International Inner Wheel Styrelsemöte Mottram Hall Hotel and Conference Centre, Mottram St Andrew, Cheshire UK 7 9 oktober 2015 Översättning i sammandrag av Ingrid Vestin Forsgren Sandviken IWC Närvarande Charlotte De Vos Oluyemisi Alatise Abha Gupta Kapila Gupta Gunder Lannoy President ordförande Vice President Past President Skattmästare Konstitutionsordförande Elaine Hathaway adjungerad Administrator Board Directors Chris Kirby Akhter Jahan Corinne Dalleur van der Drift Nelly Bratoeva Dona O Brien Benedicte Haubroe Ashnadelle Hilmy/Mortagy Nathalie Brun Phyllis Charter Lucy Tokuzip Janinka de Beer Rabsztyn Lyn Jensen Sissel Hoihjelle Michelsen Kathleen Brodrick Lisbeth Speich Deniz Ozhun Alla närvarande Öppningsanförande av presidenten Protokoll från föregående möte godkändes Övriga frågor Inga Inkomna skrivelser Inga Rapporter Presidenten (inklusive det viktigaste från VU) FN +utnämning av FN-representanter Rapporter från fyra av de fem FN-representanterna. 1
VU har godkänt omval av alla FN-representanter utom Christiane Nicole som avböjt omval för 2016 2017 (har varit vår representant i 10 år). Martine Gayon (FN New York) kommer under 2016 att delta i arbete med Kvinnans status Ursprungsbefolkningar Personer med handikapp Christiane Nicole (FN Geneve) har lämnat rapport från den 70:e sessionen angående Barnets rättigheter, där även presidenten deltog. Nio stater granskades. Session 71 och 72 kommer under 2016 med en granskning av ytterligare ett drygt trettiotal länder. Även dessa ska presidenten försöka närvara vid. (Hon planerar även att besöka Sydafrika och Nigeria, där medlemsantalet växer, och eventuellt även Jamaika.) Christiane Nicole vill att hennes efterträdare ska nomineras till United Nations Office on Drugs and Crime committee. Vidare rapporterades från Kommittén om Åldrande och om Familjen, där man pekar på att familjen i dag kan se ut på många sätt och alla typer av familj ska accepteras. Alla familjemedlemmar har samma rätt till ett liv i säkerhet: Våld mot kvinnor måste bekämpas. Barn måste skyddas från alla former av fysiskt och/eller psykiskt lidande, vanskötsel, skada eller sexuellt utnyttjande från en familjemedlem eller vannan vårdnadshavare. Barn och kvinnor ska skyddas från tvångsäktenskap. Medlemsländerna är skyldiga att genom lagstiftning se till att allt våld inom familjen bekämpas. IIWs VU har godkänt omvalet av samtliga FN-representanter utom Christiane Nicole. Föredragande Oluyemisi Alatise Biträdd av Sissel H Michelsen Utvidgning Abha Gupta Eftersom samarbetet med Rotary inte längre är vad det varit, får vi vara tacksamma att motion 17 antogs på Convention i Istanbul med möjlighet för oss att ta in kvinnor utan Rotaryanknytning. 2014-15 bildades 125 nya klubbar, 71 från Indien, i år 6 nya hittills: en i Australien, en i Nepal, en i Nya Zeeland och tre i Nigeria och det finns förslag på att en klubb i Papua New Guinea ska återupptas. Förslag på reklam: Video från de länder/distrikt/klubbar Board Direktors ansvarar för läggs ut på nätet på engelska och ev andra språk eller stillbilder med text. Kommunikation Kommunikation är nödvändig för en global organisation som Inner Wheel och den är under ständig utveckling. Ekonomi utnämning av revisorer Kapila Gupta Ekonomi Inkomsterna har ökat något på grund av ökat medlemsantal i vissa länder men ränteintäkterna minskar. 2
Utgifterna har ökat något på grund av underhåll av den nya websidan och databasen samt av reklam för Inner Wheel och utgifter för Convention. Efter skatt på ränta är överskottet 91,095 Totala tillgångar minus kortfristiga skulder uppgår till 1,475,833 Summan är uppdelad enligt följande: Underhåll kontorsutrustning: 8447 Conventionkassan: 137,290 Allmän reserv: 1 330,095 Föredragande Kapila Gupta Biträdd av Kathleen Brodrick Den ekonomiska redovisningen godkändes. Årsavgiften för 2016-2017 har mottagits från 8 länder däribland Sverige. Presentation av förslag till ny budget: I stort sett desamma som föregående år ett förväntat plus på ca 7650 efter att alla utgifter är betalda. Föredragande