Från skrivelsediarium till ärendediarium Införandet av ett elektroniskt diarium och nya arbetsrutiner inom utrikesförvaltningen
Arkivsektionens uppdrag 2006 Omorganisera arkivsektionen och införliva UD:s arkiv i den nya organisationen Ta fram ett gemensamt elektroniskt diarium för UD och alla utlandsmyndigheter. Ta fram gemensamma arbetssätt och rutiner för hantering, diarieföring och arkivering av allmänna handlingar Byta klassificeringsmodell från ämnesordsorienterad dossierplan till processorienterad kategoriplan
Varför? Regeringskansliet en myndighet sedan 1997. Gemensam ordning för diarieföring och arkivering inbegriper även myndigheterna inom utrikesrepresentationen. Ökad sökbarhet underlättar både för handläggare och allmänhet. Kategoriplanen grund för säkerhetsklassning av allmänna handlingar i Share Point. Första steget i införandet av en processorienterad arkivredovisning.
Enheten för beredskap & säkerhet Regeringskansliets förvaltningsavdelning Förvaltningschef Chefsjuristen Förvaltningschefens stab RK Service Information Rosenbad RK IT RK Kompetens RK PA Stöd RK Arbetsgivarenheten FA Personal RK Ekonomi Juridik- & affärsenheten
Dossierplanens avdelningar A Arkiv-, biblioteks-, kurir- och säkerhetsärenden C Protokollära ärenden H Handelsärenden HP Politiska ärenden IN Informations- och kulturärenden P Administrativa ärenden PR Pressärenden R Rättsärenden U Biståndsärenden
Underindelning HP 1 1 Politik A E G H N P Ö AA Allmänt ang. politisk rapportering från svenska beskickningar Europeiskt politiskt samarbete utanför EU Regeringsledamöternas resor Sverigebesök av utländska regeringsledamöter Utrikesnämnden och utrikesutskottet NATO Diverse Allmän och övergripande rapportering NL
Arkivarbete på en utlandsmyndighet exempel på fördelar och nackdelar oftast få tjänstemän och relativt små arkiv underlättar översyn och stöd krångligt och kostsamt att leverera arkiv varierande kvalitet på internetuppkoppling ofta krångligt att gallra handlingar registrering bara en av många arbetsuppgifter
Tjänsteman från amb. Kuala Lumpur förstör handlingar i ett gammalt krematorium
Kategoriplanens huvudområden 1. Lagstiftningsprocessen 2. Budgetprocessen, styrning av statliga myndigheterna m.m. 3. Förvaltningsärenden 4. Internationell samverkan 5. Extern kommunikation 6. Stöd och utvecklingsarbete
4. Internationell samverkan 4.1. Europeiska unionen 4.1.1. Kommissionens expertgrupper 4.1.2. Rådsarbete 4.1.3. Kommissionens kommittéer 4.1.4. Genomförandet i Sverige av EU-regler 4.1.5. Mål- och överträdelseärenden 4.1.6. Europaparlamentet 4.1.9. Övrigt EU-arbete 3 4.2. Internationella organisationer 4.3. Förhållandet till annan stat 4.3.1. Frågor som rör annan stat 4.3.2. Rapportering om förhållandet till annan stat 4.3.3. Besöksverksamhet 4.3.4. Utländsk representation i Sverige 4.3.9. Övrigt om förhållandet till annan stat 4.4. Internationellt utvecklingssamarbete 4.4.1. Policy, strategi och metod 4.4.2. Program- och projektstöd 4.4.3. Humanitärt bistånd 4.4.4. Stöd till enskilda organisationer 4.4.5. International Training program 4.4.9. Övrigt internationellt utvecklingssamarbete
Piloter 2008 Rom Warszaw a Oslo UD Lusaka
Oslo - första handlingen registreras 2008-02-07 UF2008/1
Schematisk översikt över införandet av RKDiaWebb2:
Status/läge 2010 UD och Utlandsmyndigheterna har nu ett gemensamt, globalt sökbart diarium. Skrivelsehanteringen har upphört och ersatts av ärende/aktivitetshantering. Dossierplanen har tagits ur bruk och ersatts av en för RK gemensam kategoriplan. Handläggare ansvarar för förvaring av handlingar i pågående aktiviteter och viss tilläggs-registrering i diariet.
sdepartementet Abidjan Sveriges ambassad Abu Dhabi Sveriges ambassad Abuja Sveriges am dalexandria Alger Sveriges ambassad Amman Sveriges ambassad Ankara Sveriges am ad Sveriges ambassadasmara Sveriges ambassad Astana Sveriges ambassad Athen Sver d Baku Sveriges ambassadbangkok Sveriges ambassad Basseterre Sveriges ambassad B ambassad Bern Sveriges ambassad Bisjkek Sveriges ambassad Bogota Sveriges ambass a Sveriges ambassad Bridgetown Sveriges ambassad Bryssel Sveriges ambassad Bryssel S Nato-delegation Budapest Sveriges ambassad Buenos Aires Sveriges ambassad Bukarest Sv d Castries Sveriges ambassad Colombo Sveriges ambassad Dakar Sveriges ambassad Dam Sveriges ambassad Dhaka Sveriges ambassad Dublin Sveriges ambassad Dusjanbe Sveriges a tation Georgetown Sveriges ambassad Guatemala Sveriges ambassad Haag Sveriges ambass eralkonsulat Hanoi Sveriges ambassad Harare Sveriges ambassad Havanna Sveriges ambassa ors Sveriges ambassad Hongkong Sveriges generalkonsulat Honiara Sveriges ambassad Islam generalkonsulat Jakarta Sveriges ambassad Jerevan Sveriges ambassad Jerusalem Sverige d Kairo Sveriges ambassad Kaliningrad Sveriges generalkonsulat Kampala Sveriges am lmsbaserade sändebud Kanton Sveriges generalkonsulat Guangzhou Khartoum Sver d Kingston Sveriges ambassad Kingstown Sveriges ambassad Kinshasa Sveriges amb d Köpenhamn Sveriges ambassad Lissabon Sveriges ambassad Ljubljana Sveriges ambassad Sveriges generalkonsulat Luanda Sveriges ambassad Lusaka Sveriges ambassad Luxemburg ambassad Maputo Sveriges ambassad Mariehamn Sveriges konsulat Mexico Sveriges ambas a Sveriges ambassad Moskva Sveriges ambassad Nairobi Sveriges ambassad New Delhi Sve sentation Nicosia Sveriges ambassad Nuku'alofa Sveriges ambassad Oslo Sveriges ambassa ugou Sveriges ambassad Paris Sveriges ambassad Paris Sveriges OECD-delegation Peking S onsulat Port Moresby Sveriges ambassad Port of Spain Sveriges ambassad Port Vila Sveri ambassad Prag Sveriges ambassad Pretoria Sveriges ambassad Pyongyang Sveriges am k Sveriges ambassad Riga Sveriges ambassad Riyadh Sveriges ambassad Rom Sveriges am sburg Sveriges generalkonsulat Santiago de Chile Sveriges ambassad Santo Domingo Sv d Seoul Sveriges ambassad Shanghai Sveriges generalkonsulat Singapore Sveriges d Sofia Sveriges ambassad St George's Sveriges ambassad St John's Sveriges ambassad Str
Stödverksamhet Uppföljning, kvalitetsgranskning och tillsyn (direkt och distans) Arkivsupport via e-post och telefon Kursverksamhet Manualer, lathundar och vägledningar Interaktiv utbildning
Fortsättning följer RKDiaWebb2 (3) införs på övriga departement Införande av elektronisk akthantering