e-strategisk handlingsplan för Västerås stad

nternati e-strategisk handlingsplan för Västerås stad 2012-2015 Antagen av Kommunstyrelsen 2012-12-05 program policy handlingsplan riktlinje

program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad

Innehåll Inledning... 3 Syfte... 4 Bakgrund... 4 Innehåll... 4 Ansvar... 4 Årliga aktivitetsplaner... 5 Innehåll... 6 Hållbarhet och Grön IT... 6 Förhållande till nationella rapporter... 6 Handlingsplanens struktur och målområden... 6 Kunskap i skolan, kreativitet och ekonomisk utveckling för fler i arbete... 7 Västerås ska skapa och driva hållbara och attraktiva mötesplatser för förbättrade och förnyade möjligheter till samspel och erfarenhetsutbyte... 7 Västerås ska vara attraktivt för företag... 8 Stadens medborgare ska alltid få ett likvärdigt bemötande och få sina ärenden likvärdigt behandlade... 8 Staden ska utveckla sitt arbete med initiativ... 9 Staden ska öka effektiviteten och behovsstyrningen i sin informationshantering... 9 Staden ska bidra till hållbara processer och öka effektiviteten i de IT-verktyg som används... 10 Samarbete och hållbar utveckling för god livsmiljö... 11 Det ska vara enkelt att engagera sig i Västerås... 11 Staden ser, förstår och bemöter nya hållbara livsmönster och arbetssätt... 11 Västerås ska vara uppkopplat där det behövs och när det behövs... 12 Delaktighet och möjligheter för alla i Västerås... 13 Tillgängligheten till stadens service och tjänster ska öka... 13 Medvetenheten om och möjligheten till att ta del av stadens utbud och tjänster ska öka... 14 Det ska finnas goda möjligheter till påverkan, insyn och förståelse för stadens processer och dess organisation... 14 Staden ska minska den administrativa kostnaden, uppnå högre kvalitet samt bättre service genom ökad självservice och dialog... 14 Staden ska ha rätt kompetenser i rätt tid... 15 3

Inledning Syfte Syftet med den e-strategiska handlingsplanen är att staden ska ha ett gemensamt verktyg för att förflytta sig mot stadens e-policy och som utgår ifrån stadens vision Västerås 2026 staden utan gränser. e-policyn för Västerås stad är formulerad som: Västerås ska vara en attraktiv stad utan gränser och genomsyras av tillgänglighet, likabehandling och öppenhet genom samspel, dialog och demokrati Det nya välfärdssamhället Västerås bygger på hållbara livsmönster och arbetssätt samt ett livslångt lärande som drivs av symbiosen mellan människa, teknik och information Den e-strategiska handlingsplanen går också i linje med Strategisk plan 2012-2015. Bakgrund Den e-strategiska handlingsplanen har växt fram ur stadens styrdokument, ett antal nationella rapporter samt från en serie workshops med representanter från verksamheten. I dessa workshops har utmaningar inom respektive verksamhetsområden diskuterats för att skapa en gemensam bild av de utmaningar staden står inför. Handlingsplanen beskriver hur e- och IT-området ska stödja verksamhetsutveckling i kärnverksamheterna Stadsledningskontoret har en tydlig motorroll för att samordna och stödja verksamhetsutvecklingen med IT samt utövar ett processägaransvar med syfte att stödja den ökande strategiska kompetensen inom e-området som förväntas i stadens förvaltningar. Innehåll Den e-strategiska handlingsplanen beskriver strategiska mål och insatser under perioden 2012-2015, där verksamhetsutveckling kan åstadkommas med stöd av IT. Dokumentet sätter agendan på e-förvaltningsområdet. I enlighet med de nationella dokumenten inom e-området lyfter handlingsplanen ett holistiskt synsätt och beskriver inte IT-delarna utan beskriver en helhet. Ansvar och ägarskap följer linjeorganisationen. Ansvar Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret har till uppgift att leda och driva stadsövergripande forum för utvecklingen av e-förvaltningen. Stadsledningskontoret ansvar också för att konkretisera den e-strategiska handlingsplanen genom att samordna årliga aktivitetsplaner så att e-förvaltningens 4

