VALINSTRUKTION för val av professorer och övriga anställda och studerande till Åbo Akademis universitetskollegium, styrelse och fakultetsråd Godkänd av styrelsen 8.4.2014 1 kap. Allmänt 1 Medlemmarna och suppleanterna i universitetskollegiet, styrelsen och fakultetsråden väljs av de i 8 nämnda personerna genom hemliga val enligt denna valinstruktion. Företrädare för studerandena utses av studentkåren så som studentkårens för ändamålet tillämpliga valordning föreskriver. 2 De i 8 nämnda röstberättigade personerna indelas för varje val i två grupper. Till den första gruppen hör professorerna. Till den andra gruppen hör övriga anställda. Den röstberättigade röstar inom sin grupp. 3 Samtliga uppställda kandidater förs upp på en lista inom var och en av de två grupperna. Den röstberättigade röstar på en kandidat i varje val där han/hon har rätt att rösta. De kandidater som får flest röster blir valda. Rösträtt får inte utövas genom ombud. 4 Till medlem av universitetskollegiet, styrelsen eller ett fakultetsråd kan ingen väljas mot sin vilja. Den som är anställd har dock inte rätt att undandra sig medlemskap ifall tillräckligt antal medlemmar och suppleanter ej annars erhålls.
2 kap. Valmyndigheter 5 Styrelsen väljer för tre år en valnämnd, som ska handha med valen sammanhängande åligganden. Valnämndens ordförande är förvaltningsdirektören. Valnämndens övriga medlemmar utgörs av en professor och en representant för övriga anställda samt en representant för studerandena. För de övriga medlemmarna väljs personliga suppleanter representerande samma grupper som de ordinarie medlemmarna. Valnämnden väljer inom sig viceordförande. Valnämndens ordförande kallar en sekreterare. 6 Valnämnden kan tillsätta valkommissioner för att handha av valnämnden till dem delegerade uppgifter. Ytterligare kan valnämnden utse nödigt antal valfunktionärer. Valnämnden utser vid behov en valkommission vid Åbo Akademi i Vasa enligt valnämndens direktiv. Valkommissionen kan utse nödigt antal valfunktionärer. Valnämnden är beslutför när tre medlemmar, bland dem ordföranden eller vice ordföranden är närvarande. Om en valkommissions beslutförhet ger valnämnden direktiv. Vid valnämndens sammanträden förs protokoll, som undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden för sammanträdet. 3 kap. Vallängd 7 Valnämnden uppgör en vallängd över de personer som är röstberättigade och därmed valbara. För varje röstberättigad antecknas vilken i 2 nämnd grupp han/hon tillhör, samt vilka val han/hon har rösträtt i och inom vilken grupp han/hon är valbar. Valbar är myndig person. En omyndig person som före början av ifrågavarande organs mandatperiod uppnår myndig ålder är också röstberättigad och valbar. 8 I vallängden upptas de professorer och övriga anställda som hör till Åbo Akademi. Vid elektroniska val förutsätts giltigt användarnamn vid Åbo Akademi.