Kapila Gupta Biträdd av Chris Kirby Budgeten godkändes Beslutet att VU har godkänt och utsett Royce Peeling Green {RPG} i Stockport till revisorer för 2016 2017 lästes upp. Föredragande Kapila Gupta Biträdd av Lyn Jensen Convention Benedicte & LCC tackades för ett utmärkt arrangemang. Trots en trög inledning med brist på sponsorer rättade allt till sig. Fler sponsorer, fler anmälningar och till slut hade 2480 personer anmälts vilket gav en överskott på DKK 193,915, som kunde användas till en uppdatering av bl a videoutrustningen. IWW hade bidragit med DKK 500 000, men 100 000 hade återbetalats. DKK100 000 hade donerats till Human Rights Council av LCC. Alla utgifter svarar mot budget även bil åt presidenten och hennes man. Redaktör /Medieansvarig 2015 2016 håller regelbunden kontakt med Elaine och President Charlotte. Alla nationalrepresentanter och Board Directors har fått publiceringsanvisningar, så att insänt material blir korrekt. Hemsidan ändringar Införandet av en presidentblogg Uppdatering av videogalleriet och bildgalleriet Arkivering En del mindre ändringar av länkar och omorganisering av data 3
Hemsideanalys se det engelska originalet Sammantaget: hemsidan används i allt högre utsträckning. Sociala media Facebook är fortfarande viktigast av våra sociala media. Redaktören hade städat upp bland gruppnamnen på Facebook för att få bort International Inner Wheel och skickat ut Guidelines över hela världen. Antalet likes / gilla närmar sig 3000. Facebookanalys se det engelska originalet Redaktören ber alla mediaansvariga att dela med sig av sina projekt, jubileer och nyheter, så att de kan publiceras och inspirera andra i denna unique and united -organisation. Constitutionsrapport ordförande Gunder Lannoy Distrikt 340 Pakistan har efter en lång konflikt upplösts genom beslut av VU. I augusti och september kom två ansökningar om att bilda nya distrikt av de 14 klubbar som hade röstat för upplösning och det finns underlag för ytterligare ett i Lahore. Föredragande Gunder Lannoy Enhälligt beslut Förslag på förändringar i Konstitution och Handbok som ska bilda underlag för motioner till Convention 2018 och ändringar i Guidelines som ska införas omedelbart. IIWs auktoritet i distrikt utan nationell styrelse Begränsad tid för röstvärvning i Guidelines Nominering till IIWs styrelse 1. Felaktig formulering i nomineringsblanketten för val till Board Director 2. Diskussion angående de nomineringar till konstitutionsordförande för 2016 2017 som inkommit. Svårighet att tolka konstitutionen. Sluten omröstning om alla nominerade skulle kvarstå och där var alla eniga. Vid den slutliga omröstningen valdes Phyllis Charter till konstitutionsordförande för 2016 2017 och Abha Gupta gratulerade den valda. Övriga förslag till motioner 2018 Omformulering av stycket beträffande nationalrepresentantens kvalifikationer (s 18) Ny benämning på Nationalrepresentanten En ny regel som säger att nationalrepresentanten inte samtidigt får ha post på klubb- eller distriktnivå (s. 19 andra raden i originalet). Aktiv hedersmedlem ska inte längre få ett års medlemsavgift betald av klubben. Äran att få titeln ska räcka. Begreppet Honorary membership ( Hedrad medlem ) diskuterades. Detta medlemskap kändes inaktuellt i och med antagandet av motion 17 på Convention i Istanbul. Antingen borde avsnittet tas bort eller ges en ny lydelse. Klubbnamn borde i framtiden snarare få geografiska namn än namn med anknytning till Rotary. 4
