FÖRSLAG 2010:73 1 (29) LS 1008-0662 Landstingsstyrelsens förslag till beslut Ny organisation för Stockholmsregionens Europasamarbete Föredragande landstingsråd: Catharina Elmsäter-Svärd Ärendet Stf landstingsdirektören har inkommit med förslag till ny organisation för Stockholmsregionens Europasamarbete. Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige besluta att godkänna att Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening likvideras per den 31 december 2010 att godkänna att Stockholms läns landsting, tillsammans med Stockholms stad och Kommunförbundet Stockholms Län som konstituerande medlemmar, bildar en ideell förening med namnet Stockholmsregionens Europaförening, med stadgar enligt landstingsdirektörens förslag att godkänna att Stockholmsregionens Europaförening ska bilda /inköpa ett av föreningen helägt aktiebolag med namnet Stockholmsregionens Europakontor AB, med bolagsordning enligt landstingsdirektörens förslag att godkänna och till landstingsstyrelsen uppdra att teckna konsortialavtal om samverkan i Stockholmsregionens europaförening, ideell förening, samt det av föreningen helägda bolaget Stockholmsregionens Europakontor AB, enligt landstingsdirektörens förslag Bilagor 1 Protokoll från styrelsen för Stockholmsregionens Europakommitté samt förslag till ny organisation för Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening 2 Stadgar för Stockholmsregionens Europaförening 3 Bolagsordning för Stockholmsregionens Europakontor AB 4 Konsortialavtal 5 Stf landstingsdirektörens tjänsteutlåtande 2010-09-01
FÖRSLAG 2010:73 2 LS 1008-0662 att landstinget, liksom vardera Stockholms stad och Kommunförbundet Stockholms Län, tillskjuter 500 000 SEK att utgöra aktiekapital i bolaget Stockholmsregionens Europakontor AB att de av landstinget tillskjutna medlen avseende aktiekapital (500 000 SEK) ska belasta LSF Koncernfinansiering att uppdra åt landstingets ombud i styrelsen för Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening att rösta för likvidation av föreningen och fatta i samband med detta nödvändiga beslut att utse ordförande i landstingsstyrelsen till ombud och 1:e vice ordförande som ersättare på konstituerande föreningsstämma i Stockholmsregionen Europaförening med uppdrag att rösta för och fatta beslut enligt ovanstående punkter att beslut i detta ärende gäller under förutsättning av att övriga berörda huvudmän fattar likalydande beslut att omedelbart justera beslutet Landstingsstyrelsen har - under förutsättning av fullmäktiges beslut - för egen del beslutat att uppdra åt landstingsstyrelsens ordförande att underteckna konsortialavtal om samverkan i Stockholmsregionens europaförening, ideell förening, samt det av föreningen helägda bolaget Stockholmsregionens Europakontor AB, enligt landstingsdirektörens förslag. Stockholmsregionens Europakommitté (SEU) startade år 2000. SEUs ändamål med verksamheten har varit att främja medlemmarna i Stockholm- Mälarregionen och deras ekonomiska intressen genom att tillhandahålla medlemmarna tjänster som rör regionens förhållande till Europeiska Unionen (EU). Många frågor inom landstingets ansvarsområden har kopplingar till EU. Det är mot den bakgrunden viktigt för landstinget att ha utvecklade former för att utbyta kunskap, medverka i projekt och påverka. Eftersom även övriga aktörer i samarbetet ofta har gemensamma intressen är det naturligt att vidareutveckla det samarbete som idag finns inom SEU. Styrelsen för SEU har genomfört en översyn av verksamheten och föreslår en tydligare struktur som gör den nya organisationen mer effektiv och slagkraftig.