och styrelsers/nämnders åtaganden tydliggörs och går i takt med varandra. Stadsledningskontoret följer upp aktivitetsplanerna och rapporterar årligen till kommunstyrelsen om den utveckling som skett. Styrelser och nämnder Den e-strategiska handlingsplanen spänner över samtliga verksamhetsområden och berör flertalet styrelser och nämnder. Den e-strategiska handlingsplanen är styrande för styrelser och nämnder som ansvarar för att aktivt delta i utformningen av aktivitetsplanerna samt att genomföra de åtaganden som därvid identifieras samt införliva dessa i den ordinarie verksamhetsplanering. Årliga aktivitetsplaner Målen i den e-strategiska handlingsplanen ska omsättas i årliga aktivitetsplaner. Detta arbete leds och samordnas av Stadsledningskontoret. Samtliga mål ska brytas ned i aktiviteter. Flera olika aktiviteter kan tillsammans bidra till att ett mål uppnås. Varje aktivitet ska ha en ägare, tidplan samt budget. Ägaren ansvarar för att samtliga berörda nämnder och styrelser involveras i arbetet. Ägaren ansvarar även för att aktiviteten införlivas i den ordinarie verksamhetsplaneringen. 5

Innehåll Hållbarhet och Grön IT Ett av målen i den Strategiska planen är att Västerås stad ska vara Sveriges bästa miljökommun. Genom att låta den e-strategiska handlingsplanen genomsyras av ett hållbart angreppssätt bidrar den till att uppfylla detta mål. Den e-strategiska handlingsplanen är därför även styrande inom området Grön IT. Att arbeta aktivt med Grön IT innebär att hållbara processer och arbetssätt främjas. E-förvaltningsarbetet är en naturlig del av ett hållbart arbete genom sitt fokus på e-tjänster och digitala arbetssätt som minskar pappersförbrukning och behov av resor men också sätter fokus på hållbara arbetssätt i ett bredare perspektiv. Genom att låta e-förvaltningsarbetet vara präglat av ett hållbart angreppssätt ges förutsättningar för att Västerås ska ligga i framkant med klimatomställningsarbetet och vara ett föredöme för andra kommuner. Hållbarhet innebär att alla ska ha förutsättningar för att göra hållbara val i vardagen och på så sätt ta ansvar för miljön och framtida generationer. E-förvaltningsarbetet ska därför bidra till att metoder och verktyg för att mäta och synliggöra samt visualisera miljöpåverkan tas fram, bland annat med koppling till stadens miljöprogram, befintliga miljöledningssystem eller till den s.k. Västeråsbarometern. Förhållande till nationella rapporter Den e-strategiska handlingsplanen ser positivt på nationella initiativ som samordnar IT och e-förvaltning. Vid framtagning av denna e-strategiska handlingsplan har ett antal nationella rapporter på olika sätt inspirerat och influerat den e-strategiska handlingsplanen. Följande nationella rapporter har beaktats: It i människans tjänst - en digital agenda för Sverige, Regeringskansliet Strategi för esamhället, Sveriges Kommuner och Landsting Nationell ehälsa strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg, Socialdepartementet IT för en grönare förvaltning agenda för IT för miljön 2010-2015, Regeringskansliet Handlingsplanens struktur och målområden Den e-strategiska handlingsplanen tar, som tidigare nämnts, sin utgångspunkt i stadens e-policy, stadens strategiska plan samt en samling utmaningar som respektive verksamhet inom staden framlagt. Den e-strategiska handlingsplanen tar avstamp i den strategiska planens tre målområden: Kunskap i skolan, kreativitet och ekonomisk utveckling för fler i arbete Samarbete och hållbar utveckling för god livsmiljö Delaktighet och möjligheter för alla i Västerås 6

Kunskap i skolan, kreativitet och ekonomisk utveckling för fler i arbete De strategiska mål som staden har inom detta område är formulerade som följer: Västerås ska ha Sveriges bästa skola Västerås ska ha ett blomstrande näringsliv Stadens verksamheter ska kännetecknas av hög kvalitet och kostnadseffektivitet Inom detta område ska e-förvaltningen stödja en utveckling som bland annat innebär att Västerås skapar och driver attraktiva mötesplatser för förbättrade och förnyade möjligheter till samspel och erfarenhetsutbyte mellan aktörer inom näringsliv, högskola och stadens verksamheter. Som en del i arbetet med att uppnå en hög kvalitet och kostnadseffektivitet i stadens verksamheter ska stadens IT-verktyg och informationshantering stödja medarbetarna i deras arbete. Att skapa förutsättningar för att medborgare alltid ska få ett likvärdigt bemötande och få sina ärenden behandlade likvärdigt är också en del av arbetet med att uppnå en hög kvalitet. Stadens arbete med olika typer av initiativ ska utvecklas och kunna kommuniceras för att fler ska kunna ta tillvara på goda exempel. Västerås ska skapa och driva hållbara och attraktiva mötesplatser för förbättrade och förnyade möjligheter till samspel och erfarenhetsutbyte För Västerås är samspel och erfarenhetsutbyte centrala i att driva staden framåt. Därför behövs också mötesplatser där samspel kan drivas och erfarenheter kan utbytas. Ett exempel är det pedagogiska området, där samspelet mellan staden, företag och högskolan kan främjas genom en digital akademi. Även för föreningar och offentlig verksamhet ska det finnas mötesplatser tillgängliga för alla som öppnar för gräns- och generationsöverskridande möten. Skapa en digital akademi för förbättrat samspel inom det pedagogiska området inom regionen Skapa nya eller förbättrade digitala mötesplatser inom verksamheter där behov finns Vidareutveckla digitala arenor för samspelet mellan företagen och staden 7