Till gruppen professorer räknas den som har ett gällande arbetsavtal som professor för att sköta mera än hälften av en professur. Till övriga anställda räknas: 1) lärare och forskare anställda vid akademin som har ett gällande arbetsavtal för att sköta minst hälften av de uppgifter som hör till en heltidsbefattning; 2) övrig personal som har ett gällande arbetsavtal avseende huvudsyssla (minst 20 timmar/vecka); 3) de som är anställda att undervisa minst 112 timmar under ifrågavarande läsår, eller, om anställningen för vårterminen inte hunnit fastställas, innehar en anställning att under ifrågavarande hösttermin och föregående vårtermin undervisa sammanlagt minst 112 timmar; samt 4) personer som med akademins samtycke bedriver forskningsarbete vid akademin eller biträder vid sådant arbete och för vilka avtal om icke-anställda forskares rätt till utrymmen och faciliteter vid Åbo Akademi har uppgjorts, undertecknats och gäller senast från den 20 september ifrågavarande valår till åtminstone utgången av december månad samma år. Pensionerade personer, med vilka avtalet uppgjorts, upptas inte i vallängden. Studerande som anställts som praktikanter upptas inte i vallängden. 9 Vid uppgörandet och fastställandet av vallängden beaktas de arbetsavtal, som undertecknats och gäller senast från den 20 september ifrågavarande valår till åtminstone utgången av december månad samma år. Arbetar en person vid flera enheter tillhör han/hon den enhet inom vilken han/hon vid ingången av valperioden utför merparten av sitt arbete. 10 Grund för vallängden är en förteckning över professorer och övriga anställda vilken universitetsservice ställer till valnämndens förfogande. Valnämnden uppgör vallängden på basis av denna förteckning och kan tillägga personer som oriktigt har blivit utelämnade samt stryka personer som inte har rösträtt. 11 Vallängden framläggs för granskning genom valnämndens försorg under minst sju dagar, framläggningsdagen inberäknad, på akademins kansli, vid Åbo Akademi i Vasa, på akademins webbsidor samt på övriga av valnämnden fastställda platser. Meddelande om att vallängden framläggs till granskning samt om de platser där vallängden finns framlagd bör i god tid före framläggandet offentliggöras på akademins officiella anslagstavlor i huvudbyggnaden i Åbo och i Academill i Vasa samt på akademins webbsidor.
12 Den som anser att i vallängden ingår fel som påverkar hans/hennes rösträtt eller valbarhet kan skriftligen yrka på rättelse hos valnämnden under den tid vallängden är framlagd. Om administrationen upptäcker fel i vallängden bör den på tjänstens vägnar göra rättelseyrkande till valnämnden. 13 Valnämnden bör inom sju dagar efter utgången av den tid vallängden varit framlagd till granskning ge beslut med anledning av varje rättelseyrkande och beslutet bör jämte motivering antecknas i protokollet och delges de berörda. Efter att eventuella rättelser införts i vallängden ska den sålunda granskade slutliga vallängden omedelbart framläggas så som i 11 1 mom. bestäms. 4 kap. Kandidatnominering 14 Varje röstberättigad har rätt att inom 14 dagar räknat från och med den dag den slutliga vallängden framlagts, inom sin egen grupp uppställa kandidater i de val där han/hon är röstberättigad. Kandidaterna nomineras av minst två i den slutliga vallängden upptagna personer och genom att en valbar person på en av valnämnden godkänd blankett skriftligen ger sitt samtycke. Valförbund mellan kandidater är inte tillåtna. 15 5 kap. Valnämndens förberedande åtgärder före val 16 Valnämnden beslutar om den tidpunkt då valen ska ordnas och hur de till valnämnden riktade handlingarna ska inlämnas. Dessa beslut bör offentliggöras åtminstone i en svenskspråkig dagstidning, på akademins officiella anslagstavlor i huvudbyggnaden i Åbo och i Academill i Vasa samt på akademins webbsidor.
17 Kandidatnomineringen ska lämnas obeaktad om bestämmelserna i 4 kap. inte efterföljts. 18 Sedan tiden för uppställande av kandidater utgått och efter det att valnämnden godkänt vederbörande kandidatlistor, offentliggör valnämnden omedelbart en sammanställning av kandidatlistorna åtminstone på akademins officiella anslagstavlor och webbsidor. 19 Är antalet kandidater vid styrelseval samma som det antal som ska väljas, sker till denna del inget val, utan valnämnden förklarar de godkända kandidaterna valda. 20 Valen till fakultetsrådkan ske som sämjoval vid ett valmöte senast sju dagar före den av valnämnden fastställda tidsfristen för kandidatnominering. Till valmötet ska samtliga röstberättigade inom gruppen kallas minst tre dagar före mötet. Valmötet är beslutfört om minst två tredjedelar av de röstberättigade deltar. Når mötet enighet om vilka valbara personer som ska utses till ordinarie medlemmar respektive till personliga suppleanter ska valnämnden fastställa sämjovalet. Uppnås inte enighet ordnas val i vanlig ordning. Valen till universitetskollegiet kan under samma förutsättningar som i 1 mom. ordnas som sämjoval om enighet uppnås om vilka valbara personer som ska utses till ordinarie medlemmar samt till personliga suppleanter för de ordinarie. 21 Finns inte tillräckligt antal kandidater för valen av medlemmar och suppleanter, kan valnämnden besluta om förlängning av den för kandidatnominering fastställda tiden. Avsaknad av kvinnliga respektive manliga kandidater utgör också grund till förlängning av tiden för kandidatnominering. Finner valnämnden att en förlängning av tiden inte är möjlig eller finns trots förlängning fortfarande ett otillräckligt antal kandidater, ska valnämnden i stöd av 4 nominera alla valbara personer som kandidater i ifrågavarande val. 22 Valnämnden kan besluta att valen förrättas antingen elektroniskt eller med röstsedlar.
