1 24.8.2016 Dataskyddsbeskrivning för småbarnspedagogik (förskoleundervisning) klientregister Registerbeskrivning enligt 10 och information om behandling av uppgifter enligt 24 i personuppgiftslagen (523/1999)
2 Registrets namn Registeransvarig Registrets ansvarspersoner Småbarnspedagogikens (förskoleundervisning) klientregister Esbo stad Nämnden Svenska rum PB 1 02070 ESBO STAD På resultatenhetsnivå: förvaltningschef Jaana Suihkonen Svenska bildningstjänster PB 1 02070 ESBO STAD På verksamhetsenhetsnivå: sakkunnig inom förvaltning Lucia Bigos Svenska bildningstjänster PB 1 02070 ESBO STAD Besöksadress: Kamrersvägen 3 B E-post enligt modellen fornamn.efternamn@esbo.fi Sakkunnig inom förvaltning har som uppgift att för den småbarnspedagogiska verksamhetens del på enhetsnivå bestämma vilka ansvar och förpliktelser registerföringen medför, samt besluta hur rätten att granska registeruppgifter ska verkställas och hur registeruppgifter ska korrigeras och utlämnas. Personer/enheter som sköter registerärenden Syftet med behandlingen av personuppgifter Personuppgifterna behandlas av ansvarspersonerna och av följande personer och enheter i Esbo stad: Daghemsföreståndare, barnträdgårdslärare och annan daghemspersonal som chefen har beviljat behörighet behandlar i anknytning till sina arbetsuppgifter uppgifter om barnen i förskoleundervisning i deras daghem. De personer som handlägger ärenden om förskoleundervisning i resultatenheten Svenska bildningstjänster behandlar uppgifter i anknytning till sina arbetsuppgifter bl.a. barninvalskoordinatorerna. Tekniska systemadministratören finns i bildningssektorns stab. Affärsverket Esbo logistik sköter uppgifter som hör samman med skjuts av förskolelever. På stadens uppdrag kan uppgifter också skötas av utomstående serviceproducenter (8 1 mom. 7 punkten i personuppgiftslagen, 4 1 mom. i lagen om grundläggande utbildning). Ordnande av förskoleundervisning (4 och 26 a i lagen om grundläggande utbildning, 1 a i lagen om småbarnspedagogik) Skötsel av uppgifter som har anknytning till elevrelationen inom förskoleundervisningen (8 1 mom. 5 punkten i personuppgiftslagen). Ur registeruppgifterna överlåts lagstadgade uppgifter om antalet barn
3 (lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet, lagen om statsandel för kommunal basservice) Av registeruppgifterna produceras statistik för Esbo stads bruk. Vid statistikföring behandlas uppgifterna utan identifikationer. (15 1 mom. 3 punkten i personuppgiftslagen). Registrets innehåll Regelmässiga uppgiftskällor Förskolelevens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter, modersmål, kontaktspråk, eventuell spärrmarkering Vårdnadshavarnas namn och kontaktuppgifter. Uppgift om småbarnspedagogik som anknyter till förskoleundervisningen och om vårdtiden Plan för barnets lärande i förskola Pedagogiska handlingar som anknyter till stöd av förskoleleven Uppgifter som hör samman med skjuts av barn till och från förskoleundervisning. Uppgifter om förskolelevens frånvaro Andra nödvändiga uppgifter som anknyter till förskoleundervisning och till ordnande av förskoleundervisning. Förskolelevens vårdnadshavare. Anställda inom småbarnspedagogiken Övriga anställda inom det multiprofessionella samarbetsnätverket Klientuppgifterna uppdateras med uppgifter ur befolkningsregistret via ett program för kommunens invånarregister. Småbarnspedagogiken kan med stöd av 41 i lagen om grundläggande utbildning överlåta sådana uppgifter om barnet till förskoleundervisningen som är nödvändiga för att ordna förskolelevens undervisning. När ett barn byter förskoleplats En förskolelevs förra förskoleplats får överlåta de offentliga uppgifter som är nödvändiga för att ordna förskoleundervisning på den nya platsen (16 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet) Ifall förskoleleven byter förskoleenhet inom en kommun, får den förra enheten överlåta de uppgifter som är nödvändiga för att ordna ändamålsenlig förskoleundervisning i den nya enheten, även om dessa uppgifter är sekretessbelagda (40 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning) Om en förskolelev flyttar till förskoleundervisning som en annan utbildningsanordnare ordnar i enlighet med lagen om grundläggande utbildning, ska den förra utbildningsanordnaren trots bestämmelserna om sekretess utan dröjsmål överlåta uppgifter som är nödvändiga för ordnande av förskoleundervisning till den nya utbildningsanordnaren. Motsvarande uppgifter får också överlåtas på begäran av den nya utbild-
