Riktlinjer för PRO:s webbsidor i föreningar, samorganisationer och distrikt. Antagen av Riksorganisationens styrelse 2015-10-27
Inledning Webbtekniken erbjuder stora möjligheter för information, kommunikation, samverkan och interaktivitet. PRO:s webbplatser är en betydelsefull informationskälla med möjligheter till interaktiva tjänster för PRO:s målgrupper och ett viktigt ansikte utåt. PRO:s mål med webbtekniken är fortsatt utveckling av PRO:s webbplats och intranät med syfte att tillgodose besökarnas förväntningar på information, service och tjänster. Webben hjälper även till i de effektiviseringskrav som finns inom PRO:s administration. Innehållet på webbplatsen ska stärka och fördjupa intresset för PRO. Bland annat ge större insyn i verksamheten och ge förbättrade möjligheter att påverka och föra en dialog, den ska utveckla och förbättra servicen gentemot PRO:s målgrupper och bidra till att ge PRO ett effektivare resursutnyttjande. Webbplatsen ska stärka PRO:s ställning som en attraktiv organisation att vara medlem i och attraktiv samarbetspartner i påverkansarbete. På webbplatsen ska samtliga organisationsled ingå i en gemensam struktur och layout, dels för att tillgodose webbplatsens användarvänlighet genom en tydlig navigeringsstruktur och en gemensam sökfunktion, dels för att öka trovärdigheten genom en tydlig och gemensam avsändare. Samtliga organisationsled använder sig därför av PRO:s publiceringsverktyg Episerver. Respektive styrelse ansvara för att publicerad information är korrekt och begriplig, att informationen är i enlighet med styrelsens beslut och gällande verksamhetsplan. Personliga åsikter får ej uttryckas på webbplatsen. Länkning till personliga bloggar får endast ske då en förtroendevald använder bloggen i sitt uppdrag. Detta är en policy för hur föreningar, samorganisationer och distrikt ska använda PRO:s webbplats. PRO:s webb- plats utgör en del av vårt ansikte utåt, men även inåt i organisationen för medlemmar och förtroendevalda. Föreningens, samorganisationens eller distriktets webbplats är en viktig del av hela PRO:s informations- och kommunikationsarbete. Alla sidor ska följa PRO:s grafiska profil. Sidorna ska också följa PRO:s stadgar, PRO:s webbpolicy samt gällande lag och rätt. De öppna, externa sidorna ska innehålla information som är av allmänt intresse för medlemmar och möjliga medlemmar. Renodlad intern information lägger vi under lösenordsskyddade sidor, till exempel PRO:s intranät. Endast den som accepterar att arbeta med webbplatsen utifrån denna policy kan verka som webbansvarig.
Webbdomän Domänen www.pro.se ägs av PRO Pensionärernas Riksorganisation, Box 3274, 103 65 Stockholm, Sverige. Inom domänen www.pro.se finns också en deldomän som heter www.pensionatet.pro.se. Riksorganisationen är därför juridiskt ansvarig för webbplatserna. Mål med webbkommunikationen Syftet med PRO:s webbplats är att vara en kanal för information, kommunikation och marknadsföring. PRO:s målgrupper ska dygnet runt på ett lättillgängligt sätt hitta korrekt och aktuell information om PRO. Webbplatserna ska öka intresset för PRO och bidra till att påverka i samhällsutvecklingen på ett för PRO:s medlemmar och pensionärer gynnsamt sätt. Målet är att upprätthålla en enhetlig struktur av informationen och den grafiska utformningen för att besökare ska få en tydlig bild av PRO och de frågor vi arbetar med. Viktig information för medlemmar och presumtiva medlemmar är till exempel aktivitetsprogram samt kontaktinformation till ledare. Målgrupper Webbplatsen är en stark informationskanal gentemot våra olika målgrupper. Våra målgrupper för webbplatsen är i huvudsak: Nuvarande och möjliga medlemmar Förtroendevalda och anställda Nuvarande och möjliga samarbetspartners Intresseorganisationer Politiker Intresserad allmänhet Media Ansvar och befogenheter Ansvaret för innehållet på föreningarnas, samorganisationernas samt distriktens webbplatser har respektive styrelse. Det juridiska övergripande ansvaret för föreningarnas, samorganisationernas och distriktens webbplatser och dess innehåll har Riksorganisationen. Det tekniska ansvaret för driften av servrar och webbplatsens anslutning till Internet har Riksorganisationen via upphandlad leverantör. Om webbplatsen enligt Riksorganisationens kanslilednings bedömning innehåller olämpligt innehåll tar sig Riksorganisationen rätten att inaktivera olämpliga sidor eller organisationsledets internetadress till dess att sidan kan godkännas för publicering. Riksorganisationen förbehåller sig också rätten att ta bort förekomst av olämpligt material. Riksorganisationens kanslilednings beslut kan överklagas till PROs styrelse.