FÖRSLAG 2010:73 3 LS 1008-0662 Den tidigare kommittén och ekonomiska föreningen ersätts av en ideell förening med namnet Stockholmsregionens Europaförening. Föreningen blir huvudägare till ett servicebolag, Stockholmsregionens Europakontor AB, som bedriver den praktiska verksamheten. Konstituerande medlemmar i den nya organisationen är Stockholms läns landsting tillsammans med Stockholms stad och Kommunförbundet Stockholms län. Verksamheten fokuseras till Bryssel. Landstingets möjligheter att via det nya Europakontoret få stöd för samarbetet med Warszawa-regionen, Moskvaregionen och S:t Petersburg försvinner. Den fasta årsavgiften sänks till 2,5 miljoner kronor för varje huvudman. För att ge bolaget finansiell bas tillskjuter landstinget, liksom övriga huvudmän, 500 tusen kronor vardera som aktiekapital. Den nya organisation ska var genomförd den 1 januari 2011.
FÖRSLAG 2010:73 4 LS 1008-0662 Behandling i landstingsstyrelsen Landstingsrådsberedningen behandlade ärendet den 8 september 2010. Landstingsstyrelsen behandlade ärendet den 21 september 2010. MP-ledamoten antecknade följande särskilda uttalande: I januari i år beslutade majoriteten i landstingsstyrelsen att bevilja ett ägartillskott till Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening på 6,6 mkr för oplanerade kostnader för att täcka pensionstillskott, uppsägningslön och avgångsersättning för tidigare VD. Vår förhoppning var att detta skulle bli en engångsföreteelse och att styrelsen omedelbart skulle rätta till missförhållandena och återrapporterar till landstingsstyrelsen. Nu är pengarna slut och förslaget är nu att bolaget skall likvideras. Men som fågeln Fenix ska det istället bildas en ideell förening som ska bilda/inköpa ett bolag Stockholmsregionens Europakontor AB. Detta nya bolag ska styras av chefstjänstemän, som ska tillsätta en VD som förhoppningsvis ska lyckas bättre än tidigare. Det naturliga vore att utse politiker till representanter i båda styrelserna, den ideella föreningsstyrelsen och bolagsstyrelsen. Åtminstone ska VD tillsättas politiskt. Det är viktigt att styrelsen och VD tar ansvar för de medel som satsas, så att de verkligen blir till gagn för skattebetalarna i Stockholms län. Vår uppfattning är också att VD och styrelsen på ett regelbundet och strukturerat sätt ska rapportera till samtliga partier i landstinget, Stockholms stad och KSL. Ärendet och dess beredning Styrelsen för Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening har den 2 september 2010 beslutat föreslå huvudmännen Stockholms stad, Kommunförbundets Stockholms län samt Stockholms läns landsting att bilda en ny organisation för Stockholmsregionens Europasamarbete (bilaga). Stf landstingsdirektören har i tjänsteutlåtande den 1 september 2010 (bilaga) föreslagit landstingsstyrelsen dels föreslå landstingsfullmäktige besluta att godkänna att Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening likvideras per den 31 december 2010, att godkänna att Stockholms läns landsting, tillsammans med Stockholms stad och Kommunförbundet
FÖRSLAG 2010:73 5 LS 1008-0662 Stockholms Län som konstituerande medlemmar, bildar en ideell förening med namnet Stockholmsregionens Europaförening med stadgar enligt bifogat förslag, att godkänna att Stockholmsregionens Europaförening ska bilda /inköpa ett av föreningen helägt aktiebolag med namnet Stockholmsregionens Europakontor AB med bolagsordning, enligt bifogat förslag, att godkänna och till landstingsstyrelsen uppdra att teckna konsortialavtal om samverkan i Stockholmsregionens europaförening, ideell förening, samt det av föreningen helägda bolaget Stockholmsregionens Europakontor AB, enligt bifogat förslag, att landstinget, liksom vardera Stockholms stad och Kommunförbundet Stockholms Län, tillskjuter 500.000 SEK att utgöra aktiekapital i bolaget Stockholmsregionens Europakontor AB, att de av landstinget tillskjutna medlen avseende aktiekapital (500.000 SEK) ska belasta LSF Koncernfinansiering, att uppdra åt landstingets ombud i styrelsen för Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening att rösta för likvidation av föreningen och fatta i samband med detta nödvändiga beslut, att utse ordförande i landstingsstyrelsen till ombud och 1:e vice ordförande som ersättare - på konstituerande föreningsstämma i Stockholmsregionen Europaförening med uppdrag att rösta för och fatta beslut enligt ovanstående punkter dels - under förutsättning av fullmäktiges beslut - för egen del besluta att uppdra till landstingsstyrelsens ordförande att underteckna konsortialavtal om samverkan i Stockholmsregionens europaförening, ideell förening, samt det av föreningen helägda bolaget Stockholms regionens Europakontor AB, enligt bifogat förslag.