Västerås ska vara attraktivt för företag Västerås ska ha ett blomstrande näringsliv där företag attraheras till Västerås. Västerås vill skapa förutsättningar för företagen att kunna vara aktiva i staden och ge möjligheter för dem att bidra till en bättre stad. Centralt i detta är en ökad kunskap om företag och deras villkor. Vidareutveckla digitala stöd och e-tjänster i den kommunala tillståndsprocessen för ökad effektivitet och tillgänglighet Förenkla möjligheter för kontakten mellan företag och politiker eller tjänstemän Vidareutveckla kunskapsstöd för medarbetaren när det gäller företagens villkor Vidareutveckla e-verktyg som ger möjligheter för skolelever att bättre förstå företagens roll i samhället Stadens medborgare ska alltid få ett likvärdigt bemötande och få sina ärenden likvärdigt behandlade Stadens arbete med likabehandling behöver ständig förnyelse och förbättring. Staden har möjlighet att skapa digitala förutsättningar som bidrar till en ökad nöjdhet med stadens tjänster och service. Underlätta för enhetliga arbetssätt i syfte att skapa en ökad nöjdhet hos medborgarna gällande bemötande och tillgänglighet, oberoende av kontaktväg Vidareutveckla digital tillgång till instruktioner kring bedömning och hantering av ärenden Arbeta för att stadens olika informations- och kontaktvägar bemöter alla medborgare likvärdigt 8

Staden ska utveckla sitt arbete med initiativ Ett initiativ kan vara ett förändrings- eller utvecklingsprojekt, ett nytt samarbete eller en annan form av kraftsamling. Att kunna värdera/prioritera olika initiativ innan de startar är minst lika viktigt som att kunna stötta initiativen när de pågår, liksom att ha möjligheten att följa upp dessa kontinuerligt och när de avslutas. Inom ramen för uppföljningen behöver det också säkerställas att arbetssätt och kunskap tas tillvara för möjligheter till återanvändning. Det är också viktigt att ha rutiner där man säkerställer att staden arbetar med rätt initiativ och att det finns verktyg för att kommunicera resultat och pågående aktiviteter. Säkerställa att staden har gemensamma modeller, metoder och riktlinjer som stöttar utvecklingsarbete Ta fram verktyg för kontinuerligt stöd till samarbeten Säkerställa att det finns verktyg för dokumentation och kommunikation om stadens initiativ Skapa en utvecklingsmotor - ett stadsövergripande forum för att påskynda utvecklingen av e-förvaltning Staden ska öka effektiviteten och behovsstyrningen i sin informationshantering Inom informationshantering är det vitalt att arbeta för att den är rationell och effektiv, samt styrs utifrån de behovs som finns. Långsiktigt behöver staden också minska tillväxttakten i användningen av digitalt lagringsutrymme, som bland annat beror på dubbellagring av dokument och annan information. Tillgängliggörandet av stadens information för vidareanvändning ger möjlighet till fler aktörer att utveckla nya tjänster till nytta för medborgare och företag. Skapa ett e-arkiv för rationell hantering och bevarande av stadens allmänna handlingar Skapa verktyg för behovsstyrd digitalisering och publicering Genomföra insatser som syftar till att minska tillväxttakten för använt digitalt lagringsutrymme Tillgängliggöra stadens information för vidareanvändning utifrån stadens riktlinjer 9