Constitution Chairman Gunder Lannoy tackade för förslagen och skulle bearbeta dem och ha förslag på ordalydelse till kommande möten. Utnämning av förvaltare Till förvaltare utsågs Dr Brenda Taylor GB&I IIW PP 1989/90 och Carole Buchanan Australien IIW PP 2001/02 Jurist: SAS Daniels 2016-2017 utsågs. Rapport från Convention Presidenten tackade för alla bidrag till sångtävlingen och meddelade att vinnaren blev bidraget från Herford-Widukind, Distrikt 90, Tyskland. Hon trodde inte att många hört den även om den användes vid flaggceremonin vid Convention och uppmanade alla att börja använda den. Standing Together Inner Wheel Verse 1 Time keeps turning like a wheel And the face of our world is changing forever. We ll accept the challenge that s for real with responsibility and we ll make it together. The power from deep inside - the energy to do it right is the axle making the wheel go round. Chorus Inner Wheel it s hope that we are giving Inner Wheel it s charity we are living Inner Wheel we can help, we can heal, standing together- Inner Wheel Verse 2 It s a bound that lets us be one. This strength to make us grow and have trust in each other. We re strong women with heart and soul All around the world We re having faith in one another. The joy of mutuality makes us a strong community We re the axle making the wheel go round. Inner Wheel means joining together. Inner Wheel means friendship forever Inner Wheel it s harmony we feel Standing together Inner Wheel Inner Wheel it s hope that we are giving Inner Wheel it s charity we are living Inner Wheel we can help, we can heal, standing together- Inner Wheel 5
(Text och musik finns på hemsidan) IPP Abha Gupta tackade Benedicte Haubroe och den lokala Conventionkommittén och sa sig vara stolt över att fått vara IIW-president vid ett evenemang som detta. Slutrapport från IIW Convention 2015 i Köpenhamn Samarbetet med IIW har varit utmärkt och den lokala Convention-kommittén var nöjd med utfallet av Convention och kunde visa upp en liten vinst. Enligt en överenskommelse med IIWs verkställande utskott beträffande en eventuell vinst från sponsoröverenskommelser, kunde man dela ut ett bidrag på DK 100 000 till Maternity Foundation. Donationen tas emot av Kronprinsessan Mary, stiftelsens beskyddare, tillsammans med en brosch donerad av en dansk IW-medlem. Rekommendationer till nästa Conventionkommitté Den lokala Conventionkommittén delade med sig av sina erfarenheter goda och dåliga. Benedikte besvarade frågor angående rosbuskarna och förklarade att det fanns 4000 till salu världen över. Convention i Melbourne i April 2018 Chris Kirby presenterade Melbourne för Board Directors med en reklamvideo. Presidenten skulle delta i IW Australian Annual Conference och då även träffa den lokala Conventionkommittén för att titta på Conventionområdet i Melbourne. Kontorsadministration Administratorn bekräftade att hon skulle träffa IIW Editor/Media Manager senare i månaden för att diskutera websidan och mediefrågor. Offerter hade tagits in på nytryck av Constitution & Handbook. Icke distriktstillhöriga klubbar Board Directors presenterade den information de hade Nationalrepresentanternas rapporter Corinne Dalleur ombads göra en sammanställning av nationalrepresentanternas rapporter. Rapporterna diskuterades och Board Directors gav förklarande upplysningar vid behov. Internationellt Happier Futures Better Lives Sissel H Michelsen föreslog att vi skulle ha ett internationellt projekt som gällde för hela världen, t ex Fistula, även om det inte skulle ge oss så stor publicitet. Övriga Board Directors beskrev sin hjälpverksamhet. Danmark, t ex, valde varje år ett gemensamt projekt som röstats fram av klubbar och distrikt och skänkte en bestämd summa. Andra länder hade inte regelbundet något nationellt projekt klubbarna föredrog att arbeta individuellt. Man enades om att paraplytemat fungerade bra men att ett världsomfattande hjälpprojekt skulle kunna stärka organisationen. Migration och flyktingar Presidenten nämnde att hon fått många frågor om vad Inner Wheel gör vad beträffar flyktingkrisen, men hon menade att det var en politisk och europeisk fråga, så det var svårt att ålägga alla klubbar 6