Ansvarig för föreningens, samorganisationens eller distriktets webbplats En förening, samorganisation eller ett distrikt som har en webbplats under pro.se ska utse en webbansvarig. Den webbansvarige är operativt ansvarig för webbplatsen och har delegerat ansvar för innehållet i praktiken. Webbansvarig fungerar som kontaktperson mot ansvarig på Riksorganisationen. Lagar, regler och etik Den information som delges på webbplatsen påverkar bilden av hela PRO och ska därför följa god etik och får inte innehålla material som är kränkande eller stötande. Den får inte innehålla något olagligt. Den får inte heller innehålla något som strider mot PRO:s stadgar och handlingsprogram. Vid länkning till andra webbplatser ska besökare kunna lita på att innehållet är seriöst. PRO:s webbsidor får inte användas för spridning av marknadsföringsbudskap från företag, enskilda personer eller andra föreningar. Länkningar till andra sidor får inte strida mot PRO:s stadgar och handlingsprogram. På webbplatsen ska det inte finnas möjlighet, för annan än webbansvarig/redaktör, att direkt lägga upp meddelanden eller bilder. Webbansvarig är ansvarig för innehållet. Vi använder inte öppna gästböcker och liknande. Betald reklam Det får på webbplatserna inte förekomma någon form av betald reklam. Länkar ska ha en direkt koppling till PRO verksamheten eller viktiga samhällsfunktioner. Länkar till samarbetspartners för till exempel medlemsförmåner får förekomma, men inte på organisationsledets förstasida. Logotyper får inte användas. Bild, ljud och texträttigheter Publicering av bilder, ljud, film och text på PRO:s webbplats ska följa upphovsrättsliga lagar. Den som är författare till en text eller har tagit ett fotografi äger rättigheterna till sittverk. Vid publicering av texter ska därför författarens tillstånd inhämtas innan publicering kan ske. Likaså ska tillstånd från fotograf inhämtas. Skriftligt tillstånd är att föredra. Det ovanstående avser verk som författats i annan avsikt än publicering på PRO:s webbplats. Det avser också fotografier eller andra grafiska verk som till exempel teckningar eller dylikt som har framtagits i annan avsikt än att publicera på PRO:s webbplats. Se bilaga 1 för mer information om rättsläge när det gäller Personuppgiftslagen (PuL) och upphovsrätt. Även musik omfattas av upphovsrätt. Annans musik eller egen musik där andras texter används kan därför inte läggas upp på webbplatsen utan tillstånd av den som äger
rätten till verket. Av STIM (Svenska tonsättares internationella musibyrå) kan man köpa licens för musikaliska verk. PRO:s webbplats omfattas av det gemensamma STIM-avtalet som riksorganisationen betalar för. Den som skriver en text för PRO:s webbplats eller fotograferar/producerar ett grafiskt verk för webbplatsen ska godkänna och ge PRO publiceringsrätt för texten och bilden före publicering, normalt utan tidsbegränsning. Webbplatsens innehåll i form av text och bildmaterial skall avspegla PRO:s verksamhet. Webbansvarig inom PRO överlåter publiceringsrätten för allt egenproducerat material som publiceras, på obegränsad tid till PRO. Vid publicering av citat ska källa alltid anges. Struktur och kvalitet Struktur och upplägg på PRO:s webbplatser ska ha användaren i fokus. Det innebär bland annat att: Informationen ska struktureras utifrån användarens behov Det ska vara logiskt och enkelt för besökaren att hitta informationen. Länkar och innehåll ska kontinuerligt kontrolleras av webbansvarig. Allt material av grafisk karaktär som till exempel bilder ska vara resurssnålt (låg upplösning). Bilder behöver inte ha högre upplösning än 72 dpi. Text ska vara lättläst och lättillgänglig. Viktig information ska finnas som löpande text på textsidor, inte bara i pdf-filer. Använd befintliga formatmallar. Alla bilder ska ha beskrivande texter.
Bilaga 1. Inledning - Personuppgiftslagen och upphovsrätten Att publicera information på Internet innebär att man måste iaktta ett antal lagar och regler gällande behandling av automatiserad databehandling. Regler finns även för publicering av bilder, texter, litterära verk och personuppgifter. De lagar som ska iakttas är: Personuppgiftslagen och upphovsrätten. Grundläggande om Personuppgiftslagen - PuL. Personuppgiftslagen Att publicera information på Internet kan strida mot PuL. I PuL anges under vilka förutsättningar personuppgifter får publiceras. Med personuppgift avses uppgifter som möjliggör identifiering av en nu levande person. Det gäller bilder och personlig information i register. Huvudregeln är att man ska ha samtycke från den person vars uppgifter som publiceras. Det är alltid bra att ha detta samtycke skriftligt. Men det finns ett antal undantag från PuL när det gäller publicering på Internet. Det går bra att publicera information och bilder så länge uppgifterna är harmlösa till exempel idrottsbilder, bilder från olika evenemang och liknande. Känsliga uppgifter får inte publiceras. Med känsliga uppgifter menas, till exempel: - Uppgifter som rör hälsa eller sexualliv - Uppgifter som avslöjar: Ras eller etniskt ursprung Politiska åsikter Religiös eller filosofisk övertygelse Medlemskap i fackförening. Enligt praxis fungerar det så att om uppgift som publiceras upplevs som kränkande skall detta omedelbart meddelas till den som publicerat uppgiften, därefter skall uppgiften ome- delbart tas bort. Om detta inte sker kan anmälan göras till Datainspektionen av den som önskar ett borttagande. Mer information på www.datainspektionen.se
Upphovsrättslagstiftningen Den som publicerar material på Internet bör vara medveten om att i princip all information kan omfattas av upphovsrätten och att det krävs rättighetsinnehavarens skriftliga tillstånd att publicera. Några huvudregler: Du får kopiera upphovsrättsligt skyddade texter, bilder och musik om författaren/fotografen varit död i minst 70 år. Du får citera delar av texter, enligt god sed och med tanke på ändamålet. I ett debattinlägg kan du till exempel ta med några meningar ur någon annans text för att belysa ett sammanhang du själv skriver om. Du kan skriva ett självständigt referat om det som står i texten och ta med något citat om du anger källan. Du får använda andras fotografier om det är mer än 50 år sedan det togs. Vissa bilder räknas som konstnärliga verk och skyddas i 70 år efter fotografens död. Du får inte lägga ut andras datorprogram utan skriftligt tillstånd. Datorprogram har ett starkt skydd, även kopiering för privat bruk är förbjuden.