enheten HR-enheten Kvartal 1 11
12 7 Handlingsplan för internkontroll Åtgärder för ekonomisk balans kommer för sent Ansvariga enligt grundskolenämndens internkontrollplan: grundskola med stöd av EC ekonomienheten och personalchef Bakgrund/gällande regelverk Uppdraget att få budget i balans uppfattas som omöjligt och det finns risk att det uppstår en kultur där underskott blir accepterat. Den nuvarande lokalersättningsmodellen har tappat sin styrkraft och tenderar istället till att förklara och i vissa fall legitimera underskott. Resursfördelningsmodellen är inte tillräckligt kompensatorisk. Behöver tydligare kopplas till olika kvalitetsmått för att styra mot en likvärdig skola Risk Åtgärd Ansvar Tidplan Åtgärder för ekonomisk balans kommer för sent I dagsläget gäller intensiv ekonomisk uppföljning och genomlysning på betydligt fler skolenheter inom 6-9. Förvaltningen tar fram förslag på strukturella förändringar och en mer långsiktig strategi för lokalförsörjning. Relevanta nyckeltal avseende effektiv lokalstyrning presenteras och följs upp., Planeringsgruppen Klart Ht-16 Skapa gemensamma bilder av de ekonomiska utmaningarna jämförelser med andra kommuner och jämförelser över tid Genomföra de ersättningsmodellsförändringar som är beslutade 2015 avseende nyanlända I dialog med rektorerna lyfta behov av justeringar i resursfördelningsmodellerna och förmedla dessa till nämndenheten Intensiv ekonomisk uppföljning och genomlysning på skolenheter inom F-5. Intensiv ekonomisk uppföljning och genomlysning på skolenheter inom grundsärskolan F-9. Uppföljning av att planerade åtgärder vid genomlysning av skolenheter inom 6-9 genomförs Klart Klart Inför budgetarbete -17 Juni Juni Juni 12
13 13
14 8 Handlingsplan för internkontroll otillräcklig kompensatorisk resursfördelning avseende nyanlända elever Ansvariga enligt grundskolenämndens internkontrollplan: EC nämndenheten Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Otillräcklig kompensatorisk resursfördelning Avseende nyanlända elever (Avser elever med PUT) Nämnderna har en genomtänkt modell för kompensatorisk resursfördelning till nyanlända elever. Från 2015 avdelades en del av sociala vikten till en renodlad peng för nyanlända elever. Översyn av utfallet av modellen och ev. justeringar, i samband med genomgången av ersättningsmodeller enligt årshjulet med stöd av Apr-jun Avtrappande ersättning under elevens 4 första år i Sverige. Otillräcklig uppföljning av effekterna av den kompensatoriska omfördelningen till både nyanlända och den vanliga sociala vikten. Den andel av flyktingschablonen som BUF erhåller är otillräcklig i förhållande till upp-komna kostnader. Jämförelser har gjorts med andra kommuner och SKL:s utvärderingar Utvärdering av hur nyanländpengen och sociala viken används i skolorna. Överläggningar med IFO för att få större del av flykting-schablonen till skolan. EC nämndenheten med stöd av Stefan F/ Bengt K/ Gunilla I Våren Dec - 15/ Jan -16 14
15 9 Handlingsplan för internkontroll fortsatt uppföljning av OH-kostnader Ansvariga enligt grundskolenämndens internkontrollplan: EC ekonomienheten Bakgrund Grundskolenämnden har personalansvar för den centrala barn- och utbildningsförvaltningen. Grundskolenämnden har tidigare uttalat att andelen OH-kostnader inte får öka. Det är viktigt att kontinuerligt följa utvecklingen av OH-kostnaderna. Ekonomienheten lägger en plan för hur uppföljningen ska göras och när återrapportering sker i nämnd. Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Att andelen OHkostnader ökar på bekostnad av eleversättningen Ekonomienheten och Oktober Grundskolenämnden har begärt uppföljning av förvaltningens OH-kostnader. Förvaltningen har specificerat dessa OH-kostnader i central administration på förvaltningen, gemensamma resurser för verksamheten och kostnader fördelade från servicepartner och stadsledningskontoret. När det gäller central administration och kostnader från servicepartner och stadsledningskontoret så är det viktigt att dessa hålls på en rimlig nivå i förhållande till eleversättningar. Kostnader från servicepartner och stadsledningskontoret har förvaltningen begränsad möjlighet att påverka. Kostnadsförändringar påverkar dock utrymmet i ersättningar till skolorna och det är viktigt att större förändringar rapporteras till nämnden. När det gäller gemensamma resurser för verksamheten kan dessa ändras mellan åren beroende på vad som är lämpligt att budgetera centralt och vad som är lämpligt att budgetera på enheter. Orsaken till variationen kan vara utifrån styrningsmodell, utvecklingsinsatser och vad som är administrativ effektivast. Redovisa utvecklingen av utfallet av OH-kostnaderna mellan år i bilaga till tilldelningsbudgetens årsplan Presentera i nämndens årsplan för verksamheten vad budgeterade OHkostnader består av samt förklara skillnader mellan åren. Större förändringar som sker löpande under år informeras till nämnden Ekonomienheten Ekonomienheten och Januari Vid behov 15
16 16