Staden ska bidra till hållbara processer och öka effektiviteten i de ITverktyg som används De IT-verktyg som används inom Västerås behöver vara effektiva och bidra till en hållbar utveckling. För att kunna arbeta effektivt och hållbart ska stadens verksamhetssystem och IT-verktyg kontinuerligt utvärderas. Västerås ska kunna arbeta effektivt med verksamheternas processer och begrepp vilket bland annat ger förutsättningar till god datakvalitet, enhetliga arbetssätt och verksamhetsutveckling. Staden ska också vidareutveckla möjligheterna till hållbara digitala arbetssätt såsom exempelvis resfria möten. Kontinuerligt utvärdera verksamhetssystem utifrån deras måluppfyllelse, hållbarhet, effektivitet, användbarhet och tillgänglighet Vidareutveckla verktyg för hållbara digitala arbetssätt Skapa gemensamma verktyg för att kunna dokumentera och presentera processer och begrepp Utöka arbetet med standarder 10

Samarbete och hållbar utveckling för god livsmiljö De strategiska mål som staden har inom detta område är formulerade som följer: I Västerås ska alla ha möjlighet till ett gott liv Västerås ska vara Sveriges bästa miljökommun Alla västeråsare ska ha tillgång till välmående vatten- och naturområden Genom att ta fram strukturer för att bevaka de förändringar som sker i samhället och säkerställa att det finns IT-verktyg och infrastruktur som stödjer dessa nya kreativa och hållbara arbetssätt bidar e-förvaltningsarbetet till att Västerås ligger i teknikens framkant. Etableringen av ett samhällsbredband och att förenkla möjligheterna till att kunna engagera sig i Västerås är exempel på byggstenar i framväxten av ett gott liv i det nya välfärdssamhället. Det ska vara enkelt att engagera sig i Västerås Ett gemensamt ansvar och personligt engagemang leder till en dynamisk och harmonisk stad. Engagemanget berikar också stadens utbud och bidrar till en levande stad. Därför behövs arenor och nätverk som gör det enkelt att engagera sig i Västerås. Skapa digitala arenor för information om och möjlighet till att få engagera sig Stödja nätverk som stimulerar till ökat engagemang för personer som är engagerade Staden ser, förstår och bemöter nya hållbara livsmönster och arbetssätt Nya livsmönster och arbetssätt ställer krav på att staden kan se, förstå och bemöta dessa. För att Västerås ska kunna vara en attraktiv arbetsgivare och ge service på medborgarnas villkor ska Västerås ha tydliga strukturer för omvärldsbevakning av samhällsförändringar. Därigenom kan staden vara proaktiv och ligga i framkant när det gäller IT-verktyg som främjar nya kreativa arbetssätt. Staden ska också främja hållbara livsmönster i hela Västerås, bland annat genom att mäta och visualisera stadens miljöpåverkan så att medborgare och medarbetare kan göra hållbara val. Säkerställa att det finns strukturer och verktyg för omvärldsbevakning av samhällsförändringar Kontinuerligt ta fram verktyg för att bemöta nya livsmönster och arbetssätt Skapa en gemensam arena som syftar till bättre förståelse för hållbarhet, klimat och miljö Genomföra årliga revisioner och åtgärdsplaner för grön IT 11

Västerås ska vara uppkopplat där det behövs och när det behövs Nya sätt att få tillgång till tjänster, information och kommunikation leder till att staden får möjligheter till att vara uppkopplad när som helst och var som helst. Det i sin tur leder till möjligheter att minska resor och att fler kan arbeta utifrån sina förutsättningar. Ett samhällsbredband ger också möjligheter till att minimera samhällsklyftor som kan uppstå i samband med digitaliseringen. Etablera ett samhällsbredband Tillhandahålla möjlighet till flexibla och mobila arbetssätt Följa med i utvecklingen kring nya sätt att få och ge tillgång till tjänster, information och kommunikation 12