Förslag till ny organisation för Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening Bakgrund Under 2010 har styrelsen genomfört en översyn av SEUs organisation och inriktning. Huvudmännens chefstjänstemän har fungerat som styrgrupp under arbetet. Till grund för översynen ligger en rapport från Bertil Strindmark, Solving Efeso, daterad den 3 mars 2010 och redovisad vid styrelsens och kommitténs sammanträden den 11 mars 2010. Rapporten har kommunicerats med SEUs servicepartners. Vidare har styrgruppen kompletterat rapporten i några avseenden, vilket presenterades vid styrelsens sammanträde den 3 juni 2010 (PM Översyn av Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening förslag till beslut, daterad 24 maj 2010). Förslaget som behandlades av styrelsen den 3 juni behandlade bland annat följande punkter: Organisationsform Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening ersätts av en ny ideell förening. I föreningen föreslås att dagens huvudmän och servicepartners blir medlemmar. Föreningen ska äga ett servicebolag som svarar för det praktiska genomförande av verksamheten. Huvudmännens chefstjänstemän utgör styrelse för bolaget. Föreslagen finansiering ska utgöra grunden för kontoren i Bryssel och Stockholm samt intressebevakning, medverkan i nätverk och övrigt kontaktskapande för Stockholmsregionen i Bryssel. Övrig efterfrågad verksamhets såsom studiebesök, särskilda event etc finansieras separat som uppdrag. Medlemsavgifter För de konstituerande medlemmarna, Stockholms stad, Stockholms Läns Landsting föreslås en medlemsavgift om 2,5 mkr vardera för 2011. För övriga medlemmar föreslås en medlemsavgift om 200 tkr vardera för 2011. Uppdragsfinansiering Följande aktiviteter ingår inte i medlemsavgift för huvudmän eller medlemmar utan finansieras separat efter överenskommelse. o Arrangemang av studiebesök o Särskilda arrangemang för enskild huvudman eller medlem såsom konferenser, utställningar och liknande o Utbildningsinsatser o Ledning eller medverkan i särskilda EU-projekt och liknande o Bevakning av frågor och områden utöver beslutad verksamhetsplan Stockholm: Bryssel: St. Petersburg: Warszawa: Box 38145, Västgötagatan 2 Avenue Marnix 28 Nevsky Prospect 1 Plac Bankowy 3/5 S-10064 Stockholm, Sverige B-1000 Bryssel, Belgien S:t Petersburg 190000, Ryssland PL-00-142 Warszawa, Polen Tel: +46 (0)8 615 94 80 Tel: +32 (0)2 740 06 00 Tel: +7 (812) 324 32 99 Tel: +48 (0)22 695 62 25 Fax: +46 (0)8 615 94 89 Fax: + 32 (0)2 740 06 16 Fax: +7 (812) 314 68 53 Fax: +48 (0)22 695 62 77 O r g. nr.: 769605-4332 E-mail: info@stockholmregion.org Web: www.stockholmregion.org
2 Kontorsorganisation Föreningens verksamhet inriktas helt på EU-frågor. De nuvarande kontoren i St Petersburg och Warzawa ska därför avvecklas. Förslagen vann styrelsens gillande och styrelsen fattade följande beslut. Styrelsen beslutade att huvudmännen, Stockholms stad, Stockholms Läns Landsting och Kommunförbundet Stockholms Län, ombildar SEU till en ideell förening med ett servicebolag i linje med förslaget från Solving Efeso. Den nya organisationen ska vara genomförd till den 1 januari 2011. att föreningens och servicebolagets hemvist ska vara Stockholm med kontor i Bryssel och Stockholm. Nuvarande kontor i St Petersburg och Warzawa avvecklas eller överlåtes. att uppdra åt VD att ta fram förslag till stadgar respektive bolagsordning och övriga underlag för ombildningen. Förslagen redovisas vid styrelsens sammanträde i september 2010. att VD omgående ska inleda arbetet med att anpassa nuvarande kontors- och tjänstemannaorganisation till den nya organisationsstrukturen. att