6 kap. Valförrättningen vid elektroniska val 23 Valet av universitetskollegium, interna styrelsemedlemmar och fakultetsråd förrättas under en eller två på varandra följande vardagar enligt vad valnämnden bestämmer. Valförrättningen börjar senast kl. 9.00 och fortgår oavbrutet i minst fem timmar. 24 Valnämnden bör vidta alla de åtgärder som erfordras för genomförande av valet och i detta syfte i god tid försäkra sig om att till förfogande står: 1) vallängder; 2) valnämndens sammanställningar av kandidatlistor, vilka bör finnas synliga på Åbo Akademis webbsidor och i röstningsprogrammet, samt 3) information om att ÅA-användarnamn förutsätts för röstning i elektroniska val. 25 Elektroniska val förrättas per dator genom att den röstande avger en elektronisk röstsedel till en elektronisk valurna. Valen ska arrangeras så att valhemligheten bevaras och informationssäkerheten tryggas. Valnämnden utser de personer som får behandla röstningsprogrammets logg. Loggen kan användas för att på begäran kontrollera om den i vallängden upptagna personen har röstat. Då en person vill se uppgifter om sin röstning ska han/hon presentera legitimation. Om loggen behandlas manuellt bör personen som begärt därom även underteckna en skriftlig anhållan. Valnämnden uppgör inför varje val en handlingsplan för hur man agerar om tekniska problem uppstår under pågående val. I röstningsprogrammet och på akademins webbsidor anges kontaktuppgifter till telefonjourer under pågående val. 7 kap. Valförrättningen vid val med röstsedel 26 Valet av universitetskollegium, interna styrelsemedlemmar och fakultetsråd förrättas under en eller två på varandra följande vardagar enligt vad valnämnden bestämmer.
Valförrättningen börjar senast kl. 9.00 och fortgår oavbrutet i minst fem timmar. För valförrättningen anvisar universitetsservice lämpliga utrymmen och förser dessa med erforderlig utrustning. 27 Valnämnden bör vidta alla de åtgärder som erfordras för genomförande av valet och i detta syfte i god tid försäkra sig om att till förfogande står: 1) en ändamålsenlig vallokal; 2) vallängder; 3) valnämndens sammanställningar av kandidatlistor, vilka bör finnas synliga på Åbo Akademis webbsidor och i vallokalen; samt 4) röstsedlar, valstämpel, sigill, material, protokollspapper, valurnor och valbås. 28 Är den röstande funktionshindrad har han/hon rätt att såsom biträde vid införande av anteckningen i röstsedeln anlita en valfunktionär eller en annan av honom/henne själv utsedd person. Den som bistår en röstande är skyldig att samvetsgrant följa den röstandes anvisningar samt att hemlighålla vad han/hon erfarit vid valförrättningen. 29 Efter att valurnan vid valförrättningens början tillslutits och försetts med sigill får den ej öppnas förrän valförrättningen avslutats. 30 En person som önskar rösta ska anmäla sig hos valnämnden eller hos de utsedda valfunktionärerna för att erhålla röstsedel. Röstsedeln ska ej utges förrän det fastslagits att personen är antecknad i vallängden såsom röstberättigad. Den röstande är skyldig att på anmodan förete utredning över sin identitet. Den röstande ska avlämna röstsedeln hopvikt hos valnämnden eller dess valfunktionärer för avstämpling och ska därefter inlägga den i valurnan. Sedan röstanden inlagt röstsedeln i valurnan, antecknas i vallängden att han/hon utövat sin rösträtt. 31 När vid val under två dagar valförrättningen första dagen avbryts, ska valurnan förseglas samt sättas i säkert förvar. Då förrättningen andra dagen fortsätter ska