4 ningsanordnaren (40 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning). En utbildningsanordnare har trots bestämmelserna om sekretess rätt att gratis mottaga de uppgifter om en förskolelev som är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna förskoleundervisningen av social- och hälsovårdsmyndigheter, av andra producenter av socialtjänster och hälsooch sjukvård samt av yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården (41 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning). Elevvård De som deltar i elevvården av en förskolelev har rätt att av varandra mottaga uppgifter som är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen (40 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning) De som deltar i att anordna och genomföra individuell elevvård av en förskolelev har trots sekretessen rätt att mottaga av och överlåta till varandra och den myndighet som ansvarar för elevvården sådana uppgifter som är nödvändiga för att ordna och genomföra individuell elevvård (23 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård). Uppgifter får överlåtas med hjälp av teknisk anslutning till den som har rätt att mottaga uppgifterna (40 3 mom. och 41 a i lagen om grundläggande utbildning, 21 5 mom. i lagen om elev- och studerandevård). Regelmässig överlåtelse av uppgifter Rätten att överlåta offentliga uppgifter ur en myndighets personregister bestäms i 16 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Mottagaren har enligt bestämmelsen rätt att registrera och använda de överlåtna personuppgifterna. Personuppgifter får endast överlåtas på en specificerad begäran om uppgifter (13 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). Förskoleundervisningen får till förskolelevens skola överlåta de offentliga uppgifter som är nödvändiga för att ordna elevens undervisning. Sekretessbelagda uppgifter får endast överlåtas om de är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen (40 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning). När ett barn byter förskoleplats eller flyttar till den grundläggande utbildningen Ifall en förskolelev byter förskoleenhet, får den förra enheten överföra de offentliga uppgifter som är nödvändiga för att ordna undervisning till den nya enheten (16 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet) Ifall en förskolelev byter förskoleplats inom en kommun, får sekretessbelagda uppgifter överlåtas till den nya förskoleplatsen om de är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen (40 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning). Om förskoleleven flyttar till en annan utbildningsanordnares förskoleplats, ska de uppgifter som är nödvändiga för att ordna undervisningen
5 eller utbildningen trots sekretessbestämmelser utan dröjsmål överlåtas till den nya utbildningsanordnaren. Motsvarande uppgifter kan också överlåtas på begäran av den nya utbildningsanordnaren. (40 4 mom. i lagen om grundläggande utbildning). Elevvård De som deltar i elevvården av en förskolelev har rätt att överlåta uppgifter som är nödvändiga för att ändamålsenligt ordna undervisningen till varandra, till förskolelevens lärare, till daghemsföreståndaren och till den myndighet som ansvarar för undervisning och verksamhet enligt lagen om grundläggande utbildning (40 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning). De som deltar i att anordna och genomföra individuell elevvård av en förskolelev har trots sekretessen rätt att överlåta sådana uppgifter som är nödvändiga för att ordna och genomföra individuell elevvård till varandra och den myndighet som ansvarar för elevvården (23 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård). Uppgifter får lämnas ut med hjälp av teknisk anslutning till den som har rätt att mottaga uppgifterna (41 a i lagen om grundläggande utbildning, 21 5 mom. i lagen om elev- och studerandevård). En datafil med uppgifter om barn som börjat och slutat i förskoleundervisningen överförs veckovis till FPA med hjälp av förmedlingsservice. Uppgifterna tas från systemet Effica dagvård. För statistikföring överförs material som skapats i systemet Effica dagvård den 15 varje månad till en datalagringsserver. Materialet gäller placeringar, avgiftsbeslut, avgiftsbeslutsrader, behov av särskilt stöd, stödåtgärder, ansökningar, personer, familjer, journalanteckningar, enhetsuppgifter