stadsdirektören i Stockholms stad, landstingsdirektören i Stockholms läns landsting samt förbundsdirektören i Kommunförbundet Stockholms län ges i fortsatt uppdrag att vara styrgrupp i genomförandet av förändringarna, vilka ska vara klara senast den 31 december 2010. att huvudmännen godkänner ombildningen av SEU enligt punkt ett ovan, senast den 31 oktober 2010. att under förutsättning av huvudmännens godkännande av den nya föreningen erbjuds alla nuvarande adjungerade medlemmar och servicepartners att bli medlemmar. Förslag till konsortialavtal, stadgar och bolagsordning Undertecknad har med stöd styrgruppen och av jurister från Stockholms stad tagit fram förslag till konsortialavtal, stadgar och bolagsordning. Följande punkter bör uppmärksammas. Den nya föreningen föreslås få namnet Stockholmsregionens Europaförening och föreningens servicebolag Stockholmsregionens Europakontor AB. Konsortialavtalets syfte är att reglera medlemmarnas ömsesidiga rättigheter och skyldigheter relativt föreningen och bolaget. Föreningens ändamål är att främja medlemmarnas gemensamma politiska intressen genom att samverka i frågor rörande regionens förhållande till EU. Röstetalen i föreningen fördelas i relation till hur stor årlig medlemsavgift respektive medlem betalar.
3 Föreningens styrelse består av nio ledamöter samt högst två ersättare, varav de konstituerande medlemmarna utser vardera tre ledamöter. Ordförande utses inom styrelsen. Övriga medlemmar har rätt att utse en representant vardera med närvaro- och yttranderätt. Bland dessa representanter har övriga medlemmar rätt att gemensamt utse de två ersättarna. Föreningsstyrelsen fasställer strategisk inriktning och anger prioriterade bevakningsområden. Bolaget svarar för verkställighet och operativ styrning av verksamheten. Bolagets styrelse har tre ledamöter och en ersättare som alla utses av de konstituerande medlemmarna. Respektive chefstjänsteman (nuvarande styrgrupp) utses till styrelseledamöter. Bolagets styrelse utser VD som tillika ska vara verkställande tjänsteman i föreningen. Bolaget har ett aktiekapital på minst 1 mkr och högst 3 mkr. För att finansiera nödvändiga investeringar i bolagets lokaler i Bryssel (kontors- och konferenslokaler) föreslås att Stockholms stad, Stockholms Läns landsting och Kommunförbundet Stockholms Län utöver medlemsavgift tillskjuter 500 tkr vardera att användas som aktiekapital i bolaget. I övrigt hänvisas till bilagda förslag. Förslag till beslut Styrelsen föreslår Stockholms stad, Stockholms Läns Landsting samt Kommunförbundet Stockholms Län att besluta enligt följande. 1. Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening likvideras per den 31 december 2010. Eventuella återstående tillgångar ska tillföras till den nya föreningen respektive det nya bolaget. 2. Stockholms stad, Stockholms Läns Landsting samt Kommunförbundet Stockholms Län tecknar konsortialavtal enligt bilagt förslag. 3. Stockholms stad, Stockholms Läns Landsting samt Kommunförbundet Stockholms Län som konstituerande medlemmar bildar en ideell förening med namnet Stockholmsregionens Europaförening med stadgar enligt bilagt förslag. 4. Föreningen ska bilda/inköpa ett helägt aktiebolag med namnet Stockholmsregionens Europakontor med bolagsordning enligt bilagt förslag. 5. Stockholms stad, Stockholms Läns Landsting samt Kommunförbundet Stockholms Län tillskjuter vardera 500 000 kr att användas som aktiekapital för bolaget. 6. Stockholms stad, Stockholms Läns Landsting samt Kommunförbundet Stockholms Län utser ombud till konstituerande föreningsstämma för Stockholmsregionens Europaförening.