världen över en speciell strategi. Hjälpen borde vara mera spontan, som t ex då en belgisk kvinna hon hört talas om besökte ett migrantläger och tog med sig en ung familj till ett köpcentrum och handlade kläder åt barnen, bjöd hem dem på mat och tog dem till en frisör, där modern fick håret tvättat klippt. Därefter återvände man till lägret. Övriga frågor Rapporter från Board Directornas arbetsgrupper Phyllis Charter, Akhter Jahan, Corinne Dalleur, Janinka Der Beer Rabzstyn. CV plus en kort profil och en Vision of the Future är en nödvändighet. Foto behövs inte. Antalet Board Directors borde vara färre med tanke på den begränsade tid man har vid styrelsemötena. 12 vore lämpligt, även om färre länder då blev representerade. Ett land en röst diskuterades Tanken på zonindelning avfärdades Ashnadelle Hilmy Mortagy, Nathalie Brun, Lisbeth Speich, Lucy Tokuzip Minska INTE antalet Board Directors och ta inte upp det igen vid kommande Conventions Öka medlemsavgiften till 4.0 för att göra det möjligt att ha två möten per år Nej till zonindelning Krav på en Board Director: - Kunskaper i det språk som talas i de icke distriktstillhöriga klubbar och distrikt utan nationalrepresentant man ansvarar för - Översättning av allt material från HQ och påminnelser om datum o.s.v. - Utarbetande av lämpliga träningsuppgifter - Den personliga kontakten är väldigt viktig (telefonsamtal, e-mail, Skype o s v) - Allt material från föregående BD överlämnas Lägg över mera arbete på Board Directors Minst två möten per år Sissel H Michelsen, Dona O Brien, Deniz Ozhun, Corinne Dalleur Nej tillzonindelning Två möten per år Arbete på att skapa möjlighet för fler länder att få tillfälle att nominera Board Directors Kathleen Brodrick, Chris Kirby, Benedicte Haubroe, Nelly Bratoeva Arbetsuppgifter och ansvarsområden - Observera att Board Directors arbetar för HELA Inner Wheel inte sitt eget land och därför inte bör ha några administrativa uppgifter i hemlandet. Hon kan inviteras som gäst men ska vara opartisk vid ev. rådgivning - Måste visa sig solidarisk med de beslut som fattas av IIWs styrelse och de motioner styrelsen lägger fram vid Convention - Board Directors ska, i egenskap av Board Directors, kunna besöka länder på egen bekostnad. - Rapport lämnas en gång per år - HQ skickar ut nationalrepresentanternas rapporter som sedan diskuteras på rådsmötena - Board Directors får inte inneha någon annan post i IW. 7
Nominering och val zonindelning - Ingen zonindelning (Frågan har diskuterats många gånger tidigare och avfärdats lika många gånger) - Motionen angående minskat antal Board Directors avslogs vid Convention och bör inte tas upp igen. Medlemmarna tror inte på detta sätt att spara pengar och om IIW behöver ett så stort sparkapital måste medlemmarna få veta i vilket syfte och hur stort. - Medlemsavgiften bör höjas med en liten summa varje år, t ex 1%, för att man ska slippa större höjningar längre fram. - Information om arbetsuppgifter och ansvarsområden bör skickas ut till Board Directors blir vald. Speciell betoning läggs på att man talar och förstår flytande engelska så att man kan delta i överläggningarna. Framtida roller - Presidenten måste ge Board Directors meningsfulla uppgifter och möten bör hållas två gånger per år, så att de 16 Board Directors inte bara kommer till rådsmötena för att godkänna VUs förslag utan kan känna sig delaktiga i besluten. - Om VU känner till att någon Board Director har svårigheter att uttrycka sig eller att förstå vad man diskuterar ska man försöka bistå henne. Handbok och Websida - I handboken (s 55 originalet) skrivs in: Icke distrikttillhöriga klubbar lyder direkt under IIW och/eller den Board Director deras klubb tilldelats - På websidan vore det bra om de Icke distrikttillhöriga klubbar varje Board Director ansvarar för var uppräknade. Yemisi Alatise, Abha Gupta and Kapila Gupta Hade ett förslag till zonindelning men drog tillbaka förslaget eftersom de tre tidigare grupperna tagit avstånd från förslaget. Presidentens avslutning Presidenten tackade för ett givande rådsmöte. Diskussionsgrupperna ombads fortsätta sitt arbete och komma med synpunkter, bl. a. på dokumenten på hemsidan. Hon tackade Board Directors för deras arbete med att etablera kontakt med sina klubbar och lovade att komma med en arbetsfördelningsplan. Hon nämnde även att VU föreslagit att MGA-ansökningar skulle skickas till styrelsen innan det slutliga beslutet fattades i VU. Tack Oluyemisi Alatise tackade deltagarna President.. Datum... 8