valnämnden eller någon av valnämnden utsedd person granska att valurnans sigill är obrutet. 32 En röstberättigad som är förhindrad att delta i den ordinarie valförrättningen har vid val med röstsedlar rätt att förhandsrösta i Åbo, Vasa eller Jakobstad. Valnämnden fastställer plats och tidpunkt för förhandsröstningen. Vid förhandsröstningen ska anteckning om denna göras i vallängden. Valnämnden utfärdar närmare direktiv om förhandsröstningen. 8 kap. Granskning och fastställande av valresultatet vid elektroniska val 33 Valnämndens ordförande eller viceordförande förklarar valförrättningen avslutad. Valnämnden ska efter avslutande av val granska valresultatet. 34 Den inbördes ordningen mellan kandidaterna eller kandidatlistorna bestäms i enlighet med det erhållna röstetalet. Bland kandidaterna förklarar valnämnden så många medlemmar och personliga suppleanter valda som ska väljas inom gruppen. Ordningsföljden mellan kandidater som fått samma röstetal avgörs genom lottning. Valnämnden arrangerar lottningen. De ordinarie medlemmarna får var sin personliga suppleant enligt suppleanternas fallande röstetal. 35 Då valets resultat granskas och fastställs vid valnämndens sammanträde har kandidaterna, liksom även de valfunktionärer som valnämnden kallat till sammanträdet, rätt att närvara. 36 Valnämnden bör fastställa valets resultat senast 10 dagar efter valförrättningen och kungöra detta på akademins officiella anslagstavlor. Valresultatet bör även offentliggöras på akademins webbsidor.
37 Universitetskollegiet väljer ny extern medlem i styrelsen om en medlem av denna grupp avgått under mandatperioden. Till medlem i stället för en genom val utsedd styrelsemedlem som under mandatperioden avgått utser valnämnden för den återstående mandatperioden den kandidat som i valet fått mest röster av dem som inte blivit valda. Ordningsföljden mellan kandidater som fått samma röstetal avgörs genom lottning. Valnämnden arrangerar lottningen. Studentkåren utser vid behov ersättare för styrelsemedlemmar som utsetts av studentkåren. 38 Om en genom val till ett annat förvaltningsorgan än styrelsen utsedd medlem inte längre hör till akademin eller om han/hon fått befrielse från uppdraget utser valnämnden suppleanten i hans/hennes ställe för den återstående mandatperioden. Om en suppleant inte längre hör till akademin eller fått befrielse från uppdraget eller om han/hon inträder som medlem i förvaltningsorganet, utser valnämnden en ny suppleant från den kandidatlista i valen som enligt 34 har det högsta röstetalet inom ifrågavarande grupp. Finns ej i 1 mom. avsedda kandidater inom gruppen utser rektor en ny suppleant för den återstående mandatperioden. Före rektors beslut bör valnämnden bereda ifrågavarande grupp möjlighet att framföra kandidater för uppdraget. Studentkåren utser vid behov ersättare för medlemmar och suppleanter som utsetts av studentkåren. 9 kap. Rösträkning och fastställande av valresultatet vid val med röstsedel 39 Sedan valnämndens eller valkommissionens ordförande eller viceordförande förklarat valförrättningen vid val med röstsedel avslutad uttas de avgivna röstsedlarna omedelbart ur valurnan och räknas. 40 Valnämnden ska därefter granska röstsedlarna, samt besluta om vilka röstsedlar som ska lämnas obeaktade såsom ogiltiga. En röstsedel är ogiltig: 1) om såsom röstsedel använts annan än på valnämndens försorg mångfaldigad röstsedel;