4 Styrelsen beslutar för egen del följande. 7. Styrelsen uppdrar åt styrgrupp och VD att förbereda likvidation av Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening och bildandet av Stockholmsregionens Europaförening ideell förening med dotterbolaget Europakontoret AB. 8. VD ska kontakta de organisationer som idag har samarbete med SEU och delge dem styrelsens förslag samt informera om möjligheten till medlemskap i Stockholmsregionens Europaförening. Stockholm den 25 augusti 2010 Madeleine Sjöstrand VD
Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Utveckling & styrning TJÄNSTEUTLÅTANDE 2010-09-01 1 (4) LS 1008-0662 Handläggare: Sören Berg Landstingsstyrelsen Ny organisation för Stockholmsregionens Europasamarbete Ärendebeskrivning Stockholms läns landsting föreslås bilda, tillsammans med Stockholms stad och Kommunförbundet Stockholms Län som konstituerande medlemmar, en ideell förening med namnet Stockholmsregionens Europaförening. Den ideella föreningen föreslås bilda/köpa ett av föreningen helägt aktiebolag med namnet Stockholmsregionens Europakontor AB för att driva det praktiska arbetet. Ärendets beredning Styrelsen i Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening har vid sitt sammanträde 2 september, 2010 beslutat föreslå huvudmännen Stockholms stad, Kommunförbundet Stockholms län samt Stockholms läns landsting att fatta beslut i enlighet med detta förslag. Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige besluta att godkänna att Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening likvideras per den 31 december 2010 att godkänna att Stockholms läns landsting, tillsammans med Stockholms stad och Kommunförbundet Stockholms Län som konstituerande medlemmar, bildar en ideell förening med namnet Stockholmsregionens Europaförening med stadgar enligt bifogat förslag, bilaga 2 att godkänna att Stockholmsregionens Europaförening ska bilda /inköpa ett av föreningen helägt aktiebolag med namnet Stockholmsregionens Europakontor AB med bolagsordning enligt bifogat förslag, bilaga 3
2 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2010-09-01 LS 1008-0662 att godkänna och till landstingsstyrelsen uppdra att teckna konsortialavtal om samverkan i Stockholmsregionens europaförening, ideell förening, samt det av föreningen helägda bolaget Stockholmsregionens Europakontor AB enligt bilagda förslag, bilaga 4 att landstinget, liksom vardera Stockholms stad och Kommunförbundet Stockholms Län, tillskjuter 500.000 SEK att utgöra aktiekapital i bolaget Stockholmsregionens Europakontor AB att de av landstinget tillskjutna medlen avseende aktiekapital (500.000 SEK) ska belasta LSF Koncernfinansiering att uppdra åt landstingets ombud i styrelsen för Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening att rösta för likvidation av föreningen och fatta i samband med detta nödvändiga beslut att utse ordförande i landstingsstyrelsen till ombud och 1:e vice ordförande som ersättare - på konstituerande föreningsstämma i Stockholmsregionen Europaförening med uppdrag att rösta för och fatta beslut enligt ovanstående punkter att omedelbart justera beslutet Under förutsättning av fullmäktiges beslut föreslås landstingsstyrelsen för egen del besluta att uppdra till landstingsstyrelsens ordförande att underteckna konsortialavtal om samverkan i Stockholmsregionens europaförening, ideell förening, samt det av föreningen helägda bolaget Stockholms- regionens Europakontor AB enligt bilaga 3 att omedelbart justera beslutet Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Eftersom många frågor inom landstingets ansvarsområden har kopplingar till Europeiska Unionen (EU) är det viktigt för landstinget att ha utvecklade former för att utbyta kunskap, medverka i projekt och påverka. Och eftersom Stockholmsregionens aktörer ofta har gemensamma intressen, är det naturligt att vidareutveckla det samarbete som idag finns inom Stockholmsregionens Europakommitté (SEU).