och personalnärvaro. Dessutom överförs material som skapats i systemet Effica dagvård varje veckas måndag till datalagringsservern. Materialet gäller placeringar, behov av särskilt stöd, stödåtgärder, personer, ansökningar och enhetsuppgifter Överlåtelse av uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet Principer för skydd av registret Klientuppgifter lämnas inte ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska samarbetsområdet. Personuppgifterna skyddas mot obehörig åtkomst och mot olaglig behandling, till exempel förstöring, ändring eller överlåtelse (32 i personuppgiftslagen). Varje anställd får endast behandla de personuppgifter som den anställda behöver i sina arbetsuppgifter. Det finns bestämmelser om datasekretess i 40 i lagen om grundläg-
6 gande utbildning och i 24 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Särskild uppmärksamhet fästs vid skydd av sekretessbelagda och känsliga uppgifter bland annat när arbetsprocesser beskrivs och behörighet beviljas. Uppgifterna i registret är tillgängliga för anställda inom småbarnspedagogik och ekonomiförvaltning. Dessa beviljas behörighet till uppgifterna enligt deras arbetsuppgift. Chefen beslutar att bevilja och indra behörigheter. Pappersmaterialet sparas bakom lås och förstörs i en dokumentförstörare. Digitala handlingar sparas i klientregistret Effica dagvård. Småbarnspedagogikens klientdatasystem Effica kan endast användas i socialnätet (s-nätet). S-nätet är ett lokalnät som endast används av personal hos Esbo stad. Alla som får behörighet till s-nätet godkänner en förbindelse som bland annat inkluderar tystnadsplikt. Servern är placerad i ett skyddat och övervakat rum (tjänsteproducentens serversal). Datakommunikationen mellan servern och användarnas datorer är krypterad samt skyddad med brandmurar och användar-id. Förvaring, arkivering och utplåning Information om registret till den registrerade Vid sparande och utplåning av uppgifter iakttas arkivbildningsplanen/informationsstyrningsplanen i resultatenheten Svenska bildningstjänster samt arkivverkets gällande bestämmelser. Dataskyddsbeskrivningen finns i småbarnspedagogikens verksamhetsenheter och på Esbo stads webbplats, www.esbo.fi/sv- FI/Etjanster/Registerbeskrivningar/Personregisterbeskrivningar Den registrerades rätt till insyn Den registrerade har rätt till insyn över personregisteruppgifterna om sig själv (26 i personuppgiftslagen). För en minderårigs del utövas denna rätt av en vårdnadshavare eller annan laglig företrädare. Den registrerade/företrädaren har rätt att ta del av och titta på uppgifterna om den registrerade och att på begäran få dem utskrivna. Utövande av rätten till insyn är gratis om det förflutit över ett år sedan den registrerade senast kontrollerade uppgifterna. Begäran om insyn ställs av den registrerade vid ett personligt besök hos den registeransvarige eller i en egenhändigt undertecknad eller på ett därmed jämförbart sätt bestyrkt handling. Den som överlåter registeruppgifter försäkrar sig om den registrerade/företrädarens identitet och kontrollerar vid behov identiteten före överlåtelsen. Begäran om insyn tillställs sakkunnig inom förvaltning.
7 Insynen ordnas utan dröjsmål. Insyn kan endast i undantagsfall förvägras (27 i personuppgiftslagen, 11 2 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). Om överlåtelse av begärda uppgifter förvägras, ges den registrerade ett skriftligt intyg om detta. Ur intyget framgår skälet till att insyn har förvägrats. Den registrerade/företrädaren har därefter rätt att föra saken till dataombudsmannen. http://www.tietosuoja.fi/sv/index.html Rättelse av uppgift Den registeransvarige ska utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. (29 i personuppgiftslagen). Den registrerade/företrädaren har rätt att kräva rättelse av en uppgift. Uppgiften rättas utan obefogat dröjsmål. Begäran om rättelse ska lämnas skriftligt. Den som överlåter registeruppgifter försäkrar sig om den registrerade/företrädarens identitet och kontrollerar vid behov identiteten före överlåtelsen. Begäran om rättelse tillställs sakkunnig inom förvaltning. Om rättelse av uppgifter förvägras, ges den registrerade ett skriftligt intyg om detta. Ur intyget framgår skälet till att insyn har förvägrats. Den registrerade/företrädaren har därefter rätt att föra saken till dataombudsmannen. http://www.tietosuoja.fi/sv/index.html