Delaktighet och möjligheter för alla i Västerås De strategiska mål som staden har inom detta område är formulerade som följer: Västeråsarna ska ha närhet till beslutsfattarna och känna sig delaktiga Kreativitet, öppenhet, och tolerans ska prägla Västerås stads verksamheter I Västerås ska alla barn och ungdomar ha goda uppväxtvillkor Som en del i att uppnå kreativitet, öppenhet och tolerans i stadens verksamheter behöver tillgängligheten till stadens service och tjänster öka. Staden måste också öka möjligheten för medborgarna att kunna ta del av stadens utbud och tjänster. Vidare ska staden arbeta aktivt med att skapa närhet till beslutsfattarna genom etableringen och vidareutvecklingen av e-tjänster. Det ska också finnas goda möjligheter till insyn i stadens processer och organisation liksom möjlighet för medborgarna att kunna påverka beslut. Genom att säkerställa att de interna informationskanalerna ger medarbetarna i staden god kunskap om stadens utbud och service kan fler bidra till att medvetenheten om stadens tjänster ökar. Medarbetarna är de viktigaste personerna i stadens organisation och det ska därför finnas rätt verktyg för rekrytering, kompetenshantering och grundläggande IT-utbildningsbehov. Tillgängligheten till stadens service och tjänster ska öka När livs- och arbetsmönster förändras är det viktigt att staden också kan anpassa tillgängligheten till service och tjänster utifrån dessa förändringar. Utöver att stadens service och tjänster behöver vara tillgängliga ställer det också högre krav på att Västerås stad kan erbjuda rätt kontaktvägar in till staden för medborgarna. Skapa och vidareutveckla digitala förutsättningar för användandet av olika kontaktvägar Identifiera och skapa e-tjänster och kontaktvägar utifrån medborgarnas och medarbetarnas tillgänglighetsbehov Att det i Västerås stadshus ska finnas ett öppet och fritt Wi-Fi nät. 13

Medvetenheten om och möjligheten till att ta del av stadens utbud och tjänster ska öka Medborgare, företag och besökare ska känna sig nöjda med den information de får om stadens verksamheter. Samtidigt ska de som vill kunna ta del av stadens utbud och tjänster utifrån de förutsättningar de själva har. Digital tillgång till exempelvis utbildning, nöje med mera kan göra att fler i Västerås får möjlighet att berika sig. Skapa förutsättningar för anpassning av stadens informations- och kommunikationsvägar utifrån personliga önskemål och förutsättningar Vidareutveckla möjligheterna till att digitalt ta del av och bidra till stadens utbud och tjänster Utveckla plattform för stadens interna informations- och kommunikationsvägar för information om stadens utbud och tjänster för att skapa ambassadörer bland stadens medarbetare. Det ska finnas goda möjligheter till påverkan, insyn och förståelse för stadens processer och dess organisation I Västerås ska det vara enkelt att kunna påverka - som medborgare ska det gå att få sin röst hörd och bli lyssnad till i de beslut som staden tar. Det ska också vara enkelt att få insyn i och följa stadens verksamhet, diskussioner och beslut. Samtidigt ska det vara möjligt att förstå sammanhang och hur staden i stort fungerar. Skapa digitala förutsättningar för att lättare förstå staden Skapa och vidareutveckla e-tjänster och verktyg som stödjer att västeråsarna ska ha närhet till beslutsfattarna och känna sig delaktiga Skapa nya och utökade digitala möjligheter till insyn och spårbarhet i stadens processer Att stadens hemsida medger fritextsökning i protokoll och handlingar Att alla styrelser och nämnder lägger ut sökbara offentliga handlingar och protokoll för varje nämndsammanträde Staden ska minska den administrativa kostnaden, uppnå högre kvalitet samt bättre service genom ökad självservice och dialog Stadens verksamheter ska kännetecknas av hög kvalitet och kostnadseffektivitet. e-förvaltningsarbetet ska säkerställa att det finns rätt förutsättningar för att kunna skapa e-tjänster som minskar kostnader, inte bara för staden utan även för dem som använder tjänsterna. Det behövs också effektiva strukturer för support för alla som använder stadens tjänster. Tillhandahålla e-förvaltningsstödjande tjänster Skapa e-tjänster som minskar den administrativa kostnaden och ökar nyttan för externa och interna användare Utöka e-tjänsternas spännvidd i den process de ingår i Vidareutveckla effektiva strukturer för support, såväl internt som externt 14

Staden ska ha rätt kompetenser i rätt tid I takt med att fler yrken går mot en mer kunskapsbaserad roll ställer det också högre krav på medarbetarna att kunna hantera och använda stora mängder information. Västerås stad ska medvetet arbeta för att det ska vara en mångfald av medarbetare med en bredd av kompetens som tas tillvara. Säkerställa att stadens gemensamma verktyg för kompetenshantering är adekvat, används och vidareutvecklas samt möjliggör för rätt kompetenser på rätt plats Säkerställa att staden har moderna och effektiva verktyg för rekrytering Stadens medarbetare ska ha tillgång till kompetensutveckling för att kunna nyttja IT-verktyg på ett effektivt sätt Vidareutveckla verktyg för att stötta yrkesroller inom staden vilka går mot att bli mer kunskapsbaserade 15

Västerås stad 721 87 Västerås Telefon 021-39 00 00 www.vasteras.se