3 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2010-09-01 LS 1008-0662 Detta förslag innebär att samarbetet fokuseras på EU och Bryssel, samtidigt som det ges fastare former. Genom att den fasta årskostnaden reduceras något, skapas utrymme för att efter behov köpa tjänster även som stöd för fortsatt internationellt samarbete på andra håll. Bakgrund Styrelsen för SEU har genomfört en översyn av verksamheten. Översynen har skett i samråd med SEU:s servicepartners och med hjälp av en extern konsult. Tidigare VD har lämnat sitt uppdrag och ersatts av en VD på konsultbas, med uppdrag att leda verksamheten tills den nya organisationen fastställts. Huvudmännens chefstjänstemän fungerar som styrgrupp under övergångsperioden. Förslaget till ny struktur innehåller bland annat följande: - Organisationsformen förtydligas genom att den tidigare kommittén och ekonomiska föreningen ersätts av en ideell förening som i sin tur blir ägare till ett servicebolag som driver den praktiska verksamheten. Huvudmännens chefstjänstemän utgör styrelse för bolaget. - Verksamheten fokuseras till Bryssel. De kontor som hittills funnits i S:t Petersburg och Warszawa avvecklas. En begränsad kontorsresurs planeras finnas kvar i Stockholm. - Den fasta årsavgiften sänks till 2, 5 miljoner för varje huvudman (tidigare 3 miljoner för landstinget och Kommunförbundet Stockholms län samt 4 miljoner för Stockholms stad) och 100 tkr för övriga medlemmar. I gengäld förutsätts att både huvudmän och övriga medlemmar i ökad utsträckning betalar särskilt för hjälp med t ex studiebesök, utbildningar, särskilda arrangemang samt projektledning och bevakning som riktar sig till enskilda medlemmar snarare än till hela medlemskretsen. - För att ge bolaget finansiell bas tillskjuter huvudmännen 500 tkr vardera som aktiekapital. - Den nya föreningen ges namnet Stockholmsregionens Europaförening och servicebolaget ges namnet Stockholmsregionens Europakontor AB - Den nya organisationen ska vara genomförd den 1 januari 2011.
4 (4) TJÄNSTEUTLÅTANDE 2010-09-01 LS 1008-0662 Förslag till konsortialavtal, stadgar för föreningen samt bolagsordning ligger som bilagor 2-4 till detta tjänsteutlåtande. Överväganden En tydligare struktur och styrning ökar både landstingets och de övriga medlemmarnas möjligheter att använda organisationen på ett effektivt sätt. Den föreslagna strukturen innebär att landstingets möjligheter att via SEU få stöd för det politiskt beslutade samarbetet med Mazovie-regionen (Warszawa-regionen), Moskvaregionen och S:t Petersburg försvinner. Detta kan kompenseras genom att den sänkta årsavgiften ger ekonomiskt utrymme för att i ökad omfattning köpa tjänster från andra. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Förslaget innebär att landstinget, liksom övriga huvudmän, tillskjuter ett aktiekapital om 500 tkr. Den löpande årskostnaden förutsätts bli densamma som tidigare. Miljökonsekvenser av beslutet I enlighet med landstingets miljöpolitiska program Miljö steg 5 har hänsyn till miljön beaktats och bedömningen är att det inte är relevant med en miljökonsekvensbeskrivning i detta ärende. Toivo Heinsoo Stf landstingsdirektör Beslutsunderlag, bilagor 1. Förslag till ny organisation för Stockholmsregionens Europakommitté ekonomisk förening 2. Stadgar för Stockholmsregionens Europaförening 3. Bolagsordning för Stockholmsregionens Europakontor 4. Konsortialavtal