2) om röstsedeln är ostämplad; 3) om det ej tydligt framgår vilken eller vilka kandidater som avses; 4) om på röstsedeln antecknats den röstandes namn eller särskilt kännetecken på den röstande eller om annan obehörig anteckning gjorts därpå; samt 5) om med röstsedeln avgetts en röst för en kandidat som inte är uppställd i ifrågavarande val eller inom ifrågavarande grupp. Som obehörig anteckning anses inte en sådan anteckning på röstsedeln som endast förtydligar på vilken kandidat den röstande har avsett att rösta. 41 Den inbördes ordningen mellan kandidaterna bestäms i enlighet med det erhållna röstetalet. Bland kandidaterna förklarar valnämnden så många medlemmar och personliga suppleanter valda som ska väljas inom gruppen. Ordningsföljden mellan kandidater som fått samma röstetal avgörs genom lottning. Valnämnden arrangerar lottningen. De ordinarie medlemmarna får var sin personliga suppleant enligt suppleanternas fallande röstetal. 42 Då röstsedlarna räknas vid valnämndens sammanträde och valets resultat fastställs, har kandidaterna, liksom även de valfunktionärer som valnämnden kallat till sammanträdet, rätt att närvara. 43 Röstsedlarna och den slutliga sammanställningen av kandidatlistor ska inneslutas under sigill samt förvaras på betryggande sätt. De slutliga uträkningarna bör sammanfogas och uppbevaras som bilagor till protokollet. 44 Valnämnden bör fastställa valets resultat senast 10 dagar efter valförrättningen och kungöra detta på akademins officiella anslagstavlor. Valresultatet bör även offentliggöras på akademins webbsidor. 45 Universitetskollegiet väljer ny extern medlem i styrelsen om en medlem av denna grupp avgått under mandatperioden.
Till medlem i stället för en genom val utsedd styrelsemedlem som under mandatperioden avgått utser valnämnden för den återstående mandatperioden den kandidat som i valet fått mest röster av dem som inte blivit valda. Ordningsföljden mellan kandidater som fått samma röstetal avgörs genom lottning. Valnämnden arrangerar lottningen. Studentkåren utser vid behov ersättare för styrelsemedlemmar som utsetts av studentkåren. 46 Om en genom val till ett annat förvaltningsorgan än styrelsen utsedd medlem inte längre hör till akademin eller om han/hon fått befrielse från uppdraget utser valnämnden suppleanten i hans/hennes ställe för den återstående mandatperioden. Om en suppleant inte längre hör till akademin eller fått befrielse från uppdraget eller om han/hon inträder som medlem i förvaltningsorganet, utser valnämnden en ny suppleant från den kandidatlista i valen som enligt 41 har det högsta röstetalet inom ifrågavarande grupp. Finns ej i 1 mom. avsedda kandidater inom gruppen utser rektor en ny suppleant för den återstående mandatperioden. Före rektors beslut bör valnämnden bereda ifrågavarande grupp möjlighet att framföra kandidater för uppdraget. Studentkåren utser vid behov ersättare för medlemmar och suppleanter som utsetts av studentkåren. 10 kap. Särskilda stadganden 47 Infaller i denna instruktion nämnd förfallodag på lördag eller helgdag ska nästföljande vardag betraktas såsom förfallodag. 48 Valnämnden kan utfärda närmare föreskrifter rörande tillämpningen av denna valinstruktion. 11 kap. Ikraftträdande 49 Denna valinstruktion träder i kraft 8.4.2014. Samtidigt upphävs Valinstruktion för val av professorer och övriga anställda och studerande till Åbo Akademis universitetskollegium, styrelse och institutionsråd, godkänd av styrelsen 29.1.2013.